Notat om NM i orientering i 2027
Notat om NM i orientering i 2027
Orienteringsgruppene i Varegg, Viking, Xxxx, Xxxxx og Fana Il er enige om å utarbeide en søknad til Norges orienteringsforbud (NOF) om å arrangere NM-uken (bestående av langdistanse, mellomdistanse kvalifisering, mellomdistanse finale og stafett) i 2027. Søknadsfrist er 31 mars 2024.
Hordaland orienteringskrets har utpekt Xxxxx Xxxxxxx (Viking) til å lede en arbeidsgruppe som skal utarbeide søknad til NOF. Videre består gruppen av Xxx Xxxxx Xxxxxxxx (Gular, sportslig koordinator), Xxxx Xxxxx-Xxxxxxx (Xxxxxx), Xxxx Xxxxxx (Fana) og Xxxx Xxxxxxxxx (Voss). Det er viktig at søknad og videre arbeid med utviklingen av NM er godt forankret i de klubbene som inngår i samarbeidet.
NOKs arrangementsansvarlig vil befare aktuelle lokasjoner i Mai/Juni 2024, og en beslutning om tildeling av NM2027 vil trolig treffes raskt etter denne befaringen.
Under har vi oppsummert foreløpige aspekter ved arrangementet.
Visjon og målsetning
Vi skal tilby løpere, trenere, publikum og arrangører et høykvalitets NM som inkluderer utfordrende løyper og terreng, publikumsvennlige arenaer og en kompetent og serviceinnstilt arrangørstab som gjør at alle involverte vil huske og snakke positivt om mange år etter 2027. Løpene skal arrangeres i en spektakulær setting på toppen av Voss gondol og i krevende skogsterreng i Herresåsen.
Dette arrangementet skal sette orienteringssporten i Hordaland på det nasjonale kartet, gi oss økt oppmerksomhet, et enda sterkere samhold som vi skal bruke for å påta oss store arrangement også i framtiden.
Samarbeidsform
Klubbene er enige om at dette arrangementet krever at det samarbeides tett gjennom hele prosessen og klubbene vil kollektivt være ansvarlige for arrangementet.
Organisasjonsform
Alle arrangørklubbene vil inngå i en organisasjonsgruppe som skal videreføre prosessen fram mot NM 2027. Dette arbeidet vil foregå i minst tre faser:
2024-2025: Utvikling av konsept og endelig beslutning av lokasjoner. Forankre arrangementet i Voss Herad, blant grunneiere og andre interessenter i de aktuelle løpsområdene. Kontraktsinngåelse med kartutviklere.
2025-2026: Identifisering av løpsledere og løypeleggere til hvert av de fire løpene.
2027: Utvikling av arenaoppbygging, etablering av evt. TV sending (se under), detaljert bemanningsplan for arbeide som skal gjennomføres ukene før og på selve løpsdagene.
Arrangementssted
Det er enighet om at alle fire løp i NM 2027 skal arrangeres på Voss. Per dags dato er skistadion i Herresåsen og Hangurstoppen restaurant med alpinarena på toppen av Voss Gondol de mest aktuelle stedene for arrangementene. Det er ennå ikke besluttet hvilke løp som skal arrangeres hvor på disse lokasjonene.
Kart og kartutvikling
Det er i dag kart for begge de aktuelle løpsområdene. Gular er i dag eier av kartet Herresåsen, mens Voss er eier av kartet Hanguren/Dyrvedalen/Kvålsåsen. Begge kartene må oppgraderes og det er planlagt at det skal etableres kontrakt med en eller to kartutviklere i løpet av høsten 2024.
Kartarbeidet vil starte i 2025 og hoveddelen av kartutvikling vil skje i 2026.
Det planlegges at klubbene som i dag eier løpskart også står som eier av nyutviklede kart brukt til NM. De andre klubbene som står som arrangør av NM skal ha mulighet til å benytte kartene vederlagsfritt til klubb, nær og kretsløp i en periode på 7 år etter NM. For nasjonale (f.eks. Fjord-O, O-festivalen) og internasjonale løp må karteierklubb og løpsarrangør bli enige om vederlag i forbindelse med kartbruk. Karteiende klubber vil få ansvar for å utvikle løpskart, mens NM komiteen vil bistå i hele prosessen i forhold til inngåelse av kontrakt med kartutvikler, jevnlig dialog med kartutvikler, samt fasilitere prosesser i forhold til NOF, HOK og økonomiske bidragsytere til kartutviklingen. NM arrangørene vil leie tilgang på kartene av karteiende klubb for de aktuelle løpene.
Økonomi
Det er per i dag utviklet et tentativt budsjett for NM som går i balanse uten sponsorinntekter. Videre er det budsjettert med at begge kartprosjektene går i balanse, slik at karteiende klubber ikke løper risiko for å stille sine kart til rådighet for NM.
NM REGNSKAP | KARTPROSJEKT Herresåsen 6 km2 | KARTPROSJEKT Hanguren 8,5 km2 | |
UTGIFTER | |||
Kartutvikling1 | 240.000 | 510.000 | |
Kartleie Herresåsen | 92.800 | ||
Kartleie Hanguren | 197.200 | ||
Arenarigg | 150.000 | ||
Karttrykking/startnummer/tidtaking | 100.000 | ||
Reiseutgifter (arrangører) | 50.000 | ||
Arrangørdrakter | 50.000 | ||
Bankett | 100.000 | ||
Startavgift til NOF | 200.000 | ||
Premiering | 150.000 | ||
Uforutsette utgifter | 160.000 | ||
Sum utgifter | 1.250.000 | 240.000 | 510.000 |
INNTEKTER | |||
Tippemidler (1/3 av utgifter) | 80.000 | 170.000 |
Momskompensasjon (8% av utgifter) | 19.200 | 40.800 | |
Tilskudd fra Stiftelser/offentlige instanser2 | 150.000 | 48.000 | 102.000 |
Kartleie | 92.800 | 197.200 | |
Startkontingent | 800.000 | ||
Tilskudd fra krets/NOF | 200.000 | ||
Egenandel bankett | 50.000 | ||
Arenasalg | 50.000 | ||
Sum inntekter | 1.250.000 | ||
RESULTAT | 0 | 0 | 0 |
1Det er benyttet 45.000 og 60.000 kr pr/km2 (inkl. moms) for henholdsvis Herresåsen og Hanguren. Kostnad for Herresåsen er antatt lavere enn for Hanguren fordi det antas at Herresåsen-kartet er mer oppdatert.
2Tillskudd for kartutvikling er satt til 20% av kostnaden.
Det er foreløpig ikke budsjettert med dugnadsinnsats i forbindelse med kartutvikling. Dette vil vurderes på et senere tidspunkt hvis det viser seg å være relevant og mulig.
Komiteen mener det er realistisk at det kan hentes inn minst 300000 kr i sponsorinntekter fra lokale bedrifter på Voss, sparebanker og arrangørklubbenes og NOFs allerede eksisterende sponsorer.
Videre vil publikumsløp i forbindelse med NM gi en inntekt på i størrelsesorden 50.000 kr.
Klubbene som arrangerer NM bør vurdere om de skal samarbeide videre om å arrangere et større nasjonalt løp (f.eks. Fjord-O eller O-festivalen) på kartene brukt til NM i perioden 2028-2030. Dette kan gi en god økonomisk gevinst i etterkant av NM for de aktuelle klubbene.
TV-sending
Det er ønskelig at de to løpene som arrangeres lørdag (mellomdistanse finale) og søndag (stafett) blir direktesendt av NRK. Dette medfører imidlertid en utgift i størrelsesorden 1 mill. kr, og det må følgelig vurderes grundig om dette er bærekraftig økonomisk. En slik utgift må hentes inn fra sponsorer eller gjennom et frivillig spleiselag (f.eks. en Spleis), eller en kombinasjon av disse. Det skal snarlig etableres dialog med aktuelle næringslivsaktører i Vossaregionen med tanke på å hente inn sponsorinntekter for å dekke utgifter til TV sending.
Arbeidet med økonomistyring og innhenting av sponsormidler skal sikres ved å etablere en kompetent økonomiansvarlig for arrangementet.
Fordeling av over/underskudd
Det er en helt klar og realistisk målsetning at arrangementet skal gå med overskudd, selv om dette ikke er en viktig årsak til at klubbene tar på seg dette arrangementet. Ved et overskudd er det foreløpig enighet i arbeidsgruppen om at ca 50% av overskuddet fordeles jevnt mellom arrangørklubbene, mens det resterende fordeles basert på klubbenes bemanningsbidrag og evt. direkte utgifter (f.eks. i forbindelse med reiser til Voss og tilsvarende arrangement i 2024-2026).
Et underskudd vil kunnes dekkes av en «sponsor» som garanterer å dekke underskudd innen gitte rammer, av Hordaland orienteringskrets i tillegg til hver av arrangørklubbene, i en modell der ca 50% av resterende underskudd (etter underskuddsdekning av eksterne bidragsytere) fordeles jevnt mellom arrangørklubbene.
Innsats og bemanningsbehov
En gruppe på 4-5 personer vil arbeide intensivt i perioden fram til 2025, deretter vil gruppen utvides med løpsledere og løypeleggere, slik at organisasjonen vil telle ca. 10 personer fram til sommeren 2027. Det er estimert at de forskjellige løpene vil kreve en bemanning på ca. 80-100 personer hver løpsdag. I tillegg vil det kreve en bemanning i forbindelse med arenarigging, etc. på ca. 10 personer i uken før løpene starter. Vi er sikre på at de fem klubbene i samarbeid vil dekke dette bemanningsbehovet uten store utfordringer. Det skal utarbeides en detaljert bemanningsplan for hver enkelt funksjon og det skal utpekes ledere for de forskjellige funksjonsområdene (f.eks. arenarigging, start, mål, parkering, sekretariat, tidtaking, postutsetting og innhenting).
Tilstøtende arrangementer
Det planlegges å arrangere ett eller to publikumsløp på løpsdagene for NM (trolig fredag og lørdag). Disse løpene vil også gi en inntekt.
Det er ønskelig å mobilisere til en «folkefest» på Voss på lørdagen, der løpsvinnere intervjues, det avholdes premieutdeling, en lokal artist underholder og der befolkingen på Voss inviteres til o- stafett.
Det skal arrangeres en bankett for løpere og trenere på lørdag.