RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV BRANNSLOKKINGSUTSTYR OG SERVICE PÅ BRANNSLOKKERE, BRANNSLANGER OG BRANNTROMLER
Konkurransegrunnlag
RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV BRANNSLOKKINGSUTSTYR OG SERVICE PÅ BRANNSLOKKERE, BRANNSLANGER OG BRANNTROMLER
Innleveringsfrist 03.11.14
Klokken 13.00
Stavanger kommune
Sandnes kommune
Sola kommune
Varekontrakt EØS/TED kunngjøring Åpen anbudskonkurranse |
Oppdragsgivere: Stavanger kommune, Sola kommune og Sandnes kommune |
Avtaleperiode: 2015 - 2017 (2019)
Sak nr.: 14/04937 Versjon nr.: 11
Innhold
1.3 Orientering om rammeavtalen 6
1.3.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget 6
1.3.3 Utforming av kontrakten 6
2.4 Tilleggsopplysninger og oppdragsgivers kontaktperson 8
2.5 Oppdragsgivers forbehold 8
2.6 Tilbakekalling eller endring 9
2.8 Taushetsbelagte opplysninger 9
3.4 Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget 12
3.8 Tilbudskonvolutt eller pakke 13
4.1 Organisatorisk og juridisk stilling 17
4.1.2 Attest for merverdiavgift 17
4.1.3 Attest for skatt og trygdeavgifter 18
4.2 Finansiell og økonomisk stilling 19
4.2.1 Ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakt 19
4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 20
4.3.1 Oppfyllelse av kontrakten 20
5.1.4 Rammeavtalens varighet 22
5.1.5 Om oppdragsgivers organisering og behov 22
5.2.1 Kvalitet på produkter 23
5.5 Overholdelse av kravspesifikasjon 26
7.1.1.2 Timepris for arbeider etter medgått tid 29
7.1.2 Pris for brannslokkingsutstyr 30
7.1.2.1 Rabatt på prisliste pr. hovedvaregruppe 30
7.1.2.3 Nettopris spesifiserte produkter – prisskjema 32
7.1.3 Påslag på nettofaktura fra underleverandør 33
7.1.4 Prissatte forbehold og avvik 34
8.2 Endringer, tillegg m.v. 35
8.3 Forholdet til tredjemann 35
8.5 Taushetsplikt og opptreden 36
8.6 Evaluering av tjenesteleveranse 36
8.9 Fakturerings- og betalingsbetingelser 37
8.11 Leveringsbetingelser og leveringssikkerhet 40
8.13 Alarm, nøkler og identifisering 41
8.14 Kvalitet, reklamasjoner 41
8.16 Helse, miljø- og sikkerhet 42
8.17 Lønns- og arbeidsvilkår 42
8.18 Opplysningsplikt etter ligningsloven 43
10 Firmaopplysninger og signering 48
1 Innledning
1.1 Innbydelse
Stavanger kommune, Sola kommune og Sandnes kommune, heretter benevnt oppdragsgiver, innbyr med dette til konkurranse om levering av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler for avtaleperioden 2015
– 2017 (2019).
1.2 Om oppdragsgiver
Oppdragsgiver er ikke én juridisk enhet. Oppdragsgiver bruker felles konkurranse- grunnlag, men vil inngå egne kontrakter med vinner av konkurransen og skal betraktes som tre oppdragsgivere med ulike leverings- og fakturaadresser.
Sandnes eiendomsselskap KF er et kommunalt foretak som her gjennomfører konkurranse på vegne av Sandnes kommune, men som ikke er et eget rettssubjekt. Kommunen er følgelig part i foretakets avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. Sandnes Eiendomsselskap KF utøver eierskapet for kommunens bebygde eiendommer og boliger, med tilhørende ansvar for drift og vedlikehold.
Oppdragsgiver har en årlig omsetning på ca. 600 mill. kroner og forvalter ca. 335 000 m2 eiendom.
Informasjon om oppdragsgiver finnes på xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxxxx.xx
1.3 Orientering om rammeavtalen
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale for:
Kjøp av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler i kommunale bygg og boliger.
Kontrakt tildeles en felles leverandør for alle tre oppdragsgivere
Se kravspesifikasjon i kapittel 5 for utfyllende beskrivelse om hva rammeavtalen gjelder.
1.3.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget
Komplett konkurransegrunnlag legges ut som tilleggsdokumenter til kunngjøring på xxx.xxxxxx.xx og kan vederlagsfritt lastes ned av leverandør.
Kontraktsbestemmelser inngår i konkurransegrunnlaget under kapittel 8. Bindende avtale er sluttet når kontraktsdokumentene er signert av begge parter.
Dokumenter som inngår i kontrakten fremgår av kontraktsbestemmelser i punkt 8.4.
2 Konkurranseregler
2.1 Regler for konkurransen
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402. Da verdien av varene anses å være høyere enn verdien av tjenestene, vurderes kontrakten som en varekontrakt. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III.
2.2 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen baseres på prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger.
Prosedyren vil bli gjennomført etter følgende foreløpig fremdriftsplan:
Milepæl | Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurransen på DOFFIN/TED | 16.09.14 |
Innleveringsfrist tilbud | 03.11.14 klokken 13.00 |
Vurdering og evaluering av tilbud | 21.11.14- 14.12.14 |
Meddelelse om tildeling av kontrakt - karensperiode | 14.12.14- 26.12.14 |
Signering av kontrakt | Etter utløpt karensperiode |
Oppstart levering iht. kontrakt | 06.01.15 |
2.3 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) og TED- databasen (EUs Publication Office).
2.4 Tilleggsopplysninger og oppdragsgivers kontaktperson
Dersom leverandør finner at konkurransegrunnlaget inneholder feil, uklarheter, mangelfull informasjon eller ikke gir tilstrekkelig veiledning, bes han ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om - grunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Skriftlig forespørsel skal sendes til:
Navn: Xxxx Xxxxxxxxx, rådgiver anskaffelser Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes
Telefon: x00 00 00 00 00
Mobil telefon: x00 000 00 000
E-post: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxx.xx
Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, og senest innen
26.10.14. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen blir en del av konkurranse- grunnlaget. Dersom meddelelsen sendes ut kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges.
Oppdragsgivers kontaktperson svarer på vegne av alle kommunene i innkjøpssamarbeidet til kontrakt er signert.
2.5 Oppdragsgivers forbehold
Oppdragsgiver tar forbehold om:
• Å avvise leverandører som ikke leverer et komplett signert tilbud og oppfyller de krav som er skissert i dette konkurransegrunnlaget og i forskrift om offentlige anskaffelser.
• Å avlyse konkurransen og forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn til det.
• Å avlyse konkurransen for deler av oppdraget dersom det foreligger saklig grunn til det.
• Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og kommunal aktivitet.
• Ved investeringer i nye bygg eller større ombyggings-, rehabiliterings- eller vedlikeholdsprosjekter på eksisterende bygg forbeholder kommunene seg retten til å gjennomføre konkurranse særskilt for det enkelte prosjekt.
2.6 Tilbakekalling eller endring
Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbake- kalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kapittel 3 ”Tilbudet”.
Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endring eller rettelse vil umiddelbart bli sendt samtlige leverandører som har meldt sin interesse for konkurransen på xxx.xxxxxx.xx Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av innleveringsfristen.
2.7 Behandling av tilbud
Rettidige tilbud vil bli vurdert og sammenlignet av representanter fra oppdragsgiver og eventuelt hans rådgivere. Alle leverandører vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en karensperiode. Når karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt.
Evalueringen tar utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Leverandører som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist.
2.8 Taushetsbelagte opplysninger
Oppdragsgiver har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Dette gjelder bl.a. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmelig-
holde av hensyn til den som opplysningen angår. Oppdragsgiver har et selvstendig ansvar for å vurdere om opplysninger er omfattet av taushetsplikten.
Offentlighetsloven gir innsynsrett i offentlige dokument. Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som omfattes av forvaltningsloven § 13. Oppdragsgiver vil ved forespørsel om innsyn i tilbudet foreta en sladding av personlige opplysninger, kundelister, referanser, enhetspriser og drifts- eller forretningshemmeligheter for å overholde kravet gitt i forvaltningsloven § 13. Oppdragsgiver ber likevel om at leverandøren i henhold til punkt 3.5, underpunkt 3, presiserer de del/deler av tilbudet som anses å beskrive tekniske innretninger, fremgangsmåter eller drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.
A: Spørsmål | B: Svar | C: Del av tilbud: Hvis ja, se pkt. 3.5 underpkt. 3 – vedlegg nr. | |
Ja | Nei | ||
Er det noen del/deler av tilbudet som anses å beskrive tekniske innretninger, fremgangsmåter eller drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde? | |||
3 Tilbudet
3.1 Tilbudets struktur
Leverandør skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur:
• Tilbudsbrev
• Besvarelse og dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlag
Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. forbehold eller avvik som gjelder for tilbudet jf. punkt 3.9.
Alle produkter og tjenester skal prises og alle poster angitt konkurransegrunnlaget skal besvares. Tilbudet skal systematiseres og presenteres i overensstemmelse med systematikken i konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget skal ikke redigeres, kun original eller kopi av originaldokumentet skal benyttes og returneres. Tilbud utarbeides for leverandørens egen kostnad og vil ikke bli returnert.
Firmaopplysninger skal fylles inn iht. kapittel 10.
Som vedlegg til tilbudsbrev og utfylt og signert konkurransegrunnlag skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabeller i konkurransegrunnlaget. Dokumentasjon til konkurransegrunnlag nummereres fortløpende i samsvar med nummer som leverandør oppgir i tabeller i konkurransegrunnlaget.
Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbudet vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal
foreligge i original utgave på norsk med signatur.
3.2 Språk
Tilbud med tilhørende dokumenter og kommunikasjon skal utformes på norsk. Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal være på norsk.
3.3 Alternative tilbud
Alternativt tilbud aksepteres ikke.
3.4 Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget
Det gis ikke mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget.
3.5 Format og kopier
Tilbudet skal innleveres slik:
1. Ett originaleksemplar i papir per kommune tilbudet gjelder.
Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm. Det skal være skilleark mellom hvert vedleggnummer. Tilbudsbrev legges som første dokument, deretter følger utfylt konkurransegrunnlag. Vedlegg knyttet til dokumentasjonskrav skal vedlegges og nummeres i henhold til vedleggsnummerering tilbyder oppgir i tabeller i konkurransegrunnlaget.
2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. Format: CD eller USB-minnebrikke.
3. I tillegg bes vedlagt en versjon i papir hvor taushetsbelagte opplysninger er sladdet i henhold til punkt 2.8. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som skal unntas.
Ved motstrid vil originaleksemplar i papir gå foran elektronisk versjon. Leverandør bærer risikoen for eventuelle avvik mellom papirbasert og elektronisk versjon.
3.6 Innleveringsfrist
Frist for innlevering av tilbud er satt til 03.11.14 kl. 13:00.
Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av innleveringsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av tilbudskonvolutt eller -pakke, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse.
3.7 Innleveringssted
Adresse for levering av tilbud – besøksadresse: |
Sandnes Eiendomsselskap KF Forvaltning v/Xxxx Xxxxxxxxx Elvegaten 11 4306 Sandnes |
Tilbud som ikke er oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet og innenfor innleveringsfristen, vil bli avvist.
3.8 Tilbudskonvolutt eller pakke
Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at for- seglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke (dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte:
"Tilbud på levering av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler v/Xxxx Xxxxxxxxx ”.
3.9 Forbehold og avvik
Dersom leverandør tar forbehold eller har avvik mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen forøvrig, skal forbeholdene og avvikene beskrives entydig, presist og prissettes i tilbudsbrevet, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbuds- dokumentene. Forbehold eller avvik må referere til relevant punkt i konkurranse- grunnlaget.
Oppdragsgiver oppfordrer leverandør til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt i kontraktsbestemmelsene, herunder valutaforbehold, vil kunne medføre avvisning.
A: Spørsmål | B: Svar | C: Del av tilbud: Hvis ja, henvis til tilbudsbrev eller annet tilbudsdokument | |
Ja | Nei | ||
Har leverandør forbehold eller avvik mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen forøvrig? | |||
3.10 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med 03.02.15.
3.11 Tilbudsåpning
Det vil ikke finne sted offentlig åpning av de innkomne tilbud. Tilbudene er planlagt åpnet hos Sandnes Eiendomsselskap KF 03.11.14 kl. 14:00. Minst 2 representanter fra oppdragsgiver vil være tilstede.
4 Kvalifikasjonskrav
Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det legges til grunn at vilkårene i kvalifikasjonskravene er oppfylt i avtaleperioden.
I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørers kapasitet for å kunne kvalifisere seg, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse foretakene, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser,§ 17-8 (2. og 3. ledd) og § 17-9 (2. og 3. ledd). Det må tydelig framgå om forpliktelsen gjelder for Finansiell og økonomisk stilling (pkt. 4.2) og/ eller Tekniske og faglige kvalifikasjoner (pkt. 4.3). Med andre leverandører menes annen juridisk enhet (rettssubjekt) enn leverandøren selv. Foretaksnummer skal oppgis.
