Protokoll for årsmøtet i Sameiet Skårsetlia Huseierlag 2022
Protokoll for årsmøtet i Sameiet Skårsetlia Huseierlag 2022
Årsmøte i Skårsetlia Huseierlag 2022 ble avholdt onsdag 27. april kl. 19 i kafeteriaen Skårsetlia bo- og servicesenter.
REGISTRERING:
Antall frammøtte: 23
Antall fullmakter: 3
Sum stemmeberettigede: 26
SAKLISTE:
1. Valg av møteleder Xxxxxx: Xxxx Xxxxxxx
2. Valg av protokollfører Vedtak: Xxxx Xxxxxxxxxx
3. Godkjenning av:
A. Fullmakter Vedtak: Godkjent
B. Innkalling Vedtak: Godkjent
C. Sakliste Vedtak: Godkjent
4. Valg av to personer som sammen med leder skal underskrive protokollen Vedtak: Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxx og Xxxxxx Xxxxx
5. Årsmelding
Styret har hatt følgende medlemmer i perioden 2021-2022:
Xxxx Xxxxxxx, leder/sekretær (Tun 3) Xxxxxx Xxxxx, nestleder/kasserer (Tun 1) Xxxx Xxxxxxxxxxxx (Tun 4)
Xxxxxxx Xxxxxxxx (Gate nord) Xxxxx Xxxxx Xxxx (Gate sør) Xxxxx Xxxx (Tun 2)
Årsmøtet i 2021 ble holdt på slutten av året (mandag 4. oktober) på grunn av koronapandemien. Xxxxxx har hatt 3 møter i perioden, og ellers hatt kontakt per e-post.
SAKER SOM DET ER ARBEIDET MED I PERIODEN:
Skifte av regnskapskontor
Huseierlaget inngikk i fjor avtale med USBL om levering av regnskapstjenester. Avtalen trådte i kraft 1. november 2021.
Vi ble fra USBL forespeilet en sømløs overgang der de to selskapene samarbeidet om overlevering. Slik ble det ikke. Vår tidligere leverandør Azets har framstått som svært lite samarbeidsvillig i prosessen. Ifølge USBL har det vært vanskelig å få ut etterspurt dokumentasjon, og henvendelser ble ikke besvart. Det ble derfor styret som i stor grad måtte framskaffe den dokumentasjonen som ble etterspurt, noe som var utfordrende fordi ingen av oss var kjent med systemene. Vi hadde heller ikke tilgang til bankkontoen.
Sameiets tidligere kasserer har heldigvis vært velvillig og hjulpet oss med å hente ut informasjon og betale regninger i overgangsperioden.
Da overgangen var fullført og det nye systemet på plass, oppsto en ny utfordring. Vår tidligere regnskapsfører har kun forholdt seg til sameiets hovedbankkonto, og ikke de seks andre kontoene som er registrert på sameiet, men disponeres av det enkelte tun/gatetun. Uten å gå nærmere inn på det systemet som har vært før, konstaterer vi at en slik praksis ikke aksepteres i USBL.
For å få utarbeidet et godkjent regnskap for 2021, har derfor alle tun/gatetun måttet levere bilag og kontoutskrifter for 2021 til USBL. Ekstraarbeidet har ført til forsinkelser og ekstra kostnader, noe vi kommer tilbake til i forbindelse med regnskap og budsjett.
Løsningen for framtida er at alle tun/gatetun registrerer seg med eget organisasjonsnummer, og oppretter en egen bankkonto. Denne prosessen er i gang, og noen tun/gatetun er allerede i mål.
Oppsummert kan vi si at overgangen til USBL har vært en arbeidssom og tidkrevende affære for alle involverte. Samtidig opplever styret at sameiet nå har fått en profesjonell samarbeidspartner som leverer tjenester av god kvalitet. Systemet vi forholder oss til er brukervennlig og velfungerende. Vi tror dette vil gjøre styrets arbeid enklere i framtida.
Brøyteanbud
I tråd med vedtaket på årsmøtet i 2021, har sameiet inngått avtale med USBL om bistand ved innhenting av tilbud på brøyting og vegvedlikehold. Det ble gjennomført befaring i fjor, og tilbudsdokumenter er utarbeidet og godkjent av styret. Dokumentene skal nå være sendt ut til entreprenører for prising.
