Arrangementskontrakt/ tilbud på middag og overnatting

Til: Xxx Xxxxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxxxx

IDA 50 år jubileum

Mail: xxxxxx@xxxxxx.xx og xxx.x.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx

Oslo, 14. november 2012

Arrangementskontrakt/ tilbud på middag og overnatting

Takker for hyggelig henvendelse og har gleden av å tilby arrangement som følger:

Dato: 1. november 2013

Tid: Kl 19:00

Personer: 150 personer

Lokale: Flagstadsalen

Leiepris: Kr 6.000,-

Arrangement: Middag/bankett

Meny: Bekreftes direkte til hotellet senere. Vennligst se vedlagte alternativer. Oppgjør: Middagsarrangementet belastes fellesfaktura i sin helhet.

Overnatting:

Dato	Rom	Pris
1.-2. november 2013	75 standardrom	1 pers kr 1095,- / 2 pers kr 1295,- pr rom inkl. frokost

Referanse: 011113IDA5

Gjestene kontakter selv hotellet og bestiller rom, de må da oppgi referansen (011113IDA5) og antall personer. Bestillingsfrist er 1. september 2013, etter den dato vil evt. resterende rom automatisk slettes.

Telefon: 00000000 Mail: xxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Resepsjonen tar et depositum på kr. 500,- pr.rom til dekning av evt. ekstra utgifter som minibar, bar, telefon etc.

Ved fakturering, vil vi opplyse om at vi belaster et faktureringsgebyr på kr 70,-.

Oppgjørsform:

Vennligst oppgi faktura adresse:

Faktura merkes:

.

Vi sender ikke faktura i etterkant til stiftelser, organisasjoner, enkeltmannsforetak og foretak registrert i utlandet. I de tilfeller vil det bli sendt forskuddsfaktura.

Dersom tilbudet er i tråd med deres ønsker, ber vi dem om å signere kontrakten og returnere på faks 24 10 30 10 innen 21. november 2012.

Med vennlig hilsen

Thon Hotel Opera Bekreftelse kontrakt:

Xxxxxx X. Xxxxxxx Dato/ Sign/ Stempel

Arrangementskoordinator

Vedlegg: Generelle betingelser

Generelle betingelser 2012 Thon Hotel Opera

Priser/Betalingsbetingelser

• Priser er spesifisert i kontrakt og baserer seg på kontant betaling eller bruk av godkjent kredittkort.

• Fakturering må avtales på forhånd og baserer seg på betaling pr. 15 dager. Hotellet kan kreve depositum.

• Hotellet forbeholder seg retten til prisjusteringer dersom konsumprisindeksen i avtaleperioden øker med mer enn 5 %, ved endringer i mva-systemet eller andre avgifter som fastsettes utenfor TH’s kontroll.

Bestillinger/Avbestillinger/Reduksjoner

En bestilling oppfattes som bindende for begge parter i det hotellet har mottatt signert arrangementskontrakt i retur fra kunden (signert av begge parter).

Avbestillingsfrist for et arrangement med 50 personer eller mer: 6 uker før ankomstdag for et arrangement med 49 deltagere eller mindre: 4 uker før ankomstdag

Avbestillinger innenfor frist kan fra hotellets side belastes etter nedenforstående tabell. Denne danner også utgangspunkt for hvilke reduksjoner i arrangementet (deltagere) hotellet aksepterer uten kostnadskonsekvenser:

Dato for avbestilling/reduksjon Akseptert reduksjon Arrangør kan belastes 03 – 07 dager før ankomstdag 10 % av deltagere inntil 90 % av kontraktens estimerte verdi

08 – 14 dager før ankomstdag 20 % av deltagere inntil 80 % av kontraktens estimerte verdi

15 – 21 dager før ankomstdag 50 % av deltagere inntil 50 % av kontraktens estimerte verdi

22 – 28 dager før ankomstdag 75 % av deltagere inntil 25 % av kontraktens estimerte verdi

over 28 dager før ankomstdag 90 % av deltagere inntil 10 % av kontraktens estimerte verdi

Det antall som meldes hotellet ved arbeidstids slutt 48 timer før arrangementsstart, er således å oppfatte som bindende og danner grunnlag for hotellets faktura. Det gis ikke fradrag for deltagere som uteblir eller velger å ikke benytte seg av deler av en bestilt pakke. Økninger i antall må forespørres.

NB! Alle avbestillinger/reduksjoner/endinger skal gjøres skriftlig til hotellet pr. post/telefax/e-post.

Praktiske opplysninger:

Praktiske opplysninger hotellet har behov for, skal være oversendt hotellet minimum 10 dager før arrangementsstart. Dette gjelder for eksempel:

• Planleggingsliste konferanse/bankett

• Navnelister for rom

Rom kan ikke garanteres klare før tidligst 15.00 på ankomstdag. Dersom sen ankomst (etter 18.00) ikke er avtalt, kan hotellet kansellere ikke innsjekkede rom etter dette tidspunkt. Utsjekk avreisedag skal foretas før kl. 12.00 dersom ikke annet er avtalt. Overholdes ikke denne fristen, kan hotellet belaste for et ekstra døgn.

Ansvar:

Arrangør skal informere deltagere om hva bestillingen inkluderer og hva hver enkelt skal betale. Uoppgjorte deltagerregninger vil bli belastet arrangør.

Arrangør vil bli belastet for skade som påføres hotellet som følge av uaktsomhet eller forsettlig opptreden av deltagerne.

Hotellet skal stille lokaler, rekvisita, måltider og andre ytelser til disp. i henhold til det som er spesifisert i arrangementskontrakt. Dersom problemer skulle oppstå under arrangementet, plikter hotellet å yte nødvendig bistand for å rette disse så langt mulig og uten forsinkelser.