Konkurransegrunnlag
08.05.2023
Oppdragsgivervirksomhet Asker kommune Xxxxx Xxx | Anskaffelse Brukte møbler 23/61 Publisert 20.04.2023 13:17 Tilbudsfrist: 01.06.2023 09:00 |
Symbolforklaring
Teksten er med i kunngjøringen | Teksten inngår i kvalifiseringen |
Teksten vil være med i avtalen | Teksten vil bli publisert i avtalekatalogen |
Teksten/spørsmålet inneholder krav som må oppfylles | Teksten/spørsmålet inneholder ESPD-krav |
Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen | Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen |
Spørsmålet er stilt kun til informasjon | Spørsmålet besvares av oppdragsgiveren |
Spørsmålet er markert for spesiell oppfølging |
1. Konkurransebetingelser og kvalifikasjonskrav
1.1 Kort om oppdraget og oppdragsgiver
1.1.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Asker kommune
Asker eller Askerbygda er en bygd og en tidligere kommune i Akershus. Fra og med 2020 ble kommunen slått sammen med kommunene Røyken og Hurum til nye Asker kommune i Viken fylke.
Les mer på xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx
1.1.2 Deltilbud/grupper
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, og ei heller alternative tilbud. Oppdragsgiver har vurdert å dele opp oppdraget, men har kommet til at det ikke er hensiktsmessig for denne anskaffelsen.
1.1.3 Anskaffelsens formål og omfang
Konkurransen gjelder levering av Brukte møbler
Anskaffelsens verdi anslås til: NOK 4 000 000,- eks. mva per år. Maksimalverdi for hele avtaleperioden, inkludert eventuelle opsjoner og forventet prisstigning: NOK 16 000 000,- eks mva. Behovet er usikkert. Volumet kan variere både opp og ned, og vil i avtaleperioden være avhengig av blant annet oppdragsgivers behov, aktiviteter, budsjettsituasjon og andre rammefaktorer.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avslutte og gjennomføre ny konkurranse dersom denne avtalen skulle overstige antatt høyeste estimerte verdi før avtaleperioden utløper.
For nærmere informasjon viser vi til anskaffelsesdokumentene.
1.1.4 Rammeavtale
Anskaffelsen vil bli regulert av rammeavtale kjøp av brukte møbler, med tilhørende Standard avtalevilkår Asker kommune
Rammeavtalen har en varighet fra og med til og med med mulighet for oppdragsgiver til ytterligere forlengelse i inntil år, med måneder av gangen.
Oppdragsgiver vil inngå rammeavtaler med inntil tre (3) leverandører.
Bestilling/ avrop med en samlet verdi under kr 50 000,- eks mva foretas ved at oppdragsgiver sitt møbelbehov vurderes mellom de parallelle rammeavtaleleverandørene. Pris, estetikk og hvor godt møblene passer til det enkelte formålet vurderes. Tildeling skjer ved at oppdragsgiver initierer en bestilling til den leverandøren som passer formålet best.
Bestilling/avrop over kr 50 000,- ex mva vil bli rangert og følger «fossefallsmetoden». Det vil si at det beste tilbudet (det tilbudet som oppnår høyeste vektede score) i denne konkurransen vil gis første prioritet ved avrop, slik at denne leverandøren alltid vil få mulighet til å levere først. Det nest beste tilbudet vil gis andre prioritet, og mulighet til å levere dersom leverandøren med første prioritet ikke kan levere osv.
For større enkeltavrop over kr. 100 000 forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjøre en minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene.
Alle rammeavtaleleverandører får anledning til å delta.
Ved gjennomføring av minikonkurranser vil følgende kriterier kunne bli benyttet:
• Pris
• Produktkvalitet
• Service og kompetanse
• Sortiment av lager på nettsiden.
Oppdragsgiver vil ikke kunne benytte andre kriterier enn dette, men kan samtidig velge å ikke benytte alle 4. Oppdragsgiver oppgir hvilke tildelingskriterier som vil bli benyttet og fastsetter samtidig den prosentvise vektingen av disse ved hver enkelt minikonkurranse.
Oppdragsgiver er ikke pliktig for det enkelte oppdrag å akseptere et tilbud som ikke oppfyller bestemmelsene for det enkelte avrop og som avviker på andre måter fra tilbudet i opprinnelig konkurranse. Avvik etter dette ansees som mislighold av rammeavtalen.
1.1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Dersom tilbyder oppdager feil, uklarheter eller mangler i konkurransegrunnlaget, skal dette formidles til oppdragsgiver.
1.1.6 Spørsmål til konkurransen
Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal fremmes skriftlig gjennom meldingssystemet i KGV (Tendsign) innen Frist for spørsmål.
Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide og sende svaret til de øvrige tilbyderne innen tilbudsfristens utløp. Spørsmål anonymiseres og svar sendes til alle som har registrert sin interesse i KGV.
1.2 Regler for gjennomføring av konkurransen
1.2.1 Anskaffelsesprosedyre og kunngjøring
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) med tilhørende forskrift av 12. august 2016 nr. 974 (FOA), samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget.
Konkurransen gjennomføres som Åpen tilbudskonkurranse etter forskriftens Del I og III.
I konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp.
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises.
1.2.2 Underleverandører
Dersom leverandøren planlegger å overlate en vesentlig del av avtalen til underleverandør(er)
skal Egenerklæring - Forpliktelseserklæring fylles ut med en en kort beskrivelse av underleverandør og hvilken del/deler av oppdraget underleverandør skal utføre. Med «vesentlig del» menes at underleverandøren skal utføre/fremskaffe en større og/eller sentral andel av det som skal anskaffes, og denne andelen har en estimert verdi som totalt sett overstiger NOK 500 000 ekskl. mva.
I slike tilfeller stilles det samme krav til underleverandør som til hovedleverandør når det gjelder forpliktelser til å betale skatter og avgifter. Attest for skatt/mva skal vedlegges sammen med forpliktelseserklæring.
MERK: Dersom leverandør støtter seg på underleverandør for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil dette alltid være å anse som en «vesentlig del», uavhengig av xxxxxxxxxx.
Dokumenteres ved:
Egenerklæringsskjema - forpliktelseserklæring eller tilsvarende.
Det er som hovedregel kun tillatt å benytte direkte underleverandører (ett ledd kontraktskjeden).
Generell del
Bruk av underleverandør, svares nei skal ikke Egenerklæring - Forpliktelseserklæring fylles ut
Ja/Nei. Ja kreves
Leverandø rkommentar tillatt
1.2.3 Om innlevering av tilbud
Tilbudet skal i sin helhet utformes på norsk, og leveres gjennom KGV. Eventuelle vedlegg skal lastes inn i KGV før innlevering. Tilbud som ikke er levert via KGV vil bli avvist.
Tilbud kan trekkes, revideres og leveres på nytt helt frem til tilbudsfrist. Det er kun tillatt å levere ett tilbud per leverandør.
Tilbydere skal svare i svarboksene som er opprettet. Svarene skal være konkrete og konsise.
Vedlegg skal normalt lastes opp i PDF-format. Dersom oppdragsgiver har lagt ved et vedlegg som tilbyder skal fylle ut, skal vedlegget lastes inn igjen i tilsvarende filformat.
MERK: Tilbudet signeres digitalt ved hjelp av BankID eller BankID på mobil. Du bør kontrollere at du har dette tilgjengelig og teste dette i Tendsign i god tid før tilbudsfrist. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet ditt må signeres for at det skal kunne leveres. Signeringen skjer ved at du oppretter en signeringsmottager i systemet, som kan motta epost fra Tendsign. Selv om selve signeringen bare tar noen få minutter, kan det oppstå problemer og eventuell feilsøking kan ta tid.
Vær derfor ute i god tid. Husk at du selv er ansvarlig for at tilbudet er levert innen fristen. Ta kontakt
med Tendsign support i god tid før tilbudsfrist dersom du har tekniske spørsmål eller problemer med dette. Oppdragsgiver kan ikke hjelpe deg med tekniske spørsmål.
1.2.4 Tilbudsfrist
Frist for innlevering av tilbud fremgår av konkurransens forside i KGV, og er 26.05.2023 09:00
Etter dette tidspunkt stenges KGV-systemet slik at det ikke lenger vil være mulig å levere tilbud. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning.
1.2.5 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal gjelde til 26.08.2023. Det er ikke anledning til å trekke tilbudet etter tilbudsfrist.
1.2.6 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring
Det vil ikke bli gjennomført tilbudskonferanse/tilbudsbefaring.
1.2.7 Kontraktstildeling
Tildeling av avtale/kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som innehar det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget legges til grunn ved evalueringen.
Det skal velges inntil 3 leverandører.
Oppdragsgiver har oppnevnt en faggruppe som skal foreta den skjønnsmessige evalueringen av tilbudene. Faggruppen består av personer med nær tilknytning til behovet.
Oppdragsgivers valg av vinnere vil bli skriftlig meddelt deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karenstid. Etter karenstidens utløp vil det bli inngått kontrakt med vinnere.
1.2.8 Offentlighet og taushetsplikt
Offentleglova gir deg alltid rett til å be om innsyn, men offentleglova § 23 sier at anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen kan skjermes for offentlig innsyn frem til oppdragsgiver har gitt beskjed om hvem som tildeles kontrakt.
Etter at vi har tildelt kontrakt, kan du, dine konkurrenter og alle andre be om innsyn i tilbudene. Vi har taushetsplikt om opplysninger om "tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde ovenfor konkurrenter", altså forretningshemmeligheter. Dette står i forvaltningsloven § 13, annet ledd.
Det er vårt ansvar å vurdere hvilke opplysninger som omfattes av denne taushetsplikten. Til å vurdere dette vil vi følge retningslinjene som er gitt av myndighetene, herunder GDPR, samt avgjørelser fra eksempelvis Statsforvalteren.
Vi vil så langt det er rom for det, legge vekt på hva du og dine konkurrenter mener er forretningshemmeligheter i tilbudene deres.
Oppdragsgiver vil som utgangspunkt ikke anse følgende opplysninger i tilbudet som underlagt taushetsplikt.
• Alminnelig kjente eller tilgjengelige opplysninger, herunder opplysninger som fremgår av tilbyders hjemmesider, offentlig tilgjengelige registre mv.
• Generelle opplysninger om referanseprosjekter
• CV-er (det kan gjøres unntak for teamsammensetninger etter en konkret vurdering, men terskelen er høy)
• Totalprisen/evalueringsprisen i tilbudet
• Alminnelige kjente produksjonsmetoder mv.
• Eventuelle opplysninger om kritikkverdige forhold[1]
[1] Listen er generelt utformet og er derfor ikke ment å representere de dokumenter som etterspørres i den konkrete konkurransen
Opplistingen er ikke uttømmende
Generell del
a. Foreligger det sider ved anbudsinnleveringen som anses som forretningshemmeligheter
Ja/Nei. Ja kreves
Leverandø rkommentar tillatt
b. Inneholder svaret ja i a, skal vedlegg "Egenerklæring forretningshemmeligheter - tilbudsfasen" fylles ut og lastes opp her. ER svaret nei i a, så skal leverandøren krysse av for "Ikke relevant - Jeg vil ikke laste opp vedlegg"
Vedlagt fil
Leverandø rkommentar tillatt
Generell del
c. Har leverandøren svart ""Ikke relevant - Jeg vil ikke laste opp vedlegg" i b, så betyr det at hele tilbudet er offentlig. Leverandøren svarer også her ikke aktuelt. Har leverandøren svart ja i b, skal en versjon av hele tilbudet lastes opp her og være sladdet i henhold til filen som er lastet opp i b
Vedlagt fil
Leverandø rkommentar tillatt
Generell del
1.2.9 Øvrige økonomiske og finansielle krav: Økonomisk og finansiell stilling
Krav:
Det kreves ingen spesiell økonomisk kapasitet til å gjennomføre avtalen, men det kreves minimum at leverandør har en rating på B Kreditt mot sikkerhet) i henhold til Bisnode AS med tjenesten CreditPro, eller har økonomisk kapasitet til å gjennomføre avtalen basert på oppdragsgivers skjønn i henhold til vedlagt dokumentasjon fra leverandør.
Oppdragsgiver anser at salg av brukte møbler binder opp en stor kapital i varelager hos enkelte. Oppdragsgiver velger også å sette B fordi kjøp av brukte møbler ikke er virksomhetskritiske og det vil være flere leverandører på avtalen.
Nyetablerte selskap: Nyetablerte selskap må ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre avtalen.
Dokumentasjonskrav:
Oppdragsgiver vil selv gjennomføre en vurdering av økonomien til leverandør gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet Bisnode AS (xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx) med tjenesten CreditPro.
Oppdragsgiver godtar ikke kredittvurderinger fra andre firma- og regnskapsinformasjonssystem enn Bisnode AS med tjenesten CreditPro på grunn av likebehandling av leverandørene.
Leverandør kan i tilbudet vedlegge annen nødvendig informasjon dersom leverandør mener at Bisnode/CreditPro ikke gir riktig bilde av den økonomiske situasjonen.
Nyetablerte selskap: Nyetablerte selskap som ikke har opparbeidet seg grunnlag for kredittvurdering må vedlegge erklæring fra bank eller lignende finansieringsinstitusjoner vedrørende firmaets finansielle og økonomiske stilling.
Dette gjelder også utenlandske leverandører.
1.2.10 Attester for skatt og MVA
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling
Krav:
Leverandør må ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene.
Dokumentasjonskrav:
For norske leverandører:
Leverandør må i etterkant av tilbudsinnleveringen gi samtykke til at Tendsign innhenter og at oppdragsgiver får opplysninger om det ovennevnte via Tendsign. Etter at leverandør har sendt inn tilbudet i TendSign vil leverandør få en forespørsel fra Altinn om samtykke til å dele skatteinformasjon. Samtykket er gyldig på organisasjonsnivå og er gyldig i 3 (tre) måneder.
Dersom leverandør ikke samtykker til dette, må leverandør fremlegge attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 (seks) måneder regnet fra tilbudfristens utløp. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. (Leverandør kan selv hente ut elektronisk skatte- og MVA-attest, og umiddelbart få den tilsendt på e-post.)
For utenlandske leverandører: Leverandør som ikke er etablert i Norge skal levere tilsvarende dokumentasjon utstedt av myndighetene i det landet leverandøren er etablert. Attest skal fortrinnsvis være oversatt til norsk, men det aksepteres også svensk, dansk og engelsk språk.
1.2.11 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner
1.2.11.1 Miljøsertifisering
Krav:
Det kreves at leverandøren er sertifisert for miljøledelse, i form av EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn.
Dokumentasjonskrav:
Dokumentasjon av ovennevnte
Generell del
a. Tilbyders svar
Fritekst
Leverandø rkommentar tillatt
Generell del
b. Eventuelle vedlegg knyttet til dette kvalifikasjonskravet
Vedlagt fil
1.3 Tildelingskriterier
1.3.1 Priser og kostnader
Vekting:
Tildelingskriteriet vektes 40 %.
Orientering:
Leverandør fyller ut det vedlagte prisskjema for brukte møbler
Evaluering:
Totalsummen legges inn av oppdragsgiver i Tendsign.
Følgende formel: Poengscore = (Pb / Pe) x makspoeng (10 poeng)der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris.
Poengsum er så multiplisert med den angitte vekten for kriteriet.
100%
Generell del
a. Totalpris fra prisskjemaet skal overføres hit av oppdragsgiver
Prisfelt
Generell del
b. Prisskjema vedlegges her
Vedlagt fil
1.3.2 Produktkvalitet
Vekting:
Tildelingskriteriet vektes 20 %. Beste får 10 poeng, deretter
Orientering:
Pkt e, f og g evalueres ikke
Evaluering:
Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig helhetsvurdering av de fire underkriteriene. Det beste tilbudet vil oppnå10 poeng,
mens øvrige tilbud vil oppnå poeng utfra en skjønnsmessig vurdering basert på hvordan det enkelte tilbudet fremstår i forholdet til det beste tilbudet.
Poengsummen er så multiplisert med den angitte vekten for kriteriet.
Generell del
a. Beskrivelse av hvordan leverandøren skaffer seg møbler og sikrer at de kan tilby et bredt og variert omfang av møbler til oppdragsgiver
Fritekst
Generell del
b. Hvordan kvaliteten på møbler sjekkes før videresalg til kunde
Fritekst
Generell del
c. Hvilke rutiner leverandør har for å kartlegge møblenes opprinnelsessted før videresalg
Fritekst
Generell del
d. Beskrive sine rutiner for å ferdigstille møblene for videresalg (for eksempel renhold, vedlikehold og eventuell oppgradering, forebygging, eliminering av skadedyr)
Fritekst
Generell del
e. Tilbyder bes beskrive sin E-handelsløsning. Evalueres ikke
Fritekst
Generell del
f. Eventuelle avvik fra behovsbeskrivelsens punkt om "produktkvalitet" og "overflatebehandling" Evalueres ikke
Fritekst
Generell del
g. Tilbyder skal redegjøre for sitt forslag til implementeringen av avtalen. Evalueres ikke
Fritekst
0 p.
Generell del
h. Oppdragsgivers totalvurdering av service og kvalitet
Lineær skala. 0 - 10 1
1.3.3 Kundeservice og kompetanse
Vekting:
Tildelingskriteriet vektes 20 %.
Orientering:
Evaluering:
Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig helhetsvurdering av de tre underkriteriene. Det beste tilbudet vil oppnå10 poeng,
mens øvrige tilbud vil oppnå poeng utfra en skjønnsmessig vurdering basert på hvordan det enkelte tilbudet fremstår i forholdet til det beste tilbudet.
Poengsummen er så multiplisert med den angitte vekten for kriteriet.
Generell del
a. Tilbyder skal beskrive hvordan serviceapparat/kundeservice fungerer.
Fritekst
Generell del
b. Xxxxxxxx skal beskrive sin rådgivning og fagkompetanse ift utforming og design av møbleringsplan for oppdragsgiver
Fritekst
c. Oppdragsgiver vil ha en fast kontaktperson. hos leverandøren med ansvar for oppfølging av alle leveranser. Du skal oppgi følgende for fast kontaktperson:- Navn- Utdanning og relevante kurs- Relevant arbeidserfaring- Erfaring fra tilsvarende roller (oppgi navn på kundene) Evalueres ikke
Fritekst
Generell del
2 p.
Generell del
d. Oppdragsgivers totalvurdering av kundeservice og kompetanse
Lineær skala. 0 - 10 1
1.3.4 Sortimentet på nettsiden
Vekting:
Tildelingskriteriet vektes 20 %.
Orientering:
Oppdragsgiver vil vurdere utvalget på følgende produkter konferanse/besøksstoler
Kontorstoler Loungestoler Sofaer
Møte og konferansebord Skrivebord med elektrisk hev/senk Standard skrivebord
Skap med dører
Evaluering:
Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig helhetsvurdering av kriteriet. Det beste tilbudet vil oppnå10 poeng,
mens øvrige tilbud vil oppnå poeng utfra en skjønnsmessig vurdering basert på hvordan det enkelte tilbudet fremstår i forholdet til det beste tilbudet.
Poengsummen er så multiplisert med den angitte vekten for kriteriet.
2 p.
Generell del
Utvalget av lager på nettsiden
Lineær skala. 0 - 10 1
1.4 Konkurransegrunnlagets bekreftelse
Generell del
Er konkurransegrunnlaget lest og forstått
Ja/Nei. Ja kreves