NRK-MA2750/14E
NRK-MA2750/14E
Kontrakt om telefonitjenester
KVALIFIKASJONSGRUNNLAG
Endringslogg
Versjon | Dato | Beskrivelse av endring |
1.0 | 22.12.14 | Kvalifikasjonsgrunnlaget kunngjort |
Innholdsfortegnelse
1. Introduksjon 3
1.1 Anskaffelsens gjenstand 3
1.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen 3
1.3 Om NRK 4
1.4 Anskaffelsesform 4
1.5 Kunngjøring av anskaffelsen 4
1.6 Tidsplan 4
2. Generelle bestemmelser 4
2.1 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen 5
2.2 Offentlighet og taushetsplikt 5
2.3 Kostnader ved å delta i konkurransen 5
2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 5
3. Kvalifikasjonskrav 5
3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 6
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 6
3.3 Økonomisk og finansiell stilling 6
3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7
4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 7
4.1 Språk 7
4.2 Søknadens innhold og struktur 7
4.3 Innleveringsmåte og antall eksemplarer 8
4.4 Leveringsfrist og –sted 8
4.5 Endring og tilbakekall 8
5. NRKs behandling av søknadene 9
5.1 Åpning 9
5.2 Vurdering av kvalifikasjoner 9
5.3 Utvelgelse av leverandører 9
Vedlegg
Forpliktelseserklæring
1. Introduksjon
1.1 Anskaffelsens gjenstand
Norsk rikskringkasting (heretter benevnt NRK) inviterer til begrenset konkurranse med forhandling om inngåelse av tjenesteavtale for fast og mobil telefontrafikk og teletjenester til administrativ og produksjonsmessig bruk. Anskaffelsen omfatter fasttelefoni, mobiltelefoni, mobil dataoverføring og tilkobling til offentlig nett. Avtalens vil ha en minstetid på to år med mulighet for en to års forlengelse og deretter ytterligere to ett års forlengelser (2+2+1+1), slik at maksimal kontraktsvarighet kan bli inntil seks år.
Oppdragsgiver har i dag over 3.500 mobilabonnementer, pluss et antall rene mobildata- abonnementer, 3 SIP-aksesser, et mindre (synkende) antall ISDN UT, samt forskjellige telefoni enkelt-abonnementer – både analoge og ISDN GT. NRK har et eget internt datanett, som bærer store deler av den interne trafikken mellom NRKs faste lokasjoner. NRK AS ønsker i denne konkurransen å legge hovedfokus på å beholde en enkel abonnementsstruktur på mobilsiden og å opprettholde nulltaksering mellom NRK-eide telefoner.
Mobilutgiftene utgjør den klart største delen av kontrakten og NRK har hatt en type abonnement for alle ansatte med en datakvote på 30GB pr måned som har gitt ansatte mulighet for å bruke og lage digitale media uten beskrankninger i form av begrensede kvoter. I tillegg har vi hatt tilnærmet fri bruk av tale og meldinger samt inkludert et ekstra datakort og fri tale i Norden.
Dette tar vi sikte på å videreføre uten å måtte plassere ansatte i ulike kvote nivåer. Databruken har doblet seg hver 9nde måned og har nå passert 2,5BG i xx.xx. Tale og meldingsbruk er stabil.
Figur 1 Fordeling ulike forbruksnivåer
Telefoni er blant de viktigste arbeidsverktøyene en mediebedrift benytter seg av. Kravene til kvalitet og tilgjengelighet er høye, både i vanlig daglig bruk og i krise og beredskap. Mer enn mange andre kunder, er NRK avhengig av at det leveres tjenester med kvalitet i alle ledd, da organisasjonen også bruker både fast og mobil i produksjon av innhold til programproduksjon. Vi erfarer stadig oftere at det er viktig for NRK med en nær kontakt med mobiloperatørenes nettverksavdelinger i vår jobb med nyhetsformidling ute i Norge.
NRK har til hensikt å tildele én hovedkontrakt og én tilleggskontrakt for dekningskjøp i det omfang det måtte bli nødvendig, slik at NRK til enhver tid er sikret nødvendig tilgang og kapasitet i mobilnettet i Norge.
