Konkurransegrunnlagfor åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi ved anskaffelse av: Arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for dagens”Dr. Fridtjof Nansen” 2014/853
Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi ved anskaffelse av: |
Arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for dagens ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx” 2014/853 |
Innholdsfortegnelse
2. Gjennomføring av konkurransen 6
2.3 Planlagt fremdrift for anskaffelsen 6
2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen 6
2.5 Leverandørs deltakelseskostnader 6
3.2 Juridisk og finansiell stilling 8
3.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
5.5 Tilbudets gyldighet og prisformat 13
5.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud 13
5.7 Åpning og håndtering av tilbud 13
5.9 Offentlighet og taushetsplikt 13
1. Innledning
1.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for denne avtalen er Havforskningsinstituttet.
Med over 700 ansatte er Havforskingsinstituttet det største marine forskningsmiljøet i Norge. Hovedansvaret vårt er å forske for å kunne gi råd til det offentlige om akvakultur og om økosystemene i Barentshavet, Norskehavet, Nordsjøen og den norske kystsonen. Derfor er rundt halvparten av virksomheten finansiert av Fiskeri- og kystdepartementet (FKD)
Havforskningsinstituttet har hovedkontor i Bergen, men viktige deler av aktivitetene foregår på avdelingen i Tromsø, på forskningsstasjonene i Matre, Austevoll og Flødevigen og på fartøyene, som til sammen er på havet over 1600 døgn i året. I tillegg leier instituttet kommersielle fartøy med ca 1000 toktdøgn i året.
Nærmere informasjon om HI finnes på xxxx://xxx.xxx.xx/.
1.2 Bakgrunn
Regjeringen har gjennom bevilgninger av midler over statsbudsjettet for 2013 besluttet å bygge et nytt forskningsfartøy til erstatning for dagens ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”. Som ved den eksisterende ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx” vil det nye forskningsfartøyet bli eid av NORAD på vegne av staten ved Utenriksdepartementet.
Utenriksdepartementet er ansvarlig departement for anskaffelsen av fartøyet. Gjennomførende etat er Havforskningsinstituttet. Dette innebærer at Havforskningsinstituttet har ansvar for prosjektering, kontrahering og gjennomføringen av kontrakt for bygging av nytt forskningsfartøy til erstatning for dagens ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”. Videre vil Havforskningsinstituttet være operatør av fartøyet, dvs. at Havforskningsinstituttet skal stå for bemanning og drift av fartøyet.
Skipsbyggingskontrakt for nytt forskningsfartøy til erstatning for dagens ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx” ble inngått med det spanske skipsverftet Astilleros Gondan S.A. den 21. mars 2014. Fartøyet skal bygges, konstrueres, utrustes og testes ved Gondan Shipyard, Puerto de Figueras, Castropol, Asturias – nordvest i Spania.
Operasjonsområdet for eksisterende og ny ”Dr Xxxxxxxx Xxxxxx” vil hovedsakelig være forskningsoppdrag i tropiske strøk, nærmere bestemt i Afrika, Asia og eventuelt Mellom- Amerika. Oppdrag i kalde(re) strøk må imidlertid også påregnes. Fartøyet er således konstruert for operasjoner world wide.
1.3 Anskaffelsens formål
Denne anskaffelsen gjelder kjøp av arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”, som spesifisert i punkt 1.4 nedenfor.
Leveringssted for arbeidsbåt og davit er Gondan Shipyard, Puerto de Figueras s/n, 33794 Castropol, Asturias.
Fremdriftsplan for leveranse av arbeidsbåt og davit er som følger;
Aktivitet | Dato |
Levering tegninger arbeidsbåt og davit | Oktober 2014 |
Levering arbeidsbåt og davit på verft | September 2015 |
I tillegg er det inntatt opsjon for anskaffelse og levering av følgende tilleggsutstyr;
• Radar med min 24 nm rekkevidde, lukket antenne
• Enkel kombinert line/teinehaler med hurtigkoblinger for enkel montering på stb rekke
• Kjøleskap, ca 60 liter
• Fryseboks, ca 60 liter
• Ekstra manøverposisjon og styring dekk
• Hydraulisk dekkskran, løftekapasitet 0,5 tonn
• 2kw ekkolodd komplett med svinger som nevnt under elektronikk, se punkt 1.4 nedenfor, med datautgang, men med frekvenser 38-200kHz (går eventuelt inn som erstatning for de spesifiserte)
Oppdragsgiver står fritt til å beslutte innløsning av ovennevnte opsjoner, helt eller delvis. Innløsning av opsjoner vil bli besluttet senest 3 måneder før levering av arbeidsbåt og davit på verftet, dvs. senest 30. mai 2015.
Det tas forbehold om budsjettmessig dekning for gjennomføring av anskaffelsen.
1.4 Spesifikasjon
Båt og davit må være av godkjent type (klasse og/eller myndighetsgodkjent) for bruk som arbeidsbåt på fartøy ”offshore”.
Arbeidsbåten er beregnet for bruk til mindre oppdrag rundt og ut fra moderfartøy, samt til persontransport i havneområder.
Fartøyet vil operere i hovedsakelig i tropiske strøk, dvs. i varme, fuktige og salte områder der korrosjon og tæring er et stort problem. Leverandøren må derfor ta hensyn til operasjonsområde ved materialvalg for tilbudt arbeidsbåt, utstyr og davit.
1.4.1 Generelle spesifikasjoner arbeidsbåt:
• Lengde: ca 9, 6m (+/- 0,4 m) med delvis overbygg, skrog og dekk av robust kvalitet (max loa 10m)
• Bredde: ca 3-4m
• Vekt: Arbeidsbåt og utstyr 6 -8 tonn (8 tonn max)
• Fart: min 18 knop- fullt utrustet
• Bunnkonstruksjon/utforming for redusert avdrift
• Enkelt løftepunkt av galvanisert stål med godkjent utløsingsmekanisme (dersom leverandør har andre løsninger vil dette bli vurdert)
• Avtakbare bøyler med festepunkt i skrog slik at solseil enkelt kan rigges opp og ned
• Brakett beregnet for ca 30hk utenbordsmotor, lang stamme
• Alt metall av rustfritt eller galvanisert stål, alternativt aluminium
• Fendring i rekker
• Person kapasitet: Ca 10 personer
• Plass for et strømaggregat på ca 4 kw i lukket rom eventuelt under dekk (dette for mulighet for strøm med stoppet motor)
• Fremdrift: ferskvannskjølt innenbords diesel motor (er), vannjet som tåler gange for kort periode i luft (i davit), doble inntak for sjøvann,
• Manøver og styring i cabin
• God tilkomst for vedlikehold og renhold
• Bunkerskapasitet: Inntil 1 døgn ved sakte fart, ferskvann ca 100 liter
• Hydraulikk: Hydraulikkopplegg, med hurtigkobling for vinsj akterdekk samt for line/teinehaler stb side.
• 1 vinsj dekk med trommel og nokke, trommelkapasitet for ca 200m, 12mm wire, 1 tonn trekkraft. Nokke og trommel må kunne kjøres separat. Vinsj kan bla bli brukt til å taue skrape eller til å grabbe bunnprøver
• Bom som enkelt kan monteres/demonteres med kapasitet for løft 0,5 tonn som kan svinges over rekken for å løfte prøver/redskap fra dekk og over rekken eller motsatt, skal arrangeres slik at vinsj kan brukes til løft
• El-Anlegg: 24 V (eventuelt 12 volt) Elektrisk anlegg med separate batteri for start og forbruk.
• Motorvarmer og kabinvarme, opplegg for ”landstrøm”. Omformer for pc og lignende
• Ventilasjon med ”aircondition” i kabin. Opplegg for elektriske og hydrauliske opsjoner, jfr. ovenfor under punkt 1.3.
• Elektronikk: Lanterneføring med nødvendige ekstra signal lanterne for undervannsarbeid.
• 1 kw ekkolodd, 14” skjerm med flere frekvenser innenfor området 50-200kHz med gjennomgående bunnmontert svinger, må ha datautgang.
• Opplegg for fastmontert VHF og antenne, AIS, fastmontert GPS, lyskaster, dekkslys, cabinlys, lys motorrom. Uttak for ekstra lys både på dekk og i kabin.
• Diverse: Slepebøyle (eventuelt kryssholter), spylepumpe for dekk, enkelt pantry, toalett, benker som arrangeres med lengde for hvile, samt manøverstol i førerhus.
