Vest-Finnmark interkommunale politiske råd
Vest-Finnmark interkommunale politiske råd
Vest-Finnmark Rådet
--------
Samarbeidsavtale
gjeldende fra 1. januar 2020, revidert i rådsmøte 5. juni 2023 sak 13/23.
1. Referanser
Vest-Finnmark interkommunale politiske råd, Vest-Finnmark Rådet, er oppnevnt med hjemmel i LOV-2018-06-22-83 - Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
Vest-Finnmark Rådet benytter vertskommunens organisjonsnummer.
Vest-Finnmark Rådet er eget rettssubjekt, med egen rettsevne ved inngåelser av avtaler, kontrakter, oppdrag mv.
2. Formål
Vest-Finnmark Rådet er et interkommunalt politisk råd, opprettet med hjemmel i kommunelovens kap. 18. Dette er en strategisk allianse mellom kommunene Alta, Hammerfest, Hasvik, Loppa, Måsøy, Nordkapp, og Porsanger.
Formålet er samarbeid om samfunns- og næringsutvikling, og samarbeid om tjenestetilbud og politisk påvirkning. Dette skal skje gjennom utvikling og arbeid med store og små prosjekter som involverer medlemskommunene internt, eller eksternt mot aktører utenfor regionen. Samarbeidet skal bygge på flertallsavgjørelser, åpenhet og gjensidig tillit.
3. Visjon og overordnet mål
Vest - Finnmark Rådet skal være en organisasjon som dynamisk og proaktivt arbeider for å utvikle medlemskommunenes evne til å tilpasse seg skiftende utfordringer, gjennom samarbeid, allianser og nettverk, horisontalt så vel som vertikalt.
4. Politisk organisering av Vest-Finnmark Rådet
Vest Finnmark Rådet er representantskap etter kommuneloven § 18 – 3, og har følgende deltakere: ordførere og rådmenn/kommunedirektører i deltakerkommunene, pluss en folkevalgt representant fra kommunene Alta og Hammerfest.
Ordførerne har møte, tale-, forslags- og stemmerett.
Øvrige folkevalgte representanter og rådmenn/kommunedirektører har møte, tale- og forslagsrett.
Daglig leder har møte,- tale og forslagsrett.
Varaordførerne er vararepresentanter for ordførerne i Vest-Finnmark Rådet.
Det føres protokoll over alle saker og vedtak som behandles av Vest-Finnmark Rådet. Gyldig vedtak kan fattes når minst 4 av medlemmer med tale, forslags- og stemmerett er til stede.
Rådets oppgaver defineres av rådet selv, men rådet har ansvar for følgende faste oppgaver:
Valg av leder og nestleder hvert andre år
Vedta Årsplan med tilhørende budsjett
Godkjenne Årsberetning med tilhørende årsregnskap for Vest-Finnmark Rådet
Rullering av Strategiplan hvert fjerde år
Rådet skal også bidra til at aktuelle viktige politiske temaer settes på dagsordenen i regionen, gjennom jevnlige møter- og arrangementer.
Representasjonen følger valgperioden, dvs. at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i rådet. Xxxxx og nestleder velges for to år av gangen, fortrinnsvis på rådsmøte i desember måned.
Dersom leder eller nestleder søker permisjon eller fritak i valgperioden, foretas suppleringsvalg så snart som mulig på ordinært rådsmøte.
Rådet skal ha et arbeidsutvalg (AU) bestående av leder og nestleder i rådet. Daglig leder har møte, tale- og forslagsrett. AU skal sammen med daglig leder fastsette møteplan for rådsmøtene/representantskapsmøtene. AU skal behandle og godkjenne utkast til Årsberetning og Årsregnskap forut for årsmøte.
Organisasjonsskisse:
Vest-Finnmark Rådet - Representantskapet
Møte, tale, forslags- og stemmerett: Ordførere fra medlemskommunene
Møte, tale og forslagsrett:
Folkevalgt representant fra Alta og Hammerfest Rådmenn/kommunedirektører
Daglig leder
Arbeidsutvalg (AU)
Leder og nestleder
Møte, tale og forslagsrett:
Daglig leder
5. Administrativ organisering
Vest-Finnmark Rådet skal ha et sekretariat rustet for å utføre de oppgaver som rådet bestemmer gjennom budsjett og planer. Sekretariatet ledes av en daglig leder, som dessuten har møte-, tale- og forslagsrett i alle organisasjonsenheter som utgjør Vest-Finnmark Rådet.
Sekretariatet kan, foruten å ta hånd om ordinære sekretariatsoppgaver for representantskapet og AU, også foreta utredninger og administrere prosjekter i tråd med rådets intensjoner og beslutninger.
Sekretariat kan i den utstrekning rådet finner det tjenlig, også fungere som sekretariat for permanente og midlertidige interkommunale organer og utvalg som defineres inn under rådets virkefelt.
Vest-Finnmark Rådet skal ikke ha arbeidsgiveransvar for ansatte i Vest-Finnmark Rådet, da slike funksjoner ivaretas av vertskommunen(e).
Sekretariatets kontorsted(er) skal være i en, eller flere, av medlemskommunene.
6. Saksområder
Intensjonen med Vest-Finnmark Rådet er å søke enighet omkring saker som vil skape vekst og utvikling i regionen (samfunnsutviklerrollen). Valg og prioritering av saksområder følger som en konsekvens av valg og prioriteter i den til enhver tid gjeldende Strategiplan og Årsplan. Saksområdene er dynamiske, og vil kunne endres ved behov. Rådet velger i tillegg ytterligere saksområder som faller naturlig inn under samfunns-, nærings- og tjenesteutvikling. Saksområdene deles opp og organiseres på mest mulig praktisk måte.
Vest-Finnmark Rådet/representantskapet holder årsmøte hvert år innen utgangen av juni. Årsmøtet behandler følgende saker:
Årsmelding foregående år.
Regnskap foregående år.
Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når Vest-Finnmark Rådet/representantskapets leder eller mer enn 50 % av de deltakende kommuner forlanger det.
7. Økonomiske forhold
a) Vest - Finnmark Rådet vedtar budsjett for det kommende år. Budsjettet er ment å dekke årlige driftsutgifter av sekretariatet- og prosjekter, samt tekniske utgifter knyttet til gjennomføring av møter.
b) Utgiftene/Det økonomiske ansvaret fordeles som følger mellom medlemskommunene: Hver kommune legger inn 50 000.- i grunnkapital, deretter toppfinansieres budsjettet ved at 50 % fordeles likt mellom kommunene, mens resterende 50 % fordeles på grunnlag av folketall per det forgående budsjettår. Den enkelte deltakerkommune i rådet har økonomisk ansvar for sin andel av rådets forpliktelser, i henhold til fordelingen som fremgår av denne finansieringsmodellen.
c) All aktivitet i Vest-Finnmark Rådet som besluttes gjennom Årsplan med tilhørende budsjett finansieres gjennom ordinær drift.
d) Generelt skal prosjekter og utredningsoppgaver søkes finansiert gjennom utnytting av distriktspolitiske virkemidler og andre statlige eller fylkeskommunale tilskuddsordninger.
e) Utgifter til prosjekter som er klart avgrensbare til færre enn regionens 7 kommuner, skal, dersom de ikke lar seg dekke ved eksterne tilskudd, dekkes av de kommuner, eventuelt bedrifter/institusjoner prosjektet berører (oppdragsgiverne)
f) Sekretariatets vertskommune yter likviditet og fører regnskap for regionrådets løpende virksomhet.
g) Vest-Finnmark Rådet har samme revisor som vertskommunen.
h) Rammene for driftsbusjettet post 7700 og utviklingsbusjettet post 7701 for det påfølgende budsjettåret, skal behandles i første rådsmøte i 2. halvår.
Årsplan m/tilhørende budsjett for påfølgende år godkjennes av Vest-Finnmark Rådet/ representantskapet i møte i desember.
Årlige utgifter til drift av Vest-Finnmark Rådet dekkes av medlemskommunene etter en fastsatt fordeling basert på innbyggertall og et fast årlig beløp. Det årligebeløpet justeres for lønns- og prisstigning. Økonomimodellen vedtas av medlemskommunene i tilknytning til vedtak av årsbudsjett.
Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning over neste års budsjett, eller dekkes inn av disposisjonsfond. Regnskapsoverskudd føres til disposisjonsfond.
Attestasjon er delegert til daglig leder i administrasjonen. Anvisningsmyndighet er delegert til rådmann/kommunedirektør i vertskommunen.
8. Vedtak
Vedtak i rådets organer treffes med alminnelig flertall.
9. Endringer av samarbeidsavtalen
Endringer i avtalen kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte, og krever enstemmighet. Endringer som innebærer økonomiske forpliktelser må godkjennes av kommunestyrene hos hver av deltakerkommunene. Det samme gjelder endringer av de deler av samarbeidsavtalen som omhandles i kommuneloven § 18- 4, fjerde ledd:
a) rådets navn
b) om rådet er et eget rettssubjekt
c) hvor mange medlemmer den enkelte deltakeren skal ha i representanskapet
d) hvilke saker rådet skal kunne behandle
e) hvilken myndighet som er lagt til rådet
10. Oppsigelse av avtale (uttredelse)
f) den enkelte deltakerens eierandel i rådet og ansvarsdel for rådets forpliktelser hvis ansvarsandelen avviker fra eierandelen
g) hvordan deltakerne kan tre ut av rådet og
h) hvordan rådet skal oppløses, blant annet hvem som skal ha ansvaret for oppbevaringen av rådets arkiver etter at rådet er oppløst.
Deltakerkommuner som beslutter å trekke seg fra samarbeidet i Vest-Finnmark Rådet, kan først gjøres det 1. hele kalenderår etter vedtak i aktuelt kommunestyre. Kommunene plikter å dekke sin forholdsmessige del av rådets budsjett fram til uttredelsestidspunktet.
11. Endring av medlemskommuner
Endring av rådets sammensetning (unntatt uttredelse) kan gjøres ved at minst 50 % av medlemskommunene godkjenner dette gjennom behandling i kommunestyret.
12. Rådsoppløsning
Oppløsning av Vest-Finnmark Rådet kan bare skje dersom samtlige kommunestyrer har fattet vedtak om dette. Hver av de deltakende kommuner skal ved oppløsningen av Vest-Finnmark Rådet være ansvarlig for sin del av forpliktelsene i forhold til folketallet ved siste årsskifte.Ved en oppløsning av rådet skal vertskommunen hvor sekretariatet har hovedkontor ha ansvar for oppbevaring av rådets arkiver.
13. Ikrafttredelse
Denne avtale vedtas av samtlige medlemskommuner, og trer i kraft fra 1. januar 2020.