Saksframlegg
Saksframlegg
Saksgang:
Styre | Møtedato |
Styret Helse Sør-Øst RHF | 21. juni 2023 |
Sak 071-2023
Oslo universitetssykehus HF – fullmakt til inngåelse av leieavtale for modulbygg til rokade ved riving av C1 på Rikshospitalet
Forslag til vedtak:
1. Styret gir Oslo universitetssykehus HF fullmakt til å inngå en operasjonell leiekontrakt for modulbygg til rokade ved Rikshospitalet avsnitt C innenfor en kontraktsverdi på inntil 171 millioner kroner inkl. mva. Fullmakten gis under forutsetning av at betingelsene om pris, varighet og omfang i den endelige leieavtalen ikke avviker vesentlig fra opplysningene som fremgår av saken, og inkluderer fullmakt til å utøve opsjon på forlengelse.
2. Styret ber Oslo universitetssykehus HF i samarbeid med prosjektorganisasjonen i Helse Sør-Øst raskt om å komme tilbake med forslag til revidert styringsramme for rokadeprosjektet hvor aktuelle tilhørende leieforhold inngår.
Hamar, 14. juni 2023
Xxxxx Xxxxxxxx administrerende direktør
1 Hva saken gjelder
I denne saken behandles søknad fra Oslo universitetssykehus HF om fullmakt til å inngå leieavtale for modulbygg til midlertidige arealer i forbindelse med rokadeprosjekt på Rikshospitalet, jf. Oslo universitetssykehus HFs styresak 42/2023 Leie av modulbygg til rokade ved riving av C1 på Rikshospitalet.
Da avtalens verdi er over 100 millioner kroner, skal saken behandles av styret etter gjeldende fullmakter for leieavtaler, jamfør sak 067-2021 Revisjon av finansstrategi for Helse Sør-Øst. Avtalen klassifiseres regnskapsmessig som en operasjonell leieavtale.
2 Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer
Styret i Oslo universitetssykehus HF behandlet sak 42/2023 den 27. april 2023 med følgende flertallsvedtak:
1. Xxxxxx slutter seg til at det inngås leieavtale for modulbygg på tak på Rikshospitalet avsnitt C som omtalt i denne sak og ber administrerende direktør oversende saken til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling.
2. Xxxxxx gir administrerende direktør fullmakt til å signere leiekontrakten etter at godkjenning foreligger fra Helse Sør-Øst RHF.
2.1. Bakgrunn
Etablering av Nye Rikshospitalet medfører at deler av eksisterende bygningsmasse må rives for å gi plass til nye bygg og tilrettelegge for god pasientflyt i sykehuset. Oslo universitetssykehus HF har i forprosjektrapport rokade ved rivning av C1 på Rikshospitalet etablert en plan for hvilke funksjoner som skal flyttes, og hvordan rokadene skal gjennomføres. Forprosjektrapporten ble 16. desember 2022 godkjent i styresak 147-2022 Oslo universitetssykehus HF – forprosjektrapport rokade ved rivning av C1 på Rikshospitalet.
Løsningskonseptet slik det forelå høsten 2022, medførte tilgang til adkomsttorget ett år etter godkjent forprosjekt for Nye Rikshospitalet og tilgang til bygningsavsnitt C1 etter tre år. I forkant av forprosjektets ferdigstillelse ble prosjekt Rokade ved rivning av C1 på Rikshospitalet bedt om å redegjøre for hvilke tiltak, med tilhørende kostnader, som kan gjennomføres for å tilfredsstille forutsetningene i forprosjektet for Nye Aker og Nye Rikshospitalet om at bygningsavsnitt C1 skal være tømt to år etter godkjent forprosjekt.
Mulige tiltak ble beskrevet i sak 147-2022 basert på vedlegg Forprosjektrapport komplettering til Oslo universitetssykehus HF – forprosjektrapport rokade ved rivning av C1 på Rikshospitalet, og har i etterkant blitt bearbeidet ytterligere. Løsningen innebærer blant annet at dialyse og nyrelaboratorium flyttes inn i eksisterende kontorlokaler i bygningsavsnitt B2, og ikke i påbygg D5 som opprinnelig planlagt. Påbygget skulle også dekke behov for kontorer. De fortrengte kontorarealene i B2 og de planlagte kontorarealene i D5 vil bli etablert i modulbygg på taket av Rikshospitalet avsnitt C, som en midlertidig løsning frem til ferdigstillelse av Nye Rikshospitalet i 2031.
Oslo universitetssykehus HF har mottatt to tilbud på konkurranseutlysningen av modulbygg og har innstilt på leverandør. Oslo universitetssykehus HF ønsker nå å inngå leiekontrakt for en periode på ni år, med opsjoner for ytterligere sju års leie. Opsjonsperioden kan dekke eventuelle midlertidige behov som kan oppstå som følge av videreutviklingen av Oslo universitetssykehus HF, etappe 2.
Det har siden våren 2021 vært forutsatt fra Oslo universitetssykehus HF sin side å løse deler av arealbehovet i rokadene ved bruk av leieløsninger, finansiert av driften i Oslo universitetssykehus HF. Denne foreliggende søknaden for moduler på taket av avsnitt C er den første av tre aktuelle leieforhold, hvor de to andre består av moduler på bakkenivå C7, og modul på taket av E. De to siste modulene var del av løsningskonsept i forprosjektrapport. Arealene på disse to siste modulene ble i forprosjekt estimert til henholdsvis 2 500 kvadratmeter og 800 kvadratmeter.
2.2. Vurdering av alternativer
Oslo universitetssykehus HF opplyser at etablering av modulbygg på taket av avsnitt C er en forutsetning for å gjennomføre rokadeprosjektet innen planlagt tid, slik at bygningsavsnitt C1 er tømt to år etter gjennomføringsvedtaket. Løsningen medfører at bygningsavsnitt C1 kan tømmes innen fristen, og er nødvendig for å innfri forutsetningen om tilgang til å rive bygg C1 to år etter beslutning om gjennomføring. Tiltaket medfører økt bruk av midlertidige løsninger, og innebærer økonomisk sett et skifte fra investering til leiekostnader.
På grunn av medgått tid til planleggingen av og konkurranse vedrørende modulbygg, er fremdriftsplanen for riving av C1 tre måneder bak skjema. Det er risiko for at dette kan påvirke oppstart av M- og N-bygget på Rikshospitalet. Nye Rikshospitalet, J-bygget, er imidlertid ikke påvirket, da det omhandler forutgående etablering av midlertidig inngangsparti slik at dagens inngang via adkomsttorget kan lukkes.
Modulbyggene har en levetid på 30 år. Siden modulbyggene er tenkt som erstatningslokaler fram til ferdigstillelse av Nye Rikshospitalet i 2031, vurderer Oslo universitetssykehus HF det mer hensiktsmessig å leie modulbyggene enn å kjøpe modulbyggene.
Areal i modulbygg på taket av avsnitt C utgjør om lag 2 500 kvadratmeter. Arealet er om lag 500 kvadratmeter større enn fortrengte kontorarealer i bygg B2 og planlagte kontorarealer i påbygg til D5. Økningen skal dekke øvrige kontorarealer som fortrenges som følge av løsning i forprosjektrapport komplettering. Det er til vurdering om modulbygg på taket av E kan reduseres eller unngås helt, men det arbeidet er ikke avsluttet.
2.3. Økonomi
Kontrakten har en årlig leiekostnad på 11 millioner kroner inklusive mva. og eksklusive kostnader til installasjon i første år av kontrakten. Verdien av leieavtalen beregnes slik det fremgår av finansstrategien i Helse Sør-Øst, og inkludert installasjonskostnader innbakt i leien, beregnes den til 171 millioner kroner inklusive opsjonsperioden (juni 2023-kroner). Verdien av de ni faste årene i leieavtalen beregnes til 115 millioner kroner. Klassifisering av avtalen som operasjonell leieavtale er bekreftet av Oslo universitetssykehus HFs revisor.
Investeringer i rokadeprosjektet ved Nye Rikshospitalet estimeres å bli redusert med om lag 100 millioner kroner som følge av den isolerte effekten av å leie modulbygg på tak avsnitt C, slik kostnadsanslaget var estimert i forprosjektet. Målt i juni 2022-kroner, som er sammenlignbart med styringsrammen for rokade, er kontraktsverdien for leie av modulbygg på tak avsnitt C om lag 160 millioner kroner inkludert opsjoner. Løsningen innebærer isolert dermed en kostnadsøkning inkludert driftseffekter på om lag 60 millioner kroner (juni-2022 kroner) i forhold til styringsramme.
Prosjekt Rokade ved rivning av C1 på Rikshospitalet har i dialog med Oslo universitetssykehus HF, i etterkant av forprosjektrapport komplettering, vurdert det som hensiktsmessig at ansvaret for og kostnader til forberedelser og fundamentering av modulbyggene inngår som del av rokadeprosjektet ved Nye Rikshospitalet i stedet for å dekkes av utleier gjennom leiepris. Dette er tilsvarende forutsetning som for de opprinnelige modulbyggene på C7 og E. Endringen medfører om lag 50 millioner kroner høyere investeringer enn lagt til grunn i vedtatt styringsramme for rokadeprosjektet.
Krav om gjennomføring innen to år har i tillegg til modulbygg på tak av avsnitt C utløst andre nødvendige tiltak, sammenlignet med løsningen som lå til grunn for fastsettelse av styringsrammen for rokadeprosjektet. Forprosjektrapport komplettering viser et grovanslag på 5-25 millioner kroner samlet for øvrige tiltak. Prosjektet er komplisert med mange avhengigheter, og det er fortsatt usikkerheter i prognoser. Det jobbes med kostnads- reduserende løsninger, og rokadeprosjektet venter tilbud på tre entrepriser innen utgangen av september. Dette vil redusere usikkerheten i kostnadsestimater. Eventuelle behov for endring i styringsramme for rokadeprosjektet vil legges frem for styret ved Oslo universitetssykehus HF og deretter i Helse Sør-Øst RHF. Det er viktig at prosjekt- organisasjonen og Oslo universitetssykehus HF arbeider frem rimelige og nøkterne løsninger videre i prosjektet.
3 Administrerende direktørs anbefaling
Tidsplanen for rokaden ved Nye Rikshospitalet er stram, og gjennomføring i rett tid er den høyest prioriterte suksessfaktoren for prosjektet. Som følge av at modulbygg på taket av avsnitt C er en forutsetning for å gjennomføre rokadeprosjektet innen planlagt tid, anbefaler administrerende direktør at Oslo universitetssykehus HF gis fullmakt til å inngå avtale om leie av modulbygg til plassering på tak. Det forutsettes at endelig leieavtale ikke avviker vesentlig fra grunnlaget for vurderingene i denne saken. Det midlertidige behovet for lokalene underbygger valg av leie av modulbyggene fremfor eie.
Leie av modulbygg på tak av avsnitt C medfører økte leiekostnader og redusert investeringsbehov i forhold til løsningskonseptet beskrevet i forprosjektrapport for rokadeprosjektet ved Nye Rikshospitalet. Styringsrammen for rokadeprosjektet ble satt med utgangspunkt i investeringsbehovet, og isolert sett medfører denne saken behov for å nedjustere prosjektets styringsramme. Prosjektet har per nå en prognose over styringsrammen, under forutsetning av at rammen korrigeres som følge av endringen fra eie til leie av modulbygg C, men den økonomiske situasjonen er usikker siden kontrahering pågår. Administrerende direktør vil påse at det arbeides videre med sikte på å redusere
samlede kostnader i prosjektet, herunder også leiekostnader. Det anbefales at Oslo universitetssykehus HF i samarbeid med prosjektorganisasjonen til Helse Sør-Øst bes om raskt å komme tilbake med forslag til revidert styringsramme for rokadeprosjektet hvor aktuelle tilhørende leieforhold inngår.
Trykte vedlegg:
• Oslo universitetssykehus HF Styresak 42/2023 Leie av modulbygg til rokade ved riving av C1 på Rikshospitalet
• Oslo universitetssykehus HF Protokoll fra styremøte 27. april 2023
Utrykte vedlegg:
• Ingen