Tilbudsforespørsel megling av forsikringstjenester
Tilbudsforespørsel megling av forsikringstjenester
for
Norsk Folkehjelp (heretter benevnt NF)
Innhold
2.1 MEGLERTJENESTE MED FØLGENDE INNHOLD: 4
2.2 Følgende forsikringsbehov er p.t. aktuelle per kjente forhold: 4
2.3 Tilbudsforespørselens adresse, frister og vedståelsesfrist. 4
3.1 Fagkompetanse og kundeteam 6
3.2 Administrasjon av forsikringsmegleroppdraget 6
3.4 Overføring av forsikringsmegleroppdrag 6
3.5 Miljø- og sosiale ledelsessystemer 6
4 OPPDRAGETS VARIGHET OG HONORAR 7
1 Bakgrunn/Innledning
Norsk Folkehjelp er fagbevegelsens humanitære solidaritetsorganisasjon. Nasjonalt og internasjonalt arbeider Norsk Folkehjelp for mer rettferdig fordeling av makt og ressurser, og vern om liv og helse. Norsk Folkehjelp er en medlemsorganisasjon med fire hovedinnsats- områder:
- Redningstjeneste og førstehjelp
- Inkluderings- og flyktningarbeid
- Mine- og eksplosivarbeid
- Utvikling og humanitært samarbeid
Norsk Folkehjelp er en medlemsorganisasjon med over 13.000 selvstendige medlemmer, samt at organisasjonen har en stor kollektiv medlemsmasse via LO. Organisasjonen ledes av et styre i landsmøteperioden på 4 år, og den daglige driften er underlagt generalsekretær og hovedadministrasjon. Storparten av aktivitetene er donorfinansiert via donorer som Utenriksdepartementet/NORAD, US Department of State/AID, EU og enkeltland eller institusjoner.
Norsk Folkehjelps hovedkontoret ligger i Oslo, og i tillegg støttes den norske aktiviteten av p.t. 4 regionskontorer. NF i Norge har ca.150 ansatte innenfor de norske aktivitetsområdene og koordinering av den internasjonale aktiviteten. Den nasjonale aktiviteten er knyttet til førstehjelp/søk- og redningstjeneste, solidaritets- og påvirkningsarbeid og prosjekter innen mangfolds- og integreringsarbeid. Den norske aktiviteten er til en stor grad basert på frivillighet i en lagsstruktur separat fra organisasjonen og hovedkontoret.
Internasjonalt er vi i gjennomsnitt etablert med operasjoner i ca. 30-35 land. NF er engasjert i både langsiktig utviklingsprogram, humanitær bistand og prosjekter for fjerning av miner, klasebomber og eksplosiver. Av ca. 2.300 ansatte i internasjonal virksomhet er det til enhver tid ca. 100 internasjonalt ansatte med kontrakt fra Oslo som arbeider med ledelse, operasjonell støtte eller kapasitetsutvikling, mens resten av staben er lokalt ansatte fra landet det gjelder.
Per tiden er vi operative i følgende land utenfor Norge:
Equador, Nicaragua, Cuba, Colombia, Peru, El Salvador, Guatemala, Honduras, Bolivia, Chile, Angola, Mosambik, Zimbabwe, Sør-Afrika, Rwanda, Somalia, Sør-Sudan, Sudan, Egypt, Libanon, Palestina, Irak inkl. Kurdistan, Bosnia, Serbia, Kosovo, Tadsjikistan, Myanmar, Laos, Kambodsja, Vietnam, Thailand, Palau og Solomon Islands. NF kan tidvis ha midlertidige støttekontor eller andre mindre representasjoner og program under etablering som må inkluderes i dekninger.
I tillegg til kontorer og ansatte, har Norsk Folkehjelp en stor flåte med biler og maskiner som i dag til all hovedsak er forsikret lokalt i landet de er operative i. Norsk Folkehjelp forsikrer også eiendelene til de ansatte under transport til/fra oppdragssted og enkelttransporter av utstyr ved behov via en deklarasjonsforsikring med aktivering per oppdrag.
For ytterligere informasjon og detaljer, se våre nettsider på xxx.xxxxxxxxxx.xx .
2 Generelt
Forsikringsprogrammet gjelder alle NF’s skade- og ansvarsforsikringer inkludert spesialforsikringer, for sentralt ansatte i Norge, ansatte i de land NF er representert samt for sekonderte personell/gjester etter nærmere vurdering av behov. Enkelte krav relatert til forsikring av lokalt ansatte i tjenesteland kan forekomme der hvor lokale ordninger ikke er iht. lovverk eller krav. Hovedforfall for disse polisene er med enkelte unntak 1. januar/år. Det forventes en gjennomgang fra ny megler av eksisterende dekninger med fokus på risiko sammen med NF for å vurdere mulige forbedringer og besparelser.
Lokale forsikringer for øvrig håndteres normalt direkte av administrasjonen i landprogrammet.
NF har p.t. pensjonsforsikring via SPK, men det pågår diskusjoner hvorvidt dette vil være tilgjengelig for organisasjoner i fremtiden. Derfor vil vi ha behov av kompetanse på pensjon i meglertjenesten for rådgivning i særtilfeller, men også dersom dagens ordningen med pensjon via SPK bortfaller for organisasjonen.
NF skal inngå avtale for følgende oppdrag/leveranse:
2.1 Meglertjeneste med følgende innhold:
• Ansvar for at NF’s person-, ansvar- og skadeforsikringer er iht. våre krav
• Proaktiv løpende rådgivning knyttet til alle typer forsikringsbehov
• Tilbudsinnhenting og vurdering relatert til nye eller eksisterende behov
• Xxxxx oppdatert oversikt over alle løpende poliser, egenandeler og premier
• Bistå ved evt. skade-/erstatningstilfeller nasjonalt eller internasjonalt
• Sørge for enkel tilgang til oppdaterte nettsider utfra poliseoppsett, inkl. nettsider for skademelding og annet for enkel administrasjon for våre interne brukere
2.2 Følgende forsikringsbehov er p.t. aktuelle per kjente forhold:
• Ansvarsforsikring – operasjonell eller prosjektrelatert
• Styreansvarsforsikring – eget styre eller representasjon på vegne av NF
• Eiendeler (M/I/L) globalt – kontor og utstyrsforsikring
• Bilforsikring (Norge)
• Transportforsikring – deklarasjonsbasert eller lignende for varer og flyttegods
• Personforsikring (ulykke/yrkesskade/gruppeliv) Norge og utland
• Reiseforsikring – ansatte fra hovedkontor, expats, sekonderte eller gjester
• Andre mindre personell- eller enkeltpoliser (drift utland)
NF har p.t. avtale med Internasjonale SOS som del av sikkerhets- og forsikringstilbudet til våre ansatte.
2.3 Tilbudsforespørselens adresse, frister og vedståelsesfrist.
Spørsmål og henvendelser vedrørende tilbudet skal rettes til:
Xxxx Xxxxxx, Controller logistikk, e-post: xxxxx@xxxxx.xxx Tlf.: x00 0000 0000
Mobil: x00 0000 0000
Alle tilbud skal være Norsk Folkehjelp i hende senest 25.09.2020 før kl. 16.00. Senere mottatte tilbud vil bli avvist med mindre det er spesielle grunner til sent mottak.
Tilbud med alle vedlegg leveres elektronisk til xxxxxxx@xxxxx.xxx dersom ikke annet er avtalt.
Tilbudet adresseres til:
Norsk Folkehjelp v/Xxxx Xxxxxx
Postboks 8844 Youngstorget
0028 Oslo
Tilbudet skal være bindende for tilbyder i 60 dager fra tilbudsfrist. Eventuelle kostnader for utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.
2.4 Tildelingskriterier
Ved valg av leverandør vil det bli lagt vekt på følgende kriterier (ikke prioritert rekkefølge) med følgende vekting:
• Pris (10 poeng)
• Fleksibilitet, løsning og betjeningsorganisasjon (40 poeng)
• Serviceapparat (15 poeng)
• Web løsninger (15 poeng)
• Kompetanse, generell og internasjonal forsikring (20 poeng)
Tildelingen baseres på det totalt sett mest fordelaktige tilbud for NF, og NF forbeholder seg retten til å benytte eller kansellere mottatte tilbud dersom forhold tilsier det er nødvendig.
Nærmere detaljer om vår forespørsel er skissert i avsnitt 3 Leveranse under.
3 Leveranse
NF har behov for en forsikringsmegler som forvalter og har oversikt over våre totale forsikringsordninger organisert fra Norge, og megler har ansvar for at disse er i samsvar med våre behov og i henhold til de krav som stilles i forhold til lover og forskrifter.
Forsikringsmegler skal gi råd og veiledning med sikte på å klarlegge NF’s forsikringsbehov, vurdere endringer i forsikringsbehovet og bistå i valg av best mulige forsikringsløsninger ved nye behov.
Forsikringsmegler skal kvalitetssikre fornyede avtaler og påse at disse er i overensstemmelse med avtalt dekningsomfang og vilkår.
Dersom deler av forsikringsprogrammet ønskes anbudsutsatt, skal forsikringsmegler gjennomføre anbudsprosessen på vegne av NF mht utforming og utsendelse av
dokumentasjon, og gi NF skriftlig rapport med råd om valg av forsikringsløsning og forsikringsgivere(e).
I tilbudet ber vi om nærmere beskrivelse av følgende punkter:
3.1 Fagkompetanse og kundeteam
Informasjon om kundeteam som tilbys, samt teamets fagkompetanse og erfaring som er relevant for oppdraget. Beskrivelsen må inneholde:
• Navn på teammedlemmer og CV
• Kort beskrivelse av kjernekompetanse og relevant erfaring i forhold til NFs behov
Kompetanse i kundeteam må dekke følgende som minimum:
• Person-, reise- og pensjonsforsikring
• Skade- og eiendelsforsikring (M/I/L)
• Internasjonal forsikringserfaring, fortrinnsvis med utviklings- og krigsutsatte land
• Ansvarsforsikring for internasjonalt operative organisasjoner
• Verktøy-, informasjons- og opplæringskompetanse
• Rådgivnings- og kartleggingskompetanse
3.2 Administrasjon av forsikringsmegleroppdraget
Beskrivelse av betjeningskonsept i oppdragsperioden:
• Daglig betjening og oppfølging av forsikringer
• Web-løsninger eller tilsvarende
• Rådgivning og bistand i forsikringsspørsmål og skadehåndtering
• Kompetanseoverføring og informasjon til ansatte
3.3 Anbudsgjennomføringer
Beskrivelse av anbudsgjennomføring på vegne av klient. Oppgi om det er begrensning i antall anbudsforespørsler innenfor tilbudt honorar i avtaleperioden.
3.4 Overføring av forsikringsmegleroppdrag
Skisser prosessen for eventuell overføring av megleroppdraget til deres selskap.
3.5 Miljø- og sosiale ledelsessystemer
Norsk Folkehjelp er i prosess med å utarbeide en egen miljøpolicy samt å kvalifisere seg til merkeordningen Miljøfyrtårn. Vi ønsker å påvirke det grønne skriftet og ser positivt etter leverandører som har, eller er i gang med sertifiseringer og tiltak. Derfor ber vi tilbydere gjøre rede for eventuelle eksisterende ledelsessystemer for oppfølging av miljø og sosialt ansvar, merkeordninger eller annet som er implementert i organisasjonen som del av besvarelsen.
4 Oppdragets varighet og Honorar
Oppgi ønsket oppdragsperiode og gjeldende oppsigelsesfrister. Foretrukken varighet er maks. 3 år med evt. forlengelse på årsbasis dersom forhold tilsier det (eks. 2+1+1 år)
Angi årlig kontraktspris (honorar) og gi opplysning om eventuell prisjustering som gjøres gjeldende ved forlengelse av oppdraget. NF er underordnet ordningen for momskompensasjon. Alle priser bes derfor oppgitt i NOK inkl. mva.
Gi en beskrivelse av honorarstruktur inklusive estimert timeforbruk pr. år for de tjenester som er beskrevet i tilbudet.
Tilleggstjenester som ikke omfattes av megleroppdraget, skal avtales særskilt og faktureres etter medgått tid. Timepris for eventuelle tilleggstjenester må oppgis.
NF betaler sine regninger pr 30 dager. Vennligst bekreft at dette harmonerer med deres rutiner. NF forbeholder seg retten til å holde tilbake omtvistet beløp uten beregning av rente.
Rentebelastning av forsinket betaling aksepteres etter til enhver tid gjeldende lover.
Alle fakturaer/kreditnotaer skal utstedes i navnet til Norsk Folkehjelp. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Norsk Folkehjelp foretrekker elektronisk mottak av faktura
Avvik eller forbehold fra ovenstående må spesifiseres i tilbudet. Om ikke avvik er angitt spesifikt i tilbudet anses ovenstående for akseptert.
Selskapet må anerkjenne og respektere vedlagte NF Etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid i forbindelse med oppdraget.
Det er videre et krav at alle leveranser eller aktiviteter selskapet er involvert i ikke kan være i konflikt med anerkjente folkerettslige prinsipper, internasjonale sanksjoner eller konvensjoner. NF forbeholder seg retten til å sjekke og evt. utelate tilbydere som ikke vurderes til å være på linje med ovenstående krav.
4.1 Tilbudsprosessen
Frist for innlevering av tilbud er 25.09.2020 kl. 16.00. I etterkant vil NF vurdere om de mest aktuelle leverandørene vil få mulighet til å presentere seg og gjennomgå sitt tilbud.
Tilbudet skal også inneholde følgende elementer:
• Firmaopplysninger m/siste årsrapport inkl. nøkkeltall for selskapet (nasjonalt og internasjonalt)
• Kontaktinformasjon om tilbyders hovedkundeansvarlig
• Dokumentasjon på punkter omtalt i ”2.4 Tildelingskriterier”
• Referanseliste – oppgi min. 2-3 kunder og kontakter som er relevante i forhold til NF
• Firmaets etiske retningslinjer og andre relevante sertifikater/dokumenter
• Skriftlig aksept av NF Etiske standarder for innkjøp, investering og markedsarbeid som vedlagt
4.2 Behandling av tilbud
Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene og tilbyderne gis ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene er unntatt offentlighet.
NF forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud. NF vil ikke returnere evt. leverte tilbud til tilbydere som ikke blir valgt.
NF vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av konkurransegrunnlaget uten skriftlig tillatelse fra NF.
NF vil organisere presentasjonsmøter med de 2-3 beste tilbydere før endelig beslutning tas kort tid etter tilbudsfristen er utgått og tilbud er vurdert av intern arbeidsgruppe.
5 Vedlegg:
- NF etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid