Rammeavtale om tjenester – Bilag
// AVTALE – BILAG
Arbeids- og velferdsetaten Anskaffelse - Rammeavtale for kjøp av
Translatørtjenester 21/6809
Rammeavtale om tjenester – Bilag
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
1 OVERORDNET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN
NAV skal inngå rammeavtale om translatørtjenester for fremmedspråk. Avtalen skal omfatte oversettelser av tekster fra og til norsk, samt omskriving av ulike typer dokumenter og tekster fra bokmål til nynorsk. Lengden på tekstene vil variere fra oppdrag til oppdrag, fra noen setninger til opp mot ca.10 sider. Lengre tekster, som for eksempel rapporter, kan også forekomme. En gjennomsnittlig A4-side er definert som 2 800 tegn inkludert mellomrom.
Oppdragsgiverens kjøp av tjenester fra Leverandøren gjøres ved avrop. Avtalen skal omfatte oversettelser fra norsk til følgende fremmedspråk:
• Engelsk, polsk, tysk, litauisk, fransk og spansk. I 2020 var engelsk det språket NAV oversatte mest til.
Avtalen skal omfatte oversettelser til norsk fra følgende fremmedspråk:
• Engelsk, estisk, farsi, finsk, litauisk, polsk, slovakisk, spansk, tsjekkisk, tysk.
I 2020 var polsk det språket vi oversatte desidert mest fra. Dette kan skyldes koronasituasjonen. Deretter kom engelsk, finsk, tysk, farsi og litauisk.
Det vil også kunne være aktuelt å oversette til eller fra andre språk enn de som er nevnt ovenfor. Vi ønsker at Leverandøren skal kunne tilby dette.
Vi åpner også for at oversettelsen kan gjøres til eller fra engelsk i helt spesielle tilfeller etter godkjenning fra Oppdragsgiver, hvis det ikke finnes kvalifiserte translatører som kan oversette til eller fra norsk på det aktuelle språket. Det sistnevnte gjelder ikke for språkene nevnt ovenfor.
Utover det ovennevnte skal avtalen omfatte omskriving av ulike typer dokumenter og tekster fra bokmål til nynorsk, og oppdatering og kvalitetssikring av tekster som allerede er på nynorsk. I tillegg vil det forekomme en del oversettelser fra norsk til nordsamisk, og det er ønskelig at Leverandøren også tilbyr dette.
2 SPESIFIKASJONER TIL TJENESTEN
2.1 Dokumenter og tekster
Oppdragene kan deles i fire hovedgrupper, avhengig av hva slags dokumenter og tekster som skal oversettes:
Gruppe a)
• informasjon på xxx.xx
• informasjonsmateriell
• skjema
• pressemeldinger
• standardbrev
• artikler
• rapporter
Disse tekstene skal kunne oversettes fra norsk til et fremmedspråk.
Engelsk er Oppdragsgiverens prioriterte fremmedspråk og de fleste bestillingene vil derfor være til engelsk.
Mange bestillinger vil dreie seg om oppdatering og kvalitetssikring av allerede oversatt tekst.
Gruppe b)
Dokumenter fra EU-kommisjonen som inneholder:
• lover og regler for mobilitet og arbeidsformidling innenfor EU/EØS
• regler for budsjettoppfølging og regnskapsføring
• evaluering, resultatindikatorer og resultatoppfølging i NAV EURES Dokumenter fra EU-kommisjonen skal oversettes fra engelsk til norsk. Gruppe c)
• medisinsk dokumentasjon fra leger og helsepersonell i andre land
• ulike attester utstedt av myndigheter i andre land
• skriftlige henvendelser fra brukere
Disse dokumentene skal oversettes fra et fremmedspråk til norsk.
Gruppe d)
I denne gruppen inngår:
• vedtak i enkeltsaker som skal oversettes fra norsk til et fremmedspråk.
Det presiseres at opplistingene i gruppe a, b, c og d ikke kan anses som uttømmende angitt, andre dokument/teksttyper kan også være aktuelle.
Ordliste
NAV har en norsk-engelsk ordliste i Word. Vi ønsker at leverandøren skal ta initiativ til oppdatering og vedlikehold av denne ordlisten.
Termlister og oversettingsminner
Leverandøren skal tilby arbeid med termlister og oversettingsminner basert enten på innspill fra Oppdragsgiver, eller på behov som leverandøren erfarer.
2.2 Kvaliteten på tjenesten
Tekster fra Oppdragsgiveren inneholder ofte komplisert faglig terminologi, blant annet innenfor medisin og jus. Medisinsk dokumentasjon og attester fra myndigheter i andre land er rettslige dokumenter som Oppdragsgiveren bruker i saksbehandlingen av enkeltsaker. Vedtak som Oppdragsgiveren har fattet i enkeltsaker er også juridiske dokumenter.
Oppdragsgiveren krever at Leverandøren holder høy kvalitet og presisjon med tanke på å få korrekt og forståelig oversettelse av dokumentene.
2.3 Administrative bestemmelser rundt oversettingen
Oppdragsgiver skal inngå databehandleravtale med leverandøren (bilag 7). Leverandøren må alltid ivareta de personvern- og taushetspliktbestemmelsene NAV er underlagt. Dette er særlig viktig i forsendelser mellom Oppdragsgiveren og Leverandøren. Oppdragsgiveren skal sladde personopplysninger i dokumenter som oversendes Leverandøren.
Oppdragsgiveren kan oversende kildeteksten på følgende måter
• med e-post
• i papirformat i vanlig postgang
• gjennom kryptert portal
I noen tilfeller vil det kun være behov for å oversette deler av et dokument. I disse tilfellene har Oppdragsgiveren markert de delene som skal oversettes med farge. Oversetteren skal da kun oversette det som er markert. Hvis Leverandøren mener at det er behov for å oversette mer enn det som er markert for å bedre forståelsen av innholdet eller lignende, skal dette alltid godkjennes av Oppdragsgiveren.
Oppdragsgiveren gjør oppmerksom på at enkelte tekster som skal oversettes fra et fremmedspråk til norsk kan være skrevet for hånd.
3 FORKLARING TIL KRAVSPESIFIKASJONEN
3.1 Prioritering av krav
Kravene er gitt en prioritet ut fra følgende system:
A - Absolutt og ufravikelig krav – jf. «Krav» i Mercell
V - Viktig krav (Krav som blir evaluert, uavhengig av om kravet er formulert som
«Skal»-krav eller liknende) – jf. «Kriterier»-«Tildelingskriterier» i Mercell
4 KONKRETE KRAV TIL LEVERANSEN
For alle krav og tildelingskriterier (jf. pkt. 3.1) for denne konkurransen, henvises det til oppsettet av konkurransen i Mercell.
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon
Svar på krav (Absolutte-krav) og tildelingskriterier (Viktige krav) skal gjøres i Mercell under arkfanene «Krav» og «Kriterier».
Bilag 3: Administrative bestemmelser og avropsskjema
1 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN
Skriftlig og muntlig kommunikasjon mellom Leverandøren og NAV skal foregå som beskrevet i bilag 1.
2 EVENTUELT SAMARBEID MED TREDJEPART
Ref. generell avtaletekst punkt 4.1.3
3 ANGIVELSE AV UNDERLEVERANDØRER
Navn | Xxx.xx. | Leveranseområde |
Ref. generell avtaletekst punkt 4.1.2. Leverandørens godkjente underleverandører:
4 AVROPSSKJEMA
Følgende mal benyttes for avrop på avtalen:
AVROP [xx] - RAMMEAVTALE [XXXXXXXXXXXX]
Avrop er gjort mot rammeavtale om [xxxxxxxxxxxx] mellom [NAV enhet] og [Leverandøren] signert [xx.xx.xxxx], kontraktsnummer [xx/xxxxx]. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet.
Bestiller
Navn | ||
Enhet | E-postadresse (hvis du bestiller via post) | Telefon |
NAV-ident som Leverandør kan henvise til (tre bokstaver og fire siffer): | ||
Tjenesten som skal utføres
Ny tekst Kvalitetssikring av allerede oversatt tekst | Språk det skal oversettes fra |
Språk det skal oversettes til | |
Arbeid med termlister/ordlister | |
Eventuelle avvik fra rammeavtalen / spesielle betingelser
Ønsker stempel og signatur | |
Faktura:
NAV aksepterer kun elektronisk faktura på EHF format. Fakturaen skal sendes til NAVs juridiske organisasjonsnummer: 889640782
Det obligatoriske feltet «Deres ref» i XML-malen fylles ut med fakturamottakers ident: (tre bokstaver og fire siffer, eller en bokstav og seks siffer sammenhengende)
Bilag 4: Priser og betalingsbetingelser
1 PRISER OG BETALINGSPLAN
Priser oppgis i Mercell-portalen under «Produkter», dvs. i tilbudsbesvarelsen skal alle priser kun oppgis i Mercell.
Alle priser skal oppgis i NOK inklusiv mva og inkludert eventuelle andre skatter/avgifter.
Ved mangelfull prising, jf. arkfane "Produkter" i Mercell, risikerer tilbyder å bli avvist fra konkurransen etter bestemmelse om tvil ved hvordan tilbud skal vurderes.
Leverandøren kan ikke kreve betaling for andre tjenester enn det som kommer frem av prislisten, og det skal ikke påløpe fakturagebyr.
Pris per avrop beregnes ut fra antall ord i kildetekst. Om verdien på et avrop ikke overstiger minstepris per oppdrag, så faktureres minstepris.
2 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE
Fyll inn i Mercell under arkfane Kriterier Pris eventuelle reservasjoner eller tillegg til kontraktsvilkårene i konkurransegrunnlagets Del II. Økonomisk verdi (prising) av
avvikene legges in i Mercell under arkfane Produkter. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å overprøve Leverandørens vurdering av den økonomiske verdien eventuelle avvik har dersom verdivurderingen framstår som uforsvarlig.
3 KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA
Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).
Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:
• Deres referanse
Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.
Feltet skal alltid inneholde referansen til den som bestiller. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV-identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestillerreferanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, for eksempel XXX1400.
Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.
• Bestillingsnummer
Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.
Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.
• Avtalenummer
Dersom fakturaen ikke har referanse til et bestillingsnummer, skal fakturaen påføres avtalenummeret i fritekst på egen linje. Dette kan utformes slik:
«Avtalenummer: XX-XXXX».
• Fakturareferanse på kreditnota
Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.
På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.
4 KRAV TIL VEDLEGG
Generelle krav
NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF-format er det prefererte formatet.
Krav til dokumentasjon der en vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV
I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men en vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder for eksempel ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.
Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.
Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:
• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.
• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.
Kvittering for mottatt tjeneste som for eksempel installasjoner, utredninger og reparasjoner dokumenteres på følgende måte
• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.
På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.
Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.
5 RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA
NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.
Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.
Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfristen fra dato for mottak av korrekt faktura.
6 HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES
NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.
Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).
7 KONTAKTINFORMASJON
Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.
8 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR
KONTRAKTSADMINISTRASJON
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).
Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelse
1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE
Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (som gjelder både innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.
Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.
Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).
Endringskatalog:
Nr. | Dato for undertegning | Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan | Dato for ikraftsettelse |
2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN
Endring nr. XX til Avtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom
[NAV enhet] og [Leverandør],
signert [dato]
Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.
Beskrivelse av endringen:
Elektronisk signering benyttes for dette dokumentet [Dersom dokumentet ikke skal signeres elektronisk må følgende setning legges inn i stedet for setningen om elektronisk signering:
«Dette dokument undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part», samt at det i tabellen under legges til rader for dato og signering. Videre må dokumentet paraferes med initialer på hver side.]
For [NAV enhet] | For [Leverandør] |
Navn: | Navn: |
Bilag 7: Databehandleravtale
Se eget vedlegg merket Bilag 7, vedlegg 1 og vedlegg 2 i bilag 7 skal utarbeides av Kunde og Leverandør i fellesskap.