Alminnelige kontraktsbestemmelser
Alminnelige kontraktsbestemmelser
For oppdraget gjelder enten NS 8401:2010, eller NS 8402:2010.
Spesielle kontraktsbestemmelser
1 PRISEN FOR OPPDRAGET OG PRISREGULERING
Prisen for oppdraget følger av leverandørens innleverte tilbud. Regningsarbeid vil honoreres med oppgitte timepriser i tilbudet (jf. NS 8401 pkt. 15.1.1/ NS 8402 pkt. 12.1).
2 FORSIKRINGSBEVIS (NS 8401 pkt. 7.2 / NS 8402 pkt. 6.2.)
Leverandøren skal levere oppdragsgiveren kopi av forsikringsbevis før oppstart på avtalen og ikke senere enn 14 dager etter at kontrakt er inngått. Oppdragsgiveren skal ha kopi ved endringer og fornyelse av forsikringsbevis.
3 DAGMULKT ELLER ERSTATNING
Ved forsinkelse i forhold til frister angitt i kontrakt skal leverandøren betale dagmulkt etter de satser som er angitt i NS 8401 pkt. 12.2/NS 8402 pkt. 9.2.
4 KRAV TIL LEVERANDØR
Leverandøren skal ha en oppdragsansvarlig som:
- Skal sørge for at oppdragene blir utført på en faglig god måte og kvalitetssikret iht. krav oppgitt i kravspesifikasjonen
- Har ansvar for at medarbeiderne som jobber med oppdraget har den riktige kompetansen innen HMS, bl.a. i befaring langs veg, i Byggherreforskriften og i utarbeidelse av SHA-plan
- Er ansvarlig for å levere et produkt som er kvalitetssikret iht. Leverandørens eget kvalitetssikringssystem
- Skal ha god kunnskap om NS 8401 og NS 8402 og forskjellene mellom dem, samt følge de krav som gjelder for den valgte standarden
Leverandøren skal sørge for:
- At arbeidet ledes innen avtalte rammer
- At nødvendig kommunikasjon mellom oppdragsgiver og utførende part hos leverandøren formidles, herunder bistand til avklaring av forhold vedrørende offentlige godkjenninger, framdrift, økonomi, materialbruk, kvalitetsnivå mv.
- Å rapportere til oppdragsgiver om teknisk, økonomisk og framdriftsmessig utvikling
- Et godt samarbeid med oppdragsgiver, andre leverandører og andre etater
- Bistand til oppdragsgiveren ved kontakt med eventuelle utenforstående brukergrupper og grunneiere der dette er avtalt
Oppdraget skal, ved behov, inkludere nødvendige befaringer for å gjøre seg kjent i planområdet og med alle eksisterende installasjoner. Leverandøren er ansvarlig for at
oppdraget blir utført av de kandidatene som er navngitt og godkjent av oppdragsgiver og med grad av deltakelse slik det fremkommer av kontrakten.
Dersom en angitt kandidat slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med tilsvarende faglig kompetanse.
Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny kandidat som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny kandidat, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet.
Materialet som blir levert skal være fritt for reklame. På omslag til rapporter, bilag- og tegningshefte skal bare navnet på oppdraget og oppdragsgiverens navn og emblem vises. I tittelfeltet på tegningene kan navnet til leverandøren vises på en diskret måte.
5 UNDERLEVERANDØR
Leverandøren må selv inngå avtaler med underleverandører innenfor alle aktuelle fagområder der firmaet ikke har egen kompetanse.
6 TILLEGGSARBEID OG ENDRINGSAVTALER (VARSLING)
Varsel, krav og andre meldinger som skal gis i henhold til kontrakten, skal sendes til partenes representanter eller til avtalte adresser for varsling. Dersom ikke annet er avtalt, skal varsler og krav gis skriftlig og inneholde entydig merking, dato og underskrift.
Varsel som er ført inn i referat eller protokoll fra møter mellom partene, regnes som skriftlig varsel.
7 STYRING AV ØKONOMI OG FRAMDRIFT (jf. NS 8401 pkt. 9 og NS 8402 pkt. 8, 12 og 13)
Følgende skal rapporteres en gang pr. måned til oppdragsgivers kontaktperson i kontrakten:
- Framdriftsrapport: Denne må vise påløpte kostnader hittil i år og påløpt denne måned, samt oversikt over status på tillegg og endringsavtaler. I tillegg skal framdriftsrapporten vise kostnads-/arbeidsoversikt med prognoser for hva som står igjen av arbeid.
- Samlet oversikt over timer, timepris og personell benyttet i oppdraget
- Reisekostnader, dersom dette er avtalt
8 INFORMASJON
Oppdragsgiveren skal ta hånd om nødvendig kontakt med media og andre offentlige og private interesseorganisasjoner. Spørsmål som leverandøren får fra media, grunneiere, enkeltpersoner og interesseorganisasjoner, skal vises videre til oppdragsgiveren.
