Rammedokument – Fellesavtale om kjøp av AV-utstyr
Saksbehandler | Deres dato | Vår dato |
Telefon | Deres referanse | Vår referanse |
Rammedokument – Fellesavtale om kjøp av AV-utstyr
Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte fellesavtale.
Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen. For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltagende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i dette rammedokumentet.
DFØ Statens innkjøpssenter har inngått parallelle avtaler med 4 leverandører:
1. Atea AS
2. Advania Norge AS
3. Kinly AS
4. Friday Networks AS
Ytterligere informasjon om fellesavtalene finnes her: Fellesavtale for AV-utstyr | Xxxxxxxxxxxx.xx
Avtalen skal dekke behovet for produkter som naturlig faller inn under kategorien audiovisuelt utstyr, samt programvare og tjenester som er tilknyttet disse produktene.
Fellesavtalen omfatter totalt 138 statlige virksomheter, som samtlige kommer frem med aktuell tiltredelsesdato i kontraktens bilag 11.
Under fremkommer både produktgrupper, tjenester og programvare som er inkludert i anskaffelsens omfang, inkludert anskaffelsens opsjoner. Opsjoner gir Oppdragsgiverne en rett, men ikke en plikt, til å dekke sitt behov gjennom bruk av Fellesavtalen.
AV- utstyr
- Møteroms- og videokonferanse- utstyr
- Skjermer
- Projektorer
- Rombookings-paneler
- Kameraer og dokumentkamera
- Mikrofoner, høyttalere og lydanlegg
Tilhørende programvare og tjenester
- Tilhørende programvare
- Montering og installasjon
- Konfigurasjon og klargjøring
Opsjoner produkter
- Utstyr til auditorium og større kurs- og konferanselokaler
- Styrepanel
- LED-vegger
- Utstyr til AV-produksjon
- Interaktive tavler og smart-/whiteboards
- Personlig utstyr
Opsjon tjenester
- Rådgivning, prosjektering av lokasjoner
- Oppsett av styrepaneler
- Drift og overvåkning
- Lisensiering
- Service-, support- og vedlikeholdsavtaler
Anskaffelsen har ikke som formål å dekke behov for AV-utstyr som skal benyttes på Forsvarets sikre plattform (FSP) eller Nasjonalt begrenset nett (NBN). Anskaffelsen har heller ikke som formål å dekke behov for AV-utstyr som omfattes av sikkerhetsloven kapittel 9.
Fellesavtalen forplikter ikke til kjøp av spesialutstyr til gjennomføring av større produksjoner og forestillinger. Fellesavtalen skal ikke dekke PC- skjermer (monitor), internett, nettverk inn til møterom, klimaanlegg eller belysning.
Det er lagt opp til tre ulike avropsmekanismer i avtalen.
Direkteavrop etter fossefall:
• Oppdragsgiver kan kontakte leverandørene direkte etter den rangerte rekkefølgen, der Atea er rangert som nummer 1. Leverandør nummer 2-4 først skal kontaktes dersom leverandør rangert foran ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, eks. som levering 10 virkedager fra bestilling.
• Direkteavropene vil i hovedsak gjøres ved kjøp av standardsortiment, og det er ikke lagt noen verdibegrensning på dette. Standardsortimentet finner dere i kontraktenes bilag 3B, og er dekkende for AV-utstyr, samt tilhørende programvare og tjenester.
• Eks:
Direkteavrop til Atea:
Sentraliserte tjenester kan avropes direkte hos Atea AS.
Direkteavrop av sentraliserte tjenester skal dermed ikke følge fossefallsmetoden, men enten gjøres direkte hos Atea, eller lyses ut gjennom minikonkurranse. Sentraliserte tjenester inkluderer blant annet drift, overvåkning, lisensiering, service- support- og vedlikeholdsavtaler. som minikonkurranse,
Minikonkurranse:
• Det skal gjennomføres minikonkurranser i de tilfeller det skal bestilles øvrig sortiment for over 500 000 NOK.
• I tillegg kan minikonkurranser gjennomføres i de tilfeller det foreligger særlige behov og ved kjøp av sentraliserte tjenester. At en virksomhet har særlige behov betyr eks. behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt.
• De virksomheter som har behov for å sette ut sentraliserte tjenester som en egen minikonkurranse, kan gjøre dette.
Eksempel på bruk av de ulike avropsmekanismene:
1. Direkteavrop etter fossefall:
Du skal bestille utstyr til 3 møterom som du skal montere opp selv så raskt som mulig, du ønsker å bestille fra standardsortimentet. Da skal du gå til leverandør 1. Atea først, for å se om de kan levere innen 10 virkedager. Dersom de kan dette, skal bestillingen legges til Xxxx. Dersom Atea ikke har de produktene som skal brukes i møterommet tilgjengelig for levering innen 10 dager, skal du kontakte leverandør nummer 2 osv.
2. Direkteavrop til Atea:
Du ønsker at Xxxx skal håndtere vedlikeholdsavtaler av både gammelt og nytt utsyr i tillegg til å sørge for drift og overvåkning av din møteromsportefølje. Da kan du avrope dette direkte til Atea.
3. Minikonkurranse
Du har flere særegne behov knyttet til overvåkning og drift av løsningene, samt behov for en særlig kort responstid for enkelte møterom. Da kan du spesifisere dine konkrete behov, og gjennomføre en minikonkurranse blant leverandørene om leveransen av dette.
Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen
Fellesavtalen vil gi reduserte administrasjonskostnader knyttet til gjennomføring av anskaffelser, på både Oppdragsgivers- og leverandørenes side. Det er estimert at offentlig sektor sparer ressursbruk tilsvarende ca. 40 mill./NOK for avtaleperioden.
Fellesavtalen vil gi bedre grunnlag for styringsinformasjon, rapportering og statistikk innenfor området. Dette vil gi bedre forutsetninger for samarbeid med leverandørmarkedet og for samhandling med brukere i virksomhetene.
Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster
Avtalelojalitet og standardsortiment
Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker med stor avtalelojalitet og ved bruk av standardsortimentet.
Virksomhetene skal tilrettelegge for lang levetid på eksisterende produkter før det bestilles nytt.
Det skal benyttes enkle og rimelige løsninger der dette er tilstrekkelig. Enkelte møterom, eller samhandlingsrom har kun behov for skjermer som kan kobles opp med brukers egen PC/ BYOD. (Bring Your Own Device). Lyd og video sendes da direkte fra brukers PC, og det er ikke behov for ytterligere tilleggstjenester.
Avhending til ombruk og/eller gjenvinning
Avhending av produkter skal gjennomføres etter gjeldende forskrifter og i henhold til prinsippene i avfallshierarkiet, se illustrasjon under. Der virksomheten er med på statlig fellesavtale på ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr, skal denne benyttes.
Statens innkjøpssenter
Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.
Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.
Sikkerhetsgrad på eget nettverk må ivaretas av funksjoner i virksomhetene, da dette ligger utenfor denne avtalens virkeområde. Det er fortsatt den enkelte virksomhet sitt ansvar for å gjøre risikovurderinger og sette inn egne sikkerhetstiltak gjennom avtaleperioden.
Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere fellesavtalens gevinster, herunder:
- Etterlevelse av dette rammedokumentet
- Være lojale mot avtalen
- Benytte standardsortiment der dette er dekkende for behovet
- Velg type 1 miljøsertifiserte produkter der disse finnes, samt ellers bestille produkter med gode miljømessige egenskaper.
- Gjøre risikovurderinger og iverksette sikkerhetstiltak
- Melde avvik
Statens innkjøpssenter vil ved behov bistå og veilede virksomheten gjennom hele avtaleperioden.
Kontaktinformasjon Statens innkjøpssenter
Spørsmål knyttet til dette dokumentet kan rettes til seksjon for IKT-avtaler på xxx-xxxxxxx@xxx.xx eller prosjektleder: xxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Vennlig hilsen
Xxx Xxxxxxx Seksjonssjef IKT-avtaler
Xxxxx Xxxxxxx Prosjektleder