Kontraktsforvaltning i Bergen kommune
KSI årssamling, Ålesund 23.mars 2022
Kontraktsforvaltning i Bergen kommune
KOMPETENT | ÅPEN | PÅLITELIG | SAMFUNNSENGASJERT
Tema
Organisering
Systematisk kontraktsarbeid i praksis
Sentrale verktøy
Veien videre
Bergen kommune
Aktuelle tall
• Innkjøp av varer og tjenester
7,7 milliarder
• Sentralisert og desentral
anskaffelsesfunksjon
• Antall konkurranser 364
• Antall aktive kontrakter 852
• Antall kontraktsforvaltere 79
<.. image(Et bilde som inneholder utendørs, plante Automatisk generert beskrivelse) removed ..>
Innkjøp konsern
Kontraktsforvaltning (6)
Konkurranse (9)
Fellestjenester (9) Jus, System,
Samfunnsansvar
Innkjøpssjef
• Forankring i
Anskaffelsesstrategi
• Egen kontraktsavdeling
• Konsernoppgaver knyttet
til samfunnsansvar
Systematisk kontraktsarbeid i praksis
• Avklare roller
• Utvikle maler og verktøy
• Systemer
• Bygge kompetanse
• Etablere et støtteapparat
<.. image(Et bilde som inneholder person, utendørs, gul, gruppe Automatisk generert beskrivelse) removed ..>
Systematisk kontraktsarbeid i praksis
• Skille mellom ordinær kontraktsforvaltning og omfattende kontroller av samfunnsansvar
• Skille mellom kontraktuelt arbeid og dag til dag oppfølging
Systematisk kontraktsarbeid i praksis
• Å utvikle gode overføringsrutiner
• Fra konkurranse – til kontrakt - til
konkurranse
• Mellom avdelinger
• Å ta i bruk porteføljestyring
• Effektiv ressursbruk gjennom
gruppering av kontrakter
• Spesialisering av
kontraktsforvaltere
Hva er det som følges opp?
• Økonomi og logistikk
Bestilling
Om-
setning
Opsjoner
• Avtalerett
• Kvalitet
• Krav til samfunnsansvar
• Klima og miljøkrav
• Planlagte gevinster
• Ulike krav er aktuelle
for ulike kontrakter
Planlagte gevinster
Miljø- merking/ sertifis.
Emball-
asje
Priser
Inklu- derende kontrakt
Utslippsfri
transport
Faktura
Lønns og arbeids- vilkår
Utvidet skatte- attest
Avtale-
lojalitet
Kvalitets- krav
Seriøsitets
krav
Avvik
Menneske
rettigheter
Lærlinger
Kvalitetssystemet
• Regelverk, prosedyrer,
rutiner og veiledning
• Fleksibelt system
og søkefunksjonalitet
• Avviksmelding, oppfølging og rapportering
Kvalitetssystemet
KAV
• Søkbar informasjon om kommunens kontrakter
• Deling av dokumenter
• Integrasjon mot sak-
arkiv
• Kommunikasjon med leverandør
KAV
• Planlegge oppfølging
• Signere kontrakt og endringsbilag
• Uttak av rapporter på portefølje
• Egne registreringsfelter
• Skifte av kontraktsforvalter
E-handel
• 51 kataloger
• Overgang til EHF i 2022
• Effektiv bestilling
• Automatisk fakturamatch
• Styre sortiment
• Merking miljø og fairtrade
• Kontraktsforvalterne administrerer egne kataloger
Innkjøpsanalyse
• Forberede ny
konkurranse
• Priskontroll
• Kontroll av gebyrer
• Avtalelekkasje
• Bruk av e-handel
• Leverandørstatistikk benyttes supplerende
HMSREG
• Seriøsitet i bygge- og
anleggsbransjen.
• Leverandører,
underleverandører
og ansatte registreres.
• Gir mulighet for oppfølging av kontraktskrav.
Risikostyring av portefølje
• Kvartalsvis rapportering og gjennomgang.
• Omsetning
på rammeavtaler ift. øvre avtaleverdi.
• Modellen justeres på bakgrunn av erfaring.
Kontroller innen samfunnsansvar
Gjennomførte kontroller siste 6 måneder:
Område | Tema |
Vektertjenester | Lønns- og arbeidsvilkår |
Bo- og tjenestetilbud | Lønns- og arbeidsvilkår |
Brukerstyrt Personlig Assistent | Xxxxx- og arbeidsvilkår |
Byggeplass | Lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, miljø |
Avfallsinnhenting | Miljø |
Xxxxxx og lekeplasser | Lønns- og arbeidsvilkår |
Veien videre
• Ny Anskaffelsesstrategi skal
vedtas i løpet av våren
• Kategoristyring skal testes ut innenfor
tre pilotområder
• Byrådet skal i løpet av strategiperioden få fremlagt sak om kategoristyring i Bergen kommune
• Utviklingsarbeid knyttet til måling og
realisering av gevinster
Takk for oss!
• Xxxxxxxx.Xxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx
• Xxxx.Xxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx