Contract

Vedleggsnr.	Vedleggsdokument	Inngår i konkurranse- dokumentene
Vedlegg 1	Kontraktsutkast	☒
Vedlegg 2	Pris- og produktskjema	☒
Vedlegg 3	Referanseskjema	☒
Vedlegg 4	Forpliktelseserklæring	☒
Vedlegg 5	Samhandlingsavtale	☒

2. FORKORTELSER OG UTTRYKK

I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk:

Forkortelse	Forklaring	Merknader
Anskaffelses- loven	Lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73
Anskaffelses- forskriften	Forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016, nr. 974
Offl.	Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16
FVL	Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9
DOFFIN	Database for offentlige innkjøp	Nasjonal database for offentlige anskaffelser
XXX	Xxxxxxx Electronic Daily	Europeisk database for offentlige anskaffelser
Mercell		Oppdragsgiver benytter konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell for gjennomføring av konkurransen.
Anskaffelses- dokumenter	Fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget med vedlegg.

3. OPPDRAGET

3.1 Oppdragsgiver

Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Havforskningsinstituttet.

Med rundt 1000 ansatte er Havforskningsinstituttet det største marine forskningsmiljøet i Norge. Hovedansvaret er å forske for å kunne gi råd til det offentlige om akvakultur og om økosystemene i Barentshavet, Norskehavet, Nordsjøen og den norske kystsonen. Rundt halvparten av virksomheten finansiert av Nærings- og Fiskeridepartementet.

Havforskningsinstituttet har hovedkontor i Bergen, men viktige deler av aktivitetene foregår på avdelingen i Tromsø og på forskningsstasjonene i Matre, Austevoll og Flødevigen. I tillegg har Havforskningsinstituttet fartøyer, både egne og innleide, og disse har tilsammen vel 2000 toktdøgn i året.

1. januar 2018 fusjonerte Havforskningsinstituttet og Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning (NIFES). Det nye instituttet skal være en ledende kunnskapsleverandør for en bærekraftig forvaltning av ressursene i de marine økosystemene, og for hele kjeden fra hav til mat. Navnet vil være Havforskningsinstituttet.

Nærmere informasjon om Havforskningsinstituttet finnes på xxx.xx.xx.

3.2 Kunngjøring

Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (xxx.xxxxxx.xx), TED (xxx.xxx.xxxxxx.xx) og i Mercell.

3.3 Anskaffelsen gjelder

Denne konkurransen gjelder rammeavtale om levering av produkter innen proviant, renhold og pantry til Havforskningsinstituttets fartøyer F/F «G.O.Sars», F/F «Xxxxx Xxxxx», F/F «Xxxxxxxx Xxxxxxxx» og F/F «Kronprins Xxxxxx».

Med Havforskningsinstituttets fartøyer menes fartøyer som enten eies og/eller driftes/bemannes av Havforskningsinstituttet.

Avtalen skal gi fastpris på aktuelle produkter innen proviant, renhold og pantry for levering til Havforskningsinstituttets nevnte fartøyer langs norskekysten, ref. oversikt over aktuelle havner i punkt 3.5.

Avtalen skal også kunne tiltres samtlige av Havforskningsinstituttets fartøyer, ved behov for levering av produkter innen proviant, renhold og pantry langs norskekysten.

3.4 Varegrupper

Konkurransen er delt i følgende grupper:

Hovedgruppe	Undergruppe
A Proviant	1 Frukt og grønt
	2 Meieriprodukter, ost, desserter, majones, oljer og salater
	3 Brød/kaker
	4 Fiskeprodukter
	5 Kjøttprodukter
	6 Tørrvarer/hermetikk/krydder/diverse bakervarer
	7 Kaffe/te/andre drikker
	8 Transittvarer
B Renhold
C Pantry

I vedlegg 2 (pris- og produktskjema) er det fullstendig oversikt over produktene som ønskes tilbud på.

