Protokoll over behandlingsaktiviteter

Protokoll over behandlingsaktiviteter

Kontaktopplysninger:

	Behandlingsansvarlig	Personvernombud Hvis aktuelt
Navn	Xxxxxxx Xxxxxxxx	Xxxx Xxxxxxx
Postadresse	Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx	Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx
Telefon		00000000
Epost	xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx	xxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx

Godkjent av
Navn:	Xxxx Xxxxxxx
Rolle:	Personvernombud
Dato:
Versjon:

Endringshistorikk
Navn:	Dato:	Beskrivelse av endringer:
Xxxx Xxxxxxx	7.4.2020	Ny protokoll etter personvernforordning

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Visma SOCIO/Melhus kommune.
2. Funksjonsområde/ansvarlig	NAV kommune/Ann-Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Registrere og følge opp sosialhjelpsmottagere, utbetalinger fra SOCIO til bank, manuelt inn i Agresso.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om sosiale tjenester i NAV
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, samt sensitive opplysninger. Herunder navn, fødselsnummer, adresse, familieforhold, økonomiske forhold, sosiale forhold, helseopplysninger, straffbare forhold, rusbehandling, opplysninger om arbeidsforhold, samt samarbeid med andre instanser.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På server i sikker sone. I kommunens interne serverrom.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	ROS analyse –en risikofaktor som er med i HMS-Rosanalysen er: personvern og informasjonssikkerhet
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Brukerkorrespondanse i SOCIO, ikke i ESA. Registrering og saksbehandling i forhold til gjeldsrådgivning, startlån og støttekontakter. Registrering og saksbehandling i forhold til sosialhjelpsmottakere og KVP (Kvalifiseringsprogrammet).

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Husbanken Ekstranett
2. Funksjonsområde/ansvarlig	NAV
3. Databehandler	Husbanken	Databehandleravtale utgått, Gjersvold ordner ny.
4. Formålet med behandlingen?	Web-basert program for mottak og behandling av søknader på bostøtte, og mottak og behandling av søknader på startlån/tilskudd.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om sosiale tjenester i Nav Lov om Husbanken?
7. Kategorier av registrerte og xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxx, personnummer, adresser til søker om bostøtte, startlån og tilskudd
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programmet ligger lagret hos Husbanken
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid
12. Kort om hvordan programmet brukes	Web-basert program for registrering av søknader om bostøtte og mottak av e-søknader bostøtte. Web-basert program for mottak og behandling av e- søknader startlån/tilskudd og rapportering av startlån/tilskudd.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Melhus kommune/KorRus
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Psykisk helse og Rus/Xxxxx Xxxxx
3. Databehandler	KorRus	Databehandleravtale fra 2015 – ny avtale 2020
4. Formålet med behandlingen?	Gi kommunen beslutningsgrunnlag for innsats innenfor psykisk helse og rus	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om folkehelsearbeid
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Fødselsdato, initialer og kjønn Psykisk helsetilstand, rus, bolig, voldsutsatt eller kan utsette andre for vold
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Informasjonen krypteres lokalt i webløsning før den oversendes KorRus
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei!
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Usikkert, KorRus er dataeier.
12. Kort om hvordan programmet brukes	I BrukerPlan kartlegges personer fra 16 år (i kartleggingsåret) som er registrert med kommunale helse/omsorg/barnevern/velferdstjenester, og som har hatt tjenester i løpet av de siste 12 måneder, og som fagpersonen vurderer til å ha et rusproblem og/eller et psykisk helseproblem. Problemet skal ha et omfang og karakter, som går alvorlig utover daglig funksjon og/eller relasjon til andre.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Norkart - Gisline/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hele kommunen/Xxxxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Statens kartverk/ Melhus kommune	Databehandleravtale Norkart
4. Formålet med behandlingen?	Xxxxx eiendomskartet oppdatert med riktige hjemmelshavere til enhver tid.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Matrikkelloven § 30. Matrikkelforskrifter kapittel 4, §§ 11 – 15.
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn på eiere / festere (til alle, ca. 7200 eiendommene) i Melhus kommune
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei Vi kan kun oppgi navn på hjemmelshavere i forbindelse med eiers rådighet over eiendommen, f eks nabovarsling ved byggesak ol,
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programmet ligger på lokal server i intern sone. Dette programmet ajourføres av sentralt matrikkelsystem.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Kontinuerlig ajourføring
12. Kort om hvordan programmet brukes	Matrikkelen er det landsomfattende registeret for eiendommer, adresser og bygninger, brukes i Melhus til kommunal saksbehandling.

Saksbehandling og arkiv (Arealforvaltning)

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Sikri – Sakarkiv/Melhus kommune Geomatikk - BraArkiv/Xxx Xxxxxx E-byggesak/Xxx Xxxxxx
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hele kommunen / IKT v/Arkivleder
3. Databehandler	Melhus kommune • E-byggesak (Mater opplysninger inn i Sak/arkiv) • Bra-arkiv (Tar kopi ut av Sakarkiv)
4. Formålet med behandlingen?	Saksbehandling av innbyggernes rettigheter og plikter	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Opplysninger om hvem som har sendt og mottar post fra kommunen. Saksbehandling av personalsaker for ansatte, elever i grunnskolen og barn i barnehage. Generell saksbehandling. Eiendomsinformasjon
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja, en del av personopplysningene er sensitive
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres på Melhus rådhus i sentralt i serverrom på intern sone.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet er kommunes saksbehandlersystem for all saksbehandling i intern sone Post journalføres og arkiveres elektronisk, også personalsaker. Sensitive opplysninger om barn i skole og barnehage lagres i egne fysiske mapper på skole/barnehage.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	NOKAS/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Melhus rådhus, hovedinngang/Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxx/hovedinngang/Xxxxx Xxxx Xxxx Treningsrom Xxxxxx xxxxxx /Xxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Å sikre kommunens bygninger og dokumenter.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesser - interesseavveining	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Ingen
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Video av personer som beveger seg i kantine/foaje på Melhus rådhus, hovedinngang ved Buen omsorgssenter og trimrom Melhushallen
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På lokal Pc i den enkelte bygning som har kameraovervåking. Overføres ikke via eksterne media.
10. Personvernkonsekvensvurdering/XXX	XXX
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	1 måned.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Data registreres med kamera ved inngang, Data overføres til lokal Pc og slettes etter kort tid.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Melhus kommune (Applikasjonene levert av forskjellige leverandører)
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Rådhuset/Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx/Xxxxx Xxxx Xxxx og Xxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx u/Xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Ungdomsskole/Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx C-bygget(bassenget)/Xxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx barnehage/Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx skole og barnehage/Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxx skole og barnehage/Xxxxx Xxxx Xxxxx barnehage/Xxxx Xxxx Xxxxxx Hølonda helsehus/Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx skole/Xxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx arbeidssenteret/Xxxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Å sikre kommunens bygninger og dokumenter	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesser - interesseavveining	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Ingen
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, dato, klokkeslett, tittel og hvilken dør som er passert
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei

Spørsmål	Svar	Merknader
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På lokal Pc i den enkelte bygning som har adgangskontroll.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Slettes ette maksimalt 90 dager.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Data registreres med kortleser ved inngang,

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Husbanken - Bokart/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Xxxx Xxxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Registreringsprogram for søknader om kommunal bolig.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Registrerer navn, fødselsnummer, adresse og behov|.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På server i sikker sone. I kommunen i eget serverrom
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid
12. Kort om hvordan programmet brukes	Opplysninger om klienter registreres ved omsorgssentrene, NAV, Flykningetjenesten, Bygg-eiendom og Familie og forebygging. Programmet brukes til kartlegging og gjennomføring av tiltak for vanskeligstilte på boligmarkedet.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Melhus kommune/FDV-bygg
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Bygg/eiendom
3. Databehandler	NGC (New Generation Communication)	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Registrering og fakturering av leietakere og husleiekontrakter i kommunal bolig	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke gitt i søknad om kommunal bolig	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Ingen
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, adresse, personnummer, telefonnummer og e-post.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres på server hos NGC, jf. databehandleravtale. Opplysningene overføres ved pålogging på egen Webside med brukernavn og passord.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Ingen tidsfrist. Lagring er nødvendig for arkivering for statistiske formål. Virksomheten har lagringsplikt etter lov (for eksempel bokføringsplikt).
12. Kort om hvordan programmet brukes	Opplysninger om leietakere som leier kommunal bolig av Melhus kommune. (jfr. husleiekontrakt) Programmet benyttes kun av avd. Bygg og eiendom og opplysninger laster over i Agresso (økonomisystem).

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	HSPro-Visma/Melhus kommune Sysvak-underHSPro- Visma
2. Funksjonsområde/ansvarlig	/Xxxx Xxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Journalføring i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Melde inn alle vaksiner som er satt til nasjonalt vaksinasjonsregister.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 3-2 Helsepersonelloven § 39. Plikt til å føre journal Forskrift om nasjonalt vaksinasjonsprogram §7 Forskrift om innsamling og behandling av helseopplysninger i Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK-registerforskriften) – hele forskriften
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, personnummer, adresse. Notat fra alle helsekontroller og samtaler.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagres på sikker sone i eget serverrom på Melhus rådhus.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Alle ansatte i helsesøstertjenesten journalfører i programmet.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Famila - Visma/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Brukere av barnevernstjenesten i Melhus kommune/Xxxxxxxx Xxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Saksbehandling og dokumentasjon av barnevernssaker og rapportering til SSB.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Barnevernsloven § 2-1
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Brukere av barnevernstjenesten: Navn, personnummer, foreldreansvar, sakvurderinger og vedtak.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres i sikker sone på egen server i sikret serverrom på Melhus rådhus.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Brukes som et fullverdig saksbehandlings- og rapporteringsverktøy av ansatte i barnevernstjenesten.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Vitec-HK- data
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Klientprogram/fagsystem for PP-tjenesten/Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune- lokal server
4. Formålet med behandlingen?	Saksbehandling journalføring og sakkyndig vurdering. Dokumentasjon av systemarbeid. Dokumentasjon av logopedbehandling.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringslovens § 5.3, Barnehagelovens kap V, 19a og h.
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Klienter, navn, adresse, fødselsdato og medisinske opplysninger
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagret på sikker sone i Melhus kommune,
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Fagsystemet blir brukt i forbindelse med alle henvisninger av barn/ungdom og voksne til PPT. Det blir også brukt i fht systemarbeid og prosjekter på skoler og barnehager.

1. System/dataeier	Logometrica - LOGOS
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Elever som er til utredning i forbindelse med utarbeiding av sakkyndig vurdering/Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune- lokal server
4. Formålet med behandlingen?	Utredning med hensyn til om barn, unge og voksne har dysleksi	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven §5-3
7. Kategorier av registrerte og xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxxxx. Navn, alder, skole og testleder
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	I kommunen, på bærbar PC tilhørende PP-tjenesten. (Overføres til sikker sone med det første)
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til kartlegging av dysleksi hos barn og unge som blir henvist PP-tjenesten.

1. System/dataeier	Q interactive - Pearsons Assessment
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Klienter henvist PPT for utredning/Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx og Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Pearsons assessment- lagres i sky i Canada	Databehandleravtale?
4. Formålet med behandlingen?	Generell evneutredning,	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven §5-3 og Barnehageloven kap. V, §19 a og h. Utredning i forbindelse med utarbeiding av sakkyndig vurdering
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Klienter henvist PPT for utredning. Navn, alder, skole og testleder
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Pearsons assessment- lagres i sky i Canada
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til kartlegging av evner hos barn og unge som blir henvist PP-tjenesten.

1. System/dataeier	CCC2 - Pearsons Assessment/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Klienter henvist PPT for utredning/Samtlige ansatte i PPT
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Språkkartlegging, Kartlegging med CCC2	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven §5-3 og Barnehageloven kap. V, §19 a og h. Utredning i forbindelse med utarbeiding av sakkyndig vurdering
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Initialer og testleder
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagret på sikker sone i Melhus kommune,
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til utskåring av språkkartlegging av barn og unge i forbindelse med utredning i PP- tjenesten

1. System/dataeier	ASRS (Autism Spectrum Rating Scale) - Multi- health Systems
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Klienter henvist PPT for utredning/Samtlige ansatte i PPT
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Kartlegging av klienter med hensyn til autisme	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven §5-3 og Barnehageloven kap V, §19 a og h. Utredning i forbindelse med utarbeiding av sakkyndig vurdering
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Initialer, alder og testleder
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagres på bærbar PC i PP-tjenesten
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til utskåring av kartlegging i forbindelse med Autismespekter og utviklingsforstyrrelser

