TILBUDSMAPPE – FASE II

Innhold

1. Erklæring fra tilbyder

2. Kontraktsvilkår

3. Tildelingskriterier

Sak 24/2990 Banktjenester

for

Larvik kommune

(oppdragsgiver)

1 Erklæring fra tilbyder

I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet.

Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som ifølge konkurransedokumentene gjelder for denne konkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt.

Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud.

Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølging av dette, er for egen regning og risiko.

Vi er innforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss.

Ved innlevering av tilbud i Mercell aksepteres alle vilkår satt i konkurransen.

2 Kontraktsvilkår

Det er satt en rekke krav, spesielle kontraktsvilkår og minimumskrav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen.

2.1 Kontraktsvilkår

Krav

E-faktura

Tilbyder skal kunne tilby elektronisk faktura på ”Elektronisk handelsformat” (EHF–format).

Alminnelige kontraktsvilkår

Tilbyder skal legge ved sine kontraktsvilkår. Oppdragsgiver vil kunne akseptere disse. Dette skal gjøres under “Dokumenter” i Mercell.

Ved avvik mellom krav satt i konkurransedokumentene og kontraktsvilkårene har konkurransedokumentene høyere rang og går foran de bankens kontraktsbestemmelsene/vilkår.

Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på at gjennomføringskravene skissert over vil bli fulgt. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte gjennomføringskravene, vil dette kunne medføre at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet.

Ved innlevering av tilbud i Mercell aksepteres disse vilkårene.

2.2 Minimumskrav til produkt/tjeneste

Nr .	Larvik kommune anser at alle minimumskravene må oppfylles for at kontrakt skal kunne tildeles. Enkelte avvik og andre løsninger vil imidlertid kunne aksepteres etter vurdering av hvert enkelt avvik. Eventuelle avvik må tydelig angis i besvarelsen med referanse til hvilke(t) punkt det gjelder. (De benyttede punktene må kunne dokumenteres)
1.	Se vedlegg 1 og vedlegg 7
2.	Det skal inngås en databehandleravtale etter kommunens mal - se vedlegg 4
3.

Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av de angitte minimumskravene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte minimumskravene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet.

3. Tildelingskriterier

Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt tilbud med beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn:

Tildelingskriterier	Vekting %
Priser	50 %
Kvalitet	50 %
Miljø	0 %

Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert kriterium, eventuelt delkriterium (eventuelt punkt der det er hensiktsmessig) vil bli gitt en karakter (0-10 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder). Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger:

Punkt	Tildelingskriterier	Delvekt
3.1	Priser
3.1	= Pris/Totalkostnad og grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet
3.2	Kvalitet
3.2.1	Kvalitet 1	40
3.2.2	Kvalitet 2	20
3.2.3	Kvalitet 3	40
	Totalvurdering av tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier	100
3.3	Miljø
	SUM

Kun de opsjoner som oppdragsgiver vurderer som overveiende sannsynlig vil bli brukt, og summeres til totalsum i pris arket. Opsjoner er markert i Vedlegg 3 Prisskjema

Evaluering av tildelingskriteriet Pris/Totalkostnad

Prisen/totalkostnaden justert for eventuelle prismessige forhold og forbehold vil bli lagt til grunn ved evaluering,

Score på kriteriet pris/kostnaden vil bli beregnet etter følgende metode: Forholdsmetoden

Billigste/beste tilbyder / tilbud * 10 = Score

Taktisk prising er ikke tillatt. Taktisk prisede tilbud som medfører at tilbudene ikke er sammenlignbare, vil bli avvist.

Taktisk prising brukes i denne sammenheng om i de tilfeller hvor tilbyder bevisst utnytter feil og svakheter i konkurransegrunnlaget. Det regnes ikke som taktisk prising der tilbyderen priser tilbudet lavt av strategiske årsaker.

Bevisste feil kan være at det angis en null for lite i prisen, eller at komma flyttes et hakk for å gi en annen pris. Videre er taktisk prising når tilbydere utnytter svakheter i konkurransegrunnlaget, for eksempel ved å utnytte oppdragsgivers feil i mengdeangivelse eller setter høy pris på komponenter som ikke er gjenstand for evaluering.

Normalisering av oppnådd score

Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd karakteren 10 på ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert. Normaliseringen utføres i henhold til DIFIs anbefaling etter følgende formel:

(10 / beste score) * oppnådd score = Normalisert score.

3.1 Pris/totalkostnad

Om pris: Innenfor tildelingskriteriet pris/totalkostnad vurderes tilbyders priser/rabatter, samt eventuelle påslag/rabatter nevnt under og justeringer som følge av forbehold. Hvordan pris skal angis og evalueres er beskrevet i punktene under.

Angivelser og evaluering av pris

Prisangivelse

Prisskjemaet i vedlegg 3 i konkurransegrunnlaget er fylt ut og vedlagt. Prisskjemaet skal leveres i formatet ”Excel” eller tilsvarende (ikke PDF-format).

3.2 Kvalitet

Om kvalitet: Innenfor tildelingskriteriet kvalitet vurderes tilbyders besvarelse av følgende delkriterier:

● 3.2.1 Nettbank

● 3.2.2 Service og oppfølging

● 3.2.3 Produktkvalitet

Hvis ikke annet er angitt vil alle underkriterier i delkriteriene vektes like mye i evaluering av kvalitetskravene.

3.2.1 Kvalitet 1: Nettbank

Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg i Mercell under Krav.

Nr.

Underkriterier

Nettbank

Kommunen bruker nettbank hver dag. Det er viktig at nettbanktjenesten er brukervennlig og informativ. Denne skal fullt ut integreres med kommunens reservesystem, og daglige remitteringer.

Evalueringskriterium:

Det vil vurderes hvor enkel nettbanken er i bruk og hvor integrert den er med kommunens systemer.

Dokumentasjonskrav:

Xxxxxxxx legger ved dokumentasjon av sin nettbank/løsning der følgende punkter er spesielt presentert

a) Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin nettbankløsning, samt eksempler på skjermbilder og en demo/testbruker om mulig.

b) Tilbyder skal beskrive praktiske løsninger på kommunens behov for kort, nettbank og eventuelt andre elektroniske løsninger.

c) Beskriv administrators rettigheter i forhold til opprettelse/sletting av brukere, kontoer og rettigheter på konto og lignende.

d) Det skal oppgis minst tre referanser på andre relevante brukere av nettbanken,

e) Garantert oppetid på nettbank oppgis.

f) Arkivsøk og rapporteringsmuligheter skal beskrives.

g) Løsninger for likviditetsstyring og rapportering, enten via nettbank, eget toppsystem eller integrasjon med Agresso (og tilsvarende systemer) eller en kombinasjon av disse skal beskrives.

h) Automatisk bankavstemmingsfiler, beskriv mulighetene for dette.

Informasjon som legges frem skal være av en slik karakter og omfang at Oppdragsgiver på selvstendig grunnlag kan vurdere nettbanken.

Tilgjengelighet

Evalueringskriterium:

Tilgjengelighet for kundesupport.

Dokumentasjonskrav

Tilgjengelighet, teknisk kompetanse og service i det daglige skal beskrives med ressurser som er tilgjengelig og åpningstider i hele uken.

Toppsystem - Styringssystem/CM (Cash Management)

Evalueringskriterium Oppdragsgiver vurdering av løsning

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal beskrive hvordan en eventuell CM-Analyse tilbys i løsningen.

Besvarelsen/inntrykket av underkriteriene vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene.

3.2.2 Kvalitet 2 Service og oppfølging

Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg i Mercell under Krav.

Underkriterier

Kundeteam

Evalueringskriterium:

Det vil evalueres på total kompetanse og erfaring, spesielt innenfor offentlig sektor for tilbudt team.

Beskriv hvordan og hvor hyppig kommunen vil bli fulgt opp

Beskriv hvilke relevante webinarer, arrangementer og seminarer som tilbys

Beskriv hvordan det jobbes med nye digitale løsninger som bidrar til mer effektivisering og automatisering.

Dokumentasjonskrav:

Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner med tilhørende kompetanse som Larvik kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder:

a) Overordnet ansvar for avtalen.

b) Cash management

Det skal oppgis minst tre referanser på andre relevante brukere av nettbanken. Vedlegg 8 skal benyttes.

Oppstart

Evalueringskriterium:

Det vil evalueres i hvor stor grad fremdriftsplanen har med seg alle oppgaver, med tydelig fordeling av oppgaver og delfrister.

Dokumentasjonskrav:

Det skal beskrives og legges frem en detaljert fremdriftsplan med tilhørende dokumentasjon på hvilke ressurser som blir satt inn for å sikre en smidig oppstart og at løsninger fungerer med kommunens systemer.

Leverandøren skal kostnadsfritt besørge all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning.

Det skal legges ved en spesifikk opplæringsplan.

Det skal legges en beskrivelse av hvordan bytte av bank vil påvirke alle avtalegiroer og e-fakturaer.

Hvis eksisterende leverandør (DNB) leverer tilbud vil disse få tildelt karakter 10, og trenger ikke legge ved en slik fremdriftsplan.

3.2.3 Kvalitet 3 Produktkvalitet

Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg i Mercell under Krav.

Underkriterier

Forvaltning av tredjeparts midler NAV

NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi, og har behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtalen. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte, men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning).

Evalueringskriterium

I hvilken grad løsningen tilfredsstiller NAV sine krav og hvor enkel/god løsningene er i bruk

Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal beskrive løsning.

«Kronekort/kontantkort» er et kort til bruk ved tildeling av økonomisk støtte fra NAV og barnevern, herunder også til flyktninger og mindreårige enslige flyktninger. Kortet gis til stønadsmottaker som disponerer kortet med PIN-kode. Kortet knyttes til en bankkonto som eies av kommunen.

Kommunen (NAV og Barnevern) tilfører kortet midler gjennom sin nettbank. Tildelt stønad kan disponeres av mottaker når vedkommende har mottatt kort med tilhørende PIN-kode eller når nye stønadsmidler er lastet ned på kortet. Mottaker ønsker muligheten til selv å sjekke saldo på kronekortet. Ved årsskiftet er det 350 aktive kort, med ca. 150 nye kort i året for Nav og mellom 20-30 aktive kort for Barnevern.

NAVs klienter er tidvis avhengig av raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag.

Evalueringskriterium

I hvilken grad løsningen tilfredsstiller NAV sine krav og hvor enkel/god løsningene er i bruk

Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal beskrive løsning.

Kontanter

Kommunen har fortsatt noe behov for levering av kontanter. Evalueringskriterium

Hvor enkel/god løsningene er i bruk

Dokumentasjonskrav:

Tilbyder skal beskrive hvordan kontanter håndteres i praksis.

Besvarelsen/inntrykket av produktkvaliteten vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene.

3.3 Miljø

Dokumenter og beskrivelse skal legges ved i egne vedlegg

Nr.

Underkriterier

Ved anskaffelse av nytt banksystem/bankforbindelse i Larvik kommune er det stilt minimumskrav om at tilbyder skal redegjøre for

a) andel fornybar energi i porteføljen av datasentre som benyttes for å levere skytjenesten

b) hvilken gjennomsnittlig energieffektivitet, Power Usage Effectiveness(PUE)-verdi, deres datasentre opererer med. Denne skal være <1,5.

Tilbyder skal levere slik dokumentasjon i løpet av kontraktsperioden og senest 18 mnd etter at kontrakt er inngått. Det påløper følgende sanksjoner hvis slik dokumentasjon ikke er levert innen angitt frist på 15.000 kr/mnd.

Dette kravet er også spesifisert under “Spesielle kontraktsvilkår”

Begrunnelse:

Å stille slike krav som minimumskrav vil etter Larvik kommunes vurdering gi en klart bedre klima- og miljøeffekt enn å vurdere andre klima- og miljøhensyn i denne anskaffelsen (jfr.

4. ledd).

Larvik kommune vil på bakgrunn av sin vurdering benytte unntaksbestemmelsene i anskaffelsesforskriftens §7-9 fjerde ledd. Larvik kommune er unntatt forpliktelsene om å vekte miljø 30 % eller å prioritere miljø blant de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene i denne anskaffelsen.

Document Metadata

Table of Contents

TILBUDSMAPPE – FASE II

Document Metadata