• Redningsutstyr: Brannslukkingsanlegg maskin samt nødvendig bærbart slukkeutstyr. Redningsvester og redningsflåte/flåte i henhold til regelverk, men minimum for max antall personer inkl flåte.
• Brannpumpe
• Pyroteknisk i henhold til regelverk
1.4.2 Generelle spesifikasjoner Davit:
Dekkshøyde stueposisjon ca 5-6 m over havoverflate.
Davit beregnet for arbeidsbåt, gode marine materialer av god kvalitet. Konstruert slik at båt er sikret og enkel å låse i stuet posisjon. Enkel låring/hiving der det er en fordel med så lite mulighet for pendelbevegelse som mulig. Enkel operering med ”joystick” kontrollert manøverpanel. Hydraulisk operert enkel vinsj, alle rør og koblinger av god kvalitet.
Davit sandblåst og behandlet, alle opplegg tilhørende og rundt davit inkl vinsj og wire av god og godkjent kvalitet beregnet for lang levetid.
Tilbyderne må gi en utfyllende beskrivelse av hvordan de oppgitte krav vil bli oppfylt, og det er viktig at denne beskrivelsen er presis og entydig.
1.5 Oppdeling av leveransen
Kontrakt vil bli inngått med en – 1- leverandør.
1.6 Kunngjøring
Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og i TED-databasen den 30.06.2014.
2. Gjennomføring av konkurransen
2.1 Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser § 3-9.
2.2 Konkurranseform
Denne anskaffelsen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over EØS- terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (heretter LOA) med tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (heretter FOA) del I og III.
2.3 Planlagt fremdrift for anskaffelsen
I matrisen under finnes noen sentrale datoer for leveransen. Fastsatte datoer etter tilbudsfristens utløp er tentative.
Aktivitet | Dato |
Kunngjort i Doffin/TED | 30.06.2014 |
Utsendelse av konkurransegrunnlag m/vedlegg | Vedlagt Doffin/TED |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 25.08.2014 |
Tilbudsfrist | 01.09.2014 |
Evaluering | 01.09.2014- 08.09.2013 |
Tildelingsbeslutning | 11.09.2014 |
Avtalesignering | 22.09.2014 |
2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen
Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristens utløp, jfr. FOA § 17-2 (1).
Dersom Havforskningsinstituttet retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har meldt sin interesse for anskaffelsen på Doffin/TED, herunder mottatt konkurransegrunnlaget, jfr. FOA § 17-2 (2).
Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget, er fristen for dette satt til 25.08.2014 kl. 14:00. Dette gjøres for at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp, jfr. FOA § 19-1 (6). Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form via Doffin/TED til samtlige som har tilgang til konkurransegrunnlaget.
Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til Havforskningsinstituttet: xxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Alle e-poster skal merkes med ”Anbud 2014/853”.
2.5 Leverandørs deltakelseskostnader
Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert.
3. Krav til leverandøren
Leverandør må oppfylle nedenstående minimumskrav til juridisk, finansiell og økonomisk stilling, samt tekniske kvalifikasjoner, herunder faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene.
3.1 Obligatoriske krav
3.1.1 Skatteattester
Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt.
Dokumentasjon:
Attest om restanse på skatt og arbeidsgiveravgift mv. utstedt av skatteoppkreverkontoret for skatt/arbeidsgiveravgift (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx/Xx-xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx-xxx/X-xxxx/Xxxx-xx- epost/Annet/Bestill-attester-eller-utskrifter/Skatteattest---RF-1244/) Skatteattesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp.
Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige.
Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert.
Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift.
Dokumentasjon:
Attest om restanse på skatt/avgift mv. utstedt av Skatteetaten for merverdiavgift (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx/Xx-xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx-xxx/X-xxxx/Xxxx-xx- epost/Annet/Bestill-attester-eller-utskrifter/Skatteattest-for-merverdiavgift/) som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp.
Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige.
Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert.
3.1.2 HMS-egenerklæring
Obligatorisk krav: Leverandøren skal avgi erklæring om at virksomheten har et fungerende HMS-system, som arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og gjennom dette oppfyller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Dokumentasjonskrav: Utfylt HMS-egenerklæring
(xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx/xx/xx-00000000-0000.xxxx#xxx000)
3.2 Juridisk og finansiell stilling
3.2.1 Finansiell og økonomisk stilling
Økonomiske krav: Leverandøren skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.
Dokumentasjonskrav:
• Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall og som blant annet inneholder opplysninger om eierforhold og betalingsanmerkninger. En vurdering/rating skal være utført av et kredittopplysningsforetak som har konsesjon for sin virksomhet.
• Kredittvurdering/rating skal ikke være dårligere enn A (kredittverdig) eller tilsvarende dersom annen vurdering/rating benyttes (tallbedømmelse).
• Tilbud fra leverandør med lavere vurdering/rating enn A eller tilsvarende (det vil si ikke kredittverdig eller kredittverdig mot sikkerhetsstillelse) vil ikke bli vurdert.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve fremlagt ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke, slik som for eksempel årsregnskap med styre- og revisjonsberetning eller lignende.
3.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
3.3.1 Kvalitet
Tekniske og faglige krav: Leverandøren skal dokumentere god kvalitet på sine produkter.
Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal gi en nærmere beskrivelse av kvaliteten på produkten(e) som skal leveres, samt eventuell fremleggelse av sertifikater utstedt av godkjente offisielle institutter eller organer for kvalitetskontroll. Sertifikatene skal attestere at varen, som er klart identifisert ved henvisning til visse kvalifikasjoner eller standarder, er i samsvar med disse.
3.3.2 Referanser
Tekniske og faglige krav: Leverandøren skal ha god kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag/kontrakter.
Dokumentasjonskrav: Som dokumentasjon på oppfyllelse av dette kvalifikasjonskravet skal tilbyder oppgi liste over de viktigste leveransene de siste tre – 3 – årene som referanser. Dette gjøres ved å fylle ut vedlagte referanseskjema, jfr. vedlegg 1. Her skal det angis kontraktens verdi, tidspunkt for gjennomføring av kontrakten, samt mottaker av leveransen.
Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av kontraktens relevans som referanse og det skal i den forbindelse oppgis kontaktperson og kontaktinfo hos mottaker/oppdragsgiver.
3.3.3 Kvalitetssikring
Tekniske og faglige krav: Leverandøren skal ha systemer for kvalitetssikring.
Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal gi en nærmere beskrivelse av metoder og rutiner for kvalitetssikring, med hovedvekt på kontinuerlig analyse og forbedring, samt en beskrivelse av leverandørens undersøkelses- og forskningsmuligheter. Om leverandøren innehar ISO sertifikater kan dette vedlegges.
Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA § 20-12.
3.4 Underleverandører
Det er adgang til å benytte underleverandører
Ved bruk av underleverandører gjelder følgende:
• Leverandøren skal i tilbudet gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag.
• Leverandøren må dokumentere at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører gjennom skriftlig avtale, forpliktelseserklæring eller lignende, jfr. vedlegg 2. Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet. Leverandøren vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
• Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren.
• Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet.
• Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder.
Dersom tilbyder støtter seg på andre leverandørers kompetanse og kapasitet for å bli kvalifisert, må det leveres en utfylt forpliktelseserklæring som stadfester dette forhold, jf. vedlegg 2. Erklæringen må undertegnes av underleverandøren.
4 Avgjørelsen
4.1 Tildelingskriterier
Kontrakt vil bli tildelt leverandøren som har avgitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til fastsatte tildelingskriterier. Nedenfor følger tildelingskriteriene med tilhørende vekting:
Tildelingskriterium | Prioritet/Vekt |
1. Pris | 70% |
2. Service og vedlikehold | 30% |
Sum | 100% |
Tildelingskriterium1: Pris
Under dette tildelingskriteriet skal leverandøren oppgi pris på levering av arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”, som spesifisert i punkt 1.4 ovenfor, for levering Incoterms 2010 DAP – Delivered At Place (selger bærer alle kostnader frem til bestemmelsessted): Gondan Shipyard, Puerto de Figueras s/n, 33794 Castropol, Asturias.
Prisene skal oppgis i norske kroner eksklusiv mva.
