KRAVSPESIFIKASJON
Vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget
KRAVSPESIFIKASJON
Trykking og grafisk utforming av Bæringen og trykking av Kulturkalenderen
Saksnr 23/23068
INNHOLD
2 Dokumentasjon av kravene i kravspesifikasjonen 3
Design, grafisk formgiving og produksjonsprosess for Bæringen 4
1 INNLEDNING
Bærum kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, skal gjennomføre en ny anbudskonkurranse for å inngå avtale for kjøp av trykking og grafisk utforming av Bæringen og trykking av Kulturkalenderen.
Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av behovet til oppdragsgiver, krav knyttet til ytelsen og eventuelle krav til dokumentasjon av at minstekrav er oppfylt.
2 DOKUMENTASJON AV KRAVENE I KRAVSPESIFIKASJONEN
Kravene i kravspesifikasjonen skal dokumenteres i vedlegg 5 «Tilbudsbrev», under «Dokumentasjon av absolutte krav og øvrige krav» samt «Avvik/forbehold».
3 BESKRIVELSE
Oppdragsgiver vil inngå en avtale med en (1) leverandør på kjøp av trykking og grafisk utforming av Bæringen og trykking av Kulturkalenderen.
Anskaffelsen omfatter trykking og grafisk utforming av informasjonsavisen Bæringen – fra layout/grafisk utforming til trykking og levering hos distributør, samt trykking av Kulturkalenderen.
3.1 Bæringen
Bæringen er Bærum kommunes egenproduserte informasjonsavis. Bæringen regnes som «offentlig informasjon» ettersom det er offentlig informasjon uten betalte/kommersielle annonser. Bæringen distribueres til samtlige husstander, bedrifter og postbokser i Bærum kommune.
For mer informasjon om Bæringen og tidligere utgaver, se xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/xx- barum-kommune/baringen/
Tekst- og bildematerialet produseres av Bærum kommune. Arbeidet samordnes av Kommunikasjonsenheten, som redigerer stoffet. Tekst og bildematerialet sendes digitalt. Tekst- og sidekorrektur utføres i dag av Bærum kommune.
Den grafiske produksjonen kan også innebære noe annonsesetting, dvs. innstillinger som brukes i forbindelse med en annonsekampanje som valg av målgrupper, annonseformater etc.
Vi forutsetter at tilbyder kan gi Bæringen en både leservennlig og tidsriktig presentasjon innenfor gitte rammer.
Produktspesifikasjon - Bæringen | |
Format | 30x23 |
Sidetall | 16-20, kan variere +/- 4 sider. Må ha mulighet til bilag som løst innstikk (samme format, 4 sider). |
Opplag | Ca. 55 000 stk. |
Frekvens | 4-6 utgivelser pr. år. 2-3 ganger pr. semester. Bæringen utgis ikke i sommerferien. Utgivelsesplan for et halvår vil kunne foreligge i avtalt tid på forhånd. Antall utgivelser kan endres ved overordnet administrativ eller politisk beslutning. |
Papir | Alt. 1: 90 g Amber graphic ubestrøket eller tilsvarende. Alt. 2: 90g Amber graphic eller tilsvarende med 120g Amber graphic omslag, ubestrøket eller tilsvarende. |
Tekst | Leveres via e-post eller annet elektronisk medium. |
Bilder | Leveres digitalt via e-post eller annet elektronisk medium. |
Korrekturtrykk | Ca. 5 korrekturtrykk i løpet av produksjonsprosessen i PDF-format. |
Ferdiggjøring | Stiftet og falset på langsiden. |
Spesialtrykk (kampanjer/bilag) | Tilbyder må kunne påta seg spesialtrykk eksempelvis av deler av innhold som har vært i avisen. Tilbud gis spesifikt og i henhold til opplag og papirkvalitet som oppdragsgiver ønsker i det enkelte tilfelle. |
Design, grafisk formgiving og produksjonsprosess for Bæringen
Uttegning og prioritering av sidene kommer fra Bæringen-redaksjonen. Skissene (vedlegg 7 og 8 til konkurransegrunnlaget) er utkast til utformingen av Bæringen, og endringer kan derfor forekomme.
Bæringen settes opp i henhold til halvårsplaner, som sendes leverandøren.
Bæringen vil hovedsakelig distribueres på onsdager og torsdager, og Bæringen leveres da fra trykkeriet 3-4 dager i forkant av distribusjon. Ved behov og etter avtale med leverandøren må imidlertid Bæringen også kunne distribueres andre dager. Dette vil i så fall kunne medføre noen endringer i produksjonsprosessen.
Nåværende produksjonsprosess |
UKE 1 Onsdag: Levering av rubrikkannonser og seniorsider. Torsdag: Levering av annet redaksjonelt stoff. Løpende korrektur pr. e-post. |
UKE 2: Mandag-onsdag: Oversending av redaksjonelt stoff fortsetter. Løpende korrektur pr. e-post. Torsdag: Siste korrektur gjøres innen klokken 12.30. Sidene skal være godkjent innen dette tidspunktet. Leverandør sender ferdig sider til trykk etter at sidene er godkjent. Avisen trykkes torsdag. |
UKE 3: Mandag: Avisen sendes til Postens hovedterminal på Alnabru innen gitte frister fra distributør. I dag er dette innen klokken 09:00. I tillegg leveres et avtalt antall fra trykkeriet til Arba, Baker Østbys vei 10, 1351 Rud, i Bærum. Torsdag: Avisen fulldistribueres av Posten til alle postkasser i Bærum. |
Ny avtale om distribusjon av Bæringen og Kulturkalenderen er planlagt inngått i løpet av januar 2024. Ved en eventuell endring i distributør og ny avtale kan det bli endringer i dagens produksjonsprosess.
3.2 Kulturkalenderen
Kulturkalenderen er Bærum Kulturhus sin egenproduserte kulturprogram som lister opp alle åpne arrangementer på scenene til Bærum Kulturhus, samt andre arrangementer på andre kulturscener i Bærum. Programmet er utformet som en kalender, og kan henges opp. Kulturkalenderen regnes som
«offentlig informasjon» ettersom det er offentlig informasjon uten betalte/kommersielle annonser. Kulturkalenderen distribueres til samtlige husstander og postbokser i Bærum kommune, Asker Kommune og Oslo vest (herunder områder i bydelene Vestre Aker, Ullern og Frogner), og iblant Hole kommune.
Produktspesifikasjon - Kulturkalenderen | |
Format | Program: 220 x 266 mm |
Sidetall | 16-20, kan variere +/- 4 sider. Må ha mulighet til innstiftet bilag i ulike format og ulikt papir (1 – 16 sider). + 16 sider» er bilaget, og dette skal kunne nappes ut. |
Opplag | Ca. 00-000 000 stk. |
Frekvens | 2 utgivelser årlig, vanligvis i januar (uke 1) og august (uke 34). Utgivelsesplan for et halvår vil kunne foreligge i avtalt tid på forhånd. |
Papir | 130 g Soporset ubestrøket eller tilsvarende |
Ferdiggjøring | Stiftet og falset på langsiden. Ryggstiftet Hulling |
Kulturkalenderen trenger ikke å leveres en bestemt ukedag, men leveres en bestemt uke. Kulturkalenderen leveres fra trykkeriet til distributøren en uke i forkant av distribusjon.
Nåværende produksjonsprosess |
DAG 1 Bærum Kulturhus leverer trykkeklare datafiler til leverandør. |
DAG 8: Leverandør leverer ferdig trykket Kulturkalender til distributør og restopplag til Bærum Kulturhus, Sandvika. |
Ny avtale om distribusjon av Bæringen og Kulturkalenderen er planlagt inngått i løpet av januar 2024. Ved en eventuell endring i distributør og ny avtale kan det bli endringer i dagens produksjonsprosess.
4 KRAV TIL YTELSEN
Nr. | Krav |
1.0 | Service |
1.1 | For Bæringen skal Oppdragsgiver ha en fast kontaktperson å forholde seg til. Kontaktpersonen skal ha en stedfortreder som kan overta ved uforutsette hendelser, slik som sykefravær og lignende. |
1.2 | For Kulturkalenderen skal Oppdragsgiver ha en fast kontaktperson hos trykkeriet å forholde seg til, uavhengig av om trykkeriet er hovedleverandør eller underleverandør. Kontaktpersonen skal ha en stedfortreder som kan overta ved uforutsette hendelser, slik som sykefravær og lignende. |
1.3 | Leverandøren skal ha faste dedikerte nøkkelpersoner med stedfortredere hos grafisk formgiver og hos trykkeri. Det er viktig at oppdragene blir tatt hånd om av de samme personene, slik at leverandøren har god kompetanse på Bærum kommune som kunde. |
Nøkkelpersonene hos leverandør ivaretar grafisk utforming og øvrig produksjonsprosess av avisen. Ved endringer i nøkkelpersoner hos leverandøren skal Oppdragsgiver informeres og godkjenne. Leverandør følger opp og er ansvarlig for at kontakten med distributør blir ivaretatt og at produksjonen blir gjennomført innenfor fastsatte frister. | |
1.4 | Avvik fra partenes avtale om produksjonsplan, som vil gå utover distribusjonen og ikke er avtalt med Oppdragsgiver, belastes leverandøren. |
2.0 | Miljø |
2.1 | Overskuddseksemplarer av Bæringen og Kulturkalenderen skal gå til resirkulering. |
2.2 | Leverandør skal levere en tjeneste som er Svanemerket eller merket med tilsvarende merkeordninger. Ett tilsvarende miljømerke er EU Ecolabel. Oppdragsgiver krever i tillegg at trykksakene som leveres skal være merket med Svanemerket, for de typer av trykksaker dette er mulig. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses likeverdig/tilsvarende med de merker som spesifisert ovenfor. |
3.0 | Trykking og grafisk utforming av Bæringen |
3.1 | Designer/grafisk formgiver skal bistå med utforming av avisen Bæringen i henhold til skissene (vedlegg 7 og 8) som beskrevet i punkt 2.1. |
3.2 | For at Bæringen skal være mest mulig oppdatert kreves det kort produksjonstid og smidighet. Bæringen skal leveres innen distributørens frist som avtales for produksjonsprosessen. |
3.3 | Produksjonsplanen er i utgangspunktet ufravikelig, men ved uforutsette endringer må tilbyder kunne vise fleksibilitet og handlekraft slik at produksjonen/trykk blir gjennomført. Skjer det endringer i produksjonen må tilbyder også kontakte distributør, slik at avisen kommer innbyggerne i hende. |
3.4 | Papiret for alternativ 1 skal være 90 gram Amber graphic ubestrøket, eller tilsvarende. Papiret for alternativ 2 skal være 90 gram Amber graphic ubestrøket eller tilsvarende, samt 120 gram Amber graphic ubestrøket eller tilsvarende for omslag. |
4.0 | Trykking av Kulturkalenderen |
4.1 | Kulturkalenderen skal leveres innen distributørens frist som avtales for produksjonsprosessen. |
4.2 | Papiret for Kulturkalenderen skal være 130 gram Soporset ubestrøket eller tilsvarende. |