A: Spørsmål | B: Svar | C: Del av tilbud: Hvis ja, – vedlegg nr. | |
Ja | Nei | ||
Støtter leverandør seg på andre foretaks kapasitet for å kunne kvalifisere seg, og er rådighet over de nødvendige ressursene dokumentert gjennom for eksempel en forpliktelseserklæring fra disse foretakene? | |||
4.1 Organisatorisk og juridisk stilling
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Foretaket skal være lovlig registrert. | Norske firma: Firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund | |
Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. |
4.1.2 Attest for merverdiavgift
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Leverandør skal | Norske leverandører skal framlegge | |
ikke ha vesentlige | skatteattest for merverdiavgift fra skatte- | |
restanser for | kontoret (Skjema RF-1244) der | |
merverdiavgift eller | leverandør har sitt hovedkontor. Attest | |
det skal foreligge en | skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, | |
godkjent | og skal ikke være eldre enn 6 måneder | |
nedbetalingsplan. | regnet fra tilbudsfristens utløp. | |
Utenlandsk firma: Attest utstedt av | ||
vedkommende myndighet i leverandørs | ||
hjemstat som bekrefter at leverandøren | ||
har oppfylt sine forpliktelser vedrørende | ||
avgifter i samsvar med lovbestemmelser i | ||
den stat leverandøren er etablert. |
4.1.3 Attest for skatt og trygdeavgifter
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Leverandør skal | Norske leverandører skal framlegge | |
ikke ha vesentlige | attest for skatt og trygdeavgifter fra | |
restanser for skatt | kemner/kommunekasserer i kommunen | |
og trygdeavgifter | der leverandøren har sitt hovedkontor. | |
eller det skal | Attest skal foreligge innen tilbudsfristens | |
foreligge en | utløp, og skal ikke være eldre enn 6 | |
godkjent | måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. | |
nedbetalingsplan. | ||
Utenlandsk firma: Attest utstedt av | ||
vedkommende myndighet i leverandørs | ||
hjemstat som bekrefter at leverandøren | ||
har oppfylt sine forpliktelser vedrørende | ||
avgifter i samsvar med lovbestemmelser i | ||
den stat leverandøren er etablert. |
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. | Utfylt og undertegnet HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. Benytte vedlagt mal - vedlegg 1, eller se Lovdata for mal. |
4.2 Finansiell og økonomisk stilling
4.2.1 Ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakt
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Leverandør skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Leverandør må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. | Som dokumentasjon vil oppdragsgiver innhente kredittvurdering fra Experian (Oppdragsgiver abonnerer på tjenester fra Experian). Leverandør forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sin inn- levering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurder- ingen av leverandørens økonomiske forhold. | Vedlegg ikke nødvendig |
Alternativt kan leverandør ved innlevering av tilbud selv legge ved kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap som viser at leverandøren har god kreditt- verdighet. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. | ||
De leverandører som ikke har hatt regnskap de senere år, vil bli avvist dersom det ikke fremlegges tilsagn om bankgaranti av en slik størrelse at den kan benyttes som sikkerhet for oppfyllelse av kontraktens gjenstand. |
4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
4.3.1 Oppfyllelse av kontrakten
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Oppdragsgiver krever at leverandør har god gjennom- føringsevne. | Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over, til opp- fyllelse av kontrakten, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. |
A: Krav | B: Dokumentasjon | C: Vedlegg nr. |
Leverandør skal ha erfaring og kompetanse fra minst to relevante oppdrag for levering av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler som beskrevet i dette dokument. | Som dokumentasjon skal leverandør vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdragene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, og mottaker (navn på kunde). |
5 Kravspesifikasjon
Følgende kravspesifikasjon skal overholdes og legges til grunn for tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik fra minstekrav.
Avviker tilbyders tilbud fra denne beskrivelsen, eller de vedlegg det vises til, skal tilbyder sette opp avvikene i tilbudsbrev i henhold til punkt 3.8.
5.1 Om oppdraget
Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale for:
Kjøp av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler til kommunale bygg og boliger
Brannslokkingsutstyr gjelder i hovedsak pulver-, skum-, frityr- og CO2- slokkere til bygg og boliger i kommunene. Det gjelder også brannslanger, branntromler, branntepper, røykvarslere (både ioniske og optiske), batterier til røykvarslere, skilt og øvrig brannslokkingssortiment.
Service på brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler til kommunale bygg og boliger gjelder service på nye og eksisterende apparater.
Rammeavtalen skal omfatte kjøp av brannslokkingsutstyr og service på brannslokkere, brannslanger og branntromler til kommunale bygg og boliger i kommunene, så som skoler, barnehager, bo- og aktivitetssenter, syke og aldershjem, svømme- og idrettshaller, leiligheter, tannklinikker, kontorbygg, kulturhus, kommunale utleieboliger, helsestasjoner m. fl.
Det antas at rammeavtalen har en samlet årlig verdi på 1,3 millioner kroner. Beløpet er veiledende, oppgitt eks. mva. og basert på historiske tall. Dette beløpet skal ikke medføre noen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandør. Stipulert samlet kontraktsverdi inklusive opsjon 5,2 millioner kroner eks. mva.
Tabell 5.1.3.1 Antatt årlig omsetning per oppdragsgiver eks. mva. basert på historiske tall:
Kommune | Stavanger | Sola | Sandnes | Totalt per år, eks. mva. |
Brannslokkingsutstyr | 300 000 | 200 000 | 400 000 | 900 000 |
Service på brannslokking, brannslanger og branntromler | 200 000 | 100 000 | 100 000 | 400 000 |
Rammeavtalens varighet er 2 år. Oppdragsgiver skal i tillegg ha opsjon på å forlenge avtalen i ytterligere 1 + 1 år på samme vilkår. Oppdragsgiver planlegger at avtalen skal gjelde fra 06.01.15.
5.1.5 Om oppdragsgivers organisering og behov
5.1.5.1 Stavanger kommune
I Stavanger kommune er det bare Stavanger Eiendom (SE) ved bygningsansvarlige som skal bestille kontroll og eventuelle utbedringer/innkjøp av brannslukkeutstyr.
Unntak er brannslukkeutstyr som ikke er omfattet av årlig kontroll (f.eks. branntepper etc.), hvor disse kan bestilles direkte av virksomhetene selv for egen regning.
Stavanger kommune har årlig kontroll av ca. 277 eiendommer. Antallet kan variere noe da enkelte bygg utgår (p.g.a. rehabilitering, kjøp/salg). Listen oppdateres årlig.
5.1.5.2 Sola kommune
Rammeavtalen vil i utgangspunktet bli benyttet av kommunens vaktmestre og avdeling Eiendom. Per dags dato skal ca. 350 bygg/boliger omfattes av avtalen.
5.1.5.3 Sandnes kommune
Sandnes kommune har i dag ca. 120 bygg og boliger som omfattes av avtalen. I Sandnes kommune er det Sandnes Eiendomsselskap KF ved brannvernleder / bygningsansvarlige, som har hovedansvar for å bestille kontroll og eventuelle
utbedringer/innkjøp av brannslukkeutstyr. Unntak er brannslukkeutstyr som ikke er omfattet av årlig kontroll (f.eks. branntepper etc.), hvor disse kan bestilles direkte av virksomhetene selv for egen regning.
5.2 Krav og ytelser
5.2.1.1 Generelle krav
Alt arbeid skal utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Arbeidene skal utføres til avtalt kvalitet, tid, pris og med god serviceinnstilling og ryddighet. For alle service- og vedlikeholdsoppdrag skal en fagarbeider/servicetekniker stå ansvarlig for utførelsen.
Leverandør skal tilby standardiserte CE-merkede produkter fra anerkjente produsenter med god kvalitet, lang levetid og som er i henhold til tilbudsskjema. Alle pulver-, skum-, frityr og CO2 slokkere som leveres skal tilfredsstille krav i NS- EN 3 7. Produktene skal bidra til kostnadseffektivitet i hele produktets levertid og være egnet for formålet (bruk i kommunale bygg og boliger)
. Oppdragsgiver må ha mulighet til tilgang til leverandørens tilbudte produktsortiment ved behov i evalueringsfasen.
5.2.1.2 Tjeneste- og produktsortiment
Tjeneste- og produktsortiment som tilbys må ha bredde og dybde nok til å dekke oppdragsgivers behov for service og vedlikehold av brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler i avtaleperioden.
5.2.1.3 Service eksisterende brannslokkingsutstyr
Kommunene har i hovedsak NOHA og Gloria brannslokkerapparat, og leverandøren må kunne utføre service på disse produktene, men også på andre fabrikat, eksempelvis Ginge, Tempus, Bavaria, Presto og Skuteng.
Brannslanger og branntromler er i hovedsak av merke NOHA og BTK, og leverandør må kunne utføre service på disse produktene, men også på andre fabrikat.
Leverandør som tildeles kontrakt skal i samarbeid med den enkelte kommune utarbeide fremdriftsplan for utførelse av service.
Leverandør må også ta i mot brukt/ utgått brannslokkingsutstyr, eventuelt resirkulere eksisterende utstyr i forbindelse med eksempelvis rivning eller rehabilitering av bygg. Dette gjelder likevel kun utstyr som inngår i årlig kontroll og som omfattes av denne avtalen.
5.2.1.4 Utførelse av service
Service på brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler skal utføres i henhold til gjeldende norsk standard (3910 og NS-EN 671-3) eller til enhver tid gjeldende standard som erstatter denne. Byggene som omfattes av rammeavtalen skal kontrolleres hvert år, med rutinemessig service på enkelte produkter hvert 5.år eller hvert 10. år. Se Vedlegg 2 prisskjema service. I de byggene der det finnes skumapparater skal disse likevel ha service hvert 5. år. Ved etterfylling av brannslokkingsutstyr skal samme type kvalitet benyttes som i det opprinnelige utstyret.
Etter utført service skal en vedlikeholdsrapport/ kontrollskjema sendes elektronisk til hver Oppdragsgiver, der ett eksemplar skal sendes til brannvernleder på det aktuelle bygget for arkivering i brannvern/ HMS- bok og ett elektronisk eksemplar skal sendes
til eiendomsavdelingen i hver kommune. E-postadresser blir opplyst om i kontraktsmøtet. Det skal videre settes klistermerke på alle kontrollerte brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler med minimum dato og signatur.
Ved montering av nye, etterlysende sikkerhetsskilt skal årstall for montering fremgå.
Leverandør forutsettes å gjøre seg kjent med hvor brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler er plassert. Leverandør som tildeles kontrakt vil få tilgang til liste med adresser til alle bygg og branntegninger.
5.3 Leveringstid
For levering av brannslokkingsutstyr som ikke følger i servicebil skal tilbyder så snart som mulig sette i gang tiltak for og skaffe til veie det manglende utstyret, og opplyse Oppdragsgiver om forventet leveringstid. Leveringstid på skaffevarer må være maks 14 dager og leveringstid på lagervarer må være begrenset til maks to dager, slik at Oppdragsgiver ikke unødig står uten godkjent utstyr. I tilfeller der det dreier seg om manglende eller defekt brannslokkingsutstyr skal dette utbedres umiddelbart.
5.4 Miljø
Leverandøren skal planlegge, og koordinere utførelse av oppdraget på en slik måte at belastningen på nærmiljøet minimeres. Oppdragsgiver skal til enhver tid på forespørsel få tilsendt en oppdatert beskrivelse av gjennomførte, pågående og planlagte miljøtiltak hos leverandøren som er relevante for og tilpasset de ytelser som skal leveres til oppdragsgiver.
5.5 Overholdelse av kravspesifikasjon
Besvar i tabell under:
A: Spørsmål | B: Svar | C: Del av tilbud: Hvis nei, se pkt. 3.8 og henvis til tilbudsbrev | |
Ja | Nei | ||
Kan leverandør overholde kravspesifikasjon i kapittel 5? | |||
6 Tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Kriterie for valg av tilbud med vekting:
A: Kriterie | B: Vekt i prosentpoeng | C: Del-kriterier | D: Henvis- ning |
Pris | 100 | Totalpris: • Pris for service • Pris for brannslokkingsutstyr • Påslag på nettofaktura fra underleverandør • Prissatte forbehold og avvik | 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 |
6.1 Pris
Alle priser skal dersom ikke annet er avtalt være eksklusive merverdiavgift og i norske kroner.
Pris oppgis iht. kapittel 7 Tilbudsskjema. Oppgitt volum i tilbudsskjema er basert på antatt behov pr. år og gir ingen forpliktelser for kommunene eller rettigheter for leverandør.
Øvrige priser skal være faste og inklusive alle kostnader dersom ikke annet er avtalt, herunder miljøgebyr, kost og losji, reisetid, trykking, kopiering, returkostnader, kjøring, emballasje, bompenger, skatter, avgifter, service, leverings- og faktureringsomkostninger mv.
Kostnader knyttet til eventuelle forbehold skal oppgis.
A: Spørsmål | B: Svar | |
Ja | Nei | |
Er tilbudsskjema kapittel 7 utfylt? | ||
7 Tilbudsskjema
7.1 Totalpris
Pris for alle element i prisskjema. Det skal tydelig fremkomme hvordan leverandør priser de enkelte poster.
Pris for service består av priselementer som angitt i etterfølgende punkt 7.1.1.1 og 7.1.1.2.
7.1.1.1 Pris for service på brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler Oppgi fastpris for service på brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler i vedlegg 2.
Instruks for utfylling av vedlegg 2:
Kolonneoverskrift vedlegg 2, prisskjema | Instruks for utfylling |
Pris pr. stk. eks. mva. | Fyll inn nettopris som oppdragsgiver skal betale for service pr. stk. eks. mva. |
Ja | Nei | Vedlegg nr: | |
Er vedlegg 2, prisskjema, utfylt i henhold pkt. 7.1.1.2 og vedlagt? | |||
Er kopi av vedlegg 2, prisskjema, utfylt og vedlagt på CD eller USB-minnebrikke i Excel-format? |
Oppgitt volum i prisskjema gir ingen forpliktelser for kommunene eller rettigheter for leverandør. Omfanget vil kunne variere fra år til år på grunn av f. eks. rehabiliteringsprosjekt og tidspunkt for årskontroll.
7.1.1.2 Timepris for arbeider etter medgått tid
Oppdragsgiver vil kunne ha behov for tjenester relatert til kontrakten. Honorar beregnes etter medgått tid og avtalt timesats. Timepris regningsarbeider skal inkludere:
• Arbeidslønn inkl. avgifter
• Forbruksmateriell
• Transportkostnader / kilometergodtgjørelse for leverandørens egne biler
• Reisetid
• Andre variable og faste kostnader
Timepris regnes for den effektive arbeidstiden på oppdraget og faktureres etter medgått tid. Det er leverandørens ansvar å få attestert timeliste for det utførte arbeidet. Alle priser oppgis eks. mva. fakturert etter medgått tid.
Fyll inn:
Stilling | Enhetspris pr. time eks. mva. |
Fagarbeid/ servicetekniker | Kr. |
Oppgi eventuelt krav om minstetid som faktureres for utførelse av regningsarbeid:
Eventuell beregnet minstetid i timer:
I evalueringen vil det legges til grunn et antatt behov for regningsarbeider på 100 timer pr. år. Dette timetallet skal ikke medføre noen forpliktelser for kommunen eller rettigheter for tilbyder.
7.1.2 Pris for brannslokkingsutstyr
7.1.2.1 Rabatt på prisliste pr. hovedvaregruppe
For brannslokkingsutstyr skal leverandør oppgi fast rabatt i prosent på de til en hver tid gjeldende prislister pr. hovedvaregruppe. Det skal oppgis en rabattsats pr. hovedvaregruppe – ikke fra-til rabatt. Rabattsatsen som oppgis gjelder for alle produkter i hele hovedvaregruppen. Det er ikke rabattens størrelse i % som vil bli evaluert, men prisene på referanseproduktene som skal oppgis i prisskjema, vedlegg 3, prisskjema brannslokkingsutstyr.
Nr. | Hovedvaregruppe | Oppgi rabatt i prosent |
1 | Pulverslokkere | |
2 | Skumslokkere | |
3 | CO2 slokkere | |
4 | Frityrslokkere | |
5 | Brannslangetromler | |
6 | Brannslanger | |
7 | Branntepper | |
8 | Røykvarsler optiske | |
9 | Røykvarsler ioniske | |
10 | Batterier til røykvarsler | |
11 | Skilt |
Det skal oppgis hvilken prisliste som er lagt til grunn for rabattsatser oppgitt under pkt. 7.3.1. Komplette prislister og produktkataloger skal vedlegges tilbudet. Dersom prislistene og/eller produktkatalogene har så stort omfang at disse ikke er hensiktsmessig å vedlegge i papirformat, kan disse vedlegges i elektronisk format. Prisene forutsettes å omfatte alle kostnader dersom ikke annet er avtalt. Prisene skal være gjeldende per 01.11.14.
Fyll inn:
Navn på prisliste | Vedlegg nr: | Navn på tilhørende produktkatalog | Vedlegg nr: |
7.1.2.3 Nettopris spesifiserte produkter – prisskjema
Oppgi nettopris for spesifiserte produkter i vedlegg 3, prisskjema brannslokkingsutstyr. Rabattsats for det enkelte produkt innenfor samme hovedvaregruppe skal være lik rabattsats oppgitt under pkt. 7.1.2.1 og være basert på prislister oppgitt under pkt. 7.1.2.2
Det skal oppgis kun ett produkt med en pris for hvert av de opplistede produktene i prisskjemaet. Mangelfullt utfylt prisskjema kan gi grunnlag for avvisning.
Instruks for utfylling av vedlegg 3, prisskjema brannslokkingsutstyr
Kolonneoverskrift vedlegg 3, prisskjema | Instruks for utfylling |
Spesifisert produktbeskrivelse | Beskriv produktet som tilbys (fabrikat, merke, modell, dimensjoner og lignende) |
Artikkelnummer | Oppgi artikkelnummeret som produktet har i prisliste |
Datablad | Datablad skal vedlegges der dette finnes og merkes med vedlegg nummer |
Navn på prisliste | Oppgi navn på prisliste produktet er i |
Prisenhet | Oppgi prisenhet, f. eks. stk. pk, kg, m. fl. |
Volum / antall i prisenhet | Oppgi volm og eller antall i prissenhet |
Listepris pr. enhet eks. mva. iht. prisliste | Oppgi pris for spesifisert produkt iht. prisliste pr. prisenhet |
Rabatt | Rabatt. Oppgi samme rabattsats om under pkt. 7.1.2.1 |
Pris eks. mva. | Fyll inn nettopris som oppdragsgiver skal betale pr. priseenhet |
Ja | Nei | Vedlegg nr: | |
Er vedlegg 3, prisskjema brannslokkingsutstyr, utfylt og vedlagt? | |||
Er kopi av vedlegg 3, prisskjema, utfylt og vedlagt på CD eller USB-minnebrikke i Excel-format? |
Oppgitt volum i prisskjema er i hovedsak basert på estimater og omsetningstall for 2013 for alle kommunene samlet og vil bli lagt til grunn for prissammenligningen. Volumtallene gir ingen forpliktelser for kommunene eller rettigheter for leverandør.
