KONTRAKT – TJENESTEKJØP
KONTRAKT – TJENESTEKJØP
Postadresse: | Malvik kom Torggata 7 | mune (Oppdragsgiver) Org. nr.: | 971 035 560 |
Telefonnr.: | 48017775 | ||
Postnr.: | 7550 | E-post: | |
Poststed: | Hommelvik | ||
Kontaktperson: | Xxxxxxxx Xxxxxx |
og
Postadresse: | (Leverandør) Org. nr.: |
Postnr.: | Telefonnr.: |
Poststed: | E-post: |
Kontaktperson: |
Avtaleområdet:
Anbudskonkurranse Transporttjenester for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester
Avtaleperiode:
01.03.2021 – 28.02.2023 med opsjon på 1 + 1 +1 +1 års forlengelse
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg 1 Konkurransegrunnlag
Vedlegg 2 Leverandørens tilbud
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder
hvert sitt.
For Malvik kommune: | For (Leverandørens navn): |
Sted: | Sted: |
Dato: | Dato: |
Underskrift: | Underskrift: |
Antall vedlegg: Antall sider:
Innholdsfortegnelse
2
2
2
2
2
2
7 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER OG SANKSJONER FOR SOSIALE KONTRAKTSVILKÅR
3
3
8.5 Leverandørs sideforpliktelser 5
8.6 Møter og seminarer i kontraktsperioden 5
8.7 Statistikk og informasjon 5
5
10 OPPDRAGSGIVERS KRAV VED LEVERANDØRENS KONTRAKTSBRUDD
5
6
7
7
8
15 ENDRINGER I LEVERANDØRENS ORGANISASJON MV.
9
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Malvik kommune valgt (leverandørens navn) som Leverandør av transporttjenester for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Malvik kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Kontrakten med leverandøren gjelder fra 01.03.2021 – 28.02.2023 med opsjon på 1 + 1 +1
+1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.
4 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 Avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av transporttjenester til brukere av helse- og rehabiliteringstjenester til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av:
Transporttjenester for brukere av helse- og rehabiliteringstjenester i Malvik kommune. Dette er ulike dagtilbud som gjennomføres på Hommelvik helsetun. Brukerne av dagtilbudene består i hovedsak av eldre personer med fysisk, psykisk eller kognitiv funksjonsnedsettelse.
Bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om endringer eller bortfall av de ulike tilbudene i forbindelse med nasjonale og lokale tiltak i forbindelse med smitteutbrudd eller andre hendelser som Oppdragsgiver ikke kunne forutse ved inngåelse av denne kontrakten.
6 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
7 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår
a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
b) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
c) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
• Timelister
Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
• Lønnsslipper
Lønnsslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
• Oppdragsavtale for vikar
• Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
8 Leverandørs forpliktelser
8.1 Leveringsbetingelser
Levering av tjenesten skal skje iht. oppgitte tidspunkt og tidsfrister i konkurransegrunnlaget, vedlegg 1 til kontrakten.
8.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at tjenesten til enhver tid er i samsvar med norske lover og forskrifter.
8.3 Forsikringer
Leverandøren skal til enhver tid ha de nødvendige forsikringer som er forbundet med oppdraget.
8.4 Miljø
Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
Følgende miljøkrav gjelder for dette oppdraget:
Leverandøren forplikter seg til å benytte de kjøretøyteknologier og/eller drivstofftyper som oppgis i tilbudsbesvarelsen. Andelen av oppdraget som utføres med nullutslippskjøretøy eller fossilfrie kjøretøy skal som et minimum gjenspeile den andelen som er oppgitt i tilbudsbesvarelsen. Nye kjøretøy eller drivstofftyper som introduseres i løpet av kontraktsforholdet skal være minst like miljøvennlige som opprinnelig avtalt. Antall kjøretøy som benyttes på kontrakten kan økes eller reduseres, så fremt den totale miljøbelastningen ikke påvirkes negativt. Oppdragsgiver skal varsles på forhånd ved endringer av kjøretøy eller ved overgang til andre drivstofftyper.
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte hydrogenkjøretøy på dette oppdraget, skal Leverandøren til enhver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at hydrogen er anskaffet.
Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte biogasskjøretøy på dette oppdraget, er hovedregelen at kjøretøyene skal benytte biogass og ikke naturgass som drivstoff.
Innblanding av naturgass aksepteres kun hvis 100 % ren biogass ikke er tilgjengelig i markedet. Oppdragsgiver skal informeres hvis dette inntreffer. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at biogass er anskaffet.
Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte biodrivstoff på dette oppdraget, skal drivstoffet oppfylle EUs bærekraftskriterier* for biodrivstoff. I tillegg skal det ikke benyttes biodrivstoff basert på palmeolje eller biprodukter fra palmeoljeproduksjon. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at biodrivstoffet er produsert
bærekraftig og palmeoljefritt. Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse
og sertifisering. * § 3-6 til § 3-9 i Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften).
Tomgangskjøring skal ikke forekomme på Oppdragsgivers adresser.
8.5 Leverandørs sideforpliktelser
Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser:
8.5.1 Service
8.5.2 Kvalitet
8.5.3 Levering
8.6 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandøren på eget initiativ ønsker å invitere Oppdragsgiver/ bestillere til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Avtaleansvarlig.
8.7 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til avtaleansvarlig og evt. andre enheter pr. e- post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
9 Bestilling
Bestilling av transportoppdraget er å anse som gjennomført ved oppstarten av kontrakten. Eventuelle korrigeringer etter avtaleoppstart avtales mellom partene ved behov.
10 Oppdragsgivers krav ved Leverandørens kontraktsbrudd
10.1 Sanksjoner
10.1.1 Kontraktsbrudd lønns- og arbeidsvilkår
Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se pkt 11 heving av kontrakt.
10.1.2 Forsinkelser
Ved forsinkelser som ikke skyldes Xxxxxxxxxxxxx, eller som ikke kan henføres under force majeure, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å ilegge Leverandøren et forsinkelsesgebyr.
Forsinkelsesgebyret vil være på kr. 600,- pr. tilfelle Leverandøren ikke møter opp/leverer brukere som avtalt.
Ved oppmøte/levering mer enn 15 minutter senere enn avtalt tidspunkt, kan Xxxxxxxxxxxxx i tillegg til forsinkelsesgebyr rette krav om dekning av ekstrautgifter som Oppdragsgiver blir påført som følge av forsinkelsen.
Summen av gebyrer pr. måned kan ikke overstige 10% av månedlig kontraktssum. Dersom summen av gebyrer pr. måned overstiger 10% av månedlig kontraktssum, er dette å anse som vesentlig mislighold. Oppdragsgiver kan i et slikt tilfelle velge å heve kontrakten, eller utøve andre misligholdsbeføyelser som vesentlig mislighold gir etter alminnelig kontraktsrett.
Bruk av gebyrer etter denne bestemmelsen gir ingen begrensning i Oppdragsgivers adgang til å fremme misligholdsbeføyelser som prisavslag, erstatning og heving dersom vilkårene for dette er tilstede etter alminnelig kontraktsrett.
10.2 Dagmulkt
Ved overtredelse av avtalte frister i statusmøter som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majure, kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen.
Dagmulktsatsene i AIK tjenester 2020 erstattes av følgende satser: 500 kr pr angitte oppgave pr hverdag inntil levering finner sted.
11 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:
• Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-
9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
• Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
• Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
• Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktsummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.
12 Pris
12.1 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert xxxx.
12.2 Regulering av prisen
Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:
• Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før avtaleansvarlig hos Oppdragsgiver har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.
• De kostnadselementer som vil påvirke prisen er som følger: Norges Taxiforbunds kostnadsindeks.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
13 Fakturering
13.1 E-faktura
Malvik kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Malvik kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk Handels Format (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
13.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt ansvarsnummer i feltet ”Deres referanse”.
13.1.2 Vedlegg til EHF- faktura
Malvik kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
13.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
13.2 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
13.3 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
13.4 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet og søkes løst der. Avtaleansvarlig skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
14 Kontraktbetingelser
Kontrakt skrives på bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge
• Kontrakt
• Konkurransegrunnlag
• Alminnelige innkjøpsvilkår for Malvik kommunes kjøp av tjenester (AIK tjenester 2020)
• Leverandørens tilbud
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
14.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
15 Endringer i Leverandørens organisasjon mv.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.