Times innleide biler Nedre Romerike Prosedyrebeskrivelse versjon 1.0

Oppdragsgiver Ruter As forkortes til Ruter. Ruter vil være kontraktspart for den/de Operatører som tildeles kontrakter om oppdrag i Ruters konkurranse om ”Times innleide biler Nedre Romerike”.

Oppstartsdato 01.08.2015

Parallelle rammeavtaler Flere Operatører som leverer hver sin del av Oppdraget.

Xxxxxxxxxx Xxxxxx passasjerer per enkeltoppdrag.

SUTI Et standard grensesnitt, som brukes til overføring av informasjon til og fra Operatørens IKT system jfr. link under punkt 7.4 i Oppdragsbeskrivelsen

Tilbud Et tilbud på oppdraget.

Tilbyder Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør.

Tur(er) En passasjer = en tur, to passasjerer = to turer osv., uavhengig av samordning eller ikke.

Underleverandør Et selvstendig rettssubjekt, som utfører tjenester på vegne av

Operatøren. Underleverandør kan for eksempel være et annet

Firma som leier ut sjåfører til Operatøren.

Underoperatør Et selskap som operatør benytter for å utføre deler av oppdraget. Underoperatør kan for eksempel være taxieier som er tilknyttet en sentral som har avtale med Oppdragsgiver.

1.2Om Ruter

Xxxxx har ansvaret for skolebarntransporten etter Undervisningslovens bestemmelser for grunnskoler og videregående skoler i hele Akershus.

Ruter As er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter har også ansvaret for spesialtransport for skoleelever med spesielle behov i Akershus (Kjørekontorvirksomhet).

Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus.

Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke.

Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca. 58 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca. 27 %), tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca. 11 %) og andre (ca. 11 %).

For ytterligere informasjon om Xxxxx vises det til Oppdragsgivers hjemmesider:

xxxx://xxx.xxxxx.xx

1.3Kort beskrivelse av oppdraget

Kontraktsperioden er 01.08.2015 – 31.07.2017, med gjensidig mulighet for Oppdragsgiver til å forlenge med 1 år av gangen i ytterligere 2 år, til sammen inntil 31.07.2019.

Oppdragsgivers intensjon er å inngå flere parallelle rammeavtaler med innbyrdes rangering for times innleide biler for Nedre Romerike. Operatøren må akseptere at andre Operatører som har avtaler med Ruter, for eksempel om andre deloppdrag under denne konkurransen, henter/bringer kunder inn i eget område. Dette for at Oppdragsgiver til enhver tid kan velge den rimeligste og mest praktiske transportløsning.

.Det er mulighet til å gi tilbud på en eller flere bilgrupper og deler av volumet (Oppdraget) innenfor den enkelte bilgruppen, se Vedlegg1 Oppdragsbeskrivelsens punkt 1.2.1 (kapasitet antall Biler) og Vedlegg 2 Prisskjema. Dette innebærer at Tilbyderne kan tilby alt fra en bil og oppover innenfor en eller flere bilgrupper.

Årlig kontraktsverdi for alle deloppdragene til sammen er anslått til NOK 5 mill pr. år på bakgrunn av erfaringer fra år 2014.

1.4Frister for anbudsgjennomføring

Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:

Tilbudskonferanse (se punkt 4.3)	16.04.2015	Kl.10:00
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	27.04.2015	Kl. 12:00
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget	30.04.2015	Kl. 15:00
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist)	08.05.2015	Kl. 12:00
Lukket anbudsåpning	08.05.2015	Kl. 12:00
Vedståelsesfrist	08.08.2015
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig)	01.08.2015

Valg av Operatør(er), som det skal inngås rammeavtale(r) med, antas å finne sted i månedsskifte mai/juni 2015, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen.

Informasjon om hvem som er valgt som Operatører vil bli bekjentgjort til alle som har levert tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å offentliggjøre, for eksempel i form av en pressemelding, hvem man har til hensikt å inngå kontrakter med evt. har inngått kontrakter med, hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt hvilket priser som ble tilbudt av den enkelte tilbyder.

