Konkurranse om innovasjonspartnerskap etter forskriftens del I og III
Konkurranse om innovasjonspartnerskap etter forskriftens del I og III
Videosamtale til AMK
på vegne av: Vestre Viken helseforetak
Frist for forespørsel om deltakelse: 27.3.2020 kl. 12:00
Saksnummer: 2020/71
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 4
1.1.1 Vestre Viken helseforetak 4
1.2. Anskaffelsens bakgrunn, formål og omfang 6
1.6. Tentativ fremdriftsplan 7
2. Regler for inngåelse og gjennomføring av innovasjonspartnerskap 8
2.2. Gjennomføring av konkurransen 9
2.3. Gjennomføring av innovasjonspartnerskapet 10
2.4. Immaterielle rettigheter 11
2.5. Krav til arbeids- og lønnsvilkår 11
3. Krav til forespørsel om deltakelse i konkurransen 12
3.2. Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen 12
3.3. Innsendelse av forespørsel 12
3.4. Forespørselens utforming ved levering 13
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 13
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 13
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 13
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m. 14
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet 14
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 14
5.4. Støtte fra andre foretak 16
7. Krav til tilbudet (Stadie 2) 17
7.4. Tilbudets utforming ved levering 17
7.7. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 17
8. Avgjørelse av konkurransen 18
8.2. Utdyping av tildelingskriteriet kvalitet 19
8.4. Innstilling på tildeling av kontrakt 20
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for gjennomføring av avtale om innovasjonspartnerskap er Vestre Viken HF. Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelsesprosessen på vegne av oppdragsgiveren.
Sykehusinnkjøp HF er et foretak som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF vil ikke være part i avtalen. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx .
1.1.1 Vestre Viken helseforetak
Vestre Viken HF er ett av de største helseforetakene i Norge og leverer spesialisthelsetjenester til rundt 490 000 mennesker i 26 kommuner. Vestre Viken har ca. 9450 ansatte som utfører rundt 7175 årsverk til sammen. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxx.xx
AMK Vestre Viken har ansvaret for nødmeldetjenesten i Buskerud, samt kommunene Sande, Svelvik og Jevnaker. Akuttmedisinsk kommunikasjonssenter (AMK) besvarer alle telefonhenvendelser vedrørende akutt sykdom og skade (113).
1.1.2 Samarbeidspartner
Drammen legevakt er oppdragsgivers samarbeidspartner i dette innovasjonspartnerskapet. Drammen legevakt drives som et interkommunalt samarbeid bestående av kommunene Drammen, Lier og nordre Holmestrand med totalt ca. 140 000 innbyggere. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Gjennom en kjøpsopsjon har samarbeidsparten mulighet til å anskaffe ferdig utviklet løsning uten å gjennomføre konkurranse (se avtalens bilag 11).
1.1.3 Følgevirksomheter
Prosjektet har knyttet til seg følgende virksomheter:
Helse Sør-Øst RHF
Helse Sør-Øst RHF med alle underliggende helseforetak er følgevirksomhet i dette innovasjonspartnerskapet. Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Oslo, Innlandet, Vestfold og Telemark, Viken og Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. For mer informasjon, se; xxx.xxxxx-xxxxxx.xx
Helse Vest RHF
Helse Vest RHF med alle underliggende helseforetak er følgevirksomhet i dette innovasjonspartnerskapet. Helse Vest RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Vestland og Rogaland. Helse Vest eier fem helseforetak og et aksjeselskap; Helse Førde HF, Helse Bergen HF, Helse Fonna HF, Helse Stavanger HF, Sjukehusapoteka Vest HF og Helse Vest IKT AS. For mer informasjon, se; xxx.xxxxx-xxxx.xx
Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF
Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO) er et foretak med hovedansvar for drift og forvaltning av kontrollromsløsninger og radioterminaler knyttet til nødnett. HDO har fire eiere: Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF, hvorav eierandelene er på 40 prosent til Helse Sør-Øst RHF og 20 prosent hver til de tre andre RHFene. HDOs brukere er helsepersonell i regionale helseforetak, helseforetak og alle landets kommuner. For mer informasjon, se; xxx.xxx.xx
Gjennom en kjøpsopsjon har følgevirksomhetene mulighet til å anskaffe ferdig utviklet løsning uten å gjennomføre konkurranse (se avtalens bilag 11). Kjøpsopsjon kan utløses for ett enkelt helseforetak, flere helseforetak eller for hele regionen.
1.1.4 Tjenesteleverandører
AMK Vestre Viken mottar en rekke tjenester fra Sykehuspartner HF og HDO. Disse tjenesteleverandørene vil bli viktige samarbeidspartnere i dette innovasjonspartnerskapet.
Sykehuspartner HF leverer tjenester innen IKT, prosjekt, logistikk og HR til alle sykehusene i Helse Sør-Øst. Sykehuspartner HF drifter og forvalter IKT-systemer for sykehusene, både kliniske og administrative applikasjoner, samt IKT-infrastruktur og nettverk. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
HDO har et eier-, drifts- og forvaltningsansvar for alt brukerrelatert utstyr tilknyttet Nødnett
i spesialist- og kommunehelsetjenesten. Nødnett er et lukket og sikkert kommunikasjonsnettverk for nødetatene i Norge. HDO yter drift- og brukerstøtte for alle AMK-sentraler (113), legevaktsentraler og akuttmottak i Norge. For mer informasjon, se xxx.xxx.xx
1.2. Anskaffelsens bakgrunn, formål og omfang
Vestre Viken HF har fått tildelt midler fra Innovasjon Norge for å inngå ett eller flere innovasjonspartnerskap som har til hensikt å utvikle en løsning slik at operatørene på Akutt medisinsk kommunikasjonssentral (AMK), og i neste fase andre aktører i den akuttmedisinske kjede, kan håndtere videosamtale med innringer.
Oppdragsgiver ønsker med denne anskaffelsen å inngå et eller flere partnerskap for leveranse av løsning som gjør det mulig for AMK-operatører, og senere operatører på legevaktsentraler, å håndtere videosamtale med innringer.
Ved behov for akutt helsehjelp ringer innringer til medisinsk nødtelefon 113 og kommer i telefonisk kontakt med en operatør på AMK. I dag gjøres en systematisk utspørring i henhold til Norsk indeks for medisinsk nødhjelp (NIMN) i nødsamtaler. På bakgrunn av informasjon som foreligger gjør operatøren på AMK en vurdering av pasientens hjelpebehov og iverksetter tiltak. Vurderingene i dag gjøres utelukkende per telefon med den klare begrensningen det er når man ikke kan se pasienten. Det er et mål at videosamtale med innringer skal gi operatøren bedre mulighet til korrekt situasjonsforståelse, bedre rådgivning og riktig ressurshåndtering.
En mer utfyllende beskrivelse av bakgrunn for behovet og formål med anskaffelsen finnes i avtalens Bilag 1 «Oppdragsgivers behovsbeskrivelse og krav» og Bilag 1A «Behovsbeskrivelse».
For ytterligere informasjon om prosjektet se; xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx- innovasjon/innovasjonspartnerskap-videosamtale-med-akuttmedisinsk-kommunikasjonssentral-amk
Det er satt av 8,7 millioner NOK inkl. mva. til betaling til leverandøren(e) i utviklingsprosessen. Oppdragsgiver utbetaler vederlag underveis i utviklingsprosessen til leverandøren(e) som deltar i partnerskapet.
1.3. Innovasjonspotensiale
Behovet for videosamtale med AMK støtter oppunder nasjonale, regionale og lokale strategier. Det finnes både pågående prosjekter og eksisterende løsninger og tjenester for videosamtale. Det finnes aktører som tilbyr lignende løsninger til for eksempel brannvesenet. Videosamtalen er således ikke hoved-innovasjonen i anskaffelsen.
Innovasjonen i dette prosjektet er i stor grad å ta i bruk teknologien samtidig som man ivaretar arbeidsprosesser i AMK-sentralene, herunder også bruk av NIMN, samt helsesektorens krav til personvern og informasjonssikkerhet. Videre er det en forventning at løsningen som skal utvikles blir godt integrert med de systemene som benyttes på AMK-sentralene. Utfyllende beskrivelser og informasjon om AMK-sentralenes systemer og teknisk plattform finnes i avtalens Bilag 3 «Oppdragsgivers tekniske plattform».
1.4. Avtaletype
Det vil bli inngått en eller flere avtaler, basert på Xxxx’x «Avtale om innovasjonspartnerskap», se
vedlegg 6. Det vil bli inngått partnerskapskontrakt med inntil 2 tilbydere.
1.5. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg med bilag:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1a | Søknadsbrev |
Vedlegg 1b | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner |
Vedlegg 3 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 4 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 5 | Veiledning for tilbydere ved sladding av tilbud |
Vedlegg 6 | Avtale om innovasjonspartnerskap |
Vedlegg 6 - Bilag 1 | Oppdragsgivers behovsbeskrivelse og krav |
Vedlegg 6 - Bilag 1A | Behovsbeskrivelse |
Vedlegg 6 - Bilag 2 | Partnerens løsningsbeskrivelse |
Vedlegg 6 - Bilag 3 | Oppdragsgiverens tekniske plattform |
Vedlegg 6 - Bilag 3A | Teknisk plattform HSØ |
Vedlegg 6 - Bilag 3A-a | Teknisk plattform HSØ - Standard infrastruktur HSØ |
Vedlegg 6 - Bilag 3A-b | Teknisk plattform HSØ - Integrasjon |
Vedlegg 6 - Bilag 3A-c | Teknisk plattform HSØ - Identitet og tilgangsstyring |
Vedlegg 6 - Bilag 3B | Teknisk plattform HDO – ICCS og KAK |
Vedlegg 6 - Bilag 3C | Arkitekturprinsipper |
Vedlegg 6 - Bilag 3D | Forkortelser og begreper |
Vedlegg 6 - Bilag 4 | Fremdriftsplan |
Vedlegg 6 - Bilag 5 | Test og godkjenning |
Vedlegg 6 - Bilag 6 | Administrative bestemmelser |
Vedlegg 6 - Bilag 7 | Samlet pris og prisbestemmelser |
Vedlegg 6 - Bilag 8 | Endringer til avtalen før avtaleinngåelse |
Vedlegg 6 - Bilag 9 | Endringer til avtalen etter avtaleinngåelse |
Vedlegg 6 - Bilag 10 | Lisensvilkår for Standardprogramvare og fri programvare |
Vedlegg 6 - Bilag 11 | Avtalevilkår for kjøp - opsjon |
1.6. Tentativ fremdriftsplan
Det gjennomføres først en prekvalifisering av interesserte leverandører (stadie 1) før kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud (stadie 2). Datoer vil kunne bli oppdatert i invitasjon til å levere inn tilbud.
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende aktiviteter og tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
KVALIFISERINGSFASEN (Stadie 1) | |
Kunngjøring av konkurranse | Uke 9 |
Konferanse (Møteplass for potensielle tilbydere) | 10.03.20 |
Frist for å stille spørsmål til kvalifiseringsprosessen | 18.03.20. kl. 12:00 |
Frist for forespørsel om å bli kvalifisert | 27.03.20 kl. 12:00 |
Vurdering av søknader, evt. avvisning | Uke 14 - 16 |
TILBUDSFASEN (Stadie 2) | |
Invitasjon til å inngi tilbud sendes ut | Uke 18 (tentativ) |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | Uke 20 (tentativ) |
Frist for å levere tilbud | Uke 20 (tentativt) |
Evaluering/forhandling/ tilbudspresentasjon | Uke 21 - 23 (tentativ) |
Frist for å levere endelig tilbud | Uke 25 (tentativ) |
Endelig evaluering og innstilling | Uke 27 (tentativ) |
Tildelingsbeslutning og meddelelse om valg av leverandør | Uke 33 (tentativ) |
Avtaleinngåelse | Uke 35 (tentativ) |
2. Regler for inngåelse og gjennomføring av innovasjonspartnerskap
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse om innovasjonspartnerskap i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 del I og del III. Anskaffelsen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren i anskaffelsesforskriften § 13-1 (3).
