Contract
1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens navn | Telemark Innkjøpssamarbeid. Se konkurransegrunnlaget for deltakere. | |
Organisasjonsnummer | 920 297 293 |
Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av nettbutikk/punch out.
Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen. Fyll ut hvilke aksesspunkt som skal benyttes for å motta de forskjellige formater:
Aksesspunkt (Lenke til informasjon om aksesspunkt) ) | ||
Produktkatalog (kjøper) | ☒ | |
Ordre (selger) | ☒ | |
Ordrebekreftelse (kjøper) | ☒ | |
EHF Pakkseddel (kjøper) | ☐ | |
Fakturering (kjøper) | ☒ |
Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.
Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings- avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som
skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtalen inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.
Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for | Mobiltelefoner, IP-telefoner, satellitt-telefon og tilleggsutstyr, rammeavtale. Saksnr. 22/824. |
Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til 90 dager.
Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 1 måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.
Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte
forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:
• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)
Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.
Partene skal tilrettelegge sine tekniske løsninger, rutiner og organisasjon – inklusive nødvendige avtaleforhold med eventuell operatør av løsningsplattform - slik at elektronisk samhandling i henhold til beskrivelsene i denne samhandlingsavtalen kan skje så raskt som mulig.
Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje så raskt som mulig, og senest en måned etter kontraktsignering.
Alle tidligere samhandlingsavtalene opphører fra samme dato.
Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.
Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 15 dager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.
Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens adresse | Telemark Innkjøpssamarbeid, Xxxxxx 00, 0000 Xx | |
Hovedkontaktperson | Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx | |
E-post adresse |
For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.
Kjøper | Leverandør | |
Forpliktende underskrift | Telemark Innkjøpssamarbeid v/xxxxxxxxxxxxxxx Xxx Xxxxx | |
Dato for underskrift | Signeres elektronisk | Signeres elektronisk |
2. Meldingsutveksling
Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over PEPPOL definerte komponenter og transportinfrastruktur (xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxxxx).
Bruk av PEPPOL transportinfrastruktur forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.
2.1 Alternative transportkanaler
Følgende alternativ(e) transportkanal(er) er avtalt bruk for utveksling av elektroniske meldinger i
stedet for PEPPOL transportinfrastruktur.
F.eks.: ordremelding via e-post, punch-out via html (kataloginformasjon der kjøper aksesserer leverandørs nettside og velger/plukker produkter).
2.2 Alternative meldingsformater
Følgende alternative meldingsformat(er) er avtalt bruk for utveksling av elektronisk meldinger i
stedet for EHF.
F. eks.: punch-out (kataloginformasjon der kjøper aksesserer leverandørs nettside og velger / plukker produkter). F.eks. I format OCI eller cXML.
2.3 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger
Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:
Type | Kommentar / Referanse / Eksempel | |
Identifikasjon av kunde 1. | GLN/orgnr | |
Identifikasjon av kundeadresse 2. | GLN/adresse | |
Identifikasjon av varer og tjenester 3. | Artikkelnr | |
Ordre/bestillingsreferanse | Ja | |
Fakturareferanse | Bestillingsnummer | |
Rammeavtale 4. | Ja | |
Formater på vedlegg 5. |
1 F.eks. Organisasjonsnummer, kundenummer eller GLN
2 F.eks. post/gateadresse eller GLN
3 F.eks. GTIN, kundens artikkelnummer eller leverandørens artikkelnummer
4 F.eks. referanse til rammeavtale hvis relevant/eksisterende.
5 For de leverandører som ønsker å legge ved vedlegg, så skal vedlegget være i et av de anbefalte formatene definert av EHF.
3. Elektronisk produktkatalog
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller minst 4 ganger pr år.
Dersom katalogrespons benyttes skal denne være sendt av kjøper innen 72 timer etter at katalogen er mottatt.
3.1 Krav til kvalitet
Følgende krav stilles til kvalitet i den nettsiden som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper:
Vurderingsparameter | |
A | Produktnavn |
B | Produktbeskrivelse |
C | Bilder |
D | Kategorisering (UNSPSC) 2 |
E | Synonymer / nøkkelord |
F | Produktidentitet 3 |
G | Vedlegg |
1 Kravmatrise se avsnitt7.
2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til UNSPSC er obligatorisk i produktkataloger. Den vanligste versjonen bland offentlige virksomheter er 7.0401. Det er viktig at det avstemmes mellom kjøper og leverandør hvilken versjon som skal benyttes. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxx
3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.
4. Bestilling
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Dersom ordrebekreftelse benyttes skal denne være sendt av leverandør innen 72 timer etter at bestilling er mottatt.
4.1 Bruk av bekreftelse med endring
Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:
Type endring | Ja | Nei |
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren | ☐ | ☒ |
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje | ☐ | ☒ |
Reduksjon i kvantum som leveres | ☐ | ☒ |
Erstatningsprodukt | ☐ | ☒ |
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris) | ☐ | ☒ |
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdato (restordre) | ☒ | ☐ |
Xxxxx xxxxxxxxx (må spesifiseres): | ☐ | ☒ |
4.2 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring
Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:
Prinsipp | Ja | Nei |
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen dager etter mottak av bekreftelsen. | ☐ | ☒ |
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt. | ☐ | ☒ |
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen dager etter mottak av bekreftelsen. | ☐ | ☒ |
5. Forsendelse og varemottak
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (EHF Pakkseddel) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
6. Fakturering
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
5
7. Referanser
Format | Link |
EHF Faktura | xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxx-xx-xxxxxxxx- verktoy/folge-opp-leveranse-og-kontrakt/fakturaprosess-5 |
EHF Kreditnota | xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxx-xx-xxxxxxxx- verktoy/folge-opp-leveranse-og-kontrakt/fakturaprosess-5 |
PEPPOL infrastruktur | xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx- handel/aksesspunkt-transportformidlar-i-infrastruktur |
Validator EHF formater |