Open Data-policy ved HVL
Open Data-policy ved HVL
Rektorvedtak 30.03.2022 (arkref 20/07537-4)
Retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ved HVL
1. Omfang og definisjoner
HVLs retningslinjer for forvaltning av forskningsdata gjelder for all forskning utført av HVLs ansatte, samt i andre tilfeller dersom forskningen er helt eller delvis finansiert av HVL og dette er avtalt.
Med forskningsdata menes alle registreringer, nedtegnelser og rapporteringer som genereres eller brukes underveis i forskning og som anses for å være vitenskapelig interessante/ha vitenskapelig potensiale. Formen på disse kan variere, for eksempel tall, tekst, kildekode, bilde, film eller lyd.
Med forskningsprosjekt menes et forskningsarbeid som utføres med vitenskapelig metodologi og med siktemål å frambringe ny kunnskap på et fagområde. Et forskningsprosjekt har ofte en avgrenset tids- og ressursramme, har en prosjektleder og et sett avgrensede deltakere. Forskningsprosjekter kan bestå av flere underprosjekter og ha ulike finansieringskilder.
I disse retningslinjene viser arkivering til tilgjengeliggjøring i åpent arkiv, mens lagring av forskningsdata innebærer begrenset tilgang til forskningsdata for andre enn prosjektets deltakere.
2. Mål
Alle forskningsdata skal gjøres åpent tilgjengelige. Målsettingen er basert på Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata og HVLs strategi.
Unntak fra målet om åpen deling vil være når andre hensyn krever begrensning av tilgangen, slik som juridiske, forskningsetiske, kommersielle eller andre begrensninger. I slike tilfeller skal det redegjøres for dette i det enkelt forskningsprosjektets databehandlingsplan.
3. Eierskap til data
HVL har som hovedregel eierskap til alle forskningsdata generert av ansatte i stilling ved HVL. Dette gjelder også ansatte ph.d.-studenter og midlertidig ansatte forskere.
I tilfeller hvor forskningsdata genereres som del av forskningsprosjekter som er delvis eller fullt eksternt finansiert, skal eierskap og rettigheter til bruk av data og forskningsresultater avtalefestes. Rettigheter til bruk og/eller publisering av forskningsdata skal ikke overdras til kommersielle aktører uten at HVL beholder rettighetene til å gjøre dataene åpent tilgjengelige for gjenbruk. HVL skal som hovedregel ha tilgang til bruk av alle forskningsdata generert ved institusjonen.
4. Forskerens ansvar
1
For forskning ved HVL som ikke er organisert som prosjekt, er den ansatte som utfører forskningen ansvarlig for forskningsdata i sitt eget arbeid. For forskningsprosjekter, er prosjektleder ansvarlig for prosjektets forskningsdata om ikke annet er bestemt og avtalefestet. Prosjektleder har det overordnede ansvaret for å ivareta sikker håndtering av forskningsdata i tilknytning til et forskningsprosjekt. Dersom prosjektleder forlater HVL i løpet av prosjektperioden eller etter at
1 Retningslinjer for vern og behandling av personopplysninger i forskningsprosjekter, inkludert oversikt over ansvar og roller, finnes her: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/
prosjektet er avsluttet, må ansvaret for å ivareta prosjektets forskningsdata avklares. Xxxxxx ansvaret ikke overdras til en ansatt i stilling på samme nivå eller ikke lar seg avklare, flyttes ansvaret til instituttleder/dekan/rektor. Eierskap og ansvar for forskningsdata knyttet til et prosjekt kan også overføres til en annen institusjon. Dette må i så tilfelle avtalefestes mellom institusjonene, og dataene bør ha en merking som viser hvilken institusjon de er overført fra og hvor forskningen er utført. I det videre omtales prosjektleders ansvar under forskerens ansvar.
Forskeren skal utforme en datahåndteringsplan (Data Management Plan) i en tidlig fase av prosjektet og helst innen tre måneder etter oppstart. Databehandlingsplanen revideres ved behov i løpet av prosjektperioden. Planen skal si noe om hvordan data som er vurdert til å ha verdi på lang sikt, skal forvaltes. Forskeren må ha et bevisst forhold til hvordan forskningsdata som er vurdert til ikke å ha langsiktig verdi, skal forvaltes, eventuelt destrueres etter en viss tid.
Forskeren skal sørge for at forskningsdata lagres og arkiveres på en sikker måte i henhold til enhver tid gjeldende retningslinjer, enten ved egen institusjon eller i andre egnede og pålitelige arkiver, som sikrer HVL fortsatt tilgang til bruk av dataene. Kravet gjelder for forskningsdata der det eksisterer systemer for sikker lagring og arkivering som er godkjent av HVL.
Forskeren skal gjøre forskningsdata åpent tilgjengelig for videre bruk for alle relevante brukere, dersom det ikke er juridiske, etiske, sikkerhetsmessige eller kommersielle grunner til ikke å gjøre det.
Forskningsdata skal gjøres tilgjengelig på et så tidlig tidspunkt som mulig. For data som ligger til grunn for vitenskapelige publikasjoner betyr dette ikke senere enn publiseringstidspunktet. For andre data som kan være av interesse for annen forskning, vil tidspunktet normalt være ved prosjektslutt, og ikke senere enn tre år etter endt prosjekt.
Forskningsdata skal utstyres med standardiserte metadata som gjør andre forskere i stand til å søke etter og ta i bruk dataene. Metadata skal følge internasjonale standarder der dette finnes og gi en beskrivelse av datainnholdet for fremtidig bruk. Forskningsdata som ikke kan gjøres åpent tilgjengelig skal også utstyres med tilsvarende metadata som kan inngå i systemer for gjenfinning og i oversikter.
Forskningsdata skal utstyres med lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon. Lisensene bør være internasjonalt anerkjente og legge så få begrensninger som mulig på tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av dataene. Forskeren må sikre at lisenser og gjeldende vilkår ved bruk eller deling av tredjeparts data blir overholdt.
5. HVLs ansvar
HVL skal tilby veiledning og støtte til utvikling av databehandlingsplaner.
HVL skal tilby en sikker basistjeneste for behandling, lagring og arkivering av forskningsdata enten sentralt ved egen institusjon, eller i andre egnede kvalitetssikre infrastrukturer for lagring og/eller arkivering av data.
HVL skal gi forskere opplæring og støtte til å benytte tjenesten.
HVL skal tilby arkiv- og publiseringsløsningen HVL Open Research Data, som gjør forskningsdata åpent tilgjengelig for videre bruk, så fremt det ikke er juridiske, etiske, sikkerhetsmessige eller kommersielle grunner til å holde dataene lukket.
HVL skal tilby opplæring og støtte til forskere slik at de kan arkivere og åpent publisere sine data i HVL Open Research Data eller i annet pålitelig eksternt arkiv, og veilede forskerne i å utstyre data
med standardiserte metadata.
HVL skal legge til rette for at forskningsdata gjøres tilgjengelig for bruk så tidlig som mulig og til lavest mulig kostnad.
HVL skal tilby veiledning og støtte for å fastsette lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av forskningsdata.
HVL skal tilby veiledning og støtte til forskere ved avtaler og kontrakter med eksterne institusjoner. All opplæring, støtte og veiledning HVL tilbyr for forvaltning av forskningsdata skal etterstrebe beste praksis.
HVL har ansvar for å vurdere deling av og tilgang til forskningsdata som er resultat av HVLs forskning.