Innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelse

1 Innledning 3

2 Leverandørgjeld 3

3 Selvkostkalkylen ved bruk av premiefond 4

4 Dokumentasjon av balansen 5

4.1 Interrimskonti 5

4.2 Kundefordringer og leverandørgjeld tidligere Klæbu 5

4.3 Avstemming av balansekonti på lønnsområdet 6

4.4 Avstemming av balansekonti for krav på sykepenger og foreldrepenger 6

4.5 Dokumentasjon av avstemminger bank 6

5 Bruk av interrimskonti ved øremerkede midler 7

6 Anleggsregister - Aktiveringer i balansen 7

7 Investeringstilskudd 8

8 Budsjettavvik 8

9 Vurdering av tapsrisiko i låneporteføljen 9

10 Manglende regnskapsføringer i kraftfondet (TKK) 9

11 Attestasjoner 10

11.1 Ressurskrevende brukere 11

11.2 Spillemidler 11

11.3 Andre attestasjoner 11

12 Avslutning 12

Vedlegg 13

Eksempler 13

1 Innledning

Revisjonen og Trondheim kommunes årsoppgjørsdokumenter 2021 ble avsluttet den 8.4.2022. Revisjonsberetningen ble sendt ut samme dag.

I henhold til kommunelov og forskrift om økonomiplan, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv. skal det i tillegg til kommunens årsregnskap også rapporteres på konsolidert årsregnskap der to kommunale foretak inngår i rapporteringen.

Dette årsbrevet er ikke definert som et nummerert brev etter kommunelovens §24-7, 2.ledd, og er tiltenkt administrasjonen i kommunen.

Det er avgitt fire forenklede etterlevelsesrevisjoner for regnskapsåret 2021. Dette er etterlevelseskontroll med registrering og oppbevaring av kunst, etterlevelseskontroll med refusjonsbehandling av sykepenger og omsorgspenger, etterlevelseskontroll av generelle

IT-kontroller med særlig fokus på datasikkerhet og beredskapstiltak, og etterlevelseskontroll av rutiner for gjelds- og finansforvaltning. Disse er omtalt i egne rapporter.

2 Leverandørgjeld

I vårt unummererte brev for 2019 foreslo vi å innhente kontoutdrag fra et utvalg store leverandører for avstemming mot egen leverandørreskontro. Videre at “åpen postliste leverandører” bør gjennomgås med hensyn til ryddighet, alder og forfallstidspunkt og at leverandører med debetsaldi sjekkes med hensyn til at det ikke skyldes manglende postering av fakturaer eller dobbeltbetalinger.

Vi fikk tilbakemelding på at administrasjonen var enig i at det bør tas en gjennomgang av leverandører med debetsaldo og åpen postliste for leverandører. Videre at det er innført ny rutine for avstemming på leverandørgjeld hvert halvår. Første avstemming 30.06.2020. Rutine for avstemming skulle ligge i Kvaliteket innen 31.08.2020. Den skulle også inneholde rutiner for å be om kontoutdrag og sjekke debetsaldi. Vi fikk i løpet av høsten 2020 tilbakemelding på at rutinene ikke hadde blitt gjennomført etter den tidsplan som først var lagt.

I forbindelse med årsrevisjonen 2020 fant vi bare en dokumentert avstemming på leverandørgjeld i Balancer - en avstemming av leverandørreskontro mot hovedbok leverandører. Vi fikk tilbakemelding på at rutiner for avstemming av kontoutdrag dessverre ikke kom godt nok i gang i 2020.

Kommunedirektøren ga tilbakemelding på vårt årsbrev 2020 at det i løpet av våren 2021 var innført nye arbeidsrutiner ved Regnskapstjenesten sitt leverandørteam. Alle leverandører er fordelt slik at hver medarbeider på teamet sitter med ansvar for sin leverandørportefølje. Hvert kvartal tas det ut rapport TB205 Leverandører med tilgodebeløp. Denne viser alle åpne poster på leverandørreskontroene, hvor sluttsummen kommer i Trondheim kommunes favør. Rapporten lagres på leverandørdisken. Leverandørteamet jobber ut ifra denne og hver enkelt følger opp åpne poster på sine leverandører, herunder innhenting av kontoutdrag fra de aktuelle leverandørene.

Dette arbeidet startet 1. juni 2021, og neste gjennomgang av leverandører med debetsaldi vil være

1. september.

Gjennomgangen for 2021 viser at det er få leverandører med debetsaldoer pr 31.12.2021. Vi fikk i møte med Regnskapstjenesten opplyst at lista er gjennomgått og vurdert før regnskapsavleggelsen. Revisjonen mener dette er en forbedring av rutinene.

Gjennomgangen for 2021 viser imidlertid at det fortsatt er svakheter i rutinene med å innhente kontoutdrag fra leverandører. Per 30.3.2022 var det kun fire kontoutdrag i den delte disken. To av disse var fremskaffet på bakgrunn av forespørsel fra revisor til Trondheim kommunes leverandører. Vesentlige leverandører med relativt mange transaksjoner bør plukkes ut for innhenting av kontoutdrag fra leverandøren. Kontoutdraget fra leverandørens kundereskontro bør avstemmes mot kommunes leverandørreskontro.

Når det gjelder åpen-post-liste var det ikke gjennomført og/eller dokumentert gjennomgang ved årsskiftet. Revisjonen tok utgangspunkt i liste over parkerte leverandører hvor faktura er bokført, men betalingen sperret. Et notat ble sendt til Regnskapstjenesten der vi ba om tilbakemelding på hvilken oppfølging som var gjort i de konkrete sakene. Vi har mottatt tilfredsstillende svar på notatet, men mener det er rom for forbedring av rutinene. Det bør ved årsskifte og en eller flere ganger i løpet av året foretas en gjennomgang av liste over forfalte (inkl. parkerte) vesentlige leverandørposter. Vurderingen av postene bør dokumenteres.

3 Selvkostkalkylen ved bruk av premiefond

I forbindelse med årsavslutningen av regnskapet for 2021, ble revisjonen forespurt om konsekvensen av at Trondheim kommune hadde brukt av premiefond ved betaling av pensjonspremie, uten at beløpet var hensyntatt i selvkostkalkylene.

Bruk av premiefond skal ifølge regelverket trekkes fra ved beregning av tjenesteområdenes andel av pensjonskostnaden i selvkostkalkylen. I forbindelse med pensjonsreformen i 2020, fikk kommunene fått omgjort pensjonsgjeld til fondsmidler (disponeres av pensjonskassen) med virkning fra april 2021.

Vi har innhentet grunnlaget for beregning av pensjon på tjenesteområdene, og kan bekrefte at bruk av premiefondet ved betaling av pensjon, ikke er trukket fra. Det vil si at det ligger inne for høye utgifter til pensjonspremie i selvkostkalkylen i posten indirekte driftsutgifter i note 14. Siden dette er en prinsipiell feil og feilen er til ugunst for brukerne, har vi meldt fra til kommunedirektøren at det bør rettes opp i enten for regnskapsåret 2021, eller kommende regnskapsår. Det er tilsvarende problemstilling på kart/oppmåling og byggesaksområdet.

Vi fikk tilbakemelding om at administrasjonen trengte tid for å sikre tallene og kontakte andre kommuner for å avklare deres praksis. Feilen vil bli korrigert i 2022.

4 Dokumentasjon av balansen

4.1 Interrimskonti

Norsk bokføringsstandard NBS 5 og bokføringsloven har krav til dokumentasjon av balansen. Dokumentasjonen av balansen skal underbygge balansepostenes:

● fullstendighet - alle balanseposter er bokført

● realitet - kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført

● nøyaktighet - balansepostene er korrekt bokført, herunder riktig periodisert og verdsatt.

Trondheim kommunerevisjon har påsett at vesentlige balansekonti er avstemt og tilstrekkelig dokumentert. Når det gjelder interrimskontiene har vi sett at det ikke er lagt ved dokumentasjon i Balancer per 31.12.2021 til tross for at mange av kontiene er haket ut for “godkjent” av Regnskapstjenesten. Revisjonen har selv lastet ned kontiene fra regnskapssystemet for nærmere vurdering. Tekstfeltet i regnskapet gir delvis forklaringer med henvisninger til fakturanummer og/eller bilagsnummer, men det mangler henvisning til fakturadato samt kort beskrivelse av innhold i posten.

Bilagsdokumentasjon ved oppslag på anordningsbilag, varierer fra god til mangelfull og manglende. For enkelte poster ligger det lange lister (regneark), men ofte uten forklaring på hvordan man skal forstå disse.

Se vedlegg for ulike eksempler på feil og mangler.

4.2 Kundefordringer og leverandørgjeld tidligere Klæbu

Kontoene som er spesifisert under er godkjent med hake i Balancer, men det er ikke lagt ved noen dokumentasjon.

Konto	2020	2021
2138903600 - KKIB-Diverse kunder	133 900	133 900
2138903601 - KKIB-Barnehager/skofri	14 061	14 061
2138903602 - KKIB-Kulturskolen	1 682	1 682
2138903603 - KKIB-Kunder kulturbygg	3 075	3 075
2138903605 - KKIB-Diverse kunder pleie og omsorg	40 918	40 918
2138903607 - KKIB-Husleie	17 165	17 165
2320803604 - KKIB-Leverandørgjeld	302 317	302 317

Disse kontoene har ikke hatt bevegelse i 2021. Dette ble tatt opp i e-post 17.3.22 og vi mener disse kontoene må ryddes opp i regnskapet for 2022.

4.3 Avstemming av balansekonti på lønnsområdet

Vi tok i årsbrev for 2019 og 2020 opp at flere balansekonti som lønnsteamet har ansvar for, ikke er blitt avstemt løpende og at noen avstemminger ble utført først etter at regnskapet var avlagt.

Videre var avstemminger ikke dokumentert i Balancer for seks balansekonti relatert til lønnsområdet per 31.12.2020.

Vår gjennomgang for 2021 viser også at flere konti ikke er avstemt løpende i året, men at alle konti er avstemt per 31.12.21. Avstemmingene av noen konti var imidlertid utført først etter at regnskapet var avlagt, noe som er uheldig. Vi mener at lønnsteamet bør utføre løpende avstemming av balansekonti i henhold til gjeldende rutiner, slik at det blir mulig å avstemme innen fristene per 31.12.

4.4 Avstemming av balansekonti for krav på sykepenger og foreldrepenger

Dette er et punkt som vi har tatt opp ved flere anledninger tidligere. Vår gjennomgang for 2021 viser at det er ikke foretatt avstemming per 31.12.21, men det foreligger en rapporter fra lønnssystemet som ble tatt ut den 4.2.22 for å vurdere tapsavsetning for 2021.

Vi har fått tilbakemelding på at det jobbes med å få differansene på plass i 2022 og at flere konti må ses i sammenheng. Det foreligger diverse feil fra oppstarten som gjelder manglende overføringer til regnskapet. Det er avtalt med systemleverandøren Visma at dette skal overføres i januar og februar 2022. Når dette er på plass skal det gjennomføres en detaljavstemming for å avdekke hva den reelle differansen er, noe som er en omfattende jobb.

Siden avstemming ikke er gjort har revisjonen foretatt en avstemming mellom balansekonti i regnskapet og fordringer ifølge lønnssystemet per 4.2.22. Dette for å kunne vurdere omfanget av eventuelle regnskapsmessig feil. Avstemming viser en mulig regnskapsmessig feil på 5 mill kr, for høye fordringer i balansen alle konti sett under ett.

Vi ber om tilbakemelding på status for avstemmingsarbeidet.

4.5 Dokumentasjon av avstemminger bank

Det foreligger dokumentert bankavstemming for alle bankkonti per 31.12.2021 med

tilfredsstillende dokumentasjon i Balancer. Når det gjelder avstemming av bankkonti gjennom året, blir de fleste bankkonti dokumentert avstemt i Balancer etter syklus som er satt opp i 2021. Men for noen viktige bankkonti er det fortsatt ikke dokumentert avstemming i forhold til oppsatt syklus.

Eksempel på manglende løpende avstemming i dokumentasjonsverktøyet i Balancer i 2021.

● finansrelaterte konti (Kraftfondet, likvidplasseringer i kommunen, innlån) har ikke vært avstemt i store deler av 2021, forholdet er tatt opp med finans og er tatt med i etterlevelseskontroll finansrutiner i 2021

● lønnsrelaterte konti blir ikke dokumentert avstemt i 2021. Dette gjelder både lønnsrelaterte konti og bankkonto for skattetrekk.

● konti knyttet til Trondheim Xxxxxxxxx blir ikke dokumentert avstemt gjennom året

Revisjonen mener det er viktig at kommunens bankkonti blir løpende avstemt gjennom året og dokumentert i Balancer. Manglende bankavstemminger innebærer risiko for feil i årsregnskapet, samt at risikoen for at bankkonti kan misbrukes øker.

5 Bruk av interimskonti ved øremerkede midler

Det er eksempler på at ubrukte eksterne midler ikke blir avsatt til øremerkede fond, men i stedet skjøvet over på nytt år via interimskontoer. Dette har konsekvens for brutto driftsresultat men ikke netto resultat. Øremerkede midler som ikke er brukt i regnskapsåret skal avsettes til fond.

6 Anleggsregister - Aktiveringer i balansen

For 2021 har Trondheim kommune fortsatt med prinsippet om at det som er bokført i investeringsregnskapet aktiveres i balansen samme år. Men i 2021 etablerte man innmelding på en enhetlig måte via en WEB-portal. Det vil si at aktuelle enheter meldte inn aktiveringer og avganger på en standardisert, digital, maskinlesbar form. Dette resulterte i et regneark som som ble postert i anleggsverdiregnskapet via en robot. Den første posteringen feilet, men er rettet opp.

Informasjonen på regnearket over alle aktiveringer har mangelfulle spesifikasjoner. Det varier veldig mye for de ulike anleggslinjene. Vi mener følgende i alle fall bør fremgå for alle anleggslinjer:

● ansvarsnummer

● ansvarstekst

● prosjektnummer

● prosjektekst

● anleggsklasse

● anleggsnummer/objektnummer

● beskrivelse av anlegget/objektet

● beløp

Manglende spesifikasjoner gjør det vanskelig å finne frem og vanskelig å kontrollere innmeldte anlegg både for regnskapstjenesten og revisjonen. Det er et behov for å foreta en overordnet kvalitetskontroll av innmeldte data jf. de to siste avsnittene og Kommunalteknikk og Krisesenteret.

Det mangler fortsatt avstemming mellom det som er bokført i investeringsregnskapet og det som aktiveres i balansen. Etter å ha tatt dette opp i fjorårets brev fikk vi tilbakemelding på at man ville se på mulighetene for å få til en automatisk kontroll og avstemming mellom investeringsregnskapet og anleggsregnskapet. Dette er vel noe de enkelte enhetene som melder inn selv bør sjekke/avstemme, herunder begrunne differansen.

Vi foretok en overordnet kontroll av de største enhetene om de har meldt inn fornuftige beløp. Vi hadde problemer med å se at Kommunalteknikk hadde meldt inn tilstrekkelig. Etter forespørsel

fikk vi tilbakemelding på at aktivering av anlegg under utførelse mangler for Kommunalteknikk i 2021. Dette utgjør kr 366.518.922 i manglende balanseført verdi 31.12.21.

På Trondheim Krisesenter er det aktivert 15 mill kr i balansen, og på denne aktiveringen var det angitt et prosjektnummer i investeringsregnskapet. På dette prosjektnummeret er det imidlertid ikke bokført noe i 2021. I henhold til HØP/budsjett 2021 er det budsjettert med 15 mill kr i 2021, og det ser da ut for at aktiveringen er basert på budsjett.

7 Investeringstilskudd

Klæbu helse- og velferdssenter var ferdigstilt og tatt i bruk i 2021. Det var gitt tilsagn om investeringstilskudd på 106,5 mill kr fra Husbanken. På spørsmål til fagstaben om investeringsinntekten burde inntektsføres i 2021, svarte fagstaben at ikke alle kostnadene var påløpt, og at det er tradisjon for at så stor del av kostnadene som mulig skal være på plass når de søker utbetaling av tilskuddet fra Husbanken. Inntektsføring skjer da når tilskuddet er utbetalt fra Husbanken, som regel kort tid etter at tilskuddet har blitt søkt utbetalt fra Husbanken.

Vi oppfatter at i henhold til god kommunal regnskapsskikk skal betingede tilskudd som hovedregel regnskapsføres ved utbetaling. Tilskudd skal alternativt inntektsføres tidligere (fremskutt regnskapsføring) hvis kommunen har oppfylt formelle og reelle krav på å få midlene (aktiviteten er gjennomført).

Kommunerevisjonen mente det ikke var noen grunn til å tro at tilskuddet skulle bli avkortet eller holdt tilbake. På bakgrunn av dette mente vi at tilskuddet for Klæbu burde inntektsføres (anordnes) i 2021-regnskapet. Dette ble tatt til følge. Vi ber om at det for senere år blir gjort tilsvarende vurderinger slik at tilskudd blir bokført på riktig regnskapsår. Tilskuddet bør inntektsføres det året bygget eller anlegget er tatt i bruk og det aller meste av utgifter er regnskapsført.

8 Budsjettavvik

Årsberetningen skal redegjøre for vesentlige beløpsmessige avvik mellom årsbudsjettet og årsregnskapet. Revisor skal se etter om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige beløpsmessige avvik fra årsbudsjettet. Dette følger direkte av kommunelovens §14-7 og §24-5.

Revisjonen mener omtale i årsberetningen av budsjettavvikene på investeringsområdet er for knappe. Vi mener en omtale av status på de enkelte store investeringsområdene bør være med her. Trondheim kommune har relativt få store enkeltprosjekter under arbeid og avvik på disse bør omtales. Omtalen i forbindelse 3. økonomirapport 2021 er etter vårt syn god. Men vi mener henvisning til denne ikke er tilstrekkelig. Kommuneloven sier eksplisitt at avvik skal omtales i årsberetningen.

9 Vurdering av tapsrisiko i låneporteføljen

I møte mellom finansstab og revisjon den 28.10.2021 ble det avtalt at administrasjonen skulle sørge for å gjennomføre en vurdering av startlånsporteføljen per 31.12.2021. Tapsrisikoen i startlånsporteføljen bør etter revisjonen utføres årlig, ved årsslutt. I vurderingen av tapsrisiko bør det fremgå behov for tapsavsetning i året.

Revisjonen sendte den 9.3.2022 en påminnelse om vurdering av tapsrisiko i startlånsporteføljen som vi ikke har fått svar på.

10 Manglende regnskapsføringer i kraftfondet (TKK)

Mellomværende bykassen med 10,7 mill kr per 31.12.2021

I note 21 - Trondheim kommunes kraftfond (TKK) for 2021 er det satt opp et balanseregnskap for TKK med sum eiendeler og sum egenkapital og gjeld. Sum eiendeler består av TKK sin samlede eiendeler bestående av anleggsaksjer og omløpsmidler. Under sum gjeld er det en balanseverdi som heter “Mellomværende med bykassen”, som ifølge noten har en saldo på 10,7 mill kr. Denne balanseverdien har utviklet seg følgende fra 2016 til 2021.

Per 31.12.2021 10,7 mill kr

Per 31.12.2020 6,6 mill kr

Per 31.12.2019 3,0 mill kr

Per 31.12.2018 2,9 mill kr

Per 31.12.2017 2,7 mill kr

Per 31.12.2016 2,9 mill kr

Vi ser at denne posten har ligget på rundt 2,7 til 3,0 mill kr i perioden 2016 til 2019 mens posten har økt til 6,6 mill kroner i 2020 og til 10,7 mill kr i 2021. I regnskapet for 2016 var det gitt forklaring på regnskapsposten på 2,9 mill kr med manglende kontoregulering mellom bykassen og kraftfondet.

I regnskapet for 2019 er det foretatt en regnskapspostering på 2.9 mill kr bilagsnummer 200026228, til bykassens bankkonto fra kraftfondets bankkonto. Denne overføringen gjelder driftskostnader som er regnskapsført i kraftfondet som er betalt av bykassen i 2018. I notatet som ligger til grunn for denne posteringen i 2019 regnskapet er det et regnskapsoppsett som er grunnlaget for posteringen.

Revisjonen kan ikke se at det i 2020- og 2021-regnskapet er foretatt en kontoregulering mellom bykassen og kraftfondet vedrørende driftskostnader som er regnskapsført i kraftfondet, og som er betalt av bykassen i 2019 og 2020.

Revisjonen ber administrasjonen forklare substansen i denne mellomregningsposten mellom TKK og bykassen per 31.12.2021 og foreta manglende kontoreguleringer og bokføring i regnskapet.

Grunnkapital TKK - ikke samsvar mellom note 21 og regnskapet

Når det gjelder grunnkapitalen i kraftfondet er det ikke samsvar mellom note 21 Trondheim kommunes kraftfond (TKK) for 2021 og bokført grunnkapital i regnskapet for 2021 med 2 mill kr.

I note 21 for kraftfondet i 2021 går det frem at grunnkapitalen i kraftfondet (TKK) er 6.635,9 mill kr. I dette beløpet inngår kraftfondet med 6.375,4 mill kr, kollektivfondet med 130,9 mill kr og kulturfondet med 129,6 mill kr.

I regnskapet for 2021 er den bokførte grunnkapitalen på 6.633,9 mill kr som er 2 mill kr lavere enn grunnkapitalen i note 21 for 2021. Revisjonen kjenner ikke til hvor posten 2 mill kr kommer fra og om den er riktig å ta med i grunnkapitalen. Vi ber om forklaring på manglende samsvar i note 21 og regnskap for 2021 vedrørende grunnkapital.

11 Attestasjoner

Kommunerevisjonen får hvert år inn om lag 60 attestasjoner hvor det stilles krav til revisoruttalelse på at mottatte tilskuddsmidler fra staten eller andre eksterne aktører, er brukt i overensstemmelse med søknader og gitte tilsagn. Vår erfaring er at kvaliteten på dokumentasjonen av disse er svært varierende. Noen ganger er grunnlaget for å gi revisorbekreftelse så mangelfull og dårlig, at vi har sett det nødvendig å returnere disse til enhetene.

Trondheim kommune har utarbeidet retningslinjer som ligger i Kvaliteket . Der er stilt krav til eget prosjektregnskap og til hvilken dokumentasjon som skal ligge vedlagt, herunder tilsagn og signert regnskapsoppsett/prosjektregnskap. Vi erfarer ofte at mottatte attestasjoner ikke tilfredsstiller kravene som kommunen har satt. I retningslinjene som ligger i Kvaliteket er søknaden ikke nevnt, men denne bør også vedlegges siden gitte tilsagn er basert på søknadene. Dermed vil søknaden være en pekepinn på hva tilskuddet skal brukes til.

Manglende kontinuitet blir ofte brukt som begrunnelse for dårlig dokumenterte attestasjonskrav. Når en person slutter, kan manglende og sviktende rutiner og opplæring medføre at ansvaret for å utarbeide attestasjonskrav ikke blir ivaretatt.

I 2021 fordelte mottatte attestasjoner seg slik: Ressurskrevende brukere 1 attestasjon

Pu-telling 1 attestasjon

Spillemidler 16 prosjekter Andre attestasjoner 45 prosjekter

11.1 Ressurskrevende brukere

Trondheim kommune sendte 2.5.2022 inn en rapportering av kommunens kostnader vedrørende ressurskrevende brukere til Helsedirektoratet. Det ble innrapportert 240 brukere med en kostnad for kommunen på 661 mill kr i 2021. Forventet refusjon er 247 mill kr. Dette er en krevende innrapportering for kommunen da det er mye informasjon fra flere enheter som skal samles og dokumenteres.

Kvaliteten på dokumentasjonen vedrørende innrapporteringen har vært bedre de senere årene, men fortsatt avdekker vi en del feil i grunnlaget for det som skal innrapporteres til direktoratet. Som eksempel kan nevnes:

● feil beregning av timepriser for noen tjenester på grunn av avvik mellom lønnskostnader i regneark for beregning av timesatser og lønnskostnader i regnskapet (Lift).

● i innrapporteringen for 2021 er Google regneark tatt i bruk. I den forbindelse har vi hatt noen utfordringer med at beregningsformlene i en periode ble tatt ut slik at korrigeringer av enkelte felt ikke ble oppdatert i beregningene i regnearket. Det var også tilfelle av kopieringsfeil i regneark for beregning av timepris. En formelfeil i regnearket medføre at egenandeler ikke ble trukket fra riktig. Disse problemene med regnearkene medførte ekstra arbeid i kontrollen med grunnlaget for innrapportering.

● kostnadene i grunnlaget for innrapportering av BPA (brukerstyrt personlig assistanse) var i utgangspunktet for høyt på grunn av at de ubrukte timene som var kreditert kommunen fra BPA leverandøren ikke var blitt trukket fra i kostnaden for 2021. Avregningen av BPA ble mottatt i februar 2022.

● Kostnaden for omsorgslønn var i flere tilfeller feil på grunn av at arbeidsgiveravgiften ikke var lagt til omsorgslønnen og at utbetalt omsorgslønn ikke var rapportert på grunnlag av årsoppgave for utbetaling i 2021.

En bedre kvalitetssikring ved innsamling av data og kvalitetskontroll av regneark og formler vil etter revisjonens mening redusere risikoen for feil og mangler og vil redusere ressursbruken ved kontroll av innrapporterte data.

11.2 Spillemidler

Vi har erfaring med at samhandling mellom flere kommunale enheter skaper problemer med å fremskaffe riktige og fullstendige regnskapsdata. Dette gjelder i særlig grad spillemiddelregnskap hvor Enhet for idrett og kultur i samarbeid med en utførende enhet skal utarbeide prosjektregnskap. Utførende enheter er gjerne Trondheim eiendom og Kommunalteknikk.

Kommunale spillemiddelregnskap blir ofte levert flere år etter at disse er ferdigstilt. Prosjektene går gjerne over flere år, og personer som hadde sentrale roller har sluttet, noe som medfører at historikken og dokumentasjonen blir vanskelig tilgjengelig. Revisjonen mener at tiltak bør iverksettes for å sikre fullstendig datagrunnlag.

11.3 Andre attestasjoner

Revisjonen mottar attestasjoner fra ulike enheter i kommunen. Dokumentasjonen varierer fra tilfredsstillende til manglende. I de fleste tilfeller mangler søknadene, og disse må etterspørres. Vi har eksempler på at prosjektregnskapene fra regnskapssystemet ikke stemmer overens med

innsendte regnskapsoppstillinger etter malene i kvaliteket. Prosjektregnskapene mangler ofte signaturer.

I henhold til rutinene skal lønns- og driftskostnader belastes på riktig kostnadssted. Er det personer som delvis jobber på prosjektet, skal det gjøres en vurdering av hvor stor stillingsressurs som skal belastes prosjektet. Anslaget skal da signeres av enhetsleder. Det skal benyttes en mal for beregning av lønnskostnad. Skjemaene benyttes av flere, men det er fortsatt klare muligheter til forbedringer.

I tilsagnsbrevene er det som regel krav om å fremvise et prosjektregnskap over både utgifter og inntekter, og at regnskapet skal være satt opp i henhold til postene i budsjett eller søknad. Dette blir ofte ikke overholdt.

Vi ber om tilbakemelding på hvilke tiltak Trondheim kommune vil iverksette for å øke kvaliteten på attestasjonene og å oppfylle de interne retningslinjene på området.

12 Avslutning

Vi vil takke for samarbeidet i regnskapsåret 2021, og håper at de temaer som omtales i brevet oppfattes som konstruktive innspill i forhold til kommunens løpende arbeid med forbedring av interne kontrollrutiner, regnskapsførsel og dokumentasjon av regnskapsinformasjon.

Vi ber om en skriftlig tilbakemelding på dette brevet innen 15. august 2022.

Vedlegg

Eksempler

Konto 213.080.1024 Anordning Trondheim bydrift, D/ 8,5 mill kr.

Kontoen var ikke godkjent (haket ut). Inkludert i beløpet var en utgående faktura til intern enhet Trondheim Parkering på 1,4 mill kr. Fakturaen gjelder viderefakturering av utlegg. Teksten på fakturaen viste ikke tydelig hvilken periode tjenesten er utført. Det var vist til vedlegg, men vedleggene var ikke lagt ved bilaget. Forholdet er tatt opp i epost til Trondheim bydrift, som sier at Lift har begrensninger antall og størrelse på vedlegg. Det er derfor avtalt med Trondheim Xxxxxxxxx at vedleggene lastes opp i egen delt disk. På fakturaen henvises det til fakturanummer fra eksterne leverandører, og der er derfor mulig å søke opp disse i Lift. Sporingen anses med dette tilfredsstillende.

Konto 213.080.1029 Anordning forskuddsbetalte kostnader, D/ 4,7 mill kr

Kontoen er godkjent med hake i Balancer, men det er ikke lagt ved noen dokumentasjon. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti, funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per utgangen av regnskapsåret.

Konto 213.080.1030 Anordning eierskap D/ 68,6 mill kr

Kontoen er godkjent med hake i Balancer, men det er ikke lagt ved noen dokumentasjon. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti, i hovedsak funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per utgangen av regnskapsåret.

Tre av beløpene var noe mangelfullt dokumentert, men revisjonen har selv undersøkt og funnet anordningene riktige.

Konto 232.080.1024 Anordning Trondheim bydrift K/ 8,5 mill kr

Kontoen er godkjent med hake i Balancer, men det er ingen vedlegg. Revisjonen har selv tatt ut lister og innhentet bilag og/eller annen tilgjengelig dokumentasjon fra regnskapssystemet. Saldoen består av utgifter knyttet til varer og tjenester utført og levert i 2021.

Konto 232.080.1028 Anordning forskuddsbetalte inntekter K/ 25,5 mill kr

Kontoen var ikke godkjent (haket ut). Av gjeldsposten på 25,5 mill kr mener revisjonen at 7,6 mill kr feilaktig er anordnet på denne kontoen:

● Av saldoen gjelder 4,6 mill kr tilskuddsmidler fra Imdi. Revisjonen mener dette er inntekter vedrørende 2021, som burde vært avsatt til øremerket fond. Tilskuddsmidlene er i stedet overført som driftsinntekt på regnskapsåret 2022. Årsaken til at midlene er overført nytt år skal være at det kom inn mer refusjonsmidler enn budsjettert for året 2021. Budsjettet kan imidlertid ikke være styrende for regnskapsføringen. Vi oppfattet videre at refusjonen gjaldt utgifter som TK allerede har bokført som utgifter i regnskapet i tidligere år. Det opplyses at imdi kan bruke opptil 2,5 år på behandlingen av refusjonskravet fra kommunen. Dette innebærer at inntektene som kom i 2021 er en refusjon for utgifter som har vært, og ikke et forskudd på utgifter som vil påløpe i 2022. Etter revisjonens mening burde denne

anordningen ikke vært gjort. Beløpet ble ompostert av Regnskapstjenesten.

● Inkludert i beløpet er også to tilskudd på til sammen 3 mill kr som gjelder tilskudd til skolen St Olav og Lianvatnet. Dette er tilskuddsmidler som kommunen får fra statsforvalteren for å drifte skolene. Vi har vært i dialog med rektor ved skolen St Olavs, som sier at midlene er øremerkede, men at praksisen har vært å bruke balansekontoen for å overføre midlene fra år til år. Revisjonen har gitt tilbakemelding på denne praksisen, og mener at kommunens inntekter for regnskapsåret skal primært framgå av regnskapet og at øremerkede midler skal avsettes til bundne fond. Avsetninger til fond inntektsføres (bokføres som bruk av fond, art 195) påfølgende år. Interrimskontoer brukes for å anordne kjente utgifter og inntekter som ikke har kommet til bokføring, men likevel tilhører regnskapsåret. Beløpsmessig har ikke revisjonen ansett dette for å være en vesentlig feil i kommuneregnskapet for 2021, men praksisen bør endres for kommende år.

Konto 232.080.1029 Påløpte kostnader K/ 75,5 mill kr

Kontoen er godkjent, men det er ingen vedlegg i Balancer. Stikkprøver viser at det i hovedsak er gjort riktige vurderinger av de anordnede beløpene. Ett av beløpene, derimot er en gjeld på 2,3 mill kr som gjelder forskningsprosjekt Rentvann. Det er inngått avtaler mellom TK og hhv Pipeline og Ncc i januar i 2022. Vi har fått opplyst at det anordnede beløpet dekker utviklingskostnader leverandørene har hatt i forbindelse med utvikling av produkter for renovering av vannledninger i henhold til kontrakten med Norsk forskningsråd. Finansieringen kommer fra forskningsrådet, der TK er tildelt til sammen 10 mill kr til dette prosjektet. Det er et samarbeidsprosjekt mellom Trondheim kommune og Oslo kommune, hvor Trondheim har prosjektledelsen. Leverandørene må legge ved fremdriftsplan og statusrapport (som viser hva de har gjort i prosjektet for en gitt periode) samt timelister og oversikt over innkjøp av materialer. Norsk forskningsråd foretar utbetalinger fire ganger i året til Trondheim kommune og dette baserer seg på en fremdriftsplan. TK har i tillegg månedlige møter med leverandørene. Leverandørene rapporterer muntlig i de månedlige møtene på fremdrift, men kommunen har ikke stilt ytterligere krav om dokumentasjon til utbetalingene. Revisjonen mener det bør kreves at dokumentasjon (faktura, timelister etc) legges ved utbetalingene. Bokføringsregelverket angir hvilke krav som gjelder. Vi mener at en muntlig orientering ikke anses som tilstrekkelig som dokumentasjon på utgiftene. Avtalen synes heller ikke å være konkret på hvilke utgifter som skal dekkes og hvordan denne skal dokumenteres og rapporteres.

Konto 232.080.1030 Anordning Eierskap gjeld K/ 9,7 mill kr

Saldoen er ikke godkjent i Balancer. Vi har ingen merknader til det anordnede beløpet.

Konto 213 080 1028 Anordning påløpte, ikke fakturerte inntekter, D/ 453 mill kr

Kontoen er godkjent med hake i Balancer, men det er ikke lagt ved noen dokumentasjon. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti, funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per utgangen av regnskapsåret.

Bilag 200135508 karantenekostnad. Det var på denne kontoen anordnet 5,8 mill kr som en inntekt

/ fordring for tilgodehavende kompensasjon for kostnader for innreisekarantene i forbindelse med

Koronapandemien. Bilag 200135508 dokumenterte imidlertid at kommunen hadde mottatt kr 5,8 mill kr mer enn karantenekostnadene og at det derfor skulle vært anordnet en kostnad / gjeld på 5,8 mill kr. Det var derfor en mulig anordningsfeil på 11,6 mill kr. Vi sendte forespørsler om denne anordningen og fikk bekreftet at dette var en anordningsfeil. Etter at det var gjort flere undersøkelser hos enheten ble det imidlertid avklart at utgifter til karantene var bokført på feil ansvarsnummer og at det derfor ikke var søkt om refusjon for disse feilførte utgiftene.

Konklusjonen var da at det skulle anordnes ytterligere 5,4 mill kr som en inntekt / fordring for karantenekostnader i tillegg til de 5,8 som allerede var anordnet.

Bilag 200135500 Karantenekompensasjon fastleger kr 1,2 mill. I Lift var kun regelverket om kompensasjonsordningen fra Helsedirektoratet lagt ved som dokumentasjon. Det var ikke lagt ved dokumentasjon på beregning av kompensasjonsbeløpets størrelse.

Trondheim kommunerevisjon Postboks 0000 Xxxxxxxxx

7004 Trondheim xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx

Mai 2022

Forsidefoto: Xxxx Xxxxxxxx Layout: Kommunikasjonsenheten, ghl

15