I kontrakten er det i tillegg inntatt opsjoner for anskaffelse og levering av følgende tilleggsutstyr;
• Radar med min 24 nm rekkevidde, lukket antenne
• Enkel kombinert line/teinehaler med hurtigkoblinger for enkel montering på stb rekke
• Kjøleskap, ca 60 liter
• Fryseboks, ca 60 liter
• Ekstra manøverposisjon og styring dekk
• Hydraulisk dekkskran, løftekapasitet 0,5 tonn
• 2kw ekkolodd komplett med svinger som nevnt under elektronikk, jfr. punkt 1.4 ovenfor, med datautgang, men med frekvenser 38-200kHz (går eventuelt inn som erstatning for de spesifiserte)
Oppdragsgiver står fritt til å beslutte innløsning av ovennevnte opsjoner, helt eller delvis. Følgelig skal leverandøren oppgi pris på anskaffelse og levering av ovennevnte tilleggsutstyr hver for seg og separat fra oppgitt pris på levering av arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”, jfr. ovenfor.
Tildelingskriterium 2: Service og vedlikehold
Som nevnt under punkt 1.2 ovenfor vil operasjonsområdet for fartøyet hovedsakelig være forskningsoppdrag i tropiske strøk, nærmere bestemt i Afrika, Asia og eventuelt Mellom-Amerika. Under dette tildelingskriteriet skal leverandøren derfor beskrive sin serviceorganisasjon, herunder angi tilgjengelig service world wide, med hovedfokus på Afrika, Asia og Mellom-Amerika.
Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene.
4.2 Avvisning
I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA § 20-12 til § 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse.
Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbudene i konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jfr. FOA § 22-1.
4.3 Kontraktstype
Vedlagte standardkontrakt for varekjøp m/bilag gjøres gjeldende for denne anskaffelsen, jfr. vedlegg 3.
4.3.1 Vilkår
4.3.1.1 Lønns- og arbeidsvilkår
Havforskningsinstituttet vil i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende
tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet.
Havforskningsinstituttet vil kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Havforskningsinstituttet forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen.
4.4 Forbehold
Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig beskrevet, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA § 20-3.
På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser – hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne – bør være varsomme med å avvike fra eller ta forbehold til krav i konkurransegrunnlaget og/eller kontraktsvilkårene da tilbudet må avvises dersom avviket/forbeholdet, eventuelt etter forsøk på avklaring av uklarheter etter FOA § 21-1, kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, jfr. FOA § 20-13 (1), litra f, samt FOA § 20-13 (2), litra a. Dersom tilbudet inneholder vesentlige avvik fra krav i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen og/eller vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene skal tilbudet avvises, jfr. FOA §§ 20-13 (1), litra d og e.
4.5 Meddelelse
Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles i henhold til FOA § 22-3.
5 Krav til tilbudet
For å kunne gjøre tilbudene mest mulig sammenlignbare, ønsker vi at tilbudene skal presenteres etter samme mal. Tilbud skal innleveres i A4 stiv perm med skilleark etter mal som fremgår nedenfor under punkt 4.1.
5.1 Tilbudsdokumentet
Tilbud skal organiseres som følger:
1. Oversendelsesbrev fra tilbyder
I oversendelsesbrevet skal eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget klart fremgå, herunder være presist og entydig beskrevet, jfr. FOA § 20-3.
I tillegg skal det fremgå av oversendelsesbrevet hvilke konsekvenser for pris, kvalitet, leveringsomfang mv. disse avvikene/forbeholdene vil innebære.
2. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift
Det skal leveres tilbud på levering av arbeidsbåt inklusiv davit og komplett arrangement til nytt forskningsfartøy til erstatning for ”Dr. Xxxxxxxx Xxxxxx”, som spesifisert i punkt 1.4 ovenfor.
Dersom det skulle være aktuelt skal tilbyder i tillegg opplyse om hvilke underleverandører han vil benytte, og til hva. Det vises for øvrig til konkurransegrunnlaget punkt 3.4 hva gjelder krav til underleverandører.
3. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlaget kapittel 3 – Krav til leverandøren
4. Dokumentasjon av tildelingskriterium 1: Pris, jfr. konkurransegrunnlaget punkt 4.1
5. Dokumentasjon av tildelingskriterium 2: Service og vedlikehold, jfr. konkurransegrunnlaget punkt 4.1
6. Lønns- og arbeidsvilkår
Leverandør skal bekrefte at kravene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr. 112 § 5 (1) er oppfylt i vedlagte erklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jfr. vedlegg 4. Se nærmere under punkt 5.4 nedenfor.
7. Sladdet versjon av tilbudet
Hvis tilbyder ønsker å unnta opplysninger i tilbudet fra offentlig innsyn, må det i tillegg leveres en versjon hvor slike opplysninger er sladdet. Dette må være begrunnet i offentlighetslovens unntaksbestemmelser, som bl.a. gjelder taushetsbelagte opplysninger, eksempelvis personopplysninger og drifts- og forretningshemmeligheter, jfr. offentleglova § 13 og forvaltningsloven § 13, pkt. 1 og 2. Det bemerkes at innholdet som sladdes skal overstrykes, men ikke fjernes i sin helhet. Dette for å kunne se omfanget av besvarelsen også i den sladdede versjonen. Se nærmere under punkt 4.8 nedenfor.
Tilbud skal sendes eller leveres skriftlig i lukket og merket forsendelse, jfr. punkt 5.3 og
5.4 nedenfor. Tilbud skal leveres i ett - 1 - eksemplar, samt ett - 1 - elektronisk eksemplar på CD eller minnepenn. Den elektroniske versjonen skal følge samme organisering som den skriftlige versjonen, jfr. ovenfor. Ingen av filene skal være passordbeskyttet og de skal være mulig å konvertere til pdf-format. Den elektroniske versjonen skal leveres i et format som kan leses i Microsoft Word eller Excel.
Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende.
5.2 Tilbudsfrist
Tilbudet må være oppdragsgiver ihende innen 01.09.2013 kl. 14:00
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp vil medføre avvisning etter tvingende regler om dette, jfr. FOA § 20-13 (1), litra a.
5.3 Leveringsadresse
Tilbudet skal sendes eller leveres i lukket forsendelse til:
Havforskningsinstituttet Postboks 1870 Nordnes
5817 Bergen
eller
Havforskningsinstituttet Nordnesgaten 50 Ekspedisjonen
5005 Bergen
5.4 Merking
Tilbudet skal merkes:
”Anbud 2014/853 – Arbeidsbåt”
Det gjøres oppmerksom på at unnlatt eller feilaktig merking vil medføre avvisning etter tvingende regler om dette, jfr. FOA § 20-13 (1), litra b.
Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Slike tilbud skal avvises etter FOA § 20-13 (1), litra b.
5.5 Tilbudets gyldighet og prisformat
Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 3 mnd fra tilbudsfristens utløp.
Prisene skal oppgis i norske kroner eksklusiv mva. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist.
5.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud
Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp, jfr. FOA § 20-5 (1). Tilbakekalling skal skje skriftlig, jfr. FOA § 20-5 (2). Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal oppfylle kravene til tilbudets utforming, som fremgår av dette dokumentet, jfr. FOA § 20-5 (3).
5.7 Åpning og håndtering av tilbud
Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen.
Tilbudene vil ikke bli returnert.
5.8 Alternative tilbud
Alternative tilbud tillates ikke.
5.9 Offentlighet og taushetsplikt
Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er besluttet, jfr. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf § 23 tredje ledd, samt FOA § 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11.
Hvis tilbyder ønsker å unnta opplysninger i tilbudet fra offentlig innsyn, må det i tillegg leveres en versjon hvor slike opplysninger er sladdet. Dette må være begrunnet i offentlighetslovens unntaksbestemmelser, som bl.a. gjelder taushetsbelagte opplysninger, eksempelvis personopplysninger og drifts- og forretningshemmeligheter, jfr. offentleglova § 13 og forvaltningsloven § 13, pkt 1 og 2. Det bemerkes at innholdet som sladdes skal overstrykes, men ikke fjernes i sin helhet. Dette for å kunne se omfanget av besvarelsen også i den sladdede versjonen.
Oppdragsgiver plikter å foreta en selvstendig vurdering av om hvorvidt opplysningene er underlagt taushetsplikt, jfr. FOA §§ 3-6, jfr. 17-8 (6) og 17-9 (5) Hvis leverandørens begrunnelse for at det foreligger taushetsplikt anses mangelfull og/eller uriktig, vil kravet om unntak fra offentlighet ikke bli hensyntatt.
6 Vedlegg
Vedlegg 1: Referanseskjema
Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring (underleverandører) Vedlegg 3: Standardkontrakt for varekjøp m/bilag
Vedlegg 4: Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår