Innhold
Dokument versjon: Feb, 2022
FORESPØRSEL |
Innhold
1. Opplysninger om anskaffelsen 2
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen 2
1.2.1 Bakgrunn for anskaffelsen 2
1.3 Avtaleperiode / leveringstid 2
1.5 Tilbud på deler av anskaffelsen 3
3. Retningslinjer for gjennomføring av konkurransen 4
3.4 Kommunikasjon om konkurransen 4
3.7 Avlysning av konkurransen 5
1. Opplysninger om anskaffelsen
1.1 Oppdragsgiver
Norges Røde Kors er del av Røde Kors- og Røde Halvmåne-bevegelsen som er verdens største humanitære nettverk. Røde Kors er til for å avdekke, hindre og lindre menneskelig nød og lidelse. Gjennom søsterforeninger i 192 land i hele verden er Røde Kors til stede der mennesker bor eller oppholder seg for å hjelpe dem som trenger oss mest. Våre 100 millioner frivillige yter en utrettelig, humanitær innsats for sine medmennesker.
Den Norske Røde Kors bevegelsen er Norges største, frivillige humanitære organisasjon. Organisasjonen har 44 000 frivillige fordelt på ulike aktiviteter. Norges Røde Kors er til stede over hele landet med 375 lokalforeninger fra Finnmark i nord til Agder i sør. Aktiviteten er organisert i 19 distrikt. I utlandet har vi 15 landskontor og 4 regionskontor. Vi har om lag 530 ansatte i Norge og 68 delegater i utlandet. Se xxx.xxxxxxxx.xx for mer informasjon. Heretter referert til som Røde Kors.
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
1.2.1 Bakgrunn for anskaffelsen
Røde Kors er i dag i en prosess for å finne en ny mobiltelefoniavtale for organisasjonens ansatte som dekker mobilabonnement, levering av mobiltelefoner og sentralbord. Røde Kors er interessert i å se på muligheten for en rulleringstjeneste for mobiltelefoner og/eller kjøp av mobiltelefoner, kravspesifikasjonen gjenspeiler at vi ønsker å se på begge mulighetene. Røde Kors er i gang med anskaffelse av ny telefoniavtale som skal være gjeldende fra og med høsten 2022.
Røde Kors sin eksisterende avtale er inne i første opsjonsår, og Røde Kors har derfor behov for å inngå en ny avtale som samsvarer med dagens behov. For mer detaljert beskrivelse se vedlagt presentasjon.
1.2.2 Krav til leveransen
Se vedlagt kravspesifikasjon, Bilag 3 - Kravspesifikasjon Telefoniavtale.xlsx, for detaljer om leveransen.
1.2.3 Fakturering
Krav til fakturering
1. Faktura skal leveres på EHF-format
2. Faktura skal merkes med en 6 (seks)-bokstavskode som er den ansattes referanse. Det skal ikke stå noe annet i dette feltet.
3. Faktura skal ha 45 dagers forfall fra mottak av faktura. Røde Kors betaler ikke renter eller gebyrer som følge av at fakturakravene ikke oppfylles.
1.3 Avtaleperiode / leveringstid
Avtalen skal gjelde for 3 år. Røde Kors ønsker en ensidig opsjon på å forlenge avtalen for ytterligere 1+1 år. Det skal være rom for reforhandling av pris, inkludert datamengde og nye tjenester en gang i halvåret gjennom kontraktsperioden.
Røde Kors godtar ikke en konsumprisindeksering før det har gått minimum 1 år etter at avtalen ble inngått.
1.4 Pris
Priser oppgis eksklusiv merverdiavgift med tilhørende sats.
Eventuelle andre tillegg og omkostninger, f.eks. fakturagebyr, må opplyses om og prises.
1.5 Tilbud på deler av anskaffelsen
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen.
1.6 Alternative tilbud
Det gis anledning til å levere inn alternative tilbud dersom de overordnede behovene i kravspesifikasjonen ivaretas.
