RAMMEAVTALE
Vedlegg 1 til Konkurransegrunnlaget
BÆRUM KOMMUNE
ANSKAFFELSESENHETEN
RAMMEAVTALE
mellom
Bærum kommune
(heretter kalt Oppdragsgiver) Organisasjonsnr. 000 000 000
og
NN
(heretter kalt Leverandøren) Organisasjonsnr. XXX XXX XXX
om
kjøp av renholdstjenester
Anskaffelsens saksnr. 19/23882 Avtalens saksnr. XX/XXXX
INNHOLD
3
3
3 RAMMEAVTALENS INNHOLD OG OMFANG
4
4 RAMMEAVTALENS VARIGHET
4
4
5
6.1 Oppdrag (unntatt faste oppdrag) under kr. 100 000 eks. mva 5
6.2 Alle faste oppdrag, samt andre oppdrag over kr. 100 000 eks. mva 6
6
8 VIKARTJENESTER/LEIE AV PERSONELL
6
9 ANSVARSFORDELING, MØTER, RAPPORTERING OG DOKUMENTASJON
7
9.1 Ansvarsfordeling og møter 7
9
9
11.1 Generelt for alle fakturaer 9
11.2 Fakturering av faste oppdrag 10
11.3 Fakturering av enkeltvise oppdrag og tilleggsbestillinger 10
11.4 Fakturering av vikartjenester 10
12 KRAV TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR
11
12
14 SKATTE- OG AVGIFTSFORPLIKTELSER – UTVIDET SKATTEATTEST
12
15 LISENSER, GODKJENNINGER OG REGISTRERING I REGISTRE
12
15.1.1 Godkjente renholdsvirksomheter 12
15.1.2 Godkjente bemanningsfortak 12
15.2 Pliktig medlemskap i StartBANK eller tilsvarende leverandørregister 13
15.3 Svanemerket rengjøringstjeneste 13
13
17 ANSVAR FOR SKADE OG FORSIKRING
13
14
14
14
14
14
23 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER14
15
15
25.6 Prisavslag eller erstatning for unnlatt avhjelp 16
16
26.4 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett 17
17
1 RAMMEAVTALEN
Rammeavtalen består av følgende dokumenter:
Kontraktsdokumentet (dette dokumentet) |
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon for renholdstjenester |
Vedlegg 2 Mal for oppdragskontrakt, med tilhørende bilag o Bilag 2.1 – Særskilt om faste oppdrag for regelmessig og periodisk renhold o Bilag 2.2 – Kvalitetsprofiler og oversikt romtyper o Bilag 2.3 – Tegninger og frekvenskort (ikke vedlagt) o Bilag 2.4 – Vedlikehold av faste mattesoner o Bilag 2.5 – Særskilt om skoler o Bilag 2.6 – Særskilt om barnehager o Bilag 2.7 – Særskilt om helsestasjoner o Bilag 2.8 – Mal for overtagelsesprotokoll |
Vedlegg 3 NS INSTA 800-1:2018 (ikke vedlagt) |
Vedlegg 4 Særskilt om vikartjenester |
Vedlegg 5 Leverandørens tilbudsbrev med dokumentasjon |
Vedlegg 6 Prisskjema |
Vedlegg 7 Mal for taushetserklæring |
Vedlegg 8 Fullmakt om utvidet skatteattest |
Vedlegg 9 Konkurransegrunnlaget |
Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge.
2 PARTENES REPRESENTANTER
For Oppdragsgiver | For Leverandøren |
Navn: Xxxx Xxxx, enhetsleder, Eiendom Renhold | Navn: |
Adresse: Bærum kommune Eiendom Renhold Xxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxxx | Adresse: |
E-post: | E-post: |
Telefon: x00 000 00 000 | Telefon: |
Alle henvendelser fra Leverandøren vedrørende daglig drift skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson på tjenestestedet.
Varsel, krav og andre meldinger etter kontrakten sendes til xxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx.
3 RAMMEAVTALENS INNHOLD OG OMFANG
Rammeavtalen gjelder kjøp av renholdstjenester, herunder bl.a.:
• Regelmessig/daglig renhold (fast oppdrag)
• Periodisk rengjøring
• Gulvbehandling
• Vinduspuss
• Matterens (fastmonterte matter ved inngangsparti)
• Tepperens (gulvtepper)
• Møbelrens
• Rensing av takplater
• Hovedrengjøring
• Flyttevask
• Byggrenhold
• Smitterenhold
• Støvkontroller
• Leie av maskiner
• Vikartjenester*
• Andre tjenester
* For vikartjenester, se kap. 9.
Rammeavtalen gir Oppdragsgiver rett, men ingen plikt, til å foreta kjøp innenfor rammeavtalen. Leverandøren er etter bestilling forpliktet til å levere i henhold til rammeavtalen.
For oppdrag som inngås etter denne rammeavtale gjelder rammeavtalens vilkår med de endringer og suppleringer som følger denne kontrakten og den enkelte oppdragskontrakt med bilag.