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Vima Flykning/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Flyktningmottak v/Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Dataprogram som benyttes overfor Flyktninger som bosettes i kommune for å registrere og journalføre hendelser, vedtak og samtaler.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om introduksjonsprogram
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Registrer vedtak og følger opp individuelle planer. Navn, adresse og personnummer
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På server i sikker sone.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Journalføring av hele prosessen rundt hver enkelt deltaker som er i Introduksjonsprogram. Informasjon om bosetting, økonomi, kartlegging av kvalifisering og helsesituasjon. Inneholder også beskrivelse av alle relevante tiltak for Introduksjonsprogrammet og evt. sosiale/økonomiske tiltak. Fagprogrammet anvendes kontinuerlig som dokumentasjon på at kommunen følger Lov om Introduksjonsordning.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Visma/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Enterprise HRM - Lønnsbehandling/Xxxxx Xxxxxxx Enterprise Ressursstyring – Turnusbehandling/Xxxxxxx Xxxx Xxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Beregning og utbetaling av lønn. Planlegging av turnus, fraværsrapportering og vikarinnleie.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å oppfylle en avtale	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn på ansatte i Melhus kommune med fødselsnummer til bruk for lønnsbehandling og registrering av fravær og vikarinnleie.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres i intern sone på server i Melhus rådhus
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Lagring og beregning av lønns- og personalopplysninger.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Visma Profil/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Helse og velferd, /Xxx Xxxxx Xxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Sikre at brukerne får rett behandling og oppfølging. Sørger for at helsepersonell ivaretar dokumentasjonsplikten. Sikre lovpålagte rettigheter for bruker.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om helsepersonell § 39. Pasientrettighetsloven, helseregisterloven, personopplysningsloven.
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Personopplysninger om den enkelte tjenestemottaker /pasient i helse- og omsorg som: tildelte tjenester, diagnoser, medisiner, Iplos-registreringer m.m.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagre i på server i sikker sone på Melhus rådhus.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til å føre pasientjournaler innen helsesektoren samt saksbehandling. Det brukes til å motta elektroniske meldinger mellom lege og kommune, mellom sykehus og kommune. Det brukes til daglig journalføring.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	CGM/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Korsvegen legekontor/Xxxxxx Xxxxxxx Xxx
3. Databehandler/	CGM Allmenn/Win Med 3 (medisinjournaler) Telenor Ucom (serviceavtale, drift server) Norsk Helsenett (kommunikasjonsnett mellom helsetjenester) Melin medical (betalingsløsning for legetjenester)	Dba – EQS Dba – EQS Dba - EQS
4. Formålet med behandlingen?	Registrering/ journalføring i forbindelse med pasientbehandling ved Korsvegen legekontor	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Helsepersonelloven § 39
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Medisinske pasientopplysninger, navn, fødselsnummer og adresse
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres på egen server i låst serverrom på Hølonda helsehus. Server levert av Telenor Ucom. Avvik meldes på applikasjonen Trinnvis.
10. Personvernkonsekvensvurdering /ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	10 år etter pasient er død/Arkivloven.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Elektronisk pasientjournalsystem ved Korsvegen legekontor.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Microsoft Excel/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Befolkningen i Melhus/Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Redusere spredning av Korona i befolkningen	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Smittevernloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Innbyggere i Melhus kommune. Navn, fødselsdato, telefon, e-post, adresse, nærkontakter, smitterisiko.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagres på sikker sone i eget serverrom på Melhus rådhus.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Helsesykepleiere registrerer smittede og dens nærkontakter i et exelark som lagres i sikker sone.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Neat Novo-Telenor AS/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hjemmebaserte tjenester/Xxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Telenor AS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Bidra til trygghet for den enkelte pasient ved enkel og sikker tilgang til helsepersonell.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	-
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn og adresse.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei.
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	2-trinns pålogging med kode på telefon.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Det er gjennomført enkel ROS-vurdering.
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Opplysningene slettes når tjenesten avsluttes (f.eks. ved død).
12. Kort om hvordan programmet brukes	Pasienter som har vedtak på trygghetsalarm, får tildelt en digital trygghetsalarm. Ved behov trykker pasienten på trygghetsalarmen og et anrop kobles opp til responssenteret «Værnes Respons». Her blir situasjonen avklart av helsepersonell eller videresender anropet til hjemmetjenesten i Melhus kommuner for videre avklaringer.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Medido/Pilly-Dignio AS/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hjemmebaserte tjenester/Xxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Dignio AS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Elektronisk utlevering av medisiner til hjemmeboende brukere.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxxxxx av hjemmebaserte tjenester. Navn og adresse, i tillegg til medisinliste for den enkelte pasient.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja.
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	2-trinns pålogging med kode på telefon.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Det er gjennomført ROS-analyse.
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Opplysningene slettes etter 1 år eller ved død.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Medisindispenseren står plassert i den enkeltes hjem. Medisindispenseren er forhåndsprogrammert for når medisinen skal leveres. Det er hjemmetjenesten som utfører programmeringen.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	NetNordic Omsorg/Stjørdal kommune/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hjemmebaserte tjenester/Xxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Stjørdal kommune v/Værnes Respons	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Bidra til trygghet for den enkelte pasient ved enkel og sikker tilgang til helsepersonell.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å oppfylle en avtale.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	-
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Brukere av trygghetsalarmer. Navn og adresse, i tillegg til helseopplysninger.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja.
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	2-trinns pålogging med kode på telefon.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Det er gjennomført en enkel ROS-vurdering.
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Pasienter som har vedtak på trygghetsalarm får tildelt en digital trygghetsalarm. Ved behov trykker pasienten på trygghetsalarmen og et anrop kobles opp til responssenteret «Værnes Respons». Her blir situasjonen avklart av helsepersonell eller videresender anropet til hjemmetjenesten i Melhus kommuner for videre avklaringer. Helseopplysninger om pasienten hentes fra Profil.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	No Isolation-Komp/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hjemmebaserte tjenester/Xxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	No Isolation AS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Digitalt tilsyn ved hjelp av videosamtaler og meldinger til hjemmeboende eldre.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Hjemmeboende eldre. Navn på pasient og ansatt.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	2-trinns pålogging med kode på telefon.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei.
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Opplysninger om bruker slettes når helsetilstanden tilsier at pasienten ikke kan nyttiggjøre seg av teknologien.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Bruker får tildelt en Komp (liten tv-skjerm) for å kommunisere med helsepersonell og pårørende.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Nyby AS/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Frivillige i Melhus kommune/Xxxxx Xxxxxx Aaring
3. Databehandler	Nyby AS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Koordinere frivillig aktivitet i Melhus kommune.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Frivillige. Navn, e-post og telefonnummer.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	2-trinns pålogging med kode på telefon.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Det er gjennomført enkel ROS-vurdering. Som resultat av dette har Idrettsveien et større ansvar for å følge opp henvendelser i appen.
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Brukere melder seg ut av Nyby gjennom applikasjonen.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Brukere registrerer seg selv gjennom applikasjonen Nyby. Det legges ut forespørsler i Nyby med behov for f.eks praktisk hjelp (snømåking), følge til lege og sosial kontakt (kopp kaffe, tur osv.) legges inn som en forespørsel i appen Nyby.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Visma-EDB-sak arkiv
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hele kommune/Arkivleder
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Saksbehandling og arkivering av dokumenter/henvendelser med eksterne interessenter	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Arkivloven Offentleglova
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Opplysninger om hvem som har sendt og mottar post fra kommunen. Navn, adresse. E-post.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Ja, en del av personopplysningene er sensitive
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	I kommunen, i intern sone
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet er kommunes saksbehandlersystem og all saksbehandling i intern sone foretas i dette systemet. Post journalføres og arkiveres elektronisk, også personalsaker. Sensitive personopplysninger om barn oppbevares i skolens-/barnehagens papirmapper.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Custom Publich – CustomPublich CMS
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Hele kommune/Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx
3. Databehandler	CustomPublich CMS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Informasjon til innbyggerne på web/internett	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesse - interesseavveining	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Arkivloven Offentleglova
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, telefonnummer, e-postadresse på ansatte i Melhus kommune.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres CustomPublish.jf. databehandleravtale
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Senest innen 3 måneder.
12. Kort om hvordan programmet brukes	I hovedsak oppslag knyttet til telefonnummer, arbeidssted og e-postadresser til ansatte i Melhus kommune.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Trio/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Sentralbord Rådhuset/Buen/ Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Formålet med behandlingen er å motta anrop inn til organisasjonen, gjøre oppslag i navn og nummer blant ansatte og sette over telefoner. Det er også mulig å sjekke/redigere fravær for ansatte tilknyttet et Trioregistrert nummer.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesser - interesseavveiing	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, internt telefonnummer, mobilnummer og tittel. Private mobilnummer blir ikke lagt i Trio med mindre ansatt har samtykket til dette.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	På egen server i Melhus rådhus som det tas backup av.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Månedlig
12. Kort om hvordan programmet brukes	Oppslag for sentralbord om fravær blant ansatte.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Syscom (Pureservice)/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Internt i Melhus kommune/Xxxx Xxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Helpdesk system, som bidrar til at vi får oversikt og kategorisert alle henvendelser til IKT seksjonen, slik at alle registrerte henvendelser blir fulgt opp	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesser - interesseavveiing	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, telefonnummer, e-postadresse for ansatte med tilgang til IT-systemer i Melhus kommune
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Program ligger lokalt i serverrom i Melhus kommune. Personopplysninger hendes fra Visma HRM.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	10 år, jfr. regnskapsloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Registrerer alle henvendelser om innkjøp, feil m.m. til IKT-seksjonen.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Telenor fakturakontroll/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Alle ansatte jobbtelefon/ Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
3. Databehandler	Telenor	Databehandleravtale mangler
4. Formålet med behandlingen?	Kostnadskontroll over mobiltelefoni, automatisk kostnadsfordeling og automatisk trekk fra lønn ved bruk av private tjenester. Ref. skatteetatens regler for privat bruk ved arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å ivareta legitime interesser - interesseavveiing	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, mobilnummer, e-post, ansatt ID, avdeling
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Data ligger lagret hos Telenor.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Sporadisk
12. Kort om hvordan programmet brukes	Analyse av bedriftens mobilabonnement og trafikkdata. Ansattes bruk av innholdstjenester kan skilles ut for trekk i lønn.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Bibliotekenes IT-senter
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Innbyggere i og utenfor Melhus kommune/ Xxxxx Xxxxxx og Xxxxxxx Xxxxx
3. Databehandler	Bibliotekenes IT-senter	Mangler databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Administrasjon av utlån av bøker/media.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Lov om folkebibliotek
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Lånere registreres med navn, adresse, fødselsdato (kryptert fødselsnummer for de som får et nasjonalt lånekort), evt. telefonnummer og e-postadresse. Totalt 8448 lånere i registeret (inkl. skoler, barnehageavdelinger, andre bibliotek osv.)
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programmet ligger på sentraldrift hos programleverandøren, Bibliotekenes IT-senter.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Historikk på lån lagres i 14 dager etter innlevering (godkjent av datatilsynet). Hvis låneren ønsker det, kan historikk på tidligere lån lagres lenger.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes til utlån av bøker/media på biblioteket. Lån som personen har står registrert til det blir levert

