Konkurranse med forhandling

Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon nasjonale tjenester er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Kundene. Kunder på avtalen fremgår av avtalens vedlegg - «Kunder tiltredelse».

1.2. Anskaffelsens formål og omfang

Oppdragsgiver ønsker tilbud på vask og leie av helsetekstiler.

For nærmere beskrivelse se vedlegg –«Kravspesifikasjon» og vedlegg – «Prisskjema».

1.3. Avtaletype

Rammeavtale med én leverandør per deltibud.

1.4. Avtaleperiode

Rammeavtalen skal ha en varighet på 5 år regnet fra tiltredelsestidspunkt.

Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er 8 år. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.

Tildeling av kontrakt forutsetter at både etablerte og nyetablerende leverandører foretar betydelige investeringer i tekstiler og produksjonsutstyr som etter Oppdragsgivers vurdering forutsetter en avtalevarighet utover 4 år.

Kunder på avtalen har forskjellige utløp av nåværende avtaler og vil dermed tiltre avtalen ved utløp av eksisterende avtaler, se vedlegg – «Kunder tiltredelse».

1.5. Hel- eller deltilbud

Konkurransen er inndelt i følgende deltilbud.

1. (HSØ 1) OUS HF

2. (HSØ 2) Vestre Viken HF, Sykehuset i Vestfold HF, Sykehuset Østfold HF og Sunnaas Sykehus HF

3. (HSØ 3) Sykehuset i Telemark HF og Sørlandet Sykehus HF

4. (HSØ 4) Diakonhjemmet Sykehus.

5. (HMN 1) St. Olavs Hospital HF og Helse Nord-Trøndelag

6. (HMN 2) Helse Møre og Romsdal

7. (HN 1) UNN HF

8. (HN 2) Nordlandssykehuset HF

9. (HN 3) Helgelandssykehuset HF

10. (HN 4) Finnmarkssykehuset HF

11. (HV 1) Helse Fonna HF

Tilbud kan gis for ett, flere eller alle deltilbudene. Det vil bli tildelt avtale pr. deltilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele en samlet kontrakt til en leverandør, der en leverandør har tilbudt på alle delområder og det samlede tilbudet har det beste forholdet mellom pris og kvalitet totalt sett, jf. anskaffelsesforskriften § 19-4 (5).

1.6. Tøyskap

St. Olavs Hospital Øya, Sykehuset Østfold Kalnes, og Helse Fonna HF ved Haugesund Sjukehus benytter elektroniske tøyautomater fra Texi AS. Produsenten har utarbeidet egne krav til leveranseformat på personaltekstiler, jf. vedlegg - «kravspesifikasjon».

1.7. Tøyvogn

Sykehuset Østfold Kalnes og St. Olavs Hospital Øya benytter i dag AGV-roboter for interntransport av tekstiler. Begge helseforetakene eier egne tøyvogner som er spesialtilpasset formatet på AGV- robotene, og som følgelig krever noe mer transportkapasistet mellom sykehuset og vaskeriet sammenlignet med standard tøyvogner.

1.8. Nytt Sykehus i Helse Møre og Romsdal

Helse Møre og Romsdal HF bygger nytt felles sykehus for Molde og Kristiansund, Sykehuset i Nordmøre og Romsdal (SNR). Det nye sykehuset skal etter planen stå ferdig i løpet av 2021/22.

I det nye sykehuset er det planlagt innfasing av AGV-roboter for interntransport. Dette medfører behov for nye tøyvogner tilpasset formatet på AGV-roboten. I tillegg er det planlagt å investere i tøyautomater som skal plasseres ulike steder på det nye sykehuset. Dermed vil punkt 1.6 og 1.7 over også gjelde for SNR.

Endringene som følge av sammenslåingen av sykehusene i Molde og Kristiansund til et nytt felles sykehus, vil potensielt medføre endringer i dagens logistikkmønster.

Øvrige nyetablerte helseforetak vil også omfattes av avtalen, se rammeavtalens punkt 1.

