Trondheim kommune

Trondheim kommune

Konkurransegrunnlag

Konkurranse med forhandling (FOA DEL III)

Anskaffelse av Google lisenser

Saksnummer: 21/37643

Innholdsfortegnelse

1	Innledning	4
	1.1 Generelt om oppdraget	4
	1.2 Underleverandører	4
	1.3 Omfang	4
	1.3.1 Forbehold	10
	1.4 Informasjon om Trondheim kommune	10
2	Informasjon om anskaffelsesprosessen	10
	2.1 Anskaffelsesprosedyren	10
	2.2 Avtaletype	10
	2.3 Avtaleperiode	10
	2.4 Framdriftsplan for konkurransen	10
3	Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold	11
	3.1 Tilbudets disposisjon	11
	3.2 Tilbudets form	11
	3.3 Tilbudets innhold	11
4	Beskrivelse av Leverandørens svartabell	11
5	Tildelingskriterier	12
6	Formalia	13
	6.1 Aksept av vilkår	13
	6.2 Kontaktpunkt for konkurransen	13
	6.3 Språk	14
	6.4 Avlysning av konkurransen	14
	6.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget	14
	6.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget	14
	6.7 Forbehold	14
	6.8 Avvisning av tilbudet	15
	6.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen	15
	6.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør	15
	6.11 Offentlighet	15
	6.12 Returnering av tilbudet	16
	6.13 Eiendomsrett	16

6.14 Konfidensialitet 16

6.15 Alternative tilbud 16

6.16 Tilbud på deler av Leveransen 16

6.17 Innleveringsfrist av tilbud 16

6.18 Innlevering av tilbud - Mercell 16

6.19 Utarbeidelse av tilbud 17

6.20 Bekreftelse - Mercell 17

6.21 Kommunikasjon - Mercell 17

6.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell 17

6.23 Åpning av tilbud 17

6.24 Retting av feil 18

6.25 Vedståelsesfrist 18

7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg 18

1 Innledning

Trondheim kommune (heretter kalt Kunden) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå en en avtale på kjøp av Google programvarelisenser men en Leverandør.

1.1 Generelt om oppdraget

Konkurransen innledes med en prekvalifisering av leverandører som har levert forespørsel om deltakelse i konkurranse.

De leverandører som blir kvalifiserte vil bli invitert til å gi tilbud gjennom besvarelse av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.

Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til leveransen skal forstås som den løsning og tjenester Kunden etterspør iht. Konkurransegrunnlaget.

Konkurransegrunnlaget med vedlegg gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen, se også kapittel 7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg.

1.2 Underleverandører

Leverandøren kan benytte underleverandører for å oppfylle alle behov og krav som omfattes av forespørselen.

Ved bruk av underleverandører vil Xxxxxx kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.

1.3 Omfang

Generelt

Det forventede uttaket på denne anskaffelsen vil utgjøre ca. NOK 15 millioner pr. år. Kontraktsverdien er ikke forpliktende for Kunden, men må betraktes som et veiledende estimat. Total verdi anslås til ca. NOK 60 millioner for hele kontraktsperioden. Dette tar utgangspunkt i at SSA-R og SSA-K får en varighet på til sammen 4 år. Kontraktens maksimale verdi er satt til NOK 75 millioner.

Overstiger uttaket på disse kontraktene med over 10% av den maksimale verdi, vil dette medføre at kontraktene kan termineres før avtaleperioden har utløpt. Beregning av opprinnelig kontraktsverdi vil ta hensyn til justert pris jfr. avtalens prisindeksklausuler.

Nåsitusjonen

Trondheim kommune benytter i dag Google Workspace som epost og samarbeidsverktøy for ansatte og elever. Vi har tre domener

● ett for organisasjonen (GSB)

● ett for oppvekst og utdanning (GSE)

● I tillegg har Trondheim Voksenopplæring et eget domene for sine elever og lærere (Trovo).

Løsningen inkluderer og omfatter i dag:

● Epost

● Xxxxxxxx og ressursadministrasjon

● Kontakter og grupper

● Lagringsområder, personlig og felles

● Tekstbehandler

● Regneark

● Presentasjonsverktøy

● Spørreskjema

● Nettsider

● Chat personlig og grupperom

● Videomøter fra personlig utstyr og dedikerte møteromsløsninger

● Oppgavebehandling

● Nettsamfunn

● Læringsplattform

Google Workspace benyttes også til service accounts, postmottak, distribusjonsgrupper, SAML og SSO i stort omfang.

Samtlige ansatte i Trondheim kommune har krav om 2-faktor pålogging. Google Workspace er også klientdriftsverktøy for følgende typer utstyr:

● Chromebooks

● Personlige mobiltelefoner og nettbrett

● Chrome nettleser

● Meet utstyr

● Jamboards

● Kiosk/digital signage

Alle personlige mobiler og nettbrett som aksesserer samhandlingsløsningen skal administreres i Google Admin. Lisenser er knyttet til bruker og inkludert i lisensen for tilgang til samhandlingsløsningen.

Ser vi på aktive siste måned er det omlag 8000 mobiltelefoner og nettbrett i MDM for GSB, og 6500 i MDM for GSE (oktober - november 2021). I kommunens asset er det registrert cirka 5600 bedriftseide (november 2021).

● Alle bedriftseide mobiler og nettbrett som benyttes av ansatte administreres i løsningen

● Også privat/personlig utstyr som aksesserer samhandlingsløsningen administreres

MDM omfatter administrasjon og forvaltning av devicene. I tillegg tilgjengeliggjøres og distribueres applikasjoner og tillegg. Sikkerhetsmonitorering og tiltak utføres ved bruk av tjenester som Security Dashboard, Alert center og Audit.

Som møteromsutstyr for video har vi Google Meet Hardware og Chromebase for Meetings. Det er totalt 101 administrerte enheter i GSB domenet pr. november 2021. Vi har også to Jamboards innrullert i domenet.

Ansatte i kommunen benytter i hovedsak Windows PC med Chrome som standard nettleser. Vi tilbyr også Chromebooks for ansatte og drøyt 300 ansatte ved ulike enheter benytter Chromebook som digital arbeidsflate i dag. Av disse er det per november 2021 omlag 232 Chromedevicer i GSB (inkludert omlag 70 infoskjermer som kjører på Chromeutstyr).

I skole benyttes samhandlingsplatformen som læringsplattform for elevene. Chromebooks er valgt som digital arbeidsflate. Vi har omlag 15000 Chromebooks i GSE. Pt er det ingen Meet hardware i skoledomenet, men infoskjermer benyttes i stor grad.

Google Classroom benyttes i skole og av flere enheter utenfor oppvekst i Trondheim kommune. Utenfor skole benyttes Classroom for intern opplæring og som digital løsning for å peke ansatte til de riktige interne ressurser. Blant annet gjelder dette Trondheim eiendom som har iverksatt Eiendomsskolen med bruk av Classroom.

Trondheim voksenopplæring har også tatt i bruk Classroom, samhandlingsløsning og Chromebooks. Per i dag har de 744 Chrome-enheter (70 Chromebox og 674 Chromebook) og ingen Meet hardware for sitt skoledomene.

Behov fremover

Vi har behov for verktøy som er tilgjengelige overalt, der vi er når vi trenger det og på det utstyret vi har for hånden. Vi ønsker ikke å være avhengige av lokal lagring og data, men må kunne nå våre data og tjenester overalt. Behov for samskriving, deling, samarbeid på tvers forventer vi vil fortsette å øke fremover. Her har også vi lært og erfart mye av pandemi og vi ser at samarbeid internt må kunne fungere også når de ansatte er distribuert på kontor, bil, hjemmekontor mv. Den smidigheten våre verktøy har gitt oss her, har vært en suksessfaktor for oss og vi kan ikke gå tilbake. Vi må heller bli enda smidigere fremover. Gjennom pandemien har for eksempel behovet for video eskalert. Vi forventer at video fortsatt vil være der fremover, og ser at møteromsutstyr fortsatt må anskaffes, vedlikeholdes og oppgraderes. Men vi ser også at vi har behov for løsninger som fungerer godt på mobilt utstyr for våre ansatte som ikke sitter på et kontor/hjemmekontor. Våre ansatte vil også fremover trenge verktøy som kan aksesseres og benyttes både on the go og i en kontorsetting. Delte disker er standard lagringsområde for hele kommunen.

Vi ser at Chromebooks er en god løsning for ansatte som har behov for mobilitet og tilgang overalt, og der kontorpakke er viktigste arbeidsverktøy og kommer til å tilby dette for flere ansatte fremover.

