Contract

1. INNFØRING AV ARBEIDSLIVSPORTALEN (ALP) VED UIO

Avdeling for studieadministrasjon (Studieavdelingen), Det medisinske fakultet (MED) og Det utdanningsvitenskapelige fakultet (UV) har pilotert tjenesten Arbeidslivsportalen høsten 2021 ved PPU-deltid og fordypningspraksis i medisinutdanningen.

Arbeidslivsportalen (ALP) er en digital samhandlingsløsning for arbeidslivet, studenter, universiteter og høyskoler, som skal forbedre og forenkle samhandlingen mellom disse aktørene for å inngå avtaler om og fordele praksisplasser. Arbeidslivsportalen har som formål å føre til lavere ressursbruk og bedre brukeropplevelser for studentene, praksisstedene og de ansatte ved utdanningsinstitusjonene ved å by på en digital løsning for å håndtere studentpraksis.

Arbeidslivsportalen har sitt utgangspunkt i et prosjekt gjennomført av Oslomet i samarbeid med Unit og representanter for praksisplassene. Første versjon av tjenesten er rullet ut i resten av sektoren 1. mars 2021, og UiO har pilotert fordeling av studenter på praksisplasser på to emner høsten 2021: PPU3520D – PPU deltid del 2 av 2, og MED6001 –Valgfri fordypningspraksis i medisinstudiet.

I dette notatet går vi igjennom erfaringer og ønsker fra pilotmiljøene, og evaluerer mål- og gevinstoppnåelse i pilotperioden. Vi vil også skissere hva vi tenker må gjøres for å realisere mål, muligheter og gevinster, der løsningen ikke er god nok.

1.1. Evaluering av mål og suksesskriterier

Målet med å ta i bruk Arbeidslivsportalen er å digitalisere praksisprosessen ved UiO. Digitaliseringen skal forbedre og forenkle samhandlingen mellom praksisaktørene, slik at vi bruker mindre tid og ressurser på å inngå avtaler om praksisplasser, samt fordele og tildele praksis til studenter. Dette i tråd med tjenesten Arbeidslivsportalens formål.

Suksesskriterier for prosjektet som helhet har vært:

÷ ansatte ved både UiO og praksisstedene opplever at inngåelse av avtaler om praksis er brukervennlig.

÷ ansatte ved både UiO og praksisstedene opplever at det er lett å forstå hva som er UiOs behov for praksisplasser og hvilken kapasitet som praksisstedet kan stille med.

÷ studenter og ansatte ved UiO opplever at prosessen rundt tildeling av praksisplasser er transparent og lett å forstå

÷ forhandling om praksisplasser skjer ikke over enkeltindividers e-poster, slik at prosessen blir mindre sårbar og personavhengig.

Dessverre kan vi ikke si at de forventede suksesskriteriene for tjenesten er oppnådd i pilotperioden. Brukerflaten i ALP er enkel og innbydende, og teamet rundt ALP i Unit er imøtekommende og raske til

Dokumenteier: Studieavdelingen

Oppdatert:

10.11.2021

Sist endret av: Xxxxx Xxxxxxxxx

å rydde unna feil. Praksistildelingen hviler dog på en bestillingslogikk som er fremmed for aktørene, og som vi ser sårbarheter ved, med tanke på videreutvikling av portalen. For at ALP skal nå fremtidige mål om å bli en totalleverandør innenfor samhandling mellom utdanningsinstitusjoner og arbeidslivet, er vi usikre på om bestillingslogikken som foreligger er den beste løsningen.

Den andre bekymringen vi har er om systemlogikken rundt praksissted, som krever at stedet er registrert i kjernesystemet FS, er skalerbar på sikt, med tanke på at det er en målsetting å bli en mer åpen markedsplass for både nasjonale og internasjonale virksomheter å finne egnede studenter, og studenter å finne egnede praksissteder eller andre arbeidslivsrelevante prosjekter.

I tillegg er inngåelse av avtale, og hva en avtale er, ikke tydelig i Arbeidslivsportalen. Avtalebegrepet brukes til dels om en juridisk bindende kontrakt mellom utdanningsinstitusjon og praksissted, og til dels som en operativ størrelse for å få praksistildelingen til å fungere. Dette gjør det vanskelig å vite akkurat hva man snakker om, og akkurat hvilke funksjoner man tenker skal være knyttet til avtaler i ALP.

I pilotperioden har hverken PPU eller Medisin sett at de har kunnet håndtere og holde oversikt over praksisen i sin helhet i ALP, og har i det store og det hele gjort fordelingen på gammelmåten ved siden av portalen og deretter lagt resultatet over i ALP. PPU har testet å samhandle med seks praksissteder via portalen, men siden brukere ikke kan kommunisere utover å bestille plasser og svare med kapasitet, så har forhandlingen om plasser og kommunikasjonen gått på e-post ved siden av til man er blitt enige, resultatet er så sluttført i portalen. Vi kan dermed ikke si at prosessen er vesentlig endret, og studentene har så langt ikke vært involvert i portalen. Og grunnen til at prosessen ikke er endret skyldes til dels forhold i portalen, som mangel på kommunikasjonsmuligheter med praksisstedene, og mangel på gode oversiktsbilder eller rapporter, men også til dels at vi selv ikke har vært godt nok forberedt på å endre arbeidet knyttet til praksis før vi har tatt portalen i bruk.

Pilotmiljøene har heller ikke kjent seg trygge på å teste ønskeliste-funksjonaliteten, slik at merverdien i portalen så langt ikke har opplevdes som særlig stor. Medisin ikke klart å sette av tid til å pilotere praksisplassfordeling i ALP denne høsten allikevel, men har gjennomført en spørreundersøkelse blant en aktuell studentgruppe hos seg, og de stiller seg positive til å kunne prioritere praksisplasser selv, slik at å prøve ut dette vil være et nødvendig neste steg for å se om dette er en funksjonalitet som gir nytteverdi også for saksbehandlerne og deres arbeidsprosess.

1.2. Oversikt over leveranser i pilotperioden

• Teste og evaluere funksjonalitet i tjenesten

o Leveres i dette notatet

• Teste og evaluere brukervennlighet i tjenesten

o Leveres i dette notatet

• bestemme hvilke praksisemner ved ILS og medisin som skal pilotere tildeling av praksisplasser høsten 2021.

o Levert: PPU3520D og MED6001

• lage veiledninger og rutinebeskrivelser for bruk av Arbeidslivsportalen ved UiO.

o Levert, men må justeres med tanke på videreutvikling og drift

• sikre at det finnes veiledninger og kommunisere grunnleggende brukeropplæring til praksispartnere

o Levert våren 2021, ikke sikker på om det er godt nok

• pilotere tjenestene ved utvalgte praksisemner ved UiO høsten 2021

o Levert for PPU3520D høsten 2021, men ikke for MED6001 våren 2022 (fordeling skulle vært gjort høsten 2021)

• lage en begrunnet anbefaling over hvilke studier og praksistyper som bør prioriteres ved videre utrulling av Arbeidslivsportalen.

o Leveres i dette notatet

• Lage gevinstplan og skissere effektmål som forventes oppnådd etter at ALP er implementert og tatt i bruk ved UiO.

o Leveres delvis i dette notatet

• komme med begrunnede forslag til utbedringer og videreutviklingsønsker til Unit i prosjektperioden med tanke på UiOs behov for å administrere praksis og å bidra til utvikling av Arbeidslivsportalen mot mer ekstensiv samhandlingsplattform med arbeidslivet.

o Leveres i dette notatet

2. RESULTATMÅL SOM FORVENTES OPPNÅDD I PROSJEKTPERIODEN

Resultatmål	Oppnåelse	Beskrivelse	Endringer som må til
Tildeling av praksisplasser skjer digitalt i ALP for pilotutdanningene	LAV	Praksisplasstildelingen ved PPU har skjedd helmanuelt. Ønskeliste, eller randomisering, var eneste mulighet, og det har krevd oppretting av mange aktiviteter grunnet forskjellige fagkrav og ønsker hos studentene. PPUs praksiskoordinator følte det tryggest å gjøre tildelingen i et oversiktlig excel-skjema, framfor å ikke få et helhetlig oversikt i ALP. MED hadde ikke tid til å gjøre fordelingen i ALP.	Bedre innsikt i tilfeldig tildelingsrutine og ønskeliste (kompetanse både sentralt og lokalt ved UiO). Bedre oversikter i ALP for studiestedkoordinatorer (utviklingsbehov i portalen). Bedre tid til å delta aktivt i pilotering (ressursknapphet ved UiO sentralt og lokalt).

Enklere og mer standardisert praksisprosess	LAV	Praksiskoordinator fanges mellom gammelt og nytt system og må følge opp begge steder.	Gjennomgang av praksisprosessen med tanke på optimalisering.
Enklere og mer standardisert informasjonsflyt ved UiO	MIDT	Første gang sentralt nivå har dialog med enhetene om praksis. Fortsatt en vei å gå på å etablere tydelige rutiner og kommunikasjonslinjer, avhenger også av utvikling i portalen.
Etablere brukerveiledninger for ALP ved UiO	MIDT	Levert, men er de gode nok? Må også utvikles med tanke på utvikling.	Vurdere videoveiledninger, særlig for eksterne partnere.
Etablere praksis for bruk av ALP, herunder hvilke nivåer som skal gjøre hva i portalen	HØY	Levert: utdanningen gjør alt, bortsett fra registrering av praksissteder som tas sentralt. Sentralt nivå mottar brukerhenvendelser fra utdanningene
Kommunikasjonsplan for brukergrupper og interessenter	MIDT	Planer ble lagt, men ikke fulgt, lite interesse blant praksissteder, studenter unntatt kontakt med portalen
Tildeling av praksisplass oppleves rettferdig og tydelig for studentene	-	Kan ikke måles på nåværende tidspunkt, siden tildelingen de facto er skjedd på samme måte som før.	UiO må bruke automatisk tildelingsrutine i ALP.
Ingen økning i antall klager på praksisplasstildeling	-	Kan ikke måles, siden tildelingen egentlig er skjedd som før, bare registrer i ALP.	UiO må bruke automatisk tildelingsrutine i ALP.
Saksbehandlere kan både randomisere tildeling av praksisplass og tildele manuelt som tilretteleggingstiltak.	-	Ikke egentlig målbar i pilot, da tildelingen er skjedd utenfor ALP, men det er mulig å ha enten tilfeldig tildeling eller etter ønskeliste, og samtidig gi plasser til studenter med tilretteleggingsvedtak først i ALP.
Bidra til å forbedre ALP ved å kartlegge tekniske utfordringer og mangler i ALP og melde dette til UNIT	MIDT	Det er kartlagt tekniske mangler og utfordringer, men siden vi ikke har benyttet oss av grunnfunksjonalitet for tildeling av plasser trekkes skåren ned.	UiO må bruke automatisk tildelingsrutine i ALP.

Praksissteder som UiO har samarbeid med opplever ALP som et godt verktøy for å angi sin kapasitet og forhandle med UiO.	LAV	All kommunikasjon og samhandling har skjedd utenfor ALP siden det ikke finnes funksjon for å samhandle utover bestillingen.	Behov for videre utvikling av ALP som samhandlingsplattform, men også at UiO tester bestilling og kapasitets- prosessen med flere praksisaktører.
Juridisk rammeavtale om praksis kan inngås i ALP og har integrasjon mot arkiv	LAV	Unit jobber med integrasjon mot public 360. Institusjoner med andre arkivsystemer, som UiO, kommer ikke til å få dette før BOTT-SA er i drift.	Nytt arkivsystem ved UiO

3. ANBEFALING VIDERE DRIFT/PILOTUTVIDELSE

Unit har i samråd med pilotinstitusjonene (Oslomet, UiS, NTNU) prioritert såkalt rammestyrt praksis i første versjon av portalen. Prioriteringen til UiO har fulgt dette prinsippet når medisinutdanningen og PPU deltid er forhåndsvalgt som pilotprogrammer. Begge studiene har obligatorisk, integrert praksis, og et særlig behov for å kunne håndtere mange studenter i praksis.

Av utviklingsplanene for fase 2, er Unit i gang med utvikling av modul for praksisvurdering, altså vurdering av hvorvidt praksisstudentene har oppnådd definerte læringsmål for praksisoppholdet. Planene inkluderer også en løsning for oppmøteregistrering og en løsning for å registrere skikkethetsvurderinger.

Den andre løsningen som det aktivt jobbes med å finne en løsning på under fase 2 er rammeavtalen. Altså mulighet til å inngå juridisk avtale om praksis, hvor det juridisk dokumentet og metadata til skal ha en automatisk arkiveringsløsning mot Public360 først, og hvor planen er at løsningen skal utvides til BOTT når BOTT-SA er klar for det.

Praksis for flerterminemner fra fase 1 fungerer ikke godt nok, noe som gjelder PPU-emnet i vår pilot, og utviklingsmiljøet jobber med bedre løsning for dette nå. API-utviklingen til FS er også nødvendig for at særlig helsefagutdanningene skal kunne få delt data med sine praksissteder på en tilstrekkelig sikker og effektiv måte. Løsning for dette er høyt prioritert, men ikke tidfestet på utviklingsplanen.

Av BOTT-institusjonene, er det UiT som er kommet lengst i piloteringen. Vi ved UiO følger som en god nummer to, mens NTNU og UiB følger hakk i hæl. UiT har delt sin evaluering med

oss, og vi opplever samsvar i erfaringer og problemstillinger: portalen har en del barnesykdommer, men feil og bugs rettes raskt. De har i likhet med oss, gjort all testing og pilotering ved siden av å holde på eksisterende systemer, siden praksisavviklingen er driftskritisk for de involverte studieprogrammene. Men UiT har hatt miljøer som har hatt hele arbeidsflyten, inkludert praksissted og studenter i ALP, samt miljøer som har hatt studenter i ALP, i tillegg til å bare ha såkalt intern pilot, som vi har hatt, hvor kun praksiskoordinator ved utdanningsinstitusjonen har vært inne i ALP. De har derfor mer bredde i sine erfaringer. Vi deler oppfatning av noe som er kritiske mangler i systemet:

• Manglende kommunikasjonsmuligheter/informasjonsdeling mellom studiested og praksissted.

• Brukergrensesnittet for praksissteder er underutviklet og leder til mange spørsmål til koordinator ved studiested.

• Funksjonen aktivitetskrav fungerer ikke godt/etter hensikten, og bør gås opp på nytt.

Vi mener i tillegg at det er kritisk å få mulighet til å dele studentdata med praksissteder som vil gjenbruke infoen til å gi rette tilganger i sine systemer, og at portalen må ha en saksbehandlerinnlogging så studiestedkoordinatorene kan yte den veiledning som trengs til studenter.

Det har vært satt av for lite tid og ressurser både sentralt og lokalt ved UiO til å kunne følge opp piloteringen. Med unntak av oppretting av nye praksissteder, så skjer all registrering i portalen lokalt, slik at det sentrale nivåets rolle er begrenset til teknisk støtte. Hverken sentralt eller lokalt nivå har forstått godt nok seg hva portalen vil si for årshjul eller tidslinje i registreringene, noe som har resultert i at medisin ikke har rukket å pilotere fordeling i portalen denne høsten.

På grunn av alt dette samlet anbefaler vi i første hånd ikke at piloten utvides utover pilotmiljøene på UV og MED. Piloten bør heller utvides med å ta i bruk større deler av grunnfunksjonaliteten i portalen. Prosjektdeltagerne både lokalt og i Studieavdelingen trenger fortsatt å lære seg å bruke portalen og få det under huden før man involverer nye enheter. Det bør dog vurderes om det har merverdi å involvere minst en bruker til fra både PPU og Medisin, slik at man ikke er så sårbar for sykdom og opphopning av arbeidsoppgaver for de enkelte deltagerne.

Vår vurdering er at inntil videre er ikke portalen egnet for å kunne agere som en mer åpen markedsplass mellom arbeidslivet og utdanningsinstitusjonene, for eksempel er det en forutsetning at praksisstedet er kjent og registrert på forhånd som bruker av studiestedet. Det

er derfor fortsatt den rammeplanstyrte praksisen som er aktuell. I tillegg er det et poeng at studentgruppene som piloteres nå skal ut i flere praksisperioder, og det er et poeng å teste om portalen kjenner igjen studenter og tildelinger over tid, slik at rangeringsregler for hvem som får hvilke praksisplasser blir testet.

3.1. Vi ser derfor følgende mulige alternativer:

A0 – vi fortsetter med helmanuelle registreringer også i studieåret 2022/2023 A1 – vi utvider med bruk av ønskeliste for studentene

A2 – vi utvider med bruk av ønskeliste for studentene og å aktivisere praksisstedene mer via portalen

A3 – vi stanser piloteringen av arbeidslivsportalen ved UiO

A0 anser vi som lite ønskelig fordi man da ikke gjør noe bruk av noen funksjoner som kan lette registreringsjobben for praksiskoordinatorene. A3 ser vi som lite ønskelig siden UiO da ikke kan bidra til utvikling av portalen, og vi risikerer at den ikke vil kunne møte våre fakulteters forventninger og behov senere heller.

A1-A2 har forskjellige fordeler og ulemper. Vi i prosjektgruppen er alle usikre brukere i ALP. Det gjelder både praksiskoordinatorer og studieavdelingens støttepersonell, slik sett er en rolig og trinnvis utvikling fra A1 til A2, det vi ser for oss som mest trygt.

Vi må i tillegg vurdere hvilke emner og miljøer som skal delta i pilot framover. PPU-deltid har klart å fullføre en test av portalen, men under sterkt tidspress og piloten er sårbar så lenge det er snakk om at oppgaven hviler på en enkeltperson. Xxxxxxx har ikke rukket å teste, og det viser at vi i prosjektet ikke har klart å sette av nok tid og ressurser for å gjennomføre piloten.

Det er vanskelig å se for seg at vi skal utvide piloten til å omfatte andre emner ved lærerutdanningene og medisin på det nåværende tidspunkt, men ulempen med ikke å utvide til for eksempel alle PPU-emner i ALP, er at praksiskoordinator og praksissteder må forholde seg til både ny og gammel løsning samtidig over en lengre periode. Ulempen med å ikke involvere praksisstedene i større grad, er at mye mer registrering faller på praksiskoordinator, samtidig så føles løsningen fortsatt så underutviklet at det er behagelig å slippe det ekstra stresset med å lære opp noen i et system man ikke selv føler seg trygg på.

Det er et alternativ å stanse piloteringen ved ett av fakultetene. Det mest nærliggende er å ta ut medisin, både på grunn av at de ikke har rukket å teste portalen nå, men også fordi

praksisstedstrukturen er langt mer kompleks for det aktuelle emnet. Ulempen ved å kun ha ett pilotfakultet, er at erfaringene ikke får den sammen bredden som man har med to fakulteter. Behovsprofilen kan også bli skrudd i favør av ett fakultet, men samtidig så blir det mindre å følge opp for studieavdelingen og ressursene kan rettes mot å få ett studieområde opp å gå.

4. GEVINSTER OG EFFEKTMÅL

Gevinstrealisering og effektmål etter pilotperioden avhenger både av portalens videre utvikling og av i hvilken grad og på hvilken måte UiO tar i bruk portalen, som fortsatt er under testing. Prosjektgruppen har kommet til tre gevinster som bør realiseres etter pilotperioden:

• Studentene får ta mer aktiv del i praksisprosessen ved å ønske seg til prioriterte praksissteder

• UiO får én etablert kontaktflate med sine samarbeidspartnere i praksisfeltet

• Praksisstedene får én kontaktflate med UH-sektoren om praksis

5. ØNSKER TIL VIDEREUTVIKLING AV ALP

Videreutviklingsønskene som har dukket opp i pilotperioden varierer fra komplekse endringsønsker som stiller spørsmål ved grunnleggende arkitektur i portalen til antatt enklere endringer i dagens løsning. Vi har forsøkt å dele inn ønskene i forskjellige hovedkategorier. Det vi antar er mest komplekst er først og fremst spørsmål vi har til bestillingslogikken som portalen pr dags dato hviler på, samt forholdet mellom juridisk avtale (intensjonsavtale om praksis/arbeidsforhold mellom utdanningsinstitusjon og virksomhet) og avtale som node eller teknisk knytningspunkt mellom emne/program og relasjonen til stedbegrepet og registreringer knyttet til dette i FS.

Et gjennomgående tema for alle ønskene er at vi savner at all informasjon om og kommunikasjon med praksisstedet er samlet ett sted. Det bryter med forventningene til portalen at all kommunikasjon med praksisstedet, bortsett fra en klar bestilling, må skje utenfor portalen. Dermed må i praksis all jobben gjøres utenfor systemet og resultatet registreres når det er klart. At saksbehandler også forventes å kjenne praksisstedets organisatoriske struktur så godt at bestilling må skje til akkurat det stedet som studenten skal ha praksis til er en problematikk. Vi ser at dette er en funksjonalitet som kunne fungert bedre for utveksling, hvor mottager er tydelig avklart på forhånd gjennom avtaleinngåelsen.

5.1. Praksissted og avtale

• Vi ønsker oss tydeligere skiller mellom avtale-sted, praksissted og oppmøtested for studentene. Den juridiske avtalen inngås og bor oftere på et høyere organisatorisk nivå når

praksisstedet har en hierarkisk struktur. For eksempel har Det medisinske fakultet en avtale med Helse Sør-Øst om praksis i sine studier, mens behov for, og kapasitet til, praksis avtales med avdelinger på forskjellige nivåer i HSØs hierarkiske organisasjonsstruktur, mens studentene igjen kan bli bedt om å møte til praksis på ulike sengeposter med en bestemt geografisk lokasjon. Et eksempel er avdeling for kreftbehandling som har aktivitet ved både Ullevål, Radiumhospitalet og AHUS. Slik portalen er organisert nå, så må vi ha en avtaleforekomst på ulike organisasjonsenheter i HSØ og registrere og sende bestillinger til alle ulike lokasjoner for at studenten skal få info om oppmøtested. Det er ikke nødvendigvis en logisk mottager for behovet eller innmelder av kapasitet på alle mulige oppmøtesteder, og krever at hele HSØs organisasjonsstruktur, herunder uformelle organisasjonsstruktur, er registrert i FS. Vi tenker for det første man burde fristille koblingen mellom juridisk avtalested og operativ sted for avtale, og gi registreringsnøkkelen «avtale» et annet navn. Vi tror også det er nyttig å skille mellom praksissted og oppmøtested. Vi tenker kanskje at man kan registrere juridisk avtalepartner i FS, men ellers la det være opptil praksisstedet å håndtere sin egen organisatoriske struktur, herunder skille mellom koordineringsnivå for praksisplassene og konkret oppmøtested for praksis.

• Vi hadde forventet at info om praksissted var mer utviklet og at praksisstedet selv skulle legge inn nødvendig informasjon her. Det er forskjell på generell info «dette er oss» for virksomheten og info knyttet til konkrete avdelinger rettet mot gitte studentgrupper om arbeidsoppgaver knyttet til praksis, ellers må utdanningsstedet fortsatt ha egen nettside med informasjon til studenter om dette. For eksempel kan hematologisk avdeling ha forskjellige forventninger og oppgaver knyttet til studentgrupper innen ergo/fysio, medisin, sykepleiere med hensyn til hvilke oppgaver og hva slags interaksjon med pasientene som forventes, samt arbeidstid. Vi ville også forvente at man kunne registrert kontaktpersoner som både praksiskoordinatorer og veiledere. I dag publiserer for eksempel PPU dette i Canvas. Vi tenker at utvikling i forholdet mellom info om virksomheten og info til praksisstudenter også vi kunne føre portalen nærmere målsettingen om å bli en mer åpen markedsplass for både studenter og arbeidsliv for å finne hverandre.

5.2. Bestillingslogikk og interaksjon med praksissted

• KRITISK: Vi ønsker oss kommunikasjonsmuligheter med praksisstedet i form av chat eller en annen enkel løsning. Pr dags dato er eneste kommunikasjonsform i portalen å opprette noen som praksisstedbruker, og sende hverandre tall i bestilling/kapasitetslogikk som fordrer at utdanningsstedet starter kommunikasjonen. Dette betyr at alt forarbeid gjøres ved siden av på e-post, hvilket betyr at jobben egentlig gjøres utenfor portalen og at vi ikke har noen oversikt eller logg over kommunikasjon. Vi mener utvikling her er kritisk for at portalen skal få merverdi både for utdanningssted og praksissted. Vi ønsker at kommunikasjonsløsningen også skal omfatte studentene i portalen, slik at vi kan se hvilken informasjon de har mottatt i forbindelse med praksisplasseringen. I dag bruker vi ofte FS e-postutsending til dette, særlig fordi vi ikke kan se hva studentene ser i portalen også. Vi tenker at praksisstedet ved både veileder og koordinator kan ha behov for å kommunisere med våre studenter også. For å si noe om dette behovet, så sender pilotmiljøet vårt ved medisin unike mail til 70 avdelinger om over 100 studenter, hvor e-poster inneholder kontakt- og personinfo.

• KRITISK: Personinfo må kunne deles med praksissted. Vi oppfatter at dette må løses med et FS-API og antar at studenter eksplisitt må samtykke til at data overleveres praksisstedet for å

kunne gjennomføre denne delen av utdanningen, siden det er snakk om å sende personinfo til en tredjepart. Vi oppfatter at denne utviklingen er kritisk for store deler av praksisfeltet.

• KRITISK: Vi ønsker å endre bestillingslogikken for aktivitetskrav og praksisaktiviteter: pr dags dato må studiested opprette aktiviteter og sende bestilling direkte for de konkrete aktivitetene, mens vi mener behovet ofte justeres etter at praksisstedet har fortalt oss hvor mye kapasitet de har. Kapasiteten kan variere over tid, og ved at utdanningen angir et behov framfor å sende en bestilling som kan møtes av kapasitet eller at behovet kan tilpasses kapasitet fulgt av en kommunikasjonslogg ville gjøre portalen langt mer anvendelig. Vi oppfatter videreutvikling av grunnlogikken som kritisk for utvidelse av bruksområdet, slik at praksissteder kan initiere praksisplanlegging, og slik at behovs- og kapasitetsavstemmingen ses mer som et forhandlingsområde enn et strengt bestillingsområde.

• Vi ønsker å gjøre registreringer mer gjenbrukbare over tid. Kalenderen er fin, men gjør at alle registreringer er sterkt begrenset brukt i tid. Vi ser for eksempel at fagkrav for skolen bør kunne registreres av praksisstedet selv: angi hvorvidt de har veilederkapasitet på ungdomsskole og/eller videregående skolenivå, og hvorvidt den er innen engelsk, matematikk, norsk. Det er også behov for å kunne angi hvorvidt det fagkravene er aktive eller ikke i periode. Praksisstedet kunne da hatt oversikt over sin totalkapasitet og gjort konkrete fordelinger til forskjellige studiesteder/studier i en gitt praksisperiode. Ved å gå inn på praksissted kunne utdanningene sett hva praksisstedet har å by på i en kommende periode og tatt dette som utgangspunkt for sin planlegging framfor å starte i blinde. Det vi ønsker en matching mellom informasjon på den enkelte student og informasjon på praksisstedet, slik at kalenderen kan forholde seg til praksisperioder, og man ikke trenger klasseinndelingen i kalenderen, men mer som en underfunksjon man kan gi studenter dersom informasjonen ikke allerede kan hentes fra FS.

• På samme måte har utdanningene et overordnet behov for et gitt antall plasser ut fra hvor mange studenter som finnes på ett emne eller et gitt kull på studieprogram, et omtrentlig tall vil typisk foreligge fra forrige år eller semester, men for nye studier eller nye studieplaner må dette estimeres. Dette overordnede behovet vil ha behov for detaljering i ulik grad ut fra praksisens egenart, for eksempel ved angivelse av fagkrav. Noen ganger kan fagkrav utledes fra registreringer i FS, andre ganger er det behov for å angi krav i ALP, mens en tredje kategori ikke har behov for denne detaljeringen men at studieprogram og hvor de befinner seg i studieløpet er relevant.

5.3. Performance og brukervennlighet:

• Kalenderen er oversiktlig og fin, så lenge man ikke har mange ulike klasser. Da mister man raskt oversikten og det er vanskelig å finne fram til akkurat den aktiviteten man er ute etter å redigere siden det ikke er mulig å søke på praksissted eller fagkrav.

• Vi ønsker oss generelt en raskere synkronisering mot FS. Ved oppretting av nye avtaler og undervisning venter vi 30 minutter, slik at registreringsoppgaver ikke kan sluttføres uten at man legger inn lange pauser.

• Raskere e-post til invitert praksissted. Det tar lang tid fra invitasjon er sendt til praksisstedbruker fra ALP til den tas imot. Det er irriterende siden vi ønsker å bistå praksisstedene når de skal inn i portalen første gang.

• Arbeidsprosessen for å registrere praksis har mange trinn å gå igjennom, og det er vanskelig å huske hva som må gjøres fra gang til gang i kalender. Vi mener det er symptomatisk for at

brukervennligheten ikke er like intuitiv som den er intendert for studiestedbrukere. Vi forstår at oppsett av operativ plasseringsavtale første gangen krever litt ekstra registrering, men det gjelder også aktivering av praksis for nytt semester og registrering av behov for praksis når man er nødt til å ha mange klasseforekomster.

5.4. Praksisvurdering

• Det er et ønske om felles løsning for at veiledere kan godkjenne praksis og sende praksisrapporter (poengskår eller skjønnsmessig vurdering). Det er dog ikke klart for oss om løsningen ligger i ALP selv, eller må ha integrasjon slik at veiledere ev. får tilgang til eksamens- og sensur-, eller DML-systemer. Pilotmiljøene ønsker at studentene får tilgang til å se rapporter som finnes. Det gis innsyn manuelt i etterkant i dag. Vurdering er dog ikke en hovedprioritet gitt at det finnes det vi oppfatter som kritiske mangler.

5.5. Til dagens løsning

• KRITISK: Vi trenger såkalt saksbehandlerinnlogging. Studiestedkoordinator har behov for å se hva studenter, veiledere og praksissteder ser for å kunne yte god nok veiledning. Det er særlig viktig for studenter for at institusjonene skal kunne oppfylle veiledningsplikten i forvaltningslovens §11.

• Praksiskalenderen er ikke særlig brukervennlig dersom man må ha flere praksisklasser. Det er vanskelig å se om man klikker seg inn på riktig aktivitet og det ligger mye detaljer der som man burde kunne sette for eksempel på mer generell avtale eller praksisstedet.

• Vi ønsker å få lov til å flytte bestillingsnivå både opp og ned i hierarkiske praksisstedstrukturer, særlig i planleggingsfasen.

• Vi ønsker at studiested-admin får legge til veileder for praksissted, slik at man kan hjelpe nye praksissteder i starten.

• Ønsker ikke å se nivåer i en organisasjon som ikke er del av operativ avtale. Det blir for mange nivåer og uoversiktlig i veldig hierarkiske organisasjoner.

• Hvorfor må vi redigere dato-intervall nederst på praksisaktivitetssiden, når det er et datofelt øverst til venstre på skjermen. Vi ser ikke helt behovet for to datofelter, og det nederste datofeltet er veldig utilgjengelig.

• Vi synes det er litt misvisende med rødfarge i portalen dersom det er høyere praksiskapasitet enn antall studenter. Siden det ikke er en feil og siden ingen studenter blir skadelidende, synes vi ikke det er varselverdig.

• Til ønskelisten ønsker vi oss at studentene kun får prioritere praksissteder som er registrert med de fagkravene de har behov for.

• Flerfagstudenter må komme inn med alle fag/klasser de er registrert med i FS og så må studiestedkoordinator hake av for hvilket fag som studenten skal ut i praksis i når, siden ALP ikke kan vite hva som er aktuelt.

• Vi ønsker å kunne søke opp praksissteder og se hvilke behov som er meldt og kapasitet som er sendt inn pr fagkrav og pr praksissted. Det er slitsomt å kontrollere dette pr aktivitet, og leder til at vi må ha excel-skjema på siden.

5.6. FS

• Søke og scrolle-funksjon i FS fungerer ikke godt, uklart for bruker hvorvidt praksissted ikke finnes eller bare om man ikke har søkt riktig. Bruker en del tid på dette. Søk, valg og oppslag i FS kan forbedres.

• Vi ønsker at navn på tildelt veileder kommer inn i FS og Studentweb. Det oppleves som litt misvisende at undervisere vi tildeler klasse blir opprettet som veileder i FS/Studentweb.

• I praksisavtale samlebilde går det ikke å søke opp eller registrere praksissteder på praksisstednummer fordi det er i en rullegardinmeny, men det burde vært et hvitt felt til høyre (som I overliggende bilde) hvor man kunne søkt og registrert rett på nummer.

• Praksisaktivitetskoden knytter seg ikke til forhåndsregistrert praksisaktivitet i FS og koden fra ALP gir ikke mening for studentene. Kunne den ikke bare vise praksisstednavnet istedenfor?

• Vi ser at det er et behov for å generere timeplan-id til praksisaktiviteter også, slik at praksisperioden kan komme inn i studentenes timeplaner tilsvarende timeplanaktiviteter for undervisning ved institusjonen.