HELSE NORD
HELSE NORD
Anskaffelse av kliniske systemer
Konkurranse bestemmelser
Saksnummer: 200900327
HELSE • • • NORD
Innholdsfortegnelse
1.1 Om oppdragsgiver - Helse Nord RHF og underliggende virksomheter 3
1.4 Eksisterende løsninger som omfattes av kunngjøringen 6
1.5 Eksisterende bruksrett og omstillingskostnader 7
1.6 Systemer som ikke omfattes av anskaffelsen 8
2 Konkurransegrunnlaget og krav til ytelsene 8
3 Administrative bestemmelser 10
1 | |
1 | |
1 | |
1 | |
3.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget | 1 |
4.2 Tilbudets innhold og struktur 13
4.5 Leveringssted og - frist 15
4.7 Tilbud på deler av omfanget 15
6.2 Nærmere om vurdering av funksjonelle egenskaper 17
6.3 Nærmere om vurdering av tekniske egenskaper 20
6.4 Nærmere om vurdering av integrasjon og elektronisk samhandling 20
6.5 Vurdering av forbehold mv 20
Side 2 av 20
HELSE • • • NORD
1 Introduksjon
1.1 Om oppdragsgiver - Helse Nord RHF og underliggende virksomheter
Helse Nord RHF er et statlig eid regionalt helseforetak med ansvar for spesialisthelsetjenestene i Nordland, Troms, Finnmark og Svalbard. Helse Nord RHF er som morselskap eier av fem helseforetak med underliggende virksomheter:
• Helse Finnmark HF
• Universitetssykehuset Nord-Norge HF
• Nordlandssykehuset HF
• Helgelandssykehuset HF
• Sykehusapotek Nord HF
Hvert av helseforetakene er selvstendige rettssubjekter med eget resultat- og arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere.
Helse Nord IKT og Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE) er regionale enheter som er organisert under Helse Nord RHF.
Når konkurransegrunnlaget bruker betegnelsen ”Helse Nord”, menes alle helseforetakene og det regionale helseforetaket. Når betegnelsen ”Helse Nord RHF” brukes, menes det regionale helseforetaket.
Helse Nords hovedoppgaver er definert gjennom oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Hovedoppgaver er:
• pasientbehandling
• utdanning av helsepersonell
• forskning
• opplæring av pasienter og pårørende
Helse Nord dekker et stort geografisk område med spredt befolkning. For å oppfylle det norske målet om lik tilgjengelighet på helsetjenester, er Helse Nord bygd opp med flere desentraliserte enheter. For å kompensere for lange avstander og spredt organisering har styret i Helse Nord RHF vedtatt å bruke IKT som et strategisk virkemiddel.
Helse Nords samlede virksomhet omfatter:
• helsetjenester innen somatikk, psykisk helse og rus
• ambulansetjenesten
• nødmeldetjenesten
• pasientreiser
• opptreningsinstitusjoner
• sykehusapotek
• laboratorier
Foretaksgruppen har samlet omlag 1 582 årsverk og en omsetning i overkant av 12,5 milliarder kroner for 2009.
Hovedkontoret for Helse Nord RHF ligger i Bodø. For ytterligere informasjon se: www.helse- xxxx.xx.
Side 3 av 20
HELSE • • • NORD
Helse Nord skal inngå én eller flere konsernavtaler som omfatter ferdig implementerte elektroniske løsninger innenfor følgende systemområder:
1. Elektronisk pasientjournal og pasientadministrasjon (EPJ/PAS) hvor blant annet følgende fagområder er inkludert:
o Somatikk
o Voksenpsykiatri
o Operasjonsplanlegging
o Vekstkurve for barn (opsjon)
o Barne- og ungdomspsykiatri (opsjon)
o Rus (opsjon)
o Habilitering (opsjon)
2. Røntgeninformasjon (RIS)
3. Laboratorieinformasjonssystem innen fagområdene:
o Medisinsk biokjemi
o Immunologi
o Klinisk farmakologi
4. Elektronisk rekvirering av laboratorietjenester (ERL)
o Elektronisk rekvirering for andre fagdisipliner (opsjon)
5. Patologi
6. PACS (Picture Archiving and Communication System)
Det skal inngås konsernavtale for hvert av de omfattede systemområdene opplistet i punkt 1-6 ovenfor. Det er adgang til å inngi tilbud på ett eller flere av systemområdene som omfattes av invitasjonen til å delta i konkurransen.
Innenfor de ulike systemområdene skal det anskaffes programvare, vedlikehold og support av programvaren, konsulentbistand i forbindelse med programvaren og nødvendig systemutvikling relatert til programvaren.
Anskaffelsen omfatter herunder tjenester som opplæring, dokumentasjon, tilpasninger, systemintegrasjon, datakonvertering, vedlikehold, utvikling mv. etter behov. Kunden beslutter omfang av - og tidspunkt for uttak av denne type tjenester.
Gjennom anskaffelsen skal det etableres en felles regional systemløsning som kan bestå av en eller flere applikasjoner hvor pasientsensitiv informasjon håndteres i tråd med norsk lov, og med
mulighet for drift på ett eller flere steder i regionen. Det skal anskaffes løsninger som er etablert og utbredt i markedet.