4 RAMMEAVTALENS VARIGHET
Rammeavtalens varighet er fra og med 01.01.2021 til og med 31.12.2024 uten opsjoner.
Tildeling av oppdragskontrakter kan skje i hele avtaleperioden for Rammeavtalen. Den enkelte oppdragskontrakt kan ha varighet på inntil fire år fra bestilling, og ha varighet ut over avtaleperioden for Rammeavtalen. For disse oppdragene vil vilkårene for Rammeavtalen gjelde selv om avtale- perioden for Rammeavtalen er slutt.
5 TERMER OG DEFINISJONER
Oppdragsgiver | Oppdragsgiver er Eiendom Renhold. Ved bestillinger fra et tjenestested, er tjenestestedet Oppdragsgiver. |
Eiendom Renhold | Bærum kommunes renholdsavdeling, som har det faglige ansvaret for renholdstjenester i kommunen, og som er avtaleeier av denne rammeavtale. |
Tjenestested/ renholdsobjekt | Enkeltvise avdelinger/brukersteder/lokasjon i Bærum kommune hvor den enkelte renholdstjeneste skal skje. Er ansvarlig for daglig oppfølging av renholdet på stedet. |
Oppdraget | Samlebetegnelse for alle leveranser i en oppdragskontrakt eller ved en bestilling. |
Faste oppdrag | Samlebetegnelse på regelmessig og periodisk renhold. |
Regelmessig renhold | Renhold som blir utført regelmessig, oftere enn én gang i måneden og med fast frekvens. Omfatter vedlikehold av gulv og inventar, renhold av innvendige glassflater, innsamling av restavfall og matavfall samt etterfylling av toalettpapir, såpe, tørkepapir mm. Det vil i noen tilfeller fremgå av oppdragskontrakt og prisskjema at etterfylling av toalettpapir, såpe, tørkepapir mm, ikke skal inngå i det regelmessige renholdet. |
Periodisk rengjøring/renhold | Rengjøringsoppgaver som ikke utføres regelmessig, og oppgaver som utføres sjeldnere enn regelmessig renhold. Eksempelvis hovedrengjøring, tepperens, skuring og polishbehandling av gulv, pussing av vinduer, støvtørking av høye flater, vask av vegger og tak, ventiler, støvsanering av bokhyller og andre skjulte smussdepoter. |
Oppdragskontrakt | Kontrakt om faste oppdrag for renholdstjenester etter avholdt minikonkurranse, for alle oppdrag over kr. 100.000, samt ved annet behov. |
Bestillinger | Enkeltbestillinger/oppdrag etter prioritert rekkefølge av rammeavtalene eller tilleggsbestillinger for den enkeltvise oppdragskontrakt. |
Vikartjenester/- oppdrag | Innleie av vikarer for Oppdragsgivers eget renholdspersonell |
6 PARALLELLE RAMMEAVTALER
Denne rammeavtalen er en av flere parallelle rammeavtaler med følgende leverandører i prioritert rekkefølge:
• Leverandør nr. 1: NN
• Leverandør nr. 2: NN
• Leverandør nr. 3: NN
• Leverandør nr. 4: NN
• Leverandør nr. 5: NN
Følgende vilkår for fordeling av oppdrag mellom rammeavtaleleverandørene gjelder:
6.1 Oppdrag (unntatt faste oppdrag) under kr. 100 000 eks. mva.
For oppdrag (unntatt faste oppdrag) med anslått verdi under NOK 100 000 eks. mva. vil Oppdragsgiver benytte prioritert liste for å fordele oppdrag mellom rammeavtaleleverandørene.
Leverandør nr. 1 skal alltid kontaktes først. Dersom leverandør nr. 1 ikke er i stand til å levere, skal leverandør nr. 2 kontaktes. Dersom heller ikke nr. 2 kan levere, skal leverandør nr. 3 kontaktes, osv.
Reglene for bruk av prioritert liste, gjelder også ved behov for midlertidige oppdrag, eksempelvis i påvente av gjennomføring av minikonkurranser.
Unntak fra regelen om prioritert liste: Dersom en leverandør allerede er tildelt fast renholdsoppdrag i et bygg, skal den samme leverandøren normalt spørres først ved bestilling av ekstra renhold eller tilleggstjenester i det samme bygget.
Leverandørene plikter å ta imot og gjennomføre oppdrag tildelt etter denne bestemmelsen. Dersom forespurt Leverandør ikke er i stand til å levere, skal det gis skriftlig tilbakemelding til Oppdragsgiver umiddelbart og senest innen samme dag. Dersom Leverandøren innen samme dag ikke skriftlig aksepterer oppdraget, vil neste leverandør på listen kontaktes.
For oppdrag og bestillinger etter denne bestemmelsen gjelder prisene i Rammeavtalen.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut i markedet dersom rammeavtaleleverandørene ikke er i stand til å levere i henhold til kravene i kravspesifikasjonen ved bestilling.