Jordskiftesak
I tråd med vedtak på årsmøtet i 2021, har sameiet fremmet sak for jordskifteretten. I kravet står det blant annet:
Bruk av felles arealer har vært en kilde til diskusjon og konflikt over tid. Sameiet ser at det er behov for å avklare og presisere hva slags funksjon fellesarealene har, og hvordan de skal brukes. Sameiet ønsker juridisk bistand til å fastsette en bruksordning for fellesarealene som er i tråd med sameieloven, reguleringsplanen og sameiets vedtekter. Bruksordningen vil danne grunnlag for å oppdatere ordensreglene for sameiet.
Dokumentene fra jordskifteretten er sendt ut til alle andelseeiere, og blir ikke referert nærmere her. Vi vet ikke når saken kommer opp.
Xxxxxx har forsøkt å få avklart på forhånd hvor mye det vil koste å få behandlet saken i jordskifteretten. Det er ikke mulig. Gebyret blir fastsatt når saken er sluttført, basert på arbeidsmengden. Det er med andre ord en viss usikkerhet knyttet til kostnadene.
Retten kan i prinsippet kreve inntil 2.000 kr i gebyr fra hver av partene i en jordsskiftesak. I sameiet er det teknisk sett 142 parter. Retten har mulighet til å redusere gebyret, og det er grunn til å tro at det vil skje i denne saken. Da sameiet fremmet sak for jordskifteretten i 2017, ble gebyret redusert til vel 500 kr per part. Om saken som nå er fremmet er mer eller mindre arbeidskrevende enn den forrige, er vanskelig for styret å vurdere. Styrets antakelse er at saken vi har fremmet, ikke er så komplisert at den gir grunnlag for å kreve maksimalt gebyr. Styret vil ta kontakt med jordskiftedommer i forkant for om mulig å få en nærmere avklaring rundt dette.
Av årsmøtevedtaket i 2021 går det fram at sameiet skal dekke kostnadene knyttet til jordskiftesaken. I budsjettet for 2023 er det tatt høyde for dette.
Styret er fremdeles av den oppfatning at det er viktig og nødvendig å få en juridisk avklaring på problemstillingene som er knyttet til bruk av fellesarealene.
Skjøtsel av fellesarealer
På årsmøtet i 2021 ble det satt av 50.000 kroner i budsjettet til skjøtsel av fellesareal. Gate sør søkte i fjor om tilskudd til gjennomført felling av store trær på sameiets areal. Trefellingen ble utført av profesjonelle, og kostet 25.000 kroner. Gate sør søkte om å dekket «mest mulig». På grunn av dårlig likviditet i sameiet, ble søknaden behandlet først i 2022. Styret vedtok å bevilge 15.000 kr i tilskudd til prosjektet.
Xxxxxx har også godkjent en plan for å hogge/tynne på fellesarealer ved Tun 3 og Tun 4.
Interkontrollsystem for sameiet
Sameiet Skårsetlia Huseierlag er pålagt å ha et system for internkontroll. Dette ble presentert for årsmøtet som en orienteringssak. Det påtroppende styret i sameiet får ansvar for å sluttføre arbeidet.
Diverse
Det er etablert en Facebookgruppe for medlemmer i Sameiet Skårsetlia Huseierlag. Styret i sameiet har rollen som administrator. Alle beboere og eiere i sameiet er velkomne til å være med i gruppen, som er tenkt som et supplement til eksisterende kommunikasjonskanaler. Det er frivillig å benytte seg av tilbudet.
Vedtak: Årsmeldingen ble godkjent
6. Regnskap
På grunn av ekstra arbeid knyttet til innhenting av bilag og dokumentasjon fra alle tun og gatetun, har det tatt lenger tid å få fullført regnskapet for 2021. Et foreløpig regnskap ble sendt ut med årsmøtedokumentene. Det endelige regnskapet utarbeidet av USBL ble ettersendt og er vedlagt protokollen.
Regnskap 2020 | Regnskap 2021 (stipulert) | |
Inntekter: | ||
Årskontingent* | 278.000 | 423.000 |
Gjensidige utbytte | 7965 | 8.000 |
Andre inntekter | 2916 | |
Sum inntekter: | 288.881 | 431.000 |
Utgifter: | ||
Brøyting | 358.375 | 120.300 |
Honorar regnskap** | 52.082 | 52.491 27.531 |
Godtgjørelse styret*** | 29.000 | 0 |
Gjensidige forsikring | 55.853 | 65.700 |
Årsmøte | 0 | 2100 |
Porto/kontor | 291 | 0 |
Andre kostnader**** | 9056 | 8000 |
Renteutgifter, tap etc. jfr. regnskap | 5060 | |
Bistand fra USBL ifbm. brøyteprosjekt | 4755 | |
Sum utgifter | 523.537 | 280.877 |
Resultat | - 243.656 | 150.123 |
Forklaring til tabell:
* Årsavgift i 2020 = 2.000 kr. 2021 = 3.000 kr 2022 = 4.500 kr
** Regnskapstjenester betales etterskuddsvis. 27.531 kr er for siste 6 mnd. i 2021
*** Godtgjørelse til styret i 2021 blir utbetalt i 2022. Beløpene er som følger: Leder: 6000 kr
Nestleder/kasserer: 6000 kr Øvrige styremedlemmer: 3000 kr
Ansvarlig for huseierlagets nettside: 2000 kr
****Xxxxx xxxxxxxxx, bla:
Huseiernes L-forbund: 2050 kr Leie postboks: 1275 kr Hosting nettside: 2407 kr
Vedtak: Foreløpig regnskap tas til orientering. Revidert regnskap med revisorers kommentarer ettersendes. Dersom det ikke foreligger vesentlige merknader fra revisor eller sameiers medlemmer innen tre uker etter mottatt regnskap, anses regnskapet som godkjent.
7. Innkomne saker
A. Behov for å endre vedtekter
Det er oppdaget noen punkter i vedtektene som det er behov for å korrigere eller presisere.
§ 2. FORMÅL OG ANSVAR
Regnskap og innkreving av medeiernes andel av fellesutgifter som for eksempel brøyting, felles strøm osv.
Forslag til ny tekst:
Regnskap og innkreving av medeiernes andel av fellesutgifter som for eksempel brøyting, forsikring osv.
§ 4. MEDEIERNES RETTIGHETER OG PLIKTER
Hver medeier har uoppsigelig plikt til å gjøre de innbetalinger til laget som følger dets vedtekter og beslutninger, herunder innbetaling av huseiernes andel av felles driftskostnader som felles strøm osv.
...
Utgifter til strøm i fellesanlegg (carporter, boder og søppelanlegg) betales av Huseierlaget.
Forslag til ny tekst:
Hver medeier har uoppsigelig plikt til å gjøre de innbetalinger til laget som følger dets vedtekter og beslutninger, herunder innbetaling av huseiernes andel av felles driftskostnader.
...
Utgifter til strøm i fellesanlegg (carporter, boder og søppelanlegg) betales av det respektive tun/gatetuns registrerte juridiske virksomhet.
...
§ 8. STYRET
"2. Etter retningslinjer fra årsmøtet skal styret:" og teksten nedenfor er i fet skrifttype og er rykket inn ett hakk. Begge deler er feil.
Vedtak: Endringene ble enstemmig vedtatt som foreslått
9. Budsjett 2022
Skårsetlia huseierlag har et positivt årsresultat i 2021. Overskuddet skyldes først og fremst lite snø og lave brøytekostnader. At sameiet er på etterskudd med utbetaling av honorar til styrets medlemmer gjør at overskuddet er kunstig høyt.
Sameiet gikk med underskudd både i 2019 og 2020. Likviditeten har i flere år vært svak. Dette er i ferd med å bedre seg. Xxxxxx mener det er svært viktig å få opparbeidet en økonomisk buffer, slik at sameiet er godt rustet til å takle uforutsette utgifter og prisøkninger. Kostnadsbildet for neste periode er usikkert. Vi vet ikke hvor mye vi må betale for brøyting, og det er også usikkerhet knyttet til kostnadene ved jordskiftesaken. Årsavgiften for 2022 ble satt til 4500 kr, blant annet for å dekke engangskostnader knyttet til brøyteanbud. Xxxxxx foreslår at årsavgiften for 2023 senkes til 4000 kroner.
Oversikten viser stipulert regnskap for 2021 og foreslått budsjett 2022. Kjente ekstrautgifter som kommer i tillegg til budsjett i 2022 er medtatt i grått.
Regnskap 2021 (stipulert) | Vedtatt budsjett 2022 | Budsjett 2023 | |
Inntekter: | |||
Årskontingent* | 423.000 | 634.500 | 568.000 |
Gjensidige utbytte | 8.000 | 8.000 | 8000 |
Sum inntekter: | 431.000 | 642.500 | 576.000 |
Utgifter: | |||
Brøyting | 120.300 | 250.000 | 250.000 |
Honorar regnskap** | 52.491 27.531 | 50.000 | 50.000 |
Godtgjørelse styret*** | 0 | 26.000 | 26.000 |
Gjensidige forsikring | 65.700 | 63.000 | 68.000 |
Årsmøte | 2100 | 2000 | 2000 |
Porto/kontor | 0 | ||
Andre kostnader**** | 0000 | 0000 | 0000 |
Renteutgifter, tap etc. jfr. regnskap | |||
Bistand fra USBL ifbm. brøyteprosjekt | 4755 | 140.000 | 0 |
Jordskiftesak | 10.000 | ||
Skjøtsel av uteareal | 50.000 | 50.000 | |
Sum utgifter | 280.877 | 603.100 | 448.500 |
Ekstra kostnader regnskap***** | 25.000 | ||
Etterbetaling av godtgjørelse til styret 2020-21, 2021-22 | 55.000 | ||
Resultat (stipulert) | 150.123 | - 40.000 | 127.500 |
Forklaring til tabell:
* Årsavgift i 2020 = 2.000 kr. 2021 = 3.000 kr 2022 = 4.500 kr
** Regnskapstjenester betales etterskuddsvis. 27.531 kr er for siste 6 mnd. i 2021
*** Godtgjørelse til styret i 2020-22 blir utbetalt i 2022. Beløpene er som følger: Leder: 6000 kr
Nestleder/kasserer: 6000 kr Øvrige styremedlemmer: 3000 kr
Ansvarlig for huseierlagets nettside: 2000 kr
****Xxxxx xxxxxxxxx, bla:
Huseiernes L-forbund: 2050 kr Leie postboks: 1275 kr Hosting nettside: 2407 kr
Medlemsskap i Huseierne er sagt opp med virkning fra 2022. Postboks sies opp med virkning fra 2023.
***** Ekstraarbeid knyttet til regnskap for 2021
Forslag til vedtak:
Budsjett for 2022 vedtas som foreslått. Årsavgiften for 2023 settes til 4.000 kr.
Vedtak: Xxxx Xxxxxxxxxx fremmet følgende endringsforslag: Godtgjørelsen til styret for neste periode endres slik:
Leder: 10.000 kr
Nestleder/kasserer: 7.500 kr Øvrige styremedlemmer: 5000 kr
Ansvarlig for huseierlagets nettside: 2000 kr
10. Valg
I henhold til ordensreglene skal leder og nestleder i hvert tun/gatetun representere sitt boligområde i styret for sameiet. Leder skal velges av årsmøtet. Årsmøtet skal også velge revisorer.
Styret i tun/gatetun på årsmøtetidspunktet:
Tun 1:
Xxxxxx Xxxxx (leder) Xxxxx Xxxxx (nestleder) Xxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Tun 2:
Xxxxx Xxxx (leder)
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx (kasserer)
Tunet skal velge nytt styre på årsmøte 10. mai
Tun 3:
Xxxx Xxxxxxx (leder) Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx
Tun 4:
Xxxx Xxxxxxxxxxxx (leder) Xxx Xxxxxxx
Xxxxx Xxxxx Xxx
Gate nord:
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Log Xxx Xxxxx
(Xxxxxx hadde ikke konstituert seg på årsmøtetidspunktet)
Gate sør:
Xxxxx Xxxxx Xxxx (leder) Xxxx Xxxxxxxxxx (sekretær)
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx (kasserer)