2. Kvalifikasjonskrav
2.1 Utforming av tilbudet
Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell etter gitt struktur og nummerert som beskrevet i 2.2 Dokumentasjonskrav. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale hvis ikke dette har saklig sammenheng i tilbudsbesvarelsen.
2.2 Dokumentasjonskrav
1. Tilbudsbrev: Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person med fullmakt
2. Skatteattest for skatt og merverdiavgift
3. Firmaattest
4. Røde Kors’ standard innkjøpsvilkår (vedlagt), underskrevet av person med fullmakt. Vedleggene må også signeres og fylles ut.
o Vedlegg 1 - RK Innkjøpsvilkår Etikkerklæring.pdf
o Vedlegg 2 - RK Innkjøpsvilkår Egenmeldingsskjema.pdf
5. Kravspesifikasjonen ferdig utfylt
6. Leverandørens kontraktsforslag på tjenesten
7. Leverandørens forslag til SLA
8. Løsningsbeskrivelse
9. Tilbyders siste årsberetning og regnskap, samt nyere opplysninger som er relevante for foretakets regnskapstall
10. Opplysninger om tilbyders viktigste tre tilsvarende leveranser de siste 3 år
11. Bekreftelse på at tilbyder oppfyller krav i forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
12. Tilbyders priser (supplement til ark D. Prismatrise i kravspesifikasjonen)
13. Forslag til implementeringsplan
Hvis Røde Kors ikke mottar disse dokumentene med tilstrekkelig informasjon med tilbudet, så kan Røde Kors avvise tilbudet.
3. Retningslinjer for gjennomføring av konkurransen
3.1 Tilbudsfrist
Tilbud skal leveres i Mercell innen 25.03.2022 kl. 12.00. For sent innkomne tilbud kan bli avvist.
3.2 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal være bindende i 4 måneder fra innleveringsdato.
3.3 Tidsplan
Frist for spørsmål til forespørselen er 18.03.2022 kl. 12.00.
Frist for innlevering av tilbud er 25.03.2022 kl. 12.00.
3.4 Kommunikasjon om konkurransen
Røde Kors forbeholder seg retten til å korrigere og supplere forespørselen innen tilbudsfristen. Melding om endringer blir sendt til alle som har meldt sin interesse for utlysningen i Xxxxxxx.
Spørsmål til forespørselen skal rettes via kommunikasjonsmodulen i Mercell, eller på samme måte som henvendelsen fra Røde Kors er blitt kjent fra leverandøren. Røde Kors ønsker ikke at leverandører tar kontakt med ansatte som er involvert i tilbudsfasen eller relevant for denne. Slike forespørseler kan medføre at leverandøren blir ekskludert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål anonymiseres og svar blir publisert til alle for å sikre likebehandling av alle tilbydere.
3.5 Konkurranseform
Røde Kors forbeholder seg retten til å forhandle i alle faser i en innkjøpsprosess, der det vil være fordelaktig.
3.6 Forbehold
Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen deler eller formuleringer i denne forespørselen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist.
Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er mest fordelaktig for Røde Kors.
Kontrakter kan ikke gis til leverandører som, under anskaffelsesløpet, enten er utsatt for en interessekonflikt, gir uriktige opplysninger til Røde Kors, eller unnlater å gi informasjon som omhandler betingelser for deltakelse i konkurransen. Dersom slike saker fremkommer på et senere tidspunkt, har Røde Kors rett til å heve kontrakten ved å gi leverandøren skriftlig varsel om oppsigelse.
3.7 Avlysning av konkurransen
Røde Kors forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene.
4. Bilag
Som bilag til denne forespørsel følger:
1. Forespørsel om tilbud Telefoniavtale.pdf (dette dokumentet)
2. Presentasjon Røde Kors Telefoniavtale.pdf
3. Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon Telefoniavtale.xlsx
4. Røde Kors’ standard innkjøpsvilkår.pdf med vedlegg
5. Databehandleravtale hvor Norges Røde Kors er behandlingsansvarlig.docx (mal)
6. Api-dokumentasjon.pdf