Internrevisjon i avtalepraksis – Informasjon og veiledning
Internrevisjon i avtalepraksis – Informasjon og veiledning
Som avtalespesialist har du en rekke forpliktelser etter ulike regelverk og avtaler. I tillegg til rammeavtalen og den individuelle avtalen, er du forpliktet til å drive virksomhet i samsvar med regelverket som gjelder for helsepersonell og helsevirksomhet. Herunder helsepersonelloven, pasientjournalloven, pasient- og brukerrettighetsloven (med enkelte unntak), helseregisterloven, pasientskadeloven mv.
Legeforeningen og De regionale helseforetakene (RHFene) har diskutert at det er viktig at dialog og oppfølging av avtalespesialistene skjer strukturert og formålstjenlig. Partene er også enige om at den klare hovedregelen er at oppfølging av rammeavtalens krav skjer mellom RHF og avtalespesialisten. I noen tilfeller kan det likevel være behov for at RHFene bruker internrevisjonen som ledd i oppfølging av avvik.
Etter helseforetaksloven § 37 a har RHFene en plikt til å etablere en uavhengig internrevisjon. Bestemmelsen lyder:
§ 37a.Internrevisjon
De regionale helseforetakene skal etablere en uavhengig og objektiv internrevisjon.
Internrevisjonen skal gjennom en systematisk og strukturert metode og avgivelse av bekreftelse bidra til forbedringer i risikostyring, internkontroll og virksomhetsstyring. Internrevisjonen skal rapportere funksjonelt til styret og administrativt til daglig leder. Internrevisjonen skal også omfatte helseforetakene som det regionale helseforetaket eier, og inngåelse og oppfølging av avtaler med andre tjenesteytere.
Internrevisjonen skal gjennomføres i henhold til anerkjente standarder og løpende følge virksomheten.
Internrevisjonen kan, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Opplysningene skal så langt det er mulig gis uten individualiserende kjennetegn. Reglene om taushetsplikt gjelder tilsvarende for den som mottar opplysningene.
Plikten til internrevisjon gjelder også oppfølging av RHFenes avtaler med andre tjenesteytere. Avtalespesialister er derfor omfattet av og må bidra til gjennomføring av internrevisjon der det besluttes. For å sikre forutberegnelighet og kunnskap om internrevisjon ble derfor partene enige om å innta en bestemmelse om internrevisjon i avtalepraksis i rammeavtalen i 2019 som trådte i kraft 1. september 2019. I senere forhandlinger er bestemmelsen presisert. Den nye bestemmelsen trer i kraft den 1. mars 2021 og lyder:
4.2 Dialog og oppfølging av rammeavtalens krav
Dialog og oppfølging av rammeavtalens krav skjer i hovedsak mellom RHF og avtalespesialisten.
RHF kan iverksette revisjon i avtalepraksis for å undersøke om virksomheten gjennomføres i tråd med rammeavtalen, den individuelle avtalen eller myndighetsfastsatte krav.
Avtalespesialisten skal som hovedregel varsles i god tid før revisjon gjennomføres. Revisjonen
skal utføres etter anerkjente standarder for internrevisjon. Det forutsettes at internrevisjon gjennomføres i tråd med helseforetaksloven § 37 a.
Avtalespesialisten skal medvirke uten ugrunnet opphold. Ved revisjon skal avtalespesialisten vederlagsfritt yte assistanse.
Avtalespesialisten plikter å gi internrevisjonen tilstrekkelig informasjon og tilgang til nødvendig dokumentasjon, inkludert innsyn i det pasientadministrative systemet.
Bestemmelsen innebærer at det som hovedregel er RHFene som skal følge opp avtalespesialistene de har inngått avtale med. Dette kan skje gjennom dialog, praksisbesøk, skriftlig korrespondanse o.l. Det er viktig for Legeforeningen og RHF at dette også i praksis er hovedregelen da det er de lokale partene (avtalespesialisten og RHF) som har best kjennskap til avtalespesialistordningen og helsetjenesten i regionen. Det vil unntaksvis være behov for at andre enn RHF som avtalemotpart følger opp avvik, og noen ganger kan det være behov for at det er internrevisjonen som gjør dette.
Rammeavtalen 4.2 har også bestemmelser om saksbehandlingen, herunder at avtalespesialisten som hovedregel skal få informasjon i god tid om og når revisjon skal gjennomføres.
Videre viser rammeavtalen 4.2 til helseforetaksloven § 37a om internrevisjon, og bestemmer at revisjonen skal utføres etter "anerkjente standarder for internrevisjon". Dette innebærer bl.a. at reglene for internrevisjon i andre deler av spesialisthelsetjenesten også gjelder når det gjennomføres internrevisjon hos avtalespesialist.
Det er særlig verdt å merke seg at helseforetaksloven § 37 a pålegger avtalespesialisten å gi internrevisjonen opplysninger som er nødvendig for gjennomføring av revisjonen. Dette innebærer blant annet at avtalespesialisten skal forklare seg om fakta og utlevere opplysninger i enhver form til internrevisjonen når dette kreves. Dette omfatter alle slags opplysninger som finnes i dokumenter, pasientjournaler, røntgenbilder, lyd- og bildeopptak samt opplysninger lagret på mikrofilm, diskett, CD eller lignende.
Bestemmelsen er forutsatt å skulle omfatte den tekniske utvikling med hensyn til fremtidige muligheter for å lagre opplysninger. Bestemmelsen er altså et unntak fra taushetsplikten etter helsepersonelloven § 21. Dette betyr at avtalespesialisten uten hinder av taushetsplikt kan gi pasientopplysninger til internrevisjonen, jf. helsepersonelloven § 23 nr. 6. Det er likevel slik at "opplysningene skal så langt det er mulig gis uten individualiserende kjennetegn." Avtalespesialisten må derfor avklare om det er mulig å gi internrevisjonen de opplysningene som er nødvendig uten at opplysninger om pasienter kan identifiseres.
Forberedelse til og gjennomføring av internrevisjon -praktiske tips
Gjennomføring av internrevisjon gir dere en god mulighet til å få vist frem praksis og redegjøre for hvordan dere arbeider, samt å oppklare eventuelle misforståelse og få konstruktive innspill til forbedring.
• Forbered besøket
Dersom internrevisjon skal gjennomføres i din avtalepraksis vil du som hovedregel få beskjed om dette og når det skal gjennomføres. Som hovedregel vil du også få informasjon om hva revisjonen gjelder.
• Avklar hva dere kan/skal forberede i forkant, spør om noe er uklart.
• Sett av tiden, og
• Påse at internrevisjonen vil få nødvendig tilgang til lokaler/utstyr og dokumentasjon. Vurder om det kan gis uten individualiserende kjennetegn. Det er sjelden behov for advokatbistand i denne fasen av saken, da det initialt kun vil dreie seg om innsamling av informasjon, men kontakt oss gjerne om dere har spørsmål.
• Gjennomføring
I selve møtet vil dere få spørsmål som dere må svare på. Generelt anbefaler vi å være åpen og ærlig, og ikke holde informasjon tilbake. Fokuser på å få frem de faktiske forhold og informasjon av betydning. Dersom dere er usikre på et spørsmål, still oppfølgingsspørsmål. Dere vil også som hovedregel bli bedt om å dokumentasjon som er nødvendig for gjennomføringen av revisjonen, vurder om dette kan gis uten individualiserende kjennetegn.
• Etter besøket
Internrevisjonen vil utarbeide en rapport som dere vil få til gjennomgang. Gå grundig gjennom denne og påse at faktum og observasjoner er korrekt fremstilt. Internrevisjonen vil så rapportere tilbake til RHF og RHF vil kunne ta kontakt med dere dersom det er behov for ytterligere oppfølging.
KONTAKTINFORMASJON – LEGEFORENINGEN
Dersom dere har ytterligere spørsmål kan dere ta kontakt med: Xxxx Xxxxxxx/spesialrådgiver xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Xxx Xxx Xxxxx/spesialrådgiver Xxx.xxx-xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx