Dokumentet er signert digitalt av følgende undertegnere:
Signering av åpenhets- og bærekrafts- rapport 2023 for VTR
Dokumentet er signert digitalt av følgende undertegnere:
• XXXXXXX XXXXX XXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: BankID
• XXXX XXXXXXX XXXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: BankID
• XXXX XXXXXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: XxxxXX
• XXX XXXXX XXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: BankID
• XXXXXX XXXXX XXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: BankID
• XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: XxxxXX
• XXXXX XXXX XXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: Buypass
• XXXXXX XXXXXX, signert 08.03.2024 med ID-Porten: BankID
Det signerte dokumentet innholder
• En forside med informasjon om signaturene
• Alle originaldokumenter med signaturer på hver side
• Digitale signaturer
Dokumentet er forseglet av Posten Norge
Signeringen er gjort med digital signering levert av Posten Norge AS. Posten garanterer for autentisiteten og forseglingen av dette dokumentet.
Slik ser du at signaturene er gyldig
Hvis du åpner dette dokumentet i Adobe Reader, skal det stå øverst at dokumentet er sertifisert av Posten Norge AS. Dette garanterer at innholdet i dokumentet ikke er endret etter signering.
Åpenhets- og bærekrafts- rapport 2023
Vestfold og Telemark revisjon IKS
#
#
Dokumentet er signert digitalt av:
• XXXXXXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXX XXXXXXX XXXXXX, 08.03.2024
• XXXX XXXXXXXX, 08.03.2024
• XXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX, 08.03.2024
• XXXXX XXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXX XXXXXX, 08.03.2024
Forseglet av
Posten Norge
Innhold
1. Innledning 3
2. Virksomhetens organisasjonsform og formål 3
2.1. Eiere 3
2.2. Representantskapet 4
2.3. Styret 4
3. Oppgaver og virksomhet 5
4. Uavhengighet 6
5. Kvalitetskontroll 6
6. Obligatorisk etter- og videreutdanning 7
7. Bærekraft 7
7.1. Ytre miljø 8
7.2. Likestilling og arbeidsmiljø 8
8. Økonomi 9
9. Samarbeid med andre 10
Vestfold og Telemark revisjon IKS 2
1. Innledning
Større private revisjonsselskaper avgir årlige åpenhetsrapporter hvor blant annet organisasjonsform og eierskap, styringsstruktur, interne kvalitetskontrollsystemer og enhetens etterutdanningspolitikk beskrives. Det foreligger ikke noe formelt kravet om årlig åpenhetsrapport for offentlig eide revisjonsselskaper. Åpenhet er imidlertid en sentral verdi i offentlig sektor. NKRF anbefaler sine medlemmer å utarbeide åpenhetsrapporter.
2. Virksomhetens organisasjonsform og formål
Vestfold og Telemark revisjon IKS (VTR), organisasjonsnummer 923 822 410, er et interkommunalt revisjonsselskap. VTR ble stiftet i 2019 i henhold til lov om interkommunale selskaper. Virksomheten i selskapet er en videreføring av den revisjonsvirksomheten som ble drevet i Vestfold kommunerevisjon og Telemark kommunerevisjon IKS. Virksomheten og alle ansatte i disse to selskapene ble overført til VTR ved virksomhetsoverdragelse med virkning fra 1. januar 2020.
Selskapets forretningsadresse er i Skien kommune. Selskapet har egne kontorer i Skien, Horten og Bø.
VTR’s formål er i henhold til selskapsavtalen:
• Vestfold og Telemark revisjon IKS skal utføre lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne.
• Vestfold og Telemark revisjon IKS kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne.
• Vestfold og Telemark revisjon IKS kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper.
• Selskapet har ikke erverv til formål.
2.1. Eiere
Eiere av selskapet var for 2023 alle 23 kommuner i Vestfold og Telemark fylke og Vestfold og Telemark fylkeskommune. Eierne har ikke innskuddsplikt etter selskapsavtalen.
Selskapets egenkapitalfinansiering består av egenkapital fra de tidligere enhetene Vestfold kommunerevisjon og Telemark kommunerevisjon IKS. Totalt utgjør dette ved etableringen av selskapet kr 15 348 341 og er regnskapsført som annen innskutt egenkapital.
