Konkurransegrunnlag
Rammeavtale for bedriftshelsetjenester
Konkurransegrunnlag
Anskaffelse etter Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av
12. august 2016 nr. 974 del I
7.11.2019
1. Oppdragsgiver
Brønnøysundregistrenes samfunnsoppdrag er å bidra til størst mulig samlet verdiskaping i norsk økonomi og gi norske bedrifter et konkurransefortrinn. Ved å tilrettelegge for effektiv ressursbruk, økonomisk trygghet og riktige registeropplysninger, bidrar vi til regjeringens arbeid med å fornye, forbedre og forenkle.
Brønnøysundregistrene (BR) - en organisasjon i betydelig endring
BR blir stadig mer utviklingsorientert, og andelen av ansatte med høyere utdanning har økt markant de senere årene. Organisasjonen går i retning av å være en kunnskapsorganisasjon. Kravet til offentlig sektor er skjerpet ved større leveransekrav, detaljert målstyring og større fokus på effektivitet. Sammen med digitaliseringen som treffer hele arbeidslivet, gjør dette at vi må være i løpende omstilling. BR må i langt større grad enn tidligere prioritere og tenke økonomi.
Gjennom BRsys-prosjektet er vi i ferd med å digitalisere registerplattformen som omfatter alle våre registre, og dette vil berøre hele virksomheten. Det gjør at mange av de enklere arbeidsoppgavene vil forsvinne. Både arbeidsoppgaver som videreføres og nye, må løses på en annen måte. Dette krever ny og høyere kompetanse.
Nytt bygg for BR er under oppføring i Brønnøysund, og skal etter planene være ferdig høsten 2021. I byggeperioden ser vi utfordringer som kan påvirke arbeidshverdagen til mange ansatte. Årsaken er at deler av eksisterende bygg skal rives, og mange ansatte vil ha sin arbeidsplass nært opp til byggeplassen. Samtidig vil en god del ansatte flyttes til midlertidige lokaler.
2. Oppdragets formål og omfang
BR skal inngå en rammeavtale med èn leverandør på bedriftshelsetjenester fra ca. 15.1.2020 – 14.1.2022. BR skal ha en ensidig opsjon på å forlenge avtalen med inntil 1 + 1 år.
Opsjon på forlengelse blir automatisk utløst for ett år hvis ikke oppdragsgiver varsler om opphør eller kortere varighet på forlengelse senest en måned før avtaleperiodens utløp.
Tjenesten skal leveres til BRs til enhver tids gjeldende kontorsteder. For tiden er dette Brønnøysund og Narvik.
Bedriftshelsetjenesten (BHT) skal ha som formål å yte bedriftsrettede tjenester etter arbeidsmiljøloven og kapittel 13 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Videre skal BHT bidra til at HMS-aktivitetene hos BR er planlagt, organisert, utført og fulgt opp i samsvar med kravene i HMS-lovgivningen.
Vi ønsker en løsningsorientert leverandør med evne til nytenkning og som er godt oppdatert på utviklingen innenfor HMS-området.
3. Oppdragsbeskrivelse
3.1 Spesifisering av oppdraget Generelt
BHT skal gi rådgivning, veiledning og bistand innen HMS-området. Hovedfokus skal være rettet mot det forebyggende HMS-arbeidet.
BHT skal videre bidra til å stimulere avdelingene til å skape og videreutvikle forhold som styrker jobbnærværet, fremme de ansattes helse og trivsel, samt forebygge og redusere sykefraværet og frafall i arbeidslivet. Dette kan være organisatoriske tiltak eller tilrettelegging som berører en eller flere ansatte.
Krav til tjenesten er gitt i punkt 3.2.
BRs bruk av BHT hadde et omfang på ca. 270 timer i 2018. Vi gjør oppmerksom på at dette er et estimat og at faktisk behov kan endres over tid basert på situasjonen og behovet ved BR.
Fordelingen av ansatte pr.1.1.2020 er estimert til:
Kvinner | Menn | |||||||||||
Aldersgruppering: | 20- 40 | 41- 50 | 51- 60 | 61 + | Totalt kvinner | 20- 40 | 41- 50 | 51- 60 | 61 + | Totalt menn | Totalt ansatte | |
Brønnøysund: | ||||||||||||
Renhold og driftspersonell | 0 | 4 | 3 | 1 | 8 | 0 | 1 | 4 | 1 | 6 | 14 | |
Øvrige ansatte | 38 | 81 | 103 | 30 | 252 | 45 | 53 | 63 | 17 | 178 | 430 | |
Narvik: | ||||||||||||
Renhold og driftspersonell | ||||||||||||
Øvrige ansatte | 4 | 2 | 2 | 0 | 8 | 1 | 2 | 2 | 2 | 7 | 15 | |
42 | 87 | 108 | 31 | 268 | 46 | 56 | 69 | 20 | 191 | 459 | ||
3.2 Krav til tjenesten
Nedenfor følger en oversikt over krav til tjenesten, og disse er også tatt inn i bilag 1 til rammeavtalen. I dette bilaget skal leverandøren lage utdypende beskrivelser/løsningsforslag, basert på sine erfaringer og sin forståelse av oppdraget for hvert enkelt krav.
Følgene krav regnes som absolutte minimumskrav og kan ikke fravikes:
- Leveringssteder for tjenestene (for tiden Brønnøysund og Narvik)
- Kravene til frekvens, tidspunkt og fysisk oppmøtested for kontordager
- Tidsperiodene hvor BR skal kunne kontakte BHT innenfor ordinær arbeidstid
- Kravet om å ivareta personopplysninger iht. personvernregelverket, og evt. andre offentlige lov- og forskriftskrav tilknyttet tjenestene.
Disse kravene må være oppfylt for at leverandørene skal få evaluert tilbudene sine.
De øvrige kravene er ikke absolutte minimumskrav, og inngår i grunnlaget for evalueringen av tildelingskriteriet "Kvalitet". Manglende oppfyllelse av disse kravene vil kunne føre til avvisning av tilbudet hvis mangelen/manglene vurderes som vesentlig(e) avvik fra kravspesifikasjonen, jf. anskaffelsesforskriften § 9-6, 1. ledd, bokstav b). Generelt vil en rekke momenter være relevante i vesentlighetsvurderingen, blant annet hvor stort avviket er, hvor viktig forholdet det avvikes fra er (eksempelvis reduksjon av kvaliteten på tjenesten) og i hvilken grad avviket vil kunne forrykke konkurransen.
Organisering
Leverandøren skal tilby en totalpakke med egne ansatte, eller i kombinasjon med egne ansatte og et samarbeid med underleverandør(er). Hvis leverandøren bruker underleverandør(er), vurderer BR det som en styrke at samarbeidsforholdet ikke er nytt, men har fungert en stund/er innarbeidet.
Personopplysninger
Leverandøren må ivareta personopplysninger i henhold til personvernregelverket.
Team
BHT skal tilby et team, som skal veilede, gi råd og bidra til at BR til enhver tid kan tilby sine ansatte en god og fungerende bedriftshelsetjeneste. BR skal ha en fast kontaktperson hos BHT.
BHT skal gi en utfyllende beskrivelse av teamet (inkl. kontaktperson) som inngår i tilbudet og hvilke roller personene vil ha i de tilbudte tjenestene. CV for samtlige personer skal legges ved. BHT skal før hvert enkelt oppdrag vurdere, ut fra både kompetanse og økonomi, hvilke fagpersoner det er hensiktsmessig å bruke. Det forventes at BHT arbeider tverrfaglig.
Systematisk HMS-arbeid
BHT skal bistå i systematisk og forebyggende HMS-arbeid til BR. Dette kan f.eks. være:
• planlegging, organisering og utføring av HMS-aktiviteter slik at disse er i samsvar med HMS-lovgivningen
• deltakelse på fire – seks møter i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) pr år
• deltakelse i AKAN-møter
• oppfølgings-/samarbeidsmøter med BR etter avtale
• bistand med utarbeidelse med HMS-handlingsplan for hvert år
• kvartalsvis rapportering der det fremgår antall brukte timer og type tjeneste
• utarbeidelse av årsrapport vedrørende leveranse av bedriftshelsetjenester
• bistand ved utforming og revisjon av HMS-systemet
Inkluderende arbeidsliv (IA)
BHT skal være en medspiller i arbeidet med å styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt redusere frafall fra arbeidslivet.
Sykefraværsoppfølging
Xxxxxxxx skal ha kompetanse til å bistå i arbeidet med forebygging og oppfølging av sykefravær, både i enkeltsaker og på virksomhetsnivå. BR har over tid hatt et for høyt sykefravær (7,1 % i 2018 fordelt på 1,8 % egenmeldt og 5,3 % legemeldt). Fraværet varierer betydelig i og mellom avdelinger. Det er viktig for oss å få gjort målrettede grep for å redusere sykefraværet.
Risikovurdering og kartlegging av arbeidsmiljø
BHT skal veilede og bistå i forbindelse med risikovurderinger og kartlegginger (f.eks. HMS- vernerunder, inneklimamålinger, arbeidsmiljøundersøkelser) knyttet til det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet.
Arbeidshelse/ergonomi
De fleste ansatte ved BR har arbeid knyttet til PC. Muskel-/skjelettproblemer er derfor sentrale fokusområder.
BHT skal kunne gjennomføre arbeidsplassvurderinger og gi opplæring/veiledning i bedre arbeidsteknikker, f.eks. i forbindelse med nytilsettinger, flyttinger, ved fare for belastningsskader, sykefravær etc.
Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø
BHT skal ha kompetanse til å veilede og bistå BR i arbeidet med det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet. BHT skal bidra til å stimulere avdelingene til å skape og videreutvikle forhold som fremmer de ansattes helse og trivsel, og redusere sykefraværet. Dette kan være bistand knyttet til kommunikasjon, teambygging, arbeidsmiljøkonferanser osv. BHT skal også kunne bistå i forhold til kulturbygging, samhandling, relasjonsbygging, konfliktforebygging osv.
BHT skal kunne bistå i vanskelige personalsaker som konflikter, mobbing, trakassering, varslingssaker og lignende.
Ved behov skal BHT kunne bistå ved omstilling/organisasjonsutvikling.
Legetjenester
BHT skal ikke erstatte fastlegeordningen, men BHT skal ved forespørsel f.eks. kunne tilby konsultasjoner og rådgivning hos lege ved arbeidsrelatert sykdom og skade.
BHT skal kunne tilby vaksinering av BRs ansatte på forespørsel.
Psykologtjenester
BHT skal kunne stille psykologtjenester til rådighet ved forespørsel.
Målrettet/lovpålagt helsekontroll/-samtaler
Målrettet helsekontroll-/samtaler for renholds- og driftspersonell skal gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk.
AKAN
Tilbyder skal kunne bistå med faglige råd med oppfølging av medarbeidere.
Veiledning i bruk av trimrom og veiledning av pådrivere for pausetrim
BHT skal kunne gi veiledning til ansatte i bruk av standard treningsapparater på trimrommet i Havnegata, Brønnøysund i forbindelse med kontordager.
BHT skal videre kunne gi veiledning/motivasjon til pådrivere for pausetrim i avdelingene en gang i kvartalet i forbindelse med kontordagene.
Bistand ved alvorlige ulykker eller alvorlige hendelser
BHT skal kunne bistå i forbindelse med akutte arbeidsrelaterte hendelser og kriser.
Kurs
Tilbyder skal kunne gjennomføre følgende kurs:
• Grunnkurs HMS (obligatorisk kurs jf. AML)
• HMS-lederkurs (maks 1 dag)
• Førstehjelpskurs
Beskriv hvordan disse kan organiseres og gjennomføres, og beskriv også andre relevante kurs.
Kontordager
BHT skal tilby faste kontordager i våre lokaler i Brønnøysund og Narvik. Kontordagene skal være det faste/planlagte møtepunktet mellom BHT og enkeltansatte, ledere og den ansvarlige fagseksjonen "Personal og organisasjon".
Kontordagene skal ha følgende frekvens:
Brønnøysund: 1 gang pr mnd Narvik: Hver 6. mnd.
Tidspunkt: Kl. 10 - 15
Vi ber om at tilbyder foreslår/beskriver tjenester som naturlig hører hjemme under kontordagene. Det må gå fram hva slags fagpersonell som deltar.
Leveringssted
De tilbudte tjenester skal leveres til BRs til enhver tids gjeldende kontorsteder. For tiden er dette Brønnøysund og Narvik. Noen av tjenestene kan være aktuelle å levere ved hjelp av digital kommunikasjon, f.eks. video, Skype osv. hvis oppdragsgiver ønsker det.
Leverandøren må opplyse hvis slik løsning tilbys.
Tilgjengelighet
BR skal kunne kontakte BHT innenfor ordinær arbeidstid, dvs. 08:00 – 1545 (15. sept. – 14. mai) og 08:00-15:00 (15. mai – 15. sept.).
Responstid
BHT skal ha høy grad av tilgjengelighet. Henvendelser skal være bekreftet mottatt innen en virkedag, og bekreftelsen skal minimum inneholde en kort orientering om videre framdrift.
Opsjon
Leverandøren kan tilby andre tjenester som kan bidra til å heve kvaliteten.
3.3 Underleverandører/samarbeidspartnere
Leverandøren skal gi en oversikt i bilag 1 over eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere og en beskrivelse av hva disse vil bidra med. Det må også framgå av tilbudet hvordan samarbeidsforholdet er regulert mellom partene.
Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren.
Leverandøren skal ha råderett over underleverandør(er)/samarbeidspartnere som den eventuelt må støtte seg på for å oppfylle de økonomiske eller de teknisk/faglige kvalifikasjonskravene i konkurransen (se punkt 8 b og c).
Hvis en leverandør må støtte seg på underleverandør(er)/samarbeidspartner(e), skal den dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha råderett over de nødvendige ressursene, f.eks. ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra underleverandøren(e), jf. mal, vedlegg 4.
Vi gjør oppmerksom på at slik dokumentasjon også kreves i følgende tilfeller:
- Leverandøren har et samarbeidsforhold til f. eks. søsterselskaper i konsernet som er egne juridiske subjekter (f.eks. AS) – og at disse skal inngå i dokumentasjonen som skal bevise at kvalifikasjonskravene er oppfylt.
- Leverandøren har et samarbeidsforhold til selvstendige konsulenter som ikke er ansatt i foretaket, men som er egne juridiske subjekter, f.eks. enkeltpersonforetak – og
at disse skal inngå i dokumentasjonen som skal bevise at kvalifikasjonskravene er oppfylt. I mulige grensetilfeller oppfordrer vi om at forpliktelseserklæring(er) uansett legges ved.
3.4 Kontraktskrav om lønns- og arbeidsvilkår
Vi skal bruke statens standardavtale for rammeavtaler i denne anskaffelsen.
I vedlagte kontraktskrav (bilag 7 til SSA-R) det stilt krav som sikrer at arbeidstakere hos leverandør og eventuelle underleverandører som utfører arbeid på kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for de aktuelle bransjene. BR vil også føre kontroll med at bestemmelsene blir overholdt og sette i verk sanksjoner overfor leverandørene ved manglende overholdelse av bestemmelsene.
Det er kun valgt leverandør som skal fylle ut vedlagte egenrapporteringsskjema, jf. vedlegg
5. Etter kontraktsignering vil valgt leverandør få en kort frist for å fylle ut og sende inn skjemaet.
3.5 Presisering av hva som skal inngå i tilbudet
Følgende dokumentasjon skal leveres i tillegg til å registrere opplysninger i ESPD-skjemaet i Mercell: Vedlegg 1 Underskrevet tilbudsbrev
Vedlegg 2 Utfylt bilagsrekke til SSA-R (bilag 1-7)
Vedlegg 3 Eventuell forpliktelseserklæring hvis leverandøren må inngå samarbeid med en underleverandør for å oppfylle de økonomiske og tekniske kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlagets punkt 8b og c.
3.6 Tidsfrister
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 27.11.2019 |
Frist for å legge ut svar på spørsmål og gjøre evt. endringer i konkurransegrunnlag med vedlegg | 29.11.2019 kl. 12:00 |
Frist for å levere tilbud | 5.12.2019 kl. 12:00 |
Tildeling av kontrakt (estimert) | 2.1.2020 |
Kontraktsinngåelse (estimert) | 12.1.2020 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 5.3.2020 |
4. Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud
4.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen blir gjennomført i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. Dette er en anskaffelse av helse- og sosialtjenester med en anslått verdi som er under EØS- terskelverdien på 6,95 millioner kroner ekskl. mva., dvs. at anskaffelsen kun er omfattet av del 1 i anskaffelsesforskriften, jf. §§ 5-1 og 5-3.
Vi forbeholder oss retten til å ha dialog med leverandørene under evalueringen av tilbudene. Dette kan bestå av avklaringer og forhandlinger, og kan omfatte alle sider ved tilbudene.
Dialogen mellom oss og leverandørene vil i tilfelle skje i kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Vi presiserer at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Leverandøren plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder pris og leveransen for øvrig.
Vi oppfordrer leverandørene til å stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Spørsmål skal sendes i Mercell. Frist for å stille spørsmål kommer fram i punkt 3.6.
4.2 Attest for skatt og merverdiavgift
Valgt leverandør skal på forespørsel levere attest for skatt og merverdiavgift. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Attesten vil bli hentet inn av oppdragsgiver via eBevis-løsningen.
4.3 Kunngjøring
Kunngjøringen er publisert i databasen Doffin og Mercell og består av følgende dokumenter: Konkurransegrunnlag (dette dokumentet)
Vedlegg 1 – Mal for tilbudsbrev
Vedlegg 2 – SSA-R (Statens standardavtale for rammeavtaler) Vedlegg 3 – Bilag til SSA-R
Vedlegg 4 – Mal for forpliktelseserklæring
Vedlegg 5 – Egenrapporteringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår
4.4 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
4.5 Offentlighet
Vi gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at leverandør er valgt, jfr. Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), se § 23 andre ledd, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser av 12.8.2016 § 7-3 og § 7-4.
Vi er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11. Ved begjæring om innsyn er vi forpliktet til å gjøre en egen vurdering av hvilken informasjon som kan unndras offentlighet vurdert opp mot lovverket. Vi plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 3-6 jf. Forvaltningsloven § 13.
Ved en eventuell begjæring om innsyn, vil vi kontakte leverandøren før dokumentene leveres ut.
4.6 Forbehold
Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlag og kontrakt skal framkomme i bilag 6. Forbehold skal være presise og entydige, slik at disse kan vurderes uten kontakt med leverandøren. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlag eller kontrakt. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, kan bli avvist. Det samme gjelder forbehold om forskuddsbetaling. Forbehold som ikke kan prises, vil etter all sannsynlighet også medføre avvisning av tilbudet.
4.7 Bekreftelse
Tilgang til konkurransegrunnlag og vedlegg får man elektronisk i Mercell ved å trykke på fanebladet «Gi tilbud», og deretter på knappen «Jeg ønsker å tilby», ev. «Jeg ønsker ikke å tilby». Dette er kun ment som en indikator på hvor vidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Leverandører som bekrefter at de ønsker å tilby er ikke bindende.
4.8 Språk
Leverandøren skal levere tilbudet på norsk. Produktark og lignende dokumentasjon kan, dersom de ikke finnes på norsk, være på engelsk, svensk eller dansk.
All direkte muntlig og skriftlig samhandling i avtaleperioden skal være på norsk.
4.9 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Årsaken er at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på symbolet Ny melding. Skriv inn
informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle leverandørene vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Forespørsel og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Leverandører som henvender seg til andre enkeltpersoner eller enheter, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anbudskonkurransen, risikerer å bli diskvalifisert.
4.10 Rettinger, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver foreta rettinger, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettinger, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell.
Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form.
Opplysninger om rettinger, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell-portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet "Tilleggsinformasjon” i Mercell-portalen.
Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon i konkurransen, eller at det er gjort en revisjon av konkurransen. Følg da linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
Eventuelle feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell så snart som mulig.
4.11 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i punkt 3.6.
4.12 Åpning av tilbudene
Offentlig åpning vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. Åpning av tilbudene vil finne sted umiddelbart etter innleveringsfristen.
4.13 Alternative tilbud
Alternative tilbud vil ikke bli akseptert.
5 Elektronisk faktura
Leverandøren må kunne fakturere med EHF.
Informasjon om elektronisk handel og elektronisk faktura finnes tilgjengelig på xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/ og xxxx://xxxx.xxxxxxx.xxx/xxx/xxxxx/xx00x000x0xx00xx0000x0x0xx0x0xx0.xxx
Fakturaadresse er organisasjonsnummer 974 760 673. Faktura merkes med "Xxxxx Xxxxxxxxx".
Betalingsbetingelser er faktura pr. 30 dager, det skal ikke belastes noen form for gebyrer i forbindelse med fakturering.
6 Det europeiske egenerklæringsskjemaet – ESPD
6.1 Generelt om ESPD
ESPD skjemaet er integrert i Mercell og her skal leverandøren gi en foreløpig bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene som er angitt i punkt 8.
6.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.
Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:
• §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
• § 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
7 eBevis
eBevis er en tjeneste som er utviklet for å forenkle utveksling av informasjon mellom leverandører og det offentlige. Tjenesten er utviklet og driftes av Brønnøysundregistrene.
eBevis består av en pakke med bl.a. følgende dokumenter:
• Skatte- og merverdiavgiftsattest
• Firmaattest
• Siste 3 års regnskap
Med eBevis kan oppdragsgiveren hente dette direkte fra Brønnøysundregistrene og Skatteetaten, i stedet for at valgt leverandør må sende inn disse dokumentene som vedlegg i konkurransen. Før oppdragsgiver kan hente opplysninger gjennom eBevis, må du gi samtykke. Dette gjøres i Altinn.
Dersom du ikke samtykker til bruk av eBevis, må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt.
8 Kvalifikasjonskrav
Nedenfor går det fram hvilke krav leverandøren må oppfylle for å være kvalifisert til å delta i denne anbudskonkurransen.
For å få tilbudet evaluert, må leverandørene bekrefte i angitte felter i Mercell at alle kvalifikasjonskravene er oppfylt (ja/nei/ikke relevant).
Spesielt om leverandøren som blir tildelt kontrakten
Leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse (tildelt kontrakt), vil i tillegg få beskjed om å levere dokumentasjonen som er oppgitt på hvert kvalifikasjonskrav før kontrakt kan inngås. Denne dokumentasjonen vil bli vurdert av oppdragsgiver. Hvis et eller flere av kvalifikasjonskravene etter vår vurdering ikke er oppfylt, vil tilbudet bli avvist. I tilfelle må beslutningen om kontraktstildeling gjøres om.
For leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse vil oppdragsgiver innhente attest for skatt og merverdiavgift via eBevis før avtale blir inngått, jf. punkt 7. Hvis leverandøren har skatterestanser, kan oppdragsgiver være pliktig til å avvise tilbudet. På samme måte som i avsnittet ovenfor, vil beslutningen om kontraktstildeling måtte gjøres om.
a. Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | Oppdragsgiver henter selv inn firmaattest via eBevis for norske foretak. |
b. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell evne til å gjennomføre oppdraget/avtalen. Soliditet, likviditet og finansiell styrke vil være sentral i denne vurderingen. | Oppdragsgiver henter selv inn årsregnskap via eBevis for norske foretak Oppdragsgiver forholder seg videre retten til å innhente egen kredittvurdering på leverandørene |
Hvis leverandøren har gyldige grunner for at denne dokumentasjon ikke kan leveres, eller at den økonomiske situasjonen er betydelig endret siden sist innleverte årsregnskap, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med annen dokumentasjon som vi kan akseptere. Leverandøren skal i tilfelle ta skriftlig kontakt med oss for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon vi kan akseptere.
c. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
• Det kreves god gjennomførings- og oppfølgingsevne • Det kreves meget god erfaring fra sammenlignbare oppdrag • Leverandøren skal være en godkjent bedriftshelsetjeneste | • Oversikt over foretakets totale bemanning med relevans for oppdraget • Leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene relatert til anskaffelsen, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Det skal beskrives hvilke arbeidsoppgaver som ble utført i disse leveransene, slik at oppdragsgiver kan vurdere om disse er relevante. • Dokumentasjon som viser at tilbyderen er en godkjent bedriftshelsetjeneste |
9 Evaluering og valg av tilbud - tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt skjer på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
• Kvalitet - vektes 60 %
• Pris – vektes 40 %
Kvalitet:
Evaluering er basert på utfylling av kravskjema i bilag 1 og cv'er på det tilbudte teamet, herunder:
• Oppdragsforståelse
• Bredde og faglig innhold i tjenestene
• Det tilbudte teamets kompetanse og erfaring relatert til tjenestene
Pris:
Evaluering av tildelingskriteriet” Pris” er basert på totalsummen i prisskjemaet i bilag 5. Totalsummen finner vi ved å multiplisere estimatene for uttak med pris for hver enkelt tjeneste, og deretter summere alle delsummene.
I evalueringen vil vi bruke en karakterskala fra 0-10, der 10 er høyeste karakter. For hvert av tildelingskriteriene vil det beste tilbudet få karakteren 10, mens det øvrige tilbudet vil få en karakter som tilsvarer den relative forskjellen mellom det tilbudet som er skåret høyest og det øvrige tilbud.
10 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp). Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp.
Leverandører som ikke er bruker hos Mercell, eller som har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oss som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det siste leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Leverandøren vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen bør settes i gang så snart som mulig.
Bindende avtale (SSA-R) anses ikke som inngått før den er undertegnet av begge parter.
Utgifter som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbud skjer for leverandørens regning.
Brønnøysund, 7.11.2019
Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx
underdirektør rådgiver