Redegjørelsesplikten etter åpenhetsloven
Redegjørelse i henhold til åpenhetsloven - Regnskapsåret 2023
Redegjørelsesplikten etter åpenhetsloven
Begge forsikringsforetakene i finanskonsernet Oslo Pensjonsforsikring (OPF); Oslo Pensjonsforsikring AS og Oslo Forsikring AS, er på selvstendig grunnlag omfattet av pliktene som følger av åpenhetsloven. I dette dokumentet redegjøres det for foretakene samlet som konsern.
Redegjørelsen gjelder for regnskapsåret 2023, altså fra 1. januar 2023 til og med 31. desember 2023. Fristen for å offentliggjøre dokumentet er 30. juni 2024, og endringer i risikobildet som er oppstått i den mellomliggende perioden blir kommentert.
Åpenhetsloven stiller følgende minstekrav til redegjørelsen som skal gjøres tilgjengelig fra foretakets hjemmesider:
a. en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
b. opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger
c. opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.
I det følgende redegjøres det for de ulike punktene som er nevnt i regelverket.
Generell beskrivelse av virksomheten, organisering, retningslinjer og rutiner
Generell beskrivelse av virksomheten
Finanskonsernet OPF består av livsforsikringsforetaket Oslo Pensjonsforsikring og skadeforsikringsforetaket Oslo Forsikring. OPF er heleid av Oslo kommune. OPF eier også eiendomsselskaper strukturert som AS, der hvert enkelt selskap eier en eiendom. Forsikringsforetakene i OPF-konsernet er samlokalisert sentralt i Oslo.
Begge forsikringsforetakene er egenforsikringsselskaper som har begrensede konsesjoner. Oslo Pensjonsforsikring leverer pensjonsforsikring (kommunal tjenestepensjon) til Oslo kommune og kommunalt eide foretak. I tillegg leverer foretaket offentlig tjenestepensjon til enkelte helseforetak i Helse Sør-Øst (HSØ), som tidligere var underlagt Oslo kommune. Tjenestepensjonsordningen OPF forvalter for HSØ har vært lukket fra 2002. Det vil si at det ikke kommer nye medlemmer inn i ordningen etter at den ble lukket. Også AS-ene som er eiet av kommunen og er kunder i OPF, er lukkede ordninger.
Oslo Forsikring leverer bygningsforsikring, ansvarsforsikring og personskadeforsikring (gruppeliv-, ulykke og yrkesskadeforsikring) til Oslo kommune og kommunalt eide foretak.
Finanskonsernet forvalter selskapenes og kundenes midler gjennom ulike investeringer. En av investeringene i porteføljen er boliglån som tilbys fra OPF til privatpersoner gjennom merkevaren Kassa.
OPF er et finanskonsern som er underlagt et omfattende sektorregelverk gjennom finansforetaksloven, aksjeloven, forsikringsvirksomhetsloven, forsikringsavtaleloven og en rekke andre lovverk.
Enkeltforetakenes styrer har i tillegg gitt en rekke føringer for hvordan foretakene skal innrette seg gjennom styrevedtatte retningslinjer, instrukser og krav til administrative rutiner.
Forankring i virksomhetens retningslinjer og rutiner
OPF har etablert flere retningslinjer og rutiner som skal sikre trygge og gode arbeidsforhold for egne ansatte og som dessuten skal bidra til at OPF påvirker arbeidsforhold i positiv retning hos virksomheter OPF handler eller samarbeider med:
• Føringer fra eier gjennom Oslo kommunes eierskapsmelding
• OPFs virksomhetsstrategi og Overordnet retningslinje for virksomhetsstyring
• Etiske retningslinjer
• Rutine for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid OPF
• Likestillings- og inkluderingsarbeid i OPF
• Oslomodellen er innført som en førende faktor i forvaltningen av OPFs eiendomsportefølje og som rammeavtale i skadeoppgjør for bygningsforsikringen hos Oslo Forsikring
• Retningslinjer og rutiner for utkontraktering
• Rutiner for innkjøp
• Rutine for hendelsesregistrering
• Varslingsrutiner
• Retningslinjer og rutiner for klagebehandling
Særlig om varslingsmekanismer og klagemuligheter
Ansatte og eksterne har mulighet til å varsle om uetisk eller ulovlig virksomhet i OPF. Det er etablert et varslingssystem og rutiner for oppfølging av varsler, som skal sikre varslere mot gjengjeldelse, samtidig som alle varsler skal få en forsvarlig behandling.
Videre er det etablert styrevedtatte retningslinjer og rutiner som sikrer at alle som påvirkes av beslutninger som fattes i OPF, får mulighet til å klage på avgjørelsen og skal få sin klage vurdert innen rimelig tid. Klager skal alltid behandles av noen som ikke har vært del i den påklagede beslutningen, og det er åpnet for å bringe sakene videre til eksterne klageorgan eller i det sivile rettsapparatet.
Prosess, vurderinger og etablerte tiltak for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Prosess for å avdekke faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
I prosessen med å avdekke faktisk og potensiell negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, har foretakene gjort en kartlegging av potensiale for slik påvirkning ved systematisk å gjennomgå eier, kunder, sluttbrukere, produkter og tjenester, kapitalforvaltning, bruk av underleverandører og kjøp av varer og tjenester. Det er også innhentet dokumentasjon som er utarbeidet av tjenesteleverandører og leverandører av varer som er vurdert å kunne ha en risiko for negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Konsernet forbereder seg for ny bærekraftsrapportering gjennom EUs Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). I dette arbeidet gjennomgås blant annet hele verdikjeden for å avdekke mulig risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos egne ansatte og arbeidere i verdikjeden. I verdikjeden inkluderes innkjøp og utkontraktering av varer og tjenester, investeringer og aktivitet knyttet til selskapets eiendomsportefølje og øvrige investeringer i kapitalforvaltningen, samt utkontraktering og innkjøp i forbindelse med skadeoppgjør.
Arbeidet gjennomføres av en bredt sammensatt gruppe sentrale ansatte som representerer flere funksjonsområder i konsernet. Det blir etablert nye rutiner og prosesser for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger som til dels er overlappende med aktsomhetsvurderinger som gjennomføres i henhold til åpenhetsloven. Resultatet av de vurderinger som er gjort for menneskerettigheter og ansvarlig arbeidsliv i forberedelsene til CSRD, er også lagt til grunn for denne redegjørelsen.
Redegjørelse for avdekkede risikoer
Aktsomhetsvurderingene som er gjennomført viser at det er lav risiko for direkte negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet. Det gjelder påvirkning av egne ansatte og påvirkning gjennom forsikringsproduktene og pensjonsordningene som utgjør virksomhetens kjernevirksomhet. Selskapenes eier og kunder, anses heller ikke for å utgjøre noen vesentlig risiko for slik påvirkning.
Størst risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er vurdert å være gjennom vår investeringsvirksomhet, og særlig knyttet til forvaltning av den store eiendomsporteføljen vi har. Videre er det vurdert at vi potensielt kan bidra indirekte til negativ påvirkning gjennom virksomhetens utkontraktering og gjennom innkjøp av varer og tjenester. Disse risikoene var også de som var vurdert som vesentlige i redegjørelsen fra 2022.
Vesentlig iboende risiko for faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som har blitt vurdert i 2023:
Risiko | Beskrivelse | Tiltak |
Innkjøp/utkontraktering av tjenester i forbindelse med forvaltning av eiendommer i OPF sin investeringsportefølje, samt i forbindelse med utvikling og oppføring av nybygg. | Selskapet inngår avtaler om innkjøp (entreprenører og materiell) til eiendomsselskapet for drift, utvikling og oppføring av eiendommer. Det er likevel en iboende risiko i bransjen for at arbeidsforholdene hos leverandører ikke oppfyller alle krav til arbeidsmiljø, lønn med mer, og at vi når vi ser på hele leverandørkjeden kan ha en risiko for at det er brudd på anstendige arbeidsforhold, og eventuelt også på grunnleggende menneskerettigheter. | • Oslomodellen brukes ved avtaleinngåelse • Retningslinjer og rutiner for innkjøp og utkontraktering • Ved større leveranser gjennomføres revisjoner for å kvalitetssikre at leveranser er i tråd med retningslinjene • Rutiner for løpende oppfølging av de største prosjektene |
Direkte investering/kjøp av eierandeler i selskaper gjennom kapitalforvaltningsvirksomheten | Ved beslutning om investering i enkeltaksjer, gjennomføres grundige vurderinger av tilgjengelig og relevant | • Styrevedtatt investeringsstrategi og plasseringsretningslinjer |
informasjon for å unngå å investere i selskaper som bidrar negativt til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er vurdert at det ikke kan utelukkes at OPF gjennom investeringer kan bidra negativt, men risikoen vurderes likevel som lav. Vesentlighetsprinsippet legges til grunn. | • Eksklusjonsliste (Etikkrådet og Norges Bank) • Risikovurderinger som inngår i investeringsprosessen | |