Vestfold og Telemark revisjon IKS 3
Eierandelene for 2023 i selskapet er fordelt på følgende måte:
2.2. Representantskapet
Representantskapet er selskapets øverste organ og består av 24 representanter, en fra hver eier. Hver representant er valgt av sine respektive kommuner og fylkeskommunen for perioden 2019 – 2023. Hver eiers stemmeandel tilsvarer eierandelen. Leder av representantskapet i perioden er Xxxxxxxx Xxxxxxx, Bamble kommune. Det er i 2023 avholdt 2 møte og behandlet 18 saker. Daglig leder er sekretær for representantskapet.
2.3. Styret
Styret består av syv personer, med varamedlemmer valgt i rekke. Seks medlemmer er valgt av representantskapet og ett medlem er valgt av og blant de ansatte. Første varamedlem møter fast i styremøtene. Daglig leder er sekretær for styret. Det er tegnet ansvarsforsking for styrets medlemmer.
Vestfold og Telemark revisjon IKS 4
Styrets medlemmer er:
• Leder Xxxxxxx Xxxxx Xxx valgt i 2023 for 2 år
• Nestleder Xxxxxx Xxxxxx valgt i 2023 for 1 år
• Styremedlem Xxx Xxxxx Xxxxx valgt i 2023 for 2 år
• Styremedlem Xxxxxx Xxxxx Xxxxx valgt i 2023 for 2 år
• Styremedlem Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx valgt i 2022 for 2 år
• Styremedlem Xxxxx Xxxx Xxxxx valgt i 2022 for 2 år
• Styremedlem Xxxx Xxxxxxxx valgt i 2023 for 2 år (ansattes representant)
• Møtende varamedlem Xxxx X. Xxxxxxx valgt i 2023 for 2 år
• Xxxxxxxx Xxxxxx er de ansattes observatør i styret med møte og talerett.
Det er i 2023 avholdt 4 styremøter og det er behandlet 41 saker.
3. Oppgaver og virksomhet
VTR gjennomfører revisjonen i samsvar med lover, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk i Norge som også bygger på de internasjonale revisjonsstandardene (ISA).
Vi utfører revisjon av all virksomhet hos eierne som er organisert etter kommuneloven. Utover de lovpålagte oppgavene er vi valgt som revisor for kirkelige fellesråd i de respektive kommunene, mange menighetsråd, stiftelser/legater, interkommunale selskaper og flere mindre regnskaper. Selskapet har i tillegg ansvar for revisjon og attestasjon av ulike statlige og fylkeskommunale tilskuddsordninger.
Selskapet gjennomfører forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll etter bestilling fra kontrollutvalgene. Plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll skal utarbeides minst en gang hver valgperiode og vedtas av kommunestyret/fylkesting. Planen skal bygge på en vurdering av risiko og vesentlighet.
VTR har på bakgrunn av disse bestillingene levert 34 rapporter om forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll i 2023. Rapportene er publisert på selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxxx.xx. I tillegg har vi gjennomført undersøkelser og rådgivning på oppdrag fra administrasjonen m.v.
VTR har i 2023 gjennomført kundeundersøkelse hvor vi mottok gode tilbakemeldinger. Administrasjonen fra kommunene og tidligere kontrollutvalg svarer at de er godt fornøyde med oss som revisor. De setter pris på vår kompetanse, og mener at vi bidrar med læring og utvikling til våre kommuner. Vi har en god revisjonsdialog, og er tilgjengelig, synlige og tilstrekkelig tilstede. Kundene våre svarer at de har tillitt til oss som revisor. Tillitt er sentralt i vårt arbeid og denne tillitten skal vi ta vare på i vårt videre revisjonsarbeid.
VTR er bedriftsmedlem i NKRF og Samfunnsbedriftene (tidl. KS-bedrift). Selskapet har tegnet alle forsikringene i KLP Skadeforsikring og er tilknyttet pensjonsordningen i KLP Forsikring. VTR har tegnet profesjonsforsikring gjennom Revisorforeningens ordning.
Vestfold og Telemark revisjon IKS 5
Selskapet har utarbeidet etiske retningslinjer og rutine for varsling.
4. Uavhengighet
Revisjonsordningen i kommuner og fylkeskommuner reguleres av kommuneloven. Bestemmelsen overlater til kommunestyret og fylkestinget å velge mellom egne ansatte revisorer, deltagelse i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngåelse av avtale med annen revisor.
Uavhengighet i forhold til oppdragsgiver er grunnleggende for tilliten til revisors arbeid og revisors rapportering. Krav til revisors uavhengighet er regulert i kommuneloven med tilhørende forskrift. Bestemmelsen fastslår at den som skal ivareta revisjons- og kontrolloppdrag ikke kan ha slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitspersoner, at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet.
