Enkeltkjøp av tjeneste:
// AVTALE – BILAG
Arbeids- og velferdsetaten
Enkeltkjøp av tjeneste:
Bistand til kartlegging av barrierer for overgang til arbeidslivet for kvinner med innvandrerbakgrunn
Avtale om kjøp av tjenester – Bilag
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
1 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN
Oppdraget til Delprogram Sysselsetting er tjenesteinnovasjon som bidrar til økt arbeidsdeltakelse (Delprogram Sysselsetting, 2020). Erfaringene fra partene i delprogrammet er at noen innvandrerkvinner med lang fartstid i systemet, likevel står lang fra arbeidslivet.
Hypotesen vår er at tilbudet vårt ikke i tilstrekkelig grad er bygget opp på en måte som styrker alle kvinners mulighet til å lykkes i arbeidslivet.
Formålet med dette oppdraget er å kartlegge hvilke barrierer kvinner med innvandrerbakgrunn står overfor i møte med arbeidslivet. Kartleggingen skal legge grunnlaget for framtidig utvikling av tilbudet til kvinner som har
• lav utdanning
• lite eller ingen arbeidserfaring
• vært registrert, fått oppfølging og/eller opplæring hos NAV eller Voksenopplæringen i lang tid (over fem år)
• lave norskferdigheter (A2 nivå eller lavere)
2 OVERORDNET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN
Kartleggingen skal ha en åpen og utforskende innfallsvinkel som synliggjør kvinnenes perspektiv. Oppdragsgiver ber leverandøren foreslå egnet metode og framgangsmåte for gjennomføring av oppdraget. På bakgrunn av funnene i kartleggingen skal leverandøren peke på konkrete muligheter for forbedring av tjenestene tilpasset ulike kvinner1 i målgruppen.
Anslag milepælsplan for oppdragsperioden:
Milepæl | Tidspunkt/Dato |
Signering | Januar 2021 |
Ønsket oppstart kartlegging | Januar 2021 |
Ønsket første utkast | Mars 2021 |
Endelig rapport | 30. juni 2021 |
Lansering av kartlegging og workshop på bakgrunn av funn i kartleggingen | August 2021 |
Endelig fremdriftsplan og milepælsplan fastslås ved signering.
1 Alder, antall barn, alder på barn, utdanningsnivå, arbeidserfaring, botid i Norge, helseutfordringer, erfaring med ulike stønader og tiltak, og tid mellom ankomst til Norge og første tilbud om kvalifisering er eksempler på kjennetegn som kan skille kvinnene og deres erfaringer og behov fra hverandre.
Kartleggingen består av følgende to delleveranser:
• Del 1 skal
o Gi innsikt i målgruppens møte med NAV, Voksenopplæringen og andre offentlige tjenester
o Gi innsikt i målgruppens møte med arbeidslivet
o Gi oversikt over tilbud som er relevante for målgruppen
o Synliggjøre relevante undermålgrupper i den overordnede målgruppen
o Gi innblikk i tjenesteapparatets erfaringer fra oppfølging av målgruppen
• Del 2 skal
o Gi forslag til forbedringer og tiltak for ulike deler av målgruppen
Begge delene skal bidra til kompetansebygging hos ansatte i NAV og Voksenopplæringen og til relasjonsbygging mellom målgruppen og ansatte i tjenesteapparatet.
Arbeidet skal nedfelles i en sluttrapport med leveringsfrist innen 30. juni 2021. Rapporten skal ta for seg resultatene fra kartleggingen, samt inkludere konkrete forslag2 til forbedringer og tiltak for målgruppen.
Etter at oppdraget er gjennomført skal leverandøren være tilgjengelig for presentasjon av resultater og funn ved inntil tre anledninger. Én av anledningene skal være en workshop som jobber videre med forbedringsforslagene som kommer fram i kartleggingsrapporten.
Tilbyder skal i sitt løsningsforslag:
• Beskrive og begrunne anbefalt metode og skissere fremgangsmåte og egnet prosess for å utarbeide kartlegging av barrierer for overgang til arbeidslivet for kvinner med innvandrerbakgrunn.
• Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene.
• Redegjøre for relevant personell (CV) og kapasitet
2 Forslagene skal være skisser til forbedring, ikke utprøvde prototyper.
3 DOKUMENTASJONSKRAV TIL KRAVSPESIFIKASJONEN
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. | Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. |
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon
Utarbeides som svar til Bilag 1 iht. til instruksjoner gitt i Bilag 1.
Bilag 3: Prosjekt - og fremdriftsplan
Leverandørens prosjekt- og fremdriftsplan for leveransen.
Bilag 4: Priser og betalingsbetingelser
1 PRISER OG BETALINGSPLAN
Oppdraget har en anslått verdi på inntil 700 000,- ekskludert mva. Oppdragsgiver er åpen for ulike betalingsplaner. Dette avtales nærmere ved kontraktsignering.
Alle priser oppgis per time, og ekskludert merverdiavgift.
2 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE
Fyll inn eventuelle reservasjoner eller tillegg til kontraktsvilkårene i konkurransegrunnlagets Del II.
Referanse til kontraktsvilkår | Reservasjoner og tillegg | Begrunnelse | Økonomisk verdi (prising) av avviket |
3 KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA
Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).
Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DFØs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:
• Deres referanse
Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.
Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.
Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.
• Bestillingsnummer
Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.
Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.
• Avtalenummer
Dersom fakturaen ikke har referanse til et bestillingsnummer, skal fakturaen påføres avtalenummeret i fritekst på egen linje. Dette kan utformes slik:
«Avtalenummer: XX-XXXX».
• Fakturareferanse på kreditnota
Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.
På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.
4 KRAV TIL VEDLEGG
Generelle krav
NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.
Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV
I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.
Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.
Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:
• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.
• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.
Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner
dokumenteres på følgende måte
• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.
På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.
Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.
5 RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA
NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.
Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.
Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura.
6 HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES
NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.
Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).
7 KONTAKTINFORMASJON
Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.
8 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR KONTRAKTSADMINISTRASJON
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.
Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).
Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelse
1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE
Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (både i forhold til innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.
Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.
Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).
Endringskatalog:
Nr. | Dato for undertegning | Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan | Dato for ikraftsettelse |
2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN
Endring nr. XX til Avtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom
[NAV Xxxxxx Xxxxxxxxxx] og [Leverandør], signert [dato]
Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.
Beskrivelse av endringen:
Elektronisk signering benyttes for dette dokumentet [Dersom dokumentet ikke skal signeres elektronisk må følgende setning legges inn i stedet for setningen om elektronisk signering:
«Dette dokument undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part», samt at det i tabellen under legges til rader for dato og signering. Videre må dokumentet paraferes med initialer på hver side.]
For [NAV Xxxxxx Xxxxxxxxxx] | For [Leverandør] |
Navn: | Navn: |
Bilag 6: Databehandleravtale
1 DATABEHANDLERAVTALE
Dersom gjennomføring av avtalen innebærer at leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kunden skal databehandleravtale legges inn her, jf. Avtalens punkt 4.5.
2. MAL FOR DATABEHANDLERAVTALE OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
Databehandleravtale om behandling
av personopplysninger
mellom
[NAV XXXXXX XXXXXXXXXX]
Xxx.xx.: xxx xxx xxx og
[Leverandør]
Xxx.xx.: xxx xxx xxx
2.1 Databehandleravtalens hensikt
Denne Databehandleravtalen er inngått på bakgrunn av avtale om kjøp av bistand til å kartlegge hvilke barrierer kvinner med innvandrerbakgrunn står overfor i møte med arbeidslivet, heretter omtalt som Avtalen, mellom [Leverandør] og NAV Xxxxxx Xxxxxxxxxx på vegne av Delprogram sysselsetting. [Leverandør] som Databehandler behandler personopplysninger hvor Delprogram sysselsettinger Behandlingsansvarlig.
Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlings- ansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.
Det vises til definisjonene i hovedavtalen. I tillegg gjelder følgende definisjoner:
Behandlingsansvarlig: Den som bestemmer formålet med behandlingen av Personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.
Databehandler: Den som behandler Personopplysninger på vegne av den Behandlingsansvarlige.
Personopplysninger: Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Behandling av personopplysninger: Enhver bruk av Personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.
Formålet med avtalen er å regulere Databehandlers adgang til å behandle personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. Databehandleren kan kun behandle personopplysninger gjort tilgjengelig av behandlingsansvarlig til de formål som er bestemt av behandlingsansvarlig og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtale.
Type personopplysninger som databehandleren behandler i forbindelse med levering og administrasjon er hovedsakelig:
• Navn
• Fødselsdato
• Kjønn
• IP-adresse (alltid med i elektroniske undersøkelser)
• E-postadresse
• Telefon
• Postadresse
• Den enkeltes opplysninger som er relevant for kartleggingen (f.eks. åpne svar på spørsmål knyttet til intervju om egne erfaringer)
• Andre eventuelle forhold legges inn før signering
Formålet med databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige er å kartlegge hvilke barrierer kvinner med innvandrerbakgrunn står overfor i møte med arbeidslivet.
Databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige gjelder primært:
• Legg inn aktuelle metoder før signering av avtale
Behandlingens formål kan ikke endres av noen av partene uten at ny avtale er signert.
2.4 Den behandlingsansvarliges plikter
Behandlingen av Personopplysninger kan skje manuelt eller i Databehandlers elektroniske systemer. Personopplysningene kan ikke overlates til noen andre for lagring, bearbeidelse eller annen utnyttelse uten Behandlingsansvarliges forutgående tillatelse, jf. pkt. Feil! Fant ikke referansekilden..
Databehandleren skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som den behandlings- ansvarlige til enhver tid har bestemt skal være gjeldende.
Personopplysningene skal ikke benyttes på annen måte eller til annet formål enn det som er avtalt med den behandlingsansvarlige.
Databehandler skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen og slette disse uten unødvendig opphold så snart denne behandlingen er avsluttet.
Databehandler skal sikre at kun personer som er underlagt hensiktsmessige og nødvendige konfidensialitetsforpliktelser blir autorisert til å behandle person-opplysninger: Databehandler skal sikre at kun autoriserte personer har tilgang til personopplysninger.
Databehandleren er i tillegg ansvarlig for at egen behandling av personopplysninger er i samsvar med personvernlovgivningen, se nærmere under avsnitt 7.
2.6 Bruk av underdatabehandler
Databehandler kan benytte seg av underdatabehandler eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler. Aktuelle underdatabehandlere skal fremgå av matrisen under.
Underdatabehandler skal pålegges de samme pliktene om vern av personopplysninger som er fastsatt i denne databehandleravtalen. Databehandler har det fulle ansvaret for at underdatabehandler oppfyller sine forpliktelser overfor den behandlingsansvarlige.
Behandlingsansvarlig har rett til innsyn i de til enhver tid gjeldende underdatabehandleravtaler som Databehandler har inngått.
Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.
Navn på underdatabehandler | Organisasjonsnummer |
2.7 Avtale med underdatabehandler
En slik avtale gjøres som et tillegg til denne avtalen, eller i form av signert tiltredelseserklæring.
Databehandler skal treffe alle tiltak som er nødvendig for å sikre informasjonssikkerhet i tråd med kravene i GDPR artikkel 32. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel.
Personopplysninger skal ikke overføres til land utenfor EØS-området uten at dette er skriftlig avtalt med behandlingsansvarlig på forhånd. Dette gjelder ikke dersom norsk lov pålegger databehandler en konkret behandling av personopplysninger.
Avviksmelding etter personvernlovgivningen skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig, uten grunnet opphold, slik at behandlingsansvarlig kan oppfylle sitt krav, etter GDPR artikkel 33 og 34, og melde avviket innen 72 timer til Datatilsynet og umiddelbart ved høy risiko til den registrerte. Dette gjelder hendelser som berører konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
Databehandler er ansvarlig for at dokumentasjonen er tilgjengelig for behandlingsansvarlig og at denne oppdateres ved endringer. Aktuell dokumentasjonen skal kunne legges frem for Behandlingsansvarlig på forespørsel.
Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig.
Ved brudd på denne avtale eller personvernreglene kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på 3 måneder.
Ved opphør av Avtalen opphører formålet med behandlingen av personopplysningene. Databehandler plikter å slette eller returnere til Behandlingsansvarlig alle personopplysninger som behandles på vegne av Behandlingsansvarlig i forbindelse med Avtalen ved Avtalens opphør. Det er Behandlingsansvarlig som tar stilling til om personopplysningene skal slettes eller returneres til Behandlingsansvarlig.