Leverandøren har ikke anledning til å benytte prosjektet i forbindelse med foredrag eller liknende, annonsering eller annen reklame uten godkjenning fra oppdragsgiveren, se for øvrig punkt 11, Digitale data/sluttdokumentasjon. Leverandøren kan bare opptre på
oppdragsgiverens vegne etter spesiell avtale om dette.
9 KVALITETSSIKRING OG HMS
Oppdragsansvarlig hos leverandør skal sørge for kvalitetssikring av oppdragene og at kvalitetssikringen blir utført på en faglig god måte og iht. kravene oppgitt i kravspesifikasjonen. Underleverandør må bruke samme kvalitetssikringssystem som hovedleverandør eller tilsvarende.
Leverandør skal ved behov utarbeide en kontraktspesifikk kvalitetsplan som beskriver prosesser, prosedyrer og tilhørende ressurser som skal anvendes av hvem og når for å oppfylle kravene i kontrakten. Leverandøren skal overlevere kvalitetsplanen til oppdragsgiveren før arbeidet starter hvis ikke annet er avtalt. Oppdragsgiveren kan nekte oppstart av aktiviteter dersom ikke tilstrekkelig arbeidsprosedyre eller arbeidsbeskrivelse foreligger, eller hvor leverandør ikke etterlever kontraktens krav til kvalitetssikring. Kvalitetsplanen skal vise leverandørens systematiske ivaretakelse både av kvalitet og HMS i sin virksomhet.
Leverandøren skal ha et system for dokumentbehandling som sikrer at alle nødvendige opplysninger tilflyter rette vedkommende. Det skal kunne dokumenteres/kontrolleres at det alltid arbeides etter siste tegningsrevisjon/dokumentrevisjon.
Alt materiale som leveres til oppdragsgiveren, også underveis i prosessen, skal være kvalitetssikret. Det endelige produktet skal i tillegg være dokumentert kvalitetssikret.
Dersom oppdragsgiveren ønsker det, skal leverandøren medvirke til at det blir gjennomført kvalitetsrevisjon av oppdraget. Alt nødvendig materiale for å gjennomføre revisjonen skal stilles til disposisjon, og de medarbeiderne som det er ønske om å intervjue, skal være tilgjengelige. Leverandøren vil få dekket sine kostnader i forbindelse med revisjonen.
Med HMS menes summen av ivaretakelse av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, samt ivaretakelse av ytre miljø (YM).
Leverandør skal kunne ivareta krav til HMS i samsvar med byggherreforskriften. Oppdragsansvarlig skal sikre at byggherreforskriftens kapittel 3 «den prosjekterende (rådgivers) plikter» blir ivaretatt. «Den prosjekterende (rådgiver) skal risikovurdere forhold knyttet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassen».
Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) skal ivaretas i videre planlegging/gjennomføring gjennom SHA-plan. SHA-plan kan være egen plan eller inngå som del av kvalitetsplan. Utarbeidelse av SHA-plan avtales i det enkelte oppdrag.
Ytre miljø skal ivaretas i videre planlegging/gjennomføring gjennom YM-plan. YM-plan kan være egen plan eller inngå som del av kvalitetsplan. Utarbeidelse av YM-plan avtales i det enkelte oppdrag.
Ved befaring på og langs veg skal det brukes arbeidsvarsling iht. håndbok N301, Arbeid på og ved veg.
Arbeidsvarslingsplanen må sendes til godkjenning senest 2 uker før arbeidet skal gjennomføres. Leverandøren må stille med eget, godkjent varslingsutstyr (skilt m.m.) og selv bære kostnaden for anskaffelsen av dette arbeidsvarslingsutstyret.
Ved arbeid, for eksempel grunnboring, på/langs trafikkert veg vil det kunne være aktuelt med trafikkdirigering – i form av manuell dirigering og/eller ledebil eller ved signalregulering. Oppdragsgiver vil beslutte hvilket tiltak som skal benyttes og om det er aktuelt å be om dette fra leverandør i hvert enkelt tilfelle. Mannskap som skal utføre manuell trafikkdirigering må ha godkjent kurs for dette.
Alle som skal utføre arbeid på veg skal ha godkjent kurs i arbeidsvarsling. Kostnader forbundet med kurset dekkes av leverandør.
10 SPRÅK
Arbeidsspråket er norsk. Alt materiale som leveres, skal være på norsk.
11 DIGITALE DATA/SLUTTDOKUMENTASJON
Skriftlig materiale - generelt
Alt skriftlig materiale som leverandøren produserer i henhold til kontrakten, som notater,
møtereferater, rapporter, teksthefter m.m., skal også leveres som digitalt dokument, og være mulig å lese i standard Microsoft Office programvare.
Planmateriale
Digitale plandata skal utarbeides i samsvar med de til enhver tid gjeldende versjoner av
Leverandøren må påregne å samhandle på eksterne webhotell. Kommunikasjon mellom partene og levering av produkter skjer da i webhotellet.
Den endelige leveranse skal inneholde alle digitale filer som er benyttet og produsert. Dette omfatter alle tegninger og modeller med tilhørende hjelpefiler, alle resultatfiler, vegmodeller og innhentet data. I tillegg skal alle tegninger leveres på PDF-format.
Alle sluttleveranser skal leveres ferdig organisert på DVD etter håndbok V770 og håndbok R700 med eventuelle tilhørende vedlegg og veiledere.
12 RETTIGHETER TIL RESULTATET
Oppdragsgiveren har rett til å bruke alt materiale utarbeidet av leverandøren til gjennomføring av det prosjektet oppdraget er knyttet til. Likeledes har oppdragsgiver rett til å bruke dette materialet til lignende studier eller prosjekter, eventuelt med andre samarbeidspartnere. Modeller og demonstrasjonsobjekter blir oppdragsgiverens eiendom dersom han har betalt dem.
Oppdragsgiver har rett til videre bearbeidelse av alt prosjektmateriale.
Ved en eventuell offentliggjørelse av materialet skal oppdragsgiveren påse at leverandøren blir navngitt.
Hvis ikke annet er avtalt, har leverandøren alle øvrige rettigheter til sine ideer og det materialet som er utarbeidet. Dette materialet kan likevel ikke brukes på en måte som er urimelig i forhold til oppdragsgiveren, se pkt. 8 Informasjon.
Partene skal for øvrig behandle prosjektmaterialet på en slik måte at opphavsmannens rettigheter ikke krenkes. Dersom leverandøren ønsker å benytte utarbeidet materiale eksternt før prosjektet er avsluttet, skal dette skje etter forutgående avtale med oppdragsgiver. Dette gjelder også kontakt med media eller annen omtale.
13 OPPFINNELSER
Dersom oppdraget medfører utvikling som kan skape behov for industriell beskyttelse skal oppdragsgiver og leverandøren i fellesskap publisere slik at muligheten for beskyttelse faller bort.
Dersom leverandørens ansatte gjør en oppfinnelse som er patenterbar i Norge i forbindelse med oppdrag etter denne avtalen, har leverandøren ansvar for å løse ut denne etter bestemmelsene i lov av 17. april 1970 om arbeidstakeroppfinnelser.
14 EVALUERING Leverandør:
Det skal gjennomføres evaluering av oppdraget ved avslutning. Ved større oppdrag kan det også bli gjennomført evalueringer underveis. Evalueringen innebærer en vurdering av både leverandør og oppdragsgiver. Leverandøren skal medvirke til gjennomføringen ved å fylle ut skjema og/eller delta med ønskede medarbeidere i møte eller intervju.
Leverandøren vil få dekket sine kostnader i forbindelse med evalueringen. Evalueringen kan legges til grunn for vurdering og valg av leverandør til senere oppdrag for Troms og Finnmark fylkeskommune.
Kandidater:
Oppdragsgivers prosjekter er ofte tidskritiske og sikkerhetskritiske. Det er meget kostbart med forsinkelser, både rent økonomisk og samfunnsøkonomisk. Derfor er det viktig at prosjektene leveres rettidig og har høy kvalitet. Oppdragsgiver ønsker effektive kandidater med faglig integritet, god måloppnåelse og gode samarbeidsevner. Disse
egenskapene vil bli vurdert fortløpende i avtaleperioden og dokumenteres i evalueringen av hvert oppdrag. Hvis kandidaten ikke innehar ovennevnte egenskaper kan oppdragsgiver kreve bytte av kandidaten.
15 FAKTURERING Fakturagrunnlag:
- Framdriftsrapport som viser påløpte kostnader hittil og påløpt denne måned
- I tillegg skal framdriftsrapporten vise kostnads-/arbeidsoversikt med prognoser for hva som står igjen av arbeid
- Samlet oversikt over timer, timepris og personell benyttet i oppdraget
- Reisekostnader, dersom dette er avtalt
- Fakturagrunnlag oversendes til godkjenning hos oppdragsgiver – før faktura sendes
Oppdragsgiver vil opplyse om hvordan fakturaen skal merkes i forbindelse med tildeling av oppdraget.
Betalingsfristen er 30 dager etter at faktura er mottatt. Det skal ikke faktureres ekspedisjons- og/eller fakturagebyrer.
Troms og Finnmark fylkeskommune følger DIFI-standard for elektronisk faktura. Faktura som bryter med retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt. Retningslinjene er tilgjengelige på xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx- oss/send-oss-faktura/.
Leverandørens EHF-fakturaer skal sendes til oppdragsgivers elektroniske fakturaadresse. Elektronisk faktura skal merkes med bestillers navn og ansvarsnummer, saksnummer og prosjektnummer. Xxxxxxxxxxxxx har rett til å returnere faktura som ikke oppfyller oppdragsgivers og Difis minstekrav til fakturering.
Dersom leverandøren ikke har mulighet til å produsere faktura i eget regnskapssystem, ikke har et regnskapssystem eller ikke har mulighet for å koble seg til et aksesspunkt, er nettbasert fakturaportal et alternativ. For mer informasjon om dette, se xxxxxxxxxxxx.xx.
16 OVERDRAGELSE AV AVTALEN
Leverandøren kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjennelse fra oppdragsgiver.
17 TVISTER
For eventuelle tvister henvises det til NS 8401 pkt. 18 og NS 8402 pkt. 17.