Etiske retningslinjer for leverandører – Holmskau Eiendom AS og tilhørende selskaper Introduksjon

Etiske retningslinjer for leverandører – Holmskau Eiendom AS og tilhørende selskaper

Introduksjon

Holmskau Eiendom AS’ (heretter HE AS) etiske retningslinjer for leverandører uttrykker våre forventninger og fastsetter våre krav til alle leverandører, samarbeids- og forretningspartnere (heretter «leverandører»), inkludert leverandørens ansatte, styremedlemmer, innleid personell, samt konsulenter som jobber på oppdrag for en leverandør til HE AS.

HE AS’ Etiske Retningslinjer er basert på gjeldende lover og regler og FN-konvensjoner. HE AS forventer at våre Leverandører følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og følger etiske standarder som samsvarer med det materielle innholdet i våre Etiske Retningslinjer når de jobber for eller sammen med HE AS.

HE AS’ leverandører, virksomhet og partnere er kjernen i vår evne til å gjøre forretninger. HE AS’ forventer at våre forretningsrelasjoner er basert på tillit og åpenhet og at våre leverandører deler HE AS’ sin holdning til etikk og etterlevelse.

Leverandører skal også sørge for at samme informasjon videreformidles til underleverandører som bidrar i HE AS’ arbeid. HE AS’ har som mål å være en pådriver for FNs mål for bærekraftig utvikling, oppnådd gjennom bærekraftig utvikling av egen virksomhet, bedrift og samfunn. HE AS’ forventer at leverandørene gir relevant informasjon knyttet til bærekraftig utvikling og bidrar til at HE AS’ kan observere leverandørenes drift og arbeide for bærekraftig utvikling.

Forretningsvirksomhet og etikk

HE AS’ Leverandører forventes å til enhver tid opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt. Leverandører skal respektere de lover som regulerer deres virksomhet og skal unngå å skade mennesker, miljø og HE AS’ omdømme. Det er forventes også at dette tilstrebes ved bruk av eventuelle underleverandører i leverandørens leveranse til HE AS.

HE AS har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel, og bestikkelser skal ikke forekomme mellom oss og våre forretningsforbindelser. HE AS’ leverandører skal aktivt ta avstand fra alle former for korrupsjon og skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, anti-hvitvasking, bedrageri og annen ulovlig forretningsvirksomhet. Leverandører skal ikke tilby, etterspørre, love, motta eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller insentiver til noen i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom andre. Leverandører forventes å utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse, interne kontrolltiltak og opplæring som er forholdsmessig tilpasset deres virksomhet.

Leverandører av HE AS må holde seg unna alle former for hvitvasking og ha rimelige tiltak på plass for å forhindre og håndtere virksomhet som brukes til hvitvasking og terrorfinansiering. Leverandører må overholde gjeldende skatteregler og må ikke delta i skatteunndragelse og -unndragelse, eller på annen måte ulovlig tilegne offentlige midler.

Leverandører av HE AS må overholde konkurranselovgivningen og må ikke forårsake eller delta i brudd på konkurranselovgivningen, for eksempel gjennom ulovlig prisfastsettelse, ulovlig markedssamarbeid eller andre former for atferd som fører til brudd på konkurranselovgivningen.

Leverandørers forretningsbeslutninger må ikke motiveres eller påvirkes av personlige forhold eller interesser. Leverandører av HE AS skal umiddelbart informere HE AS om situasjoner som kan by på problemer for leverandørens uavhengighet.

Leverandører skal til enhver tid overholde gjeldende personvern- og informasjonssikkerhetsbestemmelser ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger. Leverandører må ha passende prosedyrer og systemer på plass for å sikre at data, informasjon eller materiale ikke innhentes, brukes eller deles ulovlig. Leverandører må iverksette nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger og konfidensiell informasjon.

Leverandører av HE AS bør ha en varslingsprosess som ansatte kjenner til og ansatte skal kunne melde fra om sine bekymringer uten frykt for gjengjeldelse. Leverandører skal sikre beskyttelse av varslere og at rapporterte saker blir forsvarlig etterforsket, adressert og avklart. Dersom en leverandør av HE AS får kjennskap til brudd på disse retningslinjene fra en bedrift eller en underleverandør, skal leverandøren umiddelbart informere HE AS.

Lover og regler

Leverandører av HE AS skal ha koder i samsvar med HE AS' etiske retningslinjer, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning i landene der Leverandøren opererer. Leverandørenes virksomhet skal være lovlig.

Der nasjonale lover og standarder er i strid med de etiske retningslinjene, må leverandører til HE AS alltid oppfylle de strengeste kravene, forutsatt at dette ikke er i strid med gjeldende lovgivning.

Menneske- og arbeidstakerrettigheter

HE AS’ leverandører skal respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Leverandører til HE AS skal sikre og anerkjenne rettighetene til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandører må respektere arbeidernes rett til å danne eller bli med i fagforeninger eller arbeidstakerorganisasjoner. Ansatte må ha rett til å forhandle kollektivt uten frykt for trusler eller represalier. Leverandører skal ikke diskriminere tillitsvalgte eller tillitsvalgte, som skal ha rett til å opptre som representanter på arbeidsplassen. Der organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, må leverandørene sørge for at arbeiderne står fritt til å velge sine representanter.

Leverandører til HE AS skal ikke bruke noen form for tvang som gjelder ansettelse eller arbeidsforhold. Leverandører skal sørge for at arbeidsforholdet mellom ansatte og leverandører er frivillig og fri for trusler av enhver art. Leverandørene skal sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt leverandøren om dette på en rimelig måte. Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.

Leverandører skal ikke benytte seg av barnearbeid. Med «barn» skal forstås en person som er under 15 år, under minimumsalder for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den lovlige sysselsetningsalderen i det aktuelle landet. Den høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde. Hvis Leverandører benytter arbeidere yngre enn 18 år, skal leverandøren kunne dokumentere at arbeideren ikke utfører helseskadelig eller farlig arbeid, inkludert overtid og nattskift.

Leverandører skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering og trakassering samt forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag. Leverandører skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer. Leverandører skal handle aktivt dersom avvik fra dette observeres.

Leverandører skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid. Leverandører sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår. Avtalen skal inneholde informasjon som er nødvendig i henhold til nasjonal lovgivning og som et minimum inneholde informasjon om stilling, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ukentlige hviledager og lovmessig ferie.

Leverandører skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller tariffavtale. Pålagt overtidsarbeid skal være begrenset og leverandører skal sikre at ansatte samtykker til eventuelt overtidsarbeid. Leverandører skal respektere og etterleve gjeldende lovgivning, internasjonale konvensjoner og kollektive overenskomster, hvis aktuelt, om arbeidstid og pauser, inkludert overtidsarbeid samt ferier, sykefravær og foreldrefravær og andre gjeldende fraværsbestemmelser. Leverandører skal respektere ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn som minimum tilsvarer nasjonal/internasjonal lovgivning.

Miljø og klima

HE AS tar sikte på å være en samfunnsansvarlig med miljø og klima i fokus, og vil jobbe mot å bli miljøfyrtårnsertifisert.

Leverandører skal overholde alle lovpålagte miljøstandarder, og forventes å ha et føre var prinsipp knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer. Leverandøren forventes å ta rimelige skritt for å overvåke, og arbeide for å minimere negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet.

HMS

Helse- miljø og sikkerhet er viktig for HE AS. Leverandører skal sørge for et sikkert arbeidsmiljø i samsvar med gjeldende lovgivning og oppmuntre til god praksis innen helse og sikkerhet. Leverandører forventes å etablere forsvarlige tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres til relevante myndigheter, undersøkes og forebyggende tiltak skal innføres. Leverandører forventes å ha en skriftlig policy eller erklæring som dekker helse og sikkerhet som er tilgjengelig for ansatte.

Oppfølging og håndheving

HE AS forbeholder seg retten til å kontrollere leverandørers og underleverandørers etterlevelse av disse retningslinjene gjennom kontraktens løpetid. HE AS kan kreve dokumentasjonen i form av:

• Egen eller uavhengig tredjepartskontroll.

• Egenerklæring fra Leverandører

Ved funn av brudd på Etiske Retningslinjer hos leverandører vil HE AS fortrinnsvis be leverandør rette opp forholdet og dokumentere dette innen en fastsatt frist. Ved manglende retting eller xxxxx brudd forbeholder HE AS seg til retten til å heve kontrakter.