Brukervennlige systemer for å administrere bedriftens mobilabonnementer er også viktig, samt prisgunstige roaming-avtaler med utenlandske mobiloperatører. NRK ønsker også at leverandøren kan presentere enkle og oversiktlige systemer for forvaltning av avtaleporteføljen.
Kjøp av mobilterminaler og fasttelefoner samt relevant tilbehør omfattes ikke av denne utlysing og vil bli lyst ut etter at valget av mobiloperatør i denne avtale er fattet.
1.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen
NRK har kontrakt med NetCom om ovennevnte tjenester som utløper 1.7.2015. Det skal derfor gjennomføres ny konkurranse om disse ytelsene for å sikre nødvendig tilgang på relevante tjenester av høy kvalitet. Avtalene skal legge til rette for et høyt kvalitets-, tjeneste- og servicenivå samt høy grad av fleksibilitet til konkurransedyktige priser.
1.3 Om NRK
NRK er et statseid aksjeselskap og er landets ledende kringkastingsselskap, med hovedansvar for å produsere og distribuere et radio- og fjernsynstilbud til hele befolkningen. NRK leverer også et omfattende tilbud på internett og mobil. Med sine ca. 3500 medarbeidere har NRK en landsdekkende virksomhet og er landets største mediebedrift.
Foruten på Marienlyst i Oslo, er NRK lokalisert i Mo i Rana med Lisenskontoret og Publikumsservice, samt i Karasjok med Sàmi Radio. NRK har dessuten regionssentre i Trondheim, Bergen og Tromsø, samt distriktskontorer i Alta, Bodø, Ålesund, Førde, Stavanger, Kristiansand, Porsgrunn, Fredrikstad, Oslo og Lillehammer. Under noen av kontorene finnes dessuten ett eller flere lokalkontorer.
For nærmere informasjon om virksomheten vises til xxx.xxx.xx.
1.4 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og Forskrift om offentlige anskaffelser nr. 402 av 7.4.2006 som konkurranse med forhandling, jfr. del I og III – Anskaffelser over EØS- terskelverdier. Anskaffelsen vil gjennomføres som en faseinndelt prosedyre, hvor NRK vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om.
Leverandørene forutsettes å ha nødvendig kjennskap til det offentlige anskaffelsesregelverket.
1.5 Kunngjøring av anskaffelsen
Anskaffelsen er kunngjort på xxx.xxxxxxx.xx (referanse NRK-MA2750/14E) og xxx.xxxxxx.xx samt TED (xxx.xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.xxx/xxxxxxxx). For øvrig henvises til årlig veiledende kunngjøring på xxx.xxxxxx.xx.
1.6 Tidsplan
Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom NRK skulle beslutte å endre tidsplanen.
Aktivitet | Dato |
Utsendelse av konkurransegrunnlag til inviterte leverandører | 22.12.2014 |
Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget | 12.01.2015 |
Frist for søknad om deltakelse | 21.01.2015 kl. 12:00 |
Meddelelse om kvalifikasjon og utvelgelse/ Utsendelse av konkurransegrunnlag | 02.02.2015 |
Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget | 25.02.2015 |
Tilbudsfrist | 09.03.2015 kl. 12:00 |
Kontraktstildeling | 30.04.2015 |
Kontraktsinngåelse | 11.05.2015 |
Eventuell portering av abonnement | Fra medio aug. 2015 |
2. Generelle bestemmelser
Nedenfor angis de generelle administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen.
2.1 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen
Denne anskaffelsen administreres i Mercell Pro-portalen. Leverandørene vil gjennom portalen få tilgang til kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag, øvrig korrespondanse vedrørende anskaffelsen samt levere en elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknad og tilbud.
Eventuelle spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget og øvrige henvendelser angående anskaffelsen skal kun rettes via xxx.xxxxxxx.xx. Henvendelser skal merkes ”Saksnr. NRK-MA2750/14E”. Frist for spørsmål fremgår av pkt. 1.6 over.
Andre henvendelser kan ikke påregnes besvart. Forsøk på å tilegne seg informasjon eller å påvirke NRKs ansatte som er involvert i anskaffelsen vil kunne medføre avvisning eller at konkurransen avlyses.
Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende distribuert via xxx.xxxxxxx.xx, hvorfra e-postvarsel til kontaktperson hos alle inviterte leverandører vil bli generert.
For spørsmål om bruken av Mercell Pro henvises til Mercell Support på telefon x00 00 00 00 00/
x00 00 00 00 00 eller e-post: xxx.xxxxx@xxxxxxx.xxx.
2.2 Offentlighet og taushetsplikt
Ift FOA §3-5 har Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr 16) trådt i kraft med virkning fra 1.1.2009. I medhold av denne kan allmennheten etter kontraktstildeling kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud.
For at NRK skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA § 3-6, bes leverandøren sammen med kvalifikasjonssøknaden vedlegge en kopi hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at NRK har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som Leverandøren anmoder unntatt offentlighet.
Blir det ikke levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil NRK anse den originale kvalifikasjonssøknaden som klart for offentliggjøring.
2.3 Kostnader ved å delta i konkurransen
Leverandøren utarbeider og leverer kvalifikasjonssøknad og senere eventuelt tilbud for egen regning og risiko. NRK påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen.
2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
NRK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
3. Kvalifikasjonskrav
Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen.
3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K 01 Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. | 1. Vedlegg den nye felles attest på betalt skatt, moms og arbeidsgiveravgift som bestilles i Altinn.. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. |
K 02 Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) | HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx/xxx/xxx/0000/0000/xxx/xxxxx/000000 |
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K 03 Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak | Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland. |
K 04 Leverandøren skal være registrert som tilbyder av telefoni og bredbånd hos Post- og teletilsynet. | Dokumentasjon fra Post- og teletilsynet. |
3.3 Økonomisk og finansiell stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K 05 Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å fullføre avtalen. | 1. Styrets og revisors beretning for de siste 3 år. 2. Kreditt-/soliditetsvurdering og konkursprediksjon fra et anerkjent kredittvurderingsselskap skal vedlegges kvalifikasjonssøknaden. Vurderingen må opplyse om (1) kredittverdighet og (2) grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Vurderingen må ikke være eldre enn tre måneder fra søknadsfristen og må være basert på siste offentlig tilgjengelige regnskapstall. NRK kan, dersom leverandøren i søknadsbrevet uttrykker ønske om det, vederlagsfritt foreta en vurdering av Leverandørens økonomiske og finansielle stilling gjennom Experian. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet, jf FOA § 17-8 (2), må tilsvarende dokumentasjon som etterspurt over samt signert forpliktelseserklæring fra aktuelle foretak vedlegges kvalifikasjonssøknaden. |
3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K 06 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til leveranse av tjenester som beskrevet i pkt 1.1 ovenfor ift NRKs virksomhet og behov i og utenfor Norge. | Følgende dokumentasjon skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravet: • En overordnet beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter; leveranse- og serviceorganisasjon, herunder antall ansatte, leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. • Redegjørelse for infrastruktur/teknisk utstyr leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. • Det skal spesifiseres hvilke ressurser som tilhører leverandøren og hvilke som eventuelt tilhører andre foretak. Dersom Leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal det angis hvor stor andel av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. Forpliktelseserklæring fra eventuelle underleverandører skal fremlegges, jfr. Vedlegg 1. |
K 07 Leverandøren skal ha gjennomført tilsvarende leveranser med mobil og fastnett- tjenester i hele Norge for en tilsvarende bedrift. | Oversikt over de viktigste leveranser de tre siste år som er relevante og sammenlignbare i forhold til beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand og omfang. Dokumentasjonen skal opplyse om leveransens omfang, leverte produkter, løsninger og tjenester, verdi og varighet samt kundenes navn og kontaktinformasjon. |
K 08 Tilbyderen skal ha etablert tilfredsstillende metoder for kvalitetssikring. | Beskrivelse av tilbyderens kvalitetssystem og hvordan dette er implementert i virksomheten. Alternativt kan kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon for virksomheten fremlegges. |
4. Krav til kvalifikasjonssøknaden
4.1 Språk
Kvalifikasjonssøknaden skal være utformet på norsk.
4.2 Søknadens innhold og struktur
Nedenfor er detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i søknaden. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes.
Del | Beskrivelse |
1. | Signert søknadsbrev, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for tilbyder, inkl kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for søknaden. b. Kort beskrivelse av leverandøren; historikk, markeder, produkter og tjenester, organisasjon, etc. Tilsvarende for eventuelle underleverandører. |
Del | Beskrivelse |
2. | Attester og vedlegg a. Attest for innbetaling av skatt og MVA b. HMS egenerklæring c. Firmaattest d. Dokumentasjon fra Post- og teletilsynet e. Årsregnskap med styrets og revisors beretning for de siste 3 å f. Soliditets-/kredittvurdering g. Evt forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) h. Evt. kvalitetssertifikater |
3. | Besvarelse av krav til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner etter samme disposisjon som i kap 3.4 ovenfor. Leverandøren bes spesielt påse at dokumentasjonskravene er tilstrekkelig belyst, for NRKs vurdering av leverandørens kvalifikasjoner. |
Tilbudsdokumentene skal gis følgende struktur i sine filnavn.
<Del>_<saksnummer>_<dokumentnavn>_<kort firmanavn> Eksempel: D1_MA2750-14E_søknadsbrev_Leverandøren
Av hensyn til leverandørens sikkerhet for mulige feil i ovenfor nevnte enkelt-filer og for at NRK lettere skal kunne se søknaden slik det var ment å framstå, ønsker vi også at hele søknaden med alle dens besvarelser og bilag leveres i én (1) PDF-fil i rett rekkefølge.
4.3 Innleveringsmåte og antall eksemplarer
Tilbudsleveransen skal kun leveres i Mercell-KGV-verktøyet elektronisk og skal bestå av:
• Én komplett elektronisk utgave av enkeltfiler i samsvar med pkt 4.2 over
• Én «samle-fil» i rekkefølgen hele innleveringen er ment å framstå
• Én sladdet PDF-kopi av hele innleveringen – i samsvar med pkt 2.2 over.
Det presiseres at det er leverandørens ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt navngitt og i orden.
4.4 Leveringsfrist og –sted
Søknaden skal leveres elektronisk innen fristen angitt i tidsplanen i punkt 1.6 1.6 over via Mercell- KGV-verktøyet (xxx.xxxxxxx.xx).
Ved innlevering i Xxxxxxx kreves det elektronisk signatur og dette tar ofte noe tid.
NRK anbefaler at tilbyder tester sin elektroniske signatur minst et døgn før innlevering. Ta gjerne kontakt med Xxxxxxx om du trenger bistand til å teste. Merk: BankID på mobil kan ikke benyttes.
4.5 Endring og tilbakekall
En kvalifikasjonssøknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling må skje skriftlig i KGV-verktøyet Mercell.
Endring av søknaden er å betrakte som ny søknad og skal utformes i samsvar med de krav til søknaden som er oppstilt ovenfor.
5. NRKs behandling av søknadene
Mottatte søknader vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene 5.1 – 5.3 nedenfor.
5.1 Åpning
Åpning av søknader vil gjennomføres i NRKs lokaler umiddelbart etter søknadsfristens utløp av minst to representanter fra NRK. Leverandør vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen.
5.2 Vurdering av kvalifikasjoner
Dersom søknaden er korrekt levert vil det vurderes hvorvidt kvalifikasjonskravene er oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftenes bestemmelser.
Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens § 20-12 bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig.
Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene er å anse som kvalifisert for deltakelse i konkurransen.
5.3 Utvelgelse av leverandører
Blant de kvalifiserte leverandørene vil det bli valgt ut minst tre leverandører som vil bli invitert til å delta i konkurransen og følgelig få tilsendt konkurransegrunnlaget. Utvelgelsen vil skje ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til økonomisk og finansiell stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt 2.3 og 2.4 ovenfor, hvor tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli tillagt størst vekt.