Styremøte, Sjøvegen huseierlag 09/2020

Styremøte, Sjøvegen huseierlag 09/2020

Dato: 24.11.2020

Sted: Videomøte på teams

Xxxxxxxx: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx og Xxxx Xxxxx (referent)

1. Gjennomgang av referat 08/20

- Brøyteavtale med Husa. Vi vil kontraktfeste avtalen og lager på en kontrakt fra tidligere. Samtidig får vi gitt informasjon om ny fakturaadresse. Xxxxxx: Xxxx Xxxxxxxx finner gammel kontrakt og sender til Xxxx

- Tobb og informasjon ved salg/kjøp av leiligheter. Se egen sak

- Generalforsamling, se egen sak

2. Tobb, og Altibox, fortsettelse.

Det har vært mye arbeid og korrespondanse tilknyttet avtalen med Tobb. Tobb bruker oversikt over selveiere fra Norsk kartverk og det har tatt tid å avstemme med styrets oversikt. Nye beboere som har kjøpt leiligheter i overgangen til Tobb har også krevd arbeid å få på plass.

Rutine. Vi må ha en god rutine for opprettelse/videreføring av Altiboxavtale ved eierskifte. Avtale må avsluttes av tidligere eier og ny eier må opprette avtale selv. Dette bør stå tydelig i det nye informasjonsskrivet ved salg og kjøp. Styret har fått tilgang til portal hos Tobb med oversikt over eiere og avtaler. Vi ønsker å kunne bruke denne til å sende ut informasjon til beboere. Foreløpig vil styret også ha en egen oppdatert liste i google disk.

Regnskap. Ny bankkonto er opprettet og midler fra den gamle er flyttet til den nye kontoen. Alle dokumenter er sendt til Tobb fra tidligere regnskapsfører. Tobb har dermed korrekt oversikt over medlemmer, faktura og regnskap. De skal nå sende ut faktura for huseieravgift og Altiboxavtale for fjerde kvartal.

Xxxxxx bruker google disk til å holde oversikt over ulike faktura og varsel om ny fakturaadresse til Tobb. Styret må sørge for å oppgi ny fakturaadresse, evt bistå i å sende videre til Tobb.

Xxxxxx skal ha møte med Tobb ang opplæring i egen portal for styremedlemmer. Vi må finne en ny dato som passer for hele styret og styret bes svare raskt om det passer når forslaget kommer.

3. Planlegging av generalforsamling.

I følge vedtektene skal generalforsamling for Sjøvegen huseierlag avholdes før 1. mars. Det lar seg ikke gjøre da Tobb som ny regnskapsfører ikke rekker å ha alt regnskap klart så tidlig. Vi ønsker også å ha med en representant fra Tobb på generalforsamlingen. Derfor avholdes generalforsamling 16. mars kl 19:00, og det blir et digitalt møte for å kunne overholde smittevernreglene.

Frister. 9. februar er frist for utsending av varsel om generalforsamling. Innsending av saker skjer før 23. februar, dvs 3 uker før generalforsamlingen. Styremøte 2. mars for å behandle innkomne saker.

Valg. Styret skal bestå av 6 medlemmer. Det er 3 styremedlemmer på valg, Xxxx Xxxxxxxxx (tidligere regnskapsfører som flyttet/sluttet i høst) Xxxx Xxxxxxxx og Xxxx Xxxxx. I tillegg 2 vara, Xxxxx Xxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxxxxx. Oppvekstgruppa ble i sin helhet valgt på forrige generalforsamling og jamfør vedtektsendring gjaldt dette for 2 år. Da er ingen av disse på valg. Det er ønskelig at beholder en revisor selv om Tobb er regnskapsfører. I dag er revisor Xxxx Xxxxxxxxx. Valgkomiteen er også på valg. Valgkomité, Xxxxxxxx Xxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxx har fått et muntlig varsel og får nå skriftlig beskjed om å forberede sitt arbeid. Ansvar: Tine

Xxxxxx bruker google disk og samarbeider i dokument «generalforsamling» i videre forberedning til generalforsamlingen. Vi må blant annet sikre at alle punkter i driftsplan er fulgt opp, lage årsmelding og forberede evt saker.

Tine kontakter valgkomiteen.

4. Ballbinge.

E-post fra FAU på Steinerskolen om å støtte til etablering av ballbinge. Det er planer om å søke midler fra kommunen og skolen. Hverken foreldre eller skolen kan stå som søker i søknad til kommunen. Derfor er det spørsmål om styret på vegne av Sjøvegen huseierlag kan stå som søker og ansvarlig for forsikring. Det er klart at det er mulig å bygge en ballbinge på tomta til Steinerskolen, men det er ikke kommet en endelig støtte fra skolen og styret for skolen. Ansvar for vedlikehold er heller ikke på plass.

Styret i huseierlaget er positive til tiltaket, som vi tenker vil være bra for barna i området i tillegg til barna på nærskolen. Vi ønsker å kunne stille som søkere. Samtidig er det flere spørsmål som ikke er avklart. Søknad bør sendes allerede i

morgen, 25.11, da frist til å søke om midler egentlig er gått ut. Hva forplikter det å stå som ansvarlig søker og ta ansvar for søknad? Kommer de nødvendige svar fra skolen og vi sjekker ut forsikring og pris, får styreleder fullmakt fra øvrig styre til å avklare/avtale videre fremgang og evt skrive og sende søknad. Skjer det noe på veien som vi ikke kan stå inne for kan søknaden trekkes og en ny søknad kan heller sendes neste år.

5. Henvendelse på epost om bilkollektiv.

E-post fra beboer om Trondheim bilkollektiv kan benytte gjesteparkeringen som parkeringsplass for noen biler, helst en el-bilplass med ladestasjon. Om Huseierlaget ordner el-lader kan bilkollektivet betale leie og strømutgifter. Vi ser at elbilforeningen selger ladestasjon inkl montering til ca 13000 kr. Da gjesteparkeringen er for fellesskapets gjester bør saken opp på huseierlagets generalforsamling.. Styret ber beboer legge inn dette som sak til generalforsamlingen.

6. Formingsrettleder, status i arbeidet til den nedsatte gruppa.

Xxxxxx informerte om at den nedsatte gruppa fortsatt ser på kravspesifikasjon for oppdrag til firma som kan påta seg arbeid med å se på tegninger av veranda og finne gode tekniske løsninger for å unngå fuktinntrenging. Det er avsatt 30 000kr og det er sagt at beløpet kan økes ved behov for større tiltak om nødvendig.

Formingsrettlederen og bodutredning ligger ute på hjemmesiden. Det kan se ut som det trengs bedre tegninger og et mål må være at alle tegninger i fht veranda, vinduer, bod, varmepumpe og evt andre fasadeendringer må ligge lett tilgjengelig.

Xxxxxx ønsker at gruppa presenterer status i saken på generalforsamlingen.

7. Evt.

Videre møteplan:

- Januar og februar?

- 2. mars.