3.5 Havner

Fartøyene vil primært ha leveranser til sine hjemmehavner, og disse fremgår av matrisen:

Fartøy	Hjemmehavn
F/F «G.O.Sars»	Bergen
F/F «Xxxxx Xxxxx»	Bergen
F/F «Xxxxxxxx Xxxxxxxx»	Bergen
F/F «Kronprins Xxxxxx»	Tromsø

Det må kunne leveres varer til følgende havner langs norskekysten:

- Kristiansand

- Stavanger

- Bergen

- Måløy

- Kristiansund

- Ålesund

- Sandnesjøen

- Bodø

- Tromsø

- Hammerfest

- Kirkenes

3.6 Transitt og fritak for merverdiavgift/toll

a. Transittvarer

Transittvarer inngår som egen undergruppe under proviant, og er merket særskilt i vedlegg 2 – pris- og produktskjema.

b. Toll- og avgiftsfritak

Levering av proviant til fartøyene som er til bruk utenfor merverdiavgiftsområdet, det vil si utenfor territorialgrensen (12 nautiske mil), er fritatt for merverdiavgift, jfr. merverdiavgiftsloven § 6-30 (4). Dette gjelder nærmere bestemt levering av varer til fartøy som har oppdrag som medfører et sammenhengende opphold utenfor merverdiavgiftsområdet på minst 14 dager, jfr. merverdiavgiftsforskriften § 6-30-11 (1). Det er videre et vilkår for fritak at varene leveres direkte til fartøyet og at de blir brukt i næringsvirksomhet eller i offentlig tjeneste, jfr. merverdiavgiftsforskriften § 6- 30-11 (1).

Tilsvarende unntak gjelder for beregning av toll. For proviant til forpleining til mannskap gjelder for øvrig begrensningene i tollforskriften § 4-23-4 (3), 3. punktum, det vil si at proviantering skal begrenses til de mengder som antas å ville gå med til bruk om bord på den enkelte tur, eventuelt også retur.

Toll- og avgiftsfritaket skal dokumenteres med salgsdokument som inneholder opplysninger om hvilket fartøy varene er levert til. Ved levering av proviant skal fritaket også dokumenteres med tolldeklarasjon og attest for utførsel i samsvar med tollforskriften § 4-23-2, jfr. merverdiavgiftsforskriften § 6-30-12.

3.7 Merkenavn

Noen produkter er i pris- og produktskjema oppført med merkenavn og/eller typebetegnelse. For slike varer gjelder "eller tilsvarende", og dette innebærer da at produktet som tilbys må ha tilsvarende næringsinnhold og bruksegenskaper som merkenavnproduktet som er oppgitt.

3.8 Miljøhensyn

Det er et mål at miljøbelastningen knyttet til offentlige anskaffelser minimeres. Som del av kravene (teknisk spesifikasjon) fremkommer også krav knyttet til miljøhensyn.

Leverandørens rutiner og kvaliteter innen miljøhensyn vil være tema i avtaleperioden, og oppdragsgiver forventer at leverandøren det inngås avtale med er positiv til å jobbe med forbedring innen dette området. Videre ønsker oppdragsgiver at leverandør kan bidra til å gi råd overfor oppdragsgiver innen dette temaet, blant annet med å overvåke avrop av produkter, og aktivt foreslå gode erstatningsprodukter som er mer gunstige for miljøet, både ytre miljø og ansatte som håndterer produktene.

Dersom leverandør det inngås avtale med ikke allerede er sertifisert etter et anerkjent system for miljøledelse (f.eks. ISO 14001, EMAS, eller Miljøfyrtårn), vil leverandøren måtte forplikte seg til å starte en prosess for å bli sertifisert.

I avtaleperioden vil oppdragsgiver og leverandør i fellesskap lage en tidsplan for når bestemte miljøgrep skal være påbegynt og/eller avsluttet. Dersom leverandør ikke følger den vedtatte tidsplanen, uten at det er gitt en plausibel begrunnelse, anses dette for å være et vesentlig kontraktsbrudd.

3.9 Opsjon

Avtalen skal også kunne tiltres samtlige av Havforskningsinstituttets fartøyer, ved behov for levering av produkter innen proviant, renhold og pantry langs norskekysten.

3.10 Kontraktens omfang

Anskaffelsen omfang er ca. 6 mill. NOK per år, ekskl. mva. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca. 24 mill. NOK ekskl. mva.

Leveransene har tidligere vært fordelt med ca 60% i Bergen, ca. 30% i Tromsø og ca 10% ved øvrige havner på strekningen Kristiansand til Hammerfest.

Oppdragsgiver vil inngå avtale med èn leverandør. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.

3.11 Samhandlingsavtale

Oppdragsgiver har besluttet å samhandle elektronisk med sine leverandører, og leverandører må derfor akseptere å samhandle elektronisk over PEPPOL eDelivery nettverk ved bruk av standardformater (EHF/BIS1). Det vises her til egen avtale – vedlegg 5 (samhandlingsavtale) som vil bli inngått mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.

Oppdragsgiver benytter Elektronisk handelsformat (EHF) gjennom PEPPOL eDelivery nettverk for slik samhandling.

For nærmere beskrivelse av EHF og PEPPOL eDelivery nettverk, se lenke: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx .

EHF og PEPPOL eDelivery nettverk vil bli implementert ved avtalens oppstart.

Leverandør forplikter seg til å inngå avtale med en tjenestetilbyder etter eget valg som kan sende og motta EHF dokumenter gjennom PEPPOL-basert meldingsformidling, eller selv knytte seg opp til denne infrastrukturen i henhold til de frister som er angitt i ”Samhandlingsavtalen”.

Oppdragsgiver krever bruk av EHF og PEPPOL eDelivery nettverk i henhold til de vilkår som fremgår av vedlagte Samhandlingsavtale (vedlegg 5). Det gjøres særlig oppmerksom på følgende:

• Bruk av elektroniske prosesser som beskrevet i Samhandlingsavtalen er et vilkår for at kontrakten skal trå i kraft. Oppdragsgiver krever at dette skal være på plass senest 8 uker etter at avtalen signeres. Dersom så ikke skjer innen nevnte frist, vil dette anses som et vesentlig brudd på kontraktsvilkårene.

• Det kan ikke tas forbehold mot bruk av EHF og PEPPOL eDelivery nettverk eller vilkårene i samhandlingsavtalen. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist.

3.12 Bruk av underleverandører

Det er adgang til å benytte underleverandører. Dersom det benyttes underleverandører skal vedlegg 4 fylles ut.

I vedlegg 4 skal leverandøren gi en oversikt over de underleverandører som benyttes samt deres bidrag i kontrakten.

Dersom leverandør har behov for å støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle fastsatte kvalifikasjonskrav til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner skal dette også fremgå av vedlegget.

1 PEPPOL BIS er det Europeiske formatet som benyttes av utenlandske leverandører.

3.13 Forbehold fra oppdragsgiver

Det oppgitte omfang er estimater basert på statistikker, innrapporterte volum fra fartøyene og opplysninger fra nåværende leverandører. Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjett, politiske føringer, konkurranseutsetting av tjenester, oppdragsgivers aktiviteter og/eller organisasjon.

Det oppgitte volumestimat i pris- og produktskjema er kun et estimert forholdstall mellom varetypene, og er ikke forpliktende for oppdragsgiver.

3.14 Anskaffelsesdokumentene

Vedlagte kontrakt vil gjøres gjeldende for denne anskaffelsen. Med kontrakt menes kontraktsdokument med aktuelle bilag og eventuelle vedlegg. Leverandør må gjøre seg kjent med de vilkår som fremgår av kontrakten og de øvrige anskaffelsesdokumentene.

4. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN

4.1 Regelverk

Anskaffelsen er omfattet av Anskaffelsesloven og Anskaffelsesforskriften del I og III.

4.2 Konkurranseform

Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse, og dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurte dokumenter, samtidig som de leverer resten av tilbudet.

Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp eller forsøke å endre tilbudet gjennom forhandlinger. Dersom det er uklarheter i tilbudene har oppdragsgiver anledning til å klarlegge disse, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skal avvises i henhold til Anskaffelsesforskriften.

Dersom tilbudet synes å inneholde feil, uklarheter eller mangler kan oppdragsgiver be leverandørene supplere og/eller avklare dette innen en kort tilleggsfrist. En slik supplering/avklaring skal imidlertid ikke medføre at tilbudet forbedres da dette er i strid med det generelle forhandlingsforbudet som gjelder ved gjennomføring av anbudskonkurranser.

4.3 Språk

Tilbudet og all kommunikasjon, både i konkurransen og avtalefasen, skal være på norsk.

4.4 Endring av konkurransegrunnlaget

Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse for konkurransen i Mercell. Dersom konkurransen revideres, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen.

4.5 Informasjonsformidling og kommunikasjon

Bekreftelse på deltagelse i konkurransen skal gjøres elektronisk i Mercell. Trykk på fanebladet ”Gi tilbud”, og deretter på knappen ”Jeg ønsker å tilby” eventuelt ”Jeg

ønsker ikke å tilby”. Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt oppdragsgiver kan forvente tilbud eller ikke, og er ikke bindende for leverandør.

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, slik at den blir loggført. Dersom leverandør har spørsmål til konkurransen eller oppdager feil i konkurransedokumentene så meldes dette via Mercell. Velg fanebladet

«Kommunikasjon» inne på konkurransen. Klikk deretter på symbolet (Ny

melding), og skriv meldingen. Trykk deretter på symbolet (Send), og oppdragsgiver vil motta meldingen.

Dersom oppdragsgiver mottar spørsmål som angår alle leverandører, vil disse bli anonymisert, besvart og gjort tilgjengelig for alle leverandører som har meldt sin interesse for konkurransen. Denne kommunikasjonsmodulen vil også benyttes av oppdragsgiver ved endringer av konkurransen.

Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet

«Kommunikasjon»/«Tilleggsinformasjon» i Mercell portalen.

4.6 Forbehold/avvik fra leverandør

Det er adgang til å ta forbehold eller ha avvik dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold/avvik fra anskaffelsesdokumentene vil bli avvist. Med vesentlige forbehold/avvik forstås blant annet;

- Forbehold/avvik mot fastsatte krav til det som skal anskaffes

- Omfattende forbehold/avvik til fastsatte kontraktsvilkår

- Forbehold og/eller avvik som ikke lar seg kostnadsberegne

- Krav om å benytte egne (leverandørens) leverings- og/eller salgsvilkår

- Manglende aksept av oppdragsgivers vilkår som leveringsvilkår, betalingsvilkår, med videre

- Flere mindre forbehold/avvik som samlet sett må anses som vesentlige

- Forbehold og/eller avvik som gjør at oppdragsgiver ikke er i stand til å sammenligne tilbudet med øvrige tilbud

Forbehold og/eller avvik skal fremgå av tilbudsbrevet, og være presist og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med leverandøren. I evalueringen av tilbudene vil forbehold og/eller avvik kunne medføre et tillegg i tilbudssummen.

Det anbefales at leverandør stiller avklarende spørsmål i stedet for å ta forbehold. Det gjøres oppmerksom på at det er en tidsfrist for å stille spørsmål.

4.7 Alternative tilbud

Alternative tilbud vil ikke bli vurdert.

4.8 Avlysning av konkurransen

Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.

4.9 Kostnader ved deltakelse i konkurransen

Leverandør må selv bære alle kostnader ved deltakelse i konkurransen.

4.10 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter

Oppdragsgiver vil holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten.

Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter ved behandling av innsynskravet. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter er hjemlet i Offl., Fvl. og Anskaffelsesforskriften.

Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn.

5. KVALIFIKASJONSKRAV

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen og dermed oppfylle kontraktsforpliktelsene.

Kvalifikasjonskravene fremgår av konkurranseinformasjonen i Mercell.

For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Egenerklæringsskjemaet skal leveres sammen med tilbudet, som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

Før tildeling av kontrakten vil valgte leverandør(er) bli bedt om å levere oppdaterte dokumentasjonsbevis.

For mer informasjon om ESPD-tjenesten vises det til informasjon på Difis (Direktoratet for forvaltning og IKT) fagsider om offentlige anskaffelser. Lenke; xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxx

6. KRAV

Med krav menes absolutte krav som stilles til produktet. Dette er også kjent som kravspesifikasjon eller teknisk spesifikasjon.

Oppdragsgiver har spesifisert en rekke krav til de varer og/eller tjenester som skal anskaffes. De oppgitte kravene er minstekrav, og må følgelig oppfylles. Om et krav ikke oppfylles vil avvisningsbestemmelsene i regelverket komme til anvendelse.

Kravene fremgår i matrisene under, og hvert enkelt krav må besvares gjennom Mercell.

6.1 Generelle krav for alle hovedgrupper

Nr	Generelle krav for alle hovedgrupper
1	Leverandør er ansvarlig for de til enhver tid oppfyller bransjespesifikke krav for aktuelle produkter.
2	Produktene som tilbys må være i henhold til Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften).
3	Varene som fremgår av vedlegg 2 er standardprodukter som skal kunne leveres i avtaleperioden. Dersom noen av standardproduktene utgår av sortimentet, er det anledning til å erstatte disse med tilsvarende produkter. Dette skal være uten kostnad og ulempe for oppdragsgiver.
4	Fastprisprodukter kan endres i avtaleperioden ved inngåelse av endringsavtale.
5	Bestilling for det enkelte fartøy vil gjøres enten elektronisk (ref. konkurransegrunnlaget punkt 3.11) eller ved innsending av «plukkliste» som vedlegg til bestilling via bestillingssystemet.

6	Leverandør det inngås avtale med må utarbeide «plukkliste» som samsvarer med oppdragsgivers ønsker og behov, herunder at det benyttes fargekoder og grupperes som vist i pris- og produktskjema.

6.2 Krav for proviant

Nr	Spesifikasjon – krav for proviant
1	Varene som blir levert skal være av normalt god kvalitet og god holdbarhet, og være ferske og friske.
2	Produktene skal følge den standard som er gitt i henhold til bransjens egne retningslinjer.
3	Varene skal ikke på noen måte være skadet og ikke være forringet. Om så er tilfelle kan oppdragsgiver kreve at varene erstattes kostnadsfritt for oppdragsgiver.
4	Leverandør og eventuelle underleverandører skal oppfylle de krav som stilles i Lov om matproduksjon og mattrygghet mv (Matloven), samt forskrifter gitt med hjemmel i loven. Dette omfatter alle forhold i forbindelse med produksjon, bearbeiding og distribusjon av næringsmidler.
5	På forespørsel må det kunne dokumenteres at tilbudt fabrikat/merke oppfyller de krav som stilles i Matloven.
6	Alle produkter som tilbys skal kunne spores tilbake til opprinnelsesstedet, jf. forskrift om identifikasjonsmerking av næringsmiddelpartier. På forespørsel må det kunne fremvises dokumentasjon på dette ved forespørsel.

6.3 Krav for renholdsprodukter

Nr	Spesifikasjon – Krav for renholdsprodukter
1	Tilbudte vaske- og rengjøringsmidler skal være i overensstemmelse med Europaparlaments- og rådsforordning (EF) miljøkrav til vaske- og rengjøringsmidler, jf. EF) nr. 648/2004 av 31. mars 2004 om vaske- og rengjøringsmidler, og med nye vedtak som følger av dette. (Kravene fremkommer gjennom DIFIs sider, lenke: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xx.xxx
2	Håndvaskprodukt skal være miljøvennlig.
3	Vareetiketter skal være på norsk.
4	Bruksområde og innholdsstoff skal oppgis på etikettene.

Renholdsprodukt som benyttes til daglig renhold skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende, reproduksjonsskadelige, arvestoffskadelig, allergifremkallende eller giftige.

De store fartøyene har vaskeri om bord, med

- Miele vaskemaskiner

- Elektrolux industrivaskemaskiner

Vaskemiddel som tilbys må kunne benyttes i disse maskinene.

Det er montert såpedispensere for hånd-/kroppsvask på alle lugartoalett og lugardusjer.

Disse må kunne refylles. Ny leverandør må evt sørge for at nye dispensere settes opp i alle «vaskestasjoner» uten kostnad for oppdragsgiver.

Refillprodukter: Ut fra et miljøperspektiv er det ønskelig med produkter som kan refylles. Oppgi i prisskjema om dette kan tilbys, samt pris for refill.

Se ellers krav definert gjennom DIFIs sider, lenke: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xx.xxx

Emballasje/forpakning: Alle produkter må leveres med klare doseringsanvisninger på forpakning. Se ellers krav definert gjennom DIFIs sider, lenke:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xx.xxx

Sprayflasker som inneholder drivgass skal ikke inngå i tilbudte produkter.

Se ellers krav definert gjennom DIFIs sider, lenke: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxx/xx.xxx

Fosfat: Det skal primært ikke tilbys produkter som inneholder fosfat. Dersom det ikke

finnes alternativt produkt uten fosfat, skal det oppgis i feltet «Merknad» i vedlegg 2 at produktet inneholder fosfat.

6.4 Krav for pantryprodukter

Nr	Spesifikasjon – Krav for pantryprodukter
1	Vareetiketter skal være på norsk.
2	Bruksområde og innholdsstoff skal oppgis på etikettene.
3	Tilbudte produkter skal være av normalt god kvalitet.

6.5 Administrative krav

Administrative krav for avtalen

Vilkår som fremgår av anskaffelsesdokumentene må aksepteres (herunder konkurransegrunnlag, kontraktsutkast, Mercell-info, etc). For eventuelle avvik/forbehold vises det til konkurransegrunnlaget punkt 4.6. Oppgi her om tilbudet er gitt;

- uten avvik/forbehold, eller

- med avvik/forbehold.

Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være inkludert i prisen som oppgis i vedlegg 2. Dette inkluderer avgifter og gebyrer som ekspedisjons- og faktureringsgebyr, transport, emballasje, leveringskostnader, toll, skatter, med mer. I

tillegg skal oppgitt pris inkludere nødvendig oppfølging, møtevirksomhet og lignende.

Leveringstiden fra bestilling til levering på kai skal være maksimalt 72 timer, fra leverandør har mottatt bestilling (som del av leveringstiden inkluderes også lørdag,

søndag og helligdager). Levering skal skje DDP (delivery duty paid), i henhold til Incoterms 2010).

Ordrebekreftelse må kunne leveres innen 24 timer etter mottak av bestilling.

Varer må kunne leveres 7 dager i uken, i tidsrommet mellom kl 08 og 17 (med dager inkluderes også lørdag, søndag og helligdager). Levering skal skje DDP (delivery duty paid), i henhold til Incoterms 2010).

Unntaksvis kan oppdragsgiver ha behov som krever raskere leveringstid. Leverandør må kunne levere varer innen 24 timer. Oppdragsgiver vil dekke fraktkostnader i disse

tilfeller, enten ved å besørge frakt selv eller bekoste leverandørs dokumenterte ekstra fraktkostnader.

Unntaksvis kan oppdragsgiver ha behov for å få levert varer utenom det oppgitte tidsvinduet (7 dager i uken mellom kl 08 og 17). Leverandør må kunne levere varer utenom det oppgitte tidsvinduet. Oppdragsgiver vil da dekke leverandørs dokumenterte

ekstra kostnader knyttet til dette.

Oppdragsgiver vil i avtaleperioden ha fokus på leverandørens rutiner og kvaliteter innen miljøhensyn, og leverandør må være positiv til å jobbe med forbedring innen dette området, ref. konkurransegrunnlaget punkt 3.8.

Det skal være fri retur fra leveringsadresse av feilleverte varer når dette skyldes feil fra leverandøren, og eventuelle feil skal rettes opp med minst mulig ulempe og uten kostnad for oppdragsgiver.

Dersom leverandør har spesialtilbud eller gjør prisendringer som gir gunstigere pris i avtaleperioden, så skal oppdragsgiver tilstås laveste pris.

Leverandør skal tilby retur av tidligere benyttede plastkasser og annen emballasje ved hver varelevering, og dette skal være kostnadsfritt for oppdragsgiver.

Leverandøren skal ha eget system for internkontroll. Gi en kort redegjørelse av dette. Leverandøren må kunne fremvise dokumentasjon og nærmere redegjørelse av systemet ved forespørsel i avtaleperioden.

Leverandøren skal kunne dokumentere hvem de kjøper fra. Slik dokumentasjon skal kunne gis på oppdragsgivers anmodning.

Ved mottak skal leveransen kontrolleres i forhold til antall kolli, forsvarlig emballering, at emballasjen er hel og ren osv. Leveringen er avsluttet når varemottaket er kvittert på fraktbrevet, med unntak av reklamasjoner og avvik.

Oppdragsgiver krever bruk av EHF og PEPPOL eDelivery nettverk, og

leverandør må tilpasse seg dette. Det vises her til konkurransegrunnlaget punkt 3.11, vedlegg 5 og kontraktsutkast punkt 8.1.

7. TILDELINGSKRITERIER

Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver vil legge vekt på ved valg av tilbud. Anskaffelsen vil foretas av den leverandøren som tilbyr laveste pris.

En samlet vurdering av tilbudte priser/rabatter/gebyrer vil avgjøre hvem av de kvalifiserte leverandørene som blir tildelt kontrakt.

Leverandøren har ansvar for at oppgitte kriterium besvares utfyllende.

7.1 Utfylling av pris- og produktskjema

Tilbudte priser/rabatter/gebyr fylles inn i vedlegg 2 (pris- og produktskjema). Både faneark «Proviant – Pantry – Renhold» og faneark «Rabattsatser» skal fylles ut.

Skjemaene skal fylles ut elektronisk direkte i excelarket, og det skal ikke endres på dette formatet. Oppgitte priser skal være leverandørs tilbudspris (NOK, eks mva).

Skjemaet har 2 arkfaner:

a. Arkfane «Proviant – Pantry – Renhold»

I denne arkfanen skal leverandør fylle ut de gule feltene. Alle etterspurte produkt i skjemaet skal prises.

Merk spesielt følgende:

- Volumestimat; i denne kolonnen er det oppgitt estimat som benyttes i forbindelse med evalueringen, og vil gi et forholdstall mellom de ulike produktene. Volumestimatet vil ikke korrespondere med den angitte totale kontraktsverdi.

- Cellen «Pris per prisenhet» er knyttet til cellen «Prisenhet». Om prisenhet er kg, skal cellen «Pris per prisenhet» fylles ut med pris per 1 kg. Om prisenhet er oppgitt som liter, skal cellen «Pris per prisenhet» fylles ut med pris per 1 liter.

- I cellen «Salgsenhet» fylles inn den mest vanlige salgsenheten som tilbys, og i cellen «Pris per salgsenhet» oppgis pris for denne salgsenheten.

Prisene som oppgis her skal samsvare med literpris/kilopris oppgitt i «Pris per prisenhet».

- Leverandørs fabrikat/merke på produktene skal oppgis i «Produkt», og skal gjelde i avtaleperioden.

- Oppstykking – tidvis har fartøyene behov for å bestille varer i "brekk" eller i stk/mindre forpakning. I denne kolonnen skal leverandør svare «ja» eller

«nei» på hvorvidt dette er mulig.

b. Arkfane «Rabattsatser»

For enkeltprodukter som ikke er spesifisert i arkfane a («Proviant – Pantry – Renhold»), men som hører naturlig innunder varegruppene proviant, pantry og renhold ønskes det en rabatt per gruppe. Denne rabattsatsen skal føres i arkfane b (Rabattsatser) i vedlegg 2.

Rabattsatsen skal være fast i hele avtaleperioden. Rabattsats oppgis i forhold til ordinære priser. Xxxxxx prisliste med ordinære priser skal innleveres sammen med tilbudet.

I denne arkfanen skal leverandør fylle ut de xxxx xxxxxxx.

7.2 Evaluering

Bare tilbud som er levert av kvalifiserte leverandører og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i anskaffelsesdokumentene og Mercell, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.

Pris- og produktskjema skal fylles ut med aktuelle priser, produktinformasjon og/eller rabattsatser.

En samlet vurdering av de innkomne tilbud i henhold til angitte tildelingskriterier vil avgjøre hvem av de kvalifiserte leverandørene som blir tildelt kontrakt.

For arkfane «Proviant – Pantry – Renhold» vil leverandørs tilbudte pris sammen med volumestimat danne grunnlag for evalueringen. Evaluering baseres på totalpris pr. undergruppe, der laveste totalpris gis 10 poeng. Øvrige leverandører gis poeng relativt i forhold til laveste pris. Leverandør vil oppnå poengsum per undergruppe, og summeringen av disse gir hver leverandør en totalsum (i poeng) for arkfanen

«Proviant – Pantry – Renhold». Denne arkfanen vil utgjøre 95% av vektingen.

For arkfane «rabattsatser» vil oppdragsgiver ved evaluering sammenligne rabattert pris (basert på den enkeltes leverandørs prisliste og tilbudt rabatt) for et utvalg produkter. Produktene som vil bli gjenstand for evaluering fremgår av kolonnen

«Utvalgt produkt for evalueringsformål». Leverandør som tilbyr de billigste produktene oppnår best poengsum, og øvrige leverandører gis poeng relativt i forhold til dette. Denne arkfanen vil utgjøre 5% av vektingen.

7.3 Dokumentasjonskrav

Utfylt prisskjema som sendes inn i excelformat sammen med tilbudet i Mercell.

8. KRAV TIL TILBUDET

8.1 Dokumenter som skal innleveres

Følgende dokumentasjon skal legges ved tilbudet:

Krav/kriterier

Dokumentasjon

Kvalifikasjonskrav

Det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD) leveres inn via Mercell.

Tildelingskriterium - pris

Priser og aktuell produktinformasjon skal legges inn i vedlegg 2 (pris- og produktskjema), og innleveres sammen med tilbudet i Mercell-portalen.

Xxxxxx prisliste med ordinære priser skal innleveres sammen med tilbudet i Mercell-portalen.

Tilbudsbrev

Dersom det er avvik/forbehold skal disse fremgå av dette. Det er ellers frivillig å levere tilbudsbrev. Brevet innleveres sammen

med tilbudet i Mercell-portalen.

8.2 Tilbudsinnlevering

Tilbudet skal leveres gjennom Mercell, og dette krever at registrering i Mercell. Spørsmål knyttet til funksjonalitet i Mercell rettes til Mercell Support.

- telefon: 00 00 00 00

- epost: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp – gjerne 1 dag før frist.

Det er mulig å endre tilbudet helt frem til tilbudsfristen utgår. Det sist leverte versjonen av tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

8.4 Leverandørs ansvar

Det er leverandørs ansvar å påse at innlevert tilbud er fullstendig.

***

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata