OPS PROSJEKT TRINN 2 MEIERITOMTA
OPS PROSJEKT TRINN 2 MEIERITOMTA
Avtale om forvaltning, drift og vedlikehold
(DRIFTSAVTALEN)
mellom
Forsvarsbygg og
…
Innholdsfortegnelse
2 Drift og vedlikehold av Leieobjektet 2
5 Oppgavefordelingen - fordeling av ansvar for forvaltning, drifts- og vedlikeholdstjenester 2
6 Generelle krav til Utleiers utførelse av FDV-tjenestene 2
8 Konkrete krav til utførelse av FDV-tjenester 4
10.5 Overvåking, rapportering og håndtering av avvik 6
11 Bruk av Leieobjektet – Leietakers erstatningsansvar 6
1 Bakgrunn og formål
Forsvarsbygg inviterte i … til konkurranse om tildeling av avtaler med forpliktelse til utvikling, prosjektering, bygging og utleie, med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av OPS-prosjektet trinn 2 Meieritomta (”OPS-prosjektet”).
Leietaker og Utleier har på bakgrunn av ”Avtale om rettigheter og forpliktelser i forprosjekt- og byggefasen” videreutviklet Leieobjektet.
Utleier skal videre i henhold til Driftsavtalen være ansvarlig for drift og vedlikehold av Leieobjektet i leieperioden, og være ansvarlig for eventuelle mangler ved Leieobjektet som oppdages ved Overtagelse eller som oppstår i leieperioden. Utleier omtales i Driftsavtalen som Utleier.
2 Drift og vedlikehold av Leieobjektet
Utleier påtar seg herved drift og vedlikehold av Leieobjektet slik det er definert i Leieavtalen punkt 5, i henhold til vilkårene i denne avtale (Driftsavtalen).
3 Definisjoner
I denne Driftsavtalen gjelder følgende definisjoner:
• Driftsavtalen betyr denne avtalen om forvaltning, drift, vedlikehold og service av Leieobjektet med vedlegg.
• Driftsperiode betyr den periode som fremgår av punkt 4.
• Nye FDV-tjenester betyr de FDV-tjenester som avtales i henhold til punkt 8.
• Vederlag betyr det beløp Utleier har krav på etter Driftsavtalen.
4 Varighet
Utleier påtar seg driftsansvar i henhold til denne avtalen i en periode som tilsvarer leietiden i Leieavtalen.
5 Oppgavefordelingen - fordeling av ansvar for forvaltning, drifts- og vedlikeholdstjenester
Partenes fordeling av ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold i Driftsperioden fremgår av FDV-ansvarsmatrise som er inntatt i vedlegg 1.
6 Generelle krav til Utleiers utførelse av FDV-tjenestene
Forvalting, drift, vedlikehold (FDV-tjenestene) skal utføres slik at Leieobjektet til enhver tid holdes i god stand, og med samme kvalitet som ved oppføring av bygget, dog aksepteres alminnelig slit og elde forutsatt at det er gjennomført normale vedlikeholdsintervaller. Leieobjektet skal som hovedregel løpende tilfredsstille kravene i henhold til ”NS-3424 – Tilstandsanalyse av byggverk” Tilstandsgrad 1. Dersom samtlige av følgende forutsetninger er
oppfylt, aksepteres det at enkelte bygningsdeler underveis i driftsperioden kan falle ned til Tilstandsgrad 2;
a) Utsettelse av vedlikeholdet må skyldes at Utleier har planlagt periodiske vedlikeholdsintervaller, og at utsettelsen fremgår av Utleiers vedlikeholdsplaner, og
b) Tilstandsgrad 2 må kun vare i kortere perioder. Periodens lengde fastsettes ut fra bygningsdelens betydning for Leieobjektets tekniske tilstand, og
c) Leieobjektet skal, til tross for at enkelte bygningsdeler holder Tilstandsgrad 2, fortsatt holde god teknisk stand, og avviket må ikke medføre nevneverdig forringelse av opplevd bokvalitet.
Vedlikeholdet omfatter periodiske utskiftninger for å opprettholde ovenfor nevnte tilstandskrav, herunder skal det blant annet utføres vedlikehold som sørger for at den opprinnelige funksjon ved bygget opprettholdes og at offentligrettslige krav som gjøres gjeldende for eksisterende bygg og tekniske anlegg er oppfylt i forbindelse med periodiske utskiftinger. Ombygging og/eller utskifting som en følge av bestemmelsen i Leiekontraktens punkt 10, 3. ledd skal utføres av Utleier, men for Leietakers regning.
Mangler ved Leieobjektet som avdekkes eller som oppstår i leietiden skal utbedres av Utleier vederlagsfritt.
Alt arbeid som Utleier skal utføre skal utføres uten ugrunnet opphold og på en forskrifts- og håndverksmessig god måte.
Utleier er ansvarlig for vedlikehold/utskiftning, dersom de valgte materialer ikke tåler normal bruk i perioden mellom vedlikeholdsintervallene.
Ominnredning/endringsarbeider som Leietaker krever, i henhold til Leiekontraktens punkt 12,
1. ledd, forutsettes ikke å innebære endring i vedlikeholdsansvaret for Utleier. Ved endringer etter Leiekontraktens 12, 2. ledd eller endringer etter punkt 12, 1.ledd som får vedlikeholdsmessige konsekvenser, med økt FDV- kost, kan Utleier kreve økning av FDV-kost. Utleiers skal i et slikt tilfelle varsle Leietaker skriftlig uten ugrunnet opphold om endringen i kostnader. Utleier skal dokumentere en eventuell økning av FDV-kost. Dersom kostnadskonsekvensen ikke varsles innen ugrunnet opphold mister Xxxxxxx retten til å kreve justering av FDV - kost som følge av endringen. Utleier kan ikke kreve økning i FDV-kost før partene er enige om endringen. Tvist om fastsettelse av endrede vedlikeholdskostnader skal løses i henhold til Driftsavtalens punkt 17.
Leietaker plikter å gi Utleier adgang til Leieobjektet i arbeidstiden alle dager, for ettersyn, reparasjon, vedlikehold, inspeksjon etc. I alle tilfeller der det anses nødvendig for å begrense skade på Leieobjektet, har Utleier rett til å skaffe seg adgang til Leieobjektet. Utleier disponerer egen nøkkel som om nødvendig kan brukes i slike tilfeller.
7 Vederlag: FDV-kost
Utleiers vederlag for FDV-tjenester etter denne avtalen består av et årlig avtalt vederlag utbetalt gjennom Leietiden. Med vederlag menes årlig avtalt fast FDV-kost.
For Utleiers FDV-tjenester i henhold til vedlegg 1, kolonne ”Utleiers ansvar og kostnad”, betales et årlig vederlag med kr […] ekskl. mva.
FDV-kost betales forskuddsvis i like store terminer med forfall hver 01.01., 01.04., 01.07. og
01.10. Forfall for første termin inntrer 14 dager etter overtakelse av Leieobjektet, med et beløp som tilsvarer gjenværende del av inneværende kvartal regnet fra overtakelse.
FDV-kost skal reguleres årlig på følgende måte:
1. 20 % SSB Lønnsstatistikk, ansatte i forretningsmessige tjenesteyting, rengjøringsvirksomhet.
2. 80 % SSB Lønnsstatistikk, ansatte i bygge- og anleggsvirksomhet, Bygge- og anleggsvirksomhet i alt.
Endringen beregnes med utgangspunkt i indeksen den 15. i måneden før overtakelse i henhold til Leiekontrakten finner sted, fram til indeksen den 15.11. året før reguleringen finner sted. Første gang regulering finner sted 1. januar 20xx. Timepris for servicetjenester skal reguleres etter Statistisk Sentralbyrås lønnsindeks for bygge- og anleggsarbeid med utgangspunkt i indeksen for året overtakelse i henhold til Leiekontrakten finner sted.
I tillegg til FDV-kost faktureres FDV-tjenestene i henhold til vedlegg 1, kolonnene ”Utleiers ansvar - leietakers kostnad” fra Utleier eller aktuelle leverandører til Leietaker.
8 Konkrete krav til utførelse av FDV-tjenester
Utleiers FDV-tjenester etter punkt 6 over og vedlegg 1 skal utføres slik det beskrives, i de tidsrom og innen de tidsrammer som fremgår av vedlegg 2.
9 Ny FDV-tjeneste
Leietaker har rett til å pålegge Utleier nye eller endrede tjenester i Driftsperioden (”Ny FDV- tjeneste”). Ny FDV-tjeneste må stå i sammenheng med Driftsavtalens øvrige FDV-tjenester, og ikke overstige 20 % av avtalt årlig fast FDV-kost.
Uavhengig av om Leietaker gir pålegg om Ny FDV-tjeneste eller om Utleier anbefaler en Ny FDV-tjeneste, skal Utleier snarest gi Leietaker et skriftlig tilbud med hensyn til Ny FDV- tjeneste. Slik tilbud skal redegjøre for den Nye FDV-tjenesten og inneholde samtlige vilkår for den Nye FDV-tjenesten, herunder prisvilkår og tid for igangsettelse. Prisingen av Ny FDV- tjeneste skal baseres på prisnivået for eksisterende FDV-tjenester justert for pris- og markedsutvikling for den aktuelle Nye FDV-tjenesten. Utleier kan for dette formål også utarbeide særskilt prisliste for standard tilleggsleveranser.
Leietaker er ikke forpliktet til å akseptere tilbud fra Utleier vedrørende den Nye FDV-tjenesten. Leietaker har i så fall rett til å bestille den Nye FDV-tjenesten av andre leverandører. Utleier plikter å bidra til implementering og løpende levering av Nye FDV-tjenester fra annen leverandør.
Dersom partene blir enige om en Ny FDV-tjeneste, skal den Nye FDV-tjenesten spesifiseres i en ny ansvarsmatrise, jf. punkt 5.
10 Mangler
10.1 Generelt
Det foreligger mangel dersom driftstjenestene ikke oppfyller kontraktens krav og dette ikke skyldes forhold på Leietakers side.
Det foreligger også mangel dersom Leieobjektet ikke er i den stand Leietakeren har rett til å kreve og dette ikke skyldes forhold på Leietakers side. Dette inkluderer mangler som foreligger ved Overtakelsen.
10.2 Reklamasjon
Leietaker plikter å reklamere på mangler innen rimelig tid etter at mangelen ble eller burde vært oppdaget.
Dersom reklamasjon etter første ledd ikke gis rettidig blir Leietaker erstatningsansvarlig overfor Utleier for det tap Utleier påføres som følge av sen varsling.
Skyldes manglene forsett eller grov uaktsomhet fra Utleiers side gjelder det ikke krav om reklamasjon.
10.3 Utbedring av mangler
Utleier har plikt til å utbedre mangler, med mindre kostnadene til utbedring vil bli uforholdsmessig store i forhold til det som oppnås. Utleier skal dekke kostnadene ved utbedringen, herunder tilkomstutgifter, utgifter til konstatering av mangelen og andre utgifter som er en direkte og nødvendig følge av mangelsutbedringen.
Leietaker plikter å gi Utleier adkomst slik at utbedring kan foretas. Utbedring skal skje på en slik måte at det tas hensyn til Leietakers bruk av Leieobjektet.
Dersom utbedringsplikten etter første ledd ikke er oppfylt innen rimelig tid etter at varsel etter
10.2 er gitt, kan Leietaker kreve at Utleier betaler Leietakers forsvarlige kostnader til utbedring utført av andre. Før utbedring igangsettes skal Leietaker varsle Utleier.
Utleier har rett til å utbedre mangler for egen regning, såfremt utbedringen utføres innen rimelig tid. Er det tvingende nødvendig at utbedring foretas raskere enn utleieren har anledning til, kan utbedringen settes bort til andre uten varsel.
10.4 Reduksjon av vederlag
Frem til utbedring er foretatt etter 10.3 kan leietaker kreve reduksjon av vederlaget etter driftsavtalen som reflekterer betydningen av mangelen. En reduksjon av vederlaget skal minst svare til den besparelse Xxxxxxx har hatt ved ikke å oppfylle kontraktsmessig.
Tilsvarende kan leietaker kreve reduksjon av vederlaget etter driftsavtalen dersom utbedring ikke kan kreves fordi kostnadene til utbedring vil bli uforholdsmessig store i forhold til det som oppnås.
Reduksjon av vederlaget gjennomføres ved hel eller delvis tilbakeholdelse av fremtidige fakturaer.
10.5 Overvåking, rapportering og håndtering av avvik
Utleier skal sørge for at Leietaker får nødvendig informasjon knyttet til tilgjengelighet og driftsstandard. Videre skal rapporter om mangler håndteres og lagres på en hensiktsmessig og forsvarlig måte. Prinsippet for overvåkingen er at dette utføres av Utleier, men at Leietaker har rett til å overvåke selv i tillegg.
Partene skal enes om en prosedyre for overvåking og rapportering. Herunder skal partene om nødvendig møtes en gang per måned for å diskutere eventuelle mangler i foregående betalingsperiode.
Partene skal minst annen hvert år gjennomføre en felles befaring av Leieobjektet for å avdekke eventuelt avvik i forhold til avtalt tilstandskrav (Avviket), jf punkt 6 første ledd ovenfor. Det skal føres protokoll fra befaringen hvor det skal avtales konkrete tidsfrister for retting av Avviket. Avviket skal rettes innen rimelig tid av Utleier.
Etter 16 år av leietiden skal Utleier innkalle Leietaker til befaring av Leieobjektet for å avklare Leieobjektets bygningstekniske standard. Formålet med befaringen er å avdekke eventuelle mangler på befaringstidspunktet, samt å få en anbefaling på hvilke tiltak som anses nødvendige for at Leieobjektet skal kunne overholde Tilstandsgrad 1 ved endt leieperiode. Gjennomgangen av Leieobjektet skal foretas av tre uavhengige takstmenn som skal utarbeide en takstrapport. For utarbeidelse av takstrapporten skal hver part oppnevne en takstmann. Disse oppnevner i fellesskap innen 14 dager den tredje takstmannen som skal være leder av takstmennenes arbeid. Taksten skal baseres på Leieavtalens og Driftsavtalens krav til Leieobjektet.
Utleier skal utbedre de mangler som fremkommer i takstrapporten innen rimelig tid.
Dersom det avdekkes avvik fra avtalt tilstandskrav, jf punkt 6 første ledd ovenfor, som ikke Utleier besørger utbedret innen rimelig tid, har Leietaker rett til å kreve reduksjon av vederlaget, jf punkt 10.4 ovenfor. Dersom beløpet som kreves etter 10.4 er høyere enn kvartalsvis FDV-kost kan Leietaker i tillegg motregne i Kapitalleien, jf. Leieavtalens pkt. 11.2.
11 Bruk av Leieobjektet – Leietakers erstatningsansvar
Leietaker plikter å følge de ordensregler, brann/rømningsinstrukser samt instrukser for heiser og øvrige tekniske anlegg, som til enhver tid gjelder for Leieobjektet. Videre plikter Leietaker å sette seg inn i og følge de offentlige forskrifter og instrukser som er eller måtte bli innført og som omfatter leieforholdet. Utleier skal holde Xxxxxxxxx informert om eventuelle endringer i forskrifter og instrukser som får betydning for Leietakers forpliktelser etter denne bestemmelsen.
Leietaker blir erstatningsansvarlig for all skade utover normal slitasje som skyldes ham selv, fremleiere, eller andre personer som han har gitt adgang til Leieobjektet. Leietaker skal holde Utleier skadesløs for slike skader. Leietaker skal likeledes holde Utleier skadesløs for erstatningskrav som Leietakers virksomhet i Leieobjektet måtte medføre, og for det eventuelle naborettslige ansvar Leietaker virksomhet måtte medføre.
12 Heving av avtalen
Ved vesentlig mislighold av Leieavtalen, har hver av partene anledning til å heve avtalen.
Ved vedvarende vesentlig manglende oppfyllelse av Utleiers FDV-tjenester, kan Leietaker heve Driftsavtalen. Ved slik heving kan Xxxxxxxxx kreve dekket alle sine kostnader knyttet til heving, herunder kreve dekket de løpende kostnader man påføres ved å benytte andre tjenesteleverandører til oppfyllelse av Driftsavtalen.
Dersom Leieavtalen heves på grunn av Leietakers mislighold, bortfaller denne avtale. Ved bortfall av avtalen av grunn som nevnt, kan Utleier kreve erstattet sitt økonomiske tap.
13 Forsikring
Hver av partene holder sine eiendeler/interesser forsikret.
Utleier skal sørge for fullverdi- og avbruddsforsikring av bygningsmassen.
Leietaker skal forsikre sine eiendeler som ikke er forsikret av Xxxxxxx. Leietakers forsikringsplikt ivaretas gjennom Statens selvassuranseprinsipp.
14 Samarbeid
Utleier skal xxxxx Xxxxxxxxx inn til samarbeidsmøter. I innkallingen skal angis agenda for møtet. Videre skal dokumenter som skal behandles vedlegges innkallingen. Leietaker skal motta referat fra møter. Referatet sendes i god tid før neste møte. Eventuelle innsigelser mot referatet må fremkomme innen rimelig tid, senest i neste møte.
Samarbeidsmøtene skal drøfte temaer innenfor Driftsavtalens rammer, herunder nivået på de ulike FDV-tjenester, håndtere spørsmål tilknyttet til kvalitet og økonomi.
Utleier foretar alle øvrige beslutninger, herunder, men ikke begrenset til, valg av driftsselskap mv.
Leietaker kan kreve at partene i samarbeid utarbeider en insentivavtale for å redusere energiforbruket i bygget. Formålet med avtalen er at begge parter skal ha insentiver til å foreslå energibesparende tiltak i leieperioden hvor økonomiske besparelser fordeles mellom partene.
15 Sikkerhetsstillelse
Utleier skal for forpliktelser i henhold til Driftsavtalen opprette et vedlikeholdsfond. Vedlikeholdsfondet skal anvendes til periodiske utskiftninger i henhold til Xxxxxxxx vedlikeholdsplan, som fremgår av vedlegg x.
Årlige avsetninger til vedlikeholdsfondet er 30 % av samlet fast FDV-kost. Beløpet skal plasseres på en sperret vedlikeholdskonto hos Utleier. Uttak fra sperret vedlikeholdskonto til dekning av nødvendige og planlagte utskiftninger/periodiske utskiftinger avtales mellom Partene. Vedlikeholdskontoen skal pantsettes til fordel for Leietaker. Partene skal særlig vurdere eventuelle unntak fra vedlikeholdsplanen mot slutten av leieperioden. Dersom det
etter avtale gjøres avvik fra vedlikeholdsplanen skal dette legges til grunn ved vurdering av Utleiers FDV-tjenester.
Avsetninger til vedlikeholdsfondet skal reguleres årlig, jf. denne avtales punkt 7, med utgangspunkt i indeksen for året overtakelse i henhold til Leieavtalen finner sted. Resterende beløp på den sperrede konto ved utløp av Leieperioden tilfaller Utleier, med mindre partene har blitt enige om noe annet i forbindelse med eventuelle avvik fra vedlikeholdsplanen.
16 Overdragelse av avtalen
Overdragelse av avtalen, helt eller delvis, er ikke tillatt uten Utleiers skriftlige forhåndssamtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
Overdragelse av minst 50 % av aksjene, selskapsandelene eller eierinteressene hos Utleier eller OPS-leverandøren anses som overdragelse av kontrakten. Det samme gjelder Utleiers skifte av selskapsform. Som overdragelse regnes også avhendelse av det mindre antall aksjer eller andeler som i seg selv utgjør bestemmende innflytelse (alminnelig flertall) i selskapet. Leietaker skal på forespørsel gis opplysninger bekreftet av Utleiers revisor, dersom Leietaker ønsker å kontrollere om slik overdragelse har funnet sted.
Selskapsmessige endringer, eksempelvis fisjoner, krever Leietakers skriftlige samtykke. Manglende svar på søknad om samtykke etter denne bestemmelsen anses ikke som samtykke.
Manglende svar på søknad om samtykke etter bestemmelsene i dette punkt anses ikke som samtykke.
17 Tvister
Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkning av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger.
Fører forhandlinger ikke frem skal saken avgjøres av de ordinære domstolene. Ved løsning av tvister ved søksmål skal norsk rett legges til grunn.
18 Underskrift
Driftsavtale er utferdiget og undertegnet i 2 eksemplarer hvorav Utleier og Leietaker beholder hvert sitt.
[Oslo, dato] | [Sted, dato] | |
For Forsvarsbygg | For Utleier |