7.1.3 Påslag på nettofaktura fra underleverandør
Leverandør skal oppgi fast påslag i prosent på nettofakturabeløp fra underleverandør ved eventuelt tilleggsarbeid. Påslag på nettofaktura fra underleverandør kan kun faktureres for arbeid og materiell som leverandør ikke selv naturlig kan forventes å kunne utføre eller ha som ledd i sin virksomhet. Bruk av underleverandør skal avtales med oppdragsgiver og kopi av faktura fra underleverandør skal vedlegges som bilag til egen faktura.
Ja | Nei | Vedlegg nr: | |
Er fast påslag i prosent på nettofaktura fra underleverandør oppgitt? | |||
Oppgi påslag i % | |||
I evalueringen vil det legges til grunn en antatt tilleggsleveranse fra underleverandør på kr. 50 000,- pr. år. Beløpet skal ikke medføre noen forpliktelser for kommunen eller rettigheter for tilbyder.
7.1.4 Prissatte forbehold og avvik
A: Spørsmål | B: Svar | C: Del av tilbud. Hvis ja, henvis til tilbudsbrev eller annet tilbudsdokument. | |
Ja | Nei | ||
Har leverandøren prissatt forbehold og avvik? | |||
I evalueringen av totalpris vil kun forbehold som kan prissettes bli vektlagt.
8 Kontraktsbestemmelser
8.1 Oppsigelse
Avtalepartene aksepterer at oppsigelse av avtalen eller enhver endring av avtalen som følge av pålegg fra norske myndigheter eller EØS-organer ikke medfører erstatningsplikt partene imellom.
Oppdragsgiver kan umiddelbart si opp denne avtale dersom leverandør ikke innen ti - 10 virkedager fremskaffer skatteattest som ikke er eldre enn seks - 6 - måneder, eller dersom denne attesten viser at leverandør, på egne eller andres vegne, ikke er ajour med innbetaling av skatter og avgifter til det offentlige.
8.2 Endringer, tillegg mv.
Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig, og skal senest foreligge undertegnet av begge parter på tidspunktet for første levering av produkter under denne avtale. Disse endringene, tilleggene m.v. skal også spesifisere hvilket omfang de skal ha, bl.a. om de skal gjelde hele eller deler av leveransen under denne avtale. Dette hindrer likevel ikke at partene skriftlig vedtar endringer på et senere tidspunkt som følge av inntrådte forhold de ikke var klar over på tidspunktet for avtaleinngåelse. Dersom endringer som følge av senere inntrådte forhold medfører prisjusteringer, skal disse justeringene også skriftlig avtales mellom partene.
8.3 Forholdet til tredjemann
Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part.
Leverandør plikter å sørge for at oppdragsgiver får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale pkt. 8.4.
Leverandørens kontraktansvar overfor oppdragsgiver endres ikke ved bruk av underleverandører.
8.4 Dokumentrang
Dersom avtaledokumenter inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge:
1. Spesielle skriftlig avtalte kontraktsvilkår
2. Konkurransegrunnlag / kontrakt
3. Tilbudet fra leverandør
4. Den enkelte ordre og ordrebekreftelse
Dersom det er avvik mellom punkter i konkurransegrunnlag / kontrakt og tilbudet, gjelder de avvikende bestemmelser i tilbudet bare i den grad de er gjentatt skriftlig eller henvist til i de spesielle kontraktsvilkårene som partene evt. avtaler.
8.5 Taushetsplikt og opptreden
Leverandør og leverandørens personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunene. Det kreves en utadvendt og positiv holdning i forhold til ansatte hos oppdragsgiver og publikum.
8.6 Evaluering av tjenesteleveranse
Oppdragsgiver vil evaluere leverandør sin gjennomføring av oppdraget. Erfaringer med leverandøren i avtaleperioden vil bli vektlagt ved vurdering av bruk av opsjoner og fremtidige kontrakter. Skjema for evaluering av vareleveranser vil bli benyttet, se vedlegg 4. Det vil bli avholdt evalueringsmøter ved behov med valgt leverandør.
8.7 Produktblad
Det skal leveres produktdatablad for produkter der dette er relevant.
8.8 Statistikk
Oppdragsgiver ønsker vederlagsfritt å motta periodisk statistikk over forbruk (leverandørstatistikk) pr. leveringssted og samlet for den enkelte kommune. Statistikken skal innehold: leverandørnavn, periode, kundenummer, varenummer med varebeskrivelse, kvantum, betalt pris og rabatt og eller påslag. Hver bygning/
bolig må i tillegg ha et individuelt ordrenummer, slik at Oppdragsgiver enkelt kan få spesifiserte statistikker for hvilke anskaffelser som er blitt gjort for den konkrete bygningen. Oppdragsgiver og leverandør blir enige om hvor ofte slike rapporter skal leveres. Dersom ingen ting er skriftlig avtalt skal rapport leveres hver tolvte – 12 – måned. Eventuelle private institusjoner med kommunalt tilskudd skal holdes utenom kommunenes statistikker.
8.9 Fakturerings- og betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser inntrer 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven.
Det skal skrives en – 1 – faktura pr. rekvisisjon / oppdrag dersom ikke annet blir avtalt spesielt for det enkelte oppdraget. Faktura skal sendes bestiller så snart ordre er fullevert og/eller oppdrag er utført i henhold til bestilling. A-konto for mindre oppdrag aksepteres ikke. Faktura skal påføres rekvisisjonsnummer, bestillers navn, oppdragsadresse og dato for bestilling. Antall timer skal tydelig fremgå av faktura, samt spesifiserte materialkostnader for den aktuelle tjenesten. Som vedlegg til faktura skal følge original eller faks av rekvisisjon. Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver har fått avtalte priser og rabatter. Faktura skal kunne leses av skanner.
Leverandør skal utstede en elektronisk faktura per bestilling på e2b/ EHF format.
Med elektronisk faktura menes en faktura som overføres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan importeres i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt. Som følge av dette skal leverandøren levere faktura på til enhver tid gjeldende standard meldingsformat for offentlige virksomheter. E-post eller PDF regnes ikke som en elektronisk melding innenfor denne definisjonen. Fakturaen skal kunne ha profilmatch (Account ref,) slik at den kan distribueres automatisk til riktig avdeling/bestiller. Partene oppebærer selv sine egne kostnader ved bruk av e-fakturatjenestene. Ved lansering av nye versjoner av de offentlige meldingstyper, plikter leverandøren å få godkjent disse og levere disse
fortløpende. Meldingene skal leveres til de meldingsformidlere som benyttes av oppdragsgiver. Stavanger, Sola og Sandnes kommuner benytter per i dag Visma Enterprise, men dette vil kunne endre seg i løpet av kontraktsperioden.
Vilkår som gjelder Stavanger kommune spesielt: Leverandørens faktura skal tilfredsstille de krav som Stavanger kommune til enhver tid fastsetter og sendes til fakturaadresse oppgitt av Stavanger kommune, se xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/Xx-xxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx/XX- regnskap/
Ved fakturering stiller Stavanger kommune krav til artikkelnummer på linjenivå. Det vil si at leverandør må, for de oppgitte varer og tjenester, oppgi et unikt artikkelnummer som brukes ved fakturering. Leverandør står fritt til å velge artikkelnummer, men oppdragsgiver skal få tilsendt de artikkelnummer som skal brukes. Stavanger kommune mottar faktura i EHF-format og E2B-format. Partene oppebærer selv sine egne kostnader ved bruk av elektronisk faktura. Ved lansering av nye versjoner av de offentlige meldingstyper, plikter Leverandøren å få godkjent disse og levere disse fortløpende. Meldingene skal leveres til de meldingsformidlere/aksesspunkter som benyttes av Stavanger kommune. Adresse for elektronisk faktura til Stavanger kommune er org nr. 964 965 226.
Vilkår som gjelder for Sola kommune spesielt: Leverandør skal sende elektronisk faktura med mindre annet er avtalt. Evt. papirfakturaer skal kunne leses av skanner. Det skal kun benyttes sort skrift i fakturadetaljer. Matriseskriver må ikke benyttes.
Sola kommune mottar elektroniske fakturaer på formatene EHF og e2b (jf. xxx.x0x.xx). For Sola kommune skal det utstedes én faktura pr. virksomhet. Sola kommune benytter seg ikke av referansekode, her skal det i stedet for oppgis navn på virksomheten.
Betaling skal anses å være foretatt når oppdragsgiver har innlevert betalings- oppfordring/-anmodning til bank / post. Oppdragsgiver har innført elektronisk fakturabehandling og opprettet felles fakturaadresse for den enkelte kommune. Eventuelle fakturaer til enheter hos oppdragsgiver skal sendes til følgende postadresser:
Oppdragsgiver | Postnummer | Sted |
Stavanger kommune SK-Regnskap, fakturamottak SE | Postboks 8001 | 4068 Stavanger |
Sola kommune, fakturamottak | Postboks 234 | 4097 Sola |
Sandnes Eiendomsselskap KF, Sandnes kommune, fakturamottak | Postboks 450 | 4304 Sandnes |
Faktura som ikke oppfyller disse kravene vil bli returnert til avsender.
8.10 Prisjusteringer
Tilbyder skal sørge for å holde brukerne og kontaktpersoner à jour med gjeldende priser.
For tjenester etter denne avtale kan leverandør kan påberope seg årlige prisjusteringer basert på forandringer i konsumprisindeksens totalindeks. Utgangspunkt skal være utviklingen de siste tolv måneder fram til 15. november året før prisjusteringen. Første gang 1. januar 2016. Skriftlig varsling med dokumentasjon skal skje en måned i forkant av eventuell prisjustering.
Dersom spesialpris eller prisendring gir gunstigere pris enn avtalen, gjelder laveste pris. Eventuell prisnedgang i perioden skal umiddelbart komme oppdragsgiver til gode.
Oppdragsgiver skal informeres umiddelbart dersom tjenester som omfattes av avtalen skal endres eller utgå. Ved lansering av nye tjenester i avtaleperioden skal tilbud sendes oppdragsgiver i forkant av lanseringen. Prisstrukturen på nye tjenester skal ikke være dårligere enn de tjenester som allerede omfattes av avtalen.
Oppdragsgiver vil ta stilling til om de tilbudte tjenester skal omfattes av avtalen. Vesentlige endringer i sammensetningen av tjenestesortimentet som etterspørres kan gi grunnlag for reforhandling av priser og vilkår.
Oppdragsgiver skal ved utgangen av hvert avtaleår ha rett til å kreve revisjon av avtalen, dersom avtalens prisbetingelser og/eller betingelser for øvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende tjenester/leverandører i markedet.
8.11 Leveringsbetingelser og leveringssikkerhet
Leveringsbetingelser er fritt levert det enkelte brukersted / den enkelte bestiller hos oppdragsgiver (DDP Incoterms 2000), dersom ikke annet er avtalt. Levering anses å ha skjedd når oppdraget er utført iht. avtale.
Ved forsinket levering skal oppdragsgiver ha rett til dagmulkt på 1 % pr. virkedag, minimum kr. 300,- pr. virkedag, for verdien av den del av leveransen / arbeidet som er forsinket. Denne dagmulkten skal ikke overstige 10 % av den pris som er avtalt, unntatt ved grov uaktsomhet eller forsett hos tilbyder. Oppdragsgiver har ikke rett til dagmulkt dersom den forsinkede levering skyldes force majeure.
Arbeide som er påbegynt skal ikke avbrytes før ferdigstillelse dersom ikke dette er avtalt mellom partene. Xxxxxx arbeidet avbrytes og dette ikke er avtalt skal dette betraktes som forsinket levering.
Forhåndsnummeret rekvisisjon skal foreligge for hvert enkelt oppdrag, før arbeidet sette i gang. Tilbyder må umiddelbart gi tilbakemelding til bestiller dersom en levering blir forsinket utover avtalt leveringstid.
Et oppdrag skal fullføres uten avbrudd. Leverandøren skal gi tilbakemelding til oppdragsgiver umiddelbart dersom oppdraget ikke kan ferdigstilles som avtalt.
Antall bygg og boliger som omfattes av avtalen vil kunne endres i avtaleperioden. Rutiner for inn- og utmelding av bygg etter nærmere avtale.
Mye av arbeidet på skoler / barnehager må påregnes utført i skoleferiene. Før oppstart av arbeid i ferier må det avklares med driftsoperatør/ kontaktperson at
arbeidet ikke kommer i konflikt med øvrig vedlikehold, som for eksempel hovedrengjøring, maling, boning eller lakk av gulv etc.
8.12 Feilsøking
Ved eventuelle feilsøkingsarbeider settes en oppad grense på kr. 1.000,- eks. mva. dersom ikke annet er avtalt. Dersom feilen ikke er funnet innenfor denne kostnadsramme skal det fremlegges skriftlig rapport med forslag til videre tiltak før ytterligere tiltak iverksettes.
8.13 Alarm, nøkler og identifisering
Flere av kommunenes bygg og boliger har alarm. Tilbyder plikter å sette seg inn i gjeldende alarmtider og rutiner ved utløst alarm på det enkelte bygg/ bolig hvor oppdrag utføres. Tilbyder er ansvarlig for at alarm ikke utløses av egne ansatte, og må dekke utgiftene hvis utrykningskostnader forårsakes.
Leverandør har ansvaret for forsvarlig oppbevaring av nøkler og koder, samt å erstatte låssystemer / alarmer som må skiftes ut som følge av tap uansett tapsform.
Håndverkere skal bære tilbyders arbeidstøy ved utførelse av arbeidet eller synlig ID- kort og presentere seg i resepsjonen e.l. ved ankomst.
8.14 Kvalitet, reklamasjoner
Leverandør skal tilby tjenester og produkter som er i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer for tjeneste- og produktområdet. Videre skal tjenester og produkter være etter den standard og kvalitet som beskrevet i konkurransegrunnlaget og i tilbudet fra leverandør. Det regnes som en mangel dersom avtalegjenstanden ikke holder den kvalitet eller standard som er avtalt.
Dersom det er mangler ved utførelsen, kan kommunene etter eget skjønn vurdere hvilke mangelsbeføyelser de vil benytte, inkludert heving av avtalen.
Oppdragsgiver kan kreve kvalitetskontroll i avtaleperioden. Dette kan innebære innsyn i leverandørs instrukser, kvalitetssystem, budsjett m.v. Leverandør plikter å være behjelpelig med slik kontroll uten omkostninger for kommunene.
Leverandør forplikter seg til å holde kommunene orientert om aktuell utvikling innen denne bransjen.
8.15 Reklame
Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra oppdragsgiver dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse.
8.16 Helse, miljø- og sikkerhet
Oppdragsgiver ønsker å benytte tjenester som er miljøvennlige, og krever derfor at leverandørens tjenester skal være ledende på dette området.
8.17 Lønns- og arbeidsvilkår
Leverandøren skal sikre at ansatte i egen virksomhet, og ansatte hos eventuell underleverandør som direkte medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldene lov- og forskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtaler for den aktuelle bransje.
Leverandøren står overfor oppdragsgiver ansvarlig for at ovennevnte krav også etterleves hos eventuelle underentreprenører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver
dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til egne ansatte og ansatte hos eventuelle underentreprenører som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Dersom leverandøren ikke innen 10 virkedager framlegger dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår eller unnlater å etterleve klausulens krav til lønns- og arbeidsvilkår har byggherre rett til å kreve dagmulkt/ holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende kr 300 pr dag inntil det er dokumentert at forholdene er brakt i orden.
Dersom brudd på klausulen er å anse som vesentlig mislighold, gir dette oppdragsgiver rett til å heve kontrakten.
8.18 Opplysningsplikt etter ligningsloven
Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde den opplysningsplikt som etter ligningsloven paragraf 6-10 er pålagt kommunen, leverandøren selv og leverandørens eventuelle underleverandører.
Leverandøren skal også opplyse ligningsmyndighetene om denne avtale og gjennom en slik orientering særskilt gjøre ligningsmyndighetene oppmerksom på at det er leverandøren som gjennom herværende avtale er ansvarlig for å overholde den opplysningsplikt som etter ligningsloven § 6-10 er pålagt kommunen.
Manglende overholdelse av opplysningsplikten til ligningsmyndighetene gir kommunen rett til å pålegge leverandøren/entreprenøren stans i arbeidene.
Leverandøren skal holde kommunen skadesløs for ethvert krav fra ligningsmyndighetene eller andre som følge av manglende overholdelse av opplysningsplikten eller innbetaling av skatt eller avgift.
Manglende overholdelse av opplysningsplikten gir kommunen rett til å holde tilbake hele eller deler av vederlaget til leverandøren. Manglende overholdelse av opplysningsplikten er å anse som vesentlig mislighold og gir kommunen rett til å heve kontrakten.
8.19 Etiske krav
Leverandøren skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Kunden skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet.
Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter
Leverandøren å påse at underleverandører etterlever samme krav.
ILOs kjernekonvensjoner
Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr:
Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr. 138 og 182)
• Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter.
• Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land).
• Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid.
• Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.
Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105)
• Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
• Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111)
• Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.
Forbud mot organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98)
• Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt.
• Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne.
Bestemmelser i nasjonal lovgivning
Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves.
Oppfølging og kontroll i avtaleperioden
Leverandøren skal påse at ansattes rettigheter etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra oppdragsgiver skal dette dokumenteres ved:
• Egenrapportering fra Leverandøren og/ eller underleverandør.
• Oppfølgingssamtaler med oppdragsgiver.
• En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted. Velges denne metoden kreves informasjon om hvem som har utført kontrollen og hvilke inspeksjonsmetoder som er brukt.
• Tredjepartssertifisering av produsent: SA8000 eller tilsvarende.
Oppdragsgiver, eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi- annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter Leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører.
Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.
Konsekvenser ved brudd på etiske krav
Brudd på etiske krav innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som oppdragsgiver bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan det angis bøter. Bøtene skal være forholdsmessige med type og
omfang av bruddene. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning eller prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til oppdragsgiver økonomiske interesse av at kravene er fulgt. Ved vesentlige brudd på etiske krav, eller ved manglende oppretting, kan oppdragsgiver heve kontrakten.
8.20 Tvister
Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av avtalene, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Xxxxxxxxx er oppdragsgivers tingrett.
Ja | Nei | Vedlegg nr. | |
Kan kontraktsvilkårene i kapittel 8 aksepteres? |
9 Vedlegg
1 HMS-egenerklæring
2 Prisskjema service brannslokkingsutstyr, brannslanger og branntromler
3 Prisskjema brannslokkingsutstyr
4 Evalueringsskjema leverandørtjenester
10 Firmaopplysninger og signering
Fyll inn:
Leverandør: | |
Gateadresse: | |
Postadresse: | |
Kontaktperson: | |
Telefonnummer: | |
Telefaks: | |
E-postadresse: | |
Hjemmeside Internett: | |
Foretaksnummer: |
...................., den ...........................
...................................................................................................
Leverandørs forpliktende underskrift ved innlevering av tilbudet