1.9. Konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:

Dokument	Navn
Vedlegg	Tilbudsbrev
Vedlegg	Kravspesifikasjon
Vedlegg	Prisskjema
Vedlegg	Svarskjema etisk handel
Vedlegg	Svarskjema erfaring
Vedlegg	Forpliktelseserklæring
Vedlegg	Offentlig innsyn i tilbudene
Vedlegg	Rammeavtale m/vedlegg angitt nedenfor:
Vedlegg	Kunder tiltredelse
Vedlegg	Kravspesifikasjon utfylt av leverandør
Vedlegg	MAL – Prisliste
Vedlegg	MAL – Salgstatistikkrapportering
Vedlegg	Etiske krav
Vedlegg	Leveringstider
Vedlegg	Helse Nord - Krav til implementering
Vedlegg	Helse Midt-Norge – Krav til implementering – link til dokumenter/informasjon
Vedlegg	Helse Midt-Norge – Samhandlingsavtale
Vedlegg	Helse Vest – Samhandlingsavtale
Vedlegg	Helse Sør-Øst – Krav til implementering - link til dokumentene/informasjon
Vedlegg	Helse Sør-Øst – Samhandlingsavtale
Andre vedlegg:	NVKs bransjestandard
	Følgebrev for forespørsel

1.10. Fremdriftsplan

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende aktiviteter og tidsrammer for prosessen:

Aktivitet

Tidspunkt

Veiledende kunngjøring

15.02.17

PREKVALIFISERINGSFASEN

Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget

16.10.2017, kl. 12:00

Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen

19.10.17, kl. 12:00

Behandling av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Meddelelse om avvisning og eventuell reduksjon av antall tilbydere

Uke 42

TILBUDSFASEN

Invitasjon til å inngi tilbud

Uke 42 (tentativ)

Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget

Uke 45 (tentativ) Fastsettes i invitasjonen.

Frist for å levere første tilbud

Uke 46 (tentativ) Fastsettes i invitasjonen.

Gjennomføring av forhandlingsrunde 1

Uke 47 (tentativ)

Frist for å levere revidert tilbud

Uke 47 (tentativ)

Gjennomføring av forhandlingsrunde 2

Uke 48 (tentativ)

Frist for å levere endelig tilbud

Uke 49 (tentativ)

Evaluering

Uke 47 - 49(tentativ)

Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne

Uke 51 (tentativ)

Avtaleinngåelse

Uke 3 (tentativ)

2. Regler for gjennomføring av konkurransen

2.1. Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling etter anskaffelsesforskriftens del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.

I en konkurranse med forhandling kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandører som blir invitert av Xxxxxxxxxxxxx vil kunne inngi tilbud.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger i to faser, fortrinnsvis muntlig, men også skriftlig. Se fremdriftsplan under punkt 1.7

Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med samtlige leverandører som inviteres til å inngi tilbud, men forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud etter hver fase på grunnlag av tildelingskriteriene. Oppdragsgiveren vil avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene.

Etter mottak av tilbud første gang forbeholder Xxxxxxxxxxxxx seg retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger.

2.2. Kommunikasjon

All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.

Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.

2.3. Skatteattest

Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.

Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.

3. Krav til forespørsel om deltakelse i konkurransen

Det skal inngis en søknad om deltakelse i konkurransen.

Kun søkere som oppfyller krav satt til leverandørens deltakelse i konkurransen vil inviteres til å inngi tilbud. Se punkt 5 kvalifikasjonskrav.

3.1. Utvelgelsen

Oppdragsgiveren skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke færre enn tre så fremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører.

Oppdragsgiveren vil snarest mulig gi leverandørene som ikke blir valgt ut eller avvist, en skriftlig meddelelse om utvelgelsen. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse.

Tilbyder som får sin forespørsel om deltagelse i konkurransen avvist/ ikke blir valgt ut, må ta ut begjæring om midlertidig forføyning innen 15 dager regnet fra da meddelelsen er sendt, jf. anskaffelsesforskriften § 20-7.

3.2. Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen

Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er oppgitt i punkt 1.10.

Alle forespørsler om deltakelse skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud

elektronisk via Mercell etter fristens utløp.)

3.3. Forespørselens utforming ved levering

Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur: Vedlegg 1 – Følgebrev for forespørselen

Vedlegg 2a – Forpliktelseserklæring

Vedlegg 2b – Det europeiske egenerklæringsskjemaet for evt. støttende foretak Vedlegg 3 – Sladdet versjon av forespørselen

Vedlegg 4 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.1 - Registrering og autorisasjoner m.m.

Vedlegg 5 – Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.2 - Økonomisk og finansiell kapasitet

Vedlegg 6 - Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.3 - Tilbyder skal ha tilstrekkelig tidligere erfaring.

- Vedlegg «svarskjema erfaring» utfylt av leverandør

Vedlegg 7 - Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.3 - Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Vedlegg 8 - Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.4 – Miljøledelsesstandarder Vedlegg 9 - Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav jmf punkt 5.5 – Etisk handel

- Vedlegg «svarskjema etisk handel» utfylt av leverandør.

3.4. Språk

Forespørselen skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.

4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

4.1. Det europeiske egenerklæringsskjemaet

Som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema integrert i Mercell.

I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) skal Tilbyder levere alle dokumentasjonsbevis sammen med forespørsel om deltakelse i konkurransen.

4.2. Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:

- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.

- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav

I denne konkurransen skal leverandørene i ESPD-skjemaet bekrefte at han oppfyller de kravene som kommer frem av skjemaets kapittel IV seksjon A, B og C.

5. Kvalifikasjonskrav

For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav. Etterspurte kvalifikasjonsbevis/dokumentasjon skal leveres samtidig med forespørselen og lastes opp i Mercell.

5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.

Kvalifikasjonskrav

Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

Dokumentasjon

• Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest.

• Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet.

5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet

Kvalifikasjonskrav

Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Det er et krav at Tilbyder har:

a) positiv egenkapital

Dokumentasjon

Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter:

• Siste avlagte årsregnskap for de to siste år med noter inkludert revisorerklæring.

• Resultatregnskap og balanse fra siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap.

Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet relevant dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv.

5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav

Tilbyder skal ha tilstrekkelig tidligere erfaring.

Oppdragsgiver vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til:

▪ Volum/verdi på tidligere leveranser

▪ Størrelsen på mottaker av tidligere leveranser, herunder i hvilken grad mottakere er av sammenlignbar størrelse og kompleksitet som et helseforetak.

▪ Tilbyders erfaring vil bli vurdert opp mot volum/verdi på den del av anskaffelsen som tilbyder har lagt inn tilbud på, samt

størrelsen på det/de helseforetak som tilbudet gjelder.

Dokumentasjon

• En oversikt over de viktigste vareleveransene eller tjenestene som leverandøren har utført i løpet av de siste tre årene, sammen med opplysninger om kontraktenes verdi, tidspunktet for levering eller utførelse og navn på mottaker. Tilbyder skal fylle ut vedlegg –

«svarskjema erfaring» og leveres sammen med forespørsel om

deltakelse i konkurransen, se konkurransegrunnlagets punkt 4.1.

Kvalifikasjonskrav

Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

- Det er krav at tilbyder har vaskeri(er) med stor nok kapasitet til å kunne betjene det/de helseforetak det inngis tilbud på.

Dersom tilbyder planlegger å benytte eksisterende vaskeri(er), vil oppdragsgiver legge vekt på produksjonskapasitet ved eksisterende fasiliteter. Dersom tilbyder planlegger å bygge nytt vaskeri, eller utvide eksisterende vaskeri, vil oppdragsgiver legge vekt på produksjonskapasitet ved planlagte fasiliteter, samt tidsplan (herunder realistisk fremdrift fra planleggingsfase til ferdigstillelse).

- Det er et krav at tilbyder har tilstrekkelig transportkapasitet ved avtalestart.

- Det er et krav om at tilbyder har tilstrekkelig organisering ved

avtalestart, herunder antall ansatte, antall skift og eventuell oppbemanning.

Dokumentasjon

Tilbydere skal dokumentere følgende:

1. Beskrivelse av tekniske fasiliteter, herunder vaskeriets størrelse og omfang.

Dersom tilbyder skal etablere nytt vaskeri, eller utvide eksisterende vaskeri, skal det fremlegges beskrivelse av tekniske fasiliteter ved avtalestart, slik som skissert ovenfor, samt kopi av leie eller kjøpekontrakt knyttet til lokale(r). Dersom tilbyder ikke har inngått leie- eller kjøpsavtale, godtas også kopi av nødvendige byggetillatelser eller tegninger med opplysninger knyttet til geografisk plassering. I tillegg skal det leveres en realistisk fremdriftsplan som skisserer fremdrift fra planlegging til ferdigstillelse.