Ifølge kommuneloven og tilhørende forskrift skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget.
Oppdragsansvarlige revisorer i selskapet har i denne sammenheng vurdert blant annet eget og nærståendes forhold til den reviderte virksomhet, og om en har utført andre funksjoner/ tjenester som kan påvirke uavhengigheten. Revisorer for det enkelte oppdrag bekrefter skriftlig sin egen uavhengighet som arkiveres internt i selskapet.
5. Kvalitetskontroll
Selskapets medlemskap i NKRF innebærer at vi er underlagt den obligatoriske kvalitetskontrollordningen i forbundet. Ordningen skal sikre at alle medlemsbedrifter kontrolleres minst en gang hvert sjette år. Formålet er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy faglig standard ved at de utøver revisjonsarbeidet i overensstemmelse med god kommunal revisjonsskikk.
VTR har hatt ekstern kvalitetskontroll i 2022. Resultatet av kontrollen var godkjent.
Selskapet har utarbeidet et internt kvalitetskontrollsystem som skal sikre at alle ledd i selskapet utfører sine oppgaver i henhold til god kommunal revisjonsskikk.
Kvalitetskontrollsystemet er utarbeidet på grunnlag av internasjonal standard for ISQM 1 og 2.
VTR har hatt intern kvalitetskontroll i 2023.
Vestfold og Telemark revisjon IKS 6
6. Obligatorisk etter- og videreutdanning
Selskapet er en kompetansebedrift og faglig oppdatering er derfor en viktig oppgave.
Vårt medlemskap i NKRF bidrar til at våre ansatte er godt faglig oppdatert. Alle oppdragsansvarlige revisorer er forpliktet til å gjennomføre nødvendig etter- og videreutdanning innenfor relevante fagområder, med til sammen 120 timer i en 3-års periode. De øvrige ansatte er tilsvarende forpliktet med 78 timer.
Etterutdanningen består av oppdatering innen revisjon, regnskap, skatte- og avgiftsrett, foretaksrett, verdsettelse og analyse og andre relevante fagområder gjennom kurs arrangert av blant annet:
• Norges kommunerevisorforbund (NKRF)
• Den norske Revisorforening (DnR)
• Norges Kemner- og Kommunekasserer forbund (NKKF)
• Norges Juristforbund
• Andre aktuelle kursleverandører
Det avholdes også interne møter og kurs om aktuelle emner. I tillegg tilpasses den faglige oppdateringen den enkeltes oppdragsportefølje, behov for spisskompetanse samt erfaring og interesser.
Det ansettes medarbeidere med ønske om karriere innen revisjon, og med minst 3 års relevant utdannelse (bachelor) på høyskolenivå eller mastergrad innenfor eksempelvis samfunnsvitenskap, jus m.m. Selskapet ønsker at motiverte ansatte tar ytterligere etterutdanning, og VTR har permisjonsordninger for ansatte som tar etterutdanning.
7. Bærekraft
Bærekraftarbeidet har tre dimensjoner; klima- og miljø, økonomi og sosiale forhold. Arbeidet med å nå FNs bærekraftsmål påvirker samfunnet vi lever i og fylkeskommunene, kommunene og selskapene som vi reviderer på ulike måter.
Økte krav om å ivareta klima- og miljøhensyn påvirker hvordan kommunesektoren planlegger, og hvordan de gjennomfører sine anskaffelser og sine tjenester. Det er dessuten nye krav og forventninger både til kommuner og selskap når det gjelder rapportering av bærekraftsinformasjon.
Denne omstillingen i samfunnet vil påvirke hvordan vi som revisorer planlegger våre revisjonsoppgaver, og hvilken informasjon vi skal kontrollere og bekrefte. For Vestfold og Telemark revisjon er det viktig å bygge opp kompetanse på bærekraftsområdet for å møte de nye forventningene. Opplæring på dette området har vært prioritert i 2023 og vil fortsatt være det fremover. Ansatte har deltatt på eksterne og interne opplæringstiltak.
NKRF har som strategi at de skal bidra til økt kvalitet i bærekraftsrapportering fra kommunal og offentlig virksomhet.
Vestfold og Telemark revisjon IKS 7
VTR har som strategi at selskapet skal bidra til å nå bærekraftsmålene der vi har mulighet til å påvirke. Denne strategien er fulgt opp i handlingsplanen for bærekraft 2023-25.
7.1. Ytre miljø
Selskapet Selskapets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i særlig grad.
Miljøvirkninger av virksomheten er primært knyttet mot bruk av egen bil til tjenestereiser. Selskapet er bevisst denne miljøvirkningen og prioriterer å bruke offentlig transport eller digitale løsninger der det er hensiktsmessig, jf. handlingsplanen for bærekraft.
7.2. Likestilling og arbeidsmiljø
Ved utgangen av 2023 hadde VTR 31 ansatte. Av de ansatte er 71 % kvinner og 29 % menn.
VTR har en overvekt av kvinnelige ansatte, både totalt og i ledende stillinger. Lønnsstatistikken viser følgende, statistikk etter årets lønnsjustering 1.5.23 og lønn vektet med 100 % stilling:
Kvinner | snitt lønn | Menn | snitt lønn | |
alle ansatte | 22 | 751 186 | 9 | 683 922 |
ansatte unntatt ledergruppen | 19 | 701 611 | 9 | 683 922 |
Selskapet har gjort 4 ansettelse i 2023, hvor 2 var menn og 2 var kvinner. Ved nyansettelser prioriterer selskapet menn ved ellers like kvalifikasjoner.
Hensyn til likestilling og ikke-diskriminering er omtalt på relevante områder i selskapets interne rutiner, herunder etiske retningslinjer, varslingsrutiner og lønnspolitikk/ personalreglement, samt i avtaleverk som selskapet er bundet av. Selskapets lokaler er delvis tilrettelagt for personer med funksjonsnedsettelse.
Ansatte i VTR har høy kompetanse og bred erfaring. De aller fleste har bachelor eller mastergrad. Flere av våre ansatte har vært foredragsholdere på eksterne kurs og konferanser.
Alle ansatte er medlemmer av NKRF. Ansatte i VTR har vært engasjert av NKRF som kursholdere og som medlemmer av NKRF fagkomiteer. Ansatte fra VTR deltar også som kontrollører i NKRF’s årlige kvalitetskontroll.
Daglig leder er statsautorisert revisor og er sammen med selskapets øvrige statsautoriserte revisorer medlemmer av Den norske Revisorforening. Leder av
Vestfold og Telemark revisjon IKS 8
forvaltningsrevisjonsavdelingen er jurist og medlem av Norges Juristforbund. Leder av regnskapsrevisjonsavdelingen er statsautoriserte revisor og medlem av Den norske Revisorforening.
Selskapets arbeidsmiljøutvalg har hatt 2 møter. VTR har avtale med Bedriftshelsen AS om leveranse av bedriftshelsetjenester. I tillegg har selskapet egen HMS-ansvarlig (daglig leder), hovedverneombud og verneombud samt eget personvernombud. Det er etablert interne varslingsrutiner i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser.
VTR har gjennomført medarbeiderundersøkelse i 2023. Denne undersøkelsen viser at vi er godt fornøyde med hverandre som kollegaer og har et godt arbeidsmiljø. Ansatte svarer at våre kollegaer er oppmuntrende, støttende, deler kunnskap og erfaringer. VTR har et trygt arbeidsmiljø og vi har tillit til hverandre. Det gode arbeidsmiljøet skal vi ta vare på i vår videre arbeidshverdag.
Sykefraværet i 2023 var på 4,5 %, hvorav langtidssykemeldte utgjorde 1,8 % og andre sykemeldte/egenmeldinger er 2,7 %. Sykefravær fordelt på kjønn var snitt for menn på 2,6
% og for kvinner på 7,1%. I samarbeid med Bedriftshelsen AS foretas det ved behov ergonomisk vurdering av arbeidsplassene.
Det er opprettet lønnsforhandlingsutvalg som består av daglig leder og leder av henholdsvis regnskapsrevisjonsavdelingen/forvaltningsrevisjonsavdelingen avhengig av hvilken gruppe det forhandles med. I tillegg til sentralt lønnsoppgjør i 2023 for en ansatt i stillingsgruppe 1, ble det gjennomført lokale lønnsforhandlinger for ansatte i stillingsgruppe 2 i henhold til hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter.
Ansettelsesutvalget, som består av daglig leder, leder av forvaltningsrevisjon/leder av regnskapsrevisjon og en tillitsvalgt, har hatt 2 møter i 2023.
8. Økonomi
Årsregnskapet for 2023 er avsluttet med et underskudd på kr 3 166 814, mot et budsjettert underskudd på kr 3 336 324. Underskuddet dekkes av annen opptjent egenkapital.
Av selskapets omsetning på kr 35,9 mill. utgjør egenregioppdrag overfor eierne 88 % mens eksterne oppdrag står for 12 %. Selskapet har ikke erverv til formål og er derfor ikke skattepliktig for egenregiomsetningen, men er skattepliktig for den delen av resultatet som skyldes omsetning til eksterne oppdragsgivere.
Avvikene mot regulert budsjett er beløpsmessige lave. Årsaken til lavere underskudd enn budsjettert er økte renteinntekter (0,3 mill.), lavere lønnsutgifter (1,1 mill.) og noe høyere andre driftsutgifter (- 0,8 mill.). Omsetningen til eksterne har blitt litt lavere enn budsjettert (- 0,5 mill.). Samlet gir dette en resultatforbedring på kr 0,17 mill. mot justert budsjett.
Premiekostnad til pensjon for 2023 utgjorde kr 7,7 mill. (2022: 5,4 mill.), hvorav kr 0, 5 mill. ble dekket av premiefondet. Videre har selskapets ikke balanseførte netto
Vestfold og Telemark revisjon IKS 9
pensjonsforpliktelse ved utgangen av 2023 på kr 10 mill. inkl. arbeidsgiveravgift (2022: 15,4 mill.), som kan dekkes opp av selskapets egenkapital på kr 15,4 mill. Styret vurderer at nivå på selskapets egenkapital er forsvarlig.
Xxxxxx mener regnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets resultat. Selskapets likviditetssituasjon er god. Basert på årets omsetning forventer styret en tilsvarende utvikling fremover.
Selskapet har liten grad av finansiell risiko. Selskapet har ingen forsknings- og utviklingsaktiviteter.
Selskapet har en særlig oppmerksomhet på effektiv drift og å holde kostnadsnivået nede. I 2023 har selskapet jobbet med innsparingstiltak som å redusere kjørekostnader, energibruk og papirbruk. Selskapet har over flere år jobbet aktivt med innsparingstiltak.
Driftsbudsjettet for Vestfold og Telemark revisjon er stramt og nøkternt. Selskapet har hentet inn effektiviseringsgevinster på flere områder etter sammenslåingen av Vestfold kommunerevisjon og Telemark kommunerevisjon i 2020, f.eks. når det gjelder ledelse og merkantile tjenester. Vi har fortsatt fokus på å identifisere ytterligere gevinster av sammenslåingen.
I strategiplan for 2021-2025 har selskapet et mål om å fortsette arbeidet med å levere kostnadseffektive revisjonstjenester med god kvalitet til våre eiere. For å rapportere på det deltar selskapet i årlige benchmarking undesøkelse for revisjonskostnader som gjennomføres av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Årets benchmarking fra NKRF viser at selskapet tilbyr våre eiere kostnadseffektiv revisjonstjeneste, sammenlignet med andre revisjonsenheter i Norge.
9. Samarbeid med andre
VTR har en samarbeidsavtale med Viken Kommunerevisjon IKS og Sørlandet kommunerevisjon IKS om faglig og administrativt samarbeid og arbeid med felles nyhetsbrev fra revisjon. Styret mener et slikt samarbeid er nødvendig for å styrke selskapet i forhold til økte krav til faglig bredde og dybdekompetanse innenfor våre fagområder.
VTR har sammen med Revisjon Midt-Norge SA og KomRev Nord IKS ansvar for årlig oppdatering av NKRF’s regnskapsmappe for kommuner og fylkeskommuner.
Ytterligere informasjon om VTR finnes på vår hjemmeside xxx.xxxxxxxxxx.xx
Vestfold og Telemark revisjon IKS 10
Horten, 7. mars 2024
Styret for Vestfold og Telemark revisjon IKS
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx leder | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx nestleder | Xxx Xxxxx Xxxxx Styremedlem |
Xxxxxx Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx Xxxx Xxxxx |
Styremedlem | Styremedlem | Styremedlem |
Xxxx Xxxxxxxx Styremedlem | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Daglig leder |
Vestfold og Telemark revisjon IKS 11
På vakt for fellesskapets verdier
Rapporten er utarbeidet av Vestfold og Telemark revisjon IKS
Har du spørsmål til rapporten? Ta kontakt med oss:
Telefon: 00 00 00 00
Dokumentet er signert digitalt av:
• XXXXXXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXX XXXXXXX XXXXXX, 08.03.2024
• XXXX XXXXXXXX, 08.03.2024
• XXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXX XXXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX, 08.03.2024
• XXXXX XXXX XXXXX, 08.03.2024
• XXXXXX XXXXXX, 08.03.2024
Forseglet av
Posten Norge