Innovasjonspartnerskap legger til rette for produkt- og tjenesteutvikling i en samarbeidsprosess mellom kjøper og utvikler/leverandør. Regelverket stiller krav om at løsningen man etterspør i et innovasjonspartnerskap ikke finnes på markedet fra før. Det skal være en ny løsning som utvikles gjennom anskaffelsen, eller det kan være en eksisterende løsning som tilpasses et nytt bruksområde. Deler av løsningen kan basere seg på eksisterende løsninger som allerede finnes i markedet. Ved innovasjonspartnerskap kombineres utviklingsfasen og det senere kjøpet i én og samme kontrakt.
Kontrakten legger til rette for at Oppdragsgiver skal ha opsjon på å kjøpe den utviklede løsningen.
Ytterligere informasjon om innovasjonspartnerskap finnes her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2.2. Gjennomføring av konkurransen
Gjennomføring av konkurransen omfatter følgende stadier:
1. Kvalifisering av tilbydere
Konkurranse om å inngå innovasjonspartnerskap innledes med en kvalifiseringsfase. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene blir invitert vil få anledning til å levere tilbud. Se nærmere om kvalifikasjonskrav i pkt.5.
I den utstrekning det finnes tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører vil oppdragsgiver velge et begrenset utvalg leverandører til å delta i konkurransen, dog minimum tre (3) leverandører. En eventuell utvelgelse blant kvalifiserte leverandører vil skje på grunnlag av utvelgelseskriteriene i pkt. 6.
2. Utarbeidelse av tilbud
Tilbydere som har blitt invitert til å levere tilbud, utarbeider et tilbud på bakgrunn av anskaffelsesdokumentene, og sendes til oppdragsgiver innen tilbudsfristens utløp. Tilbydere har mulighet til å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget før utløp av spørsmålsfrist.
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1b). En slik avvisning vil utelukke mulighet for å få forhandle om sitt tilbud.
3. Evaluering av tilbud
Oppdragsgiver påbegynner evalueringen av innkomne tilbud etter tilbudsfristens utløp. Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Evalueringen vil bli foretatt på grunnlag av tildelingskriteriene. Se nærmere informasjon om tildelingskriterier i pkt. 8.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud i gjennomførelsen av konkurransen, første gang i forkant av forhandlingene.
4. Forhandling
Tilbyderne vil etter innledende evaluering bli invitert til forhandlinger. Partnerskapskontrakter vil ikke bli tildelt uten at det er gjennomført forhandlinger.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlinger i flere runder. Forhandlinger tar utgangspunkt i tilbudsgivernes innledende tilbud.
Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å redusere antall tilbud etter hver forhandlingsrunde.
Det vil bli adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene. Vesentlig avvik og vesentlige endringer fra anskaffelsesdokumentene vil imidlertid ikke bli gjenstand for forhandlinger. Det vil ikke bli adgang til å forhandle om absolutte minstekrav eller tildelingskriterier i
anskaffelsesdokumentene. Målet med forhandlingene er å optimere tilbudene i forhold til behovsbeskrivelsen (bilag 1 i partnerskapsavtalen).
5. Avslutning av forhandlingsforløpet
Oppdragsgiver avslutter forhandlingene når tilbudene er optimert i forhold til angitte behov i behovsbeskrivelsen (bilag 1 i partnerskapsavtalen). Oppdragsgiver kan, basert på resultatene fra forhandlingsrundene, revidere konkurransedokumentene. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene skal umiddelbart sendes til alle de gjenværende leverandørene. I etterkant av slike endringer vil oppdragsgiveren gi leverandørene tilstrekkelig med tid til eventuelt å gi reviderte tilbud.
Oppdragsgiver vil avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene.
6. Tildeling av partnerskapskontrakt
Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Vurdering av de endelige tilbudene vil bli foretatt på grunnlag av tildelingskriteriene for konkurransen (se pkt. 8 - Tildelingskriterier). Samtlige tilbydere vil bli underrettet om beslutningen. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå partnerskapskontrakter med inntil 2 tilbydere. Partnerskapskontrakter kan tidligst inngås etter en karensperiode. Karensperioden er 10 dager regnet fra dagen etter meddelelse om valg av leverandør. Kontraktene anses som inngått når de har blitt signert av begge parter.
2.3. Gjennomføring av innovasjonspartnerskapet
Når konkurransen er gjennomført og partnerskapskontrakt er inngått, starter gjennomføringen av innovasjonspartnerskapet. Gjennomføring av innovasjonspartnerskapet er regulert i partnerskapskontraktens kap. 2.
Innovasjonspartnerskapet gjennomføres med følgende faser:
FASE 1: Utvikling i form av delleveranser
FASE 2: Partners utarbeidelse og test av løsningen
FASE 3: Oppdragsgivers test og godkjenning av løsningen FASE 4: Anskaffelse av løsningen
Det vil bli satt delmål/resultatmål for hver fase. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avslutte innovasjonspartnerskapet eller redusere antallet partnere ved å si opp individuelle kontrakter på grunnlag av de avtalte delmålene. Vilkårene for oppsigelse er regulert i partnerskapskontraktens kap. 2.
Fase 1-3 skal i utgangspunktet vare i maksimalt 20 måneder.
Den/de løsningen(-e) som utvikles i prosjektet vil være gjenstand for kjøpsopsjoner. Dersom opsjon innløses, er leverandør forpliktet til å levere løsningen til oppdragsgiver, samarbeidspartner og følgevirksomheter til betingelser som avtales etter at utviklingsfasen er avsluttet, og løsningen kan beskrives detaljert.
Kjøp av utviklet ytelse forutsetter at prisen ikke overstiger de avtalte maksimumskostnader i bilag 7 til kontrakten.
2.4. Immaterielle rettigheter
Ordninger for immaterielle rettigheter vil blir regulert i partnerskapskontraktens kap. 10.
Oppdragsgiver ønsker en form for kompensasjon for sin innsats i innovasjonspartnerskapet. Hvordan rettigheter eventuelt fordeles og/eller kompensasjonen vil skje kan vanskelig defineres konkret ved innledende stadie i konkurransen. Oppdragsgiver ønsker derfor i løpet av konkurransens stadie 4 og 5 (jf. punkt 2.2) å fastsette på hvilken måte oppdagergiver vil godtgjøres.
Om de materielle og immaterielle rettigheter til programvare og/eller andre resultater som utvikles eller utarbeides under innovasjonspartnerskapet utelukkende vil tilfalle Partneren, eller vil bli delt med Oppdragsgiver, vil være gjenstand for forhandlinger. Forhandlinger om kompensasjon vil være basert på tilbyders løsningsforslag. I de endelige dokumentene vil det bli spesifisert på hvilken måte oppdragsgiver godtgjøres, og gjenværende tilbydere gis mulighet til å inngi et endelig revidert tilbud.
2.5. Krav til arbeids- og lønnsvilkår
For dette oppdraget gjelder Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (Forskrift 8.februar 2008 nr. 112).
Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med denne forskriften.
2.6. Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne som tilleggsinformasjon i Mercell.
2.7. Språk
All skriftlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder både søknad og tilbud.
2.8. Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
2.9. Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
I et innovasjonspartnerskap med flere partnere kan oppdragsgiveren ikke uten samtykke gi de øvrige partnere tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en partner har gitt innenfor rammene av partnerskapet. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som oppdragsgiveren planlegger å gi tilgang til.
2.10. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen for tilbudet er 6 måneder regnet fra endelig tilbudsfrist.
3. Krav til forespørsel om deltakelse i konkurransen
Det skal inngis en søknad om deltakelse i konkurransen. Søknaden må være i henhold til informasjon gitt i kap. 3, 4 og 5 i dette dokumentet.
3.1. Utvelgelsen
Oppdragsgiveren skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke færre enn tre så fremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører.
Oppdragsgiver vil snarest mulig gi leverandørene som ikke blir valgt ut eller avvist, en skriftlig meddelelse om utvelgelsen. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse.
Tilbyder som får sin forespørsel om deltagelse i konkurransen avvist/ ikke blir valgt ut, må ta ut begjæring om midlertidig forføyning innen 15 dager regnet fra da meddelelsen er sendt, jf. anskaffelsesforskriften § 20-7.
3.2. Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen
Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er 27.03.2020 kl. 12:00.
Alle forespørsler om deltakelse skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter fristens utløp).
3.3. Innsendelse av forespørsel
Forespørselen og evt. tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen de oppgitte frister. For sent innkomne forespørsler/tilbud vil bli avvist.
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet,
for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at forespørselen/tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Levert forespørsel/tilbud kan endres helt frem til fristens utløp. Den sist leverte forespørsel/tilbud regnes som den endelige.
3.4. Forespørselens utforming ved levering
Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur: Dokument 1 – Søknadsbrev (jf. mal)
Dokument 2 – Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf. mal) Dokument 3a – Evt. forpliktelseserklæring (jf. mal)
Dokument 3b – Det europeiske egenerklæringsskjemaet for evt. støttende foretak Dokument 4a – Begrunnelse for sladding (jf. mal)
Dokument 4b – Sladdet versjon av forespørselen
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. I denne konkurransen skal dokumentasjon på kvalifikasjonskravene (ref. kap. 5) leveres sammen med, og innen fristen for, forespørsel om deltakelse i konkurransen.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav, samt legge ved den dokumentasjonen som etterspørres i tilknytning til kravene.
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Dokumentasjon | Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver vil i tillegg ta ut ratingrapport hos Bisnode. Dersom Tilbyder har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd ovenfor, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Leverandøren skal ha noe erfaring og kompetanse fra forskning (evidensbasert) og/eller utvikling, inkludert utvikling og/eller implementering av innovative løsninger. |
Dokumentasjon | Xxxxxxxxxxxxx vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter basert på: • En kort og generell beskrivelse av firmaet og firmaets organisasjon og virksomhetsområder |
• En oversikt over antall ansatte og ledere, samt turnover de siste tre år • En beskrivelse av de tre viktigste og mest relevante leveransene relatert til denne konkrete anskaffelsen de siste tre år. Følgende må fremgå av beskrivelsen av hver leveranse: o mottaker av oppdraget (navn på mottaker/kunde, kontaktperson, telefon og e-post) og kontaktinformasjon til eventuelle samarbeidspartnere o oppdragets verdi eller omfang o tidspunkt for gjennomføring av oppdraget o hva oppdraget gjaldt og hva som ble utviklet o hva i oppdraget som vurderes som relevant knyttet til anskaffelsen o utviklingsprosessens omfang og kompleksitet o organisering av leveransen, herunder tilbyders og nøkkelpersoners rolle(r) og ansvar, samt beskrivelse av interessenter og hvordan disse er involvert o beskrivelse av i hvor stor grad leveransene er gjennomført selvstendig eller i samarbeid med en eller flere andre aktører o resultater av utviklingen, oppnådde eller forventede o om løsningen er implementert (pilotert, markedsført, solgt, tatt i bruk) o beskrivelse av leveransens utfordringer og risiko (økonomi og måloppnåelse) og risikoreduserende tiltak • En beskrivelse av hvor stor del av kontrakten som tilbyder vurderer å sette bort til underleverandører Xxxxxxxx kan dokumentere erfaring og kompetanse ved å vise til personell som tilbyder råder over, enten i form av egne ansatte eller ansatte fra annen virksomhet. Dette gjelder selv om kompetansen og erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør/organisasjon. Dersom tilbyder støtter seg på annen virksomhet for å oppfylle krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal tilbyder dokumentere dette ved å fremlegge en forpliktelseserklæring, se Vedlegg 3 Mal Forpliktelseserklæring. Det skal også leveres dokumentasjon på at denne virksomheten er registrert i et foretaksregister (jf. kap. 5.1), samt skatteattest (kap. 2.8). Dokumentasjon på at tilbyder oppfyller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner skal fylles inn i malen i Vedlegg 2 Svarskjema |
tekniske og faglige kvalifikasjoner. Dokumentasjonen på tekniske og faglige kvalifikasjoner bør totalt ikke overstige 10 A4-sider. Det er kun informasjon som fremkommer i den skriftlige dokumentasjonen av ovennevnte krav som vil bli vurdert. |
Kvalifikasjonskrav | Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem, og ledelsessystem for informasjonssikkerhet. |
Dokumentasjon | Xxxxxxxx bes beskrive sine kvalitetssikringstiltak, metoder og verktøy for utvikling, test, overlevering og avvikshåndtering. Tilbyders systemer må ha prosedyrer for håndtering av sensitiv informasjon. Tilbyder bes beskrive om systemene bygger på ISO27001- sertifisering eller tilsvarende forordninger. |
5.4. Støtte fra andre foretak
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg 3 Forpliktelseserklæring.
6. Utvelgelse og avvisning
I den utstrekning det finnes tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører vil oppdragsgiver velge et begrenset utvalg leverandører til å delta i konkurransen, dog minimum tre (3) leverandører.
Oppdragsgiver vil rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier:
a. Referanseoppdragenes relevans i lys av oppdragsgivers behovsbeskrivelse, vektes 40 %.
b. Leverandørens gjennomføring av referanseoppdragene, både når det gjelder prosess og endelige resultat, herunder håndtering av oppdragets utfordringer, risikohåndtering m.m., vektes 30 %.
c. Referanseoppdragenes kompleksitet (herunder det tekniske, selve prosessen m.m.), vektes 30 %
7. Krav til tilbudet (Stadie 2)
Dette kapittelet er kun relevant for de tilbydere som er kvalifisert og som får invitasjon til å levere inn tilbud etter endt kvalifiseringsrunde.
7.1. Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
7.2. Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
7.3. Innsending av tilbud
Tilbudet skal leveres inn via Mercell, se kap. 3.3. Tilbudsfristen vil fremgår av invitasjonen til å inngi tilbud.
7.4. Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres i med filnavn henhold til følgende struktur:
Dokument 1 – Tilbudsbrev (jfr. mal)
Dokument 2 – Bilag 1-11 til Avtale om innovasjonspartnerskap Dokument 3 – Begrunnelse for sladding (jfr. mal)
Dokument 4 – Sladdet versjon av tilbudet
Dokument 5– Eventuelt produktark/informasjon/brosjyre
Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.
7.5. Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
7.6. Omkostninger
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
7.7. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes «Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse, for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 4 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1b- Tilbudsbrev.
8. Avgjørelse av konkurransen
Dette kapittelet er kun relevant for de tilbydere som er kvalifisert og som får invitasjon til å levere inn tilbud etter endt prekvalifiseringsrunde.
8.1. Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet basert på tildelingskriteriet under. Oppdragsgiver tar forbehold om at de oppgitte punktene vil kunne justeres eller presiseres underveis i evalueringsfasen.
Tildelingskriterie | Vekt | Beskrivelse |
Kvalitet – innovasjonsidéen og løsningens effekt | 50 % | For tildelingskriteriet kvalitet vil det vurderes i hvilken grad den tilbudte løsningsideen dekker det behov som er beskrevet i behovsbeskrivelsen. Herunder vurderes: o Ivaretagelse av personvern- og informasjonsikkerhet o Løsningens brukervennlighet for innringer/pasient. Herunder blant annet hvor smidig løsningen er mht. å gi samtykke til videosamtale o Løsningens brukervennlighet for AMK-operatør. Herunder blant annet hvordan løsningen blir en integrert del av AMK-operatørens arbeidsmetodikk og eksisterende arbeidsflyt o Alternative løsninger ved dårlig bildekvalitet. Herunder blant annet mulighet for stillbilde o Mulighet for videreutvikling av løsning. Herunder blant annet løsningens mulighet til å velge om video skal gå en eller begge veier og mulighet for lagring av videosamtalene (lyd og bilde) (Ovennevnte skal beskrives i bilag 2) |
Gjennomføringsevne | 35 % | For tildelingskriteriet gjennomføringsevne vil det vurderes hvordan løsningen/ tjenesten vil bli utviklet slik at det er størst mulig sannsynlighet for at prosessen vil frembringe en implementerbar og helhetlig løsning. Herunder vurderes: o Forslag til overordnet prosjekt- og milepælsplan inkl. beskrivelse av de ulike fasene i utviklingen (beskrives i bilag 4) o Organisering av prosjektet, herunder involvering av nøkkelpersoner (med CV), metodikk for gjennomføring av utviklingsfasen og involvering av ulike interessenter (brukere) mm. (beskrives i bilag 6). o Samarbeid og kommunikasjonsform mellom oppdragsgiver og leverandør, møteaktivitet etc. (beskrives i bilag 6) o Risikovurdering av utviklingsfasen og plan for risikohåndtering (beskrives i bilag 4) o Forslag til test og godkjenning av utviklet løsning, og løsningens mulighet til å kunne testes/piloteres både med og uten integrasjon mot AMK-systemene (beskrives i bilag 5) o Skisse til implementeringsplan etter utvikling (beskrives i bilag 2) |
Kostnad | 15 % | Herunder vurderes: o Pris på utvikling av løsningen. Evalueres i henhold til priser inngitt i Bilag 7 i Partnerskapskontrakten. |
8.2. Utdyping av tildelingskriteriet kvalitet
Punktene som vurderes under tildelingskriteriet kvalitet er satt opp i rangert rekkefølge fra høyest til lavest vekt. Noen punkter kan ha samme vekt.
8.3. Evalueringsmetode
Oppdragsgiver benytter en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og tilbyderen med høyeste totale poengscore er vinner av konkurransen.
For kostnad vil oppdragsgiver primært benytte den lineære metoden ved evaluering. Tilbudet med den laveste prisen gis poengscore 10, øvrige tilbud får karakter basert på differansen til beste tilbyder. I tilfeller der differansen mellom laveste og høyeste tilbud er mer enn 100 % vil hybridmodellen bli benyttet. Hybridmodellen er lineær inntil et gitt knekkpunkt, da går den over til å bli forholdsmessig. Ingen tilbud vil kunne få poengscore 0 eller minuspoeng i denne modellen.
For tildelingskriteriet kvalitet vil det bli benyttet en modell der tilbydernes besvarelse på det enkelte evalueringspunkt gis en karakterscore fra 0-10, der 10 gis til de(n) beste bevarelsen(e). Øvrige besvarelser får karakter basert på en skjønnsmessig vurdering av forskjellen til den beste bevarelsen.
8.4. Innstilling på tildeling av kontrakt
Beslutning vedrørende tildeling av kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.