Konkurransestrategi Side: 1 av 9
|
|
Side: 1 av 9 |
Versjon: <0.0> |
|
for anskaffelse av <Navn på anskaffelse> |
|
|
|
Dokumenteier:
|
Xxxxxx Xxxxxx |
Utarbeidet av: |
<Konkurranseansvarlig> |
Versjon: |
<0.0> |
Dato: |
<dd.mm.åååå>
|
Godkjent av: |
Kontraktseier: <navn> og Behovseier: <navn>
|
Innholdsfortegnelse
1 Innledning 3
2 Rammebetingelser 3
3 Dagens situasjon 3
3.1 Eksisterende avtalegrunnlag 3
3.2 Roller og ansvar 4
3.3 Kostnader 4
3.4 Erfaringer, utfordringer og problemstillinger 4
4 Behov og mål 4
5 Markedsvurdering 5
6 Samfunnsansvar 5
Vurdering 5
Krav til lønns- og arbeidsvilkår 5
Bruk av lærlinger 5
Miljø 5
Etiske og sosiale krav 5
Universell utforming 5
Reserverte kontrakter 5
7 Sikkerhet 6
8 Alternative strategivalg 7
9 Anbefalt strategi 7
10 Forventet gevinst og nytte 7
11 Kostnader 8
12 Plan for anskaffelsen 8
10.1. Tidsplan 8
10.2 Ressurser 8
10.3 Anskaffelsesprosedyre 9
10.5 Kvalifikasjonskrav 9
10.4 Tildelingskriterier 9
13 Implementering og kontraktsoppfølging 9
Dette dokumentet er en mal og veileder for konkurransestrategi.
Ikke alle kapitler vil være relevante ved alle anskaffelser. Dette må bl.a. vurderes utfra anskaffelsens kompleksitet. Skriv kort og gjør det enkelt når dette er mulig.
1Innledning
Beskriv bakgrunnen for anskaffelsen, f.eks. utløp av tidligere avtale, ny bestilling fra SKD/divisjon etc.
Beskriv
scope - hvilke varer og/eller tjenester som anskaffelsen vil omfatte.
Gjør avgrensning mot avtaler eller avtaleområder som ikke
omfattes.
Vurder anskaffelsens strategiske betydning for Skatteetaten.
Beskriv hvilken hovedkategori/delkategori/underkategori som kontrakt(ene) som skal inngås tilhører.
2Rammebetingelser
Beskriv eventuelle rammebetingelser og føringer som ligger i andre strategier som har betydning for anskaffelsen, f.eks. Skatteetatens virksomhetsstrategi, andre områdestrategier (f.eks.IT- eller HR-strateg) og kategoristrategi. Hvordan passer anskaffelsen inn i disse overordnede strategiene?
3Dagens situasjon
3.1 Eksisterende avtalegrunnlag
Skatteetaten har pr. i dag følgende kontrakter innenfor området:
Ansk. nr. |
Kontraktens navn |
Leverandør |
Utløpsdato |
Kort bekrivelse |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2 Roller og ansvar
Beskriv hvem som har vært sentrale med i forbindelse med bruk og oppfølging av kontrakten(e).
Rolle |
Navn |
Org.enhet |
Kontraktseier |
|
|
Behovseier |
|
|
Kontraktsforvalter Anskaffelser |
|
|
Kontraktsforvalter Operativt |
|
|
Budsjettdisponeringsmyndighet |
|
|
3.3 Kostnader
Angi
totalkostnader ekskl. mva for kontrakten(e) for hele avtaleperioden.
Hent tall fra Agresso eller fra statistikk fra leverandør.
Hva var anslått verdi i da anskaffelsen ble kunngjort?
3.4 Erfaringer, utfordringer og problemstillinger
Gi en kort subjektiv vurdering basert på erfaringer i avtaleperioden, f.eks. tilbakemeldinger fra brukere av avtalen og leverandører.
Her kan det nevnes både positive og negative erfaringer, utfordringer og problemstillinger. For eksempel kvalitet på leveranser, prisnivå, samarbeid med leverandør m.m.
4Behov og mål
Beskriv hvilke behov som skal dekkes gjennom anskaffelsen-
Vil behovet endre seg over tid? Hva er årsakene til eventuelle endringer i behovet?
Kan behovet dekkes uten å gjennomføre en anskaffelse?
Hva er konsekvensen dersom behovet ikke dekkes?
Beskriv hvilke mål anskaffelsen skal bidra til å oppfylle.
Det kan også beskrives ett eller flere målbilder, dvs. ønsket fremtidssituasjon.
Målbildene kan konkretiseres i strategiske mål for ulike dimensjoner. Eksempler på dimensjoner som kan vurderes:
-Teknologi
- Sikkerhet
- Interne prosesser
- Kompetanse
5Markedsvurdering
I dette kapittelet skal markedssituasjonen for avtaleområdet beskrives.
Redegjør for om det er gjennomført markedsundersøkelser, RFI, dialogmøter med leverandører eller referansebesøk hos andre oppdragsgivere, bransje- eller interesseorganisasjoner.
Oppsummer resultatene fra markedsundersøkelsene. Sjekklisten under kan benyttes som hjelpemiddel
Hvordan er konkurransesituasjonen?
Hvilke leverandører finnes i markedet?
Hvem er potensielle deltakere i konkurransen?
Eksisterende løsninger/produkter
Trender og utviklingstrekk på området
Nye og innovative løsninger?
6Samfunnsansvar
Beskriv hvordan samfunnsansvar vil bli ivaretatt konkurransen og i kontraktsoppfølgingen.
Bruk sjekklisten nedenfor som et hjelpemiddel.
Vurdering |
|
Krav til lønns- og arbeidsvilkår |
|
Bruk av lærlinger |
|
Miljø |
|
Etiske og sosiale krav |
|
Universell utforming |
|
Reserverte kontrakter |
Sjekkliste:
Krav til lønns- og arbeidsvilkår
Er dette en anskaffelse med særlig risiko i forbindelse med lønns- og arbeidsvilkår? I så fall må det sies hvordan dette skal ivaretas i konkurransen og i oppfølgingen kontrakten.
Bruk av lærlinger
Dersom anskaffelsen er på et område der det er et behov for lærlinger, skal det stilles krav til dette i kontrakten. Det må vurderes hvordan og i hvilken utstrekning lærlinger skal benyttes ved oppfølging av kontrakten. Forutsetning: (Verdi > 1.3 MNOK, > 3 måneders varighet samt behov for læreplasser i aktuell bransje)
Miljø:
Type og omfang av miljøbelastning har betydning for hvilke miljøkrav det er relevant å stille i anskaffelsen. Noen har størst belastning knyttet til selve produksjonen (vurder som kvalifikasjonskrav eller minimumskrav), andre til bruk (vurder som minimumskrav), mens andre igjen først blir en miljøbelastning når de skal kastes/destrueres (vurder som minimumskrav eller kontraktskrav).
Si noe om hvordan miljø skal ivaretas i konkurransen og i kontrakten.
Er det aktuelt å stille miljøkrav i denne kontrakten?
Minstekrav, tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav, kontraktskrav etc. Ligger det incentiver for bestillerne til å velge miljøvennlige produkter?
Si noe om konsekvens hvis dette medfører at kostnadene går betydelig opp som følge av kravene.
Etiske og sosiale krav:
Gjelder kontrakten anskaffelse av høyrisikoprodukter mtp. grunnleggende menneskerettigheter?
Vurder risiko for at etiske og sosiale krav blir brutt i forbindelse med oppfyllelse av kontrakten. Vurdere hvilke krav som skal stilles.
Dersom risikoen er høy, skal det vurderes å stille som kvalifikasjonskrav at leverandøren har et kvalitetssikringssystem som muliggjør systematisk oppfølging av kontraktskravene knyttet til ILOs kjernekonvensjoner
Universell utforming:
Er det relevant å stille krav til universell utforming?
Det følger av lov om offentlige anskaffelser at det skal stilles krav om universell utforming. I dette ligger at produktet/tjenesten skal kunne brukes av flest mulig.
Har anskaffelsen noen diskriminerende effekter for dem som resultatet av anskaffelsen retter seg mot (brukere, publikum etc.)?
Reserverte kontrakter
Kan det være aktuelt at kontrakten reserveres for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer?
7Sikkerhet
Beskriv hvordan sikkerhet vil bli ivaretatt i konkurransen og i kontraktsoppfølgingen. Bruk sjekklisten nedenfor som et hjelpemiddel.
Venter på tekst fra Sikkerhet.
8Alternative strategivalg
Beskriv de strategiske alternativene som kan være aktuelle for anskaffelsen.
Benytt sjekklisten som hjelpemiddel:
Sourcing – gjøre selv eller anskaffe eksternt
Inndeling av varegrupper/tjenesteområder
Strategivalg (Konkurranse, forenkle, samarbeid, sikre)
Én eller flere leverandører (parallelle)
Sentrale eller regionale avtaler
Bestillingsløsning – interne og eksterne bestillinger – e-handel
Budsjettmodell – sentralt eller lokalt budsjett
Prismodeller
Avtalevarighet – opsjonsmuligheter
Vedlikeholdsstrategi / garantiordninger
Beskriv fordeler og ulemper (inkl. evt. risiko) ved hvert strategiske alternativ.
For større anskaffelser med potesiell stor risiko bør det vurderes å utarbeide en egen risikoanalyse. Se egen mal for dette.
Strategisk alternativ |
Fordeler |
Ulemper |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9Anbefalt strategi
Beskriv anbefalt strategi med kort begrunnelse.
10Forventet gevinst og nytte
Vurder potensialet for gevinst og nytte for anbefalt strategi.
Med gevinst menes her kvantifiserbare gevinster som lar seg tallfeste i kroner. Gevinster kan f.eks. oppstå ved prisforbedringer, prosessforbedringer eller forbruksreduksjon.
Med nytte menes her ikke-kvantifiserbare effekter. Det bør skilles mellom interne nytteeffekter som kommer Skatteetaten til gode, og eksterne nytteeffekter som kommer andre til gode, f.eks. skatteytere eller andre statlige virksomheter.
11Kostnader
Hva er estimerte kostnader ved anskaffelsen?
Med kostnader i forbindelse med anskaffelsen menes.
Direkte vare- og tjenestekostnadene (grunnlag for estimert verdi som oppgis i kunngjøringen)
Der det er relevant bør det gjøres en beregning av livssykluskostnadene (kostnader som påløper til drift, vedlikehold, oppgradering og avhending etc. Se verktøy på xxxxxxxxxxxx.xx:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxKostnader ved bruk av eksterne ressurser/konsulenter ved gjennomføring av anskaffelsen
12Plan for anskaffelsen
10.1. Tidsplan
Lag en tidsplan med de viktigste milepælene for anskaffelsen(e) som skal gjennomføres.
Milepæl |
Dato |
Konkurransestrategi er godkjent |
|
Konkurransen er kunngjort |
|
Tilbudsfrist |
|
Kontrakt er signert |
|
10.2 Ressurser
Beskriv hvilke ressurser som er nødvendige for å gjennomføre anskaffelsen(e).
Rolle |
Navn |
Org.enhet |
Kontraktsier |
|
|
Behovseier |
|
|
Konkurranseansvarlig |
|
|
Prosessdriver |
|
|
Fagansvarlig |
|
|
Fagressurs (utvid med flere rader) |
|
|
Ressurs Anskaffelser |
|
|
10.3 Anskaffelsesprosedyre
Vurder mulige anskaffelsesprosedyrer og anbefal hvilken anskaffelsesprosedyre som skal benyttes.
10.5 Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene vil bli bestemt senere i prosessen. Et foreløpig forslag er:
Kvalifikasjonskrav |
|
|
|
10.4 Tildelingskriterier
Tildelingskriteriene vil bli bestemt senere i prosessen. Et foreløpig forslag er:
Tildelingskriterium |
Vekt i % |
Pris/kostnad |
XX % |
Kvalitet - hvor følgende vi bli vektlagt - XX - XX - XX |
XX %
|
|
|
13 Implementering og kontraktsoppfølging
Beskriv hvordan anskaffelsen skal implementeres (opplæring, informasjon etc.) og hvilke fagmiljøer som vil være involvert