Rammedokument – Fellesavtale om kjøp av mobile enheter
Saksbehandler Xxxxxxxx Xxxxxxx | Deres dato | Vår dato 12.08.22 |
Telefon x00 000 00 000 | Deres referanse | Vår referanse 20/1285 |
Rammedokument – Fellesavtale om kjøp av mobile enheter
Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte fellesavtale.
Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen. For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Her finner du rammedokumentet for fellesavtalen på telefonitjenester.
De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:
- sett en rimelig beløpsgrense
- kjøp gjerne brukt
- sørg for at enheten får lengst mulig levetid
- reparer når den er skadet
- samle bestillinger
- ombruk når mulig
- gjenvinn enhetene
- bruk skjermbeskyttelse og deksel Tiltakene er nærmere utdypet nedenfor.
Om fellesavtalen
DFØ v/Statens innkjøpssenter har inngått parallelle rammeavtaler med to leverandører:
- Xxxxxx Xxxxxx AS (hovedleverandør)
- Techstep Norway AS
Avrop med estimert verdi inntil kr 250.000,- ekskl. mva., skal gjøres direkte hos hovedleverandør.
Ved særskilte behov eller enkeltanskaffelser som har en antatt verdi over kr. 250 000,- ekskl. mva., skal virksomheten gjennomføre minikonkurranse mellom leverandørene.
Økern Portal, Xxxxxxxxxx 0x, 0000 Xxxx, Org. nr. 986252932 Sentralbord: 400 07 997
Minikonkurranse benyttes også der man ønsker alternative kjøpsformer (mobiltelefon som tjeneste, og lignende).
Omfang og avgrensning
Avtalen omfatter nye og brukte mobiltelefoner og nettbrett med iOS og Android operativsystemer, og tilhørende utstyr.
Virksomheter som er tilknyttet denne avtalen og som har behov for produkter med egenskaper ut over det som er vanlig i Staten, er ikke forpliktet til å kjøpe produkter i disse kategoriene på denne avtalen. Det kan for eksempel være:
- Spesielt sikre mobiltelefoner og nettbrett
- Spesielt robuste mobiltelefoner og nettbrett
- Mobiltelefoner og nettbrett med andre operativsystemer enn Android og iOS
Garanti
Avtalens bestemmelser om garanti:
- Nye enheter skal leveres med minst 2 års garanti
- Leverandør skal kunne tilby utvidet garanti på forespørsel
- Leverandør skal dekke alle kostnader ved garanti og reklamasjoner, inkludert emballasje- og fraktkostnader
Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen
Økonomiske gevinster
I fellesavtalen er det utarbeidet en prismekanisme som vil sikre at enhetene på standardsortimentet har lavere pris enn markedsprisen. Denne prismekanismen tar utgangspunkt i innkjøpsprisen til den enkelte enhet for leverandøren. Videre blir den tilbudt til virksomhetene og brukerne med en angitt påslagsprosent.
De økonomiske gevinstene fra en fellesavtale for mobiltelefoner vil være vesentlig høyere enn bare reduksjon i pris dersom virksomhetene etterfølger anbefalinger for bruk av avtalen. Det vil følgelig ligge vesentlige økonomiske gevinster dersom virksomhetene klarer å oppmuntre brukerne til å forlenge levetiden på en mobiltelefon med 6–12 måneder før den byttes.
Avtalen har et stort besparingspotensial og vil gi statlige virksomheter økonomiske gevinster. Den økonomiske gevinstrealiseringen er avhengig av at avtalen brukes riktig.
Miljø- og klimagevinster
Avtalen legger til rette for kjøp av brukte enheter, og leverandøren er forpliktet til å tilrettelegge for kjøp av brukt blant annet ved å sørge for et godt utvalg, kvalitetssikring og riktige priser. Kjøp av brukte enheter kan gi økt brukstid, og dermed store miljøgevinster.
Det er også stilt miljøkriterier for å
- redusere energibruket fra bruksfasen og stand-by
- minimere bruk av stoffer farlige for miljø og helse
- forlenge produktlevetiden ved å tilrettelegge for oppgraderinger og robusthet
- redusere bruk av naturressurser ved å øke/støtte resirkulering
Økt fokus på miljø og bærekraft, både fra forbrukere og i EU, har ført til at produsenter må sikre, tilrettelegge for og inkludere bærekraftige/miljøvennlige løsninger. Bestemmelser i avtalen legger til rette for gode service, garanti og reparasjonsordninger. Ved å anvende disse bestemmelsene på en god måte vil en kunne forlenge produktenes levetid.
Andre gevinster
Avtalen tilrettelegger for at brukerne (de ansatte i virksomhetene) kan få anledning til å velge ønsket utstyr mot en egenandel, samtidig som virksomhetene kan begrense utgiftene til et standardisert beløp. Den legger og til rette for at brukere som er miljøbevisste, eller som ønsker en mer avansert telefon enn virksomhetens rammer tillater, kan velge brukte telefoner. Dette har en positiv effekt på tilfredsheten til brukerne på avtalen.
Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster
Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten
Avtalen tilrettelegger for gode økonomiske betingelser og ivaretakelse av bærekraft, men gevinstrealiseringen styres av hvordan virksomhetene bruker avtalen. Med enkle felles retningslinjer for mobiltelefonkjøp, er potensialet for besparelser utover reduserte priser betydelige. For at gevinstpotensialet i avtalen skal utnyttes, er det viktig at virksomhetene etterlever følgende punkter:
- Beløpet staten betaler for den enkelte mobiltelefonen eller nettbrettet holdes på et rimelig nivå. Arbeidsgiver dekker inntil et fastsatt beløp (for eksempel NOK 5 000 ekskl. mva. ved kjøp), som er tilstrekkelig til å anskaffe en mobiltelefon som dekker de tjenstlige behov. Den ansatte kan velge en mer avansert telefon, mot å betale det overskytende beløpet selv.
- Enhetene får lengst mulig brukstid. Mobiltelefonen bør som hovedregel benyttes i minst tre år før den skiftes ut. Den enkelte virksomhet bør oppfordre de ansatte til å ta godt vare på telefonene, og ikke oppmuntre til uvøren bruk ved å tilby nye
telefoner ved skade. Vi oppfordrer videre virksomhetene til å benytte seg av garantiordningen som er fremforhandlet på avtalen slik at enhetene får lengst mulig brukstid.
- Enhetene repareres når det er fornuftig. Ved skade eller feil på telefonen skal IT- avdelingen vurdere om reparasjon er lønnsomt.
- Anskaffelsene planlegges i god tid og virksomheten forsøker å gjøre mest mulig samlebestillinger. Av miljøhensyn oppfordrer vi bestillere i virksomheten til å planlegge anskaffelsene, gjøre samlebestillinger og unngå hasteleveranser da dette kan medføre økt miljøbelastning.
- Virksomhetene tilrettelegger for ombruk og gjenvinning. Ved tildeling av ny telefon skal den gamle leveres tilbake til virksomheten, uavhengig av tilstand (uavhengig av om ansatt har betalt egenandel på telefonen).
- Enhetene har skjermbeskyttelse og deksel. Alle enheter bør leveres med skjermbeskyttelse og deksel for å redusere skader og forlenge levetiden på produktene.
Roller og ansvar
Statens innkjøpssenter
Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes.
Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.
Virksomhetene
Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.
Aktiviteter i avtaleperioden
Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere fellesavtalens gevinster, herunder:
- etterlevelse av dette rammedokumentet
- avtalelojalitet
Statens innkjøpssenter vil ved behov bistå og veilede virksomheten på dette i hele avtaleperioden.
Kontaktinformasjon Statens innkjøpssenter
Spørsmål knyttet til dette dokumentet kan rettes til seksjon for IKT-avtaler.
Avtaleforvalter for denne avtalen er Xxxxxxxx Xxxxxxx, som kan nås per epost: xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx.
Vennlig hilsen
Xxx Xxxxxxx xxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxx førstekonsulent