Contract

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:

	Virksomhetens navn	Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP)
Kjøper (avtaleansvarlig)	Møre og Romsdal fylkeskommune	944 183 779
Leverandør (avtaleansvarlig)

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen.

Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen.

	Ja/Nei	Merknader
Produktkatalog (oppdragsgiver)	Ja	Leverandør leverer EHF-katalog via sitt aksesspunkt til Oppdragsgivers aksesspunkt.
Ordre (selger)	Ja	Oppdragsgiver vil benytte EHF-ordre via aksesspunkt for denne avtalen.
Ordrebekreftelse (oppdragsgiver)	Ja	Enten via EHF-infrastruktur eller e-post.
EHF Pakkseddel (oppdragsgiver)	Ja	Etter nærmere avtale i løpet av avtaleperioden da formatet ikke er klart ved oppstart.
Fakturering (oppdragsgiver)	Nei

Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.

Samhandlingsavtalen utgjør et vedlegg til rammeavtalen(e), og beskriver vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene.

Samhandlingsavtalen inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.

Referanse til rammeavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for Oppgis ifbm. kontraktssignering

Hvis det ikke finnes noe avtale, er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til 30 dager.

Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 2 måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.

Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og rammeavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i rammeavtalen(e) kun vedr. eHandel / elektronisk samhandling.

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av rammeavtalen(e) eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest fra:

Oppstartsdato elektronisk samhandling En uke før rammeavtalens oppstartsdato eller senest 4 uker fra kontraktssignering.

Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 10 virkedager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Fylkeshuset 6404 Molde
Hovedkontaktperson Tittel	Xxxxxxx Xxxxxxxxx Innkjøpsrådgiver
E-post adresse	xxxxxxx@xxxxxxx.xx

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i rammeavtalen(e) mellom partene.

	Kjøper	Leverandør
Tittel	Innkjøpssjef
Navn	Xxxx Xxx Xxx

Avtalen signeres elektronisk i Mercell.

2. Meldingsutveksling

Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL).

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

2.1 Alternative meldingsutveksling eller format

Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.

Alternativ meldingsutveksling/format	Ja/Nei	Merknader
Aksesspunkt	Ja	Oppdragsgiver benytter Visma Aksesspunkt for EHF infrastruktur som nevnt i punkt 2.
Ekstern nettkatalog (punch-out/roundtrip)	Nei
Fritekstbestilling/formularkjøp	Ja	Mottas og tolkes av Leverandør på samme måte som øvrige ordrelinjer.

2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger

Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:

Spesifisering	Kommentar / Referanse / Eksempel
Identifikasjon av kunde 1.	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av kundeadresse.	Maskinlesbart nummer / GLN
Identifikasjon av varer og tjenester.	Varenummer
Ordre/bestillingsreferanse	Finnes på ordren. Skal gjengis på faktura.
Rammeavtale.	Kontraktsnummer oppgitt under punkt 1.
Formater på vedlegg.	PDF, TXT, GIF, TIFF, JPEG, JPG, PNG

3. Elektronisk produktkatalog

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til informasjon om EHF Katalog) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Det stilles krav om at Leverandør leverer kun 1 EHF-katalog per avtale. Ved leverandør- samarbeid eller ved bruk av underleverandører, må det av tekniske hensyn leveres 1 samlet EHF-katalog dersom ikke annet er avtalt. Alle underleverandører må kunne levere sortimentet i nevnte katalog.

Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale.

Begge parter kan be om oppdatering av katalog. Opplasting av ny katalog skal ikke skje oftere enn 1 gang per måned med mindre det oppdages feil/mangler ved katalogen eller det er særskilt avtalt mellom partene.

Godkjenning av EHF Katalog

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.

Prosess *	Mottatt oppdragsgiver	Tilgjengelig bestiller
Ny katalog
Oppdatering av katalog

*) Avklares ifbm. signering av kontrakt.

3.1 Krav til kvalitet i visse katalog felt

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Linjen uthevet i grønt viser valgt nivå for det enkelte parameter.

Attributt	Verdi	Kriterier
A - Produktnavn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
B - Produkt- beskrivelse	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse)
C - Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
D - Kategori- sering (UNSPSC) 1	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
E - Synonymer	0	Ingen synonymer /nøkkelord
	1	Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
F - Produkt- identitet 2	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
G - Vedlegg	0	Ingen bilag
	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.

	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad

1 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til enhver tid gjeldende UNSPSC versjon. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

2 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

3.2 Innhold Katalog

Feltnavn er i henhold til EHF Katalogformatet. Katalog veileder er hovedkilden for korrekt informasjon. Samhandlingsavtalen har til hensikt å hjelpe aktørene om å ha felles forståelse av de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende.

Katalogfelt	Celle	Krav	Kommentar
Kataloghode:
Katalognummer/navn	B3 + C3	Ja
Katalog språk	E3	Ja
Aksjonskode	F3	Ja	Add = Ny katalog, Update = Oppdatering hele katalogen blir byttet ut, Delete = Hele katalogen slettes.
Datofelter	G3, H3 + I3	Ja
Kontraktsnummer	J3	Ja	Fylles ut etter kontraktsignering
Aktøridentifikasjon	B5 + B6	Ja	Organisasjonsnummer for utsteder og mottaker av katalog.
Mailadresse katalogansvarlig leverandør	F7	Ja	Noen systemer formidler status for godkjenningsprosess katalog via mailrespons.
Katalogfelt	Kolonne	Krav	Kommentar
Kataloglinjer:
Identifikator	B	Ja
Bestillbarindikator	C	Ja	Benyttes til å identifisere om man kan bestille enheten.
Bestillingsenhet	D	Ja	Basert på UOM kodeliste.
Prisbeløp	E	Ja
Valuta	F	Ja	NOK.
Leverandørens artikkelnummer	G	Ja
UNSPSC + kodeverdi	H + I	Ja	Versjon 18, se GS1. Regulert under punkt 3.1 D.
Produktnavn	J	Ja	Regulert under punkt 3.1 A.
MVA sats	K	Ja	Kode S=25%, H=15%, AA=8%, E=0% fritatt, Z=null rate 0%.
Produktbeskrivelse	L	Ja	Regulert under punkt 3.1 B.
Nøkkelord	M	Ja	Regulert under punkt 3.1 E.
Produsent navn og varenummer1	AU + AF	Ja	Eksempler på standardiserte varenummer kan være GTIN fra GS1. Regulert under punkt 3.1 F.
Opprinnelsesland (landkode)	AG	Ja	Kodeliste ISO 3166-1.
Farlig gods/Risikoprodukter	AS, AT+AU	Ja	Dersom risiko.
HMS datablad	AU	Ja	Obligatorisk dersom verdien under” Risikoprodukt” er «Ja».

Miljø, sosialt ansvarsmerker	BC til BQ	Ja	På produkter der det er relevant, dvs. hvis dette er stilt som krav i konkurransen (kodeliste) merkenavn og lenke til spesifikasjon.
Pakningsnivå	R	Ja	Hvis forskjellige priser for forskjellige paknings- størrelser angis dette her. En pakning må ha et unikt varenummer selv om det er samme vare. Koder: DU= T-pak eller Pall, TU=D-Pak eller T- Pak, CU=F-Pak.
Pakningsenhet og kvantum	AD + AE	Ja	Hvis «bestillingsenhet» inneholder flere F-pak.
Ledetid	AA	Ja
Farlig gods	AS, AT+AU	Ja	UNDG kode, farlig godsklasse, URI til HMS datablad.
Minste ordrestørrelse	P	Ja
Bilde	AN til AR	Ja	Regulert under punkt 3.1 C. Bildelenke vedlegges i katalog sammen med tilhørende informasjonsfelter
Anbefalt artikkel	AV + AW	Ja	Anbefalte produkter merkes med «ABP» og «true».

4. Bestilling

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til informasjon om EHF Ordre) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Ordrebekreftelse skal sendes av Leverandør ved bruk av EHF-infrastruktur der det er mulig. Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF-infrastruktur, meddeles ordrebekreftelsen på e-post til bestiller.

Oppdragsgivers virksomheter uten ehandel:

Noen av Oppdragsgivers virksomheter har p.t. ikke tilgang til Oppdragsgivers ehandelsløsning.

Disse virksomhetene skal kunne handle i Leverandørens nettbutikk eller sende

e-postbestillinger. Nettbutikken skal etter innlogging kun vise frem og tilby Oppdragsgiver sine priser og sortiment, dette gjelder også for produkter man finner ved å søke.

Kjernesortimentet skal være tydelig merket. Leverandør står for support og opprettelse av brukere.

4.1 Bruk av bekreftelse med endring

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring **	Ja	Nei
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren	X
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje		X
Reduksjon i kvantum som leveres	I dialog med bestiller
Erstatningsprodukt	I dialog med bestiller
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet)		X
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre)	X
Xxxxx xxxxxxxxx (må spesifiseres):		X

**) Endelig avklaring tas ifbm. signering av kontrakt.

4.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling

Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling	Tilleggsinformasjon
Vedlegg	Kjøper kan knytte vedlegg til hele bestillingen eller hver enkelt varelinje.
Merknader/kommentar	Kjøper kan angi tekst/kommentar til hele bestillingen eller hver enkelt varelinje.

4.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:

Prinsipp ***	Ja	Nei
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen 1 dager etter mottak av bekreftelsen.	X
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.		X
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen 1 dager etter mottak av bekreftelsen.		X

***) Endelig avklaring tas ifbm. signering av kontrakt.

5. Forsendelse og varemottak

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til informasjon om EHF Pakkseddel) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

6. Fakturering

Fakturering er ivaretatt i rammeavtalen.