TILPASNINGSAVTALE
NTNUs
TILPASNINGSAVTALE
TIL HOVEDAVTALEN I STATEN
Gjeldende fra 13.04.18
I NTNUs Visjon «Kunnskap for en bedre verden», er ledelse, medvirkning og ressurser et av satsningsområdene. Et av målene er følgende: «Et internasjonalt fremragende universitet er avhengig av aktiv medvirkning fra studenter og medarbeidere. Dette forutsetter inkluderende ledelse og godt samarbeid med studentdemokratiet og de ansattes organisasjoner.» For å fremme et godt samarbeid mellom NTNU som arbeidsgiver og våre arbeidstakere, er det viktig å ha en velfungerende tilpasningsavtale som fundament. Denne avtalen oppfyller et slikt krav.
Arbeidstakeres medbestemmelsesrett ved arbeidsplassen er en grunnlovfestet rettighet. I staten har man oppfylt Grunnlovens krav gjennom Hovedavtalen i staten, som har som formål å fastsette spillereglene for medbestemmelse mellom statlige virksomheter og fagforeningene. Hovedavtalen i staten pålegger alle statlige virksomheter å utarbeide en lokalt tilpasset tilpasningsavtale.
NTNU tar medbestemmelse og medvirkning på alvor. De ansattes tilbakemeldinger er nyttige, og er ofte avgjørende for å finne gode løsninger i viktige saker. Som rektor ønsker jeg at alle ledere kjenner sitt ansvar for å gjennomføre medvirkningsprosessene. Den nye tilpasningsavtalen skal legge til rette for at medbestemmelsesorganene IDF SESAM,IDF LOSAM, IDF GSAM og IDF ÅSAM fungerer tilfredsstillende, slik Hovedavtalen i staten forutsetter.
Avtalen legger stor vekt på likestilling og mangfold. Det er i tråd med vårt verdigrunnlag «Respektfull og omtenksom». Strategiske spørsmål om likebehandling og diskriminering vil heretter få en mer sentral plass i medbestemmelsesorganene.
Jeg er trygg på at den nye tilpasningsavtalen blir et godt verktøy i arbeidet for medbestemmelse og medvirkning ved NTNU. Jeg ser frem til fortsatt konstruktivt samarbeid med de ansatte og deres representanter.
Xxxxxx Xxxxx, rektor
1. FORKORTELSER MED FORKLARINGER 8
2. VIRKEOMRÅDE, STRUKTUR OG FORMÅL 9
2.1. Virkeområde og hvem tilpasningsavtalen (TPA) gjelder for 9
2.3. Hovedavtalen i staten og tilpasningsavtalen ved NTNU 9
2.4. Tilpasningsavtalens formål 9
2.5. Hovedavtalen i staten - § 1 formål og intensjoner 10
4. MEDBESTEMMELSE OG MEDVIRKNING 14
4.1. Forskjellen mellom medbestemmelse og medvirkning 14
4.2. Styrevedtak om medvirkning 14
4.3. Modell for medbestemmelse og medvirkning 15
4.4. Medbestemmelsesorganer 16
5.1. Arbeidsgiverpart jf. HA § 13 18
5.2. Arbeidstakerpart, jf. HA § 14 18
6.1. Saksbehandling i IDF SESAM 20
6.2. Generelle saker i IDF SESAM 21
6.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF SESAM, jf. HA § 17 21
6.4. Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF SESAM, jf. HA § 17 22
6.5. Xxxxxxxxxx i IDF SESAM, jf. HA § 18 22
6.6. Forhandlinger i IDF SESAM, jf. HA § 19 24
7.1. Saksbehandling i IDF LOSAM 26
7.2. Generelle saker i IDF LOSAM 27
7.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF LOSAM, jf. HA § 17 27
7.4. Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF LOSAM, jf. HA § 17 28
7.5. Drøftinger i IDF LOSAM, jf. HA § 18 28
7.6. Forhandlinger i IDF LOSAM, jf. HA § 19 31
8.1. Saksbehandling i IDF GSAM/IDF ÅSAM 34
8.2 Generelle saker i IDF GSAM/IDF ÅSAM 35
8.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF GSAM/IDF ÅSAM , jf. HA § 17 35
8.4 Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. HA § 17 36
8.5 Drøftinger i IDF GSAM/IDF XXXX, jf. HA § 18 36
8.6 Forhandlinger i IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. HA § 19 38
9.2. Ansvar for medvirkning – opplæring 40
9.3. Medvirkning ved institutt/avdeling 40
9.4. Medvirkning i faggruppe/seksjon/arbeidsgruppe 41
9.5. Medvirkning for den enkelte medarbeider 42
9.6. Faste medvirkningssaker 42
10.1. Personalpolitikk – mangfold 44
10.3. Tilretteleggingstiltak 44
11.1. Arbeidsgivers plikter, jf. kommentar i SPH nr. 1 til HA § 31 45
11.2. Kompetanseutviklingstiltak 45
11.3. Kjønnsnøytrale kriterier for lønnsfastsettelse 46
11.4. Stillingsgrupper i virksomheten – kjønnsfordeling 46
11.6. Positiv særbehandling 47
11.7. Likestillingsombud, likestillingskomite, handlingsplaner mv 47
11.8. Henvisninger til lovverk og retningslinjer 47
13. ARBEIDSMILJØUTVALGETS OPPGAVER – AML § 7-2 (2) 49
16. UTØVELSE AV VERVET SOM TILLITSVALGT 52
Revisjonshitorikk:
• Revidert 1. juli 2015. Omfattende revisjon hvor avtalen fikk ny struktur
• Revidert 4. januar 2016. Fusjon
• Revidert 5. februar 2016. Likestilling
• Revidert 13.04.18, Nytt kapittel 8 IDF GSAM og IDF ÅSAM, ny statsansattelov, ny struktur på Hovedavtale
1. FORKORTELSER MED FORKLARINGER
Akademikerne: Hovedsammenslutning Aml: Arbeidsmiljøloven
AMU: Arbeidsmiljøutvalg
HMS: Helse, miljø og sikkerhet. Et lovpålagt, systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, som inngår som et hovedelement i virksomhetens internkontrollarbeid
HTA: Hovedtariffavtalene i staten
HVO: Hovedverneombud
IA-avtalen: Nasjonal, sentral avtale om inkluderende arbeidsliv inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet
KD: Kunnskapsdepartementet, for universitetssektoren også benevnt fagdepartementet KMD: Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Sentralt arbeidsgiverorgan for statlige virksomheter, ivaretatt av arbeidsgiverpolitisk avdeling (tidligere FAD)
LAMU: Lokalt arbeidsmiljøutvalg på fakultetsnivå, gjelder kun enkelte fakultet LHVO: Lokalt hovedverneombud
Likestl: Likestillingsloven, loven som regulerer likestilling mellom kjønn LO Stat: Hovedsammenslutning
IDF GSAM Lokalt samarbeidsutvalg campus Gjøvik IDF LOSAM: Lokalt samarbeidsutvalg på fakultetsnivå IDF SESAM: Sentralt samarbeidsutvalg for hele NTNU IDF ÅSAM Lokalt samarbeidsutvalg campus Ålesund NAV: Ny Arbeids- og Velferdsforvaltning
NTNU: Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet SPH: Statens personalhåndbok
Tillitsvalgt: Valgt representant for fagforening TPA: Tilpasningsavtalen
UB: Universitetsbiblioteket
Univl: Universitets- og høyskoleloven
2. VIRKEOMRÅDE, STRUKTUR OG FORMÅL
2.1. Virkeområde og hvem tilpasningsavtalen (TPA) gjelder for
Denne tilpasningsavtale (TPA) gjelder hele NTNU som virksomhet og for samtlige ansatte som er omfattet av statsansatteloven og tjenestetvistloven.
Med virksomhet menes Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU), jf. HA § 4 nr. 2.
I denne TPA benevnes de administrativt selvstendige enhetene ved NTNU for DRIFTSENHETENE1, jf. HA § 4 nr. 3
De er inndelt som følger:
• Fakultetene
• Økonomi, eiendom og campusservice
• Bibliotek og utdanning
• Rektors stab og organisasjon
2.3. Hovedavtalen i staten og tilpasningsavtalen ved NTNU
Hovedavtalen i staten (HA), og NTNUs Tilpasningsavtale (TPA) regulerer samarbeidsgrunnlaget for reell medbestemmelse mellom arbeidsgiver og fagforeningene ved NTNU, heretter partene.
Hovedavtalen i staten er den overordnede avtalen som hjemler vilkårene for de statlige virksomheters tilpasningsavtale. Tilpasningsavtalen (TPA) er inngått mellom NTNU som arbeidsgiver og fagforeningene ved NTNU for å sikre en medbestemmelsesordning som er tilpasset NTNUs virksomhet og organisasjon. TPA er hjemlet i HA kapittel 1, hvor det fremgår av HA § 6 at:
«Partene i den enkelte virksomhet skal inngå en avtale om medbestemmelse som er tilpasset virksomhetens og de ansattes behov. Det skal legges vekt på ordninger som gir de ansatte, gjennom deres organisasjoner, muligheter for reell medbestemmelse på de forskjellige nivåer i virksomheten og slik at de får delta så tidlig som praktisk mulig i beslutningsprosessen.»
Hovedavtalen i staten (HA) og NTNUs Tilpasningsavtale (TPA) skal tolkes og praktiseres i lys av (HA) § 1 Formål og intensjoner som er gjengitt i sin helhet under i TPA punkt 2.5.
2.4. Tilpasningsavtalens formål.
Det er lagt vekt på at TPA sammen med Hovedavtalen i staten (HA) skal bidra til større effektivitet og samsvarende saksbehandling i de ulike medbestemmelsesorganene IDF SESAM, IDF LOSAM, IDF GSAM og IDF ÅSAM. TPA er også tilknyttet annet relevante lovverk, dokumenter og nettsteder ved henvisninger og lenker til disse.
1 Campus Gjøvik og campus Ålesund betegnes som geografiske enheter
TPA skal også sikre medvirkning fra medarbeiderne i de beslutninger som berører deres arbeidssituasjon, og skal fungere som et styringsverktøy for ledere og mellomledere i de praktiske medvirkningsprosesser som utøves på arbeidsplassen, slik at disse får en lik struktur, et relevant innhold og blir effektivt gjennomført.
2.5. Hovedavtalen i staten - § 1 formål og intensjoner
Den mest sentrale bestemmelsen i Hovedavtalen er formålsparagrafen i § 1. De øvrige bestemmelser i avtalen må forstås og praktiseres i lys av § 1. Dersom intensjonene i denne bestemmelsen, om et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer i det daglige arbeidet følges opp, vil det bidra til et godt grunnlag for et konstruktivt og nødvendig samarbeid i virksomheten.
Avtalens intensjoner er å skape best mulig samarbeidsgrunnlag, slik at dette kan bidra til fleksibel og brukervennlig tjenesteyting med et godt arbeidsmiljø, god ledelse, bedre resultatoppnåelse og et godt forhold til innbyggerne. En forutsetning for å nå Hovedavtalens mål er at arbeidsgivere og tillitsvalgte møtes med vilje til å finne løsninger, selv om partene har ulike roller og kan ha ulike interesser. Representantene på begge sider må ha de nødvendige fullmakter, kvalifikasjoner og holdninger. Partene har et felles ansvar for å utvikle en åpen, konstruktiv og løsningsorientert samarbeidskultur, basert på demokratiske og rettsstatlige verdier.
Formålsbestemmelsen gjentas i sin helhet her:
«§ 1 formål og intensjoner
1. | Hovedformål |
Staten og hovedsammenslutningene for de statsansatte har inngått denne hovedavtalen med det formål å skape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer.
Hovedavtalen for arbeidstakere i staten skal i tillegg ha som formål å:
- | være grunnlaget for arbeidstakernes rett til medbestemmelse ved siden av bl.a. tjenestetvistloven, tjenestemannsloven og arbeidsmiljøloven | |
- | gi arbeidstakerne en reell innflytelse på hvordan deres arbeidsplass skal organiseres og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles | |
- | være et redskap for å utvikle ledelse, medbestemmelse og arbeidsmiljø | |
- | gi den enkelte arbeidstaker mulighet for faglig og personlig utvikling. Arbeidet må derfor organiseres og tilrettelegges slik at man drar nytte av arbeidstakernes kunnskaper | |
- | utvikle samarbeidet slik at dette kan bidra til fleksibel og brukervennlig tjenesteyting med et godt arbeidsmiljø, god ledelse, bedre resultatoppnåelse og et godt forhold til innbyggerne. | |
2. | Skille politisk demokrati/bedriftsdemokrati | |
Rettighetene etter hovedavtalen og virksomhetenes tilpasningsavtaler må utøves slik at forvaltningen gjennomfører de politiske myndigheters beslutninger, samtidig som arbeidstakerne får reell medbestemmelse i forhold som har med arbeidssituasjonen å gjøre.
3. | Inkluderende arbeidsliv |
Partene er enige om at det er viktig å arbeide for et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet, slik at sykefravær og uføretrygd reduseres. Et inkluderende arbeidsliv skal også bidra til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid.
4. | Redskap ved omstilling |
Staten stilles i dag overfor nye krav som blant annet innebærer endring av arbeidsmåter, roller, organisering og regelverk. Partene ser derfor avtalen som et redskap for omstilling, effektivisering og fornying av statlig sektor. Avtalen skal bidra til gode tjenester for fortsatt å kunne opprettholde legitimitet og tillit hos innbyggerne.
Omstillingsarbeid krever ledere og tillitsvalgte som har god felles strategisk kunnskap og som kan formidle endringsbehov og endringsmåter slik at det blir forstått og akseptert av de ansatte. Dette er viktig for å skape nødvendig trygghet og aksept for omstillingene, slik at disse blir effektive og de ansatte opplever en størst mulig forutsigbarhet i forhold til prosessenes innhold, årsak og retning.
5. | Likeverdige parter |
Forutsetningen for å nå Hovedavtalens mål er at arbeidstakerne og arbeidsgiverne i statens virksomheter møter som likeverdige parter. Det er videre en forutsetning at partene møter med vilje til å finne løsninger, selv om de har ulike roller og derfor kan ha ulike interesser å ivareta. Deres representanter må møte med de nødvendige fullmakter, kvalifikasjoner og holdninger. Partene har et felles ansvar for å utvikle en god, åpen og løsningsorientert samarbeidskultur.
