Avtale om Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS)

Avtale om Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS)

1. Samarbeidsavtalens formål

Avtalen regulerer rettigheter og plikter ved at VOIS administreres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter Kommuneloven kapittel 20.

2. Vertskommune

Sandefjord kommune er vertskommune for VOIS.

3. Kommuner som deltar i VOIS

Færder kommune Holmestrand kommune Horten kommune Larvik kommune Sandefjord kommune Tønsberg kommune

Andre offentlige virksomheter/selskaper kan tilslutte seg VOIS gjennom egne avtaler.

4. VOIS formål, oppgaver og myndighet

VOIS er et forpliktende innkjøpssamarbeid mellom deltakerkommunene. VOIS skal:

• Gjennomføre konkurranser, inngå og forvalte felles avtaler for deltakerkommunene for å oppnå stordriftsfordeler og effektive, heldigitale innkjøpsprosesser.

• Gjennom kursporteføljen bidra til å utvikle og vedlikeholde innkjøpskompetansen i deltakende kommuner.

• Gi og formidle råd og støtte til deltakende kommuner.

Virksomheten skal baseres på et helhetlig økonomisk og miljømessig samfunnsansvar og skal bidra til bærekraftig utvikling i overensstemmelse med aktuelle lover og forskrifter.

Vertskommunen gis myndighet til å inngå avtaler på innkjøpssamarbeidets vegne og skal holde deltakende kommuner orientert om alle avtaler som inngås.

Deltakelse på den enkelte avtalen meldes og registreres før konkurranse gjennomføres. Avtalene som inngås er forpliktende for de kommuner som deltar på den enkelte avtalen.

Hver enkelt deltakerkommune er ansvarlig for å følge opp egne anskaffelser/avrop som foretas på den enkelte avtale.

5. Organisering

Vertskommune

Vertskommunen har endelig beslutningsmyndighet i saker som gjelder VOIS. Vertskommunen har ansvar for sekretariatets drift, organisering og ansatte.

Vertskommunen har fullmakt til å inngå og følge opp avtaler på vegne av innkjøpssamarbeidet.

Rådgivende styre

VOIS er organisert med et rådgivende styre, bestående av rådmann/kommunedirektør fra hver av de deltakende kommunene.

Andre offentlige virksomheter/selskaper som betaler for deltakelse i VOIS, kan delta i styremøter og har stemmerett i saker som også gjelder dem.

Deltakere i styret må ha beslutningsmyndighet i saker som skal behandles. Rådmann/kommunedirektør kan velge å delegere oppgaven til annen leder.

Representanter i faglig innkjøpsråd kan ikke samtidig være rådmannens/kommunedirektørens representant i styret.

Det rådgivende styret møtes ordinært to ganger pr. år (vår og høst). Styret behandler budsjett og regnskap, virksomhetsplan, årsrapport, overordnede strategier og andre aktuelle saker.

Faglig innkjøpsråd (FIR)

FIR består av den innkjøpsansvarlige (innkjøpssjef, seksjonsleder, e.l.) i hver av de deltakende kommuner.

FIR møtes en gang i kvartalet. Hver kommune har én deltaker i FIR. Dersom innkjøpsansvarlig er forhindret fra å delta, kan en annen møte på vegne av vedkommende kommune.

FIR prioriterer avtaler i VOIS-porteføljen og vurderer evt. strategier (f.eks. miljø, etisk handel, pris, kvalitet) som skal være førende i forbindelse med den enkelte konkurranse. FIR vurderer deltakere til faggruppene (se under).

Faggrupper

Hvert avtaleområde har en faggruppe bestående av deltakere fra kommunene. Deltakerne skal ha kompetanse innen det aktuelle fagområde.

Den enkelte faggruppe ledes av den avtaleansvarlige i VOIS-sekretariatet (se under). Hensiktsmessig sammensetning av faggruppen vurderes i fellesskap av sekretariatet og FIR.

Faggruppene bistår i utarbeidelse av konkurransedokumentasjon, faglige spørsmål i forbindelse med konkurransegjennomføringen, evaluering og tildeling, samt kontraktsoppfølging.

VOIS-sekretariatet

De ansatte i sekretariatet er ansatt i vertskommunen.

Sekretariatet skal være samlokalisert med innkjøpsseksjonen i vertskommunen.

Sekretariatet har ansvar for VOIS’ daglige virksomhet. Sekretariatet gjennomfører konkurranser og kontraktsoppfølging, organiserer kursvirksomhet, tilrettelegger styremøter og FIR-møter, utarbeider styredokumenter (budsjett, regnskap, virksomhetsplan, årsrapport), innhenter statistikker, krever inn samkjøpsproveny (se under «Økonomi») og utfører evt. andre oppgaver som naturlig hører inn under sekretariatets område.

Sekretariatets arbeid med kunngjøring av konkurranser, inngåelse av avtaler, kontraktsoppfølging og forvaltning av avtaleporteføljen skal skje innenfor retningslinjer og strategier vedtatt av vertskommunen, etter drøfting i det rådgivende styret.

6. Økonomi

Finansiering

VOIS finansieres gjennom en kombinasjon av:

• Grunnbidrag – basert på innbyggertall - fra deltakerkommunene i samarbeidet.

• Samkjøpsproveny (returprovisjon) fra utvalgte leverandører

Grunnbidragets størrelse behandles av det rådgivende styret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Grunnbidraget kan fastsettes for ett eller flere år om gangen. Vertskommunen fakturerer grunnbidraget hvert år på begynnelsen av året. Betalingsbetingelser er 30 dager.

Sekretariatet vurderer løpende hvilke avtaler det er hensiktsmessig å ha samkjøpsproveny for.

Budsjett og regnskap

Budsjett og virksomhetsplan behandles i møtet på høsten og i tråd med budsjettprosessen hos deltakerkommunene.

Regnskap og årsmelding behandles om våren.

Fond

VOIS disponerer et fond. Fondet kan eksempelvis brukes til uforutsette utgifter i forbindelse med advokatbistand ut over budsjett, rettssaker, løpende drift av VOIS, mv. Fondet er også ment å dekke evt. ekstrakostnader som følge av beslutninger i styret eller vertskommunen, og som har kostnadsmessige konsekvenser.

Evt. årlig overskudd overføres til fond og evt. årlig underskudd dekkes av fond.

Fondet skal til enhver tid budsjetteres til minimum kr. 2 mill. for å kunne dekke opp for evt. uforutsette utgifter.

Andre økonomiske forpliktelser for deltakerkommunene

Deltakerkommunene har ikke innskuddsplikt i samarbeidet ut over årlig budsjett.

Vertskommunen har ikke anledning til å oppta lån eller pådra deltakerkommunene økonomiske forpliktelser ut over det som er vedtatt i budsjettet.

Økonomiske forpliktelser knyttet til konkurransegjennomføring og kontraktoppfølging:

1. Juridisk bistand i forbindelse med konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging dekkes av VOIS.

2. Advokatbistand og evt. saksomkostnader knyttet til rettssaker dekkes av VOIS.

3. Evt. erstatning for negativ kontraktsinteresse dekkes av VOIS.

4. Evt. erstatning for positiv kontraktsinteresse fordeles på de kommunene som deltar på avtalen, ut fra en fordelingsnøkkel basert på innbyggertall året før.

I de tilfellene hvor enkeltkommuner gjennomfører konkurranser på vegne av VOIS, dekker den gjennomførende kommunen punktene 1, 2 og 3 over. Punkt 4 fordeles som beskrevet over.

I de tilfellene hvor enkeltkommuner gjennomfører konkurranser på vegne av VOIS, er det også signaturberettiget i den gjennomførende kommune som evt. signerer på en felles avtale.

Utgifter ved deltakelse i rådgivende styre, FIR og faggrupper dekkes av deltakerkommunene.

7. Inngåelse, endring og oppsigelse av denne avtalen

Inngåelse av avtalen forutsetter at den vedtas av kommunestyre/bystyre i de deltakende kommunene.

Avtalen gjelder fra 1. januar 2021 og løper til den sies opp.

Dersom en av deltakerkommunene ønsker å endre innholdet i avtalen, tas dette opp med

vertskommunen, som legger til rette for drøfting i VOIS’ rådgivende styre. Endring av avtalen forutsetter at kommunestyret i samtlige deltakerkommuner vedtar endringene.

Den enkelte deltakerkommune kan si opp avtalen og sin deltakelse i samarbeidet hvert år. Deltakelsen vil da opphøre den 31. desember året etter. Eksempel: Hvis oppsigelsen skjer den 1. juni 2021 vil den tre i kraft 31. desember 2022.

Dersom en deltakerkommune sier opp medlemskapet, skal kommunen få utbetalt sin andel av fondet ut fra følgende nøkkel: Fondet fratrekkes minimumsstørrelsen og det overskytende fordeles på kommunen ut fra en fordelingsnøkkel basert på innbyggertallet året før.

8. Avvikling av innkjøpssamarbeidet

Beslutning om avvikling av innkjøpssamarbeidet treffes av vertskommunen etter behandling i det rådgivende styret.

Vertskommunen har ansvar for å avvikle eventuelle forpliktelser som vertskommunen har pådratt seg som følge av denne avtalen så raskt som det er praktisk gjennomførbart.

Fondet blir stående til alle inngåtte avtaler er utløpt og samarbeidet er avviklet. Deretter dekkes evt. avviklingskostnader av fondet. Evt. overskudd/underskudd i forhold til fondet fordeles deretter på deltakerkommunene etter en fordelingsnøkkel basert på innbyggertall året før.

9. Signatur

Avtalen er vedtatt av kommunestyre/bystyre og bekreftes herved:

Kommune	Behandlet i kommunestyre/bystyre – saksnummer og dato	Signatur
Færder
Holmestrand
Horten
Larvik
Sandefjord
Tønsberg