1.5Konkurransegrunnlagets oppbygning

Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler:

Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktsignering.

Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg:

Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

Vedlegg 2 Prisskjema

Vedlegg 3 Databehandleravtale

Vedlegg 4 Reglement for behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter

Vedlegg 5 Handlingsregler for Ruters leverandører

Vedlegg 6 Skjema for Endringsordre

Bilag til Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen

Bilag 1 Referanse spørreskjema

2Lovanvendelse

Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil bli valgt.

Valgt anskaffelsesprosedyre er ”åpent anbud”.

3Kvalifikasjonskrav

3.1Obligatoriske dokumentasjonskrav

Skatteattest for merverdiavgift
Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

Skatteattest for skatt

Tilbyder skal framlegge skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.

HMS - egenerklæring
Tilbyder skal framlegge en egenerklæring, i samsvar med Bilag 11.1 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet.

3.2Tilbyders finansielle og økonomiske stilling

Kvalifikasjonskrav:

Det kreves god soliditet.

Dokumentasjonskrav:

I tilbudet skal det fremlegges styrebehandlet årsregnskap – med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet) for de to siste år. Basert på disse regnskaper skal potensielle tilbydere fylle ut nøkkeltall slik som angitt i Bilag 11.5.

Tilsvarende informasjon skal gis for tilbyders eierselskap iht. punkt 3.3 (Tilbyders juridiske stilling) og 3.4 (Tilbyders organisering – Sammenslutning av foretak).

Oppdragsgiver vil om nødvendig be om kredittvurdering av tilbyder eller underleverandør fra et uavhengig kredittvurderingsselskap.

3.3Tilbyders juridiske stilling

Kvalifikasjonskrav:

Lovlig etablert foretak.

Dokumentasjonskrav:

Firmaattest
Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Dette dokumenteres ved at Tilbyder fremlegger firmaattest.

Tilbyder skal oppgi foretakets selskapsform og eierforhold og fordelingen av eierandelene. Hvis tilbyder er eid mer enn 50 % av et selskap eller dette selskapets datterselskaper i konsern, skal tilbyder oppgi tilsvarende opplysninger om eierselskapene, herunder morselskapet.

Tilbyderen skal som egenerklæring fylle ut bilag til Bilag 11.2 Egenerklæring vandel. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ytterligere dokumentasjon/nærmere redegjørelse for vandelsspørsmål dersom man finner det nødvendig.

Tilbyderen skal som egenerklæring fylle ut bilag til Bilag 11.3 Redegjørelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ytterligere dokumentasjon for Redegjørelsen dersom man finner det nødvendig.

Xxxxxxxx skal forplikte seg til senest før Oppdraget starter å ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer. Tilbyder skal i tilbudet legge ved sine etiske retningslinjer eller dokumentasjon på at dette vil bli utarbeidet før Oppdraget starter.

Tilbyder skal forplikte seg til senest før Oppdraget starter å ha utarbeidet og anvende antikorrupsjonsrutiner. Tilbyder skal i tilbudet legge ved sine antikorrupsjonsrutiner eller dokumentasjon på at dette vil bli utarbeidet før Oppdraget starter.

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at en tilbyder kan bli avvist hvis det benyttes under-leverandører som ikke oppfyller kravet til god vandel. En tilbyder vil kunne bli avvist hvis en sentral person hos tilbyderen – eller en eventuell underleverandør – har begått alvorlige forsømmelser mot faglige og/eller etiske bransjekrav. Også forhold knyttet til ansatte i andre posisjoner enn de som er listet i erklæringen, vil etter omstendighetene kunne føre til avvisning.

3.4Tilbyders organisering – Sammenslutning av foretak

Kvalifikasjonskrav:

Tilbyders organiseringsform skal være lovlig og i samsvar med konkurranselovens bestemmelser.

Dokumentasjonskrav:

Tilbydere skal nøye beskrive sin organiseringsform på en slik måte at Oppdragsgiver kan vurdere lovligheten av organiseringen. Dette gjelder særlig hvis det kan være tvil om tilbyder representerer en såkalt lovstridig sammenslutning av foretak. Det er tilbyders ansvar å fremlegge dokumentasjon som viser at sammenslutningen er lovlig, og dermed kan forplikte sine medlemmer ved å inngi tilbud på disses vegne og eventuelt undertegne kontrakt på disses vegne hvis den tildeles. Fullmakter i original fra hvert selskap som er medlem av sammenslutningen, til navngitte representanter for sammenslutningens styre, skal sammen med firmaattest vedlegges tilbudet. Xxxxxxxxxxx fra medlemsselskapene om at tilbudsvirksomhet er delegert til sammenslutningen, skal også vedlegges tilbudet.

3.5Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav:

Bare den som fyller vilkårene for utøvelse av persontransport gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorbil og fartøy kan delta i konkurransen. Det samme gjelder underleverandører som eventuelt vil bli benyttet i kjøringen. Operatør skal ved oppstart ha et drosjeløyve, turvognløyve eller annet løyve som dekker Bilen og oppdraget ref. Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova). Kostnader ved etablering av løyver dekkes av Operatør.

Beskrivelse av Tilbyders kapasitet og gjennomføringsevne. Tilbyderne skal gi en oversikt over bilparken samt reservebiler og fremlegge en Fremdrift- og prosjektplan som nærmere beskrevet under dokumentasjonskrav i kulepunktet under.

Dokumentasjonskrav:

Kopi av løyve (dersom det foreligger) – gjelder også evt. underoperatører. Fra tilbydere som allerede har nødvendig løyve for å utføre oppdraget godtas kopi av løyvet som dokumentasjon.
Det er ikke nødvendig å kopiere alle løyvedokumenter, Tilbydere kan levere en liste over løyvehavere med alle vesentlige opplysninger.

3.6Underleverandører

Hvis en potensiell tilbyder ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene i 3.2 og/eller 3.5 oppfylles ved å henvise til underleverandørers kvalifikasjoner, skal dette fremgå tydelig. I et slikt tilfelle må det godtgjøres at den potensielle tilbyderen reelt disponerer over underleverandørens ressurser, for eksempel ved å legge frem en forpliktelseserklæring.

Hvis en potensiell tilbyder har besluttet at hele eller deler av oppdraget skal utføres av underleverandører, skal det opplyses om hvilke deler av oppdraget den potensielle tilbyderen har til hensikt å gi underleverandører, og hvilke underleverandører han på søknadstidspunktet planlegger å bruke.

Der det er aktuelt, skal den potensielle tilbyderen fremlegge dokumentasjon på at underleverandører som inngår i søknaden oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt 3.1, 3.3 og 3.5. Hvis (den potensielle) tilbyderen på et senere tidspunkt av konkurransen knytter til seg (ytterligere) underleverandører, skal det også fremlegges dokumentasjon på at de oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt 3.1, 3.3 og 3.5.

Denne plikten til fremleggelse av dokumentasjon for underleverandørenes kvalifikasjoner gjelder ikke for underleverandører som er selvstendige drosjeløyvehavere engasjert gjennom en sentral. I slike tilfeller er det tilstrekkelig at sentralen oversender etterspurt dokumentasjon mens de selvstendige drosjeløyvehaverne oversender løyvevedtaket. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om at øvrig dokumentasjon ettersendes for én eller flere av de selvstendige drosjeløyvehaverne som ledd i kvalifikasjonsvurderingen.

Oppdragsgiver vil stille krav om at nye underleverandører som valgte leverandør knytter til seg i kontraktens løpetid, dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i punkt 3.1, 3.3 og 3.5.

4Gjennomføring av konkurransen

4.1Tilgang til konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse

xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx under ”Pågående anbud”.

4.2Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget

Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett adresse xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx under ”Pågående anbud”. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert senest kl 12:00 den 27.04.2015 og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL, er innen kl 15:00 den 30.04.2015.

I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen.

Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt innen 27.04.2015. Det er Xxxxxxxxx ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av oppdragsgiver på nettside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

4.3Tilbudskonferanse

Oppdragsgiver inviterer til tilbudskonferanse den 16.04.2015 kl. 10:00 – 12:00. Skriftlig påmelding innen 07.03.2015 sendes til Oppdragsgiver pr. e-post v/ xxxxxxxxx@xxxxx.xx.

Tilbudskonferansen vil bli avholdt i Ruters kundesenter på Jernbanetorget 1. (gml. Trafikanten).

Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye før tilbudskonferansen og sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i god tid før tilbudskonferansen avholdes slik at spørsmål i størst mulig grad kan besvares på konferansen. Det vil imidlertid også være anledning til å stille spørsmål på selve tilbudskonferansen. Oppdragsgiver vil føre alle spørsmål og svar på tilbudskonferansen inn i ”spørsmål/svar”-listen som vil være tilgjengelig for alle på nettsiden.

5Innlevering av tilbud

5.1Tilbudsfrist

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 08.05.2015 kl. 12:00. Tilbud mottatt etter fristen blir avvist. Tilbyderne gjøres oppmerksomme på at det er Tilbyders risiko at tilbudet er mottatt hos Oppdragsgiver som angitt i punkt 5.6 innen tilbudsfristens utløp. Dersom Tilbudet sendes per post, vil postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, ikke avhjelpe en avvisning.

5.2Tilbudets vedståelsesfrist

Tilbudet skal være gyldig t.o.m. 08. august 2015.

5.3Antall eksemplarer av tilbudet

Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punkt 11 (Tilbudets innhold og organisering). Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnebrikke skal tilbudsbrevet og de fire vedleggene (se punkt 11) være et eget dokument (tilbudsbrev og vedlegg).

5.4Innsyn

Ruter er f.o.m. 01.01.2009 underlagt den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingsbeslutning er fattet.

Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av Tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte minnebrikke og inneholde all dokumentasjon slik det fremgår av punkt 11. Dersom Tilbyder er av den oppfatning at deler av Tilbudet må sladdes, skal det i den elektroniske utgaven gis en begrunnelse for hvorfor hver enkelt av de sladdede opplysningene må anses som forretningshemmeligheter

Ruter er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt de sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter.

5.5Språk

Tilbudet skal være utformet på norsk.

5.6Innleveringssted

Potensielle tilbydere har ansvaret for at Tilbudet med tilhørende dokumentasjon når frem til Ruters lokaler i Xxxxxxxxxxx xxxx 00, 0. etasje innen fristen. Eventuelt kan Tilbudet sendes som vanlig post til Ruter.

Postadresse	Leveringsadresse
Ruter As	Ruter As
Postboks 0000 Xxxxxxx	Xxxxxxxxxxx xxxx 00, v/resepsjonen 4 etasje
0104 OSLO	0154 OSLO

Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte den potensielle tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette.

Potensielle tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post.

Tilbudet skal merkes:

”Times innleide biler Nedre Romerike"

6Tilbudets innhold og organisering

6.1Generelt

Tilbudet skal innleveres som 2 deler i en ringperm med skilleark mellom vedleggene, tilbudsbrevet legges foran skillearkene.

Del I: Svar på kvalifikasjonskrav, ref. punkt 3.1 til 3. 5.

Del II: Tilbudsbrev med svar på konkurransegrunnlaget vedlegg 1 til 7

6.2Del I Kvalifikasjonskrav

Det skal legges inn delingsark mellom hvert punkt (3.1 til 3. 5), totalt 4 delingsark. Dokumentasjonen for Del I kan legges inn helt sist i ringpermen. Under for eksempel legg 7

6.3Del II Tilbyders svar på anbudskonkurransen

Tilbudet skal organiseres etter følgende modell og slik det er beskrevet i punk 6.4:

Tilbudsbrev

Vedlegg 1 Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse

Vedlegg 2 Tilbyders Prisskjema

Vedlegg 3 Tilbyders aksept av Databehandleravtale

Vedlegg 4 Tilbyders aksept av Reglement for behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter

Vedlegg 5 Tilbyders aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører

Vedlegg 6 Skjema for Endringsordre

Minimumsinformasjon som skal følge de enkelte delene er beskrevet nedenfor.

6.4Tilbudsbrev

Tilbudet skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi:

Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet.
En bekreftelse på at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen.
En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, jfr. punkt 7.4 (avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold).
Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 1.4.

6.5Vedlegg 1: Tilbyders svar på oppdragsbeskrivelsen

6.6Vedlegg 2: Utfylt Prisskjema

Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kontraktens punkt 4 ”Godtgjørelse”. Tilbyder skal fylle ut prisskjema (Vedlegg 2 Prisskjema) og legge ved tilbudet.

6.7Vedlegg 3: Databehandleravtale

Tilbyder skal legge ved en signert databehandleravtale i 2 eksemplarer.

6.8Vedlegg 4: Reglement for behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter

Bekreftelse på at tilbyder har satt seg inn i reglementet og at dokumentet er akseptert. Reglementet er under revisjon og Xxxxxxxx må akseptere å følge Ruters nye regler om behandling av personopplysninger.

6.9 Vedlegg 5: Handlingsregler for Ruters leverandører

Bekreftelse på at handlingsreglene vil bli fulgt.

6.10Vedlegg 6: Endringsordre skjema

Bekreftelse på aksept av endringsordre skjema.

6.11 Tilbyders beskrivelse av oppfylling av tildelingskriteriet Miljø

Tilbyder skal gi en beskrivelse som inneholder de opplysninger som er etterspurt i Prosedyrebeskrivelsen punkt 10.1. (Tildelingskriterium nr. 2). Beskrivelsen legges inn under skilleark 7.

6.12Tilbyders beskrivelse av oppfylling av tildelingskriteriet Kvalitet

Tilbyder skal gi en beskrivelse som inneholder de opplysninger som er etterspurt i Prosedyrebeskrivelsen punkt 10.1. (Tildelingskriterium nr.3). Beskrivelsen legges inn under

skilleark 8.

7BEHANDLING AV TILBUDET

7.1Tilbudsregistrering

Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt.

7.2Tilbudsåpning

Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Xxxxxxxxxxx xxxx 00 (Ruter As) den 6. mai 2015 kl. 12:00. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon.

Ruter As vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt.

7.3Gjennomføring

Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger og/eller ettersending av dokumentasjon dersom dette anses som nødvendig.

Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post.

7.4Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold

Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Forbehold som ikke er beskrevet på denne måten er ikke gyldige.

Det er ikke anledning for Tilbyder å ta valutaforbehold eller forbehold fra oppstartstidspunkt.

Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold.

Det er ikke anledning til å ta avvik/forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Xxxxxxxxxxxxxx vurdering inneholder vesentlige avvik/forbehold, vil bli avvist.

7.5Tilbud

Hver tilbyder kan kun levere ett tilbud. Tilbyder bestemmer selv om tilbudet skal omfatte en eller flere bilgrupper og hvor mange biler som tilbys innenfor hvert område og gruppe, se Oppdragsbeskrivelse punkt 1.3.1 (kapasitet – antall biler) og Vedlegg 2 Prisskjema.

Prisene skal oppgis som faste uavhengig av volum. Tilbyderne har ikke anledning til å gi rabatter eller alternative priser avhengig av hvor mange oppdrag som blir tildelt den enkelte Operatør.

Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget og rangere tilbudene separat for hver bilgruppe innenfor hvert av de geografiske områdene.

7.6Alternative tilbud

Det er IKKE anledning til å levere et alternativt tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Evt. alternative tilbud vil bli avvist.

8Avvisning

Et tilbud skal avvises når:

a. det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen,

b. det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming,

c. det er et alternativt tilbud,

d. det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene,

e. det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller

f. det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.

Et tilbud kan avvises når:

a. tilbudet, etter forsøk på avklaring etter FOA § 12-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige,

b. det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.

c. tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, eller

d. tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende.

9Avlysning og totalforkastelse

Ruter kan erstatningsfritt avlyse konkurransen eller totalforkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Med saklig grunn kan for eksempel menes at Oppdragsgivers kostnader blir vesentlig høyere enn først antatt.

10tildelingskriterier

10.1 Tildelingskriterier

Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale(r) med de tilbyderne som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for hver bilgruppe. Vurderingen vil bli basert på følgende tildelingskriterier:

Pris/godtgjørelse:

Med pris/godtgjørelse menes de priselementer som fremkommer av tilbudsskjemaet (Vedlegg 2 Prisskjema). Prisene skal være faste uavhengig av tilbudt volum.

Miljø:

Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan miljøhensyn vil bli sikret og ivaretatt ved gjennomføring av kontrakten. Beskrivelsen kan bl.a. inneholde opplysninger om hvor stor andel av bilene i kontrakten som skal benytte miljøvennlig drivstoff eller som er hybridbiler, elektrisk drift, renhold og bruk av miljøvennlige vaskemidler, miljøvennlig kjøring og andre forhold av betydning for miljøet.

Kvalitet:

Med kvalitet mens tilbyders svar på krav i oppdragsbeskrivelsen, samt svar på referansespørsmål i Bilag 2 til Oppdragsbeskrivelsen, som stilles til oppgitte referanser i skjema Referanseoppdrag punkt 11.4. I vurderingen av tilbakemeldinger på referansespørsmål vil oppdragsgiver ta i betraktning egne erfaringer med tilbyder.

Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteriene slik:

Tildelingskriterier	Vekting av hvert kriterium
Pris/godtgjørelse	60 %
Miljø	20 %
Kvalitet	20 %

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at ved evaluering av pris/godtgjørelse vil det bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. Anslagsvis vil 50 % høyere pris enn beste tilbud mht. pris gi 0 poeng.

10.2 Rammeavtaler – tildeling av kontrakt

Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale (r) med den eller de tilbyderne som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter tildelingskriteriene i KGL og rangere tilbudene separat for hver bilgruppe. Denne rangeringen vil, innenfor tilbudt kapasitet, danne grunnlag for oppdragsgivers tildeling av oppdrag etter en eventuell kontraktsinngåelse jfr. Oppdragsbeskrivelsen punkt 1.3.1 Tildeling av turer – Rangering

Tilbyderne skal ikke gi rabatterte priser avhengig av volum. Eventuelle rabatter som tilbys ved større volum eller ved tildeling av flere deloppdrag vil ikke bli hensyntatt i evalueringen. En Tilbyder som inngir Tilbud på hele eller store deler av kontraktens volum, må akseptere at han kan bli tildelt kun deler av kontrakten. Tilbyder er bundet av den prisen som angis i Tilbudet, uavhengig av hvilket volum Tilbyder blir tildelt.

10.3 Meddelelse av tildelingsbeslutning og klage

Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilke tilbud som er valgt for det aktuelle deloppdraget. Det vil bli gitt en klagefrist på minimum 10 kalender dager. Kontrakter vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter.

11Bilag

11.1Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet

Denne bekreftelsen gjelder:

Firma _________________________________

Adresse _________________________________

Postnr./-sted _________________________________

Land¹ _________________________________

Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv.

Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.

Det aksepteres at Konsentra as etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.

Daglig leder Dato:

(sign.)

Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Representant for de ansatte Xxxx:

(sign.)

11.2Egenerklæring om vandel mv

(FOA §§ 11-10, 20-12)

Egenerklæring om vandel mv.

Stadfestelsen gjelder for

Foretak
Organisasjonsnummer
Adresse
Postnummer/-sted
Land

Denne stadfestelsen gjelder for ovennevnte foretak, samt for majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell.

Med dette stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over i løpet av de siste 5 år er rettskraftig dømt for

- Deltakelse i en kriminell organisasjon,

- Korrupsjon,

- Underslag

- Økonomisk utroskap

- Bedrageri, eller

- Hvitvasking av penger.

Videre stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som på annen måte angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje.

Det stadfestes også at virksomheten ikke har vedtatt forlegg i samme periode.

________________________________________

Xxxx Xxxxxx leder (sign.)

11.3Redegjørelse

(FOA §§ 11-10, 20-12)

Dersom det foreligger forhold som kan være egnet til å inngi tvil om hvorvidt virksomheten (herunder foretaket selv, majoritetseier, styremedlemmer og ledende administrativt personell) oppfyller krav til god vandel og bransjemessig faglig og etisk forsvarlig opptreden, skal leverandøren redegjøre for disse forhold, samt for hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe forholdene. Tilbyder skal også opplyse om vedtatte forelegg han er kjent med.

Foretak
Organisasjonsnummer
Adresse
Postnummer/-sted
Land

[Redegjørelse]

[Evt. vedlegg]

________________________________________

Xxxx Xxxxxx leder (sign.)

11.4Referanseoppdrag

Tilbyders erfaring fra tilsvarende arbeider

Oversikt over de 3-5 mest relevante oppdrag utført eller under utførelse i løpet av de siste 5 år. Opplysningene kan gis på eget skjema.

	Oppdrag 1	Oppdrag 2	Oppdrag 3	Oppdrag 4	Oppdrag 5
Oppdragets navn
Sted for utførelse
Oppdragsgiver
Referanseperson hos oppdragsgiver
Telefon
Utført i perioden (fra - til) ÅÅMM
Oppdragets årlige verdi	_____Xxxx.xx	_____Xxxx.xx	_____Xxxx.xx	_____Xxxx.xx	_____Xxxx.xx
Totalt antall årsverk	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk
Egne arbeidstakere	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk
Underleverandør	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk	årsverk
Egne arbeidstakere
Underleverandør
Kort beskrivelse av oppdraget: (Stikkord: Formelle kvalifikasjonskrav (autorisasjon), spesielle forhold, tekniske utfordringer mm.)

11.5Tilbyders økonomi

11.5.1Potensielle tilbyderes økonomi

Oversikt over totale inntekter og kostnader hos potensielle tilbydere de to siste år. For selskap som er engasjert i aktiviteter av ulik art, skal opplysningene avgrenses kun til de aktiviteter som har relevans for dette tilbudet. Dette skjemaet skal fylles ut selv om potensielle tilbydere skal legge ved årsberetning eller regnskap ved tilbudet.

	År 2012	År 2013
Inntekter
Kostnader
Finanskostnader
Resultat før skatt
Egenkapitalandel (%)
Egenkapital i NOK
Resultat i NOK
Likviditetsgrad 1

Dersom den juridiske enheten som gir inn tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger gis om disse eller morselskapet.

11.5.2Likviditet/soliditet

Når likviditeten og soliditeten skal regnes ut, skal likvider eller egenkapital i konsern-, mor- eller datterselskap ikke tas med. På tilsvarende måte skal det ikke tas med likvider i arbeidsfellesskap.

Tilgjengelig likviditet

Potensielle tilbydere skal oppgi firmaets tilgjengelige likviditet (innestående i bank/kredittinstitusjon og eventuelt udisponert beløp innenfor kassakredittrammen) på et tidspunkt 2 måneder før fristen for tilbudet går ut. Opplysningene må potensielle tilbydere kunne dokumentere innen en uke på forespørsel fra Oppdragsgiver ved erklæring fra bank eller tilsvarende.

Dato for oppgaven ............

Bank/kredittinstitusjon	Tilgjengelig likviditet

Soliditet

Som mål på potensielle tilbyderes soliditet, skal egenkapitalprosenten benyttes slik den kommer til uttrykk i regnskapet. Egenkapitalen og totalkapitalen skal tas fra siste regnskap som er godkjent av revisor.

Egenkapital pr. dato

kr. ......................................

Egenkapitalprosent pr. dato

Egenkapital/Totalkapitalen

1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende:

Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1987 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv.

Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Forpliktende underskrift

Daglig leder Dato:

(sign.)

Document Metadata

Table of Contents

Times innleide biler Nedre Romerike Prosedyrebeskrivelse versjon 1.0

Document Metadata