6. | Utøvelse av medbestemmelsesretten |
Partene er enige om at medbestemmelsesretten best utøves gjennom organisasjonens tillitsvalgte, på en slik måte at de tas med inn i utrednings- og beslutningsprosessen så tidlig som mulig. Partene skal videre legge forholdene til rette for medvirkningsformer som gir arbeidstakerne direkte innflytelse på arbeidsorganisasjon og oppgaveløsning innen eget arbeidsområde. I denne sammenheng er partene enige om at det etter avtale kan drives forsøksvirksomhet for å utvikle organisasjons- og arbeidsformer som kan gjøre de ansattes medbestemmelse effektiv, jf arbeidsmiljølovens krav om tilrettelegging av arbeidet. I dette ligger en felles forståelse av at medbestemmelsen utøves på alle organisatoriske nivå i virksomheten, slik at arbeidstakerne gis reell innflytelse på arbeidsorganisering og oppgaveløsning, jf forøvrig HTA pkt. 2.3.
7. | Vervet som tillitsvalgt |
Organisasjonenes tillitsvalgte utfører sitt verv som et nødvendig ledd i en demokratisering av arbeidslivet innenfor statlig virksomhet. Vervet skal likestilles med vanlig tjeneste. Vervet gir kompetanse og skal vektlegges i vedkommendes videre tjeneste og karriere.
Det forventes at de ansatte i virksomheten fremmer forslag om tiltak som gjør at virksomheten oppnår best mulige resultater. Organisasjonene skal utøve sitt virke på en slik måte at arbeidets gang og virksomhetens effektivitet ikke hemmes.
8. | Ledelse |
Ledelse i staten skjer med grunnlag i demokratiske og rettsstatlige verdier og utøves i samarbeid med de ansatte til beste for fellesskapet i henhold til politiske beslutninger.
Ledere på alle nivåer skal utøve en støttende og involverende ledelsesform og bidra til å forebygge og løse konflikter. Lederne skal legge til rette for kreative læringsmiljøer og reell medbestemmelse. De tillitsvalgte skal tas med i beslutningsprosessen i saker som gjelder de ansattes arbeidssituasjon, herunder også spørsmål knyttet til miljø og klima. Arbeidsgiveren skal gi de tillitsvalgte best mulig arbeidsvilkår for at de skal kunne skjøtte sine verv.
9. | Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) |
IKT skal bidra til å gi innbyggerne bedre service, styrke kvaliteten på tjenestene og være et viktig redskap for fornying og effektivisering.
10. | Grunnlag for personalpolitikken |
Et av formålene med Hovedavtalen er å skape grunnlag for statens personalpolitikk på de områder avtalen omfatter, med de begrensninger som følger av lover, forskrifter mv. Partene i hovedavtalen understreker derfor viktigheten av å prioritere personalarbeidet og på denne måten bidra til at de pålagte samfunnsoppgaver løses til beste for innbyggerne.
11. | Miljø og klima |
Hensynet til miljø og klima skal være en del av partssamarbeid og medbestemmelse og skal bidra til en bærekraftig utvikling.
12. | Oppfølging og opplæring |
Partene i den enkelte virksomhet/driftsenhet (jf. § 4 nr 2 og 3) skal sammen og hver for seg sørge for en kontinuerlig oppfølging og opplæring av ledere og tillitsvalgte, med sikte på en felles forståelse av Hovedavtalens intensjoner, jf. § 36 nr. 8.
Medbestemmelse og medvirkning er også direkte eller indirekte regulert i annet lov- og regelverk. Her er en oversikt over de viktigste bestemmelsene:
• Grunnloven § 110 andre ledd hjemler ansattes medbestemmelsesrett på arbeidsplassen:
«Nærmere bestemmelser om ansattes medbestemmelsesrett på sin arbeidsplass fastsettes ved lov.» Med «lov» menes også Hovedavtalen i staten.
• Arbeidsmiljøloven (aml) har flere bestemmelser som gir partene mulighet til å enten avtale egne ordninger eller utøve medvirkning. Det er partene sentralt, dvs. KMD og hovedsammen- slutningene, som i de fleste sammenhenger inngår slike avtaler på vegne av alle statsansatte. F.eks. hjemler aml § 10-12 (4) adgangen til å avtale arbeidstidsordninger i Hovedtariffavtalenes bestemmelser. Det vises også til HA kap. 5 (§ 25 flg.) som gjelder forholdet mellom HA og aml.
• Statsansatteloven har i § 2 gitt føringer for å avtale personalreglementer på virksomhetsnivå.
• Universitets- og høgskoleloven (univl) § 9-2 (4) sier følgende: «Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt.» I forarbeidene, jf. Ot.prp. nr. 40 (2001 – 2002) pkt. 12. 1. 2, står det: «Når styret gis myndighet til selv å fastsette intern organisering, er det viktig at studentenes og de ansattes demokratiske rettigheter blir ivaretatt. Styret må etablere tilfredsstillende systemer som sikrer dette.» Se TPA pkt. 0 og 0.
• Likestillings- og Likestillings- og diskrimineringslovens § 26 fastsetter at « Alle arbeidsgivere skal, innenfor sin virksomhet, arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel og adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk. Arbeidet skal blant annet omfatte rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter, tilrettelegging, mulighet for å kombinere arbeid og familieliv og forebygging av trakassering. Etter HA § 31 må tilpasningsavtalen omfatte bestemmelser om likestilling.
• Hovedtariffavtalene i staten (HTA) har i pkt. 2.1, 2.2 og 2.3 bestemmelser om forhandlinger av lønns- og arbeidsvilkår. Disse forhandlingsbestemmelsene må ses i lys av det som reguleres i HA og TPA.
• NTNUs lønnspolitikk og personalreglement er virksomhetsinterne bestemmelser som avklarer saksbehandling ved ansettelser mv. Reglementene og lønnspolitikken er hjemlet i hhv. Hovedtariffavtalene i staten 2.3 (Lønnspolitikk) og statsansatteloven § 2 (personalreglement) og partene skal utarbeide disse i fellesskap.
o Lokal lønnspolitikk for NTNU
o Personalreglement for vitenskapelige stillinger
o Personalreglement for teknisk/administrative stillinger
• Styringsreglement for NTNU regulerer NTNUs sentrale organisering, og organisering og styring av faglig virksomhet. Herunder er blant annet IDF SESAM og IDF LOSAM definert under faste utvalg og organer på de aktuelle nivå. Styringsreglementet for NTNU ble revidert for medvirkning ved instituttene med bakgrunn i styresak 15/13.
4. MEDBESTEMMELSE OG MEDVIRKNING
4.1. Forskjellen mellom medbestemmelse og medvirkning
NTNU er en kompleks og heterogen organisasjon som krever en sammensatt tilpasningsavtale for praktisering av medbestemmelse og medvirkning.
Medbestemmelse ivaretas gjennom tillitsvalgte og strukturerte møtepunkter mellom arbeidsgiver og fagforeningene.
Medvirkning ivaretas direkte av avdelingenes ledere og ansatte hvor medarbeiderne selv medvirker i utformingen av de beslutninger som berører arbeidssituasjonen.
På sentralt nivå (hele NTNU) og fakultetsnivå ivaretas medbestemmelse gjennom de formelle medbestemmelsesorganene med tillitsvalgte (IDF SESAM og IDF LOSAM). Disse medbestemmelsesorganene behandler også enkelte saker fra institutt og avdelingsnivå når sakene kreves behandlet formelt med tillitsvalgte i de etablerte organene. I saker som angår arbeidsmiljøet deltar verneombudslinjen i medbestemmelsesordningen.
Lokalt på campus Gjøvik og campus Ålesund ivaretas medbestemmelse gjennom de formelle medbestemmelsesorganene med tillitsvalgte (IDF GSAM og IDF ÅSAM). Disse skal ivareta medbestemmelse samt å koordinere og ha tilsyn med lokal medvirkning i saker som har lokalgeografisk betydning. Videre er hensikten å sørge for at medbestemmelsessaker som kun har lokal påvirkning løses lokalt, samtidig slik at campusrådets og viserektors rolle ivaretas.
Utøvelse av medvirkning ved NTNU innebærer at medvirkning skal ivaretas gjennom en lederadferd som sikrer at ansatte tas med på råd i de løpende beslutninger som berører arbeidssituasjonen.
Dette innebærer også at den enkelte medarbeider har et ansvar for å gi uttrykk for sine synspunkter, og skal også på eget initiativ ta opp forhold som det ønskes medvirkning i.
4.2. Styrevedtak om medvirkning
I styresak 15/13 ble det gjort vedtak om medbestemmelse og medvirkning ved NTNUs institutter. Dette er nå inntatt i Styringsreglement for NTNU. Det må presiseres at dersom vi legger TPA sin forståelse av begrepene til grunn, er det kun medvirkning som omfattes av styrevedtaket. Det fremgår av styresaken/styringsreglementet at det skal gjennomføres en grundig og omfattende prosess ved det enkelte institutt som skal avklare om instituttet skal ha utvidet ledergruppe, instituttstyre eller instituttråd som ordning for medbestemmelse. Sammensetningen i styret/ledergruppen/rådet fremgår nå av styringsreglementet pkt. 4.1.3 Som medvirkningsorganer skal det enkelte institutt i tillegg ha personalmøte for alle ansatte ved instituttet og forum for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Uavhengig av dette kan enkeltsaker tas opp til behandling i de formelle samarbeidsorgan. Tilpasningsavtalen vil heretter vise til styringsreglementet for NTNU og ikke styresaken.
Det må presiseres at de innvalgte representanter fra de ansatte (ikke tillitsvalgte) som utøver medbestemmelse i disse organene, ikke er den samme type medbestemmelse som TPA regulerer.
4.3. Modell for medbestemmelse og medvirkning
IDF SESAM
HR- og HMS-
avdelingen v/HR- og HMS-sjef
Hovedtillitsvalgt
Fakulteter og andre
driftsenheter v/dekan/øverste leder
IDF LOSAM
Lokal tillitvalgt
Viserektor
IDF-GSAM
og
IDF-ÅSAM
Stedlig,
lokal tillitsvalgt
Instituttstyre*
Utvidet ledergruppe Instituttråd
Institutt
Avdeling
Personalmøte
Forum vit. ansatte
Alle ansatte ved
instituttet/ avdelingen
Faggruppe
Seksjon Arbeidsgruppe
Interne møter
Alle ansatte i
seksjonen/ gruppen
Nærmeste
leder
Medarbeidersamtale
Karrieresamtale
Den enkelte ansatte
(+ evt. tillitsvalgt)
Medbestemmelse
Den røde kolonnen «Møtepunkt» viser hvor medbestemmelse og medvirkning etter TPA praktiseres. Med utgangspunkt i denne kolonnen ser man hvem som representerer arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden på ulike nivå i organisasjonen.
Styrer/råd
Arbeidsgiver
Møtepunkt
Arbeidstaker
NTNU Styre
Rektoratet v/rektor
Fakultetsstyre
Medvirkning
*I et instituttstyre utøves medbestemmelse med innvalgte representanter blant ansatte. Slik medbestemmelse er ikke det samme som medbestemmelse etter TPA. I denne modellen er instituttstyre mv. plassert i medvirkningsfeltet da den røde kolonnen «møtepunkt» avgjør hvilket nivå styrer/råd plasseres etter TPAs definisjon av medbestemmelse og medvirkning.
4.4.1. Sentralt samarbeidsutvalg (IDF SESAM)
På virksomhetsnivå skjer medbestemmelse i det sentrale samarbeidsorganet IDF SESAM. Dette utvalget ivaretar informasjonsvirksomhet, drøftinger og forhandlinger om saker etter HA og TPA som er felles for hele NTNU, samt når en sak berører flere driftsenheter. IDF SESAM behandler også saker som oversendes fra IDF LOSAM. IDF SESAM er definert som et fast utvalg ved NTNU sentrale organisering, jf. NTNUs styringsreglement pkt. 2.8.2.
4.4.2. Lokalt samarbeidsutvalg (IDF LOSAM)
På driftsenhetsnivå skjer medbestemmelse i det lokale samarbeidsorganet IDF LOSAM, ett organ for hver driftsenhet (jf. pkt. 0). Disse samarbeidsorganene ivaretar informasjonsvirksomhet, drøftinger og forhandlinger om saker etter HA og TPA som bare gjelder driftsenheten og underliggende institutt/avdelinger. IDF LOSAM er definert som et fast organ knyttet til driftsenhetsnivå, jf. NTNUs styringsreglement pkt. 2.8.2.
4.4.3. Geografisk samarbeidsorgan ved campus Ålesund og Gjøvik (IDF GSAM og IDF ÅSAM)
Ved Ålesund og Gjøvik skjer begrenset medbestemmelse i geografiske samarbeidsorgan, henholdsvis IDF GSAM og IDF ÅSAM. Disse samarbeidsorganene behandler saker som berører ansatte ved Gjøvik og Ålesund lokalt, jf. vedtak i SESAM sak 92/17.
4.4.4. Medbestemmelse i styringsgrupper mv.
Medbestemmelse skal utøves der hvor det etableres prosjektgrupper, styringsgrupper e.l, i saker som kan få vesentlig betydning for de ansattes arbeidssituasjon, jf. HA § 12. Dersom det oppstår forhold som etter Hovedavtalen skal drøftes eller forhandles, skal dette skje fortløpende mellom partene jf. HA §§ 13 og 14, uten å forsinke prosessen. Forhandlingsspørsmål skal i slike tilfeller behandles i virksomhetens ordinære medbestemmelsesorganer (IDF LOSAM/IDF SESAM).
Når forholdene tilsier det kan IDF SESAM/IDF LOSAM avtale andre medbestemmelsesformer i tillegg til de som er nevnt ovenfor, for eksempel ansattes/tillitsvalgtes deltakelse i ledergrupper, styringsgrupper o.l. slik at medbestemmelsen blir reell og kan utøves så tidlig som mulig i beslutningsprosessen.
Dersom det settes som vilkår for deltakelse at de tillitsvalgte ikke skal diskutere med noen andre de forhold som blir drøftet i prosjektet (dvs. tillitsvalgte pålegges taushetsplikt), bør det likevel aksepteres at den tillitsvalgte gis anledning til å diskutere saken f.eks. med sin leder/nestleder i fagforeningen. Også denne vil i så fall få, eller kunne pålegges, taushetsplikt.
4.4.5. Uenigheter i medbestemmelsesorganer
Dersom IDF LOSAM, IDF GSAM eller IDF ÅSAM ikke blir enig om på hvilket nivå en informasjons-, drøftings- eller forhandlingssak skal behandles, avgjør IDF SESAM hvor den skal behandles. Uenighet om hvordan HA og TPA er å forstå (rettstvist) avgjøres i første omgang av IDF SESAM, evt. deretter i henhold til reglene i HA § 9.
Ved interessetvist (avtaleinngåelse) følges reglene i HA § 24.
4.4.6. Evalueringsmøter
Det avholdes minst ett evalueringsmøte årlig, med erfaringsdiskusjoner om samarbeidet mellom partene og praktiseringen av Hovedavtalen og tilpasningsavtalen i den enkelte virksomhet, eventuelt sammen med nødvendig opplæring. Dette skal skje i fellesskap mellom partene på samme samarbeidsarena. Den øverste arbeidsgiverrepresentant for virksomheten/driftsenheten forutsettes å delta. Arbeidsgiver har ansvar for å innkalle til møte og føre referat fra disse.
Ledere med personalansvar på alle nivå har ansvar for at medvirkning utøves i et balansert omfang og på en effektiv måte. Gjennomføringen av medvirkning er beskrevet i pkt.9.. Alle ledere med personalansvar har plikt til å utøve medvirkning slik det er beskrevet i styringsreglementet for NTNU og etter pkt. 9 2. i denne TPA.
4.5.1. Institutt/avdeling
På institutt/avdelingsnivå er leder for instituttet/avdelingen ansvarlig for medvirkning. Medvirkning ivaretas ved at medarbeidere informeres om enhetens planer, hvilke beslutninger som vurderes, og at medarbeidere i rimelig tid gis anledning til å uttale seg før endelig beslutning fattes. Se pkt. 9.3 for utfyllende bestemmelser.
4.5.2. Faggruppe/seksjon/arbeidsgruppe
Leder for faggruppe-/seksjons-/gruppenivå er ansvarlig for at medarbeiderne informeres om de beslutninger som vurderes, og at medarbeiderne gis anledning til å uttale seg for endelig beslutning fattes. Se pkt. 9.4. for utfyllende bestemmelser.
4.5.3. Mellom nærmeste leder og den enkelte ansatte
Medvirkning på ansattnivå kan benyttes som et supplement til medvirkning på faggruppe/seksjon/ arbeidsgruppenivå, for å sikre at den enkelte blir hørt i viktige saker som griper inn hos den enkelte ansatte. Samtalene kan knyttes til medarbeidersamtalen og lønns- og karrieresamtalen (den årlige samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling), eller gjennomføres ved behov både formelt og uformelt. Se pkt. 9.5 for utfyllende bestemmelser.
5.1. Arbeidsgiverpart jf. HA § 13
5.1.1. Arbeidsgiverpart på sentralt nivå
Arbeidsgiverpart på sentralt nivå (IDF SESAM) ved NTNU er Rektor eller den denne bemyndiger. Den som bemyndiges i drøftings- og forhandlingssaker må inneha nødvendige fullmakter til å fatte beslutninger i de saker som er til behandling, jf. HA § 13, 1 og 2. HR- og HMS-sjefen er arbeidsgiverens daglige representant som de tillitsvalgte kan henvende seg til, jf. HA § 36 nr. 2.
5.1.2 Arbeidsgiverpart på lokalt nivå
Arbeidsgiverpart på lokalt nivå (IDF LOSAM) ved NTNU er:
• Ved fakultetene: Dekan.
• Vitenskapsmuseet: Museumsdirektøren.
• Økonomi, eiendom og campusservice: Økonomi- og eiendomsdirektør
• Bibliotek og utdanning: Prorektor for utdanning
• Rektors stab og organisasjon: Organisasjonsdirektør
Arbeidsgiver skal ha en fast representant som de tillitsvalgte daglig kan henvende seg til. Arbeidsgiver skal skriftlig informere IDF LOSAM om hvem dette er, jf. HA § 36 nr. 2.
5.1.3. Arbeidsgiverpart IDF GSAM og IDF ÅSAM
Arbeidsgiverpart på lokalt nivå i IDF GSAM og IDF ÅSAM ved NTNU er viserektor.
5.2. Arbeidstakerpart, jf. HA § 14
Hovedavtalen i staten § 14 legges til grunn. I tillegg gjelder følgende:
5.2.1. Arbeidstakerpart på sentralt nivå Fagforeningene ved NTNU
Arbeidstakerpart på sentralt nivå (IDF SESAM) ved NTNU er normalt to tillitsvalgte ved NTNU fra hver av hovedsammenslutningene. Øvrige tjenestemannsorganisasjoner som ikke er underlagt en hovedsammenslutning, har møterett med en representant hver i informasjons- og drøftingssaker.
5.2.2. Arbeidstakerpart på lokalt nivå
Arbeidstakerpart på lokalt nivå (IDF LOSAM) ved NTNU er normalt en til to lokale tillitsvalgte fra hver av følgende hovedsammenslutninger: Akademikerne, LO Stat, UNIO Stat og YS Stat. Fagforeningene avgjør selv om de stiller med en eller to representanter. Øvrige fagforeninger som ikke er underlagt en hovedsammenslutning, har møterett med en representant hver i informasjons- og drøftingssaker dersom de har medlemmer i driftsenheten.
5.2.3. Arbeidstakerpart IDF GSAM og IDF ÅSAM.
Arbeidstakerpart på lokalt nivå i IDF GSAM og IDF ÅSAM ved NTNU er normalt en til to lokale tillitsvalgte fra hver av hovedsammenslutningene. Fagforeningene avgjør selv om de stiller med en eller to representanter. Øvrige fagforeninger som ikke er underlagt en hovedsammenslutning, har møterett med en representant hver i informasjons- og drøftingssaker dersom de har medlemmer lokalt.
6.1. Saksbehandling i IDF SESAM
a) Det skal senest ved siste møte i hvert semester utarbeides en møtekalender for påfølgende semester med oversikt over IDF SESAMs viktigste saker og når de skal behandles. IDF SESAMs møtevirksomhet skal ta hensyn til NTNU-styrets møteplan. Faste møtesaker skal fremgå for de enkelte møter.
HR- og HMS-avdelingen er sekretariat for IDF SESAM og ivaretar møteinnkalling, saksfremlegg, gjennomføring av møter, referat med utsendelse, oppfølging av vedtak og kontakt mot IDF SESAMs medlemmer og andre aktuelle aktører.
b) Oppdatert møtekalender, innkalling og referat legges ut på IDF SESAMs hjemmeside på intranett. Eventuelle opplysninger av sensitiv og/eller personlig art skal anonymiseres eller fjernes i versjonen av innkallingen/referatet som legges ut på intranettet.
c) IDF SESAM skal opplyses om nødvendig og relevant informasjon fra IDF LOSAM. IDF LOSAM melder inn slike saker til IDF SESAM via HR- og HMS-avdelingen når sakene er ferdigbehandlet.
Referat fra møter i IDF SESAM skal gjøres tilgjengelig for IDF LOSAM og IDF GSAM og IDF ÅSAM. Enkeltsaker som har betydning for IDF LOSAM skal spesifikt formidles til det eller de IDF LOSAM saken gjelder.
x) Xxxxx som ønskes behandlet i IDF SESAM, varsles til HR- og HMS-avdelingen senest to uker før møtet.
e) Innkalling til IDF SESAM med saksdokumenter sendes ut minimum en uke (fem arbeidsdager) før møtet. Den enkelte sak skal være tilstrekkelig opplyst slik at reelle drøftinger eller forhandlinger kan gjennomføres.
f) På møter i IDF SESAM kan saksbehandlere fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden delta i enkeltsaker etter innkalling.
g) Det skal skrives referat fra alle IDF SESAMs møter slik det er beskrevet i HA § 21. Fra forhandlingsmøtene føres protokoll etter bestemmelsene i HA § 23.
h) I drøftings- og forhandlingssaker skal IDF SESAM delta i alle faser av prosessen, jf. HA § 1 nr. 6. Dette gjelder særlig budsjettdrøftinger, omstillingsprosesser og forhandlinger om arealdisponering. Partene må så tidlig som mulig avtale eventuell deltakelse i prosjektgrupper, styringsgrupper og lignende se pkt. 4.4.4.
i) Forhandlinger eller drøftinger skal være påbegynt senest ved første ordinære IDF SESAM-møte etter at krav er satt fram. Forhandlingene eller drøftingene kan kreves avsluttet en uke etter at de er påbegynt, jf. HA § 20 nr 1.
Ved saker som krever forhandling kan partene blir enige om å gjennomføre forberedende møte(r) som opplyser saken, evt. avklarer partenes standpunkt og hva partene er enige om og ikke.
6.2. Generelle saker i IDF SESAM
a) Senest ved årets første møte i IDF SESAM fastsettes opplæring av HA og TPA for ledere og tillitsvalgte ved NTNU etter HA § 1 nr. 12. Partene har et felles ansvar for planlegging og gjennomføring av slik opplæring.
b) IDF SESAM skal bidra til å legge til rette for en personalpolitikk, og da særlig ved rekrutteringstiltak, som ivaretar likestilling og mangfold blant de ansatte ved NTNU. Mangfold og likestilling behandles etter bestemmelsene i hhv. TPA pkt. 10 og pkt. 11. Dette gjelder særlig i forhold til kjønn, etnisitet, funksjonsevne og alder. Det vises også til HA § 29. Partene kan delegere til arbeidsgiver å utarbeide en strategi og gjennomføringsplan som ivaretar likestilling og mangfold, med årlige tilbakemeldinger til IDF SESAM.
c) IDF SESAM skal bidra til å legge til rette for en personalpolitikk som skal utvikle medarbeidernes kompetanse for å ivareta virksomhetens prioriterte oppgaver på en god måte. Det vises til HA § 29 og HA § 32. Partene kan delegere til arbeidsgiver å utarbeide en strategi og gjennomføringsplan som ivaretar kompetanseheving, med årlige tilbakemeldinger til IDF SESAM. Kompetanseutvikling drøftes som en del av budsjettdisponeringen.
6.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF SESAM, jf. HA § 17
a) Arbeidsgiver plikter å gi IDF SESAM informasjon om sentrale drøftings- og forhandlingssaker. Det skal informeres om beslutninger som vurderes, og om beslutninger som er tatt.
Arbeidsgiver plikter så tidlig som mulig å gi tillitsvalgte informasjon når det er truffet politiske beslutninger, beslutninger knyttet til politiske prioriteringer, beslutninger som fattes på grunnlag av lover, forskrifter, stortingsvedtak og kongelige resolusjoner, samt beslutninger om spørsmål som i hovedsak gjelder virksomhetens samfunnsmessige rolle, (forholdet til innbyggerne), jf. HA
§ 5 nr 1, når disse får innvirkning på den enkeltes arbeidssituasjon. I tillegg skal de tillitsvalgte på IDF SESAM-nivå ha informasjon om:
• virksomhetens regnskap og økonomi
• vedtak i styringsorgan og administrasjon av betydning for de ansatte
• hvem som ansettes og hvem som slutter
• bruk av midlertidig ansatte
b) Arbeidsgiver skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under administrasjonens behandling av sakene, slik at de tillitsvalgtes muligheter til medbestemmelse blir reell i de forskjellige faser av behandlingen.
c) Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal snarest bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling.
d) Informasjon skal gis uten unødig bruk av spesialuttrykk. Er saken komplisert, eller forutsetter den en spesiell innsikt, skal arbeidsgiveren sørge for at organisasjonene ved de tillitsvalgte får en hensiktsmessig faglig innføring.
e) I saker av stor betydning for de ansatte, f.eks. i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv., har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle ansatte blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte.
6.4. Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF SESAM, jf. HA § 17
Fagforeningene ved de tillitsvalgte plikter å gi arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i fagforeningene og som det er av betydning for arbeidsgiver å få informasjon om.
6.5. Xxxxxxxxxx i IDF SESAM, jf. HA § 18
Hensikten med drøftinger er å sikre at ansattes synspunkter og kommentarer blir kjent og vurdert før beslutning tas, jf. HA § 1 nr. 6 og § 19. Punktene nedenfor gjengir saker som arbeidsgiver plikter å ta opp til drøfting med fagforeningene ved de tillitsvalgte. Fagforeningenes tillitsvalgte kan kreve opptatt drøftinger om de samme sakene.
6.5.1. Budsjettforslag
Det skal fremgå av IDF SESAMs møtekalender når de enkelte beslutninger vedrørende budsjett skal tas. Drøftinger gjennomføres i sammenheng med endringer i budsjettarbeidet og når realitetene i ulike deler av budsjettet fastsettes, f.eks. i arbeidet med langtidsbudsjett. IDF SESAM må kobles til den sentrale budsjettprosessen og budsjettmodellene. Det må også tas hensyn til at den reelle budsjettdisponeringen skjer etter at rammen er tildelt. Kompetanseutvikling, jf. TPA pkt. 6.5.4., drøftes som en del av budsjettdisponeringen.
6.5.2. Omgjøring av en ikke besatt stilling
Omgjøring av en ikke besatt stilling drøftes i IDF LOSAM eller på medvirkningsnivå.
6.5.3. Byggeprosjekter
Byggesaker som er omfattet av AML § 18-9 og byggesaker med høy risiko behandles i AMU. Planer og strategier om større, sentrale byggeprosjekter, og visjoner om/etablering av ny campus, drøftes i IDF SESAM.
6.5.4. Virksomhetens planer og kompetanseutvikling
Virksomhetens planer og planer for hvordan vedtatt budsjett skal disponeres (virksomhetsplaner), herunder hensynet til miljø og klima, drøftes i IDF SESAM før iverksettelse. Dette gjelder strategiske planer, årlige handlingsplaner, osv.
Strategisk personalplanlegging2 drøftes av IDF LOSAM/IDF SESAM avhengig av hvilket nivå tiltaket omfatter.
2 Strategisk personalplanlegging er å koordinere ”anskaffelse, bruk og vedlikehold” av menneskelige ressurser i et langsiktig perspektiv.
Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for systematisk kompetanseutvikling i virksomheten. Det er viktig at mål og midler for personalutvikling inngår i virksomhetsplan og budsjett, jf. HA § 32 nr. 1. Kompetanseutviklingen må derfor drøftes under IDF SESAMs behandling av virksomhetsplanen.
6.5.5. Anskaffelser mv.
Fagforeningene ved tillitsvalgte kan kreve opptatt drøftinger om valg ved anskaffelse, og fordeling av utstyr og hjelpemidler når det er tale om alle former for kapitalvarer, herunder den kravspesifikasjon som ligger til grunn for et anbud. Ved fordeling av utstyr og hjelpemidler skal medarbeidere ha medvirkning/medbestemmelse på det nivå saken gjelder, vanligvis på medvirkningsnivå.
Hvis anskaffelser og utstyr kan medføre risiko, støy mv skal verneombudet trekkes med i beslutningsprosessen. Anskaffelser av byggrelatert utstyr som kan medføre risiko, skal behandles i AMU.
Ved inngåelse av rammeavtaler, fastsettelse av standarder (for eksempel dataskjermer), skal det legges vekt på brukerens behov, brukergrensesnitt mv.
Ved større innkjøp og inngåelse av rammeavtaler skal det normalt nedsettes brukergrupper.
6.5.6. Opplæring
Opplæring ivaretas på nærmeste nivå, dvs. felles opplæringstiltak for en arbeidsgruppe diskuteres i arbeidsfellesskapet, og den enkelte medarbeiders opplæringsbehov ivaretas av nærmeste leder, for eksempel i medarbeidersamtalen.
Opplæring i et bredere arbeidsmiljøperspektiv fastsettes i AMU, men skal også drøftes i IDF SESAM, jf. TPA pkt. 13.
6.5.7. Oppsetting av arbeidsplan3
Prinsipper for oppsetting av arbeidsplaner og rammer for bruk av virkemidler, som forskyving av arbeidstid, gjennomsnittsberegning, behov for overtid, lørdagsarbeid, drøftes i IDF LOSAM eller evt. i IDF SESAM.
6.5.8. Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan drøftes i IDF SESAM, jf. TPA pkt. 13.
6.5.9. Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter
Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter drøftes i IDF LOSAM.
6.5.10. Andre saker til drøfting
a) Tilretteleggingstiltak etter HA § 34 skal drøftes i IDF SESAM ihht. TPA pkt. 10.3.
b) Etter statsansatteloven § 12 (1) skal drøftinger om innleie av bemanning fra virksomhet som ikke har til formål å drive utleie gjennomføres før beslutning om innleie foretas.
3 Eksempelvis tjenesteliste, vaktplan, turnuslister, skiftarbeid og beredskapstjeneste
c) Kontrolltiltak/overvåkning. Etter aml § 9-2 (1) skal arbeidsgiver så tidlig som mulig drøfte behov, utforming, gjennomføring og vesentlig endring av kontrolltiltak i virksomheten med de tillitsvalgte. Dette gjelder både fagforeningenes tillitsvalgte og verneombudet.
d) Andre saker som ikke uttrykkelig er nevnt under pkt. 6.5 eller pkt. 6.6 og som en av partene mener har betydning for de ansattes arbeidssituasjon, skal drøftes mellom partene dersom en av partene krever det.
6.6. Forhandlinger i IDF SESAM, jf. HA § 19
Etter HA § 19 må avgjørelser som treffes ved forhandlinger:
1) ligge innenfor arbeidsgiverinstansens myndighetsområde
2) ligge innenfor rammen av budsjettvedtak Stortinget har fattet, eller innenfor rammen av budsjettfullmakter Stortinget har gitt
3) være underlagt og i samsvar med de instrukser eller de prioriteringer som det enkelte fagdepartement fastlegger for virksomheten, eller som virksomheten selv har truffet etter fullmakt.
Arbeidsgiver plikter å ta de sakene som nevnt nedenfor opp til forhandling med organisasjonene ved de tillitsvalgte, med mindre partene i det enkelte tilfelle blir enige om noe annet. Organisasjonene ved de tillitsvalgte kan kreve opptatt forhandlinger om de samme sakene. Det fremgår av det enkelte punkt om saker skal forhandles i IDF LOSAM og/eller i IDF SESAM. Opplistingen nedenfor er uttømmende:
6.6.1. Interne organisasjonsendringer
Interne organisasjonsendringer der følgende tre vilkår er oppfylt samtidig skal forhandles i IDF SESAM når mer enn en driftsenhet blir berørt:
• Organisasjonskartet endres4
• Endringen er ment å vare over seks måneder
• Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr
Samarbeidet om interne organisasjonsendringer kan skje i partssammensatte arbeidsgrupper, jf. for øvrig §§ 11 nr. 3 og 12.
NTNUs styre har «eksklusiv kompetanse» til å fatte beslutning i saker om interne organisasjonsendringer, jf. univl § 9-2 (4). Det skal likevel på vanlig måte forhandles mellom partene i IDF SESAM. Så langt det er mulig må arbeidsgiverparten sørge for å innhente nødvendige forhandlingsfullmakter fra styret/øverste administrative leder. Ved enighet mellom partene om et forhandlingsresultat, skal dette på vanlig måte nedfelles i protokoll etter bestemmelsene i HA § 23 nr. 1. Dersom partene imidlertid ikke kommer til enighet, kan saken ikke tvisteløses etter reglene i HA § 24 da styret har eksklusiv kompetanse til å fatte beslutning i saken, slik som beskrevet i HA § 13
4 Eksempler på endringer som vil framgå av et organisasjonskart er opprettelse av nye enheter (avdelinger, seksjoner, kontorer), sammenslåing av enheter, nye instruksjonslinjer og flere nivå.
nr. 2, tredje ledd. Ved uenighet mellom partene er det styret eller det kollegiale organet som tar den endelige beslutningen.
Omstillingsprosesser er omtalt under TPA pkt.15.
6.6.2. Opprettelse av ny stilling (bemanningsøkning)
Forhandling om opprettelse av ny stilling skjer i IDF LOSAM. Se 7.6.2.
6.6.3. Velferdstiltak og fordeling av velferdsmidler
Den enkelte virksomhet kan fastsette egne retningslinjer for bruk av velferdsmidler, jf. SPH pkt.
10.9.1. KMD fastsetter likevel maksimumsbeløpet pr. ansatt som kan benyttes til velferdstiltak. Bruk og hovedfordeling av velferdsmidlene fastsettes gjennom forhandlinger i IDF SESAM.
6.6.4. Personalreglement, jf. statsansatteloven § 2
Personalreglement for NTNU forhandles på IDF SESAM-nivå. Partsforholdet er det samme som ved lønnsforhandlinger, jf. HTA pkt. 2.1. Se HA § 14 pkt. 1 c med merknad.
6.6.5. Disponering av arealer
Arealdisponering som gjelder hele NTNU fastsettes gjennom forhandlinger i IDF SESAM.
Dette må også ses i sammenheng med øvrig medbestemmelse i byggesaker mv. Det bemerkes at plasseringen av avdelinger eller hvilket kontor/arbeidsplass som skal benyttes av den enkelte arbeidstaker, er et drøftingsspørsmål. Det samme gjelder spørsmålet om et kontorareal skal være åpent eller inndelt i kontorer.
6.6.6. Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan forhandles i IDF SESAM, jf. TPA pkt.13.
6.6.7. Andre saker til forhandling – må hjemles
a) Forhandlinger om lønn og arbeidsvilkår etter HTA pkt.2.5.1, 2.5.2, 2.5.3 og 2.5.4 skal kun gjennomføres i IDF SESAM som det høyeste nivå innen virksomheten. Det vises til Hovedtariffavtalene (HTA) pkt. 2 (dvs. SPH pkt. 7.2) om lokale forhandlinger, og oversikt over forhandlingssteder i staten.
b) Etter statsansatteloven § 11 (2) kan partene avtale skriftlig, tidsbegrenset innleie av bemanning fra virksomhet som har til formål å drive utleie, ut over vilkårene i statsansatteloven § 11 (1)
Når det innføres ny eller betydelige endringer av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) skal det avtales hvordan de ansatte skal sikres kompetanseheving. IKT som innføres sentralt for hele virksomheten skal avtales i IDF SESAM, jf. HA §§ 4 nr. 4, 7 nr. 9, 22 nr. 3, og 36 nr. 10.
c) Når forholdene tilsier det, kan partene avtale ansattes/tillitsvalgtes medbestemmelsesdeltakelse i ledergrupper, styringsgrupper o.l, jf. pkt. 4.4.3.
7.1. Saksbehandling i IDF LOSAM
a) Det skal senest ved siste møte i hvert semester utarbeides en møtekalender med oversikt over når IDF LOSAM skal ha møter påfølgende semester, IDF LOSAMs viktigste saker og når de skal behandles. Faste møtesaker skal fremgå for de enkelte møter.
Det skal hvert semester avholdes minst tre møter i IDF LOSAM.
Spørsmål som krever hurtig behandling, som for eksempel godkjennelse av overtid etter aml § 10-6 (3) og gjennomgang av utlysningstekster, kan i tillegg til møtene behandles fortløpende ved bruk av kommunikasjonsverktøy5.
Driftsenheten besørger en sekretærfunksjon for IDF LOSAM som ivaretar møteinnkalling, saksfremlegg, gjennomføring av møter, referat med utsendelse, oppfølging av vedtak og kontakt mot IDF LOSAMs medlemmer og andre aktuelle aktører.
b) Oppdatert møtekalender, innkalling og referat legges ut på IDF LOSAMs hjemmeside på intranett, og enkeltsaker som har betydning for et eller flere institutt, skal spesifikt formidles til det eller de institutt saken gjelder. Eventuelle opplysninger av sensitiv og/eller personlig art skal anonymiseres eller fjernes i versjonen av innkallingen/referatet som legges ut på intranettet.
HR- og HMS-avdelingen utarbeider maler til møtekalender, innkalling og referat som legges ut på intranettet.
c) IDF SESAM skal opplyses om nødvendig og relevant informasjon fra IDF LOSAM. IDF LOSAM melder inn slike saker til IDF SESAM via HR- og HMS-avdelingen når sakene er ferdigbehandlet.
Referat fra møter i IDF SESAM, IDF GSAM og IDF ÅSAM skal gjøres tilgjengelig for IDF LOSAM. Enkeltsaker som har betydning for IDF LOSAM skal spesifikt formidles til det eller de IDF LOSAM saken gjelder.
x) Xxxxx som ønskes behandlet i IDF LOSAM, varsles til IDF LOSAMs sekretær senest to uker før møtet.
Instituttledere/avdelingsledere har et ansvar for å sikre at relevante og viktige saker fra eget institutt/avdeling blir fremmet for IDF LOSAM, jf. pkt. 7.2 a).
Tillitsvalgte og verneombud har også et ansvar for å melde inn aktuelle saker for IDF LOSAM, jf. fagforeningenes informasjonsplikt. Se TPA pkt. 7.4.
Arbeidsgiver skal melde inn saker til IDF LOSAM dersom saken anses å være av betydning. IDF LOSAM står fritt til å avvise saker dersom den åpenbart ligger utenfor IDF LOSAMs område.
5 Ved utsendelse av dokumenter med sensitive eller graderte opplysninger, må kommunikasjonsverktøy være sikkerhetsklarert, f.eks. ePhorte.
e) Innkalling til IDF LOSAM med saksdokumenter sendes ut minimum en uke (fem arbeidsdager) før møtet. Den enkelte sak skal være tilstrekkelig opplyst slik at reelle drøftinger eller forhandlinger kan gjennomføres.
f) På møter i IDF LOSAM kan saksbehandlere fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden delta i enkeltsaker etter innkalling.
g) Det skal skrives referat fra alle IDF LOSAMs møter, jf. HA § 21 og evt. HA § 22 . Fra forhandlingsmøtene føres protokoll etter bestemmelsene i HA § 23.
h) I drøftings- og forhandlingssaker skal IDF LOSAM delta i alle faser av prosessen, jf. HA § 1 nr. 6. Dette gjelder særlig budsjettdrøftinger, omstillingsprosesser og forhandlinger om arealdisponering. Partene må så tidlig som mulig avtale eventuell deltakelse i prosjektgrupper, styringsgrupper og lignende se pkt. 4.4.4.
i) Forhandlinger eller drøftinger skal være påbegynt senest ved første ordinære IDF LOSAM-møte etter krav er satt fram. Forhandlingene eller drøftingene kan kreves avsluttet en uke etter at de er påbegynt, jf. HA § 20.
Ved saker som krever forhandling kan partene blir enige om å gjennomføre forberedende møte(r) som avklarer partenes standpunkt og hva partene er enige om og ikke.
j) IDF LOSAM skal ha tilsyn med at medvirkning innen driftsenheten fungerer, jf. TPA pkt.9.1. Det skal årlig og senest på årets første møte foreligge systemer og rutiner som sørger for at IDF LOSAM innehar en reell tilsynsfunksjon. Arbeidet med å utarbeide slike systemer og rutiner kan delegeres til arbeidsgiver. Referat fra medvirkningsmøter på institutt/avdelingsnivå skal gjøres tilgjengelig for IDF LOSAM.
7.2. Generelle saker i IDF LOSAM
a) IDF LOSAM ved driftsenhetene skal informeres om saker som behandles ved instituttenes/avdelingenes medvirkningsmøter. Dette gjelder blant annet saker nevnt i saksoversiktene i styringsreglementet pkt. 4.1.5.
b) Likestilling behandles etter bestemmelsene i TPA pkt.11.
c) Xxxxxxxx (personalpolitikk, rekruttering og tilretteleggingstiltak) behandles etter bestemmelsene i TPA pkt. 10.
7.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF LOSAM, jf. HA § 17
a) Arbeidsgiver plikter å gi IDF LOSAM informasjon om lokale drøftings- og forhandlingssaker. Det skal informeres om beslutninger som vurderes, og om beslutninger som er tatt.
Arbeidsgiver plikter så tidlig som mulig å gi tillitsvalgte informasjon når det er truffet politiske beslutninger, beslutninger knyttet til politiske prioriteringer, beslutninger som fattes på grunnlag av lover, forskrifter, stortingsvedtak og kongelige resolusjoner, samt beslutninger om spørsmål som i hovedsak gjelder driftsenhetens samfunnsmessige rolle, (forholdet til innbyggerne), jf. HA
§ 5.1 når disse får innvirkning på den enkeltes arbeidssituasjon.
I tillegg skal de tillitsvalgte på IDF LOSAM-nivå ha informasjon om:
• driftsenhetens regnskap og økonomi
• vedtak i styringsorgan og administrasjon av betydning for de ansatte
• hvem som ansettes og hvem som slutter
• bruk av midlertidig ansatte
• bruk av HTA pkt. 3.5.5 (3)
c) Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal snarest bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling.
d) Informasjon skal gis uten unødig bruk av spesialuttrykk. Er saken komplisert, eller forutsetter den en spesiell innsikt, skal arbeidsgiveren sørge for at fagforeningene ved de tillitsvalgte får en hensiktsmessig faglig innføring.
e) I saker av stor betydning for de ansatte, f.eks. i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv., har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle ansatte blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte.
7.4. Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF LOSAM, jf. HA § 17
Fagforeningene ved de tillitsvalgte plikter å gi arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i fagforeningene og som det er av betydning for arbeidsgiver å få informasjon om.