6.2 Alle faste oppdrag, samt andre oppdrag over kr. 100 000 eks. mva.
Alle faste oppdrag (uansett verdi, for eksempel regelmessig daglig renhold og periodisk rengjøring), samt andre oppdrag over kr 100 000 eks. mva. gjøres ved gjennomføring av minikonkurranser mellom rammeavtaleleverandørene.
Ved behov for midlertidige oppdrag av faste oppdrag i påvente av gjennomføring av mini- konkurranser, skal dette gjøres etter reglene for bruk av prioritert liste, jfr. pkt. over.
Oppdragsgiver kan samle faste oppdrag for flere bygg til en «pakke», som tildeles én leverandør gjennom minikonkurranse.
Eventuelle særskilte behov/krav vil fremkomme i hver enkelt minikonkurranse.
Tildeling av oppdrag i minikonkurranser skjer ut fra hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Under tildelingskriteriet kvalitet vil for eksempel følgende kunne bli vurdert: bemanning for oppdraget, renholdsleders kompetanse, renholdsoperatørenes kompetanse, forslag til løsning og organisering av oppdrag.
Vekting og endelig utforming av tildelingskriteriene vil kunne variere etter formålet og hva som er viktigst for Oppdragsgiver i den enkelte leveranse. Endelig utforming og vekting av kriteriene vil bli gjort kjent for leverandørene i minikonkurransen.
Alle leverandører med rammeavtale vil bli invitert til å gi tilbud.
Leverandørene plikter å delta i og inngi reelle tilbud i minikonkurransene. Gjentagende unnlatelse av innlevering av tilbud eller reelle tilbud i minikonkurranser kan føre til heving av rammeavtale.
7 OPPDRAGSKONTRAKTER
For alle faste oppdrag og for alle oppdrag over kr 100 000 eks. mva. skal det skrives oppdrags- kontrakt.
Ved andre oppdrag skrives oppdragskontrakt ved behov.
8 VIKARTJENESTER/LEIE AV PERSONELL
Oppdragsgiver har egne avtaler med bemanningsforetak for vikarer til eget renholdspersonell, men denne Rammeavtale kan benyttes dersom bemanningsforetaket ikke kan fremskaffe vikarer i henhold til avtale.
Dersom Leverandøren skal kunne benyttes til vikaroppdrag for Oppdragsgivers eget renholds- personell, må Leverandøren være registrert i Arbeidstilsynets register for bemanningsforetak og følge vikarbyrådirektivet.
Se vedlegg 4 «Særskilt om vikartjenester» for spesifikasjoner.
9 ANSVARSFORDELING, MØTER, RAPPORTERING OG DOKUMENTASJON
9.1 Ansvarsfordeling og møter
Partene skal ha faste møter for å sikre korrekt oppfyllelse av kontraktsforpliktelsen. Følgende fordeling gjelder for oppgaver og ansvar:
Strategisk nivå - Overordnet rammeavtalenivå | Taktisk nivå - Faglige avklaringer | Operativt nivå - Daglig oppfølging av oppdrag og oppdragskontrakt | |
Oppdragsgiver | Oppdragsgiver | Oppdragsgiver | |
Avtaleeier, Enhetsleder | Fagansvarlige | Det enkelte tjenestested | |
Hvem | Eiendom Renhold, Xxxx Xxxx | Eiendom Renhold Xxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxx Xxxxxx | (Kontaktopplysninger oppføres i Renholdsplan ved faste oppdrag) |
Leverandør | Leverandør | Leverandør | |
Avtaleeier | Avtaleansvarlige Renholdsledere per område | Renholdsledere per tjenestested | |
(Kontaktopplysninger for renholdsleder skal oppføres i Renholdsplan ved faste oppdrag) | (Navn på renholdere skal oppføres i Renholdsplan ved faste oppdrag) | ||
Hva - Ansvars- oppgaver | Oppfølging av rammeavtale Strategisk samarbeid Forbedringer HMS Lønns- og arbeidsvilkår Måleparametere | Renholdsfaglige vurderinger og oppfølging av oppdrag Avtalefestede kvalitetsmål Rapporteringer Status avvik Renholdsplaner | Oppfølging av leveransen iht. bestilling og/eller renholdsplan Melde avvik til renholdsleder og/eller BK Eiendom Renhold Med mer |
Med mer | INSTA-kontroller | ||
Revisjoner | |||
Planlegging av overleveringer | |||
Med mer | |||
Når - Oppfølging | Årlige møter | Kvartalsvise driftsmøter Oppfølgingsmøter ved behov Formøter om overleveringer | Daglig oppfølging Gjennomgang av oppdragskontrakt, renholds- plan og årshjul |
Ukentlige/månedlige møter første 3-6 mndr., deretter ved behov, ved faste oppdrag | |||
Ansvarlig | Oppdragsgiver | Oppdragsgiver | Leverandør |
for møteinnkalling og referat | (Enhetsleder, Xxxxxxx Xxxxxxx) | (Fagansvarlige, Eiendom Renhold) | (Renholdsleder) |
Hyppigere møter avtales etter behov.
Møtereferat sendes deltakerne og partenes representanter senest 10 virkedager etter at møtet er avholdt. Eventuelle innsigelser mot referatet skal fremsettes skriftlig innen 3 virkedager etter at det er mottatt.
Referatene skal som et minimum inneholde:
• Vedtatte beslutninger
• Tidsfrister for utførelse av beslutninger
• Ansvarlig for gjennomføring av beslutninger
• Status for tidligere beslutninger
Partene er ansvarlig for egne kostnader i forbindelse med møter.
9.2 Rapportering
Leverandøren skal rapportere i henhold til de krav som fremgår under dette punktet med angitte sanksjoner ved fristoversittelse.
Oppdragsgiver har rett til å kreve endringer i rapportens innhold, uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Rapport | Spesifikasjon | Leveringsfrister | Sanksjon ved fristoversittelse |
Renholdsplaner | Skal leveres for hver oppdragskontrakt, iht. vedlegg 2 Oppdragskontrakt, bilag 2.1. | 1 måned etter oppstart av den enkelte oppdragskontrakt. | Bøter på kr 500 per dag påløper per forsinket renholds- plan. |
Omsetningsrapport | Rapport over alle fakturerte oppdrag foregående halvår, inneholdende: Fakturanummer, fakturadato, tidspunkt for leveransen, navn på tjenestested, fakturert beløp (eks. mva.), oppdragets art (eksempelvis: månedsfaktura for regelmessig renhold, tilleggsbestillinger og type renhold). | Hvert halvår (innen 15. januar og 15. august). | Bøter på kr 500 per dag påløper ved forsinket rapport. |
Kvartalsvise INSTA-kontroller, inkludert glans- og støvmålinger | Rapport fra kontroller etter INSTA 800 1: 2018 for hver oppdragskontrakt, iht. vedlegg 2 Oppdragskontrakt, bilag 2.1. | Kvartalsvis (innen 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. september). Skal sendes innen 24 timer etter kontroll. | Bøter på kr 500 per dag påløper per forsinkede rapport. |
Kvittering for utført arbeid | Kvittering for utført matterens og vinduspuss for hver oppdragskontrakt, iht. vedlegg 2 Oppdragskontrakt, bilag 2.1. | Innen 24 timer etter utført arbeid. | Bøter på kr 500 per dag påløper per forsinkede rapport. |
Egenkontroller | Rapporter fra månedlige egenkontroller for hver oppdragskontrakt, signert av tjenestested, iht. vedlegg 2 Oppdrags- kontrakt, bilag 2.1. | Fremvises Oppdrags- giver på forespørsel. | Bøter på kr 500 for hver rapport som ikke kan leveres, ferdig signert. |
Ikke godkjent kvalitet/kontroller | Fremdriftsplan for retting og plan for sikring av fremtidig kvalitet, iht. vedlegg 2 Oppdragskontrakt, bilag 2.1. | 3 virkedager etter innmeldt avvik. | Bøter på kr 500 per dag påløper ved forsinket rapport. |
Servicerapport | Servicerapport over reparasjoner og service av lånt utstyr for hver oppdragskontrakt, iht. vedlegg 2 Oppdragskontrakt, bilag 2.1. | 1 gang per år, innen 1. juli. | Bøter på kr 500 per dag påløper ved forsinket rapport. |
Vikarrapport | Statistikk over vikarleveranser for det enkelte tjenestested, iht. vedlegg 4 Særskilt om vikartjenester, pkt. 10. | Hvert halvår (innen 15. januar og 15. august). | Bøter på kr 500 per dag påløper ved forsinket rapport. |
Dersom bøter er ilagt, faktureres dette av Oppdragsgiver, ved Eiendom Renhold.
9.3 Dokumentasjon
Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for oppdraget, uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale.
10 PRISER
10.1 Pris for leveransen
Pris for faste oppdrag, samt andre oppdrag over kr. 100 000 eks. mva., avtalefestes ved gjennomført minikonkurranse for hvert oppdrag.
For oppdrag (unntatt faste oppdrag) under kr 100 000 eks. mva. og tilleggsbestillinger gjelder enhets-
/timepriser i rammeavtalen.
Avtalt pris dekker alle Leverandørens kostnader ved å utføre oppdraget, herunder reiseutgifter, utstyr og gebyrer.
Dersom avtalt frekvens ved faste oppdrag lander på hellig-/høytidsdager hvor det ikke er avtalt at tjenestestedet er stengt, er dette omfattet av Leverandørens pristilbud og utløser ikke rett til tillegg.
Dersom Oppdragsgiver installerer sensorer og digitale verktøy for prediksjon og behovsstyrt renhold som fører til forbedringstiltak ved enkelte tjenestesteder, kan dette medføre kostnadsreduksjoner for faste oppdrag.
For vikaroppdrag – se vedlegg 4 «Særskilt om vikartjenester».
Alle priser skal oppgis i norske kroner. Alle priser er eksklusive merverdiavgift.
10.2 Prisregulering
Krav om prisregulering av Rammeavtalens enhetspriser kan tidligst fremmes ett år etter at kontrakten ble inngått. Krav om prisregulering kan deretter fremsettes årlig.
For oppdragskontrakter kan krav om prisregulering tidligst fremmes ett år etter oppdragskontraktens oppstartstidspunkt. Krav om regulering av pris kan deretter fremsettes årlig.
Prisene reguleres iht. endringer i Statistisk Sentralbyrås indeks «KPI-JAE Tjenester hvor arbeidskraft dominerer» (tabell 11119 pr. juni 2020).
Leverandøren skal skriftlig varsle Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers representant om justering av pris 30 (tretti) dager før endring skal implementeres. Varsel skal inneholde en dokumentasjon med oversikt over gammel pris, endring, og justert pris.
Prisreguleringer skal ikke iverksettes før Oppdragsgiver har godkjent prisreguleringen. Reguleringen foretas av Oppdragsgiver som oppdaterer Rammeavtalens prisliste. Leverandøren underrettes når regulering er foretatt. Prisreguleringen har ikke tilbakevirkende kraft.
Påslagsfaktor for eventuell innleie av personell er fast i hele kontraktsperioden.
Dersom det etter at rammeavtale er undertegnet, blir gjort vedtak om endringer i lover og forskrifter som medfører endrede kostnader, har partene krav på å få justert priser i henhold til dokumenterte kostnadsendringer. Regulering skjer med virkning fra den dato partene varsler hverandre skriftlig om dette.
11 FAKTURERING
11.1 Generelt for alle fakturaer
Fakturering skjer etterskuddsvis og tidligst første virkedag i påfølgende måned. Betalingsfristen er 30 dager.
11.2 Fakturering av faste oppdrag
Fakturering for faste renholdsoppdrag skal skje etter følgende prosedyre:
• Faktureres per måned.
• Fakturabeløp skal være lik avtalt totalbeløp per måned, iht. oppdragskontraktens prisskjema.
• Ved flere oppdrag samlet i en oppdragskontrakt, skal disse faktureres samlet per måned med én totalsum for alle oppdragene.
• Faktura skal kun inneholde en fakturalinje med fakturatekst «Fast oppdrag - [regelmessig og periodisk renhold] iht. oppdragskontrakt for [Tjenestested, måned og år]».
• Prisskjema skal vedlegges faktura.
• Faktura merkes med/stiles til: Oppdragsgiver; enten Eiendom Renhold eller tjenestested.
11.3 Fakturering av enkeltvise oppdrag og tilleggsbestillinger
For enkeltvise oppdrag utført etter prioritert liste, og ved eventuelle tillegg eller fradrag ut over faste oppdrag, skal det sendes separate fakturaer/kreditnotaer for hvert oppdrag, etter følgende prosedyre:
• Bestillinger skal være skriftliggjort av Oppdragsgiver.
• Den skriftlige bestillingen og timeliste fra renholder(e) legges ved faktura.
• Alle fakturaer for enkeltvise bestillinger, tilleggsbestillinger og kreditnotaer skal merkes med tjenestestedet og renholdsobjektets navn.
• Faktura og kreditnota for tilleggsbestillinger bestilt av Xxxxxxx Xxxxxxx, stiles til Eiendom Renhold. Faktura og kreditnotaer for tilleggsbestillinger bestilt av det enkelte tjenestested, stiles til tjenestestedet.
11.4 Fakturering av vikartjenester
Se vedlegg 4 «Særskilt om vikartjenester».
11.5 Elektronisk faktura
Leverandøren skal levere faktura, kreditnotaer og purringer i henhold til det fastsatte formatet Elektronisk handelsformat (EHF). Faktura i PDF-format regnes ikke som elektronisk faktura.
Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader som levering av elektronisk faktura måtte medføre for denne.
Retningslinjer for elektronisk faktura til Bærum kommune finnes på kommunens internettsider: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/xx-xxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/
Oppdragsgiver kan nekte å betale fakturaer som ikke er på riktig format, merket korrekt eller som ikke er dokumentert og spesifisert i nødvendig grad.
Det er Leverandørens ansvar og påse at alle vedlegg for fakturagrunnlaget blir sendt med fakturaen ved elektronisk overførsel.
11.6 Forsinket betaling
Ved forsinket betaling kan hver av partene fremme krav i henhold til lov av 17. desember 1976 om forsinket betaling.
12 KRAV TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR
For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende:
1. Krav til Leverandøren
a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal Leverandøren sørge for at ansatte1 hos Leverandøren som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter.
b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal Leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
2. Administrative bestemmelser og sanksjoner
a) Leverandøren skal på forespørsel gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 1 a)–b) i henhold til mal for egenrapportering fastsatt av Oppdragsgiveren. Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden.
b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av Oppdragsgiveren kunne dokumentere2 at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt. Dokumentasjonen3 kontrolleres av Oppdragsgiveren eller ekstern kontrollør engasjert av Oppdragsgiveren. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjort og/eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji.
c) Oppdragsgiveren, samt eksterne kontrollører engasjert av Oppdragsgiveren, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos Leverandøren og ved lokasjonen hvor ytelsen utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer.
d) Hvis Leverandøren får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønns- og/eller arbeidsvilkår, skal Leverandøren uten opphold informere Oppdragsgiveren ved kopi av pålegget. Hvis Leverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk.
e) Hvis brudd på punkt 1 a)–c) oppdages, skal Leverandøren rette forholdet innen den frist Oppdragsgiveren fastsetter. Der Leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll, skal Leverandøren uten opphold opplyse Oppdragsgiveren om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av Oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren kan kreve at Leverandøren skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av Oppdragsgiveren. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller ved avtalt maksimal periode med
1 Her inkluderer begrepet ansatte også innleide og utsendte arbeidstakere.
2 Leverandøren skal på forespørsel sende dokumentasjonen vederlagsfritt til Oppdragsgiveren, enten pr. post eller elektronisk, på en måte og med en sikkerhet som er egnet for de sensitive personopplysningene den inneholder. Det er Leverandøren som har ansvaret for at opplysningene blir håndtert forsvarlig ved forsendelsen.
3 Dokumentasjonen må være i en slik form og på et slikt språk som gjør den egnet til at Oppdragsgiveren kan forsikre seg om at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Det er Leverandøren som har ansvaret for at en eventuell oversettelse er korrekt.
xxxxxxxx, anses det som vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxxxx rett til å heve kontrakten.
f) Dagboten utgjør 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager per milepæl det er knyttet dagbot til.
Dersom leverandør skal tilby utleie av arbeidskraft (vikaroppdrag for Oppdragsgivers eget renholds- personell), plikter Leverandøren å følge lov om arbeidsmarkedstjenester (LOV 2004-12-10 nr. 76) § 27, samt Arbeidsmiljøloven § 14-12a. Se vedlegg 4 «Særskilt om vikartjenester» for detaljer.
Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren ikke etterlever kravene.
13 KRAV OM BETALING TIL BANK
Lønn og annen godtgjørelse til egne ansatte og vikarer skal utbetales til konto i bank. Alle avtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser.
14 SKATTE- OG AVGIFTSFORPLIKTELSER – UTVIDET SKATTEATTEST
Leverandøren skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Oppdragsgiver kan til enhver tid foreta kontroll av Leverandørens oppfyllelse av slike forpliktelser.
Leverandøren har ved tilbudsinnlevering skriftlig samtykket i opphevelse av taushetsplikt om skatte- og avgiftsmessige forhold og gitt fullmakt til at Bærum kommune gis rett til å innhente utvidet skatteattest med ellers taushetsbelagte opplysninger fra Kemneren.
Fra 1. november 2020 overtar Skatteetaten ansvaret for skatteoppkreveroppgavene som Kemneren i Asker og Bærum har i dag. Det vil derfor kunne bli avkrevd ny utvidet skatteattest etter endringen.
15 LISENSER, GODKJENNINGER OG REGISTRERING I REGISTRE
15.1 Arbeidstilsynet
15.1.1 Godkjente renholdsvirksomheter
Leverandøren skal være godkjent av Arbeidstilsynet og oppført i tilsynets register over godkjente renholdsvirksomheter.
Manglende godkjenning gir Oppdragsgiver rett til å heve kontrakten.
15.1.2 Godkjente bemanningsfortak
Dersom Leverandøren skal tilby utleie av arbeidskraft (vikaroppdrag for Oppdragsgivers eget renholdspersonell), skal Leverandøren være registrert som bemanningsforetak av Arbeidstilsynet.
Leverandøren kan ikke tilby vikarer uten godkjenning. Se vedlegg 4 «Særskilt om vikartjenester» for detaljer.
15.2 Pliktig medlemskap i StartBANK eller tilsvarende leverandørregister
Leverandøren skal ved kontraktsinngåelse oppgi StartBANK ID eller fremlegge kopi av registrerings- bevis fra StartBANK eller tilsvarende leverandørregister som inneholder oppdatert og kontrollert leverandørinformasjon.
Leverandøren skal gi leverandørregisteret fullmakt til å innhente SKAV-info (skatte- og avgifts- informasjon) i hele kontraktsperioden.
Manglende registrering gir Oppdragsgiver rett til å heve kontrakten.
15.3 Svanemerket rengjøringstjeneste
Leverandøren skal ha svanemerking for rengjøringstjenesten vanlig rengjøring, eller være lisensiert med tilsvarende ordning. Leverandøren skal ved tilbudsinnlevering ha levert lisensbevis fra Svanen eller tilsvarende merking.
Leverandører som ikke har lisens ved tilbudsinnlevering, har ved tilbudsinnlevering erklært at de forplikter seg til ved kontraktinngåelse å søke om, og fullføre, svanemerking av rengjøringstjenesten vanlig rengjøring.
Leverandøren som er i søkeprosess, skal innen 12 måneder etter kontraktinngåelse dokumentere at tjenesten er merket med Svanemerket eller med tilsvarende merkeordninger.
Godkjent dokumentasjon for fullført sertifisering er lisensbevis/ lisensnummer. Manglende godkjenning gir Oppdragsgiver rett til å heve kontrakten.
15.4 HMS-register
Bærum kommune er i ferd med å implementere det digitale verktøyet HMSREG 365 for innsamling av informasjon om oppdrag som utføres av leverandører, bl.a. innen renhold.
Systemet lagrer opplysninger om hvilke personer som utfører arbeid på det aktuelle stedet, informasjon for kontroll av om skatter og avgifter betales mm.
Dersom HMSREG 365 eller tilsvarende system tas i bruk av Bærum kommune i løpet av kontraktsperioden, vil det bli krevd at Leverandøren for egen regning implementerer systemet i sin virksomhet.
16 BRUK AV UNDERLEVERANDØR
Bruk av underleverandør til utføring av selve renholdstjenesten er ikke tillatt. Leie av lift med liftoperatør er tillatt.
17 ANSVAR FOR SKADE OG FORSIKRING
Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Oppdragsgiver som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår.
Denne forpliktelsen anses som oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet.
18 YTRE MILJØ OG HMS
Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og reguleringer skal overholdes. Relevante utslipps- tillatelser skal være innhentet der hvor det er nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes på en forsvarlig måte.
Leverandøren skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS (Helse, Miljø, Sikkerhet) samt øvrige offentlige krav.
19 ETISKE KRAV
Leverandøren skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, og miljø, herunder forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering og forbud mot manglende respekt for fagorganisering og kollektive forhandlinger.
20 TAUSHETSPLIKT
Leverandørens personale har taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven § 13-13 e). Arbeidstakere som utfører renholdsarbeid skal underskrive taushetserklæring, jf. vedlegg 7.
Underskrevet taushetserklæring skal oppbevares av Leverandøren og forevises Oppdragsgiver ved forespørsel.
Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen har opphørt.
Leverandøren skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller på annen måte kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.
21 REVISJON
Oppdragsgiver, eller ekstern revisor engasjert av Oppdragsgiver, kan gjennomføre revisjon hos Leverandøren i perioden fra kontraktsinngåelse til sluttfaktura er betalt for å undersøke om kontraktens krav blir oppfylt.
22 OPPSIGELSE AV AVTALEN
Oppdragsgiver kan ved saklig grunn helt eller delvis si opp Rammeavtalen med 3 måneders skriftlig varsel.
Enkeltvise oppdragskontrakter kan sies opp av Oppdragsgiver med 3 måneders skriftlig varsel. Oppsigelsestiden regnes fra første dag i måneden etter at Leverandøren har mottatt oppsigelsen.
23 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER
Oppdragsgiver kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til annen norsk offentlig virksomhet, som da er berettiget til tilsvarende vilkår.
Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver. Overdragelse kan kun skje dersom den nye leverandøren oppfyller de opprinnelige kvalifikasjonskravene, og det ikke foretas andre vesentlige endringer i kontrakten og overdragelse ikke skjer for å omgå regelverket om offentlige anskaffelser.
24 FORCE MAJEURE
Ved force majeure, dvs. at leveransen hindres på en slik måte at den i vesentlig grad ikke kan utføres slik som forutsatt pga. ekstraordinære og upåregnelige forhold utenfor partenes kontroll, slik som krig, opprør, naturkatastrofe, brann, streik, lockout m.m. som etter norsk rett må regnes som force majeure, bortfaller partenes forpliktelser så lenge hindringen varer.
Dersom hindringen varer eller antas å vare i mer enn 3 måneder, kan hver av partene si opp kontrakten med 15 kalenderdagers varsel. Leverandøren har krav på vederlag etter kontraktens priser for den delen av leveransen som er utført. For øvrig kan ikke partene rette andre krav mot hverandre som følge av avslutning av avtalen etter denne bestemmelse
I en force majeure situasjon har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.
25 LEVERANDØRENS MISLIGHOLD
25.1 Mislighold
Det foreligger mislighold dersom leveransen ikke er i samsvar med de avtalte kvalitetskrav, ikke leveres innen avtalt frist eller Leverandøren for øvrig ikke oppfyller sine plikter etter avtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold dersom situasjonen skyldes Oppdragsgivers forhold eller force majeure.
25.2 Reklamasjon
Mener Xxxxxxxxxxxxx det foreligger mislighold fra Leverandøren, skal Xxxxxxxxxxxxx eller dennes representant reklamere uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget.
Reklamasjon fremsettes overfor Leverandøren eller dennes representant. Muntlig fremsatt reklamasjon skal umiddelbart bekreftes av Oppdragsgiver i en e-post til Leverandøren.
I alle e-poster om reklamasjon skal xxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx settes som kopimottaker. Oversittes reklamasjonsfristen, kan Xxxxxxxxxxxxx ikke senere påberope seg forholdet.
25.3 Varslingsplikt
Hvis Leverandøren ikke kan levere som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Oppdragsgiver skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og når ytelsen kan leveres.
Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
25.4 Avhjelp
Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold etter mottatt reklamasjon, ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering uten ekstra kostnad for Oppdragsgiver.
Oppfylles plikten, kan Xxxxxxxxxxxxx ikke senere gjøre andre krav gjeldende.
Dersom det er saklig begrunnet, kan Oppdragsgiver nekte å akseptere avhjelp. Oppdragsgiver eller dennes representant må i så fall varsle Leverandøren skriftlig om dette før avhjelp iverksettes.
25.5 Tilbakehold
Ved Leverandørens mislighold kan Oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Oppdragsgivers krav som følge av misligholdet.
25.6 Prisavslag eller erstatning for unnlatt avhjelp
Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid avhjelper mangelen, er Oppdragsgiver berettiget til, selv eller ved andre, å avhjelpe mangelen for Leverandørens regning og risiko, eller kreve prisavslag.
Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Oppdragsgiver å avvente Leverandørens avhjelp. I slike tilfeller skal Leverandøren underrettes skriftlig før avhjelp iverksettes.
25.7 Heving
Dersom Leverandøren vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre, kan Xxxxxxxxxxxxx etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning.
Dersom det foreligger vesentlig mislighold som ikke kan avhjelpes, kan Oppdragsgiver heve avtalen med øyeblikkelig virkning uten forutgående varsel. Det samme gjelder dersom Leverandøren går konkurs eller blir beviselig insolvent.
Heving av kontrakten skjer ved skriftlig erklæring.
Følgende forhold anses automatisk som vesentlig mislighold og gir Oppdragsgiver en ubetinget hevingsrett uten forutgående varsel og frist for å rette:
• Gjentatte eller grove mangler ved leveransen som er påtalt skriftlig
• Vesentlige eller gjentatte forsinkelser i leveransen
• Vesentlige brudd på Leverandørens kvalitetssikring av leveransen
• Vesentlige brudd på norsk lovverk knyttet til leveransen
• Gjentatt mangelfull utbedring av mangler, jf. pkt. 25.4
• Tap eller ikke-oppnåelse av nødvendige godkjenninger i forbindelse med kontrakten, og brudd på forutsetningene for å levere tilbud til Oppdragsgiver
• Gjentatt overnatting på stedet
• Gjentatt mangelfull avlåsing og skjødesløs håndtering av nøkler/adgangskort
• Manglende godkjenning fra Arbeidstilsynet, jf. pkt. 15.1
Se i tillegg pkt. 8.5 i vedlegg 2 bilag 2.1 «Særskilt om faste oppdrag gjeldende regelmessig og periodisk renhold» om heving av deler av kontrakten ved underkjente INSTA- kontroller.
Ved heving har Leverandøren krav på vederlag for den delen av leveransen som er utført.
25.8 Erstatning
Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder merkostnader Oppdragsgiver får ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel, eller annet mislighold, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren.
Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves, med mindre Leverandøren eller noen denne svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett.
26 OPPDRAGSGIVERS XXXXXXXXXX
26.1 Mislighold
Det foreligger mislighold dersom Xxxxxxxxxxxxx ikke oppfyller sine plikter etter avtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold dersom situasjonen skyldes Leverandørens forhold eller force majeure.
26.2 Reklamasjon
Leverandøren skal reklamere skriftlig uten opphold etter at misligholdet er oppdaget.
26.3 Varslingsplikt
Hvis Oppdragsgiver ikke kan overholde sine plikter etter avtalen, skal Oppdragsgiver så raskt som mulig gi Leverandøren skriftlig varsel om dette.
Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når Oppdragsgiver igjen kan overholde avtalt plikt.
26.4 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett
Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av oppdragsgivers mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig.
26.5 Heving
Leverandøren kan heve kontrakten dersom Xxxxxxxxxxxxx vesentlig misligholder sine forpliktelser.
Før heving skjer, skal Leverandøren gi Oppdragsgiver skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden.
26.6 Erstatning
Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som følger av mislighold iht. pkt. 22.1, med mindre Oppdragsgiver godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves.
27 SIGNATAR
Oppdragsgiver | Leverandør | ||
Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx, Bærum kommune | Leverandørens underskrift | ||
Xxxx Xxxx Enhetsleder, Xxxxxxx Xxxxxxx, Bærum kommune Xxxxx X. Xxxx Enhetsleder, Anskaffelesesenheten, Bærum kommune |
Kontrakten er signert elektronisk.