Også for flerbrukermaskiner er det interessant å tilby chromebooks med enkel pålogging til tjenester og kontorpakke. Vi forventer at andelen chromebooks for ansatte vil øke fremover.

For mobilt utstyr har det vært en lang modningsprosess, men med stadig økende krav til gdpr og sikring av data vil vi måtte ta enda mer kontroll rundt endepunktssikring av data, distribusjon av apper og tilgang til våre tjenester. I og med at alle ansatte skal ha tilgang til epost og samarbeidsverktøy ser vi at dette er en god inngang til sikring av utstyret og vi ønsker fortsatt å sikre og administrere alle endepunkter som skal aksessere kontorpakken vår. Fremover ønsker vi i tillegg å kunne skille bedriftseid fra privat utstyr i større grad, og styre tilgang til ulike tjenester ut i fra dette og muligheter for utvidet endepunktssikring. Blant annet vil vi etterstrebe kontekstavhengige tilganger der det er formålstjenlig. Vi ønsker likevel ikke å fjerne tilgang for BYOD.

For distribusjonsgrupper og tilgangsgrupper er vi nå i gang med å tilpasse oss nye behov og muligheter og her vil vi ta i bruk Google Groups til deling, tilganger og distribusjon av apper og tjenester i mye større grad enn i dag. Dette i nært samarbeid med vår tjeneste for Brukeradministrasjon og vår IT-driftsavdeling

Brukertyper i kommunen

Administrasjon/saksbehandler

Har sin egen mobiltelefon, Android eller iOS, som er administrert i Google mdm (privat bruk + arbeid) og en personlig arbeidsdatamaskin. Det benyttes både Windowsmaskiner og Chromebooks. Disse brukerne har administrative stillinger, de er ledere, merkantile og flere jobber innen interne tjenester. Mange er saksbehandlere. Alle har tilgang på egen kontorplass. De krever fleksibilitet, mobilitet og er avhengig av høy oppetid. De har fleksitidsordning og jobber tidvis utenom kontortiden, i tillegg til den vanlige 07-17. E-post, videomøter og Chat er viktige tjenester.

Administrasjon har omlag 100 rom med videokonferanseutstyr av typen Google Meet som benyttes av de ansatte og bookes gjennom kalenderløsningen. Dokumenter og lagringsområder som delte disker er deres daglige arbeidsverktøy, men de er også avhengige av spesialisert programvare, noen også av eldre programvare. En del av denne programvaren har egenutviklede integrasjoner mot eksempelvis epostverktøyet i kontorpakken. De administrative er avhengige av å samarbeide om dokumenter og filer for å øke produktiviteten og arbeidsflytene.

Kundesenter

Tilgjengelig for sluttbrukere / direkte kundekontakt

En del har sin egen telefon, Android eller iOS, administrert i Google mdm (privat bruk + arbeid) og en personlig datamaskin, både windows og Chromebook. Disse brukerne må være tilgjengelige for innbyggerne i Trondheim i sitt arbeid. Både fysisk og digitalt. De er avhengige av gode samarbeidsverktøy for å dele informasjon og dialog, både internt og med publikum. Kundesentrene ligger vanligvis på et fast sted (biblioteket, kontoret osv.). Arbeidsbelastningen varierer året rundt (barnehagestart, offentlige avgifter osv.). De krever og er avhengige av høy oppetid. De er avhengige av å samarbeide om dokumenter og filer for å øke produktiviteten og arbeidsflytene.

For videomøter kan alle bruke møterom med montert Google Meet videokonferanseutstyr. Biblioteket har Chromebooks tilgjengelig for besøkende.

Drift

Mobile arbeidere som må kunne samhandle der de er da de jobber fra hvor som helst. Vaktarbeidere, som gjerne jobber turnus og som ikke har fleksitid. De har gjerne arbeidstelefoner/brett administrert av Google mdm (noen har også privat bruk + arbeid). Kontorplassering er ofte ute / i bilen / i skolen, men også vanlig at de har et sentralt anlegg de kan rapportere til. Store deler av gruppen jobber i skift, innendørs og utendørs. Mange jobber ute og beveger seg mye i løpet av en arbeidsdag. Dette betyr strengere kvalitetskrav til både maskinvare og de digitale verktøyene de bruker sammenlignet med når utstyr brukes bare innendørs. De lager, redigerer og arbeider i filer og dokumenter på farten både fra telefoner / nettbrett og små bærbare 4G-PCer. De bruker delte disker i samhandling med resten av kommunen. De krever og er avhengige av høy oppetid. De er avhengig av samarbeid om dokumenter og filer ute i felt for økt produktivitet og arbeidsflyter.

For videomøter kan alle bruke møterom med montert Google Meet videokonferanseutstyr. De benytter ofte videomøter på mobile klienter.

Helse og velferd

I hovedsak ansatte uten fast kontorplass, som jobber operativt. Men også flere som har egne kontorer og driver konsultasjoner med sluttbrukere. For begge grupper, men spesielt sistnevnte, er det et økende antall som har arbeidstelefoner som er administrert i Google mdm (noen har også mulighet for privat bruk + arbeid). For de som jobber operativt er felles digitale arbeidsflater vanligst, typisk avdelingstelefoner og delte PC-er. Trenden går mot mer bærbart utstyr som bærbare PC-er, mobiltelefoner og nettbrett. Disse ansatte krever og er avhengige av høy oppetid for

Google-tjenestene. De er avhengige av å samarbeide om dokumenter og filer i delte disker for økt produktivitet og arbeidsflyter.

Helse og velferd har drøyt 30 Chromebase for Meet og 60 Meet-videobrett som benyttes til dedikerte videosamtaler mellom brukere og pårørende.

Oppvekst og Utdanning

Ansatte i Skoler, barnehager, voksenopplæring, kulturskole, bibliotek, og elever. Alle elevene i skolen (22000) jobber på chromebook (ca 15000 chromebooks). Ungdomsskolene har 1:1, mens xxxxxxxxxx ligger på alt fra 1:4 til 1:2 avhengig av alderstrinn.

De ansatte jobber på Chromebook og Windowsmaskiner, og noen har personlig mobiltelefon administrert i Google mdm. De krever fleksibilitet, mobilitet og er avhengig av høy oppetid. De har også en tendens til å jobbe utenom kontortiden, i tillegg til den vanlige 07-17. E-post, videomøter og Chat er viktige tjenester.

Volumbehov

Behov for lisenser	GSB	GSB Max	GSE	GSE Xxx	Xxxxx	Trovo Max
Deskless	9000	16000
Standard	4000	10000
Avansert	1000	4000
Education Plus			33000	65000	1250	9000
Totalt	14000	30000	33000	65000	1250	9000

Andre forhold

Følgende kommunale foretak er juridisk underlagt Trondheim kommune og kan tilslutte seg avtalen:

▪ Trondheim Parkering KF

▪ Stavne Trondheim KF

▪ Klæbu Industrier KF

Trondheim kommune inngår også avtaler med andre offentlige og private aktører for tjenesteleveranser knyttet til helse, velferd og utdanning. I disse avtalene stilles det krav om bruk av kommunens IT-systemer. Disse aktørene vil derfor være omfattet av denne avtalen. For tiden gjelder dette:

▪ Lianvatnet skole BUP

▪ Skolen St. Olavs hospital

▪ Bakklandet Menighets Omsorgssenter

▪ Kong Xxxx Xxxxx Arbeidsstiftelse

▪ Kystad Helse- og velferdssenter

▪ Trondhjems hospital

▪ Vår Frue menighets aldersboliger

I avtaleperioden vil kommunen inngå nye avtaler med private aktører for tjenesteleveranser knyttet til helse, velferd og utdanning. Det stilles krav om at disse leverandørene benytter kommunens fagsystemer i sin tjenesteproduksjon. Alle slike aktører som kommunen til enhver tid har avtale med, vil eller kan være omfattet av denne avtale. Ovennevnte liste vil derfor kunne endre seg.

1.3.1 Forbehold

Det tas forbehold om eventuelle budsjettmessige begrensninger eller politiske føringer i avtaleperioden.

1.4 Informasjon om Trondheim kommune

For nærmere opplysninger om Trondheim kommune, se xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.

2 Informasjon om anskaffelsesprosessen

2.1 Anskaffelsesprosedyren

Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA Del III).

2.2 Avtaletype

Avtaleforholdet vil bli regulert i forhold til Statens standardavtaler – Rammeavtalen (SSA-R) og Kjøpsavtalen (SSA-K). Avtalestandarden er utarbeidet av Direktorat for forvaltning og IKT (DIFI). Informasjon om avtalestandardene er å finne på nettsiden xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Det skal inngås rammeavtale med kun én Leverandør.

2.3 Avtaleperiode

Avtalen skal inngås med en varighet på 2 år, med muligheter for 1 + 1 opsjonsår.

2.4 Framdriftsplan for konkurransen

Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene i tidsplanen nedenfor er foreløpige og kan bli endret av Kunden.

Tidsplan	Dato
Konkurransegrunnlag og tilbud
Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon offentliggjort på Doffin	Uke 48
Kundens maler for svartabeller sendes til kvalifiserte leverandører	19.01.2022
Tidsperiode for spørsmål til konkurransegrunnlaget	14.02.2022
Innleveringsfrist for tilbud	21.02.2022
Utvelgelse og forhandlinger
Beslutte eventuell reduksjon i antall tilbud det skal forhandles om	09.03.2022
Forhandling starter elektronisk	16.03.2022

Forhandlinger avsluttet	25.03.2022
Tildeling av avtale basert på endelig tilbud	05.04.2022
Kontrakt inngått	22.04.2022
Ikrafttredelse	01.05.2022

3 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold

3.1 Tilbudets disposisjon

Tilbudet skal settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon».

3.2 Tilbudets form

Tilbudet skal leveres i Mercell i Adobe PDF- og MS Office format.

Dersom det er noen opplysninger i tilbudet som Leverandøren anser som taushetsbelagte, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett i Adobe PDF-format som er sladdet.

Leverandør skal fylle ut konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev», det skal være datert og underskrevet av representant som juridisk kan binde Leverandøren. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon», og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse.

3.3 Tilbudets innhold

Tilbudet skal i stor grad leveres i form av utfylte bilag til SSA-R og SSA-K i henhold til Kundens maler.

Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle Må-krav (M-krav) som stilles i konkurransegrunnlaget er oppfylt, se «Konk Vedlegg 04 Egenerklæring M-krav».

4 Beskrivelse av Leverandørens svartabell

Leverandøren skal besvare «Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon» i Kundens maler for avtalens øvrige bilag. Xxxxxx blir sendt de kvalifiserte leverandører samtidig med brev om utfall av prekvalifiseringen og fortsatt deltakelse i konkurransen.

Beskrivelse av svartabeller og svaralternativer er angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner». Leverandøren skal følge de anvisninger som er gitt i dokumentet.

5 Tildelingskriterier

Kunden vil tildele avtalen til den leverandøren som, etter en samlet vurdering over en evalueringsperiode på tre år, har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra tabellen nedenfor. Denne vurderingen er kun for å velge ut den best kvalifiserte leverandør og gjelder ikke ved beregning av estimert pris og max pris.

Kvalitet og gjennomføringsevne:

Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor tildelingskriterium for Kvalitet, Gjennomføringsevne og Pris bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene vil få en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene.

Hvert enkelt B-krav vil også bli vektet og gitt en poengscore på 0-10.

De krav som Xxxxxx har bedt om beskrivelse på vil bli vurdert ut fra et innkjøpsfaglig skjønn. Har Leverandøren forbehold, vil Kunden vurdere dette sammen med Leverandørens beskrivelse på oppfyllelse av krav.

Har Leverandøren svart Nei på oppfyllelse av B-krav, vil score settes automatisk til 0 poeng.

For at den angitte vektingen av tildelingskriteriet skal bli korrekt må det beste tilbudet innen det aktuelle tildelingskriterium få 10 poeng, derfor må den enkelte tilbyders poengsum for hvert kriterium skaleres opp med faktoren 10 / beste poengsum innen kriteriet. Dette refereres ofte til som at poengene ”normaliseres”. Ny normalisert poengsum blir da:

Y = (oppnådd poengsum for kriteriet) x (10/ beste poengsum innen kriteriet).

Priser:

For evaluering av tildelingskriterium pris vil alle priser bli gitt en poengscore. Det blir her brukt en lineær metode ut fra følgende formel:

Poengscore = 10 – 10 x (Pe – Pb)/Pb, der Pe er prisen i tilbudet som evalueres og Pb er tilbudet med lavest pris.