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Speedadmin/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Kulturskolen i Melhus, Xxxxx Xxxxxxxx
3. Databehandler	Speedadmin	Se databehandeleravt.
4. Formålet med behandlingen?	Kommunal kulturskoledrift, ivaretakelse av elever, service overfor elever og foresatte. Statistikk og forskning	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, adresse, fødselsdato, skolekrets, telefonnummer, e-mailadresse
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programmet ligger hos leverandør Speedadmin
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Ikke planlagt sletting
12. Kort om hvordan programmet brukes	Brukes som elevkartotek, timeplanlegger, grunnlag for skolepengekjøring i Agresso, historisk oversikt, utsending av SMS-er, instrumentkartotek og elektronisk søknadsskjema

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Dialog exe A/S/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Innbyggere i og utenfor Melhus kommune/ Xxx Xxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Dialog exe A/S	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Salg av billetter til kulturformål	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, telefonnummer og e-postadresse avhengig av hvilken informasjon brukeren gir.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programmet ligger hos leverandør Dialog exe.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Slettes etter 12 måneder.
12. Kort om hvordan programmet brukes	Salg av billetter over skranke og nettbasert.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Discord/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Ungdommer i Melhus kommune mellom 13-18 år/Xxx Xxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Legge til rette for en digital ungdomsklubb	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, alder og skole
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Opplysningen lages lokalt på internområdet til Ungdomstorget
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Dataene gjennomgås 1 gang hvert halvår og ikke aktive medlemmer slettes. Alle medlemmer blir slettet etter fylte 18 år
12. Kort om hvordan programmet brukes	Digital møteplass for ungdom

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Vigilo/Melhus Kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Oppvekst – Xxxxx Xxxxxxxx (fra 01.01.2020 Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx)
3. Databehandler	Vigilo
4. Formålet med behandlingen?	Knytte brukeropplysninger sammen for å administrere oppvekstsektoren. Fakturering og kommunikasjon mellom skole og foresatt.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	§ 2-3 i Opplæringsloven
7. Kategorier av registrerte og xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxx, skole, leder, elev, adresse, klassetrinn, prøve, resultat, fremmøte, vurdering, sted, merknader, tiltak, epost, sivilstatus, rutiner, bildebruk, personnummer og ansettelse.
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Lagres hos leverandør
10. Personverkonsekvensvurdering/ROS	Ingen – (Kommer 2020)
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven – data arkiveres -skolene har egne rutiner
12. Kort om hvordan programmet brukes	Programmet brukes som et skoleadministrativt system. Registrering av grupper. Nødvendig for å få andre systemer i drift. Fakturering SFO Fravær og karakterer tilknyttes riktige personer. Digital meldebok

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Conexus engage /Melhus Kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Oppvekst – Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx
3. Databehandler	Conexus	Databehandleravtale i EQS ny må innhentes
4. Formålet med behandlingen?	Registrere skolens og elevenes resultater fra kartleggingsverktøy	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	§ 2-3 i Opplæringsloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, gruppe, trinn, skole, resultat, kommune, leder, resultater
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Opplysningene lagres eksternt hos databehandler
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Lærer, skoleleder og kommunalsjef får en oversikt over testresultater i skolen.	xxxxx://xxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxx- engage/

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	PAS (prøveadministrasjonssystem)/Utdanningsdirektorartet
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Elever på 5., 8., 9. og 10. trinn i Melhus kommune /Xxxx Xxxxx
3. Databehandler	Utdanningsdirektoratet	Databehandleravtale mangler
4. Formålet med behandlingen?	Internettbasert program som brukes til å planlegge, administrere og gjennomføre sentralt gitte prøver i grunnskolen og i videregående opplæring. PAS brukes også ved sensur og klagebehandling.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Opplæringsloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, resultat, skole og klasse/ gruppe tilhørighet
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Data lagres på server hos Utdanningsdirektotratet
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Portal for gjennomføring av prøver, eksamen og kartlegging i skolene. Lesing av resultater på skole og kommunenivå.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Campus/Melhus kommune Kartleggeren/Melhus Kommune Feide/Melhus Kommune Creaza/Melhus Kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Oppvekst/se under
3. Databehandler	Uninett – Feide/Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Inkrement as – Campus inkrement/Enkelte skole Creaza/Enkelte skole Fagbokforlaget – Kartleggeren/Enkelte skole	Databehandler EQS Databehandler EQS
4. Formålet med behandlingen?	Sette riktig tilhørighet til ulike roller i oppvekst og knytte resultater sammen	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	§ 2-3 i Opplæringsloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Personalia – klasse –trinn – gruppe – Familie -foresatt-barn-elev-adresse- morsmål-fravær-vurdering
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Opplysningene lagres ekstern hos leverandør
10. Personverkonsekvensvurdering/XXX	Xxx analyse på Vigilo
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmene brukes	Pedagogisk program for matematikk, læreren knyttes mot en gruppe. Testverktøy. Opprette faglige oppfølgingsplaner for elevene.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Talentech AS - Webcruiter
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Rekrutteringssystem/ Xxxx Xxxxxxx
3. Databehandler	Talentech AS	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Rekruttering av ansatte til Melhus kommune	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å oppfylle en avtale	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, adresse, fødselsnummer, utdannelse og praksis
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Programvaren ligger lagret hos databehandler og opplysningene lagres der inntil ansettelse er foretatt.
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	I henhold til arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Søkere registrerer opplysninger i rekrutteringsportalen i forbindelse med søknad på stilling i Melhus kommune. Melhus kommune tar utgangspunkt i oppgitte opplysninger i forbindelse med rekruttering av ansatte. Opplysninger om person som blir ansatt overføres til kommunens saksbehandlingssystem. Opplysninger om søkere som ikke blir ansatt slettes etter angitt tidspunkt.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Driftweb - Sweco
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Teknisk drift/Xxxxx Xxxxxx
3. Databehandler	Sweco	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Rapportering av feil mangler på kommunalt veinett.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Samtykke	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Ingen
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Allmennheten. Navn, e-post, og telefon
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Opplysningene registreres i en APP eller nettleser av eller for feilmelder og lagres hos Sweco
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	5 år
12. Kort om hvordan programmet brukes	Ved oppstått feil eller mangler på veg registrerer feilmelder i APP eller nettleser. Videre saksbehandling skjer i kommunen og lagring hos Sweco.

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier	Powel Gemini/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Teknisk infrastruktur – hele kommunen/Xxxxx Xxxxxxx
3. Databehandler	Powel	Databehandleravtale
4. Formålet med behandlingen?	Registrere vann- og avløpsledninger, gebyrberegning,	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Forurensningsforskriften
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Allmennheten. Navn, gårds og bruksnummer
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningen lagres hos Powel, jf databehandleravtale
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivloven
12. Kort om hvordan programmet brukes	Nye anlegg punsjes inn lokalt og brukes til planlegging og prosjektering, informasjon til beboere, varsel til beboere ved hendelser.

Spørsmål	Svar	Merknader
13. System/dataeier	Norkart AS - Komtek/ Melhus kommune
14. Funksjonsområde/ansvarlig	Hele kommunen, Teknisk drift v/ Xxxx Xxxxxx
15. Databehandler	Melhus kommune
16. Formålet med behandlingen?	Register for komm. avgifter: eiendomsskatt, vannforbruk og privat avløpsanlegg.	Les mer
17. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
18. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Kommunal forskrift om vann-, avløp og septikkgebyrer.
19. Kategorier av registrerte og xxxxxxxxxxxxxxxxxx	Xxxx, personnummer, adresser. Hentet fra Matrikkel. Personnummer på alle hjemmelshavere registreres. Vannforbruk for alle eiendommer med vannmåler registreres.
20. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei
21. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Opplysningene lagres på server i sentralt i serverrom på intern sone.
22. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Nei
23. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Arkivregler etter NOARK-standart og Arkivlov.
24. Kort om hvordan programmet brukes	Opplysninger oppdateres mot leverandør septiktømming, og synkroniseres mot Matrikkel

Spørsmål	Svar	Merknader
1. System/dataeier-	Unit 4 - Agresso/Melhus kommune
2. Funksjonsområde/ansvarlig	Administrasjon i Melhus kommune/ Xxxxxx Xxxxxxxxx
3. Databehandler	Melhus kommune
4. Formålet med behandlingen?	Fakturering av kommunale tjenester og føring av kommunens regnskap.	Les mer
5. Behandlingsgrunnlag	Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt.	Les mer
6. Hvilken lovhjemmel ligger til grunn for behandling av personopplysningene?	Kommuneloven
7. Kategorier av registrerte og personopplysninger	Navn, adresse, fødselsnummer, leverandørregister og bankkontonummer
8. Er personopplysningene sensitive, (personopplysninger av særlige kategorier).	Nei i hovedsak ikke, men det kan forekomme fakturaer som er anonymiserte
9. Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak	Personopplysningene lagres i intern sone på i Melhus rådhus
10. Personvernkonsekvensvurdering/ROS	Ingen
11. Tidsfrist for sletting/planlagt lagringstid	Regnskapsloven, papirbilag makuleres etter 10 år
12. Kort om hvordan programmet brukes	For at innbyggerne skal kunne betale for kommunalt tjenestetilbud sendes det faktura via Agresso. Utbetaling av tilgodehavende sendes også via Agresso.