Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
Åpen anbudskonkurranse
etter anskaffelsesforskriftens del I og III for anskaffelse av
ultralydapparat til
Oslo universitetssykehus HF
Prosjektnummer:76835
Innhold
1. Informasjon om anskaffelsen 4
1.2. Avtalens formål og omfang 5
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 7
3.9. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 9
3.10. Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 10
3.11. Vareprøver til evaluering 10
3.12. Vareprøver til klinisk utprøving 10
3.14. Presentasjon og/eller referansebesøk 11
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 11
5. Nasjonale avvisningsgrunner 11
8.1. Utdyping av tildelingskriterier 14
8.2. Informasjon om prissetting 14
10. Meddelelse om valg av leverandør 15
1. Informasjon om anskaffelsen
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Oslo universitetssykehus HF.
Oslo universitetssykehus HF er lokalsykehus for deler av Oslos befolkning, akuttsykehus for store deler av Oslo-området, regionsykehus for innbyggere i Helse Sør-Øst RHF og har en rekke nasjonale oppgaver. Sykehuset er landets største med over 24.000 ansatte og har et budsjett på ca. 23 milliarder kroner. Oslo universitetssykehus HF står for en stor del av medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge.
Oslo universitetssykehus HF ble i desember 2018 sertifisert i henhold til den internasjonale miljøstandarden ISO 14001:2015. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus HF på xxx.xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Anskaffelsen gjennomføres av Medisinsk-teknologisk avdeling, Plan- og anskaffelsesseksjonen, Oslo universitetssykehus HF på vegne av Kunden.
Oslo universitetssykehus HF er ansvarlig for, og skal forvalte kjøpsavtalen på vegne av Kunden.
Følgende helseforetak, heretter benevnt Kunde skal omfattes av avtalen: Oslo universitetssykehus HF
Opsjonene kan også benyttes av Helse Sør-Øst RHF for anskaffelser i forbindelse med pågående og framtidige byggeprosjekter for Oslo universitetssykehus HF.
Oslo universitetssykehus HF inviterer til konkurranse for anskaffelse av 1 stk. ultralydapparat til Reproduksjonsmedisinsk avdeling, OUS.
Reproduksjonsmedisinsk avdeling flytter fra Ullevål og Rikshospitalet til nye lokaler på Ullevål Stadion. I den forbindelse skal OUS anskaffe «high-end» ultralydapparater til Reproduksjonsmedisinsk avdeling. Ultralydapparatet vil primært bli brukt av leger ved Reproduksjonsmedisinsk avdeling. Apparatet skal brukes til avansert diagnostikk av tilstander i gynekologiske organ/det kvinnelige bekken og som ledd i oppfølging/behandling ved assistert befruktning, så vel som ultralydveiledet prøvetaking. Apparatet bør i tillegg kunne brukes til utredning av menn med mannlig infertilitet. Det er en forutsetning at apparatet kan fremstille bilder av topp kvalitet på detaljnivå.
Det skal tilbys to typer ultralydapparat, som kan brukes med hovedvekt på gyn/obstetrikk og/eller spesifikt for undersøkelser ved assistert befruktning.
Det skal tilbys to typer apparater i tilbudet. Et «hovedapparat» og et «sekundærapparat».
Hovedapparatet vil bli utprøvd og evaluert i henhold til kriteriene konkurransegrunnlaget. Fyll ut kravene i vedlegg 3 Bilag 2 Kravspesifikasjon, og arkfane «Medisinsk-teknisk utstyr 1».
Sekundærapparat kan være et noe enklere ultralydapparat. Sekundærapparatet vil ikke bli utprøvd, men må tilfredsstille kravspesifikasjonen, se vedlegg 3 Bilag 2 Kravspesifikasjon, og arkfane «Medisinsk-teknisk utstyr 2». Dette apparatet blir kun evaluert på pris.
Begge typer apparat blir inkludert i avtalen.
Det ønskes i tillegg opsjon på 30 Ultralydapparater. Apparatene i opsjon skal i hovedsak benyttes til samme formål av både leger og jordmødre, men det kan også være aktuelt å benytte ultralydapparente til andre avdelinger der det vurderes hensiktsmessig. Antallet opsjoner som er brukt i prisskjema er for lik prisevaluering.
Tilbudt tilleggsutstyr som ikke er inkludert i tilbudsprisen kan fritt legges til eller trekkes fra ved behov, ved bruk av opsjon.
For nærmere beskrivelse av anskaffelsens formål og omfang, se konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Prisskjema og vedlegg 3 Kravspesifikasjon.
Det skal inngås kjøpsavtale med én tilbyder.
Det gis ikke adgang til å gi tilbud på deler av leveransen.
Vedståelse av opsjoner på utstyr i punkt 1.2 skal ha en varighet på 4 år regnet fra signeringsdato. Antallet opsjoner på hovedprodukt og sekundærprodukt som er brukt i prisskjema er kun for lik prisevaluering. Totalt 30 opsjoner hvor en fritt kan velge mellom hovedprodukt og sekundærprodukt.
Vedståelse av opsjoner på serviceavtaler gjelder i utstyrets forventede levetid.
Kunden har en ensidig rett, men ikke en plikt til å benytte opsjonene. Opsjoner kan benyttes av alle parter som benevnes som Kunde i henhold til punkt 1.1.
Konkurransegrunnlaget inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildeling. Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:
Vedlegg | Dokumentnavn | Fylles ut av Tilbyder |
1 | Tilbudsbrev | x |
2 | Prisskjema | x |
3 | Kravspesifikasjon | x |
5 | Avtaledokument (mal) | |
Bilag 3 Serviceavtale med vedlegg (mal) | ||
Bilag 5 Endringsprotokoll | ||
Bilag 6 Helse Sør-Øst Logistikkbetingelser med vedlegg | ||
Bilag 7 Krav til etisk handel | ||
Bilag 9 Avtale om elektronisk samhandling | ||
6 | Forhold unntatt offentlighet | x |
7 | Forpliktelseserklæring (hvis aktuelt) | x |
8 | Morselskapsgaranti (hvis aktuelt) | x |
Det gjøres oppmerksom på at fremdriftsplanen er tentativ og ikke bindende for Oppdragsgiver.
Beskrivelse | Dato |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | Se Mercell |
Frist for å levere tilbud | Se Mercell |
Evaluering/avklaringsmøter/utprøving / referansebesøk | 4-6 uker |
Meddelelse om tildeling | 6.11.2023 |
Utløp av karensperiode | 10 kalenderdager etter tildeling |
Signering av kontrakt | 16.11.2023 |
Oppstart avtale | 17.11.2023 |
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA), og forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2016-08-12-974 (FOA) del I og del III. Anskaffelsen vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA § 13-1(1).
Det er ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, og/eller uklarheter som ikke må anses som ubetydelige, skal/kan avvises i henhold til anskaffelsesforskriftens, jf. FOA § 24-8(1) b og (2) a.
Dersom Xxxxxxxx mener det foreligger feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende i konkurransegrunnlaget, henstilles Tilbyder om å gi beskjed til Oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Tilbyder i løpet av anskaffelsesprosessen skal foregå via kommunikasjonsmodulen for den gjeldende konkurranse i Mercell. Henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes svar. Ved spørsmål som angår alle tilbydere vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert som tilleggsinformasjon til alle interessenter.
Tilbydere som ikke er brukere av Mercell, eller som har spørsmål om funksjonalitet, bes om å ta kontakt med Mercell Support på xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
3. Krav til tilbudet
Tilbud skal leveres elektronisk via gjeldende konkurranse i Mercell innen tilbudsfrist; xxx.xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før tilbudsfristen. Leverte tilbud kan endres frem til tilbudsfristens utløp. Siste innleverte tilbud regnes som endelig.
Etterspurte dokumenter lastes opp i Mercell med filnavn angitt som under. Punkter som inneholder flere vedlegg angis som for eksempel 02.1.
Vedlegg skal leveres i alminnelige Office-applikasjoner. Excel-dokumenter som er vedlagt konkurransegrunnlaget skal fylles ut og returneres i samme format, eventuelt i tillegg til PDF. Dokumenter skal ikke leveres i mapper.
Vedleggs- nummer | Dokumentnavn | Forklaring |
00 | Innholdsfortegnelse | Leveres i PDF |
01 | [Tilbyder] Tilbudsbrev [prosjektnummer] | Leveres i PDF |
02 | [Tilbyder] Prisskjema [prosjektnummer] | Leveres i Excel |
03 | [Tilbyder] Kravspesifikasjon [prosjektnummer] | Leveres i Excel |
05 | [Tilbyder] Forhold unntatt offentlighet [prosjektnummer] | Leveres i PDF |
06 | [Tilbyder] Sladdet versjon av tilbudet [prosjektnummer] | Leveres i redigerbart format |
07 | [Tilbyder] Forpliktelseserklæring [prosjektnummer] | Hvis aktuelt, leveres i PDF |
08 | [Tilbyder] Morselskapsgaranti [prosjektnummer] | Hvis aktuelt, leveres i PDF |
09 | [Tilbyder] Avtale om elektronisk samhandling [prosjektnummer] | Hvis aktuelt, leveres i PDF |
Alternative tilbud aksepteres ikke.
Parallelle tilbud aksepteres ikke.
Tilbudet skal leveres på norsk, svensk eller dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk, kan leveres på engelsk.
Tilbyders eventuelle forbehold og avvik skal presiseres i vedlegg 1 Tilbudsbrev. Henvisning til andre kontraktsvilkår enn Oppdragsgivers vilkår kan bli betraktet som forbehold. Forbehold og/eller avvik i tilbudet kan medføre avvisning.
Vedståelsesfrist er 8 måneder regnet fra tilbudsfrist.
Alle omkostninger, inkludert eventuelle reise- og møteomkostninger med videre som påløper i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av tilbud bekostes av Tilbyder.
3.9.Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
Enhver kan begjære innsyn i innkomne tilbud, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 3. Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av tilbyder er gjort, jf. offentleglova § 23 tredje ledd.
Tilbyder skal vedlegge en versjon av tilbudet hvor opplysninger Xxxxxxxx mener er taushetsbelagt sladdes. Vedlegget leveres i redigerbart format og merkes vedlegg 6 Sladdet versjon av tilbudet.
Det skal i tillegg leveres et vedlegg der det redegjøres for hva som er sladdet og begrunnelsen for dette. Vedlegget merkes Vedlegg 5 Forhold unntatt offentlighet.
Oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som er av en slik art at de kan underlegges taushetsplikt.
3.10. Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Informasjon om dette vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Xxxxxxx. Ved revisjon av konkurransegrunnlaget vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Det er Xxxxxxxxx ansvar å holde seg oppdatert om eventuelle rettelser, suppleringer og/eller endringer.
3.11. Vareprøver til evaluering
Det skal ikke leveres vareprøver.
3.12. Vareprøver til klinisk utprøving
Det skal ikke leveres vareprøver.
Utprøving av utstyr vil gjennomføres dersom Oppdragsgiver/Kunde anser det som hensiktsmessig. Tilbyder skal kunne stille 1 eksemplar av tilbudt utstyr til rådighet for utprøving hos Oppdragsgiver/Kunde. Dette inkludere nødvendig forbruksmateriell (vareprøver) som er nødvendig for å kunne ivareta en vellykket utprøving. Utprøving antas å vare i 1 uke pr. leverandør. Utprøving vil foregå i oktober/november 2023. Eksakt når utprøving skal foregå avtales senere.
Det kan bli behov for tilstedeværelse/opplæring fra Tilbyder i den perioden utprøvingen pågår.
Utstyr som etter innledende evaluering ansees å ikke kunne nå opp i konkurransen, vil ikke bli gjenstand for utprøving. Utprøving av ultralydapparat vil kun foregå på hovedapparatet. Sekundærapparat må tilfredsstille O-kravene i kravspesifikasjonene, men vil ikke bli gjenstand for utprøving.
Dersom Oppdragsgiver og/eller Kunde mener at de har tilstrekkelig erfaringsgrunnlag med tilbudt utstyr etter gjennomførte kjøpsforhold, produktvurderinger og/eller kliniske utprøvninger, kan tidligere erfaring vektlegges. Oppdragsgiver og/eller Kunde kan da velge ikke å prøve ut gjeldende utstyr på nytt.
3.14. Presentasjon og/eller referansebesøk
Alle Tilbydere kan bli bedt om å gi en presentasjon/demonstrasjon av tilbudt utstyr og/eller forbruksmateriell etter tilbudsfristen. Det kan også bli aktuelt å foreta referansebesøk/befaringsreise. Det er derfor ønskelig at Tilbyder har mulighet til å fremvise tilbudt utstyr og/eller forbruksmateriell i evalueringsperioden. Oppdragsgiver vil ta kontakt med Tilbyder dersom det er behov for demonstrasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente referanser fra andre kunder enn de Xxxxxxxx har oppgitt i tilbudet.
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
Tilbyder skal fylle ut ESPD-skjemaet slik det fremgår av Xxxxxxx som en foreløpig egenerklæring på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskravene er oppfylt.
Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle, eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
Dersom en Tilbyder støtter seg på andre virksomheter for å tilfredsstille kvalifikasjonskravene skal disse levere separate egenerklæringer. Tilbyder skal dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene i hele avtaleperioden ved å legge frem forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene.
Dersom Tilbyder støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, kan Oppdragsgiver kreve at de er solidarisk ansvarlig for utførelse av kontrakten.
5. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivning i oppdragsgivers medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunner i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
• Oppdragsgiver skal avvise en Tilbyder når han er kjent med at Tilbyder er rettskraftig dømt, eller har vedtatt et forelegg for straffbare forhold oppgitt i §24-2(2).
• Oppdragsgiver kan avvise en Tilbyder dersom det foreligger forhold som angis i §24- 2(3).
6. Kvalifikasjonskrav
Egnethet
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert i. |
Dokumentasjon | Norske selskaper skal levere firmaattest. Utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten Tilbyder er etablert. (jf. bilag XI til direktiv 2014/24/EU) |
Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. |
Dokumentasjon | Xxxxxxxxxxxxxxxx som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver krever, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som Oppdragsgiver anser som egnet, herunder morselskapsgaranti, bankgaranti med videre. Oppdragsgiver kan blant annet vektlegge om Tilbyder har lønnsom drift og positiv egenkapital. |
Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner til å kunne utføre kontrakten. |
Dokumentasjon | Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal dokumenteres ved å gi en kort beskrivelse av Tilbyders personell og tekniske enheter som Tilbyder råder over i forbindelse med utførelse av kontrakten. Tilbyder skal dokumentere om relevante gjennomførte oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkludert opplysninger om kontraktens verdi, tidspunkt for levering eller utførelse og navn på kunde. Ved bruk av underleverandører skal det gis en beskrivelse av hvor stor del av kontrakten Xxxxxxxx skal sette bort til underleverandører. |
Kvalitetssikringssystemer
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem som sikrer gjennomføring av kontrakten. |
Dokumentasjon | Sertifisering etter ISO 13485, eventuelt ISO 9001 eller tilsvarende standard. Dersom Tilbyder ikke kan levere dokumentasjon på sertifisering etter 13485, eller tilsvarende standarder innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv, skal Tilbyder levere annen dokumentasjon på tilsvarende kvalitetssikringstiltak. Dette forutsetter at leverandøren kan dokumentere at tiltakene tilsvarer de etterspurte kvalitetssikringsstandardene. |
7. Skatteattest
Valgte Xxxxxxxx skal på forespørsel levere attest for betalt skatt og merverdiavgift. Dette gjelder bare for norske tilbydere. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.
8. Tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet, med eventuelle underkriterier, vurdert ut fra kriteriene angitt i tabellen nedenfor.
Tildelingskriterier | Vekting i % |
Kostnad | 30% |
Kvalitet/funksjonalitet | 70% |
Totalt | 100% |
8.1.Utdyping av tildelingskriterier
Kostnad evalueres ut fra Tilbyders besvarelse av vedlegg 2 Prisskjema, og inkluderer følgende priser.
• Tilbudt pris på utstyr
• Tilbudt pris på opsjoner utstyr
• Tilbudt pris på opsjoner serviceavtale utstyr
o Vedlikehold nivå 1: 8 år, fra og med år 3 til og med år 10
o Vedlikehold nivå 3: 8 år, fra og med år 3 til og med år 10
• Tilbudt pris på servicetjenester
Se vedlegg 5 Bilag 3 Helse Sør-Øst Serviceavtale med vedlegg, punkt 2: Omfang av service, for mer informasjon om hva som inngår i de ulike vedlikeholdsnivåene før besvarelse i prisskjema.
Kvalitet/funksjonalitet evalueres ut fra Tilbyders besvarelse av evalueringskravene i vedlegg 3 Kravspesifikasjon, eventuelt utprøving, samt fagpersoners tidligere erfaring med tilbudt utstyr og/eller produkter fra klinisk virksomhet.
8.2.Informasjon om prissetting
Tilbyder skal prise tilbudet i henhold til vedlegg 2 Prisskjema.
Vi vil ha tilbud på to typer ultralydapparater. «Hovedapparatet» prises under «2.1 Hovedprodukt». «Sekundærapparatet» prises under «2.7 Sekundærprodukt».
Pris på opsjoner av hovedapparat og sekundærapparat føres i 2.13 og 2.14.
Pris på tilleggsutstyr/-sortiment skal prises etter samme priskalkyle som referanseproduktet.
Tilbudt tilleggsutstyr som ikke er inkludert i tilbudsprisen kan fritt legges til eller trekkes fra ved behov, ved bruk av opsjon.
9. Evaluering
Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbydere gis karakter fra 0 til 10 med karakter 10 som beste karakter for det enkelte tildelingskriterium og 0 som dårligste karakter. Karakter 5 gis når et tildelingskriterium ansees å være tilfredsstillende oppfylt.
Tildelingskriterier som tillegges ekstra vekt vil fremkomme av vedlegg 3 Kravspesifikasjon.
Ved poenglikhet mellom de to beste tilbudene vil tildeling av kontrakt gis til Tilbudet som har høyest poengsum for tildelingskriteriet kvalitet.
Karakter for kostnad beregnes i forhold til gjennomsnittspris på alle tilbudene. Inngivelse av tilbud med 50 % bedre pris enn gjennomsnittet gis karakteren 10, mens inngivelse av tilbud med 50 % dårligere pris enn gjennomsnittet gis karakteren 0. Ved store avvik der karakteren kommer utenfor rammen på +/- 50 %, vil karakteren bli justert til maksimalt 10 eller minimum 0.
Det er kun evalueringskrav som er gjenstand for karaktersetting. Minstekrav og dokumentasjonskrav karaktersettes ikke.
Kravtype | |
O | Obligatoriske krav skal oppfylles. Ved et eventuelt avvik vil det gjøres en vesentlighetsvurdering av avvikets betydning for oppdragsgiver og konkurransen. Xxxxx som vurderes som vesentlige vil medføre avvisning. |
EV | Evalueringskrav. Besvarelse av evalueringskrav danner utgangspunktet for Oppdragsgivers evaluering og karaktersetting. |
EX | Evalueringskrav som tillegges ekstra vekt x2 |
I | Informasjonskrav. Kan stå i kombinasjon med O eller EV/EX. |
10. Meddelelse om valg av leverandør
Meddelelse om valg av leverandør vil bli sendt skriftlig til alle Tilbydere samtidig i rimelig tid før avtale inngås. Meddelelsen vil inneholde begrunnelse for valg av Xxxxxxxx og informasjon om karenstid før inngåelse av avtale.