Dette betyr at tilbud som har dobbel så høy pris eller høyere enn tilbudet med lavest pris vil få 0 poeng. Dette gjelder også for tilbudte timepriser.

Tildelingskriterium	Vekt %	Grunnlag for evaluering – dokumentasjon:
Kvalitet I hvilken grad Leverandørens tilbud kvalitativt tilfredsstiller Kundens krav. Det vil spesielt bli lagt vekt på: ● Enkelhet i administrasjon av lisenser ● Enkelhet i lisensieringsmodell ● Samhandling med Kunden ● Etablering av avtalen ● Leverandørens evne til å tilpasse lisensmodell til Kundens behov	30	SSA-K Bilag 2 SSA-K Bilag 4
Gjennomføringsevne I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav til gjennomføringsevne både for etablering av løsning og i tjenesteleveransen. Det vil bli lagt spesielt vekt på: ● Leverandørens kapasitet til gjennomføring av tjenesten ● Gjennomføring av etableringsprosjektet	10	SSA-K Bilag 2
Pris I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav knyttet til prisbestemmelser og Leverandørens samlede pristilbud.	60	SSA-K Bilag 7 SSA-K Bilag 7 Priskalkyle

Leverandørenes tilbud vil bli evaluert over periode på 3 år.

Endelig evalueringsresultat:

Poengsum for hvert enkelt tildelingskriterium, kvalitet, gjennomføringsevne og pris, multipliseres til slutt med de angitte vektene og summeres.

Den Leverandør som etter evaluering av leverandørenes siste tilbud får totalt høyest poengsum vil bli tildelt avtalen.

6 Formalia

6.1 Aksept av vilkår

Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Xxxxxx for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side.

6.2 Kontaktpunkt for konkurransen

Alle henvendelser som gjelder denne konkurransen skal rettes skriftlig via kommunikasjonsmodul i Mercell.

6.3 Språk

Alle dokumenter/kommunikasjon/svar som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Forhandlinger vil også være/foregå på norsk. Det aksepteres at generelle produktbeskrivelser kan være på engelsk.

6.4 Avlysning av konkurransen

Xxxxxx Xxxxxx har saklig grunn til det, kan konkurransen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Kunden forbeholder seg videre rett til å avlyse konkurransen for deler av denne, med derpå følgende rett til å utlyse de avlyste deler på nytt.

Kunden forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom pristilbudet i ny avtale blir vesentlig dyrere enn dagens avtale.

6.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send". Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.

Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.

6.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget

Kunden kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon i rimelig tid før tilbudsfristens utløp.

Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.

Leverandørene vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes.

6.7 Forbehold

Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.

Alle forbehold og forutsetninger skal være presise og entydige, slik at Kunden kan vurdere å prise disse uten kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal i konkurransegrunnlagets vedlegg «Konk Vedlegg 05 - Forbehold» i tilbudet opplyse om alle forbehold og forutsetninger som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget, dets bilag og i Leverandørens tilbud.

Har Leverandøren forbehold og forutsetninger andre steder i sitt tilbud enn i konkurransegrunnlagets vedlegg «Konk Vedlegg 05 - Forbehold», blir slike forbehold/forutsetninger i en eventuell avtale ikke regnet som forbehold/forutsetninger.

6.8 Avvisning av tilbudet

Tilbudet vil bli avvist dersom;

● Det er tatt vesentlige forbehold mot avtalevilkårene

● Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud

● Anvisninger gitt i beskrivelse av svartabell og svaralternativer angitt i konkurransegrunnlagets

«Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner» ikke blir fulgt

● Xxxxxxxx ikke settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlag «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon»

● Det ikke er levert innen angitte frister

Tilbudet kan/vil bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for/pålegger det, jf. Forskrift §§ 20-13 og 20-14, ikke er fulgt.

6.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen

Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Xxxxxx har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige kvalifiserte leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene.

6.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør

Kunden vil gjennomføre forhandlinger i faser og redusere antall tilbud som det skal forhandles om. En første reduksjon til inntil 1 leverandør vil kunne skje allerede i forkant av forhandlingene (se Foa §

20-11 (1)). Dette vil bli gjort med bakgrunn i tildelingskriteriene.

Kunden vil ha rett til å gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene.

Under avklaringene og forhandlingene skal både Kunden og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Kundens intensjon.

Når forhandlingene er ferdigstilte vil Xxxxxx gjøre en ny evaluering av oppdaterte tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene. Den Leverandør som får høyest total poengsum på evaluering av oppdatert tilbud vil bli tildelt avtalen.

Kunden har ansvaret for å stille med lokaler for å avholde forhandlingene, inneha sekretærfunksjonen og ha ansvaret for føring av møtereferater. Det kan være aktuelt å gjennomføre forhandlingene elektronisk.

Leverandører Xxxxxx går i forhandlinger med, må stille med personell som har rett til å forhandle og har faglig kompetanse på vegne av Leverandøren.

6.11 Offentlighet

I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Etter dette tidspunkt er disse dokumentene som utgangspunkt offentlig tilgjengelige.

Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totale priser).

Dersom det er noen opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte, basert på en forsvarlig og seriøs juridisk vurdering, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett (elektronisk) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jf. Kapittel 5.2).

Ved begjæring om innsyn, skal Xxxxxx likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at han plikter å unnta dem fra offentlighet.

6.12 Returnering av tilbudet

Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør.

6.13 Eiendomsrett

Konkurransegrunnlaget er Kundens eiendom og skal makuleres eller returneres Kunden innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette.

6.14 Konfidensialitet

Både Xxxxx og Leverandør skal behandle opplysninger som fremkommer i forhandlingene konfidensielt.

6.15 Alternative tilbud

Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud.

6.16 Tilbud på deler av Leveransen

Det er ikke adgang til å levere tilbud på deler av leveransen.

6.17 Innleveringsfrist av tilbud

Tilbudet skal være Kunden i hende senest 09.12.2019 kl. 12.00. Tilbudet som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.

6.18 Innlevering av tilbud - Mercell

Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)

Er du ikke bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf. 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, for eksempel minimum 2 time før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra Kunden eller det er andre forhold som fører til at du ønsker å endre besvarelsen før fristen utgår, kan du gå inn å åpne din besvarelse, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til fristen utgår.

Tilbud krever elektronisk signatur ved levering.

Det vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbud. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.

Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.

6.19 Utarbeidelse av tilbud

Tilbud skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg.

6.20 Bekreftelse - Mercell

Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet "Gi tilbud", og deretter på knappen "Jeg ønsker å tilby" evt. "Jeg ønsker ikke å tilby". Dette er kun en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at leverandøren bekrefter at de ønsker å tilby så tidlig som mulig.

6.21 Kommunikasjon - Mercell

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.

Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send" . Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet “Tilleggsinformasjon”. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.

6.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell

Kunden kan foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget. Endringer meddeles alle gjennom Mercell.

Kunden kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til dette i sin forespørsel.

6.23 Åpning av tilbud

Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudet.

6.24 Retting av feil

Dersom Kunden blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilene skal rettes. Xxxxxx skal informere Leverandøren om retting av feil.

6.25 Vedståelsesfrist

Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen

7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg

● Konkurransegrunnlag Anskaffelse av Google lisenser (dette dokumentet)

● SSA-K Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

● SSA-L Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

Følgende dokumenter vil bli sendt sammen med melding til kvalifiserte leverandører om videre deltakelse:

● SSA-R

o SSA-R Generelle avtaletekst (siste versjon)

o SSA-R Bilag 1 Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder

o SSA-R Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen

o SSA-R Bilag 3 Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag

o SSA-R Bilag 4 Administrative bestemmelser

o SSA-R Bilag 5 Pris og prisbestemmelser

● SSA-K

o SSA-K Generelle avtaletekst (siste versjon)

o SSA-K Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av leveransen

o SSA-K Bilag 3 Kundens tekniske plattform

o SSA-K Bilag 4 Leveringstidspunkt og andre frister

o SSA-K Bilag 6 Administrative bestemmelser

o SSA-K Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser

o SSA-K Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen

● Vedlegg:

o Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon

o Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev

o Konk Vedlegg 03 Taushetsbelagte opplysninger

o Konk Vedlegg 04 Egenerklæring Må-krav

o Konk Vedlegg 05 Forbehold

o Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner

o Konk Vedlegg 07 Trondheim kommunes teknisk organisering av IKT plattform -

Versjon 2.0

o Konk Vedlegg 08 Mal - Databehandleravtale - TK