Åpenhetsloven – Redegjørelse for aktsomhetsvurderingen ved

Åpenhetsloven – Redegjørelse for aktsomhetsvurderingen ved

Stiftelsen Nansen Senter for Miljø og Fjernmåling

Stiftelsen Nansen Senter for Miljø og Fjernmåling, heretter kalt Nansensenteret, er omfattet av Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold - Åpenhetsloven - jf. §§ 2 og 3, som trådte i kraft 1. juli 2022.

Xxxxx pålegger Nansensenteret å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Etter lovens § 5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.

Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er iverksatt. I denne erklæringen vil det bli gjort rede for virksomhetens arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i perioden 1. juli til 31. desember 2022.

Redegjørelsen er bygget opp slik:

- beskrivelse av virksomhet og organisering, ansvarsfordeling etter Åpenhetsloven, og interne retningslinjer for håndtering og oppfølgning av risiko knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold,

- arbeidet med aktsomhetsvurderingen,

- risikovurdering og kartlegging,

- resultat, tiltak og videre planer.

1) Om virksomheten, retningslinjer og rutiner

Nansensenteret er et frittstående forskningsinstitutt, organisert som en stiftelse, med spisskompetanse innen forskning på fysiske og biologiske forhold i våre nære havområder, i Arktis og globalt.

Gjennom senterets forskning utvikles kunnskap som danner grunnlag for innovative løsninger på globale utfordringer til nytte for samfunnet. Vår forskning skjer primært i samspill med andre forskningsmiljøer, men også med næringsliv og offentlige aktører. Vi bidrar også til opplæring av unge forskere. Senteret har et utstrakt nasjonalt og internasjonalt samarbeid, men virksomheten som sådan utøves bare i Norge.

Organisasjonen er prosjektbasert med finansiering fra Norges forskningsråd, Europakommisjonen, ulike nasjonale og internasjonale romfartsorganisasjoner, etater, og forskningsfond, samt grunnbevilgning fra Klima- og Miljødepartementet. Ved årsskiftet hadde senteret 66 ansatte.

Våre anskaffelser gjøres nesten uten unntak fra andre norske virksomheter, og omfatter basisvarer og

-tjenester.

Styret har vedtatt en overordnet plan for hvordan Nansensenteret skal overholde sine plikter etter åpenhetsloven. Planen inneholder de mest grunnleggende føringene for arbeidet, og direktøren er gitt et kontroll- og oppfølgingsansvar.

Det er i tillegg utarbeidet en egen retningslinje for hvordan det konkrete arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold skal gjennomføres. Retningslinjens innhold skal sikre at virksomheten vår oppfyller kravene til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger ved alle direkte og indirekte innkjøp som foretas, og at vi ivaretar informasjonsplikten etter åpenhetsloven.

Det er nedfelt at aktsomhetsvurderinger skal være basert på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Den angir videre hvilken arbeidsmetodikk som skal benyttes ved gjennomføring av aktsomhetsvurderingene, og gir føringer for vurdering og gjennomføring av tiltak. Retningslinjen gir også en bekrivelse av hvordan avvik skal håndteres ved mistanke om brudd, og hvordan vi skal behandle informasjonskrav.

2) Arbeidet med aktsomhetsvurderingen i rapporteringsperioden

Vi har god oversikt over egne forhold og forholdene hos våre leverandører. Vi jobber systematisk for å innlemme menneskerettighetsaspektet i vår egen virksomhet, blant annet ved å tilby våre ansatte et anstendig lønnsnivå og regulert arbeidstid. Vårt lønnspolitiske dokument uttrykker følgende målsettinger:

- sikre alle ansatte, både organiserte og uorganiserte, en rettferdig lønnsutvikling,

- praktisere et likt lønnsnivå og utvikling mellom kjønn og nasjonaliteter,

- oppnå et lønnsnivå og utvikling som gjør oss attraktive for å rekruttere, utvikle og beholde kvalifiserte og motiverte medarbeidere,

- et lønnsdannelsessystem som gir mulighet for individuell påvirkning på lønnsutviklingen

Det foretas årlige kartlegginger og justeringer for å avdekke og justere utilsiktede lønnsforskjeller, jf. Likestilling- og diskrimineringsloven § 26. Ansattes arbeidstid er regulert i et eget reglement, og gjennom avtaler om fleksibel arbeidstid, med utgangspunkt i arbeidsmiljølovens bestemmelser. Ansattes arbeidstid registreres daglig, og følges opp for å sikre at arbeidstidbestemmelsene overholdes.

Kartleggings- og aktsomhetsvurderingsarbeidet er utført i lys av at kravene til virksomhetene er relative, slik at innsatsen har stått i forhold til senterets størrelse og karakter. Vi har gjennomført en overordnet vurdering av risiko, og i første fokusert rekke på områder hvor vi gjør større innkjøp og kan ha en mulighet til å påvirke. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er gjort med utgangspunkt i FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, samt OECDs veileder jf. vår interne retningslinje. Det følger av vår virksomhets aktivitet at vi har et begrenset omfang av leverandører og forretningspartnere. Forskningssamarbeidspartnere omfattes ikke av begrepet «forretningspartnere» i åpenhetsloven, og faller derfor utenfor lovens virkeområde.

Aktsomhetsvurderingen er gjort gruppevis for fire produkt- og tjenestekategorier:

- IT og system (maskinvare, programvare og serviceavtaler)

- Rådgivning og revisjon

- Driftskostnader som mat/drikke, rekvisita, møbler

- Reiser og overnatting

Som hjelpemiddel i arbeidet er det tatt utgangspunkt Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin høyrisikoliste*, som inneholder informasjon om produkter med høy risiko for brudd på FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, ILOs kjernekonvensjoner (forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering og rett til faglig organisering) og nasjonalt lovverk innen arbeidsrett og HMS i produktets leverandørkjede. Risiko for brudd vurderes ved råvareuttak, komponenttilvirkning og endelig produktsammensetting.

3) Risikovurdering og kartlegging

I det følgende beskrives risikovurderingen og undersøkelser for de enkelte anskaffelseskategorier og leverandører.

a) IT og system

Den største innkjøpsposten vår er kjøp av maskinvare, programvarelisenser og serviceavtaler. Hovedfokus i risikovurderingen har vært rettet mot kjøp av maskinvare, hvor analyser viser at det totalt sett er høy risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i produksjon av IKT- produkter, særlig ved råvaretilvirkningen. Våre innkjøp gjøres via offentlige innkjøpsavtaler (kunnskapssektorens rammeavtaler, via «Sikt») som sikrer at det stilles krav gjennom alle ledd i leverandørkjeden om overholdelse av grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Vi har også innhentet informasjon direkte fra vår største leverandør av maskinvare for å etterse deres redegjørelser om risikokartlegging og krav i egen leverandørkjede, og har funnet den tilstrekkelig til å kunne legge redegjørelsen til grunn i vår vurdering. I leverandørens redegjørelse er det fremlagt konkrete beskrivelser av risikovurderinger som er gjort, og resultatene av disse. Aktuelle risikomomenter ved tilvirkning av maskinvare er omfattet, herunder arbeidsforhold ved råvaretilvirkning og produksjon av komponenter. Leverandørene av programvarer og tilknyttede serviceavtaler er alle norske aktører. For disse er ikke risikoen for rettighetsbrudd som utgangspunkt ansett å være av en slik karakter at nærmer undersøkelser, ut over oppslag på aktørenes nettsider om deres redegjørelser etter åpenhetsloven, har vært nødvendige. Vi har derfor lagt til grunn leverandørens egne beskrivelser av kartlegging og vurdering av risiko som er gjennomført. Vi vil i det videre kartleggingsarbeidet se nærmere på den foreliggende bransje- og geografiske risikoen som likevel kan foreligge på dette tjenesteområdet. Vi vil be våre leverandører om en nærmere redegjørelse for leverandørkjeder og risikovurderinger som er foretatt, med tanke på at IT-utvikling og support-tjenester ofte leveres fra land med høy risiko for brudd.

b) Rådgivning og revisjon

Kjøp av tjenester innen økonomi og forvalting gjøres fra norske selskap. Risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter anses liten hos disse aktørene. Vi har derfor lagt leverandørens egne redegjørelser til grunn når det gjelder kartlegging og vurdering av risiko som er gjennomført i deres leverandørkjede.

*xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx

c) Kontordrift (mat, møbler, rekvisita)

Innkjøp av forbruksvarer som mat, drikke og kontorrekvisita, samt enkelte møbelinnkjøp, har et svært begrenset økonomisk omfang. Vi ser hen til leverandørens tilgjengelige kartlegginger av risiko i egne leverandørkjeder, og vil legger disse til grunn når fremtidige innkjøp planlegges. Det foreligger en middels høy til høy bransjerisiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter i produksjon av kontorrekvisita, for eksempel dårlige HMS-vilkår og lønns- og arbeidsforhold. Ved vurdering av risiko må det ses hen til risikonivået i hele leverandørkjeden. Dette er prioriterte områder for Nansensenteret, og vi ser særlig på hvordan disse forholdene er tatt med og vurdert i leverandørenes beskrivelser.

d) Xxxxxx og overnatting

Kjøp av flyreiser og hotellopphold utgjør kostnadsmessig en større andel av våre tjenestekjøp. På dette området anser vi samtidig vår påvirkningsmulighet som svært liten, og har derfor ikke gjort konkrete henvendelser eller undersøkelser for å gjennomføre nærmere risikovurderinger.

Vi vil fremover se hen til tjenesteleverandørenes redegjørelser for arbeidet med å kartlegge risiko og hindre brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter ved kjøp av tjenester fra flyselskap og hotell.

4) Resultater, tiltak og videre planer.

Det er ikke avdekket faktiske negative konsekvenser, eller vesentlig risiko for negative konsekvenser, gjennom de undersøkelsene som er foretatt hos våre leverandører og leverandørkjeder.

Nansensenteret vil i liten grad være i posisjon til å utøve direkte innflytelse på vare- og tjenesteleverandører, på grunn av de begrensede størrelsene på våre innkjøp. Vi planlegger under enhver omstendighet en innkjøpspraksis hvor vi velger leverandører som i tilstrekkelig grad godtgjør etterlevelse av grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter, både i egen virksomhet og i deres leverandørkjeder. Før avtale om større anskaffelser eller tjenestekjøp inngås, vil vi stille krav om konkrete redegjørelser for slik etterlevelse.

Spørsmål som gjelder Nansensenterets etterlevelse av Åpenhetsloven kan rettes til xxxx@xxxxx.xx

Bergen 16.06.2023

Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx

styrets leder direktør

Xxx Xxxxxxxxxx Xxx Xxxxx-Xxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx

Xxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxx Xxxxxx