Contract
Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår i Nordreisa kommune | Saksnr: 2017/599 | |||
Dok type: Reglement | ||||
Versjon nr 3-2019 | Skrevet av: Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx fra 01.01.2018 | Vedtatt av: Nordreisa kommunestyre 29.03.2019 PS 13/17 | Side nr: 17 |
Innholdsfortegnelse
1.1 Hensikten med reglementet 3
1.2 Omfanget som reguleres 3
1.3 Hvem reglementet gjelder for 3
3
2.1 Hjemmel 3
2.2 Gyldighet 3
3 Folkevalgtes rettigheter og plikter
3
3.1 Rettigheter 3
3.2 Plikter 4
4
4.1 Formål 4
4.2 Melde seg inhabil 4
4.3 Behandling av spørsmål om inhabilitet 5
4.4 Behandling av spørsmål om inhabilitet fra flere representanter 5
4.4 Når inntrer inhabilitet 5
6
7
7
7.1 Møteplan 8
7.2 Møteinnkalling 8
7.3 Møterom 9
7.4 Møteplikt/forfallsmelding 9
7.5 Bevertning på kommunale møter 9
9
9 Godtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk tap
10
9.1 Generelt 10
9.2 Deltakelse på kurs, konferanser og lignende 10
9.3 Representasjon i eksterne møter 10
9.4 Krav til tilstedeværelse 10
9.5 Varamedlemmer 10
9.6 Reiseutgifter og kostgodtgjørelse 10
10 Folkevalgtes godtgjøring 11
10.1 Gjennomgående bestemmelser for godtgjøring 11
10.2 Fast godtgjørelse til folkevalgte 11
10.2.1 Godtgjørelse til ordfører 11
10.2.2 Godtgjørelse til varaordfører 12
11 Godtgjørelse til hovedutvalg
12
11.1 Ledere av hovedutvalg 12
11.2 Møtegodtgjøring til medlemmer/varamedlemmer i hovedutvalg 12
12 Godtgjøring til stemmestyrer
12
13 Godtgjørelse til faste underutvalg, styrer og råd 13
13.1 Ledere av faste underutvalg, styrer og råd 13
13.2 Møtegodtgjøring 13
14 Tapt arbeidsfortjeneste og utgiftsgodtgjørelse
13
14.1 Legitimert tap 13
14.2 Ulegitimert tap 14
14.3 Ulike bestemmelser 14
14.3.1 Utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid 14
14.3.2 Telefon, sms og e-post møter 14
14.3.3 Godtgjøring for politikeropplæring 14
14.3.4 Vararepresentant som møter til en bestemt sak 15
14.3.5 Folkevalgte som arbeider turnus 15
14.3.6 Folkevalgte representanter i Nord-Troms Regionråd 15
14.3.7 Frist for å sende inn krav 15
15.1 Definisjon 15
15.2 Oppnevning 15
15.3 Bruk 15
15.4 Sammensetning 15
15.5 Mandat 16
15.6 Rapportering 16
16 Ikraftsettelse/justering 16
Xxxxxx –erstatning for tapt arbeidsfortjeneste - politikere 15
1.1 Hensikten med reglementet
Hensikten med reglementet er å regulere rettigheter og plikter som vedrører arbeidsvilkårene for de folkevalgte i Nordreisa kommune.
1.2 Omfanget av det som reguleres
Dette reglementet inneholder retningslinjer og arbeidsgodtgjøring, dekning av økonomiske tap og påførte, samt andre rettigheter.
1.3 Hvem reglementet gjelder for
Reglementet gjelder for kommunens folkevalgte – medlemmer og varamedlemmer, samt medlemmer i særskilte organ opprettet i henhold til kommuneloven.
Reglementet gjelder ikke for folkevalgte som deltar som medlem i organ som er opprettet av andre enn Nordreisa kommune eller som ikke er opprettet i henhold til kommuneloven.
Kommunalt ansatte som deltar i kommunale møter i kraft av sin stilling eller arbeidsområde for denne har ikke krav på møtegodtgjøring etter dette reglement. Der hvor ansatte møter i møter ut fra et partsforhold som er hjemlet i lover og/eller avtaler, kan det tilstås møtegodtgjøring som for de folkevalgte medlemmene, når deltakelse ikke kan ansees å være dekket av den faste lønn de mottar fra kommunen. Rådmannen kan avgjøre.
gyldighet
2.1. Hjemmel
Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 25. september 1992 nr. 107, kapittel 7.
2.2 gyldighet
Reglementet gjelder fra og med kommunestyrets vedtak og frem til et nytt vedtak fra kommunestyret måtte foreligge. Reglementet revideres ved behov og minst en gang i løpet av valgperioden. Ved særlige tilfeller som ikke er fanget opp av reglementet avgjøres dette av formannskapet.
3. Folkevalgtes rettigheter og
plikter
3.1 rettigheter
Den folkevalgte har rett til:
a) Å få fri fra sitt arbeid i det omfang det er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale organer
b) Å få innvilget permisjon fra sitt arbeid i valgperioden for å utføre hel- eller delvis kommunalt verv
c) Å søke om fritak fra vervet, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, dersom vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belasting kan skjøtte sine plikter i vervet
d) Å få vurdert sin habilitet etter forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser
e) Å be om fritak fra å delta i behandlingen av en sak når vektige personlige grunner tilsier dette
f) Å få innsyn i saksdokumenter og informasjon om saker som er under behandling
g) Å få dekket utgifter og økonomisk tap som følger av vervet
h) Å få godtgjøring for arbeidet som folkevalgt
3.2 Plikter
Den folkevalgte har plikt til:
a) Å ta imot valg i kommunale organer, med mindre man kan kreve seg fritatt fordi man har tjenestegjort som medlem av vedkommende organ de siste fire år
b) Å delta i møter i kommunale organer hvor man er valgt medlem med mindre man har gyldig forfall
c) Å si ifra i god tid om forhold som gjør, eller kan gjøre vedkommende inhabil
d) Å avgi stemme når en sak tas opp til avstemming (kun ved valg og ansettelser er det adgang å stemme blankt)
Folkevalgte plikter ellers lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som gjelder for folkevalgt virksomhet i kommunen.
Folkevalgte plikter å sette seg inn i og gjøre seg kjent med Nordreisa kommunes etiske retningslinjer.
Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. For alle saker som er unntatt offentlighet gjelder absolutt taushetsplikt. Fra møter i lukkede fora (kl §31) er det ikke anleding til å referere fra debatten og de drøftinger som har funnet sted.
Alle folkevalgte anmodes om å registrere sine roller i styreverv registeret. Det føres styrevervregister for medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret, fagutvalgene og kontrollutvalget. Registeringen her foretas i løpet av første kvartal etter at kommunestyret har konstituert seg og valgt medlemmer til utvalg. Registrertingen skal foretas av servicetorget som er ansvarlig for å sende inn nødvendige meldinger til Datatilsynet. Registeret skal ajourføres hvert år, slik at det oppdaterte registeret skal foreligge pr 1. februar.
Habilitet
4.1 Formål
De alminnelige reglene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder for kommunal forvaltning. I kommuneloven § 40 nr. 3 er det i tillegg gitt enkelte særregler om inhabilitet for folkevalgte og ansatte i kommuner. Det er presisert i kommuneloven § 59 nr. 1 at det kan fremmes krav om statlig lovlighetskontroll av kommunale avgjørelser om inhabilitet.
Reglene om inhabilitet i forvaltningsloven og kommuneloven har som formål å sikre at det ikke tas utenforliggende eller usaklige hensyn i saksforberedelse og avgjørelse i saker som er til behandling i de kommunale organer. Reglene skal dessuten fremme tilliten til forvaltningen.
Reglene om inhabilitet skal ivaretas ved behandling av saker i kommunestyret og utvalg, råd og nemnder. Partiene skal følge prinsippene i forvaltningslovens og kommunelovens inhabilitetsregler ved behandling, f eks i gruppemøter, av saker, som skal behandles i kommunale organer.
4.2 Melde seg inhabil
Medlem av folkevalgte organ skal i god tid før møtet si ifra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Det samme gjelder varamedlem som er innkalt til møtet.
For kommunestyremøtene bør varslingen senest gjøres før gruppemøtene avholdes. Av de tilsendte sakspapirene vil det fremgå hvilke saker som foreligger til behandling. Saksbeskrivelsen vil vanligvis angi hvem som er sakens parter og beskrive sakens gjenstand. Spørsmål om inhabilitet skal rettes til møtesekretæren eller møteleder.
4.3 Behandling av spørsmål om inhabilitet
Når møtelederen i møte har redegjort for hvilken sak som skal behandles, skal det redegjøres for innkomne inhabilitetshenvendelser. Ved behandling av spørsmålet om inhabilitet skal den som spørsmålet gjelder, gis adgang til å uttale seg om spørsmålet. Deretter må vedkommende fratre. I åpent møte er det tilstrekkelig å ta plass blant tilhørerne. I lukket møte må vedkommende forlate møtet. Møtende varamedlem skal delta ved avgjørelsen av habilitetsspørsmålet. Organet
avgjør spørsmålet om inhabilitet. Er det åpenbart at den som forespør ikke er inhabil, er det ikke nødvendig å legge spørsmålet frem for organet. Er spørsmålet tvilsomt eller er det sikkert at vedkommende må fratre på grunn av inhabilitet, skal organet behandle og avgjøre spørsmålet.
4.4 Behandling av spørsmål om inhabilitet til flere representanter
Ved behandling av spørsmål om inhabilitet til flere i samme sak, må de alle fratre. Ingen av dem kan delta i behandlingen av spørsmål om inhabilitet for de andre. Reises det i samme sak spørsmål om inhabilitet for så mange medlemmer eller møtende varamedlemmer at organet ikke vil være vedtaksført, skal alle delta i behandlingen og avgjørelsen av spørsmålene om inhabilitet.
Møtesekretæren skal svare på spørsmål om habilitet. Møtesekretæren skal varsle møteleder om mulige inhabilitetsgrunner. Møtesekretæren skal innkalle varamedlemmer. Ved behandling av spørsmål om habilitet i organet skal dette protokolleres. Ved fratredelse på grunn av inhabilitet skal inhabilitetsgrunn og hjemmel protokolleres.
4.4 Når inntrer inhabilitet
Inhabilitet inntrer når den folkevalgte selv er «part» i saken. En «part» er den en avgjørelse «retter seg mot», f. eks. den som får tilbakekalt en skjenkebevilling, eller den som saken ellers «direkte gjelder». Eksempler er den som søker om en tillatelse eller om en stilling, den som fremsetter et krav overfor kommunen f.eks. om erstatning, eller den som forhandler med kommunen om inngåelse av en avtale. En reguleringsplan og alle grunneiere som har eiendom innenfor planens område blir ikke nødvendigvis parter og dermed inhabil. Planen må få en viss praktisk og økonomisk betydning for grunneieren for at grunneieren blir part og dermed inhabil.
For det andre blir en folkevalgt inhabil hvis det består et bestemt slektskapsforhold mellom den folkevalgte og parten. Regelen omfatter barn og barnebarn m. v. ('"nedsigende linje") og foreldre, besteforeldre m.v. ("oppstigende linje"). Inhabilitet inntrer også ved svogerskap til en part. På den annen side blir en normalt ikke inhabil hvis fetter eller kusine er part i saken.
For det tredje inntrer inhabilitet naturlig nok hvis den folkevalgte er gift med en part. Regelen dekker også tilfelle hvor en er fraskilt eller separert fra en part. Likeledes blir en inhabil hvis en er forlovet med parten.
For det fjerde omfatter inhabilitetsreglene den som er ”fullmektig” for en part, f.eks. en advokat som representerer en grunneier i en reguleringssak.
Inhabilitet inntrer videre når den folkevalgte er leder eller har ledende stilling eller medlem av styret eller bedriftsforsamlingen i et selskap. Politikere som er styremedlemmer i en helt privat bedrift, f.eks. bank, forsikring, industri, handel el. l., blir dermed inhabil når bedriften er part i en sak. Folkevalgte som er styremedlemmer i selskaper hvor kommunen ikke eier 100 % av aksjene blir også inhabile.
Inhabilitet oppstår også når den folkevalgte er styremedlem i en forening, f.eks. et idrettslag, som søker om støtte fra kommunen.
Inhabilitet er normalt bare aktuelt hvis den folkevalgte er styremedlem. adm. dir. eller "ledende ansatt" i bedriften. Dette omfatter daglig leder samt høyere funksjonærer med selvstendig avgjørelsesmyndighet.
Ingen folkevalgt blir inhabil hvis vedkommende er kandidat til et tillitsverv og ingen er inhabil til å fastsette egen godtgjøring.
Det er også spesielt for kommunesektoren at kommunestyret og formannskapet kan, uten at et medlem er inhabil, som det heter i kommuneloven § 15, "frita et medlem for å være med i en sak når medlemmet ber om det og sier fra på forhånd at det av personlige grunner ikke finner det riktig å ta del i behandlingen av saken". Denne regelen bør ikke misbrukes ved at en i tide og utide ber seg fritatt hvis en sak er vanskelig.
En folkevalgt som kan være inhabil skal si fra i god tid slik at vararepresentant kan innkalles. Dette er særlig viktig hvis det kan bli avstemning i saken etter partipolitiske skillelinjer. Hvis det er tvil om det foreligger inhabilitet, treffer vedkommende styre eller utvalg avgjørelse i inhabilitetsspørsmålet med simpelt flertall.
Virkningen av inhabilitet er at vedkommende overhodet ikke kan delta i saksbehandlingen. Hvis den inhabile likevel deltar, kan avgjørelsen bli ugyldig hvis det er en rimelig mulighet for at den inhabiles medvirkning påvirket vedtakets innhold. I graverende tilfelle kan den inhabile bli straffet for brudd på straffelovens regler om forseelser i offentlig tjeneste.
Se forøvrig veileder om habilitetsreglene i kommuneloven
organisering
Nordreisa kommunestyre har 21 representanter, jfr. Kommunelova § 7 pkt. 2.
Om plikt til å ta mot valg og å delta i kommunestyret o.a. kommunale organ, gjelder reglene i Kommunelova § 14 pkt. 1 a-c m.m.
Kommunestyret er det øverste besluttende organ med overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet, og skal treffe vedtak på vegne av kommunen i alle saker så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak jf. Kommunelova § 6.
Kommunestyret skal avgjøre saker som gjelder:
- Politisk organisering
- Budsjett og økonomiplaner
- Planstrategi, Kommuneplaner og Reguleringsplaner osv.
- Regnskap og årsmeldinger/ tertialrapporter
- Kommunestyrets egen saksbehandling
- Godtgjørelse til folkevalgte
- Oppnevne nemnder, styrer, råd og utvalg, samt velge nytt medlem ved fritak fra verv
- Fastsette avgifter/ gebyrer og forskrifter/vedtekter
- Tilsetting av rådmann
Formannskapet utreder og avgir innstilling i de saker som skal behandles i kommunestyret, samt fatter vedtak i de saker hvor kommunestyret har delegert avgjørelsesmyndigheten til formannskapet. Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Formannskapet er:
- valgstyre etter valglovens § 4-1 og samevalgstyre etter Forskrift om valg til Sametinget, §17. Samevalgstyre.
- økonomiutvalg
- planutvalg for kommuneplanens samfunnsdel
Administrasjonsutvalget har arbeidsgiverpolitikk, personalforvaltning, administrasjonsordninger, likestilling og organisasjonsutvikling som sitt ansvarsområde, dvs forholdet mellom Nordreisa kommune som arbeidsgiver og våre arbeidstakere.
Miljø, plan og utviklingsutvalget har som arbeidsområde de oppgaver innenfor miljø, plan og utvikling som kommunen har ansvaret for, og behandler saker etter særlover innenfor tjenesteområdet, og etter delegasjon fra kommunestyre/formannskap.
Næringsutvalget
Næringsutvalget har ansvar for saksområder som gjelder alle løpende saker i forhold til kommunens ansvar som tjenesteyter innenfor kommunal næringsvirksomhet, tilrettelegging og bistand for næringslivet, samferdsel og infrastruktur.
Oppvekst og kulturutvalget
Hovedutvalget for oppvekst og kultur har som arbeidsområde å ivareta tilbudet for barn, ungdom, flyktningetjeneste, helsestasjon og kultur i kommunen innen sitt ansvarsområde og for all opplæring, både for barn og voksne.
Helse og omsorgsutvalget
Hovedutvalget for helse- og omsorg har som arbeidsområde de oppgaver innenfor
tjenesteområdet helse- og omsorg, som kommunen har ansvaret for.
Politisk organisering 2015-2019:
Saksforbereding
Med unntak av de saker som gjennom særregler skal behandles på en annen måte, jfr. bl.a. kontrollutvalget sine oppgaver, skal rådmannen sørge for at saker som skal opp i kommunestyret, er forberedt på forsvarlig måte slik det er krav i lov, reglement og andre bindende regler, jfr.
Kommunelova § 23 pkt. 2.
Rådmannen fremmer som hovedregel innstilling i saker som skal til politisk behandling. I tillegg kan ordfører stå for saksutredning og innstilling i overordna politiske høringssaker.
Der saker har vært behandlet i formannskapet, hovedutvalg eller kontrollutvalget før de kommer til behandling i kommunestyret er det i disse tilfeller utvalgene som innstiller til kommunestyret.
Nordreisa eldrerådet, rådet for funksjonshemmede og arbeidsmiljøutvalget kan også fremme uttalelser i saker innenfor deres arbeidsområdet. I den grad saksgangen til en sak ikke er klarlagt gjennom kommuneloven eller delegasjonsreglementet til Nordreisa kommune, avgjør ordfører saksgangen.
organer
Kommunestyret fatter sine vedtak i møter jfr. kommunelovens § 30. Møtene avholdes i henhold til vedtatt møteplan og ellers når ordføreren finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
Møter i kommunale organer holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens § 31. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører.
Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene.
Rådmannen, eller den som møter i rådmannens sted, deltar i møtet med talerett men uten forslags- og stemmerett. Andre kommunale tjenestemenn, og særlig sakkyndige, deltar når ordfører, kommunestyret eller hovedutvalgsleder kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger men har for øvrig ikke mulighet til å ta del i forhandlingene.
Rådmannen eller den rådmannen bestemmer er sekretær for folkevalgte organer.
Kommunestyrets møter sendes direkte på kommunens webTV og vil være tilgjengelig i ettertid på kommunens hjemmeside.
7.1 Møteplan
Det utarbeides helårig møteplan som skal samordnes for møter i folkevalgte organer. Møtene avholdes fortrinnsvis på dagtid. Møteplan vedtas i kommunestyrets desember møte etter behandling i alle hovedutvalg. Møter i kommunestyret, formannskapet og hovedutvalg skal angis med dag og dato. Perioden 01.07 - 15.08 skal så vidt mulig være møte fri.
Som hovedregel avholdes møtene slik:
- Kommunestyret 6 ganger i året hvorav en av møtedagene er temadag
- Formannskapet avholder møter torsdag i hver måned
- Administrasjonsutvalget og næringsutvalget 4 ganger i året
- Miljø,- plan og utviklingsutvalget avholder møter hver 6. uke
- Helse- og omsorgsutvalget og oppvekst- og kulturutvalget 6 ganger i året
Møtesekretær i andre nemnder, styrer og råd utarbeider møteplan i samarbeid med leder av disse etter behov og innenfor gitte budsjettramme.
7.2 Møteinnkallinger
Alle møteinnkallinger foretas fra servicetorget som er politisk sekretariat, og innkalling foretas i henhold til det saksbehandlersystem og digitale verktøy kommunen til enhver tid bruker.
For kontrollutvalget tilligger ansvaret for møteinnkallinger K-Sekretariatet IKS. Rådmannen sørger for sekretariatsfunksjoner for møtene.
Alle møtene protokolleres i saksbehandlersystemet og protokoll oppbevares på en forsvarlig måte. Protokollering skjer elektronisk under møteavvikling, og møteleder må tilrettelegge og strukturere møtene slik at sekretariatet får anledning til å fullføre protokollen under møtet. Protokollen bør skrives under før møtet avsluttes under forutsetning at det er teknisk mulig.
Folkevalgte skal som hovedregel senest 8 dager før møtedag ha saksdokumentene tilgjengelig. For behandling av økonomiplan og årsbudsjett følges bestemmelsene i kommunelovens §§ 44 og
45. Forøvrig henvises til kommunelovens bestemmelser § 32,pkt 2.
Møtet skal gjøres kjent på en hensiktsmessig måte jfr. kommunelovens § 32.2. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles, og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut.
Innkallingen sendes til medlemmene og varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker. Innkallingen sendes elektronisk og sakspapirene legges ut på kommunens hjemmeside og politikerportalen.
Saker som i medhold i lov om offentlighet i forvaltningen er unntatt offentlighet utleveres kun møtende medlemmer/varamedlemmer. Disse sakspapirene skal tilbakeleveres møtesekretær for makulering når møtet er slutt.
7.3 Møterom
Faste kommunestyrerepresentanter og partigruppene kan benytte møterom i rådhuset vederlagsfritt til partimøter som holdes i sammenheng med forberedelse til møter og annet politisk arbeid i organer hvor partiet er representert. En forutsetning for gratis bruk er at lokalene er forhåndsbestilt og at de ikke er utleid til andre. Videre er det en forutsetning at lokalene blir brukt til møtevirksomhet og annet politisk arbeid som ikke er inntektsgivende.
7.4 Møteplikt/ forfallsmelding (kommuneloven § 40 nr. 1)
Medlemmer av kommunale organ har møteplikt. Gyldig forfall skal så vidt mulig meldes til servicetorget så snart som mulig før møtet. Forfallsgrunn skal oppgis uoppfordret. Det vises for øvrig til Kommunelovens § 15 om oppmøteplikt.
Medlemmer av et kommunalt folkevalgt organ har plikt til å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Kriteriene for gyldig forfall er strenge. Gyldige forfallsgrunner er alvorlig sykdom, at man ikke kan sette til side viktig arbeid eller plikter, eller at man er fraværende på grunn av reise. Møter i andre utvalg er ikke godkjent forfallsgrunn til kommunestyret og hovedutvalgsmøter, unntaket er møter i utvalg på høyere nivå som Fylkestinget eller Stortinget.
Forfall meldes skriftlig (e-post) eller pr. telefon med forfallsgrunn til servicetorget. Forfall bør meldes så raskt som mulig og innen kl 1200 siste arbeidsdag før møtedagen. Det er servicetorget som innkaller vararepresentanter til det aktuelle møtet, representanten skal ikke gjøre dette selv. Rekkefølgen vararepresentantene innkalles i bestemmes av valgresultatet og ligger fast for hele perioden.
7.4 Bevertning på kommunale møter
Ved alle møter i kommunestyret bekoster kommunen en enkel bevertning. På kommunestyrets møte i desember serveres varmrett.
Opplæring
Ved hver ny valgperiode skal det arrangeres et introduksjonsprogram for kommunestyrets medlemmer og inntil 50 % andel fra hvert partis varamedlemmer om de grunnleggende prinsipper for kommunal virksomhet, tilpasset de lokale forhold.
Intensjonen er at medlemmene/ varamedlemmene skal få opplæring slik at de kan ivareta sine oppgaver på en best mulig måte. Alle innkalte medlemmer og varamedlemmer har plikt til å delta i opplæringen. Gyldig forfall meddeles på vanlig måte.
Ordfører har ansvaret for opplæringstiltakene.
Hovedutvalgsledere har sammen med ordfører ansvar for at det gjennomføres nødvendig skolering av utvalgets medlemmer innenfor de aktuelle områdene. Alle de som møter har i denne sammenheng krav på møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste.
9 Godtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk
tap
9.1 Generelt
Kommunestyret og bare det fastsetter godtgjørelser for kommunale verv/ombud. Kommunestyret kan når som helst ta opp spørsmålet om godtgjørelsens størrelse og eventuelt endre disse. Den som har et kommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid med å utføre tillitsvervet, jfr.
Kommunelovens §42. Folkevalgte har i tillegg rett til dekning av utgifter og økonomisk tap i forbindelse med vervet, jfr. Kommunelovens §41. Det er kommunestyret som fastsetter reglene. Myndighet til å fastsette godtgjørelsen kan ikke delegeres. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven habilt til å fastsette alle godtgjørelser for folkevalgte/tillitsvalgte.
Reglementet tar sikte på å gi en rimelig kompensasjon for den arbeidsinnsats som ytes av folkevalgte representanter, gi erstatning for tap av arbeidsinntekt, samt å dekke reelle utgifter forbundet med tillitsvervet.
Statlige, private og andre verv faller utenom reglene. Folkevalgte som er oppnevnt av kommunen i andre enn kommunale organer og som ikke mottar godtgjørelse fra
vedkommende organ, har rett på godtgjørelse fra kommunen. Ingen kan ha godtgjørelse ut over 100 % stilling.
Folkevalgte har ikke noe tilsettingsforhold i kommunen. Godtgjøring er ikke å anse som lønn. Godtgjøring er kompensasjon for arbeid som folkevalgt og innrapporteres som skattepliktig inntekt. Det trekkes skatt i samsvar med innlevert skattekort.
Folkevalgtes godtgjøring gir ikke rett til feriepenger.
9.2 Deltakelse på kurs, konferanser og lignende
Dersom medlemmer i folkevalgte utvalg blir oppnevnt til eller får aksept av ordfører til å delta på kurs eller konferanse, tilstås eventuelt tap i inntekt. Spørsmålet om dekning av reiseutgifter og møtegodtgjøring må vurderes spesielt i hvert tilfelle.
9.3 Representasjon i eksterne møter
Medlem som er bedt av ordfører om å representere kommunen i eksterne møter, kan få dekket tap av inntekt. Spørsmålet om dekning av reiseutgifter og møtegodtgjøring må vurderes spesielt i hvert tilfelle.
9.4 Krav om tilstedeværelse
For å oppebære godtgjørelse kreves tilstedeværelse. For å få møtegodtgjørelse per møte, kreves oppmøte.
9.5 Varamedlemmer
Møtegodtgjørelse tilfaller varamedlemmer når disse møter.
9.6 Reiseutgifter og kostgodtgjørelse
Kjøregodtgjøring og ordinære utgifter i forbindelse med møter i folkevalgte organer som avholdes i kommunen (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen.
For øvrig gis vederlag i henhold til det enhver tid gjeldene kommunale reiseregulativ. Det utbetales ikke kostgodtgjøring ved deltaking på møter internt i kommunen.
godtgjøring
10.1 Gjennomgående bestemmelser
Godtgjørelsen gis for ordinære kommunale plenumsmøter og befaringer/seminarer som inngår i organets arbeids- og ansvarsområdet.
Xxxxxx en representant møter i flere møter på samme dag, gis bare èn møtegodtgjøring. Det gis ikke møtegodtgjøring for gruppemøter, fraksjonsmøter eller andre møter i partiene.
Når en innkalt representant bare kan delta på halve møtet, vil godtgjøring reduseres tilsvarende. Dersom det møter vararepresentant for halve møtet, vil godtgjøring reduseres tilsvarende.
10.2 Utbetaling av godtgjørelse
Sekretær for hvert utvalg sender inn fortløpende oppgaver over antall møter for hvert av medlemmene. Xxxxxxxxxxxxxxxx utbetales i henhold til disse fortløpende.
10.3 Forfall til deler av møte
Dersom representanten har forfall til deler av et møte, deles godtgjørelsen for dette møtet forholdsmessig mellom representanten og vara.
10.4 Forfall fra hele møtet
Representanter og ledere som har forfall til et helt møte gis ingen ledergodtgjørelse eller møtegodtgjørelse for dette møtet.
10.5 Flere møter samme dag
Dersom representanter er innkalt til flere møter eller andre aktiviteter på samme dag, og det er mindre enn to timer mellom møtene/aktivitetene, gis kun godtgjørelse for det møtet som gir høyest godtgjørelse.
10.6 Fast godtgjørelse til folkevalgte
10.6.1 Godtgjørelse til ordfører
Godtgjøringen omfatter alt arbeidet som tillegges vervet, og det gis ikke fast godtgjøring eller godtgjøring pr. møte for arbeid i organer som ordfører er medlem av.
Som hovedprinsipp gjelder følgende retningslinjer for godtgjørelse til ordfører:
• Godtgjørelse ordfører settes til 80 % av godtgjøring for Stortingsrepresentanter, og justeres årlig i tråd med gjeldende satser.
• Ordføreren gis samme sykelønns- og ferierettigheter som tjenestemennene.
• Ordfører gis permisjon i samsvar med arbeidsmiljøloven §§ 12-1 til 12-10, 12-12 og 12-15. Under permisjonen beholder ordfører godtgjøringen i inntil to uker, med mindre vedkommende gir avkall på den. Under svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon og permisjon ved barns og barnepassers sykdom skal kommunen sørge at ordfører beholder godtgjøringen etter de samme reglene som gjelder for ansatte i kommunen.
• Ordfører tilsluttes gruppelivsforsikring etter Hovedtariffavtalen.
• Legitimert tap av offentlig eller privat pensjonsordning godtgjøres fullt ut. Ordføreren tilknyttes kommunens pensjonsordning.
• Etter endt tjeneste innrømmes ordføreren etterlønn etter følgende prinsipper:
Det gis ettergodtgjøring ved valgperioden utløp inntil 3 måneder regnet fra dato for uttreden av vervet. Dersom vedkommende går inn i nytt arbeid i løpet av denne perioden bortfaller etter godtgjørelsen fra tidspunktet for inntreden i den nye stillingen.
• Kr 6000,- pr år i telefongodtgjøring dette inkluderer bredbånd/internett.
• Det utbetales ikke møtegodtgjøring til ordfører.
10.6.2 Godtgjørelse til varaordfører
Godtgjørelse til varaordfører settes til 20 % av ordførerens godtgjørelse og dekker møtegodtgjøring. Godtgjøringen omfatter alt arbeid som tillegges vervet, og det gis ikke fast godtgjøring eller godtgjøring pr. møte for arbeid i organer som varaordfører er medlem av.
Godtgjørelsen inkluderer stedfortreder for ordfører i ferier samt for representasjon og oppdrag på vegne av ordfører.
Dersom varaordfører går inn som ordfører ved sykefravær utover arbeidsgiverperioden gis godtgjøring som ordfører.
hovedutvalg
11.1 Ledere av hovedutvalg (unntatt ordfører og varaordfører)
Hovedutvalgsleders godtgjøring (formannskapet, kontrollutvalget, miljø, - plan og utviklingsutvalget, helse- og omsorgsutvalget, oppvekst- og kulturutvalget, næringsutvalget, administrasjonsutvalget) settes
til 3 % av ordførerens godtgjørelse, og reguleres etter denne.
I godtgjørelsen til hovedutvalgsledere inngår i tillegg til møtegodtgjøring også dekning av utgifter for bruk av egen telefon og dekning av utgifter til bredbånd. Hovedutvalgsledere som velges inn i ad hoc utvalg gis ikke ekstra møtegodtgjøring.
Fungerende møteleder dersom leder er fraværende, gis et tillegg på godtgjøring på kr 300,- pr møte.
11.2 Møtegodtgjøring til medlemmer/varamedlemmer i hovedutvalg
Møtegodtgjøring pr møte settes til 0,2 % av ordførerens godtgjørelse, og reguleres etter denne. gjelder møtende medlemmer/varamedlemmer i:
- Kommunestyret
- Formannskapet
- Kontrollutvalget
- Administrasjonsutvalget
- Næringsutvalget
- Miljø,- plan og utviklingsutvalget
- Oppvekst,- og kulturutvalget
- Helse- og omsorgsutvalget
Kjøregodtgjøring (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen
Godtgjørelse til leder av stemmestyre settes til kr 1.000,- pr dag ( kr 2.000,- for begge dagene)
Stemmestyrets nestleder godtgjøres med kr 800,- pr dag ( kr 1.600,- for begge dagene), og det utbetales i tillegg møtegodtgjøring for leders og nestleders deltaking i møter, opplæringssamling og kostgodtgjørelse.
For å oppebære godtgjørelse kreves tilstedeværelse. For å få møtegodtgjørelse per møte, kreves oppmøte.
Godtgjørelse pr møtedag inntil 7 timer til møtende medlemmer/varamedlemmer settes til 0,2% av ordførers godtgjørelse, og reguleres etter denne. Til møter som varer over 7 timer gis tillegg pr kr 150,- pr time.
Opplæringssamlingen for medlemmer og ledere av stemmestyre godtgjøres med kr 400,-. Kostgodtgjørelse utbetales fra og med 6 timer til og med 12 timer med kr 289,-.
Kjøregodtgjøring (reiseutlegg og lignende), anses dekket av den alminnelige møtegodtgjøringen.
13 Godtgjørelse til faste underutvalg, styrer og
råd
13.1 Ledere av faste underutvalg, styrer og råd
Godtgjørelse til leder av faste underutvalg, styrer og råd settes til kr 200,- pr møte. Det utbetales i tillegg møtegodtgjøring for leders deltaking i utvalgene.
13.2 Møtegodtgjøring - medlemmer i andre utvalg og AD hoc-utvalg
Møtegodtgjøring for møtende medlemmer og varamedlemmer av andre utvalg, komiteer, Ad hoc- utvalg nedsatt av kommunestyret eller formannskapet skal settes til:
• Kr 800 for møter over 5 timer
• Kr 400 for møter under 5 timer
Kommunestyret vedtar ved oppretting av Ad hoc utvalg hvorvidt det skal betales ledergodtgjøring. Dette vurderes opp mot utvalgets arbeidsomfang.
13.3 Møtegodtgjørelse ungdomsrådet
Møtegodtgjøring for møtende medlemmer og varamedlemmer for deltakelse i ungdomsrådet og utvalgsmøter:
Kr 400 for møter under 5 timer Kr 800 for møter over 5 timer
I tillegg mottar leder kr 100 pr møte
Medlemmer fra ungdomsrådet behandles som andre representanter i politiske møter, dette gjelder også digitale verktøy som nettbrett.
arbeidsfortjeneste
Som hovedregel bør tapt arbeidsfortjeneste dekkes ved at arbeidsgiver fakturerer kommunen direkte for fravær, for å hindre at den folkevalgte taper pensjon.
Ved tap av inntekt skilles det mellom:
• legitimerte tap
• ulegitimerte tap
Krav om erstatning for tap i ordinær inntekt fremsettes på skjema ”SKJEMA – ERSTATNING FOR TAPT ARBEIDSFORTJENESTE – POLITIKERE»
Reglene for tapt arbeidsfortjeneste gjelder for folkevalgte og omfatter innkalte politiske møter, samt innkalte orienteringsmøter og befaringer når disse ikke avvikles i forbindelse med møter.
Tapt arbeidsfortjeneste dekkes når ivaretakelsen av vervet medfører reelt tap i ordinær inntekt innenfor den enkeltes ordinære arbeidstid. Dette inkluderer tap av ubekvemstillegg og feriepenger. Overtidsgodtgjøring/ekstrafortjeneste for øvrig dekkes ikke.
Ordfører skal godkjenne ordning for hver enkelt representant. Refusjon av tapt arbeidsfortjeneste kan godkjennes direkte til representanten, eller direkte til representantens arbeidsgiver.
Dokumentasjon fra arbeidsgiver må framlegges.
Tapt arbeidsfortjeneste dekkes når ivaretakelsen av vervet medfører reelt tap i ordinær inntekt innenfor den enkeltes ordinære arbeidstid, dette inkluderer tap av ubekvemtstillegg og feriepenger.
Tapt arbeidsfortjeneste bør dekkes ved at arbeidsgiver fakturerer kommunen direkte for fravær, for å hindre at folkevalgte taper pensjon.
Krav om tapt arbeidsfortjeneste skal sendes inn til kommunen fortløpende, og senest innen 15.01 for krav som gjelder det foregående år. Tapt arbeidsfortjeneste utbetales fortløpende så snart krav er fremmet.
14.1 Legitimert tap
Så vidt mulig skal tapt arbeidsfortjeneste legitimeres skriftlig fra arbeidsgiver. Maksimal øvre grense settes tilsvarende ordførers godtgjøring.
Det utbetales feriepenger for legitimerte inntektstap. Selvstendig næringsdrivende som klart kan dokumentere et tap i inntekt, kan etter godkjenning fra ordfører gis godtgjøring etter dette punkt.
14.2 Ulegitimert tap
Ulegitimert tap kan dekkes når det er forbundet med praktiske vanskeligheter å fremskaffe nødvendig dokumentasjon. Dette kan gjelde for selvstendig næringsdrivende, personer med omsorgsansvar (for barn under 12 år, eldre, funksjonshemmede, ved sykdom m.v.), personer under utdanning, pensjonister, frilansere mv. Ulegitimert tap innvilges etter en formalisert søknadsprosess hvor søknaden skal inneholde:
• Sannsynligjøring av tapet, med en utdypende forklaring/begrunnelse
• Avklare/beskrive om tapet vil være tap av inntekt i form av penger, eller i form av verdiskapende arbeid
• Fremleggelse av ligningsattest eller annen erklæring som dokumenterer yrket/ livssituasjonen.
Ulegitimert tap av arbeidsfortjeneste, pr møtedag, gis for møter over 4 timer kr 900,- og for under 4 timer kr 150 pr time.
Følgende inntekter er i utgangspunktet ikke å betrakte som grunnlag for beregning av tapt arbeidsfortjeneste:
- renteinntekter
- inntekt av prosentlignet bolig
- møtegodtgjørelse
Krav om ulegitimert tap godkjennes av ordfører. Tvilstilfeller legges fram for formannskapet for endelig godkjenning.
14.3 Ulike bestemmelser
14.3.1 Utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid
Den som har reelle utgifter til omsorgsarbeid for barn, syke eldre eller funksjonshemmede får dekket utgifter til tilsyn og pleie i den tid han/hun er fraværende for å ivareta kommunale verv. Kostnaden må være legitimert, og skal attesteres av den som har utført tjenesten. Ordfører får fullmakt til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedr. utgiftsdekning.
Ekstra kostnader til pass av barn for å skjøtte vervet som folkevalgt dekkes for den tiden en må leie inn slik hjelp. Kostnaden må være legitimert, og skal attesteres av den som har utført tjenesten. Det skal sannsynliggjøres at barnet ikke kan passes av annen forelder/foresatt med omsorgsansvar. Dekning gis for barn til og med 12 år med inntil kr 750,-. Ordfører får fullmakt til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedr. utgiftsdekning.
Der det gis godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste gis ikke utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid.
14.3.2 Telefon,- SMS- og e-post møter
Det gis ikke dekning for møtegodtgjøring ved telefonmøter, e-post og sms-møter.
14.3.3 Godtgjøring for politikeropplæring
Det gis møtegodtgjøring for politikeropplæringen. Dersom opplæringen gis i forbindelse med/i forkant av møter hvor representanten får godtgjørelse for å delta, gis det ingen egen godtgjørelse for opplæringen.
14.3.4 Vararepresentant som møter til en bestemt sak
Innkalt vararepresentant skal ha ½ møtegodtgjørelse selv om representanten bare møter for en enkelt sak.
14.3.5 Folkevalgte som arbeider turnus
Faller møtedager for folkevalgte som jobber turnus, på F1-dager, skal det gis ekstra godtgjøring på kr 900,- som må kreves særskilt. Dette skal være dokumentert og attestert av arbeidsgiver.
14.3.6 Folkevalgte representanter i Nord-Troms Regionråd
Nordreisa kommunes folkevalgte til representantskapet i Nord-Troms Regionråd dekkes etter de samme satser som for kommunestyret.
14.3.7 Frist for å sende inn krav
Krav om tapt arbeidsfortjeneste og andre utgiftsdekninger skal levers inn fortløpende. Siste frist for å sende inn slik krav er 15.01 for krav som gjelder foregående regnskapsår.
utvalg
15.1 Definisjon
Med begrepet «Ad hoc utvalg» menes et utvalg med avgrenset funksjonstid som skal arbeide med en konkret problemstilling.
15.2 Oppnevning
Kommunestyret og formannskapet kan oppnevne politiske ad hoc utvalg. Formannskapet kan oppnevne ad hoc utvalg med en begrenset varighet på 3 måneder.
15.3 Bruk
Politiske ad hoc utvalg kan oppnevnes i forbindelse med:
• Konsekvensvurdering av større kompliserte saker
• Saker som trenger en rask politisk vurdering og avgjørelse
Bruk av politiske ad hoc utvalg skjer i de saker der utredningsansvaret ikke tillegges rådmann.
15.4 Sammensetning
Politiske ad hoc utvalg består av 3-7 medlemmer, avhengig av sakens art og kompleksitet.
Leder i utvalget skal bestå av kommunestyrerepresentant. Ordfører har møte- og uttalerett i alle ad hoc utvalg.
Øvrige medlemmer kan oppnevnes fra politiske partier, næringslivet, brukergrupper, organisasjoner ut fra kompetanse og interesse for sakens art.
Sekretærfunksjon kan utøves av ett av medlemmene eller av rådmannen eller den han oppnevner. Sekretærfunksjonen avklares i forbindelse med oppnevning av utvalget.
Kommunalt fagpersonell kan oppnevnes som konsultative medlemmer/rådgivere eller referansegrupper for utvalget.
Sammensetning av administrative ad hoc utvalg bestemmes av rådmannen.
15.5 Mandat
Ved oppnevning av et ad hoc utvalg skal det alltid utformes et klart mandat hvor følgende punkter fremgår:
• Hva går oppdraget ut på
• Tidsramme for arbeidet
• Økonomiske rammer
• Rapporteringer
• Funksjonsfordeling – ( leder, sekretær, konsultative medlemmer, referansegruppe)
15.6 Rapportering
Ad hoc utvalgene skal ved avslutning utforme skriftlig rapport til oppdragsgiver med konklusjoner i henhold til mandat.
Utvalget skal også skissere opplegg for videre saksgang/framdrift av den aktuelle saken.
I de tilfeller der kommunestyret har oppnevnt utvalget fremlegger utvalget saken for formannskapet som innstiller for kommunestyret. Rapporten oversendes kommunestyrets medlemmer med møteinnkalling, og utvalgets leder gjør rede for saken i kommunestyremøtet.
Det følges tilsvarende prosedyrer i de tilfeller der formannskapet har oppnevnt utvalget, og formannskapet tar stilling til den videre saksgang av den aktuelle saken.
Ordføreren kan, dersom utvalgets leder ikke er medlem av formannskapet, innkalle lederen for å legge fram rapporten i formannskapet.
Ikrafttredelse/justeringer
Reglement for godtgjøringer for folkevalgte i Nordreisa kommune gjelder fom. 01.01.2018. Dette reglementet erstatter tidligere «arbeidsvilkår for folkevalgte i Nordreisa kommune» vedtatt
av kommunestyret 17.12.2009 sak 78/09.
Det anbefales at reglementet evalueres/endres av det avtroppende kommunestyret og bekreftes av det påtroppende.
SKJEMA – ERSTATNING FOR TAPT ARBEIDSFORTJENESTE –
POLITIKERE
MND/ÅR | ||||
Ressursnr: | Navn: | Adresse: | ||
Legitimert krav(dokumentasjon vedlagt) | ||||
Dato | Xxxxx | Xxxxxx | Sats | Beløp |
Totalt | ||||
Ulegitimerte krav: | ||||
Dato | Xxxxx | Xxxxxx | Xxxx | Beløp |
Totalt | ||||
Dato – underskrift - | ||||
For administrasjonen: | ||||
Beløp | Ansvar | Konto | Funksjon | |
Attestert: Dato/sign. | Anvist Dato/sign. | |||