Dersom det leveres dokumentasjon for eksisterende fasiliteter vil dette legges til grunn ved vurderingen av om kvalifikasjonskravet er oppfylt. Dersom det leveres dokumentasjon for planlagte fasiliteter, vil beskrivelsen av tekniske fasiliteter ved avtalestart legges til grunn.

2. Beskrivelse av transportkapasitet, herunder beksrivelser av antall og type transportmidler

3. Beskrivelse av teknisk personell, herunder en oversikt over

antall ansatte, skfitplan og eventuell oppbemanningsplan

5.4. Miljøledelsesstandarder

Kvalifikasjonskrav

Det kreves at tilbyder er sertifisert for miljøledelse, i form av EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn. Det kan også fremlegges andre attester utstedt av organer i andre EØS-stater som overholder fellesskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering, forutsatt at tilbyder kan dokumentere at disse tilsvarer EMAS eller ISO 14001.

Dokumentasjon

• Sertifiseringsattest for den aktuelle miljøledelsessystemet

• Det kan også fremlegges andre attester utstedt av organer i andre EØS-stater som overholder fellesskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering, forutsatt at tilbyder kan dokumentere at disse tilsvarer EMAS eller ISO 14001.

• Oppdragsgiver vil godta annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak dersom tilbyder ikke har mulighet til å få slike attester innen tilbudsfristen, og dette ikke skyldes tilbyder selv. Dette forutsetter at tilbyder dokumenterer at disse tiltakene tilsvarer de etterspurte miljøledelsessystemene.

5.5. Etisk handel

Det er et krav at tilbyder skal ha etablert et kvalitetssikringssystem for etisk handel, som skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene for etisk handel, se vedlegg – «Etiske krav til leverandøren». Dette innebærer at tilbyder har metoder for kvalitetssikring, som beskriver hvordan selskapet arbeider for å etterleve krav til etisk handel i virksomheten og i leverandørkjeden.

For å oppfylle dette kravet, må tilbyder oppfylle følgende fire delkrav:

5.5.1. System for sporbarhet i leverandørkjeden

Tilbyder skal ha et system for sporbarhet som til enhver tid gir oversikt over hvilke leverandører (inkl. agent/produsent) som direkte medvirker i produksjon av tekstilene og i hvilke land disse er lokalisert. For vurdering av kvalifikasjonskravet er det valgt ut 4 ulike produkter som det skal utarbeides leverandørkjedekart for, jf. vedlegg – «svarskjema etisk handel».

Dokumentasjonskrav – Tilbyders system for sporbarhet i leverandørkjeden

1. Vedlegg – «Svarskjema etisk handel», pkt.5.5.1 System for sporbarhet i leverandørkjeden

5.5.2. Retningslinjer for etisk handel/Code of Conduct/ Supplier Code of Conduct (CoC) Retningslinjer for etisk handel (Code of Conduct ‐ CoC) Tilbyder skal ha retningslinjer for etisk handel/Code of Conduct (CoC), som skal gjelde for den leverandørkjede som tilbyder benytter i anskaffelsen. Dersom tilbyder ikke har egen CoC som fremlegges, men baserer seg på morselskap eller underleverandørers CoC, skal disse fremlegges sammen med erklæring om at disse

gjelder for tilbyder og dennes leverandørkjede. Den CoC som tilbyder leverer skal som et minimum inneholde de samme elementer som Oppdragsgivers kontraktsvilkår for etisk handel, se vedlegg –

«Etiske krav til leverandøren».

Dokumentasjonskrav – retningslinjer for etisk handel/Code of Conduct

2. Vedlegg – «Svarskjema etisk handel», pkt 5.5.2 Retningslinjer for etisk handel/Code of Conduct/Supplier Code of Conduct (CoC)

5.5.3. Formidling av Code of Conduct (CoC) i leverandørkjeden

Tilbyder, eventuelt morselskapet/underleverandør, skal ha formidlet CoC skriftlig til aktørene i leverandørkjeden for denne anskaffelsen. For vurdering av kvalifikasjonskravet er det tilstrekkelig at det dokumenteres for de aktørene som inngår i system for sporbarhet i leverandørkjedene, jf. delkrav 5.5.1 ovenfor.

Dokumentasjonskrav – Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden

3. Vedlegg – «Svarskjema etisk handel», pkt 5.5.3 Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden

5.5.4. System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden

Tilbyder skal ha et tilfredsstillende system for oppfølging av leverandørkjeden, hvor det dokumenteres at CoC etterleves for denne anskaffelsen. Systemet skal som et minimum omfatte alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der tekstilene produseres/sys/monteres. Det skal videre beskrives hvordan eventuelle avvik fra CoC følges opp.

Dokumentasjonskrav – System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden

4. Vedlegg – «Svarskjema etisk handel», pkt 5.5.4 System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden

5.6. Støtte fra andre foretak

Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av

virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg – «Forpliktelseserklæring».

6. Krav til tilbudet

6.1. Parallelle tilbud

Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.

6.2. Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

6.3. Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving

Ikke aktuelt i denne konkurransen.

6.4. Innsending av tilbud

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)

Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.

Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.

Elektronisk signatur kan Xxxxxxxx skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx , xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.

Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.

Elektronisk signatur utenfor Norge:

Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:

Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES

Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509 sertifikater men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.

Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings / tilbudsinnleveringsstegene.

6.5. Tilbudets utforming ved levering

Tilbudet skal leveres i med filnavn henhold til følgende struktur:

Vedlegg 1 – Tilbudsbrev

Vedlegg 2- Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3- Utfylt prisskjema

Vedlegg 4 – Sladdet versjon av tilbudet

Vedlegg 2 og 3 skal leveres i Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format.

Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.

6.6. Språk

Tilbudet skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.

Brosjyrer, produktdatablad, mv. kan også leveres på engelsk med mindre annet er angitt i vedlegg 2 -

«Kravspesifikasjon».

6.7. Forbehold

Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.

6.8. Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

6.9. Omkostninger

Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.

6.10. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll

I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg 7

«Sladdet versjon av tilbudet».

I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse, for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg – Offentlig innsyn i tilbud).

Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1- Tilbudsbrevet.

7. Avgjørelse av konkurransen

7.1. Tildelingskriterier

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Tildelingskriterium	Vekting
1. Pris	65%
2. Kvalitet	35%

7.2. Utdyping av tildelingskriteriene:

7.2.1. Pris

Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 3 – Prisskjema.

Det skal tilbys i henhold til Xxxxxxxxxxxxx beskrivelse av produkt på alle varelinjer i prisskjema. Dersom det er avvik på en eller flere varelinjer, vil oppdragsgiver foreta en vurdering av størrelsen på avviket(ene)s betydningen for oppdragsgiver og betydningen for konkurransen. Oppdragsgiver vil herunder se på hvor stor betydning varelinjen(e) har for leveransen som helhet og i forhold verdi/estimert volum. Det presiseres at et enkelt avvik kan være vesentlig.

Dersom et avvik ikke er vesentlig, vil oppdragsgiver ved evalueringen legge til grunn prisen fra dyreste tilbyder påplusset 10 % ved evaluering av kriteriet pris for den aktuelle varelinjen

Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:

(Sum beste tilbud)/(Sum tilbud X)*10= Sluttkarakter tilbud X.

7.2.2. Kvalitet

Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i kravspesifikasjonen. Kundenes fagpersoner vil vurdere produktene basert på opplysninger gitt i tilbudet.

7.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale

Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.

8. Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.

Helse Nord RHF benytter Clockwork som innkjøpssystem. Det stilles krav om at tilbyder etter kontraktsinngåelse gjør nødvendige tilpasninger av avtalens artikler mot Helse Nord sitt artikkelregister. Helse Nord har ingen kjøpsplikt før tilpasningen er ferdigstilt fra leverandørens side. Se vedlegg – ”Krav til implementering i Helse Nord” som viser eksempel på korrekt utfylt leverandørskjema mappet mot Helse Nord sitt artikkelregister.

Tilbyder skal bekrefte at krav til Ehandel i Helse Sør-Øst og Helse Vest kan oppfylles fra oppstart av rammeavtalen.

Document Metadata

Table of Contents

Konkurranse med forhandling

Document Metadata