ETISKE RETNINGSLINJER FOR LEVERANDØRER AV VARER OG TJENESTER

ETISKE RETNINGSLINJER FOR LEVERANDØRER AV VARER OG TJENESTER

Vedlegg til rammeavtalen. Denne versjonen gjelder fra oktober 2022

NOHA tar sitt samfunnsansvar svært alvorlig, og arbeider kontinuerlig for at det ivaretas gjennom daglig drift, i våre arbeidsprosesser og produktene vi tilbyr. NOHA sine verdier er «Handlekraftig»,

«Åpen», «Pålitelig» og «Engasjert». Disse verdiene, sammen med vårt samfunnsansvar, skal gjenspeiles i selskapets virksomhet. Vi ønsker å ha en ansvarlig forretningspraksis som respekterer mennesker, samfunn og miljø.

Dette dokumentet beskriver overordnede krav og forventninger NOHA stiller til egen virksomhet, leverandørkjeden og hos forretningsforbindelser. Leverandørene skal følge alle aktuelle nasjonale og internasjonale lover samt internasjonalt anerkjente standarder som OECD-, FN- og ILO-konvensjoner for menneskerettigheter, helse og sikkerhet, arbeidstakerrettigheter, miljø, rettferdig konkurranse, anti-korrupsjon og rettferdig forretningspraksis. Aksept av Etiske retningslinjer for leverandører av varer og tjenester er en forutsetning for en avtale med NOHA. Ved inngåelse av avtale viser Leverandør sin tilslutning til innholdet og plikter å gjøre seg kjent med disse retningslinjer og etterleve de fullt ut.

Med «Leverandøren» som nevnt i dette dokument menes også leverandøren, hans underleverandør og eventuelle underleverandører. Leverandør vil ha et solidaransvar for disse. Leverandøren skal derfor sørge for at rettigheter, bestemmelser og plikter i dette dokumentet gjenspeiles i kontrahering med sine underleverandører og deres leverandører/underleverandører. NOHA kan kreve fremlagt dokumentasjon på at denne forpliktelse er oppfylt.

Samfunnsansvarlige innkjøp

Alle leveranser skal gjøres i henhold til gjeldende lover og forskrifter og andre krav oppgitt av offentlig myndighet. Ved Leverandørens valg av materialer skal det utvises samfunnsansvar og hensynet til bærekraftig utvikling skal ivaretas, så som ikke å anvende materialer produsert av utrydningstruede sorter/arter, materialer som vil kunne påvirke miljøet negativt, materialer tilvirket i strid med bestemmelser gitt i Barnekonvensjonen og Den Europeiske Menneskerettighetskonvensjon. Etter konvensjonene har alle mennesker en iboende verdighet og deres umistelige rettigheter er grunnlaget for frihet, rettferd og fred. Leverandøren skal ha kunnskap om miljøeffekten av valgte løsninger – fra råvare til endelig produkt. Alle materialer som skal leveres skal ved forespørsel dokumenteres.

Lokal samfunnspåvirkning

NOHA og deres samarbeidsparter skal ha en åpen dialog med våre interessenter for å redusere negativ påvirkning av lokalsamfunnet. Leverandør skal ta alle nødvendige forhåndsregler og opptre i henhold til lokale regler, miljøstandarder og lovverk.

Ytre miljø

NOHAs aktiviteter skal baseres på en samfunnsansvarlig utvikling med søkelys på energi- og miljøbesparende tiltak.

HMS

NOHA har som mål å være blant de ledende i bransjen innen helse, miljø og sikkerhet. Utgangspunktet for alle våre aktiviteter er at ingen skal skade seg eller bli syke av å jobbe i NOHA.

I arbeidet skal det stilles høye etiske krav og vises åpenhet og etterrettelighet. NOHA sine leverandører, herunder eventuelle underleverandører skal minst følge anerkjente bransjestandarder

og lovverk for å sikre egne ansatte og andre som er tilknyttet arbeidsplassen sunne og trygge arbeidsforhold, eksempelvis innen opplæring og krav til bruk av verneutstyr. Leverandøren skal gjøre sitt ytterste for å kontrollere fare og ta nødvendige forhåndsregler for å forebygge ulykker og yrkessykdommer. Arbeidstakerne må kunne kommunisere med hverandre, og alle aktører skal sørge for at dette kravet er oppfylt for de arbeidstakerne som stilles til disposisjon. Leverandør må ha etablerte rutiner for varsling av uønskede hendelser og ulykker.

Velfungerende arbeidsliv

Leverandøren skal i egen og i underleverandørers virksomhet påse at det er gode arbeidsforhold. Leverandøren selv så vel som alle underleverandører skal være registrert i foretaksregisteret (eller tilsvarende i det land virksomheten drives) og alltid oppgi organisasjonsnummer. NOHA er mot all form for diskriminering. Alle ansatte som Leverandøren benytter ved utførelsen av arbeidet skal ha lønns- og arbeidsvilkår som oppfyller de lovpålagte kravene i henhold til de til enhver tid gjeldende allmenngjøringsvedtak. NOHA kan kreve at Leverandøren fremskaffer dokumentasjon som viser lønnsvilkår og arbeidsforhold for ansatte og innleide hos leverandøren, underleverandører og deres leverandører. Slike underlag skal oversendes snarest etter forespørsel.

Økonomi

Leverandører og underleverandører til NOHA skal være seriøse, ha en sunn og dokumentert økonomi og være a jour med alle offentlige skatter og avgifter. NOHA forbeholder seg retten til å kreditt vurdere alle leverandører og tilbydere til NOHA og forkaste leverandører og tilbydere som ikke oppfyller de til enhver tid gjeldende krav.

Forretningsetikk og relasjonspleie

Økonomiske misligheter som korrupsjon, bestikkelser, ulovlig prissamarbeid, kartellvirksomhet m.v. er ikke forenlig med NOHA sin forretningsetikk. Leverandører og andre forretningspartnere til NOHA bekrefter at de ikke engasjerer seg i slike aktiviteter i sin forretningsdrift gjennom å akseptere dette dokumentet som grunnlag for leveranser. Leverandør skal ikke tilby, love eller gi noen fordeler, insentiver eller tjenester til NOHA sine ansatte, internasjonale organisasjoner, offentlige ansatte eller tredje-part. Dette skal gjelde om slike ytelser blir tilbudet direkte eller indirekte via mellommann.

Leverandør skal avvise all form for hvitvasking av penger og skal ta nødvendige forholdsregler for å ikke bli involvert i hvitvasking av andres penger. Kommunikasjonen mellom leverandører/underleverandører og NOHA sine ansatte skal preges av profesjonalitet. Bevertning, utgiftsdekning og eventuelle moderate gaver skal alltid skje åpent. Xxxxx, bevertning og utgiftsdekning skal aldri gis/mottas i en tilbuds-/forhandlings situasjon. Unntak er normal bevertning ved møter i form av arbeidslunsj/-middag, kaffe og lignende. Reiser og opphold i forbindelse med kurs, kundearrangement m.m. hvor NOHA sine ansatte deltar, skal godkjennes og betales av NOHA.

Minimumsstandarder

Ansettelse er et fritt valg (ILO-konvensjon nr. 29, 105 og 131)

Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Alle arbeidere skal motta en skriftlig avtale på et forståelig språk som inneholder gjeldende lønnsvilkår og betalingsmåte, før arbeidet tiltres.

Retten til organisering og til å forhandle kollektivt (ILO-konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154)

Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Dersom disse rettighetene er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for- og ikke under noen omstendighet forhindre - alternative mekanismer for fri og uavhengig

organisering og forhandling. Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.

Barnearbeid (FNs barnekonvensjon, ILO-konvensjon nr. 138, 182 og 79 samt ILO-anbefaling nr. 146)

Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse eller sikkerhet, inkludert nattarbeid. Barn under 15 år (i enkelte land 14 eller 16 år) skal ikke utføre arbeid som kan være til skade for deres helse og/eller utdanning. Nyrekruttering av barnearbeidere som ikke innfrir konvensjonene ovenfor, aksepteres ikke. Hvis denne typen barnearbeid allerede finner sted, skal snarlig utfasing igangsettes. Det skal også legges til rette for støtteordninger som sikrer barn livsopphold og skolegang så lenge de er i skolepliktig alder.

Ingen diskriminering (ILO-konvensjon nr. 100 og 111, FN-konvensjonen om diskriminering av kvinner)

Det skal ikke forekomme diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, kaste, nasjonalitet, religion, alder, uførhet, kjønn, sivilstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd, og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, for eksempel ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

Ingen brutal eller umenneskelig behandling (FN-konvensjonen om sivile og politiske rettigheter, art. 7)

Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling, skal være forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk, og andre former for ydmykelser.

Sikre og hygieniske arbeidsforhold (ILO-konvensjon nr. 155 og ILO-anbefaling nr. 164)

Arbeidsmiljøet skal være trygt og hygienisk. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å hindre ulykker og helseskader. Arbeiderne skal jevnlig trenes i helse og sikkerhet og ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert og tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

Lønn (ILO-konvensjon nr. 131)

Lønn og andre fordeler som utbetales for en standard arbeidsuke skal som minimum innfri nasjonale minstelønnsbestemmelser eller tariffavtaler, avhengig av hvilken som er høyest, og alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov. Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon skal ikke tillates. Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14) Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller tariffavtale, og ikke overstige arbeidstid eller fritid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Pålagt overtidsarbeid skal være begrenset.

Regulære ansettelser (ILO-konvensjon nr. 95, 158, 175, 177 og 181)

Utført arbeid skal så langt som mulig være basert på anerkjente arbeidsrelasjoner som ivaretar de ansattes rettigheter og sosiale beskyttelse i tråd med nasjonal lovgivning og praksis. Forpliktelser overfor arbeidere skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer, underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner. Hvis slike arbeidsrelasjoner benyttes har arbeiderne krav på samme type rettigheter som ordinære arbeidstakere.

Marginaliserte befolkningsgrupper (FN-konvensjonen om sivile og politiske rettigheter, art. 1 og 2, ILO-konvensjon nr. 169)

Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge og/eller forringe ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, ved å beslaglegge store landarealer, bruk av vann eller andre naturressurser som disse befolkningsgruppene er avhengig av. Ved konflikter med lokalsamfunn angående bruken av land eller andre naturressurser, må partene gjennom forhandling sikre respekt for individuelle eller kollektive rettigheter til områder eller ressurser basert på sedvane/praksis. Dette gjelder også i tilfeller der rettighetene ikke er formalisert.

Miljø og klimaendring (FNs klimakonvensjon med protokoller, FNs konvensjon om biologisk mangfold og FNs ørkenkonvensjon)

Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes. Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden i tråd med føre-var-prinsippet. Det skal iverksettes tiltak for å redusere matsvinn etter innhøsting og i verdikjeden. Det skal iverksettes tiltak for å redusere bruken av ressurser som blant annet gjødsel, plantevernmidler, vann og emballasjematerialer. Det skal iverksettes tiltak for å redusere avfallsmengden, forhindre avfall på avveie og sikre forsvarlig avfallshåndtering. Det skal iverksettes tiltak for å bevare landskap, arter og genetisk mangfold i nærliggende områder. Naturskog og våtmarksområder skal ikke ha vært gjort om til dyrket mark i løpet av de fem siste årene.

Eksisterende naturskog og våtmarksområder skal heller ikke gjøres om til dyrket mark i fremtiden. Det skal iverksettes tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser fra dyrket mark, lagring, kjøling, emballering og transport av produkter.

Tilleggskrav for transportører

Kabotasje i Europa Kabotasjekjøring skal begrenses, og sjåfører skal ikke under noen omstendighet pålegges kjøring som strider mot internasjonale kabotasjeregler – forskrift (EC) 1072/2009 av 14. mai 2010.

Trafikksikkerhet

En sjåfør skal ikke pålegges kjøring med utstyr og materiell som setter sjåførens eller andre trafikanters liv i fare. Nasjonale krav må innfris.

Implementering

Leverandørene skal kontinuerlig forbedre og gjøre sitt ytterste for å innfri minimumsstandardene innen en avtalt og rimelig frist. Engasjement og innsats for å tilfredsstille disse kravene vil være en grunnforutsetning for at samarbeidet med NOHA skal kunne videreføres. Hvis aktuelle forbedringstiltak og avtalt oppfølging ikke utføres, eller hvis lovpålagte krav ikke innfris, kan NOHA beslutte å avslutte forretningsrelasjonen. NOHA vil på den andre siden aktivt hjelpe leverandørene til å innfri standardene.

Leverandørene skal ha tilfredsstillende styringssystemer for å dokumentere og overvåke så vel produktkvalitet som andre forretningsprosesser. OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv er et anbefalt rammeverk. Dette inkluderer risikovurderinger for å identifisere mulig negativ påvirkning, forhindre og forebygge en slik påvirkning samt å overvåke og evaluere effekten av tiltakene som er iverksatt.

NOHA må varsles ved vesentlige avvik eller brudd på disse etiske retningslinjene.

Leverandørene må til enhver tid – med eller uten forutgående varsel – gi NOHA, eller en uavhengig tredjepartsrevisor som er autorisert av NOHA, ubegrenset tilgang til anleggene sine og all relevant dokumentasjon.

Hendelser

Dersom Leverandøren oppdager eller har grunn til å mistenke at det foreligger kritikkverdige forhold hos seg selv, underleverandører eller hos NOHA, forventer NOHA å bli varslet om dette umiddelbart. Dersom kritikkverdige forhold avdekkes skal forholdene opphøre og det fremlegges tiltaksplan for å sikre at tilsvarende ikke skal inntreffe igjen.

Innsynsrett og plikt til retting

NOHA eller den som er bemyndiget av NOHA skal ha rett til innsyn i leverandørens kvalitetssystem, utførelsen av leveransen, produksjonsprosessen, samt de deler av leverandørens styringssystemer (for eksempel for økonomi, lønns- og arbeidsvilkår, HMS, m.m) som kan ha betydning for leverandørens oppfyllelse av kontrakten. Innsynsretten omfatter blant annet revisjon og verifikasjon inklusive intervjuer, inspeksjon, kontroll og dokumentgjennomgåelse. Leverandøren skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slikt innsyn. Innsynsretten er begrenset til tre år etter at siste betaling har funnet sted. Leverandøren skal sikre at NOHA har tilsvarende innsynsrett hos leverandørens underleverandører. Leverandøren og/eller underleverandører plikter for egen regning å rette eventuelle mangler i forhold til plikter i dette dokument innenfor en rimelig tidsplan.

Sanksjoner

NOHA forbeholder seg retten til å sanksjonere brudd på bestemmelsene ovenfor som følger:

1. Ved grove brudd relatert til innholdet i dette dokument, gir NOHA rett til å terminere avtalen.

2. Andre sanksjoner følger av avtalegrunnlaget mellom partene.

Sted/dato: …………………………………………………………………….

Navn: ……………………………………………………………………………

Tittel: …………………………………………………………………………..

Selskap: ……………………………………………………………………….