Endringer i forutsetninger for eksisterende investeringsobjekter | På grunn av uforutsette hendelser, kan forutsetningene som ble lagt til grunn ved beslutning om investering, endres. Dette innebærer en risiko for investeringer i selskaper som bidrar negativt til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. | • Investeringsstrategien som tilsier at vi skal selge oss ut eller sette inn tiltak dersom det avdekkes brudd på våre retningslinjer • Eksklusjonsliste (Etikkrådet og Norges Bank) • Risikovurderinger som inngår i investeringsprosessen og løpende oppfølging mot tilgjengelig markedsinformasjon |
Investeringer gjennom eksterne kapitalforvaltere | Ved beslutning om investering i eksterne fond, foreligger det utvalgskriterier for å unngå investeringer i selskaper som bidrar negativt til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er vurdert at det ikke kan utelukkes at OPF gjennom investeringer kan bidra negativt, men risikoen vurderes likevel som lav. | • Investeringsstrategien og plasseringsretningslinjer • Eksklusjonsliste (Etikkrådet og Norges Bank) • Utvalgskriterier eksterne forvaltere, herunder kompetanse og organisasjon til å ivareta ansvarlig forvaltning, også i henhold til OPFs vedtatte strategi • Prosess for løpende vurdering av eksterne forvaltere og forvaltningsmandat |
Innkjøp/utkontraktering av tjenester (rengjøring, drift av lokalene, tilgang på tekniske plattformer (SaaS, PaaS osv.) | OPF utkontrakterer en del tjenester til eksterne tjenesteleverandører. Foretaket har også underleverandører som ikke regnes som utkontraktering (innkjøp). Som en del av rutinene skal det før avtale om utkontraktering eller innkjøp inngås, gjøres en rekke vurderinger av tjenesteleverandøren. | OPF har rutiner og sjekklister ved avtaleinngåelse for både utkontraktering og innkjøp Behov for nye tiltak: • Rutiner for revisjon og rapportering av oppfølging, |
Tjenestene kjøpes innfor å ivareta drift av pensjons- og forsikringsvirksomheten, samt drift av kontorlokalene. Det er iboende risiko for at det kjøpes varer og tjenester som bidrar til brudd på menneskerettigheter eller uanstendige arbeidsforhold. Vesentlighetsprinsippet legges til grunn. | inkludert hva slags data vi skal innhente og hvordan resultatene skal brukes • Utarbeide «suppliers standard of conduct» i tråd med våre forventninger, samt generelle «terms and conditions» som skal brukes på tvers i selskapet for alle innkjøp. (Be om innsikt, være i tråd med Oslomodellen osv.) | |
Innkjøp av varer (teknisk utstyr, kaffe, frukt, osv) | Selskapet kjøper inn varer til ordinær kontordrift. Det er iboende risiko for at det kjøpes varer som bidrar til brudd på menneskerettigheter eller uanstendige arbeidsforhold. Ved innkjøp av teknisk utstyr har OPF lagt til grunn at teknisk utstyr kan inneholde komponenter som kommer fra land med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. OPF vil så langt det er mulig bruke sin påvirkningskraft gjennom krav og forventninger til leverandører og ved egne innkjøp, til å bidra aktivt for at menneskerettigheter og arbeidsforhold ivaretas gjennom hele leverandørkjeden. Der det finnes alternative leverandører som kan dokumentere anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter, skal disse som hovedregel velges framfor leverandører eller underleverandører som ikke kan dokumentere slike kvaliteter. Avvik skal begrunnes skriftlig i avtaledokumentasjonen. Vesentlighetsprinsippet legges til grunn. | OPF har rutiner og sjekklister ved avtaleinngåelse for både utkontraktering og innkjøp Behov for nye tiltak: Samme som for punktet over |
Egne ansatte | Selskapet har 132 fast ansatte som jobber i felles, moderne lokaler i Oslo Sentrum. | Organisasjonsfrihet Tariffavtale |
Risikoen for uanstendige arbeidsforhold eller brudd på menneskerettigheter anses å være svært lav. Vesentlighetsprinsippet legges til grunn i vurderingene | Interne regler, rutiner og retningslinjer Arbeidsmiljøtiltak |
Redegjørelse for faktisk inntrufne risikoer i rapporteringsperioden og hvordan virksomheten har håndtert disse
Investeringsaktiviteter i tilknytning til okkuperte områder
Det har vært stort fokus på Israel og de okkuperte områdene over de siste år. Med utgangspunkt i en oversikt fra FN (UN Watch) over selskaper involvert i det som beskrives som «visse aktiviteter på okkupert palestinsk territorium», gjennomførte foretaket en gjennomlysning av OPFs beholdninger mot denne oversikten. Dette er selskaper som ikke er sanksjonert og derfor ikke tilgjengelig for maskinell screening gjennom LSEG, systemet vi benytter for kontroll av beholdninger mot ulike globale sanksjonslister.
At selskapene er listet opp er, slik FN beskriver det, ikke resultatet av en rettslig eller en kvasirettslig prosess, og heller ikke noen juridisk vurdering av aktivitetene på okkupert palestinsk territorium eller av selskapenes involvering i aktivitetene. Det initierte imidlertid et behov for å gjennomføre en gjennomlysning av alle beholdninger, internt og i eksternt forvaltede, likvide porteføljer for å kontrollere at våre selskap ikke er involvert i aktiviteter som potensielt bryter med grunnleggende menneskerettigheter.
Foretakets største enkelteksponering i den internt forvaltede aksjeporteføljen, er i det franske børsnoterte selskapet Alstom S.A. Dette er et selskap vi vurderer har en svært viktig rolle som produsent av tog, et viktig framkomstmiddel i en lavutslipps transportsektor. Vi gjennomførte en grundig gjennomgang av selskapets aktiviteter gjennom ulike kilder, der vi fant at selskapet historisk har hatt aktiviteter i området, men at selskapet i 2019 trakk seg fra anbudsrunde knyttet til utvidelse av toglinjene i Israel fordi prosjektet ville inkludere de okkuperte områdene på Vestbredden og Jerusalem. Selskapet har i en egen e-post til OPF bekreftet at de ikke lenger har leveranse eller er involvert i prosjekter eller drift av ulike transportaktiviteter i de okkuperte områdene. Selskapet har imidlertid inngått kontrakt med Israel om leveranse av Tel Avivs «Green light rail system». Israel som land er ikke inkludert på eksklusjonslisten for Statens pensjonsfond utland.
Eksponering mot øvrige selskap som er på FNs oversikt, er gjennom eksterne fondsmandat. Disse er knyttet til store globale børsnoterte selskapene innenfor reise og hotell, og utgjør en meget begrenset andel av forvaltningskapitalen. (Samlet under 0,05 prosent). Eksponeringen er for øvrig også ivaretatt gjennom ekstern forvalters egen plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold.
Investeringsaktiviteter knyttet til Ivaretakelse av urfolkets rettigheter
OPF har inngått avtale om å finansiere Nord-Norges største samferdselsprosjekt gjennom utbygging av Hålogalandsvegen i et offentlig privat samarbeid. Veibygging er et stort inngrep i naturen, så det har vært stort fokus fra oppdragsgiver (den norske stat) på å sikre vern om artsmangfoldet og redusere klima- og miljøavtrykket i veiutbyggingen. I tillegg er deler av utbyggingen innenfor reindriftseiernes beiteområder. Det har vært Statens vegvesen som har inngått avtale med de berørte parter for kompensasjon og avbøtende tiltak. For prosjektfinansiering benytter vi finansindustriens standard for å identifisere, vurdere og følge opp natur-, miljø- og sosial risiko gjennom «The Equator Principles».
Midlertidig manglende adgang til å varsle anonymt
I løpet av 2023 mistet OPF adgangen til å varsle anonymt gjennom selskapets internrevisjonsfunksjon. Det ble satt i gang tiltak for å legge til rette for anonym varsling fra selskapets hjemmesider, men denne adgangen er fortsatt ikke på plass. Det jobbes med å få løsningen på plass før sommeren 2024. Det er fortsatt mulig å varsle uten å være anonym.
Risikoen for at mangelen har medført at foretakene har gått glipp av varsler er vurdert å være lav, siden det ikke er mottatt varsler de senere årene, hverken anonyme eller åpne.
Redegjørelse for resultat av tiltakene som ble iverksatt i 2022
Innarbeidet rutiner knyttet til oppfølging av Oslo-modellen
Det ble etter aktsomhetsvurderingene fra 2022 gjennomført rutiner som medførte ekstern revisjon av vår største forvalter innen eiendomsvirksomheten, Malling. Hovedtemaene var internkontroll (brann og elektro), databehandleravtaler, innkjøpsrutiner med hensyn til helse og miljøfarlige stoffer samt status på oppfølgingspunkter av revisjonene fra 2021. Det ble ikke funnet avvik, men det ble gjort et par observasjoner som viste forbedringspotensialer. Et viktig tema i alle revisjonene er oppfølging av Oslo- modellen med fokus på mulig negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det ble innført rutiner som skal sikre at avtaler som inngås med samarbeidsparter og tjenesteleverandører ivaretar anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter. Oppfølging av kontrakt innebærer blant annet innhenting av virksomhetenes åpenhetserklæring eller lignende bekreftelser. Oppfølgingen av denne rutinen er imidlertid gjennomgående ikke dokumentert. Tiltak som vil bli iverksatt i løpet av 2024, er å sikre tydelige rutiner for systematisk oppfølging av verdikjeden og et rammeverk for sanksjonering ved avvik eller mangler fra leverandør.