Følgende elementer er definert å være førende for anskaffelsen:
• Valgte løsninger skal være utprøvde og raskt implementerbare
• Anskaffelsen skal ta hensyn til totale eierskapskostnader
• Anskaffelsen skal, innenfor rammene av anskaffelsesregelverket, ta hensyn til omstillingskostnader
Anskaffelsen omfatter systemområder som er tett sammenhengende og det fordres høy grad av koordinering og integrasjon. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det i kravdokumentene er stilt strenge krav til integrasjon mellom løsningene som velges. Likeså stilles det krav til Leverandør(ene)s ansvar for at løsningene fungerer godt og helhetlig for helseforetakene.
Side 4 av 20
HELSE • • • NORD
Anskaffelsen, som omfatter samtlige helseforetak i regionen, skal legge til rette for, og bidra til, at Helse Nords overordnede IT-strategi realiseres. Den overordnede målsetting med anskaffelsen er å standardisere systemløsning innenfor de systemområdene som definert i pkt 1.2 ovenfor.
Styringsstruktur i Helse Nord vedrørende IKT
I styresak 71-2002 besluttet styret i Helse Nord RHF å tillegge administrerende direktør i Helse Nord RHF det samlede ansvar for IKT i regionen, slik som gjengitt fra vedtaket:
”Styret slutter seg til framlagte forslag til IT-strategi for Helse Nord.
• Helse Nord RHF ved administrerende direktør, gis styringsrett i forhold til regionens samlede ressursbruk og felles løsninger knyttet til IT
• Målsettingen for Helse Nord skal være å harmonisere og standardisere løsninger innen IT- området, hvor spesielle behov kun i unntakstilfeller vil medføre valg som avviker fra dette
• Det forutsettes at helseforetakene og de tillitsvalgte er delaktige i beslutningsprosessene
• Det forutsettes også at IT-arbeidet har et regionalt perspektiv i samarbeid og partnerskap med private aktører og offentlige sektor.”
Vedtakene er senere formalisert i styringsdokumentene til helseforetakene, og allerede fra 2002 ble arbeidet med å applisere en ’’konsernmodell” for styring av IKT i regionen påbegynt.
Målsettingen er at Helse Nord etablerer felles driftsløsninger for regionen på en, to eller fire steder. Dette er eksemplifisert i figuren under.
Side 5 av 20
HELSE • • • NORD
Etablering av fellesdrift endrer ikke virksomhetslederens juridiske ansvar for sikring av sensitiv informasjon (databehandlingsansvar), og fellesdrift forutsettes etablert innenfor rammene av gjeldende norsk lov.
Standardiserte løsninger på disse områdene skal bidra til enhetlig pasientbehandling, effektiv systemforvaltning og drift i helseregionen. Likeledes skal relevante pasientdata stilles til rådighet for andre nivåer i helsesektoren samt til pasienter. Hovedformen for kommunikasjon med fastleger og pleie- og omsorgssektoren er i dag meldingskommunikasjon. Imidlertid foreligger det nå endringer i lovverket som åpner opp for tilgang til pasientinformasjon på tvers mellom samarbeidende virksomheter. Det forutsettes at valgte Leverandører forplikter seg til å levere endringer i tråd med den nasjonale samhandlingsarkitekturen og de nye forskrifter så raskt som mulig. Nye forskrifter forventes å tre i kraft desember 2010.
Følgende effektmål for anskaffelsen er definert:
• gi bedre kvalitet i pasientbehandlingen og økt tilgjengelighet til oppdatert klinisk informasjon
• legge til rette for effektiv elektronisk utveksling og tilgang av pasientinformasjon mellom foretakene (iht. gjeldende lover og regler)
• gi lavere implementerings-, drifts- og vedlikeholdskostnader enn om foretakene innfører dette hver for seg
• legge til rette for enhetlig og bedre brukerstøtte
• legge til rette for økt samarbeid mellom foretakene
• legge til rette for en videre standardisering og samordning i Helse Nord i samarbeid med valgte Leverandører.
For å realisere effektmålene for anskaffelsen skal det kontraheres løsninger som:
• støtter virksomhetens behov for pasientflyt, arbeidsflyt og informasjonsflyt internt på sykehusene og mellom sykehusene
• har høy stabilitet, skalerbarhet, tilgjengelighet, sikkerhet og lave svartider
• innebærer høy kostnadseffektivitet for Helse Nord
• gir gode integrasjonsløsninger
• gir god beslutningsstøtte
• har god brukervennlighet
• skal kunne driftes sentralt i regionen (ett eller flere steder)
• ta hensyn til de grunninvesteringer som er gjort av Helse Nord
• er i samsvar med overordnet strategi for Helse Nord
• gir mulighet for konsolidering av løsninger for å skape stordriftsfordeler
• er etablert og utbredt i dagens marked
• har god og utprøvd funksjonalitet
• imøtekommer lovpålagte krav, samt krav fra Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektoren AS (KITH) og Helse- og omsorgsdepartementet
• gir muligheter i fremtiden for bruk av tjenesteorientert arkitektur (SOA)
• følger Nasjonal IKTs anbefalinger knyttet til integrasjon og programvarearkitektur
Forholdene angitt over er styrende for anskaffelsen, men det presiseres for ordens skyld at kontraktene vil bli tildelt kun på bakgrunn av tildelingskriteriene som angitt i pkt 6.1 nedenfor.
1.4 Eksisterende løsninger som omfattes av kunngjøringen
Helse Nord besitter i dag systemer innen de fleste av områdene som nå skal anskaffes. Figuren nedenfor gir et representativt bilde av systemporteføljen innefor de viktigste kliniske systemene.
Side 6 av 20
HELSE • • • NORD
Finnm ark | UNN | N ordland | H elgeland |
H a m m e r fe s t | K irk e n e s |
F,I, | F,I, |
| b b | BB |
— 1 3 3 CA ta | I ED 3 ST Q. | z ED i . 7T |
— | ||
— | — | — |
u u F,I, KK | ||
m | ||
BB | ||
— | ||
H M H | ||
.
B B B BB B
PAT | Sympathy |
ERL | DIPS Lab. Rekv. |
Blodbank (BB), Farmakologi (F), Immunologi (I), Klinisk kjemi (KK) og Mikrobiologi (M)
Samtlige helseforetak i Helse Nord har i dag løsning fra DIPS på systemområdet EPJ/PAS. Dagens EPJ/PAS-avtale med DIPS ASA, benyttes også av Kløveråsen behandlingshjem.
På systemområdet RIS er det installasjoner av DIPS RIS og RISCO/TRIS. Funksjonalitet innenfor bildelagring, granskning og administrasjon (PACS) i regionen støttes av løsninger fra Agfa samt en Sectra installasjon, og vil omfattes av anskaffelsen. Det eksisterer i tillegg en installasjon av Siemens PACS ved Brystdiagnostisk senter, UNN HF.
På LAB-området har alle helseforetakene installasjoner av DIPS LAB innen følgende fagområder:
• medisinsk biokjemi
• immunologi
• klinisk farmakologi
Innenfor LAB-disiplinen patologi er det installasjoner fra Tieto.
Når det gjelder elektronisk rekvirering av laboratorietjenester finnes det i dag kun en pilotversjon fra DIPS installert hos Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN HF).
1.5 Eksisterende bruksrett og omstillingskostnader
Helse Nord RHF besitter i dag bruksrett innenfor systemområdene EPJ/PAS (sitelisens), RIS, LAB (sitelisens), patologi, PACS og elektronisk rekvirering av laboratorietjenester ved UNN HF.
Det forutsettes tilbudt komplette løsninger som helhetlig dekker hvert systemområde, men legges samtidig ikke opp til at man skal kjøpe på nytt bruksrettigheter/lisenser som oppdragsgiver allerede har anskaffet. Det er således ikke anledning til å inngi tilbud på kun deler av et systemområde, jf også pkt 4.7 nedenfor. Leverandørene forutsettes å ta hensyn til dette ved prissetting av tilbudt løsning, slik at bruksrettigheter som Helse Nord allerede har ervervet, jf pkt 1.4 ovenfor, ikke prises på nytt i tilbudet.
Dersom Leverandørens tilbudte løsning medfører endringer i Kundens tekniske plattform (jf SSA-K Bilag 3) vil kostnadene som følge av dette bli hensyntatt ved vurdering av tilbudene. Slike kostnader
Side 7 av 20
HELSE • • • NORD
vil knyttes til oppdragsgivers behov for anskaffelser av programvarelisenser og/eller maskinvare for å oppfylle Leverandørens forutsetninger for leveransen ift dette og vil bli tatt hensyn til for systemområdene
• Patologi
• PACS
• Elektronisk rekvirering av laboratorietjenester ved UNN HF
For øvrige systemområder vil slike kostnader ikke tas hensyn til. Bruksrettigheten til lisenser for elektronisk rekvirering av laboratorietjenester ved UNN HF er regulert i egen avtale med Well Diagnostics, som også omfatter royalties til UNN HF ved videresalg. Mulighetene for royalties vil ikke tas hensyn til ved evaluering av priselementene.
1.6 Systemer som ikke omfattes av anskaffelsen
For Mikrobiologi er det nylig anskaffet løsning fra Profdoc og denne LAB-displinen er ikke en del av anskaffelsen. Funksjonalitet for blodbankene leveres av LabCraft og er under implementering som illustrert i avsnitt 1.4 ovenfor. Medisinsk genetikk er ikke en del av denne anskaffelsen. Systemene skal integreres mot valgte systemleverandører.
2 Konkurransegrunnlaget og krav til ytelsene
Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter:
Del | Beskrivelse |
Del I | Konkurransebestemmelser (dette dokumentet) |
Del II | Konsernavtale med bilag 1-5 • Bilag 1 - Systemområder som omfattes av konsernavtalen • Bilag 2 - Underliggende avtaler • Bilag 3 - Pris og prisbestemmelser • Bilag 4 - Endringer i den generelle Konsernavtaleteksten • Bilag 5 - Endringer etter Konsernavtaleinngåelsen |
Del III1 | Kjøpsavtale basert på statens standardavtale for Kjøp (SSA-K) med: • K Bilag 1 - Kundens formål og kravspesifikasjon • K Bilag 1A - Generelle krav (inkl. ikke funksjonelle krav) • K Bilag 1B - Funksjonelle krav • K Bilag 1C - Tekniske, arkitektur og driftsmessige krav • K Bilag 1D - Begrepsbruk • K Bilag 2A1 - Tabellbesvarelse generelle krav • K Bilag 2A2 - Besvarelse generelle krav • K Bilag 2B1 - Tabellbesvarelse funksjonelle krav • K Bilag 2B2 - Besvarelse funksjonelle krav • K Bilag 2C1 - Tabellbesvarelse tekniske, arkitektur og driftsmessige krav • K Bilag 2C2 - Besvarelse tekniske, arkitektur og driftsmessige krav • K Bilag 3 - Kundens tekniske plattform • K Bilag 4 - Prosjekt og fremdriftsplan • K Bilag 5 - Testing og godkjenning • K Bilag 6 - Administrative bestemmelser • K Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser • K Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten • K Bilag 9 - Endringer etter avtaleinngåelsen |
■
1,2. Del III og IV inneholder bilagssett som er nummerert og navngitt tilpasset hvert av systemområdene som omfattes av invitasjonen til å delta i konkurransen.
Side 8 av 20
HELSE • • • NORD
Del | Beskrivelse |
Del IV2 | Vedlikeholdsavtale basert på statens standardavtale for vedlikehold (SSA- V) med: • V Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon • V Bilag 2A - Leverandørens løsningsspesifikasjon • V Bilag 2B - Besvarelse krav til vedlikehold • V Bilag 3 - Kundens tekniske plattform • V Bilag 4 - Prosjekt- og fremdriftsplan • V Bilag 5 - Tjenestenivå med standardiserte prisavslag • V Bilag 6 - Administrative bestemmelser • V Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser • V Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten • V Bilag 9 - Endringer etter avtaleinngåelsen |
Del V | Tilpasningsavtale basert på statens standardavtale for levering av standardsystem og tilpasning (SSA-T) med: • T Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
Del VI | Programutviklingsavtale basert på utkast til avtale for systemutvikling (SSA- U) med • U Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten. |
Del VII | Konsulentbistandsavtale basert på statens standardavtale for konsulentbistand (SSA-B) med • B Bilag 5 - Endringer i den generelle avtaleteksten. |
Del VIII | Konsulentoppdragsavtale basert på statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) med: • O Bilag 6 - Endringer i den generelle avtaleteksten. |
Det er Leverandørens ansvar å sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt.
Krav til ytelsene fremgår av kravbilagene med kravspesifikasjoner for hvert av systemområdene:
• SSA-K Bilag 1, 1A, 1B og 1C Kundens kravspesifikasjon
• SSA-V Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon
Kravene skal besvares i hhv SSA-K - og V Bilag 2, 2A, 2B, K Bilag 2C samt SSA-K og - V Bilag 4-8 som anvist i kravbilagene.
De oppstilte krav til Leverandørens ytelser er beskrevet og klassifisert etter følgende standard:
• Nr: Indikerer fortløpende kravnummerering i de respektive underbilag som følger:
o Generelle krav (EPJ/PAS: GF, RIS: GR, LAB: GL, ERL: GE, Patologi: GP, PACS: GX),
o Funksjonelle krav (EPJ/PAS: F, RIS: R, LAB: L, XXX: E, Xxxxxxxx: P, PACS: X),
o Tekniske krav (EPJ/PAS: TF, RIS: TR, LAB: TL, ERL: TE, Patologi: TP, PACS: TX),
o Vedlikeholdskrav (EPJ/PAS: VF, RIS: VR, LAB: VL, ERL: VE, Patologi: VP, PACS: VX).
• Krav: Dette er feltet der kravet beskrives tekstlig
• Funksjonell klassifisering O = Obligatorisk krav. Dersom krav med denne klassifisering ikke er innfridd vil tilbudet avvises.
• Funksjonell klassifisering H = Høy viktighet. Meget viktig for utnyttelse av løsningen at kravet er innfridd.
• Funksjonell klassifisering M = Middels viktighet. Viktig at kravet er innfridd
• Funksjonell klassifisering L = Lav viktighet. Ikke avgjørende for å kunne ta løsningen i bruk.
■
Side 9 av 20
HELSE • • • NORD
• Tidsmessig klassifisering 1 = Skal være innfridd ved innlevering av tilbud 6.5.2010
• Tidsmessig klassifisering 2 = Skal være innfridd innen 1.7.2011
• Tidsmessig klassifisering 3 = Skal være innfridd innen 1.1.2013
• B i kolonnen Beskrivelse angir at Leverandøren skal gi en utdypende beskrivelse av hvordan Leverandøren skal innfri kravet
Kravtabellene skal besvares iht. ovennevnte retningslinjer.
3 Administrative bestemmelser
Nedenfor angis de administrative forhold gjeldende for gjennomføring av konkurransen.
3.1 Anskaffelsesform
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av 7. april 2006 (FOA) som konkurranse med forhandling iht. del I og III - Anskaffelser over EØS- terskelverdier. Anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger jf. FOA § 14-3 bokstav b og c, etter forutgående prekvalifisering jf. FOA § 17-5 (2).
Tilbydere forutsettes for øvrig å besitte nødvendig kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser.
Evaluering og forhandlinger foretas separat for hvert systemområde, og vil skje over flere faser, hvor antall tilbud det skal forhandles om vil kunne reduseres, jf. FOA § 20-11 (1). En forhandlingsfase vil bestå av flere forhandlingsmøter. Som det vil fremgå nedenfor vil en første reduksjon kunne skje i forkant av forhandlingene, på bakgrunn av de opprinnelig inngitte tilbud.
Oppdragsgiver tar sikte på to faser i evaluerings- og forhandlingsperioden:
• Fase 1 - Initiell evaluering og demonstrasjon
• Fase 2 - Forhandlinger om inntil tre gjenstående tilbud. Nærmere om fasenes innhold:
Fase 1 | • Mottak og kontroll av innleverte tilbud med vurdering av evt. avvisning eller behov for supplerende informasjon eller nødvendige avklaringer. • Initiell evaluering av korrekt leverte tilbud. • Demonstrasjon av tilbudt løsning i Kundens lokaler, ”live” i tilnærmet driftsmiljø, med påfølgende oppdatering av evaluering (fase 1a). • Mulig reduksjon av tilbud i samsvar med tildelingskriterier under kapittel 6.1 etter evaluering i fase 1a. • Arrangering av referansebesøk for å vise praktisk bruk av tilbudt løsning (fase 1b). • Reduksjon av tilbud, hvorpå det inviteres til forhandlinger om inntil tre tilbud for hver konkurranse forutsatt at det foreligger egnede tilbud. |
Fase 2 | Detaljert plan for forhandlingene vil ikke presenteres før tilbudene foreligger og det er kjent hvilke systemområder som omfattes av tilbudene. Det tas sikte på å legge opp forhandlingene slik at en kan hensynta totaliteten i tilbudene. I forhold til dette tas det sikte på følgende gruppering og tilhørende rekkefølge i forhandlingsfasen: • Gruppe 1: Leverandører som har inngitt tilbud på systemområde 1 EPJ/PAS (inkludert evt tilbud på andre systemområder) • Gruppe 2:Leverandører som har inngitt tilbud på systemområde 3-5 Laboratorieinformasjonssystem, Elektronisk rekvirering av |
Side 10 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
laboratorietjenester samt Patologi (inkludert evt tilbud på systemområde 2 og 6)
• Gruppe 3: Leverandører som kun har inngitt tilbud på systemområde 2 RIS og/eller systemområde 6 PACS.
Forhandlingene vil for øvrig legges opp på en tids- og ressursmessig god måte for både oppdragsgiver og tilbyderne. Detaljert informasjon blir gitt i avslutningen av fase 1.
3.2 Kunngjøring av anskaffelsen
Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN (xxx.xxxxxx.xx) 7. desember samt på TED (xxx.xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.xxx/xxxxxxxx).
3.3 Tidsplan
Anskaffelseskonkurransen gjennomføres etter den tentative tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor.
Aktivitet | Dato |
Konkurransegrunnlag utsendt til inviterte leverandører | 11.3.2010 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 29.4.2010 |
Siste utsendelse av svar på spørsmål | 30.4.2010 |
Tilbudsfrist | 6.5.2010 |
Fase 1: Initiell evaluering, demonstrasjon (fase 1a) og mulig reduksjon av tilbud, referansebesøk (fase 1b) og reduksjon av tilbud | 7.5.2010 - 24.6.2010 |
Fase 2: Forhandlinger | 25.6.2010 - 6.7.2010 og 16.8.2010 - 5.10.2010 |
Kontraktstildeling | 15.10.2010 |
Kontraktsinngåelse | 29.10.2010 |
Helse Nord RHFs kontaktperson for anskaffelsen er:
Merkantil saksbehandler | Xxxx Xxxxxxx |
E-post |
3.5 Bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlag
Leverandøren bes innen en uke etter mottak av konkurransegrunnlaget bekrefte at samtlige dokumenter er mottatt og er lesbare. Samtidig bes bekreftet hvorvidt tilbyder har til hensikt å delta i konkurransen. Bekreftelsen bes sendt til e-postadressen som fremgår av punkt 3.4.
3.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Dersom Leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med Helse Nord RHF for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort.
Helse Nord RHF forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget.
Side 11 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
3.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget
Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal rettes til Helse Nord RHF skriftlig via e-post på den e-postadresse som fremgår av punkt 3.4. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Tidsfrister for spørsmål og svar fremgår av pkt 3.3 ovenfor.
Alle henvendelser skal merkes: ” Sak nr 200900327 Anskaffelse av kliniske systemer,
<leverandømavn>” .
Innkomne spørsmål blir anonymisert og fortløpende besvart pr e-post til alle tilbydere samtidig.
3.8 Offentlighet og konfidensialitet
Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr 16) gjelder for Helse Nord RHFs virksomhet. Dette betyr at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i anskaffelsesprotokoller og innleverte tilbud.
For at Helse Nord RHF skal kunne ivareta sin taushetsplikt iht. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13, bes Leverandørene innlevere kopi av tilbudet hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, er sladdet. Det gjøres oppmerksom på at Helse Nord RHF likevel vil ha et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som Leverandøren anmoder unntatt offentlighet.
Korrekt leverte tilbud vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert.
3.9 Endring og tilbakekallelse av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig.
Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes og leveres i samsvar med kapittel 4 nedenfor.
3.10 Tilbudsåpning
Åpning av tilbud vil gjennomføres i Helse Nord RHFs lokaler 6.mai 2010 kl 12:15 av minst to representanter fra Helse Nord RHF.
Leverandør vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen.
3. 1 Demonstrasjon og referansebesøk
Leverandøren skal dersom Xxxxxx ber om det, arrangere demonstrasjon av tilbudt løsning som del av evalueringsfase 1a. Det er en fordel om demonstrasjonen utføres i en relevant helsefaglig kontekst. Kunden vil ved anmodning om demonstrasjon gi nærmere anvisning for hvordan demonstrasjonen ønskes gjennomført.
Leverandøren skal dersom Kunden ber om det, arrangere referansebesøk for å vise praktisk bruk av tilbudt løsning. Dersom referansebesøk gjennomføres vil dette bli lagt til evalueringsfase 1b.
Leverandøren bes i tilbudsbrevet bekrefte at han er villig til- og i stand til å gjennomføre slik demonstrasjon og referansebesøk, samt gi en oversikt over relevante installasjoner med nødvendig kontaktinformasjon slik at Kunden kan kontakte disse.
Side 12 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
3.13 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
3.14 Kostnader ved å delta i konkurransen
4 Krav til tilbudet
4.1 Språk
4.2 Tilbudets innhold og struktur
I tabellen nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med nummererte skilleark som angitt nedenfor.
Del | Dokument |
0 | Signert tilbudsbrev, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for tilbyder, inkl. postadresse og kontaktinformasjon (telefon/e-post) for den som er ansvarlig for søknaden. b. Angivelse av hvilke(t) systemområde(r) som omfattes av tilbudet. c. Bekreftelser iht pkt 3.11 ovenfor d. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. e. Signatur av bemyndiget person. |
Videre skal følgende bilagsdokumenter, utfylt av Leverandøren, leveres i separat innbinding for hvert systemområde:
Del | Dokument |
1 | KA Bilag 4 - Konsernavtalens prisbilag |
2 | KA Bilag 5 - Konsernavtalens endringsbilag |
3 | K Bilag 2A1 - Tabellbesvarelse generelle krav |
4 | K Bilag 2A2 - Besvarelse generelle krav |
5 | K Bilag 2B1 - Tabellbesvarelse funksjonelle krav |
6 | K Bilag 2B2 - Besvarelse funksjonelle krav |
7 | K Bilag 2C1 - Tabellbesvarelse tekniske, arkitektur og driftsmessige krav |
Side 13 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
Del | Dokument |
8 | K Bilag 2C2 - Besvarelse tekniske, arkitektur og driftsmessige krav |
9 | K Bilag 4 - Prosjekt og fremdriftsplan |
10 | K Bilag 5 - Testing og godkjenning |
1 | K Bilag 6 - Administrative bestemmelser |
12 | K Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser |
13 | K Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
14 | V Bilag 2A - Tabellbesvarelse krav til vedlikehold |
15 | V Bilag 2B - Besvarelse krav til vedlikehold |
16 | V Bilag 3 - Kundens tekniske plattform |
17 | V Bilag 4 - Prosjekt- og fremdriftsplan |
18 | V Bilag 5 - Tjenestenivå med standardiserte prisavslag |
19 | V Bilag 6 - Administrative bestemmelser |
20 | V Bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser |
21 | V Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
22 | T Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
23 | U Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
24 | B Bilag 5 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
25 | O Bilag 6 - Endringer i den generelle avtaleteksten |
Eventuelle brosjyrer eller annen informasjon som ikke er etterspurt som del av kvalifikasjonssøknaden legges bak eget skilleark helt til slutt i tilbudet.
Tilbudet skal inngis i følgende eksemplarer:
• Én innbundet, komplett papirutgave merket ’’ORIGINAL”.
• Én uinnbundet og ustiftet kopi merket ’ SLADDET KOPI”, jf. pkt 3.8 ovenfor.
• Én CD eller USB minnepinne med dokumentene i navngitte filer i redigerbart format (.doc/.odf) iht. følgende standard:
o <Tilbyders navn>_Tilbudssbrev.doc
o <Tilbyders navn>_<KA Bilag 4>.doc
4.4 Emballering og merking
Komplett tilbud med all dokumentasjon vedlagt skal leveres i dobbelt og lukket emballasje.
Den ytterste skal merkes ”Helse Nord RHF v/Xxxx Xxxxxxx, 8038 Bodø” og ”Sak nr 200900327Anskaffelse av kliniske systemer - TILBUD. Åpnes kun av adressat” .
Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse.
Side 14 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
4.5 Leveringssted og - frist
Tilbudet kan sendes til: Helse Nord RHF, v/Xxxx Xxxxxxx, 8038 Bodø.
Tilbudet kan også leveres direkte til: Helse Nord RHF, v/Xxxx Xxxxxxx, Sjøgata 10, Bodø.
Frist for levering av tilbud er 6. mai 2010 kl 12:00.
4.6 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal vedstås til og med 31.12.2010. Vedståelsesfristen skal bekreftes i tilbudsbrevet.
4.7 Tilbud på deler av omfanget
4.8 Alternative tilbud
5 Kontrakt
Det vil bli inngått eksklusiv konsernavtale for hvert systemområde. Konsernavtalen vil legge overordnede føringer for samarbeidet mellom Leverandøren(e) og foretaksgruppen Helse Nord, samt være overbygning for de underliggende avtaler; kjøpsavtalen, vedlikeholdsavtalen, tilpasningsavtalen programutviklingsavtalen, konsulentbistandsavtalen og konsulentoppdragsavtalen.
Det forventes betydelige investeringer for å kunne realisere de planlagte mål med anskaffelsen, og implementering i alle helseforetak vil kunne ta tid. Det legges derfor opp til at konsernavtalens varighet skal være fire år med ytterligere opsjon for Helse Nord RHF på forlengelse to ganger, hver av to års varighet. Avtaler om løpende ytelser vil kunne gis varighet utover dette.
Avtalepart er Helse Nord RHF, og avtalen(e) skal omfatte alle underliggende helseforetak og enheter Helse Nord RHF er eier av. Det tas forbehold for at endringer i foretaksstrukturen kan medføre at nyopprettede enheter underlagt Helse Nord RHF blir omfattet av avtalen og/eller at enheter slås sammen, endrer navn mv.
Avtalen vil bestå av følgende dokumenter:
Avtale | Dokumenter |
Konsernavtalen | Konsernavtale med ferdig forhandlede bilag |
Kjøpsavtalen | Statens standardavtale for Kjøp (SSA-K) med ferdig forhandlede bilag. |
Vedlikeholdsavtalen | Statens standardavtale for vedlikehold (SSA-V) med ferdig forhandlede bilag. |
Side 15 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
Avtale | Dokumenter |
Tilpasningsavtalen | Statens standardavtale for levering av standardsystem og tilpasning (SSA-T) med ferdig forhandlet bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten. Øvrige bilag utarbeides ved behov. |
Programutviklings- avtalen | Statens standardavtale for programutvikling (SSA-U) med ferdig forhandlet bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten. Øvrige bilag utarbeides ved behov. |
Konsulentbistands- avtalen | Statens standardavtale for konsulentbistand (SSA-B) med ferdig forhandlet bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten. Øvrige bilag utarbeides ved behov. |
Konsulentoppdrags- avtalen | Statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) med ferdig forhandlet bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten. Øvrige bilag utarbeides ved behov. |
6 Kontraktstildeling
6.1 Tildelingskriterier
Konsernavtale tildeles til de(t) totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor. Det vil bli inngått en konsernavtale eksklusivt for hvert systemområde, dog slik at det kun inngås én konsernavtale med Leverandør som vinner flere systemområder.
Tildelingskriterium | Vekt | Beskrivelse |
Tilbudt løsnings kvalitet og egnethet | 43 % | Under dette kriteriet vil følgende underkriterier i samsvar med K Bilag 2 bli vurdert iht følgende prioritet: > Funksjonelle egenskaper (46 %) > Integrasjon og elektronisk samhandling (27 %) > Tekniske egenskaper (21 %) > Vurdering av løsningsspesifikk risiko (6 %) |
Samlede priser | 22 % | Tilbudte priser sammenstilles og evalueres med utgangspunkt i de relative prisforskjeller for anskaffelse, og innføring av løsning med påfølgende support og vedlikehold i 8 år. Timepriser vil dessuten bli skjønnsmessig vurdert basert på de relative prisforskjellene i tilbudene. Ved vurdering av priser vil det dessuten bli tatt hensyn til tidligere investeringer samt omstillingskostnader iht. pkt 1.5 ovenfor. |
Side 16 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
Tildelingskriterium | Vekt | Beskrivelse | |
Kvalitet i | 22 % | Under dette kriteriet vil følgende underkriterier i | |
forvaltningsytelser | samsvar med V Bilag 2, 4, 5 og 6 bli vurdert iht følgende prioritet: | ||
> | Innhold og kvalitet i feilrettingsytelser (24 %) | ||
> | Leverandørens forvaltning av løsningen (18 %) | ||
> | Samhandling (16 %) | ||
> | Innhold og kvalitet i brukerstøtte (15 %) | ||
> | Organisering, bemanning og tilgang til tjenestene (8 %) | ||
> | Plan for etablering av ytelsen (8 %) | ||
> | Opplæring (7 %) | ||
> | Forebyggende service (4 %) | ||
Kvalitet i prosjekt- | 13 % | Under dette kriteriet vil følgende underkriterier i | |
gjennomførings-ytelser | samsvar med K Bilag 2, 4, 5 og 6 bli vurdert iht følgende prioritet: | ||
> | Konvertering (20%) | ||
> | Test og godkjenning (18%) | ||
> | Organisering, bemanning, roller og ansvar | ||
(15%) | |||
> | Tilbudt kompetanse (15%) | ||
> | Dokumentasjon (11%) | ||
> | Plan for prosjektgjennomføring (11%) | ||
> | Opplæring (10%) | ||
6.2 Nærmere om vurdering av funksjonelle egenskaper
For å legge til rette for en hensiktsmessig vurdering av funksjonalitet i tilbudt løsning, samt synliggjøre områder som er av spesiell viktighet, er underkriteriet "Funksjonelle egenskaper" operasjonalisert i separate vurderingstema for hvert av systemområdene som angitt nedenfor.
6.2.1 Systemområde 1 - EPJ/PAS
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Generell EPJ/PAS-funksjonalitet (25%)
o Oppfyllelse av overordnede krav (56%)
o Oppfyllelse av fellesfunksjonelle krav (44%)
• Administrativ funksjonalitet for bruker (22%)
o Administrativ funksjonalitet (46%)
o Klinisk arbeidsflate (opsjon) (30%)
o Infeksjonsregistrering (24%)
• Funksjonalitet for dokumentasjon (19%)
o Klinisk dokumentasjon (60%)
o Utlevering av journaldokumentasjon (40%)
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (19%)
Side 17 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
o Operasjonsplanlegging (50%)
o Fagspesifikke opsjoner (50%)
• Administrativ funksjonalitet for systemforvalter (15%)
o Tilgangsstyring (44%)
o Administrasjonsverktøy for EPJ/PAS (38%)
o Tilgang på tvers (opsjon) (18%)
6.2.2 Systemområde 2 - RIS
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (68%)
o RIS arbeidsflyt (62%)
o Kommunikasjon RIS-PACS (13%)
o RIS arbeidsflate (9%)
o Beskjeder, merknader og varselinformasjon (8%)
o Fagspesifikke opsjoner (8%)
• Administrativ funksjonalitet for systemforvalter (19%)
o Tilgang på tvers (opsjon) (66%)
o Kodeverk (17%)
o Brukeradministrasjon, tilgangsstyring og pasientrettigheter (17%)
• Administrativ funksjonalitet for bruker (8%)
o Kontrollrutiner (43%)
o Statistikk og rapporter (32%)
o RIS økonomikontroll (25%)
• Generell RIS-funksjonalitet (5%)
6.2.3 Systemområde 3 - Laboratorieinformasjonssystem
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (49%)
o Laboratorietekniske prosesser (40%)
o Laboratorietekniske støtteprosesser (16%)
o Grensesnitt analyseinstrumenter (38%)
o Fagspesifikke opsjoner (6%)
• Generell Lab-funksjonalitet (30%)
• Administrativ funksjonalitet for bruker (13%)
o Økonomirutiner (46%)
o Rapportering (42%)
o Ressursplanlegging (12%)
• Administrativ funksjonalitet for systemforvalter (8%)
o Kodeverk (66%)
o Tilgangsstyring (25%)
o Tilgang på tvers (opsjon) (9%)
Side 18 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
6.2.4 Systemområde 4 - Elektronisk rekvirering
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (42%)
o Rekvirering (45%)
o Prøvetaking (45%)
o Videreutvikling for andre funksjonsområder (opsjon) (10%)
• Administrativ funksjonalitet for bruker (22%)
• Generell ERL-funksjonalitet (20%)
o Generelle krav (61%)
o Utskrifter/etiketter (26%)
o Programvare (13%)
• Administrativ funksjonalitet for systemforvalter (8%)
• Informasjonsutveksling (8%)
6.2.5 Systemområde 5 - Patologi
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Generell Patologi-funksjonalitet (27%)
o Brukergrensesnitt (25%)
o Registrering av informasjon (25%)
o Tekstbehandler (25%)
o Digital diktering (25%)
• Administrativ funksjonalitet for bruker (14%)
o Ressursplanlegging (22%)
o Meldingsbasert grensesnitt (22%)
o Fakturering - økonomi (18%)
o Rapportering (18%)
o Myndighetsrapportering (11%)
o Virksomhetsrapportering (9%)
• Administrativ funksjonalitet for systemforvalter (7%)
o Kodeverk (49%)
o Tilgangsstyring (31%)
o Tilgang på tvers (opsjon) (20%)
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (52%)
o Laboratorietekniske prosesser (46%)
o Grensesnitt andre systemer (21%)
o Laboratorietekniske støtteprosesser (19%)
o Fagspesifikke opsjoner (14%)
Side 19 av 20
Konkurransebestemmelser
HELSE • • • NORD
6.2.6 Systemområde 6 - PACS
Funksjonelle egenskaper vurderes for dette systemområdet ut fra følgende konkurranseparametre basert på kravoppfyllelse i K Bilag 2B1 og 2B2:
• Løsningsspesifikk funksjonalitet (60%)
o Integrasjon apparatur (31%)
o Granskning (50%)
o Forsendelse av bilder (9%)
o Fagspesifikke opsjoner (10%)
• Generell PACS-funksjonalitet (21%)
• Administrativ funksjonalitet (19%)
o Tilgang på tvers (opsjon) (52%)
o Overvåking og administrasjon (24%)
o Tilgangsstyring (24%)
6.3 Nærmere om vurdering av integrasjon og elektronisk samhandling
For å legge til rette for en hensiktsmessig vurdering av tilbudt løsning ift integrasjon og elektronisk samhandling, samt synliggjøre områder som er av spesiell viktighet, er underkriteriet "Integrasjon og elektronisk samhandling" operasjonalisert i følgende vurderingstema basert på besvarelsene av K Bilag 2B1 og 2B2 samt 2C1 og 2C2:
• Eksisterende integrasjoner og informasjonsutveksling (57%)
• Integrasjonsprinsipper, -grensesnitt og -metoder (29%)
6.4 Nærmere om vurdering av tekniske egenskaper
For å legge til rette for en hensiktsmessig vurdering av teknisk løsning, samt synliggjøre områder som er av spesiell viktighet, er underkriteriet "Tekniske egenskaper" operasjonalisert i følgende vurderingstema basert på besvarelse av K Bilag 2C1 og 2C2:
• Teknisk løsningsspesifikasjon (46%)
• Arkitektur (28%)
6.5 Vurdering av forbehold mv
Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra Leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet ”samlede priser” om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse.
Det presiseres at ethvert forbehold og avvik innebærer en risiko for at tilbudet vil bli avvist. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene innebærer avvisningsplikt, jf. FOA § 20-13 (1).
Side 20 av 20