Seksjonsmøte - Innkjøp
Seksjonsmøte - Innkjøp
Torsdag 16. mars 2023
Xxxxx møterom, Xxxxx Xxxxxxxxx hus
Agenda
- Oppdatert info om avtaler og anskaffelser ved UiO
- Miljørapportering
- Tjenesteorientering
- «Kontraktsoppfølging» miniseminar ved CMS Kluge Advokatfirma
Side 2
Nøkkeltall og premisser anskaffelser ved UiO
550-650
aktive avtaler
325
ramme- avtaler
100 kata- loger
2,7
mrd
15%
utland
50.000
bestil- linger
70.000
pllianngkejørp
b1e5s%til-
Høyteknologisk aktivitet døgnet rundt
Strenge krav til logistikk
Samhandling lokalt og nasjonalt
De-sentral organisasjonsstruktur
Stort volum og bredt leverandørmarked
3 03.05.2022
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Universitetet i Oslo
4
Innkjøp
Behov til betalingsprosessen (BtB)
BtB Prosess - optimal
Kostnadskontroll og kjøp i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser
I/O – innkjøpsordre i Unit4
BtB Prosess – ulovlig
Svært begrenset kostnadskontroll – bestiller gjør valget.
Xxxxxxx oppfølging i etterkant av leveranse – lang administrativ ledetid. Ulovlig for anskaffelser lik eller over kr 100.000 eks. mva.
Side 13
Avtaler og anskaffelser UiO
IT avtaler – nye per medio mai
Reisebyrå – BH til 30.6.23, ny konkurranse pågår Laboratorieavtaler
Cateringavtaler – markedsdialog
+++
Side 14
Avtaler EA
El-bil leie med Move About AS opphører per 31. mars, mens ny avtale ANSK-22-0057 med Bilkollektivet SA vil sette ut sine biler rett etter påsken. Det er Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx som står for det praktiske fra UiO sin side. Info på nettet skal komme.
Det er ny rammeavtale ANSK-22-0169 på lås og beslag med Certego AS (samme som var de foregående 4 år). Det er vaktsentralen ved Xxxxx Xxxxxxxx som er UiOs faglige ansvarlig.
Ny avtale ANSK-22-0157 på renholdsrekvisita med Lyreco AS håndteres vel i hovedsak av Renholdsseksjonen, men andre skal også kunne kjøpe på avtalen.
Ellers kan nevnes at vi har ca. 40+ pågående anskaffelser registrert så langt i år.
Side 15
Rapportering samfunnsansvar
Forum for anskaffelsesrådgivere
16.03.23
Dagens rapportering
Xxxxxx om at det er viktig å legge inn hva slags krav og kriterier man stiller i anskaffelsen ved å bruke
«egne felter» i Tendsign.
Brukes for både anskaffelsesprosessen og for avtalen.
Side 17
Dagens rapportering
Ihht. strategien skal vi utvikle rapportering på følgende KPIer:
«Andel bestillinger og utviklingen over tid med prioriterte miljøprodukter»
«Andel prosjekter/ inngåtte rammeavtaler med gjenbruk.»
«Andel videresalg og andel utfaset utstyr i hht beste praksis»
«Andel konkurranser med krav til vedlikehold og reservedeler.»
«Antall leverandører som er miljøsertifisert»
«Andel miljøvennlige kjemikalier»
«Andel miljøfremmende sertifiseringsordninger.»
«Andel anskaffelser hvor utslippsmål er stilt»
«Andel gjennomførte dialoger med ledere vedr miljø»
«Antall konkurranser med miljøkrav»
Ikke alle rapporteres på i dag.
Samfunnsansvarsgruppa har foreslått å kutte antall KPIer, basert på en vurdering av effekt og målbarhet.
De uthevede er foreslått gitt prioritering. De øvrige foreslås kuttet ut. Arbeidet med dette vil bli en del av arbeidet med ny anskaffelsesstrategi
Side 18
Dagens rapportering
Eksterne samarbeidspartnere
Vi rapporterer i dag måloppnåelse innen samfunnsansvar til Etisk Handel Norge og Miljømerking Norge (Svanemerket)
Etisk Handel Norge varsler økte krav til struktur for aktsomhetsvurderinger i anskaffelser. Det kan gi utslag i rapporteringen. Dette vil vi komme tilbake til.
Side 19
Du finner den i Tendsign, under Interne dokumenter:
Sjekkliste
For ivaretakelse av samfunnsansvar i anskaffelser
Husk å bruke denne!
Dette er UiOs rutine og støtte til anskaffelsesrådgiver for å ivareta samfunnsansvar i anskaffelser.
Den fungerer også som dokumentasjon på at man har gjort nødvendige vurderinger av risiko.
Det anbefales derfor å lagre utfylt dokument på saken som internt notat.
Side 20
PROSJEKT
Nye nettsider innkjøp
- tjenestedesign
Xxxxx Xxxxxxxx
Side 21
Miniseminar KONTRAKTSOPPFØLGING 1000 - 1200
Side 27