GENERELLE BETINGELSER FOR LEIE AV LOKALER/FASILITETER I Q42 – rev. 8
GENERELLE BETINGELSER FOR LEIE AV LOKALER/FASILITETER I Q42 – rev. 8
1. Gyldighet og dokumentasjon
1.1. For at det skal foreligge gyldig avtale mellom KK og Leietaker må minimum ett av følgende foreligge:
1.1.1. Skriftlig tilbud fra KK med skriftlig aksept fra Leietaker innenfor akseptfristen beskrevet i punkt 3.
1.1.2. Signert avtaledokument mellom KK og Leietaker innenfor akseptfristen beskrevet i punkt 3.
1.2. Tilleggsbestillinger skal være skriftlig bekreftet av partene.
1.3. Tilbud/aksept (punkt 1.1.1) eller signert avtaledokument (punkt 1.1.2) utgjør sammen med nærværende generelle leiebetingelser og eventuelle vedlegg samlet "Leiekontrakten".
2. Definisjoner
2.1. KK (forkortelse for Kristiansand Kongressenter AS) som utleier av Leieobjektet.
2.2. Leietaker: Det rettssubjekt som KK inngår leiekontrakt med.
2.3. Q42: Navnet på bygget hvor Leieobjektet ligger.
2.4. Leieobjektet: De lokaler i Q42 som i henhold til spesifikasjon i Leiekontrakten skal kunne benyttes av Leietaker i Leietiden.
2.5. Standard leiesum: Leiesum for Leieobjektet inkludert standardutstyr og -personell.
2.6. Leietiden: Den tid som i tilbudet eller avtaledokumentet er angitt/avtalt som periode for Leietakers bruk av Leieobjektet.
2.7. Tilleggstjenester: Tjenester som KK tilbyr utover det som er inkludert i Standard leiesum. De til enhver tid tilbudte tilleggstjenester fremgår av vedlegg til disse generelle leiebetingelser.
2.8. Tilleggsbestillinger: Alle bestillinger som tilkommer etter at avtale er inngått, ref. punkt 1.
2.9. Kontraktssummen: Summen av de til enhver tid avtalte leveranser, inklusive Tilleggsbestillinger.
2.10. Netto billett- og deltakerinntekter: Billett-
/deltakerinntektene etter at alle KKs tilgodehavende (evt. ubetalte deler av Kontraktssummen, billettavgift og eventuelle andre vederlag/avgifter til KK), er trukket fra de totale billett-/deltakerinntekter.
3. COVID – 19
KK plikter å følge myndighetenes gjeldende retningslinjer vedr. smittevern. Leietaker plikter å levere lister med kontaktinformasjon til alle deltakerne/arrangør m.m.
Ved avbestilling grunnet myndighetenes restriksjoner og/eller endringer ifm. COVID-19, som for eksempel avstands- og antallsbegrensning eller forbud mot å avholde offentlige/private
arrangementer, med den konsekvens at arrangementet ikke kan avholdes eller tilrettelegges hos KK – se punkt 6.2.
4. Akseptfrist
Skriftlig aksept fra Leietaker på tilbud/avtaledokument må være KK i hende innen 14 dager etter mottak av tilbudet eller avtaledokumentet, med mindre annen frist fremgår av tilbudet eller oversendelsen fra KK. Fremkommer aksepten etter fristen, er KK ikke lenger bundet av sitt tilbud/fremsendte avtaledokument, uavhengig av forsinkelsens årsak.
5. Godkjennelse og endring av innhold
Leietaker plikter å redegjøre skriftlig for innholdet i sitt arrangement og denne redegjørelsen skal vedlegges Leiekontrakten. Leietakers arrangement skal være godkjent av KK før eller senest ved inngåelse av avtale. Ved vesentlige endringer i arrangementet skal KK informeres skriftlig.
6. Avbestilling
Enhver avbestilling må skje skriftlig. Avbestilling skjer på følgende vilkår:
6.1. Se vedlagt tabell for frister vedr. avbestilling av arrangementer
6.2. Direkte kostnader som KK er påført av tredjeperson (leverandører og tjenester o.a.) og kostnader for medgått arbeid for KK
i.f.m. arrangementets planlegging og rigg kan avkreves Leietaker, i tillegg til laveste sats for avbestillingsgebyr basert på antall gjester/publikum, uavhengig av tidspunktet for avbestilling.
7. Bevertning
All bevertning av publikum/deltakere og Leietakers personell forestås av KK.
7.1. Leietaker er forpliktet til å angi nøyaktig bindende kuverter senest 10 dager før arrangementsstart.
7.2. Ved leie av lokaler i Q42 til kongresser, konferanser, konserter, selskap, møter, kurs og lignende skal Leietaker informere publikum/deltakerne om hva som er inkludert i Leiekontrakten og hva den enkelte deltaker selv skal betale.
7.3. Leietaker er overfor KK økonomisk ansvarlig for uoppgjorte deltakerregninger.
8. Skjenke- og røykebestemmelser
Det er bare tillatt å nyte alkohol ved lukket arrangement i Leieobjektet/Q42 hvor dette på forhånd er avtalt. Det er ellers totalforbud mot røyking i Leieobjektet/Q4
Brannalarmer er koblet direkte mot brannvesenet. Dersom Leietaker gjør seg skyldig i brudd på en eller flere av disse bestemmelsene kan det medføre erstatningskrav mot Leietaker. Leietaker er ansvarlig for publikum/deltakerne på sitt arrangement i relasjon til skjenke- og røykebestemmelsene.
9. Arrangement utenfor Q42
Dersom arrangementer avholdes utenfor Q42 gjelder det aktuelle arrangementsstedets egne bestemmelser som en del av Leiekontrakten, hvis ikke annet er avtalt.
10. Offentlige tillatelser
Leietaker er selv ansvarlig for å innhente alle offentlige tillatelser, herunder av- og pålessingstillatelser utenfor Q42, politiattester, arbeids- og oppholdstillatelser og lignende som er nødvendige for Leietakers bruk av Leieobjektet og/eller Leietakers arrangement.
11. Opphavsrettigheter og artistskatt
Leietaker er ansvarlig for innbetaling av TONO-, GRAMO- og eventuelt andre avgifter. For å ivareta KKs ansvar knyttet til innkreving av artistskatt for artister bosatt utenfor Norge, vil KK holde tilbake 15% av xxxxxx xxxxxxx-
/deltakerinntekter inntil Leietaker kan dokumentere at artistskatt er betalt. Slik dokumentasjon plikter Leietaker å legge frem innen 1 – én uke etter avviklet arrangement.
12. Billettsalg og deltakeravgift ved åpent arrangement
Ved åpne arrangementer hvor det forekommer salg av billetter eller deltakeravgift til publikum/deltakere, forplikter Leietaker seg til å benytte KKs leverandør av billett-/betalingssystem hvor KK mottar betaling på vegne av Leietaker.
12.1. Transaksjonsgebyr tilfaller KKs systemleverandør Ticketmaster i.h.t. systemets gjeldende prisliste.
12.2. Billettavgift iht. gjeldende prislister fra Ticketmaster tillegges avtalte billettpris.
12.3. Salget av billetter/plasser starter etter nærmere avtale, etter at avtale mellom KK og Leietaker er inngått, jf. punkt 1.
12.4. Netto billett- eller deltakerinntekter tilfaller Leietaker og utbetales av KK så snart mellomværende mellom KK og Leietaker knyttet til Leiekontrakten/arrangementet er gjort opp, jf. punkt 22. Dersom Leietaker ønsker å få utbetalt salgsinntekter fra arrangementet på forskudd krever det særskilt avtale med KK og forutsetter at det til enhver tid er dekning for Kontraktssummen/KKs totale krav mot Leietaker i gjenværende billett- eller deltakerinntekter innestående på KKs billett-
/betalingssystem. Det må påregnes at en slik forskuddsutbetaling vil ta noe tid.
12.5. Dersom et arrangement ikke kan gjennomføres som følge av avlysning eller av hvilken som helst annen grunn står Leietaker alene økonomisk ansvarlig overfor påmeldte deltakere/publikum. I den grad det er nødvendig å foreta tilbakebetaling til publikum/deltakere for kjøpte billetter/deltakeravgift fra KKs leverandør, kan leietaker beregne et vederlag/en avgift for dette i.h.t. Ticketmaster til enhver tid gjeldende
prisliste.
12.6. Leietaker disponerer det antall seter i hovedsal og eventuelt bi-sal i Leieobjektet som følger av avtaledokumentet eller annen skriftlig avklaring med KK, mens 15 plasser i hovedsal og 5 plasser i bi-sal er forbeholdt KK til intern bruk eller til markedsføringstiltak. Om ikke KK ønsker å benytte plassene, frigis disse for salg.
12.7. KK er med i Kristiansand kommunes ordning ”Ledsagerbevis” og KK skal på det enkelte arrangement avtale direkte med Leietaker om Leietaker ønsker å stille til rådighet et visst antall plasser for ordningen.
13. Påmelding og deltakerhåndtering
KK tilbyr påmelding og deltakerhåndtering gjennom Checkin som Leietaker kan benytte seg av
i.h.t. KKs til enhver tid gjeldende prisliste. KK kan bistå med registrering av deltakere/publikum ved ankomst på arrangementer i Leieobjektet/Q42, etter nærmere avtale.
14. Tilleggstjenester
14.1. Dersom Leietaker har behov for tjenester utover det som inngår i Standard leiesum, skal KK ha opsjon på leveranse av disse som Tilleggstjenester.
14.2. KK leverer de Tilleggstjenester som fremgår i tilbud, men kan også bistå/levere andre tjenester etter nærmere avtale.
15. Godkjenning av markedsmateriell
15.1. Ethvert materiell vedrørende Leietakers arrangement i Leieobjektet/Q42 kan kreves forhåndsgodkjent av KK.
15.2. I den grad materiellet anvender KKs eller Q42s logo og/eller bilder av Q42 (bygget), skal materiellet forhåndsgodkjennes av KK.
15.3. KK skal i rimelig tid før arrangementet motta det aktuelle materiell for godkjenning, samt motta ferdigprodusert materiell til intern bruk.
15.4. KK har rett til å benytte Leietakers arrangement i sin egen markedsføring.
16. Opptak og overføring til media
Lyd- og bildeopptak og overføring til ulike mediekanaler, som radio, tv og web, skal forhåndsavklares skriftlig med KK.
17. Utstilling
Hvis ikke annet er avtalt, skal KK senest innen 30 dager før arrangementet, ha godkjent Leietakers eventuelle utstillingsplaner og de objekter som skal stilles ut.
Planene må nøyaktig beskrive den forutsatte bruk av Leieobjektet.
18. Salg under arrangement
Leietaker kan kun selge materiell knyttet til sitt arrangement. (program, plakater, musikk og lignende til publikum/deltakerne (under arrangement i Q42 dersom dette er avtalt med Q42. Plassering avtales.
19. Forsikring
KK har forsikret sine eiendeler og ansatte. KK har ansvarsforsikring for sin virksomhet som er i henhold til vanlige regler for tredjemannsforsikring.
Leietaker er selv ansvarlig for forsikring av medvirkende i arrangementet, sitt utstyr og sitt personell. Leietakers forsikring skal minst tilfredsstille gjeldende lovers minimumskrav. Leietaker skal ha en ansvarsforsikring som dekker all aktivitet og virksomhet i forbindelse med Leiekontrakten og være gyldig i hele Leietiden.
Forsikringssummen skal være relevant i forhold til arrangementets omfang. Leietaker skal fremvise gyldig forsikringssertifikat for ansvarsforsikring innen rimelig tid etter avtaleinngåelse. Manglende ansvarsforsikring innebærer at KK kan heve Leiekontrakten uten ansvar.
20. Teknisk utstyr og personell
KK har rett til å avvise utstyr og personell knyttet til et arrangement, som ikke oppfyller norske krav til sertifisering. Leietaker har det fulle økonomiske ansvar for eventuelle tap som følge av KKs avvisning av utstyr og personell. Bruk av pyroteknikk og konfetti skal godkjennes av KK i forkant og betjenes av sertifisert personell. All bruk av glitter er forbudt. Det er kun KKs personell eller de personer KK godkjenner som skal betjene KKs tekniske utstyr i Leieobjektet/Q42.
21. Økonomisk ansvar overfor publikum/deltakere/mv.
Leietaker hefter alene for enhver økonomisk forpliktelse i forbindelse med billettsalg/deltakeravgift til publikum/deltakere og økonomiske avtaler og mellomværende med aktører knyttet til arrangementet, herunder i forbindelse med avlysninger eller dersom arrangementet av annen årsak ikke kan gjennomføres.
22. Overdragelse av Leietakers rettigheter
Leietaker kan ikke overdra sine rettigheter og/eller forpliktelser etter Leiekontrakten til en tredjepart uten KKs skriftlige forhåndsaksept.
23. Betaling
Kontraktssummen og eventuelle avgifter som skal tilfalle KK skal betales uavkortet på forfallstidspunktet. Faktura sendes etter endt arrangement, og inkluderer kontraktssummen, pluss eventuelle tillegg.
Eventuelle tillegg skal godkjennes av Leietaker. Ved forsinket betaling påløper den til enhver tid offentlige gjeldende forsinkelsesrente.
24. Heving ved force majeure
Force majeure som innebærer at Leiekontrakten ikke kan gjennomføres fritar ikke Leietaker fra å betale den del av Kontraktssummen som allerede er utfakturert
av KK, samt dokumenterte utgifter som KK har hatt til tredjemann i forbindelse med arrangementet, med mindre tjenestene/varene kan avbestilles vederlagsfritt.
KK har på sin side rett til å heve Leiekontrakten uten ansvar i tilfelle av force majeure. Force majeure må varsles av den part som påberoper dette.
25. Leietakers mislighold
Ved Leietakers mislighold av sine forpliktelser av Leiekontrakten og/eller arrangementets gjennomføring, vil KK kunne heve avtalen. Betalingsmislighold gir grunnlag for heving. KK har videre rett til å heve avtalen dersom Leietaker innleder utenrettslige eller offentlige gjeldsforhandlinger og/eller dersom Leietaker blir tatt under skifterettens behandling som konkursbo eller det for øvrig sannsynliggjøres at Leietaker ikke vil være i stand til å betale sine forpliktelser i.h.t Leiekontrakten.
26. Motregning
Leietaker har ikke rett til å bringe krav i motregning mot KKs krav på Kontraktssummen, deler av denne eller andre pengekrav etter Leiekontrakten.
27. Opphør og tilbakelevering
Ved Leietidens slutt plikter Leietaker å tilbakelevere Leieobjektet ryddet og i samme stand som ved leieforholdets begynnelse. Leietaker er ansvarlig for tap eller skader som påføres Leieobjektet som følge av uaktsom eller forsettlig opptreden av Leietaker eller publikum/deltagere på Leietakers arrangement.
Leietaker vil motta erstatningskrav ved eventuelle skader. Både KK og Leietaker har rett til å kreve befaring av Leieobjektet før og etter arrangementet og at eventuelle mangler protokolleres.
28. Tvangsfravikelse
Leietaker vedtar tvangsfravikelse uten søksmål og dom
i.h.t. § 13-2 (3) bokstav a og b i Lov om tvangsfullbyrdelse (tvangsfullbyrdelsesloven).
29. Lovvalg og tvister
Dersom partene er uenige om forståelsen og gjennomføringen av Leiekontrakten, skal uoverensstemmelsen søkes løst ved minnelighet. Dersom dette ikke lykkes er partene enige om at tvisten skal løses etter norsk rett med Kristiansand tingrett som verneting.
30. Leiekontrakten
Disse generelle leiebetingelser utgjør del av Leiekontrakten.