7.5. Drøftinger i IDF LOSAM, jf. HA § 18
Hensikten med drøftinger er å sikre at ansattes synspunkter og kommentarer blir kjent og vurdert før beslutning tas, jf. HA § 1 nr. 6 og § 22. Punktene nedenfor gjengir saker som arbeidsgiver plikter å ta opp til drøfting med fagforeningene ved de tillitsvalgte. Fagforeningenes tillitsvalgte kan kreve opptatt drøftinger om de samme sakene.
7.5.1. Budsjettforslag
Det skal fremgå av IDF LOSAMs møtekalender når de enkelte beslutninger vedrørende budsjett skal tas. Drøftinger gjennomføres i sammenheng med endringer i budsjettarbeidet og når realitetene i
ulike deler av budsjettet fastsettes, f.eks. i arbeidet med langtidsbudsjett. IDF LOSAM må kobles til budsjettprosessen og budsjettmodellene som berører flere av instituttene/avdelingene innen driftsenheten, og det som gjelder hele IDF LOSAM-området. Det må også tas hensyn til at den reelle budsjettdisponeringen skjer etter at rammen er tildelt. Disponering av ubenyttede lønnsmidler skjer normalt som en del av budsjettprosessen, se pkt.7.5.4.
7.5.2. Omgjøring av en ikke besatt stilling
Disponering av ubenyttede lønnsmidler skjer normalt som en del av budsjettprosessen, evt. som en omdisponering eller bruk av ledige lønnsmidler i løpet av året. Disponering av ledige lønnsmidler som inngår i en strukturell diskusjon om stillingsendringer, prioritering mellom ulike enheters behov (strategisk personalplanlegging), drøftes i IDF LOSAM.
På operativt nivå ivaretas dette best på medvirkningsnivå, dvs. innen eget institutt/avdeling/seksjon. Her har man oversikt over hvem som best kan utføre arbeidet til den som fratrer og kan ta hensyn til karriereutvikling mv. for den enkelte arbeidstaker.
7.5.3. Byggeprosjekter
Byggesaker som er omfattet av AML § 18-9 og byggesaker med høy risiko6 behandles i AMU. Mindre byggesaker som gjelder flere fakulteter behandles i alle IDF LOSAM som er berørt.
Det står skrevet i merknad til HA § 19. e) at «Plasseringen av avdelinger eller hvilket kontor/arbeidsplass som skal benyttes av den enkelte arbeidstaker, er et drøftingsspørsmål. Det samme gjelder spørsmålet om et kontorareal skal være åpent eller inndelt i kontorer.» Ved tildeling av kontorer/arbeidsplass til enkeltpersoner er IDF LOSAMs rolle er først og fremst å påse at medvirkning er reell. IDF LOSAM skal derfor utvise forsiktighet med å drøfte tildeling dersom det er utøvd reell medvirkning ved enheten. Eventuelle interessekonflikter ved enheten kan avklares i IDF LOSAM.
7.5.4. Driftsenhetens planer
Driftsenhetens planer og planer for hvordan vedtatt budsjett skal disponeres, herunder hensynet til miljø og klima, drøftes i IDF LOSAM før iverksettelse. Strategisk personalplanlegging7 drøftes av IDF LOSAM/IDF SESAM avhengig av hvilket nivå tiltaket omfatter. Drøfting av strategiske bemanningsplaner8 (operasjonelt nivå – konkret forslag) foregår ved instituttets personalmøte (medvirkning), jf. styringsreglementet pkt. 4.5.1.
Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for systematisk kompetanseutvikling i virksomheten. Det er viktig at mål og midler for personalutvikling inngår i plan- og budsjettarbeidet, jf. HA § 32 nr. 1.
Kompetanseutviklingen må derfor drøftes under IDF LOSAMs behandling av budsjettet.
6 Risikovurderinger utføres av HMS eller AMU etter NTNUs HMS-håndbok pkt. 3.3.2 nr. 2.
7 Strategisk personalplanlegging er å koordinere «anskaffelse, bruk og vedlikehold» av menneskelige ressurser i et langsiktig perspektiv.
8 Enhetens strategiske bemanningsplan bør være en plan av handlinger med hensikten å nå enhetens mål. Det innebærer mer enn bare en bemanningsoversikt. I planen kan det for eksempel tas hensyn til planlagt avgang, rekruttering, opprykk, start av rekruttering osv. Planen bør også omfatte økonomisk dekning av handlingene.
7.5.5. Anskaffelser mv.
Ved fordeling av utstyr og hjelpemidler skal medarbeidere ha medvirkning/medbestemmelse på det nivå saken gjelder, vanligvis på medvirkningsnivå.
Hvis anskaffelser og utstyr kan medføre risiko, støy mv skal verneombudet involveres i beslutningsprosessen. Anskaffelser av byggrelatert utstyr som kan medføre risiko, skal behandles i AMU.
Ved inngåelse av rammeavtaler, fastsettelse av standarder (for eksempel dataskjermer), skal det legges vekt på brukerens behov, brukergrensesnitt mv.
Ved større innkjøp og inngåelse av rammeavtaler skal det normalt nedsettes brukergrupper.
7.5.6. Opplæring
Opplæring ivaretas på nærmeste nivå, dvs. felles opplæringstiltak for en arbeidsgruppe diskuteres i arbeidsfellesskapet, og den enkelte medarbeiders opplæringsbehov ivaretas av nærmeste leder, for eksempel i medarbeidersamtalen.
Opplæring i et bredere arbeidsmiljøperspektiv fastsettes i AMU, men skal også drøftes i IDF SESAM, jf. TPA pkt. 6.5.6.
7.5.7. Oppsetting av arbeidsplaner
Prinsipper for oppsetting av arbeidsplaner og rammer for bruk av virkemidler, som forskyving av arbeidstid (HTA § 7 nr. 2 og 6), gjennomsnittsberegning, behov for overtid, lørdagsarbeid, drøftes i IDF LOSAM eller evt. i IDF SESAM.
Oppsett av konkrete arbeidsplaner, pålegg om overtid mv. skjer normalt med den enkelte arbeidsgruppe/medarbeider, jf. pkt. 9. medvirkning.
Tillitsvalgte eller arbeidsgiver kan kreve drøftelser om innføring av fleksibel arbeidstid, jf. Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten. Det vises til bestemmelsene i særavtalen. Se også HA § 22.2 hvis det ikke oppnås enighet.
7.5.8. Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan drøftes i IDF LOSAM, jf. TPA pkt. 13.
7.5.9. Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter
Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter ivaretas på medvirkningsnivå eller drøftes i IDF LOSAM i sammenheng med omgjøring av ikke besatte stillinger, budsjett, bemanningsplan, ekstern finansiering mv.
7.5.10. Andre saker til drøfting
a) Utlysningstekster. Etter HTA pkt. 2.5.5 (1) skal tillitsvalgte for organisasjonene ved IDF LOSAM orienteres om kunngjøringsteksten. De tillitsvalgte kan kreve å få drøfte lønnsplasseringen i alle stillinger, og for teknisk/administrative stillinger kan det også kreves å få drøftet kunngjøringsteksten for øvrig. Det vises til personalreglement for teknisk/administrative stillinger pkt. 3.7, og personalreglement for vitenskapelige stillinger pkt. 3.6.
Saksbehandling av kunngjøringstekster bør normalt foregå på samme måte som ved drøfting av lønn, dvs. fortløpende ved bruk av kommunikasjonsverktøy. IDF LOSAM må komme med eventuelle tilbakemeldinger til arbeidsgiver innen tre virkedager etter at kunngjøringsteksten sendes IDF LOSAMS medlemmer.
I enkelte tilfeller kan tillitsvalgte be om at kunngjøringsteksten drøftes i møte. Eksempler på slike tilfeller kan være manglende referat fra medvirkning, særlige forhold i teksten eller oppfølging av spørsmål fra rådgivende gruppe.
Etter HA § 31 (3) om likestilling, skal de tillitsvalgte ha anledning til å uttale seg om likestillingspunktet i kunngjøringsteksten før stillingen kunngjøres.
b) Interne kunngjøringer. De stillinger som er nevnt i personalreglement for teknisk/administrative stillinger pkt. 3.4 kan kunngjøres internt etter drøftinger i IDF LOSAM.
c) Innleie av bemanning. Etter statsansatteloven § 12 (1) skal drøftinger om innleie av bemanning fra virksomhet som ikke har til formål å drive utleie, gjennomføres før beslutning om innleie foretas.
d) Behov for overtid skal drøftes ihht. aml § 10-6 (3).
e) Saker innmeldt fra institutt/avdelingsnivå og som ikke gjelder faste informasjons-, drøftelses- eller forhandlingssaker.
f) Prinsipielle saker som kan skape presedens for alle institutt/avdelinger innen driftsenheten.
g) Xxxxx saker som ikke uttrykkelig er nevnt under pkt. 7.5 eller 7.6 og som en av partene mener har betydning for de ansattes arbeidssituasjon, skal drøftes mellom partene dersom enten arbeidsgiver eller organisasjonene ved de tillitsvalgte krever det.
7.6. Forhandlinger i IDF LOSAM, jf. HA § 19
Etter HA § 19 må avgjørelser som treffes ved forhandlinger:
1) ligge innenfor arbeidsgiverinstansens myndighetsområde
2) ligge innenfor rammen av budsjettvedtak Stortinget har fattet, eller innenfor rammen av budsjettfullmakter Stortinget har gitt
3) være underlagt og i samsvar med de instrukser eller de prioriteringer som det enkelte fagdepartement fastlegger for virksomheten, eller som virksomheten selv har truffet etter fullmakt.
7.6.1. Interne organisasjonsendringer
Interne organisasjonsendringer der følgende tre vilkår er oppfylt samtidig skal forhandles i IDF LOSAM når driftsenheten eller en eller flere underliggende avdelinger/institutter blir berørt:
• Organisasjonskartet endres9
• Endringen er ment å vare over seks måneder.
• Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr
Samarbeidet om interne organisasjonsendringer kan skje i partssammensatte arbeidsgrupper, jf. for øvrig HA §§ 11 nr. 3 og 12.
NTNUs styre har «eksklusiv kompetanse» til å fatte beslutning i saker om interne organisasjonsendringer, jf. univl § 9-2 (4). Det skal likevel på vanlig måte forhandles mellom partene i IDF LOSAM. Så langt det er mulig må arbeidsgiverparten sørge for å innhente nødvendige forhandlingsfullmakter fra styret/øverste administrative leder. Ved enighet mellom partene om et forhandlingsresultat, skal dette på vanlig måte nedfelles i protokoll etter bestemmelsene i HA § 23 nr. 1. Dersom partene imidlertid ikke kommer til enighet, løftes saken til IDF SESAM. Ved uenighet mellom partene i IDF SESAM er det styret eller det kollegiale organet som tar den endelige beslutningen. Se også pkt. 6.6.1.
Omstillingsprosesser er omtalt under TPA pkt. 15.
7.6.2. Opprettelse av ny stilling (bemanningsøkning)
Forhandling om opprettelse av ny stilling skjer i IDF LOSAM.
Dette gjelder fordeling av nye stillinger hvor dette ikke allerede er avgjort gjennom budsjettbehandlingen, alternativt av den som har budsjettdisponeringsmyndigheten. (Opprettelse av ny stilling avgjøres som regel i budsjettbehandlingen slik at en forhandlingssituasjon om dette sjelden vil oppstå, og at medbestemmelse vanligvis skjer gjennom drøfting.)
7.6.3. Velferdstiltak og fordeling av velferdsmidler
Den enkelte virksomhet kan fastsette egne retningslinjer for bruk av velferdsmidler, jf. SPH pkt. 10.9. KMD fastsetter likevel maksimumsbeløpet pr. ansatt som kan benyttes til velferdstiltak. Bruken av velferdsmidlene fastsettes gjennom forhandlinger i IDF SESAM, jf. pkt.6.6.3.
Velferdsmidler som IDF SESAM har avsatt til driftsenheten, fordeles ved forhandlinger i IDF LOSAM.
7.6.4. Personalreglement, jf. statsansatteloven § 2
Personalreglement for NTNU forhandles på IDF SESAM-nivå.
9 Eksempler på endringer som vil framgå av et organisasjonskart er opprettelse av nye enheter (avdelinger, seksjoner, kontorer), sammenslåing av enheter, nye instruksjonslinjer og flere nivå
7.6.5. Disponering av arealer
Arealdisponering som gjelder innen driftsenheten fastsettes gjennom forhandlinger i IDF LOSAM.
Det skal forhandles om hvordan et arbeidslokale skal benyttes med hensyn til fellesareal, spiserom og arbeidsplasser. Dette gjelder i både nye, leide og ombygde lokaler. Dette må ses i sammenheng med regler for innredning og krav til arealene som fastsettes i AML/AMU.
Dette må også ses i sammenheng med øvrig medbestemmelse i byggesaker mv. Det bemerkes at plasseringen av avdelinger eller hvilket kontor/arbeidsplass som skal benyttes av den enkelte arbeidstaker, er et drøftingsspørsmål, jf. TPA pkt. 7.5.3. Det samme gjelder spørsmålet om et kontorareal skal være åpent eller inndelt i kontorer.
Arealdisponering som gjelder campus Gjøvik og campus Ålesund fastsettes gjennom forhandlinger i de respektive IDF LOSAM etter forutgående drøfting i IDF GSAM/IDF ÅSAM. Forhandling om arealbruk kan skje i IDF GSAM/IDF ÅSAM etter fullmakt fra dekan/dekaner i hver enkelt sak. TPA pkt
4.4.1 gjelder også her.
7.6.6. Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan forhandles i IDF LOSAM. Jf. TPA pkt. 13.
7.6.7. Andre saker til forhandling (må hjemles)
a) Forhandlinger om lønn og arbeidsvilkår etter HTA pkt. 2.5.1, 2.5.2, 2.5.3 og 2.5.4 skal kun gjennomføres i IDF SESAM som det høyeste nivå innen virksomheten. Det vises til Hovedtariffavtalenes (HTA) pkt. 2 (dvs. SPH pkt. 7.2) om lokale forhandlinger.
b) Etter statsansatteloven § 11 (2) kan partene avtale skriftlig, tidsbegrenset innleie av bemanning fra virksomhet som har til formål å drive utleie, ut over vilkårene i statsansatteloven § 11 (1).
c) Når det innføres ny eller betydelige endringer av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) skal det avtales hvordan de ansatte skal sikres kompetanseheving. IKT som innføres lokalt for driftsenheten skal avtales i IDF LOSAM, jf. HA § § 4 nr. 4, 7 nr. 9, 22 nr.3 og 36 nr. 10.
d) Når forholdene tilsier det, kan partene avtale ansattes/tillitsvalgtes medbestemmelsesdeltakelse i ledergrupper, styringsgrupper o.l., jf. pkt. 4.4.3.
e) Etter aml § 10-6 (5) kan arbeidsgiver og tillitsvalgte skriftlig avtale overtidsarbeid ut over de ordinære rammer for overtid. Ved slike forhandlinger kan rammene økes inntil 20 timer i løpet av sju dager, men slik at samlet overtidsarbeid ikke overstiger 50 timer i fire sammenhengende uker. Overtidsarbeidet må ikke overstige 300 timer innenfor en periode på 52 uker. Inngåtte avtaler med begrunnelse for utvidelsen oversendes til IDF SESAM.
8.1. Saksbehandling i IDF GSAM/IDF ÅSAM
a) Det skal senest ved siste møte hvert semester utarbeides en møtekalender med oversikt over når IDF GSAM/IDF ÅSAM skal ha møter påfølgende semester, IDF GSAM/IDF ÅSAMs viktigste saker og når de skal behandles. Faste møtesaker skal fremgå for de enkelte møter. Det skal hvert semester avholdes minst tre møter i IDF GSAM/IDF ÅSAM.
Spørsmål som krever hurtig behandling kan i tillegg til møtene behandles fortløpende ved bruk av kommunikasjonsverktøy10.
Viserektor besørger en sekretærfunksjon for IDF GSAM/IDF ÅSAM som ivaretar møteinnkalling, saksfremlegg, gjennomføring av møter, referat med utsendelse, oppfølging av vedtak og kontakt mot IDF GSAM/IDF ÅSAMs medlemmer og andre aktuelle aktører.
b) Oppdatert møtekalender, innkalling og referat legges ut på IDF GSAM/IDF ÅSAMs hjemmeside på intranett, og enkeltsaker som har betydning for et eller flere fakultet eller institutt, skal spesifikt formidles til det eller de fakultet eller institutt saken gjelder. Eventuelle opplysninger av sensitiv og/eller personlig art skal anonymiseres eller fjernes i versjonen av innkallingen/referatet som legges ut på intranettet.
HR- og HMS-avdelingen utarbeider maler til møtekalender, innkalling og referat som legges ut på intranettet.
c) IDF SESAM/IDF LOSAM skal opplyses om nødvendig og relevant informasjon fra IDF GSAM/IDF ÅSAM. IDF GSAM/IDF ÅSAM melder inn slike saker til IDF SESAM via HR- og HMS-avdelingen og til sekretariatet for det/de aktuelle IDF LOSAM når sakene er ferdigbehandlet.
Referat fra møter i IDF SESAM og IDF LOSAM skal gjøres tilgjengelig for IDF GSAM og IDF ÅSAM. Enkeltsaker som har betydning for IDF GSAM/IDF ÅSAM skal spesifikt formidles til det eller de IDF GSAM/IDF ÅSAM saken gjelder.
x) Xxxxx som ønskes behandlet i IDF GSAM/IDF ÅSAM, varsles til IDF GSAM/IDF ÅSAMs sekretær senest to uker før møtet.
Dekaner/Instituttledere/avdelingsledere har et ansvar for å sikre at relevante og viktige saker fra eget institutt/avdeling blir fremmet for IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. pkt. 8.3.
Tillitsvalgte og verneombud har også et ansvar for å melde inn aktuelle saker for IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. fagforeningenes informasjonsplikt. Se TPA pkt. 8.4.
10 Ved utsendelse av dokumenter med sensitive eller graderte opplysninger, må kommunikasjonsverktøy være sikkerhetsklarert, f.eks. ePhorte.
Viserektor skal melde inn saker til IDF GSAM/IDF ÅSAM dersom saken anses å være av betydning. IDF GSAM/IDF ÅSAM står fritt til å avvise saker dersom den åpenbart ligger utenfor IDF GSAM/IDF ÅSAMs område.
e) Innkalling til IDF GSAM/IDF ÅSAM med saksdokumenter sendes ut minimum en uke (fem arbeidsdager) før møtet. Den enkelte sak skal være tilstrekkelig opplyst slik at reelle drøftinger eller forhandlinger kan gjennomføres.
f) På møter i IDF GSAM/IDF ÅSAM kan saksbehandlere fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden delta i enkeltsaker etter innkalling.
g) Det skal skrives referat fra alle IDF GSAM/IDF ÅSAMs møter, jf. HA § 21 og evt. HA § 22. Fra forhandlingsmøtene føres protokoll etter bestemmelsene i HA § 23.
h) I drøftings- og forhandlingssaker etter pkt. 8.5 og 8.6 skal IDF GSAM/IDF ÅSAM delta i alle faser av prosessen, jf. HA § 1 nr. 6. Dette gjelder særlig forhandlinger om stedlig arealdisponering. Partene må så tidlig som mulig avtale eventuell deltakelse i prosjektgrupper, styringsgrupper og lignende se pkt. 4.4.3.
i) Forhandlinger eller drøftinger skal være påbegynt senest ved første ordinære IDF GSAM/IDF ÅSAMs-møte etter krav er satt fram. Forhandlingene eller drøftingene kan kreves avsluttet en uke etter at de er påbegynt, jf. HA § 20.
Ved saker som krever forhandling kan partene blir enige om å gjennomføre forberedende møte(r) som avklarer partenes standpunkt og hva partene er enige om og ikke.
j) IDF GSAM/IDF ÅSAM skal ha tilsyn med at medvirkning innen geografiske enheter fungerer, jf. TPA pkt. 9.1. Det skal årlig og senest på årets første møte foreligge systemer og rutiner som sørger for at IDF GSAM/IDF ÅSAM innehar en reell tilsynsfunksjon. Arbeidet med å utarbeide slike systemer og rutiner kan delegeres til viserektor. Referat fra medvirkningsmøter på institutt/avdelingsnivå skal gjøres tilgjengelig for IDF GSAM/IDF ÅSAM.
8.2 Generelle saker i IDF GSAM/IDF ÅSAM
IDF GSAM/IDF ÅSAM skal ha informasjon fra IDF LOSAM angående saker som gjelder Gjøvik/Ålesund
8.3. Arbeidsgivers informasjonsplikt i IDF GSAM/IDF ÅSAM , jf. HA § 17
a) Viserektor plikter å gi IDF GSAM/IDF ÅSAM informasjon ihht viserektors mandat og rolle. Det skal informeres om beslutninger som vurderes, og om beslutninger som er tatt.
Viserektor plikter så tidlig som mulig å gi tillitsvalgte informasjon når det er truffet politiske beslutninger av lokalgeografisk betydning, jf HA § 2 nr. 4 når disse får innvirkning på den enkeltes arbeidssituasjon.
b) Viserektor skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under administrasjonens behandling av sakene, slik at de tillitsvalgtes muligheter til medbestemmelse blir reell i de forskjellige faser av behandlingen.
c) Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal snarest bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling.
d) Informasjon skal gis uten unødig bruk av spesialuttrykk. Er saken komplisert, eller forutsetter den en spesiell innsikt, skal viserektor sørge for at fagforeningene ved de tillitsvalgte får en hensiktsmessig faglig innføring.
e) I saker av stor betydning for de ansatte, f.eks. i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv., har viserektor et spesielt ansvar for at alle ansatte lokalt blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte.
8.4 Fagforeningenes informasjonsplikt i IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. HA § 17 Fagforeningene ved de tillitsvalgte plikter å gi viserektor informasjon om saker som behandles i fagforeningene og som det er av betydning for viserektor å få informasjon om.
8.5 Drøftinger i IDF GSAM/IDF XXXX, jf. HA § 18
Hensikten med drøftinger er å sikre at ansattes synspunkter og kommentarer blir kjent og vurdert før beslutning tas, jf. HA § 1 nr. 6 og § 22.
Viserektor plikter å ta opp til drøfting med fagforeningene ved de tillitsvalgte lokale saker som grunnlag for innspill i linjen. Slike saker kan være byggeprosjekter og ev. høringer og lignende som har et særlig lokalgeografisk perspektiv, samt orientering og drøfting av ulike felles arrangementer.
Fagforeningenes tillitsvalgte kan kreve opptatt drøftinger om de samme sakene.
8.5.1 Budsjettforslag
Budsjettforslag drøftes i IDF-LOSAM, evt. IDF-SESAM.
8.5.2 Omgjøring av en ikke besatt stilling.
Omgjøring av en ikke besatt stilling drøftes i IDF-LOSAM.
8.5.3 Byggeprosjekter i Gjøvik og Ålesund
Byggeprosjekter i campus Gjøvik og campus Ålesund drøftes lokalt i IDF GSAM/IDF ÅSAM som grunnlag for innspill i linjen.
Det står skrevet i merknad til HA § 19. e) at «Plasseringen av avdelinger eller hvilket kontor/arbeidsplass som skal benyttes av den enkelte arbeidstaker, er et drøftingsspørsmål. Det samme gjelder spørsmålet om et kontorareal skal være åpent eller inndelt i kontorer.» Ved tildeling av kontorer/arbeidsplass til enkeltpersoner er IDF GSAM/IDF ÅSAMs rolle er først og fremst å påse at medvirkning er reell. IDF GSAM/IDF ÅSAM skal derfor utvise forsiktighet med å drøfte tildeling
dersom det er utøvd reell medvirkning ved enheten. Eventuelle interessekonflikter lokalt skal avklares i de ulike IDF LOSAM, evt. IDF SESAM.
8.5.4 Driftsenhetenes planer
Plan- og budsjett drøftes i IDF-LOSAM.
8.5.5 Anskaffelser mv.
Ved fordeling av utstyr og hjelpemidler skal medarbeidere ha medvirkning/medbestemmelse på det nivå saken gjelder, vanligvis på medvirkningsnivå. Evt. medbestemmelse ivaretas av IDF-LOSAM.
Hvis anskaffelser og utstyr kan medføre risiko, støy mv skal verneombudet involveres i beslutningsprosessen. Anskaffelser av byggrelatert utstyr som kan medføre risiko, skal behandles i AMU.
Ved inngåelse av rammeavtaler, fastsettelse av standarder (for eksempel dataskjermer), skal det legges vekt på brukerens behov, brukergrensesnitt mv.
Ved større innkjøp og inngåelse av rammeavtaler skal det normalt nedsettes brukergrupper. Slike grupper nedsettes i IDF-LOSAM.
8.5.6 Opplæring
Opplæring ivaretas på nærmeste nivå, dvs. felles opplæringstiltak for en arbeidsgruppe diskuteres i arbeidsfellesskapet, og den enkelte medarbeiders opplæringsbehov ivaretas av nærmeste leder, for eksempel i medarbeidersamtalen.
Opplæring i et bredere arbeidsmiljøperspektiv fastsettes i AMU, men skal også drøftes i IDF SESAM, jf. TPA pkt. 13.
8.5.7 Oppsetting av arbeidsplan11
Prinsipper for oppsetting av arbeidsplaner og rammer for bruk av virkemidler, som forskyving av arbeidstid (HTA § 7 nr. 2 og 6), gjennomsnittsberegning, behov for overtid, lørdagsarbeid, drøftes i IDF LOSAM eller evt. i IDF SESAM.
Oppsett av konkrete arbeidsplaner, pålegg om overtid mv. skjer normalt med den enkelte arbeidsgruppe/medarbeider, jf. pkt. 9 medvirkning.
8.5.8 Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan drøftes i de respektive IDF LOSAM, jf. TPA pkt. 13.
8.5.9 Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter
Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter ivaretas på medvirkningsnivå eller drøftes i IDF LOSAM.
11 Eksempelvis tjenesteliste, vaktplan, turnuslister, skiftarbeid og beredskapstjeneste
8.5.10 Andre saker til drøfting
a) Saker innmeldt fra viserektor og som ikke gjelder faste informasjons-, drøftelses- eller forhandlingssaker.
b) Prinsipielle saker som kan skape presedens for alle institutt/avdelinger lokalt: Her kan IDF GSAM/IDF ÅSAM gi sine innspill til IDF LOSAM eller IDF SESAM.
8.6 Forhandlinger i IDF GSAM/IDF ÅSAM, jf. HA § 19
Etter HA § 19 må avgjørelser som treffes ved forhandlinger:
a) ligge innenfor arbeidsgiverinstansens myndighetsområde
b) ligge innenfor rammen av budsjettvedtak Stortinget har fattet, eller innenfor rammen av budsjettfullmakter Stortinget har gitt
c) være underlagt og i samsvar med de instrukser eller de prioriteringer som det enkelte fagdepartement fastlegger for virksomheten, eller som virksomheten selv har truffet etter fullmakt.
Arbeidsgiver plikter å ta de sakene som nevnt nedenfor opp til forhandling med organisasjonene ved de tillitsvalgte, med mindre partene i det enkelte tilfelle blir enige om noe annet. Organisasjonene ved de tillitsvalgte kan kreve opptatt forhandlinger om de samme sakene. Det fremgår av det enkelte punkt om saker skal forhandles i IDF GSAM/IDF ÅSAM, IDF LOSAM og/eller i IDF SESAM. Opplistingen nedenfor er uttømmende:
8.6.1 Interne organisasjonsendringer
Interne organisasjonsendringer forhandles i de respektive IDF LOSAM, se pkt. 7.6.1.
8.6.2 Opprettelse av ny stilling (bemanningsøkning)
Forhandling om opprettelse av ny stilling skjer i IDF LOSAM.
8.6.3 Velferdstiltak og fordeling av velferdsmidler
Den enkelte virksomhet kan fastsette egne retningslinjer for bruk av velferdsmidler, jf. SPH pkt. 10.9. KMD fastsetter likevel maksimumsbeløpet pr. ansatt som kan benyttes til velferdstiltak. Bruken av velferdsmidlene fastsettes gjennom forhandlinger i IDF SESAM, jf. pkt. 6.6.3.
Velferdsmidler som IDF SESAM har avsatt til driftsenheten, fordeles ved forhandlinger i IDF LOSAM. Velferdsmidler som IDF SESAM eventuelt har avsatt særskilt til campus Gjøvik og Ålesund fordeles ved forhandling i IDF GSAM/IDF ÅSAM.
8.6.4 Personalreglement, jf. statsansatteloven § 2.
Personalreglement for NTNU forhandles på IDF SESAM-nivå.
8.6.5 Disponering av arealer
Arealdisponering som gjelder campus Gjøvik og campus Ålesund fastsettes gjennom forhandlinger i de respektive IDF LOSAM etter forutgående drøfting i IDF GSAM/IDF ÅSAM. Forhandling om arealbruk kan skje i IDF GSAM/IDF ÅSAM etter fullmakt fra dekan/dekaner i hver enkelt sak. TPA pkt
4.4.1 gjelder også her.
Dette må også ses i sammenheng med øvrig medbestemmelse i byggesaker mv. Det bemerkes at plasseringen av avdelinger eller hvilket kontor/arbeidsplass som skal benyttes av den enkelte arbeidstaker, er et drøftingsspørsmål, jf. TPA pkt. 8.5.3. Det samme gjelder spørsmålet om et kontorareal skal være åpent eller inndelt i kontorer.
8.6.6. Saker under arbeidsmiljøloven § 7-2 (2)
De sider av sakene som etter aml § 7-2 (2) ikke er arbeidsmiljørelatert kan forhandles i IDF LOSAM.
8.6.7 Andre saker til forhandling (må hjemles)
a) Forhandlinger om lønn og arbeidsvilkår etter HTA pkt. 2.5.1, 2.5.2, 2.5.3 og 2.5.4 skal kun gjennomføres i IDF SESAM som det høyeste nivå innen virksomheten. Det vises til Hovedtariffavtalene (HTA) pkt. 2 (dvs. SPH pkt. 7.2) om lokale forhandlinger.
Medvirkning er hovedsakelig hjemlet i Hovedavtalen i staten, arbeidsmiljøloven, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og styringsreglement for NTNU. Forskjellen mellom medbestemmelse og medvirkning fremgår av TPA pkt.4.1.
Gjennom medvirkningsordningen skal ansatte så tidlig så mulig ha informasjon fra sin(e) leder(e) – og gis mulighet til å gi utrykk for sin mening – om forhold som berører egen arbeidssituasjon før beslutning fattes. Medvirkning kan også innebære deltagelse i prosjektgrupper, utvalg mv. dersom slike nedsettes.
IDF LOSAM skal ha tilsyn med at medvirkningen innen driftsenheten fungerer iht. intensjonen. Kopi av referat fra møter på institutt/avdelingsnivå skal gjøres tilgjengelig for IDF LOSAM. I saker hvor det oppstår uenigheter skal dette avklares i IDF LOSAM.
9.2. Ansvar for medvirkning – opplæring
Alle ledere med personalansvar ved NTNU har ansvar for at det legges til rette for og at det reelt gjennomføres medvirkning etter denne TPA. Ledere med personalansvar skal årlig delta i opplæring/oppdatering i tilpasningsavtalen med særlig fokus på medvirkning og leders forhold til IDF LOSAM. Opplæring/oppdatering fastsettes av IDF SESAM og kan foregå ved e-læring el.l.
Ledere – og særlig instituttledere – har også et ansvar for å sikre at relevante og viktige saker blir fremmet for IDF LOSAM, jf. TPA pkt. 7.2.a).2 a). Dette må skje på et tidlig tidspunkt, jf. pkt. 7..3.b) og 0.
9.3. Medvirkning ved institutt/avdeling
Ved institutt/avdeling behandles saker som berører arbeidssituasjonen til flere av seksjonene/ faggruppene/arbeidsgruppene innenfor instituttet/avdelingen. Typiske medvirkningssaker fremgår av pkt. 9.6 under.
Det skal skrives referat fra møtene jf. TPA 9.1. Referatene gjøres tilgjengelig for både ansatte og studenter. IDF LOSAM skal også ha kopi av referatene.
Spesielle bestemmelser for instituttene:
I følge styringsreglementet pkt. 4.1.5. skal hvert institutt ha følgende medvirkningsorganer:
• Personalmøte (alle ansatte ved instituttet)
• Forum for ansatte i undervisnings – og forskerstilling
Disse fora møtes minst 1 gang i semesteret og kommer med tilrådning før behandling i utvidet ledergruppe, instituttstyre eller –råd.
Det skal skrives referat fra møtene, jf. TPA pkt. 9.1. Referatene gjøres tilgjengelig for både ansatte og studenter12. IDF LOSAM skal også ha kopi av referatene.
• Personalmøtet skal særlig gi råd i utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner13 (Strategiske bemanningsplaner drøftes deretter i IDF LOSAM).
• Forum for ansatte i undervisnings- og forskerstilling skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger, emneportefølje og studieprogram
9.4. Medvirkning i faggruppe/seksjon/arbeidsgruppe
Ved faggruppe/seksjon/arbeidsgruppe behandles saker som berører arbeidssituasjonen til medarbeiderne ved gruppen/seksjonen. Typiske medvirkningssaker fremgår av pkt. 9.6 under.
Medvirkningen skal normalt skje gjennom faste møter, og leder setter opp en møteplan for hvert semester. For saker som haster kan møter arrangeres ad hoc. Det skal skrives referat fra møtene, jf. TPA pkt. 9.1. Referatene gjøres tilgjengelig for både ansatte og studenter. IDF LOSAM skal også ha kopi av referatene.
Ved omgjøring av en ikke besatt stilling, vil disponering av ubenyttede lønnsmidler normalt skje som del av budsjettprosessen, evt. som en omdisponering eller bruk av ledige lønnsmidler i løpet av året. Medvirkning skal først og fremst skje i arbeidsgruppen/arbeidsfellesskapet hvor spørsmål som hvem skal utføre arbeidet til den som slutter osv. best ivaretas. I arbeidsgruppen vil også hensynet til karriereutvikling og utvikling for den enkelte medarbeider ivaretas.
Når disponering av ledige lønnsmidler inngår i en strukturell diskusjon om stillingsendringer, dvs. prioritering mellom ulike enheters behov (strategisk personalplanlegging), skal saken behandles i IDF LOSAM. Se TPA pkt. 7.5.4 og 7.5.7.
Omdisponeringer mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter henger sammen med ledighet i stilling, bemanningsplan, overtidsbruk, ekstern finansiering og øvrige budsjettpunkter. Dette ses i sammenheng med medvirkning innen budsjett og planarbeidet forøvrig.
Felles opplæringstiltak for arbeidsgruppen diskuteres i arbeidsfellesskapet.
Ved anskaffelse og fordeling av utstyr og hjelpemidler skal medarbeidere ha medvirkning på det nivå saken gjelder. Normalt skjer medvirkningen i arbeidsfellesskapet/arbeidsgruppen.
12 Jf. Styresak 15/13 vedtak pkt. 5.
13 Enhetens strategiske bemanningsplan bør være en plan av handlinger med hensikten å nå enhetens mål. Det innebærer mer enn bare en bemanningsoversikt. I planen kan det for eksempel tas hensyn til planlagt avgang, rekruttering, opprykk, start av rekruttering osv. Planen bør også omfatte økonomisk dekning av handlingene.
Oppsett av den konkrete arbeidsplan14, pålegg om overtid mv. skjer normalt med den enkelte arbeidsgruppe (evt. medarbeider). IDF LOSAM skal orienteres om dette. Prinsipper for oppsetting av arbeidsplaner og rammer for bruk av virkemidler, som forskyving av arbeidstid, behov for overtid, lørdagsarbeid, drøftes i IDF LOSAM, jf. pkt. 7.5.7.
9.5. Medvirkning for den enkelte medarbeider
Medvirkning skal foregå i kollektiv medvirkningsarena på institutt/avdelingsnivå (jf. 9.3) eller faggruppe/seksjonsnivå (jf. 9.4). Samtaler med den enkelte medarbeider er et supplement til kollektiv medvirkning, og skal kun benyttes utfyllende etter behov.
Saker som er av stor betydning for den enkelte medarbeider kan tas opp i direkte samtale med vedkommende, for eksempel bytte av kontorplass, endringer i oppgaver osv. Det må vurderes om saken er av en slik art at medarbeideren bør oppfordres til å søke om bistand fra tillitsvalgt.
Medarbeidersamtale. Den enkelte medarbeider skal følges opp gjennom medarbeider- eller utviklingssamtaler, jf. HA § 32.. Medvirkning når det gjelder den enkelte medarbeiders opplæringsbehov skal ivaretas av leder gjennom medarbeidersamtale.
Medvirkningsplikt. Alle medarbeidere skal delta i medarbeidersamtaler de er innkalt til. Den enkelte har også generell medvirkningsplikt etter aml §§ 2-3 og 3-1.
Xxxxx- og karrieresamtale. Etter HTA fellesbestemmelsene § 3 (5) har arbeidstaker «rett til en årlig samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling. Samtalene skal bidra til likelønn mellom kjønnene. (…). Lønns- og karrieresamtale er et selvstendig møte som bør gjennomføres i forkant av lønnsoppgjøret. For å sikre likebehandling bør ledere med personalansvar aktivt tilby slike samtaler til alle sine medarbeidere.
Aktuelle punkter som bør inngå i medvirkningsordningen er blant annet:
• budsjett, regnskap og økonomi, omdisponering mellom lønn og drift.
• beslutninger vedr oppgavefordeling, arbeidsgjennomføring, arbeidsplaner, organisering og tilrettelegging av arbeidsplassen mv. (se også styringsreglement for NTNU pkt. 4.1.5. om personalmøtet).
• evt. endringer i bemanning.
• anskaffelser av hjelpemidler og utstyr.
• opplæring og kompetanseutvikling .
• innføring av IKT-systemer.
• utlysning av ledige stillinger.
• Likestilling, behandles etter bestemmelsene i TPA pkt. 11
• HMS-tiltak.
14 Eksempelvis tjenesteliste, vaktplan, turnuslister, skiftarbeid og beredskapstjeneste
• planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak, jf. TPA pkt. 13.
• planlegging og vurdering av arbeidsmiljøet og gjennomføring av nødvendige og forebyggende tiltak, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 2-1.
• krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling, jf. aml § 4-2.
De fire siste kulepunktene går i hovedsak inn på området underlagt AMU og verneombudet, men IDF LOSAM skal også ha tilsyn med at arbeidsgiver ivaretar medvirkningsplikten på disse områdene.
I saker av stor betydning for de ansatte, f.eks. i forbindelse men rasjonalisering, organisasjonsendringer mv., har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle ansatte blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte.
10.1. Personalpolitikk – mangfold
I henhold til HA § 29 er det en overordnet målsetting i staten at arbeidsgiverne i virksomhetene, i samarbeid med de ansattes organisasjoner, skal legge til rette for en inkluderende og involverende personalpolitikk. Så langt den enkelte virksomhets særpreg tillater det, skal personalpolitikken generelt og rekrutteringstiltak spesielt, legge til rette for mangfold blant de ansatte i virksomheten, særlig i forhold til kjønn (herunder kvinner til ledelse), etnisitet, funksjonsevne og alder.
Personalpolitikken i staten skal ha som formål å utvikle medarbeidernes kompetanse på en slik måte at de settes i stand til å utføre virksomhetens prioriterte oppgaver på en god måte.
Arbeidsgiver skal i samråd med de tillitsvalgte utforme en livsfaseorientert personalpolitikk, som blant annet ivaretar seniorperspektivet.
Dersom personer med innvandrerbakgrunn (SPH pkt. 1.6.3) eller personer med nedsatt funksjonsevne (forskrift til statsansatteloven § 6) er underrepresentert blant de ansatte i en bestemt stillingsgruppe, bør arbeidsgiver i utlysningen oppfordre den underrepresenterte gruppen til å søke. Er det kvalifiserte søkere fra den underrepresenterte gruppen til en bestemt stilling, bør arbeidsgiver kalle inn minst en slik søker til intervju. Se også HA § 30.
Det vises til KMDs hjemmeside om mangfoldsrekruttering, med link til veileder om temaet.
a) tiltak som må iverksettes for at arbeidstakere med midlertidig eller varig nedsatt funksjonsevne, skal kunne få eller beholde et høvelig arbeid
b) tiltak som må iverksettes for at personer med midlertidig eller varig nedsatt arbeidsevne skal kunne ansettes i virksomheten
c) tiltak som er nødvendig å iverksette i forhold til arbeidstakere som misbruker rusmidler
d) tiltak som må iverksettes for å forebygge mobbing/trakassering og bidra til sosial inkludering på arbeidsplassen
e) tilrettelegging for at arbeidstakere som har vansker med å tilpasse seg ny arbeidssituasjon eller ny teknologi, kan fylle andre funksjoner i virksomheten.
Arbeidsgiver har et særlig ansvar for å lede virksomheten på en slik måte at ikke uheldig forskjellsbehandling av arbeidstakere som nevnt over, skjer. Tillitsvalgte og den enkelte arbeidstaker har ansvar for å medvirke til dette.
11.1. Arbeidsgivers plikter, jf. kommentar i SPH nr. 1 til HA § 31
Likestillingsloven § 23 pålegger arbeidsgiver en aktivitetsplikt for å forhindre forskjellsbehandling og iverksette konkrete tiltak for å fremme likestilling. For at arbeidet skal være målrettet må både målet for arbeidet defineres, og hvem som er ansvarlig for å oppfylle dette.
Arbeidsgiver har ansvar for å vurdere alle sine personalpolitiske tiltak i forhold til likestillings- og diskrimineringslovgivningen, f.eks. arbeidstid, lønn, bruken av permisjonsordninger, fordelingen av arbeidsoppgaver, ansettelse/oppsigelser.
Viktige likestillingstiltak kan være å tilrettelegge for at ansatte kan kombinere arbeidet med familieliv (møter/undervisning bør legges til kjernetiden av hensyn til ansatte med omsorgsforpliktelser), og kartlegge lønnsforskjeller, herunder å legge frem statistikk ved lønnsforhandlingene for å beskrive lønnsendringer i forhold til kjønn. Praktisering av permisjoner og andre rettigheter som særlig nyttes av kvinner, må ikke medføre at kvinner får dårligere muligheter til opplæring, utdanning og avansement enn menn. Etter HTA pkt. 2.5.1 skal arbeidstakere som har permisjon med lønn vurderes lønnsmessig under lønnsforhandlingene. Dette gjelder også arbeidstakere som før virkningsdato har gjeninntrådt etter foreldrepermisjon uten lønn eller omsorgspermisjon uten lønn. Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3 gir bl.a. stipendiater og post.doc rett til forlengelse av tilsettingsperioden ved permisjon etter lov eller tariffavtale.
Rettigheter i forbindelse med arbeidstid, permisjon og omsorg skal praktiseres slik at de også gir menn like muligheter for å delta i omsorgsarbeid.
Etter likestillingsloven § 24 har arbeidsgiver en redegjørelsesplikt. Arbeidsgivere skal redegjøre for den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten og likestillingstiltak som er iverksatt og som planlegges iverksatt for å oppfylle aktivitetsplikten etter likestillingsloven § 23.
Redegjørelsesplikten gjelder for offentlige myndigheter og offentlige virksomheter som skal ta redegjørelsene inn i årsbudsjettet.
Kriterier for karriere- og lønnsutvikling, og tiltak for å forhindre seksuell trakassering jf. likestillingsloven § 25, skal iverksettes.
Arbeidsgiver må årlig informere medbestemmelsesorganene (IDF LOSAM/IDF SESAM) om det arbeidet som er gjennomført for å ivareta arbeidsgivers plikter etter likestillingsloven og HA/TPAs bestemmelser om likestilling.
11.2. Kompetanseutviklingstiltak
Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidsoppgavene i alle stillinger tilrettelegges slik at de er egnet for begge kjønn. Arbeidsoppgaver som kvalifiserer til avansement skal med utgangspunkt i de ansattes egnethet fordeles slik at kvinner og menn får samme mulighet for opprykk. Arbeidsgiver skal sørge for at det gis like muligheter til videreutdanning og etterutdanning av begge kjønn.
Arbeidsgiver skal arbeide aktivt for at flere kvinner rekrutteres til lederstillinger, særlig lederstillinger med faglig ledelse (f. eks. dekaner, instituttledere og prosjektledelse), og gi kvinner mulighet for å kvalifisere seg for lederrelaterte oppgaver.
11.3. Kjønnsnøytrale kriterier for lønnsfastsettelse
Det vises her til retningslinjer for lokal lønnspolitikk ved NTNU når det gjelder tiltak for å sikre kjønnsnøytrale kriterier for lønnsfastsettelse og en likestillingsfremmende praktisering av disse. Arbeidstaker har rett til en årlig samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling, jf. TPA pkt. 0. Samtalene skal bidra til likelønn mellom kjønnene, jf. HTA fellesbestemmelsene § 3 nr. 5.
11.4. Stillingsgrupper i virksomheten – kjønnsfordeling
Med stillingsgruppe menes i denne avtalen:
I. Vitenskapelige stillinger:
• Faste og midlertidige undervisnings- og forskerstillinger, inkludert rene forskerstillinger
• Rekrutteringsstillinger
II. Teknisk-/administrative stillinger:
• Lederstillinger hvor Xxxxxx er tilsettingsmyndighet (dekan, direktør)
• Andre lederstillinger (instituttleder, kontorsjef el. tilsvarende, fakultetsdirektør e.l., seksjonssjef
• Andre teknisk/administrative stillinger
Ved tilsetting skal det ikke legges vekt på søkernes sivilstand eller omsorgsforpliktelser. Hvert enkelt ledd i tilsettingsprosedyren har ansvar for å følge opp intensjonene i likestillingsloven § 1 og HA § 31. I utlysningsteksten skal det underrepresenterte kjønn oppfordres til å søke stillinger innenfor stillingsgrupper hvor moderat kjønnskvotering skal anvendes. Når søkere har tilnærmet like kvalifikasjoner, gis søkere fra det underrepresenterte kjønn fortrinnsrett når disse utgjør mindre enn 40 % av de ansatte i stillingsgruppen.
Beregningsgrunnlaget for kvotering i vitenskapelige stillinger er institutt og enheter på tilsvarende nivå. Selv om kvinne- eller mannsandelen ved et institutt er 40 % eller mer, skal kvoteringsregelen anvendes når fakultetet som instituttet sorterer under, har en andel under 40 % av et kjønn.
Forutsetning for å bruke likestillingsstatistikken er at den gir et godt og oppdatert uttrykk for den faktiske tilstanden på utlysnings- og ansettelsestidspunktet.
Det fremgår av HTA pkt. 0.0.xx «Det skal utarbeides nødvendige oversikter og sammenstillinger over lønn på alle nivå, fordelt på kvinner og menn, og klarlegge eventuelle forskjeller.»
Hovedregelen er at alle stillinger skal være åpne for både kvinner og menn, og annonsene skal formuleres slik at det ikke kan reise tvil om at stillingene kan søkes av begge kjønn.
Kunngjøringsteksten kan ha en særskilt oppfordring til kvinner om å søke lederstillinger (positiv særbehandling). Det er i samsvar med den personalpolitiske føringen som gjelder i staten om at det fortsatt er behov for å øke antallet kvinnelige søkere til lederstillinger.
I teknisk-/administrative stillinger kan man benytte positiv særbehandling for et bestemt kjønn dersom vilkårene etter likestillingsloven § 7 er oppfylt. For undervisnings- og forskerstillinger er NTNU pliktig til å invitere søkere av det ene kjønn til å søke stillingen, jf. univl § 6-3 (2), når vilkårene for positiv særbehandling etter likestillingsloven § 7 er oppfylt (se under).
Etter likestillingsloven § 7 om positiv særbehandling åpnes det for at man kan oppfordre søkere fra ett bestemt kjønn å søke en stilling når dette kjønnet er underrepresentert. Regler om dette følger også av HA § 31 , med noter og SPH pkt. 2.3.2.4. Hovedvilkåret er at det underrepresenterte kjønn må utgjøre mindre enn 40 % i den aktuelle stillingskategorien. I tillegg skal det være et rimelig forhold mellom det man ønsker å oppnå og hvor inngripende forskjellsbehandlingen er for den som stilles dårligere, og forskjellsbehandlingen skal opphøre når formålet med den er oppnådd.
Etter universitets- og høyskoleloven § 6-3 (2) er det i undervisnings- og forskerstillinger pålagt å benytte positiv særbehandling inntil man oppnår kravet om minst 40 % representasjon av begge kjønn.
11.7. Likestillingsombud, likestillingskomite, handlingsplaner mv.
Ved hver driftsenhet/administrasjonsenhet oppnevnes et likestillingsombud med vararepresentant. Retningslinjer for utnevnelse og ombudenes oppgaver utarbeides av NTNUs fellesadministrasjon og stadfestes i IDF SESAM.
IDF SESAM skal informeres om utnevnelse av likestillingskomite og komiteens arbeid. Handlingsplaner/ tiltaksplaner som vedrører likestilling skal legges frem på linje med andre styringsdokumenter/planer jf. pkt.6.5.4 og 7.5.4 i denne TPA.
11.8. Henvisninger til lovverk og retningslinjer
Likestilling er hjemlet og omtalt flere steder. Det vises særlig til:
• HA § 31 med kommentarer i SPH (SPH pkt. 8.31)
• Likestillings- og diskrimineringsloven
• Universitets- og høyskoleloven § 6-2
• Universitets- og høyskoleloven § 6-3 (2)
• Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3
• HTA pkt. 2.5.3 nr. 3 og fellesbest § 3 nr. 5
• Handlingsplan/styresak
• HR-portalen
• Personalreglement for teknisk/administrativt ansatte og for vitenskapelige ansatte
NTNU er en IA-virksomhet. Partene er enige om at det er viktig å arbeide for et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet, slik at sykefravær og uføretrygd reduseres. Et inkluderende arbeidsliv skal også bidra til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. NTNU har inngått IA-avtale med NAV om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtalen inngås for tre år og følger den statlige intensjonsavtalen inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet. Det vises til SPH pkt. 9.19.
I et systematisk HMS arbeid og arbeid med et inkluderende arbeidsliv, bør lederes fokus være positivt rettet mot den enkelte og den enkeltes friskhetsfaktorer, fremfor statistikk over sykefravær.
13. ARBEIDSMILJØUTVALGETS OPPGAVER – aml § 7-2 (2)
Etter HA § 25 kan partene i TPA fastsette at de hovedavtalesaker som også er nevnt i aml § 7-2 (2), helt eller delvis skal behandles etter reglene i HA og TPA i stedet for i arbeidsmiljøutvalget (AMU). Partene i TPA er enige om at saker etter aml § 7-2 (2) som hovedregel skal behandles i AMU. Dette gjelder spørsmål om:
• bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, Se link til HMS ved NTNU.
• opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet. Opplæring i et bredere arbeidsmiljøperspektiv skal drøftes i IDF SESAM.
• planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til aml § 18-9, og byggesaker med høy risiko.
• andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak. Medvirkning på planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet behandles også etter reglene i HA og TPA.
• etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. aml § 3-1.
• helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger.
De sider av sakene som etter denne bestemmelsen ikke er arbeidsmiljørelatert skal likevel behandles i medbestemmelsesorganene på det aktuelle nivå som kreves i det enkelte tilfelle. I slike saker deltar det respektive hovedverneombudet i det møte hvor medbestemmelsesorganet behandler saken.
Ved campus Gjøvik og campus Ålesund er det opprettet lokale arbeidsmiljøutvalg.
Verneombudslinjen ved NTNU er delt opp i tre nivåer. Et sentralt hovedverneombud (HVO) med stedfortreder, lokale hovedverneombud (LHVO) ved den enkelte driftsenhet, og verneombud ved den enkelte avdeling/enhet. Det sentrale hovedverneombudet kan delta som observatør i IDF SESAM med tale- og forslagsrett i spørsmål som gjelder drøfting og forhandling av de sider av sakene etter aml § 7-2 (2) som er arbeidsmiljørelatert. De lokale hovedverneombudene har på samme vilkår anledning til å møte i IDF LOSAM og stedlig lokale hovedverneombud i IDF GSAM og IDF ÅSAM. I tillegg har lokale verneombud og stedlige lokale hovedverneombud medvirkningsplikt i arbeidsmiljørelaterte saker. Arbeidsgiver ved alle nivå må sørge for at forholdene legges til rette for at lokalt verneombud med stedfortredere reelt kan utøve sin rolle.
Arbeidstilsynet har på sine hjemmesider nærmere informasjon om verneombudets oppgaver og rolle.
Verneombudene ved NTNU har også en egen hjemmeside.
Når omstillingsprosesser vurderes iverksatt må det ses til retningslinjene gitt av KMD:
«Personalpolitikk ved omstillingsprosesser».
16. UTØVELSE AV VERVET SOM TILLITSVALGT
Bestemmelser om utøvelse av vervet som tillitsvalgt reguleres av HA §§ 35 – 45. Arbeidsgiver har ansvar for at det legges til rette slik at de tillitsvalgte kan utføre sine verv.
Partenes gjensidige rettigheter og plikter reguleres av 10 punkter i HA § 36 og gjentas her:
1. Arbeidsgiver skal ha skriftlig melding om hvem som er valgt som arbeidstakernes representanter (tillitsvalgte). Inntil arbeidsgiver mottar melding om nyvalg, fortsetter de tidligere tillitsvalgte i sine verv.
2. Arbeidsgiver skal daglig ha en ansvarlig representant som tillitsvalgte kan henvende seg til. De tillitsvalgte skal ha skriftlig melding om navnet på representanten.
3. Den tillitsvalgte forplikter egen organisasjons medlemmer i den utstrekning lov og tariffavtaler ikke er til hinder for det.
4. Arbeidsgiver og tillitsvalgte har plikt til å gjøre sitt beste for å skape og opprettholde et godt samarbeid på arbeidsstedet. Tillitsvalgte skal ta seg av og søke ordnet i minnelighet klagemål som medlemmene mener å ha overfor arbeidsgiver, eller som arbeidsgiver mener å ha overfor vedkommende organisasjons medlemmer.
5. Arbeidsgiver har ansvaret for at forholdene legges til rette, uansett arbeidstidsordning, også arbeidsmessig, slik at den tillitsvalgte kan utføre sitt verv.
6. Arbeidsgiver og tillitsvalgte skal påse at plikter etter lov, tariffavtale og reglement blir fulgt. Det er uforenlig med disse plikter å tilskynde eller medvirke til ulovlig konflikt.
7. Arbeidsgiver og tillitsvalgte har krav på at henvendelser besvares uten ugrunnet opphold.
8. Rettigheter og plikter som følger av denne paragraf, gjelder også for tillitsvalgte og ansatte i arbeidstakerorganisasjoner. De gjelder derimot ikke verneombud, hovedverneombud og representanter i arbeidsmiljøutvalget, som får sine rettigheter og plikter fastsatt i arbeidsmiljøloven, med mindre det er spesielt sagt, eller disse også er tillitsvalgte etter denne avtalen. Unntatt er også representanter i innstillingsråd og tilsettingsråd, som får sine rettigheter og plikter fastsatt i reglement i den enkelte virksomhet.
9. Når tillitsvalgte deltar i behandling av saker hvor det foreligger taushetsbelagte opplysninger, skal arbeidsgiver opplyse om dette og pålegge også de tillitsvalgte taushetsplikt, jf. også arbeidsmiljøloven § 8-3. Er opplysninger graderte, skal organisasjonene stille med sikkerhetsklarerte og autoriserte tillitsvalgte.
10. Tillitsvalgt som skal behandle sikkerhetsgradert informasjon gradert KONFIDENSIELT eller høyere skal være sikkerhetsklarert og autorisert etter bestemmelser gitt i og i medhold av sikkerhetsloven.
I HA § 39 reguleres tjenestefri for å delta i fagforeningsmøter, opplæringstiltak, konferanser m.v. Det vises til detaljerte regler i HA § 39. Ved arrangement av både faglig og sosial karakter skal reglene om tjenestefri etter HA § 39
NTNU sørger for tilfredsstillende kontorfasiliteter for tillitsvalgte på sentralt nivå og en egnet frikjøpsordning, jf. HA § 37 nr. 5. Tillitsvalgte på alle nivå kan ved alminnelig drift benytte NTNUs interne distribusjonskanaler for utsending av nødvendig informasjon til sine medlemmer.
I følge HA § 37 nr. 2 og 3 skal tillitsvalgte «ha uhindret adgang til de forskjellige avdelinger i den utstrekning det er nødvendig for å utøve tillitsvervet. De har plikt til på forhånd å gi sine nærmeste overordnede underretning om, og oppgi årsaken til, at de må forlate sin arbeidsplass. De skal så vidt mulig melde fra til lederen av den avdeling de kommer til om hvem de ønsker å snakke med. (…) Tillitsvalgte må ta tilbøyelig hensyn til at arbeidet i minst mulig utstrekning blir skadelidende.»
Denne avtale trer i kraft 13.04.18 og gjelder til og med 31. desember 2019. Avtalen gjelder videre for ett år om gangen og kan sies opp av en av partene med tre måneders varsel. Avtalen erstatter tidligere avtale inngått 04. januar 2016. Hvis partene er enige kan avtalen evalueres eller justeres i avtaleperioden.
--- 000 ---
NTNU den 13.04.18
Xxxx Xx. Hestnes HR- og HMS-sjef
For YS Stat:
For LO Stat:
For UNIO Stat:
For Akademikerne: