KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
VED ANSKAFFELSE AV:
RAMMEAVTALE FOR REVISORSTJENESTER
Innhold
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 3
1.3. Oppdraget/spesifikasjon 3
1.4. Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger 4
2. Gjennomføring av konkurransen 4
2.3. Henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen 5
3.1. Tilbudsfrist og levering av tilbud 6
3.3. Eventuell bruk av underleverandør(er) 6
5. Avslutning av konkurransen 9
5.1. Meddelelse om valg av leverandør 9
5.2. Annullering av tildelingsbeslutning 10
5.3. Avlysning av konkurransen 10
Innledning
Om Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Kommunal Landspensjonskasse Gjensidig Forsikringsselskap, med organisasjonsnummer 938 708 606, samt de til enhver tid omfattede datterforetak og verdipapirfond (heretter betegnet samlet som «KLP» eller «Oppdragsgiver»).
Liste over omfattede foretak og verdipapirfond ved kunngjøringstidspunktet er inntatt som Bilag 7.
For mer informasjon om KLP, finansielle rapporter, vedtekter m.m. xxxxx://xxx.xxx.xx/xx-xxx
Anskaffelsens formål og omfang
Formålet med anskaffelsen er å velge og etablere en leverandør som lovpålagt revisor for Kommunal Landspensjonskasse gjensidig forsikringsselskap med datterforetak i Norge og utlandet, samt forvaltede verdipapirfond.
Oppdraget/spesifikasjon
Det faste revisjonsoppdraget (oppdraget)
Oppdraget omfatter revisjon og rapportering i henhold til lov om revisjon og revisorer (revisorloven), revisorforskriften, finansforetaksloven og annen spesiallovgivning som har eller kan inneholde krav til innholdet i revisjonen eller krav om rapportering fra revisor. Oppdraget skal utføres i henhold til god revisjonsskikk i Norge og internasjonale standarder (ISAene) som utgitt av IAASB.
Oppdraget omfatter også relevante kontrollhandlinger, løpende regnskapsmessige avklaringer på spørsmål fra Oppdragsgiver, samt attestasjoner og bekreftelser i henhold til lov, forskrift og krav fra offentlige myndigheter og overfor tredjeparter mv. ved behov.
For utenlandske datterselskaper gjelder oppdraget tilsvarende revisjon etter lokale krav og standarder.
Oppdraget skal inkludere revisjon av selskapenes bærekraftrapportering, herunder rapportering iht. EU-direktivet Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), når dette blir gjeldende.
Oppdraget inkluderer også eventuelle fremtidige lovpålagte revisjonstjenester i henhold til lov om revisjon og revisorer (revisorloven), revisorforskriften, finansforetaksloven og annen spesiallovgivning som har eller kan inneholde krav til innholdet i revisjonen eller krav om rapportering fra revisor.
Dersom fremtidige endringer i lovpålagte revisjonstjenester medfører vesentlige endringer i oppdragets omfang eller art for Leverandøren skal partene i fellesskap enes om eventuelle endringer i avtalt fastpris. Oppdragsgiver kan ikke faktureres for slike endringer uten at dette et avtalt mellom partene i forkant.
Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger
Ved levering av tilbud forplikter Leverandøren seg til å opprettholde sin valgbarhet (iht. Revisorloven kapittel 8) helt frem til den endelige tildelingen er bekreftet av KLPs generalforsamling eller til KLP har skriftlig avvist tilbudet overfor Leverandøren.
KLP kan unnta enkelte utenlandske eiendomsforetak, eller grupper av utenlandske eiendomsforetak, fra oppdraget frem til formell tildeling foreligger, ref. pkt. 2.5. Utenlandske eiendomsforetak som er inkludert i tildelingen, kan tas ut av oppdraget for senere revisjonsår ved skriftlig varsel senest 6 måneder før revisjonsårets begynnelse.
Kontraktstype
For oppdraget skal det inngås rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalen inngås ved Statens Standardavtale for rammeavtaler (SSA-R).
Det faste revisjonsoppdraget, inkl. eventuelle senere utvidelser av oppdraget, leveres som en oppdragsavtale (SSA-O).
Ved eventuelle tilleggstjenester og ytelser (variable tjenester) som leveres uavhengig av eller som tillegg til det faste revisjonsoppdraget, vil det inngås enten en oppdragsavtale (SSA-O) eller bistandsavtale (SSA-B). Valget av kontrakt fastsettes i det enkelte tilfelle.
Det legges til grunn at leverandørene ved innlevering av tilbud aksepterer kontraktsvilkårene. Eventuelle avvik fra kontraktsvilkårene må spesifiseres og begrunnes i tilbudet.
Leverandøren kan angi i tilbudet dersom det er aktuelle tjenester under oppdraget som Leverandøren mener bør leveres som bistand fremfor oppdrag.
Varighet
Rammeavtalen trer i kraft når kontrakten er signert av begge parter. Det faste revisjonsoppdraget gjelder fra og med revisjonsåret 2024. Rammeavtalens varighet vil være 3 år regnet fra 01.01.2024.
KLP har opsjon på forlengelse av rammeavtalen med ytterligere ett år av gangen, oppad begrenset til det antall år som er den lengste periode den enkelte leverandør er valgbar som KLPs revisor uten ny anbudsrunde/konkurranse, jf. revisorloven og revisjonsforordningens bestemmelser. Lengden på opsjonen uttrykkes som et antall år i kontrakten forut for kontraktsinngåelsen med den leverandøren som blir valgt.
Avtalen opphører 31. desember året etter det siste revisjonsåret Leverandøren er KLPs revisor.
Gjennomføring av konkurransen
Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk.
Konkurranseform
Samtlige rettidig mottatte tilbud innen tilbudsfristen vil bli gjennomgått og vurdert av Oppdragsgiver.
Det legges opp til gjennomføring av dialog (avklaringer og/eller forhandlinger) som en del av konkurransegjennomføringen. Dialogen (avklaringene og/eller forhandlingene) vil kunne forløpe i flere faser og Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å løpende redusere antallet av tilbud det skal forhandles om. En første reduksjon kan skje allerede i forkant av at første dialog avholdes basert på Oppdragsgivers initielle vurdering av de mottatte tilbudene. Tilbudene vil vurderes ut fra de fastsatte tildelingskriteriene i konkurransen.
Leverandørene som inviteres til dialog (avklaringer og/eller forhandlinger) vil få mulighet til å levere reviderte tilbud. Oppdragsgiver vil legge til grunn siste tilbud fra de gjenværende leverandørene i sin endelige vurdering av valg av leverandør.
Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å tildele kontrakt uten å gjennomføre dialog (avklaringer og/eller forhandlinger).
Henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen
Henvendelser vedørende denne konkurransen skal skje skriftlig i leverandørportalen/KGV- løsningen. Leverandørportalen som benyttes er Mercell.
Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransen må fremmes innen fristene i pkt.
2.5. Spørsmål skal stilles gjennom spørsmål/svar-funksjonen i leverandørportalen. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for leverandørene.
Dersom leverandøren ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål vedrørende bruk av leverandørportalen, kan Mercell Support kontaktes på tlf.: x00 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Konfidensialitet
Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.
Opplysning om at Leverandøren har levert tilbud i konkurransen, er ikke taushetsbelagt.
Fremdriftsplan
AKTIVITET | DATO |
Publisering av konkurransen | Uke 37 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransen | 02.10.2023 kl. 13:00 |
Tilbudsfrist | 09.10.2023 kl. 13:00 |
Tilbudsevaluering og dialog (avklaringer og forhandlinger) | Ukene 41-44 |
Eventuell levering av revidert tilbud | TBD (fastsettes senere) |
Revisjonsutvalgets innstilling til tildeling | Innen 31.12.2023 |
Vedtak i generalforsamlingen for KLP (formell tildeling) | Innen 01.06.2024 |
Kontraktsignering | Innen to uker fra tildeling |
Vedståelsesfrist | 15.07.2024 |
Krav til tilbudet
Tilbudsfrist og levering av tilbud
Tilbudet skal være levert elektronisk i leverandørportalen innen tilbudsfristen angitt i fremdriftsplanen, jf. pkt. 2.5.
Tilbud krever elektronisk signatur ved levering. Leverandøren vil under innleveringen bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbudet.
Leverandørportalen stenges for innlevering nøyaktig ved tilbudsfristens utløp. Leverandøren bærer risikoen for feil eller tekniske problemer knyttet til innlevering. Eventuelle tilbud levert til Oppdragsgiver via post/e-post vil bli avvist.
Vedståelsesfrist
Leverandøren er bundet av sitt tilbud til det tidspunktet (vedståelsesfristen) som er angitt i pkt. 2.5.
Eventuell bruk av underleverandør(er)
Dersom leverandøren vil benytte underleverandør(er), skal det opplyses om navn på disse, hvilke oppgaver de skal utføre samt hvor stor andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandør(ene). Dette gjelder også for beslektede eller andre foretak som inngår i Leverandørens nettverk, og som Leverandøren vil kunne benytte under oppdraget eller ved tilleggstjenester.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av leverandørens underleverandør(er). Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av leverandøren.
Videre må leverandøren sannsynliggjøre at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra underleverandøren(e) i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring (Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring), garanti, samarbeidsavtale eller lignende.
Tilbudets utforming
Leverandørens tilbud skal inneholde følgende:
> Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1 - Tilbudsskjema)
> Utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring) der relevant
> Dokumentasjon på oppfyllelse av konkurransens tildelingskriterier
o Utfylt Bilag 5 Vedlegg 1 – Prisskjema
o Utfylt Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbesvarelse
o Utfylt og signert Bilag 1 Vedlegg 2 - Sustainability (ESG) survey for business partners and vendors of KLP
o Evt. annen dokumentasjon
For å lette gjennomgangen og evalueringen av tilbudet, ber Oppdragsgiver om at:
> Filene leveres i både redigerbart format (eksempelvis som Word-fil, Excel-fil etc.) og PDF- format
> Filene navngis slik at filens navn viser til filens innhold
Sladdet tilbud
Leverandøren trenger ikke å levere et komplett sladdet tilbud i forbindelse med tilbudsinnleveringen. Leverandøren må imidlertid være forberedt på å kunne levere et komplett sladdet tilbud på kort varsel (1 virkedag) dersom Oppdragsgiver ser behov for dette.
Avgjørelsen
Tildelingskriterier
Kontrakten vil tildeles den leverandøren som etter en totalvurdering har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
TILDELINGSKRITERIUM | DOKUMENTASJON OG GRUNNLAG FOR VURDERING |
Totale kostnader | Utfylt Bilag 5 Vedlegg 1 – Prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK ekskl. mva. Det skal oppgis: > Fast årlig pris for det faste revisjonsoppdraget. Prisen oppgis som delpris per juridiske enhet/verdipapirfond. Enheter/fond som det er hensiktsmessig å se i sammenheng, kan prises som gruppering. > Satser (timepriser) per ressursnivå. Leverandøren skal selv angi ressursnivåer og antall års arbeidserfaring for hvert ressursnivå. Timeprisene vil være gjeldende for eventuelle variable tjenester. |
Leverandørens egenskaper Leverandørens egenskaper vil bli vurdert etter en totalvurdering hvor følgende momenter vil bli spesielt vektlagt: 1. Leverandørens økonomi | Utfylt Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbesvarelse. Grunnlaget for evaluering av “Leverandørens egenskaper” er følgende punkter: |
2. Institusjonell erfaring fra tilsvarende oppdrag 3. Faglig oppdatering og utvikling av medarbeidere 4. Leveransesikkerhet (kapasitet og tilgjengelighet) 5. Organisering og samhandling på tvers av landegrenser 6. Samfunnsansvar 7. Sikkerhet og beredskap, herunder informasjonssikkerhet | 1. Finansiell vurdering. Oppdragsgiver vil innhente kredittvurdering og vurdere leverandørens økonomiske soliditet. 2. Leverandørens beskrivelse av kompetanse og erfaring innenfor aktuelle fagområder for oppdraget. 3. Leverandørens beskrivelse av fagmiljøer og kompetanseutvikling. 4. Leverandørens beskrivelse av antall medarbeidere over de tre siste årene, antall tilgjengelige ressurser for oppdraget, turnover og rekruttering. 5. Leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget vil bli koordinert mellom enheter i Norge og utlandet. 6. Leverandørens beskrivelse av samfunnsansvar i egen virksomhet, med utgangspunkt i etterlevelse av KLPs prinsipper for samfunnsansvarlig leverandøradferd (se Bilag 6), samt utfylt Bilag 1 Vedlegg 2 - Sustainability (ESG) survey for business partners and vendors of KLP. 7. Leverandørens redegjørelse for hvordan leverandør ivaretar sikkerhet og beredskap. |
Kvalitet og oppdragsforståelse Kvalitet og oppdragsforståelse vil bli vurdert etter en totalvurdering hvor følgende momenter vil bli spesielt vektlagt: 1. Kjerneteamets kvalifikasjoner og erfaring, inkludert ansvarlig revisor for oppdraget 2. Øvrige fagressursers kvalifikasjon og erfaring 3. Forventet grad av stabilitet i kjerneteamet fra år til år (forventet turnover). | Utfylt Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbesvarelse. Grunnlaget for evaluering av “Kvalitet og oppdragsforståelse” er følgende punkter: 1. Presentasjon / CV for ressurser i kjerneteamet, inkludert ansvarlig revisor for oppdraget. 2. Leverandørens redegjørelse av aktuelle fagmiljøer utenfor kjerneteamet. 3. Leverandørens redegjørelse av forventet stabilitet i kjerneteamet basert på erfaring fra sammenlignbare oppdrag. |
4. Ressursfordeling for oppdraget 5. Revisjonstilnærmingen for oppdraget 6. Samhandlingsplattform / systemer for kundekommunikasjon og dokumentasjon 7. I hvilken grad Leverandøren vil gjenbruke kunnskap som overføres fra Oppdragsgiver til leverandørens personell 8. Revisjonsoppdraget og eventuelle variable tjenester 9. Responstider | 4. Leverandørens beskrivelse av fordeling av ressursbruk for oppdraget per stillingsnivå, herunder forventet omfang (timeantall) per år per stillingsnivå og ansvarlig revisors deltakelse. 5. Leverandørens beskrivelse av revisjonstilnærming for oppdraget, herunder eventuell bruk av IT-revisjon. 6. Leverandørens beskrivelse av IT-plattform for kundekommunikasjon og sikker overlevering av dokumentasjon og opplysninger. 7. Leverandørens beskrivelse av kompetanseoverføring og gjenbruk av kunnskap hos eget personell. 8. Leverandørens redegjørelse for hva som inngår i det faste revisjonsoppdraget og eventuelle variable tjenester (tilleggstjenester/tjenester som vil faktureres utover det faste revisjonsoppdraget). I den grad det foreligger usikkerhet om omfang, virksomhetene eller annet, kan Leverandøren oppgi forutsetninger som legges til grunn. 9. Leverandørens angivelse av relevante responstider på Kundens henvendelser og bestillinger. |
Evaluering
Alle innkomne og godkjente tilbud vil bli evaluert.
Alle tilbud vil bli evaluert og gitt poeng på en skala fra 0 til 10, hvor 10 er høyest og 0 er lavest.
Avvik
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik/forbehold kan bli avvist.
Avslutning av konkurransen
Meddelelse om valg av leverandør
Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Xxxxxxxxxxxxx har til hensikt å tildele kontrakt så snart valg av leverandør er gjort.
Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget.
Tildelingen for hvert enkelte juridiske foretak under KLP vil være betinget av formell vedtakelse i det enkelte foretak.
Annullering av tildelingsbeslutning
Dersom Oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å annullere tildelingsbeslutningen før signering av kontrakt dersom Oppdragsgiver blir kjent med forhold som gir rett eller plikt til å avvise valgt leverandør.
Avlysning av konkurransen
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
Vedlegg
Vedlegg 1: Tilbudsskjema
Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring
Vedlegg 3: Kontrakt med tilhørende bilag og vedlegg:
> SSA-R Generell Avtaletekst
> Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder, og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen
> Bilag 1 Vedlegg 1: Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbeskrivelse
> Bilag 1 Vedlegg 2 - Sustainability (ESG) survey for business partners and vendors of KLP
> Bilag 2: Prosedyre for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen
> Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag
> Bilag 3 Vedlegg 1: SSA-O (ikke vedlagt kunngjøringen)
> Bilag 3 Vedlegg 2: SSA-B (ikke vedlagt kunngjøringen)
> Bilag 4: Administrative bestemmelser
> Bilag 5: Pris og prisbestemmelser
> Bilag 5 Vedlegg 1: Prisskjema
> Bilag 6: KLP’s prinsipper for samfunnsansvarlig leverandøradferd
> Bilag 7: Liste over juridiske enheter inkludert i rammeavtalen